Kommunstyrelsens uppsikt samt åtgärder

Vid intervjuer med kommunstyrelsens ordförande och kommunchef framkommer att det inte har varit någon formell avrapportering i KS gällande Safirenprojektet förrän slutkostnadsprognosen om 115 mnkr i december 2013.

Kommunchefen beskriver att Safirenprojektet, liksom övriga investeringsprojekt, varit på agendan på ledningsgruppsmöten där produktionscheferna ingår. Enligt kommunchefen har beskedet från kultur-, fritids-, teknik- och servicekontoret un-der perioden mars 2013 till med december 2013 varit att budget om 75 mnkr kom-mer att hållas. Däremot så flaggades att investeringsbufferten om 20 mnkr kunde behöva användas till viss del, men det preciserades inget bestämt belopp. Den summa som nämndes var i spannet 5-10 mnkr.

Nedan sammanfattas KS:s behandling av Safirenprojektet med utgångspunkt pro-tokoll.

Sammanträde Besluts-/informationsärenden gällande Safiren (fr.o.m. beslut om investeringsram TSN)

KS 120404 § 39 Beslut om investeringsram för TSN. KS beslutar utöka TSN:s investeringsram för renovering av Safiren från 60 000 tkr till 75 000 tkr.

I budget 2011 budgeterades 60 mnkr. KS investeringsreserv utöka-des samtidigt med öronmärkta medel för Safiren. Vinnande anbud på byggnationen tillsammans med förstudie, projektering, upp-handling och rivningsentreprenad uppgår till tot. 62,5 mnkr. Till-kommer byggherrekostnader och två mindre upphandlingar på

totalt 7,5 mnkr. Mark och anläggningsarbete samt anpassningar beräknas till 3 mnkr och oförutsedda kostnader beräknas till 2 mnkr, vilket ger en totalkostnad på 75 mnkr.

År 2013

KS 131112 Information om pågående investeringar (ekonom TSN) (ej proto-kollfört)

År 2014

KS 140226 § 5-6 Överföring av investeringsmedel för renovering av Safir-en. KS beslutar att den investeringsreserv på 20 000 tkr som öron-märkts för renovering av Safiren överförs till TSN:s investeringsram 2014.

Kommunstyrelsens investeringsreserv utökades för öronmärkta medel för Safiren redan tidigare år och har i samband med bok-slutsberedning överförts till aktuellt budgetår. Medel finns således reserverade i budget 2013. Bokslutsberedning för bokslut 2013 han-teras senare under våren varför 2014 års investeringsreserv nyttjas i detta beslut.

§ 7 Granskning TSN:s hantering av renoveringen av Safiren. KS beslutar att ge kommunchefen i uppdrag att genom extern resurs granska TSN:s hantering av renoveringen av Safiren. Granskningen utgör ett led i KS uppsiktsplikt.

KS 140409 § 38 Information om Safiren: en dialog med projektörens försäk-ringsbolag pågår för att tydliggöra ansvaret för uppkomna merkost-nader i projektet. Projektet fortlöper enligt tidplan och slutkost-nadskalkylen ligger fast (produktionschef).

KS 140604 § 83 Granskning av TSN ombyggnad av badhuset Safiren. Ut-vecklingskonsult Sune Eriksson har genomfört granskningen och lagt fram sin rapport 2014-05-08. Kommunstyrelsen beslutar att anse uppdrag till kommunchefen genomfört, samt att begära att TSN i november 2014 inkommer till KS med en slutrapportering av projektet, samt uppmana TSN att beakta synpunkterna i rapporten.

Granskningsrapporten överlämnas till fullmäktige för information och diskussion.

Det framgår att det för KS inte protokollförts några besluts- eller informationsären-den gällande Safirenprojektet mellan beslut om investeringsram (75 mnkr) i april 2012 och överföring av ytterligare investeringsmedel (20 mnkr) i februari 2014. Det innebär att KS inte ställt några särskilda krav på redovisning från TSN under Safir-enprojektets gång. TSN eller kultur-, fritids-, teknik- och servicekontoret har inte formellt sett fört vidare information om de problem som uppstått gällande brister i projektering, bygg- och projektledning, samt avsaknad av slutkostnadsprognos.

Kommunchef och kommunstyrelsens ordförande framhåller att KS, som ett led i sin uppsiktsplikt, följer upp alla nämnders delårs- och årsbokslut som också innefattar investeringsredovisning. Man beskriver att redovisning av Safirenprojektet skett i TSN:s delårs- och årsbokslut, men det har inte framkomit någon information i den redovisningen som föranlett skäl att anta att projektet inte kunnat genomföras inom given budgetram. Vidare fick KS information avseende pågående investeringar 2013-11-20 av TSN:s ekonom men innehållet är inte protokollfört.

Av såväl intervjuer och protokoll framgår emellertid att KS, efter att man i decem-ber 2013 fått information om slutkostnadsprognosen om 115 mnkr, vidtagit en rad åtgärder utifrån uppsiktsansvaret. I samband med beslut om överföring av investe-ringsreserv om 20 mnkr beslutades även om uppdrag till kommunchef att genom extern resurs låta granska TSN:s hantering av Safiren.

3.5.1. Bedömning

Det är kommunfullmäktige som beslutar om större investeringsprojekt. KS har ett stort ansvar gällande uppföljning av facknämnderna utifrån sin uppsiktsplikt enligt kommunallagen (KL). Uppsiktsplikten innebär att KS ska uppmärksamt följa frågor som kan inverka på kommunens utveckling och ekonomiska ställning. KS har en skyldighet att utöva löpande tillsyn även om det inte finns någon konkret anledning till granskning. Kommunstyrelsen ska övervaka den ekonomiska förvaltningen, att nämndernas verksamhet bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäk-tige beslutat, att lagar och förordningar följs samt att medlen används ändamålsen-ligt.

Vi konstaterar att KS haft uppsikt över TSN och Safirenprojektet genom nämndens redovisning av investeringar i delårs- och årsbokslut. För att fullgöra uppsikten till fullo borde KS, enligt vår bedömning, ha ställt större krav på redovisning från TSN exempelvis gällande slutkostnadsprognoser. Detta mot bakgrund av projektets eko-nomiska omfattning och risknivå. Tillfredsställande är emellertid att KS efter att ha blivit informerad om budgetöverskridandet vidtagit åtgärder för att granska TSN:s hantering av projektet.

Vi bedömer att TSN förhållit sig passiv trots signaler om att det inte stod rätt till i Safirenprojektet. Enligt vår bedömning borde nämnden under hösten 2013 ha in-formerat KS om de problem som man fått information om från förvaltningen.

Intervjuerna med kommunstyrelsens ordförande och kommunchef antyder också brister i kultur-, fritids-, teknik- och servicekontorets interna uppföljning och kom-munikation till kommunledningen. Vi bedömer att det är ett avsteg mot de nya ru-tinerna för uppföljning av större investeringsprojekt som gäller sedan december 2011. En av flera åtgärder där var ”intern projektuppföljning avseende ekonomi med direktrapport till ekonomikontor och kommunledning innebärande tydlighet och eventuell framskrivning till politik för beslut”.

2014-12-15

Leif Karlsson Tobias Bjöörn

Projektledare Uppdragsledare