Teknik- och servicenämndens uppföljning samt åtgärder

Ordförande för TSN beskriver att nämnden, mot bakgrund av fördyringar i om-byggnation av Vitalisskolan, vidtog åtgärder för att stärka uppföljningen i Safiren-projektet. Det var viktigt för nämnden att säkerställa att den här ombyggnationen skulle styras och följas upp löpande för att motverka risker för budgetöverskridande i projektet.

Enligt ordföranden hade nämnden redan från början, på tjänstemännens inrådan, valt att dela upp upphandlingen i en rivningsentreprenad och en byggentreprenad för att på så sätt minska riskerna för oförutsedda fel i befintlig konstruktion och ökade kostnader som följd av ändrings-, tilläggs- och avgående arbeten. Ordföran-den uppger att nämnOrdföran-den, med utgångspunkt av nya rutiner för uppföljning av större investeringsprojekt införde lägesrapportering för Safiren som en stående punkt på dagordningen. Det påbörjades efter det att tilldelningsbeslut fattats och avtal teck-nats om den samordnade byggentreprenaden. Praktiskt innebar det att kultur-, fri-tids-, teknik- och servicekontoret skulle informera om projektets utveckling samt lämna ekonomisk redovisning/prognos vid varje nämndsammanträde.

Nedan sammanfattas TSN:s uppföljning av Safirenprojektet med utgångspunkt i nämndens protokoll.

Sammanträde Besluts-/informationsärenden gällande Safiren (fr.o.m. tilldelningsbeslut om byggentreprenad)

TSN 120404 § 15 Tilldelningsbeslut varmbadhuset Safiren – samordnad byggentreprenad. Abutilon AB tilldelas entreprenaduppdraget. Äs-kande om tilläggsanslag fr. KS om 15 000 tkr.

TSN 120830 § 38 Rapport Safiren: om överklagandeprocessen och möjliga tidsscenarion för färdigställande av Safiren. (prod.chef, tekn.chef) TSN 121206 § 66 Rapport Safiren: läget i ombyggnationen. Efter

överklagande-process är avtal om byggentreprenad tecknat. Beräknad invigning aug 2014. (produktionschef)

År 2013

TSN 130123 § 16 Rapport Safiren: byggnation inletts. Förstärkning av tak behövs p.g.a. skärpt bygglag, behov av omprojektering. Beräknad invigning aug 2014. (teknisk chef)

TSN 130321 §30 Rapport Safiren: byggnation fortlöper enligt tidplan. Fortfa-rande många frågor som uppkommer på byggarbetsplatsen. Be-skrivning pågående arbeten. (teknisk chef)

TSN 130508 § 42 Rapport Safiren: byggnation fortlöper enligt tidplan. Byggmö-ten hålls var 14:e dag, tekniska kontoret nöjd med entreprenören.

Översyn olika lösningar för takförstärkning. (teknisk chef)

TSN 130605 § 53 Rapport Safiren: byggnation löper enligt tidplan. Beskrivning pågående arbeten, upphandling av vattenrening/bassänginklädnad, projektering mark och parkering. Ekonomi: prognos är att arbetet kommer rymmas inom budget. (teknisk chef)

TSN 131003 § 68 Rapport Safiren: beskrivning pågående arbete, samt upphand-lingar. Badhuset klart i maj, öppnas i aug 2014. Ekonomi: prognos att arbetet kommer att rymmas inom budget. (teknisk chef)

TSN 131205 § 79 Rapport Safiren: Beräknad invigning aug 2014. Ekonomi:

prognos att arbetet kommer rymmas inom budget.

År 2014

TSN 140206 § 8 Nämnden besöker Safiren. Byggledare anlitad av kommu-nen informerar. Byggnatiokommu-nen fortlöper enligt tidplan, invigning aug 2014. Byggmöten var 14:e dag. Projekteringsbrister löses på plats.

§ 16 Överföring av investeringsmedel. Äskande till KS om överföring av 20 000 tkr som öronmärkts för Safiren för att täcka kostnader som kan tillkomma i projektet. (Underlag: tjänsteskri-velse från produktionschef, teknisk chef)

TSN 140320 § 27 Rapport Safiren: byggnation fortlöper enligt tidsplan. Beskriv-ning av pågående arbeten. Ekonomi: slutkostnadsprognosen hål-ler fortfarande. Möte skett med Grontmij AB:s jurister och försäk-ringsbolag. Tekniska enheten arbetar med att ta fram underlag som man hävdar att Grontmij AB gjort. (produktionschef, teknisk chef) TSN 140410 § 32 Övriga frågor: ledamot efterfrågar rapport om Safiren.

Inform-ation om planerad invigning aug 2014, förbesiktning genomförd utan anmärkning, tekniska enheten arbetar fortsatt att styrka Grontmij AB:s fel, pågående rättsprocess p.g.a. överklagad upp-handling byggentreprenaden.

TSN 2014-05-08 § 35 Beslut överklaga tingsrättsdom angående överklagan upphand-ling byggentreprenaden (Fastec Sverige AB).

