3. Granskningsresultat
3.3. Rutiner för styrning och uppföljning av projektet
I december 2011 antog fullmäktige Rutiner för uppföljning av större investerings-projekt utifrån förslag från KS och TSN.7Dessa började gälla i skarven mellan att rivningsentreprenaden för Safiren slutfördes och upphandling av byggentreprenad.
Förslaget till de nya rutinerna utarbetades av produktionschef, teknisk chef och ekonom inom kultur-, fritids-, teknik- och servicekontoret. Investeringsrutinerna togs fram mot bakgrund av ökad investeringstakt i kommunen. De befintliga
ruti-7KF 2011-12-07 § 89, KS 2011-11-23 § 118, TSN 2011-11-17 § 72.
nerna bedömdes som bristfälliga, vilket enligt beslutsunderlaget inneburit både förseningar och fördyringar i projekt. Syftet med de nya rutinerna var att uppnå säkrare uppföljning i större investeringsprojekt bland annat genom att:
Införa längre tid mellan beslut och byggnation för att därigenom skapa bättre underlag.
Införa riskkalkylering i projekt. Byggkalkylen skall innehålla medel för oförutsedda utgifter som kan uppkomma i byggnationen. Risker ska bedömas för varje byggprojekt, låg risk 10 % - hög risk 30 %. Ombygg-nad av äldre fastighet ska bedömas som hög risk.
Införande av bättre och tätare avstämningar mellan beställare, anlitade konsulter och entreprenörer gällande ekonomi, ansvar och befogenhet-er.
Intern projektuppföljning avseende ekonomi med direktrapport till ekonomikontor och kommunledning innebärande tydlighet och even-tuell framskrivning till politiken för beslut. Regelbunden uppföljning i samband med kvartal, delårsbokslut och bokslut ska alltid skickas vi-dare till KS.
Återrapportering till TSN efter varje avslutad projektering. Om avvikel-ser finns mellan kalkylerad budget och projekterad kostnad ska beslut fattas avseende äskande av tilläggsbudget eller avslut/framflyttning av projekt. Dessa beslutsärenden ska vidare till KS.
Det har funnits en intern styrgrupp för Safirenprojektet bestående av produk-tionschef, teknisk chef, kommunens anlitade byggledare, samt ekonom som haft månadsvisa uppföljningar i enlighet med rutinen ovan. Rapportering har skett till ekonomikontor och ekonomichef i samband med genomgång av inve-steringsprojektet. Enligt produktionschef och teknisk chef har det skett en fortlöpande avstämning av upparbetade kostnader gentemot budget i pro-jektet. Så sent som i augusti 2013 uppges dessa ha uppgått till ca 45 mnkr då bygget också bedömdes ha kommit en bra bit på vägen. Detta framgår också av investeringsredovisningen i TSN:s delårsrapport.8
Förvaltningen har ställt krav på Grontmij AB att leverera en slutkostnadspro-gnos i enlighet med upprättad beställningsbeskrivelse mellan kommunen och företaget som enligt uppgift angav att slutkostnadsprognos ska redovisas varje månad. Enligt produktionschefen ställdes betalningarna in till Grontmij AB i juli 2013 för att förmå företaget att leverera korrekta handlingar och slutkost-nadsprognos. Detta infriades inte, varpå samarbetet sedermera avbröts. Pro-duktionschefen förklarar att efter samråd mellan Grontmij AB:s och kommu-nens juridiska ombud så enades parterna om att det inte var möjligt för kom-munen att hålla inne med betalningarna enligt gällande regelverk. Betalning-arna hölls inne fram till september och samarbetet avslutades i oktober.
8Delårsrapport per den 31/8 2013 TSN.
Byggledaren som var inhyrd som underkonsult till Grontmij AB lämnade efter eget övervägande företaget sommaren 2013 och fick istället sin anställning i Trotab (Trosabygdens Teknik AB). Den 11 december 2013 presenterade han en slutkostnadsprognos om 115 mnkr enligt uppdrag från kommunen.
Enligt produktionschef och teknisk chef var man angelägen från början av att kommunen skulle ha en tillförlitlig bygg- och projektledare som togs in som underkonsult av Grontmij AB. Utifrån tidigare erfarenheter har extern bygg-och projektledning varit en riskfaktor. Vid tidpunkten för granskningen pågick rekrytering av bygg- och projektledare till tekniska enheten för att stärka upp området.
Regelbundna byggmöten, 40 totalt har hållits, med medverkan från teknisk chef, fastighetsingenjör, byggledare, projektledare från Grontmij AB, platsche-fer och annan personal från Abutilon AB.9Teknisk chef och produktionschef framhåller att alla ändrings, tilläggsarbeten- och avgående arbeten hanterats den formella vägen, i enlighet med AB (allmänna bestämmelser). Hanteringen av ÄTA-arbeten fram t.o.m. oktober uppfattar vi utifrån genomförda intervjuer som svårbedömda. Det framgår inte tydligt i förda byggmötesprotokoll eller annat dokument som reglerar limitnivå för godkännande och attest av före-kommande ÄTA-arbeten i byggprojekt.
3.3.1. Bedömning
Det har skett en regelbunden uppföljning av byggprojektet gällande upparbetade kostnader samt utvecklingen av byggarbetet genom intern styrgrupp, byggmöten m.m. Enligt vår bedömning framgår av byggmötesprotokoll att det inte, fram till senhösten 2013, funnits en tydlig styrning av projektet inkl. hantering av ändrings-och tilläggsarbeten. Uppföljningen av investeringsprojektet har brustit när det gäl-ler bedömning av slutkostnader, vilket behöver ske kontinuerligt i alla investerings-projekt. Enligt vår bedömning framgår det inte tydligt av kommunens rutiner för uppföljning av större investeringsprojekt om och när slutkostnadsprognos ska upp-rättas och återkopplas till ansvarig nämnd.
En försvårande omständighet i sammanhanget har varit att förvaltningen inkl. tek-niska enheten försökt förmå Grontmij AB att leverera en slutkostnadsprognos utan framgång, varpå förvaltningen beslutat att avbryta samarbetet. Det kan konstateras att den slutkostnadsprognos som slutligen presenterades av kommunens anlitade byggledare gav en realistisk bild av slutkostnaden. Vi bedömer att förvaltningens agerande när det gäller att bryta samarbetet och se till att en slutkostnadsprognos presenterades är tillfredsställande. Även styrning av projektet och ändrings- och tilläggsarbeten har varit konsekvent sedan dess. För att undvika liknade problem i framtiden så ser vi positivt på den rekrytering som pågår av en ny byggprojektle-dare.
9Protokoll Safiren byggmöte nr 1 – 32.