§ 43 Rapport Safiren: juridisk process Grontmij AB, planerad invig-ning aug 2014. Ekonomi: Slutkostnadsprognosen håller fortfa-rande. (produktionschef)

TSN 2014-08-26 § 54 Rapport Safiren: godkänd slutbesiktning, mark- och anlägg-ningsarbete återstår, fler p-platser kan behövas, juridisk process Grontmij AB, juridisk process upphandling till hovrätt, invigning av Safiren sker 30 aug. (teknisk chef)

TSN 2014-10-02 § 69 Rapport Safiren: invigning skedde 30 aug. Ekonomi: Slut-kostnadsprognos är 115 mnkr (116 mnkr inkl. hyresgäst-anpassningar) exkl. juridiska kostnader. Inkomna syn-punkter på tillgänglighet. Anläggningen har fått tillgänglighetsintyg.

Det framgår av protokollen att nämnden fått regelbunden information från förvalt-ningen över utvecklingen av Safirenprojektet. Kort efter byggstart finns protokoll-förd information om att det uppkommer många frågor på byggarbetsplatsen. Hel-hetsintrycket från protokollen under det första byggnationsåret 2013 är att pro-jektet i huvudsak fortlöper enligt plan, samt att arbetet kommer att rymmas inom budget.

Ekonomisk redovisning finns inte protokollfört i samband med budgetuppföljning och kostnadsprognoser från förvaltningen, förutom efter att arbetet slutförts då slutkostnadsprognosen uppges vara 116 mnkr (exkl. juridiska kostnader). Slutkost-nadsprognosen framgår inte av protokoll gällande TSN:s äskande om överföring av ytterligare investeringsmedel från KS 2014-02-06.

Enligt ordförande var TSN informerad om att det fanns brister beträffande Gront-mij AB:s projektering samt bygg- och projektledning. Ledamöter, varav några med erfarenhet från byggbranschen riktade enligt uppgift en mängd frågor till tjänste-männen om uppkomna ändrings- och tilläggsarbeten i projektet. Tjänstetjänste-männen har, enligt ordföranden, genomgående svarat ända fram till september 2013 att pro-jektet kommer att rymmas inom befintlig budget om 75 mnkr.

Nämnden informerades muntligt (inte protokollfört) om att 5-10 mnkr av den öronmärkta bufferten på 2o mnkr kan komma att behöva tas i anspråk. Ordförande beskriver december 2013 som en avgörande brytpunkt för projektet. På samman-trädet den 5 december får nämnden fortsatt information från förvaltningen att ar-betet kommer att rymmas inom budget. Den 11 december presenterade kommunens anlitade bygg- och projektledare en slutkostnadsprognos om 115 mnkr. Den 16 de-cember träffades kommunchef, produktionschef, kommunstyrelsens ordförande och tekniska nämndens ordförande för att diskutera läget.

Produktionschef och teknisk chef beskriver att förvaltningen informerat nämnden utifrån de underlag som funnits tillgängliga vid varje given tidpunkt. Enligt tjäns-temännen fanns stora brister i både Grontmij AB:s projektering och dess bygg- och projektledning. Enligt förvaltningen krävde man en slutkostnadsprognos från Grontmij AB i augusti 2013, vilket inte levererades enligt kommunens önskemål.

Vid tidpunkten fanns enligt uppgift ca 45 mnkr i upparbetade kostnader i projektet, vilket också framgår av investeringsredovisningen i TSN:s delårsbokslut per 31/8 2013. Produktionschefen fattade sedermera beslut att bryta samarbetet med Grontmij AB.

Slutkostnadsprognos som istället levererades av kommunens anlitade bygg- och projektledare i december bedömdes till 115 mnkr. Produktionschef och teknisk chef framhåller att det mot bakgrund av att projektet hade ca 45 mnkr i kostnader och bygget hade kommit en god bit på väg i augusti 2013 inte gick att förutse den slut-kostnad som presenterades i december.

3.4.1. Bedömning

Teknik- och servicenämnden har löpande följt hur renoveringen utvecklats avse-ende tidplan, pågåavse-ende arbeten etc. Enligt vår bedömning har nämnden emellertid brustit i sin uppföljning av totalekonomiska konsekvenser i projektet. Nämnden har följt upp upparbetade kostnader, vilket bl.a. framgår av delårsbokslut 2013. Nämn-den har däremot inte ställt tydliga krav på aktuella slutkostnadsprognoser i Safiren-projektet. Nämnden har nöjt sig med besked om att budgeten hålls utan att kräva närmare underlag. De prognoser som framgår av nämndens protokoll saknar eko-nomisk redovisning och hänvisning till relevanta underlag. Av nämndens protokoll framgår inte heller den problematik som funnits att få fram slutkostnadsprognoser i Safirenprojektet. Förvaltningen kunde också agerat annorlunda genom att på ett tydligare sätt ha uppmärksammat TSN på riskerna i samband med att Grontmij AB inte levererade en slutkostnadsprognos.

Det ska nämnas att kultur-, fritids-, teknik- och servicekontoret, enligt nämndens protokoll, genomgående under hösten 2013 hävdat att projektet bedöms rymmas inom befintlig budget. Detta trots att förvaltningen avbrutit samarbetet med

Grontmij AB bland annat på grund av att företaget inte kunnat leverera en tillförlit-lig slutkostnadsprognos. Sammantaget bedömer vi att TSN borde ha agerat mer kraftfullt för att åstadkomma bättre styrning och uppföljning av Safirenprojektet.