PwC har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Trosa kommun genomfört en granskning av teknik- och servicenämndens styrning och uppföljning i samband med nyligen avslutad renovering av varmbadhuset Safiren i Vagnhärad.
Projektet har kantats av problem och slutkostnaden landade på cirka 116 mnkr att jämföra med budgeterade 75 mnkr vid byggstart. För närvarande pågår bland annat en tvist mellan kommunen och anlitad teknikkonsultföretag för projektering samt bygg- och projektledning. Byggstarten fick också senareläggas på grund av överkla-gad upphandling, där det pågår en annan tvist med ett byggföretag vars anbud för-kastades.
Revisionsfrågan i uppdraget har varit: Säkerställer teknik- och servicenämnden att det finns en tillräcklig styrning och uppföljning av renoveringen av Safiren samt att tidplan och att totalekonomiska konsekvenser följs upp på ett ändamålsenligt sätt?
Vår samlade bedömning är att teknik- och servicenämnden inte säker-ställt att det funnits tillräcklig styrning och uppföljning av renove-ringen av Safiren. Nämnden har följt upp tidplan, men inte totaleko-nomiska konsekvenser på ett ändamålsenligt sätt.
Vår bedömning grundas utifrån nedanstående iakttagelser:
Totalekonomiska konsekvenser har beaktats i de följande momenten:
utrednings- och programskede, förkalkylering, beslut, upphandling, uppföljning.
Totalekonomiska konsekvenser har inte beaktats fullt ut i samband med projektering och upphandling. Exempelvis kunde andra alternativ ha be-lysts, såsom nybyggnation, tillsammans med benchmarking av liknande simhallsrenoveringar för att få ett bredare beslutsunderlag utifrån risknivå och totalekonomiska konsekvenser. Uppdelningen i en separat rivnings- re-spektive byggnadsentreprenad var emellertid en tydlig åtgärd som avsåg att minska riskerna i projektet.
Kostnader för ändrings- och tilläggsarbeten i projektet kan kopplas till bris-ter i projekbris-teringshandlingar från exbris-tern teknikkonsult. Vi nobris-terar att för-valtningen fört en dialog med Grontmij AB gällande kvalitetssäkring av bygghandlingar inför projektstart.
Med KS öronmärkta investeringsbuffert om 20 mnkr som senare tillsköts projektet fanns emellertid en viss beredskap för tillkommande arbeten. Vi noterar att det framgår av kommunens rutiner för uppföljning av större in-vesteringsprojekt (som antogs av fullmäktige strax före upphandlingen av
byggentreprenad Safiren) att alla byggkalkyler ska innehålla medel för oför-utsedda kostnader utifrån en riskbedömning, där ombyggnad av äldre fas-tighet ska bedömas som hög risk 30 %.
Det finns ändamålsenliga rutiner för hur tekniska enheten styr och följer upp hur bygget utvecklas, hur ändrings-, tilläggs- och avgående arbeten hanteras.
Det har skett en regelbunden uppföljning av byggprojektet gällande uppar-betade kostnader samt utvecklingen av byggarbetet genom intern styrgrupp, byggmöten m.m. Enligt vår bedömning framgår av byggmötesprotokoll att det inte, fram till senhösten 2013, funnits en tydlig styrning av projektet inkl. hantering av ändrings- och tilläggsarbeten.
Uppföljningen av investeringsprojektet har brustit när det gäller bedömning av slutkostnader, vilket behöver ske kontinuerligt i alla investeringsprojekt.
Det framgår inte tydligt av kommunens rutiner för uppföljning av större in-vesteringsprojekt om och när slutkostnadsprognos ska upprättas och åter-kopplas till ansvarig nämnd.
En försvårande omständighet i sammanhanget har varit att förvaltningen inkl. tekniska enheten försökt förmå Grontmij AB att leverera en slutkost-nadsprognos utan framgång, varpå förvaltningen beslutat att avbryta sam-arbetet. Det kan konstateras att den slutkostnadsprognos som slutligen pre-senterades av kommunens anlitade byggledare gav en realistisk bild av slut-kostnaden. Vi bedömer att förvaltningens agerande när det gäller att bryta samarbetet och se till att en slutkostnadsprognos presenterades är tillfreds-ställande. Även styrning av projektet och ändrings- och tilläggsarbeten har varit konsekvent sedan dess.
Teknik- och servicenämnden har löpande följt hur renoveringen ut-vecklats både avseende tidplan och kostnader. I samband med redo-visningen har nämnden fattat nödvändiga beslut för att styra pro-jektet.
TSN har löpande följt hur renoveringen utvecklats avseende tidplan, på-gående arbeten etc. Enligt vår bedömning har nämnden emellertid brustit i sin uppföljning av totalekonomiska konsekvenser i projektet. Nämnden har följt upp upparbetade kostnader, vilket bl.a. framgår av delårsbokslut 2013.
Nämnden har däremot inte ställt tydliga krav på aktuella slutkostnadspro-gnoser. Nämnden har nöjt sig med besked om att budgeten hålls utan att kräva närmare underlag. De prognoser som framgår av nämndens protokoll saknar ekonomisk redovisning och hänvisning till relevanta underlag. Av nämndens protokoll framgår inte heller den problematik som funnits för att få fram slutkostnadsprognoser i Safirenprojektet.
Det ska nämnas att kultur-, fritids-, teknik- och servicekontoret, enligt nämndens protokoll, genomgående under hösten 2013 hävdat att arbetet bedöms rymmas inom befintlig budget. Detta trots att förvaltningen avbrutit
samarbetet med Grontmij AB bland annat på grund av att företaget inte kunnat leverera en tillförlitlig slutkostnadsprognos.
Sammantaget borde TSN ha agerat för att åstadkomma en tydligare styrning och uppföljning av Safirenprojektet.
Kommunstyrelsen har fått en löpande redovisning om hur renovering-en av badet utvecklas och fortskrider avserenovering-ende kostnader och fastställd tidsplan. I samband med uppföljning av projektet och förändringar så fattar kommunstyrelsen beslut för att styra upp projektet.
KS har haft uppsikt över TSN och Safirenprojektet genom nämndens redo-visning av investeringar i delårs- och årsbokslut. För att fullgöra uppsikten till fullo borde KS, enligt vår bedömning, ha ställt större krav på redovisning från TSN exempelvis gällande slutkostnadsprognoser. Detta mot bakgrund av projektets ekonomiska omfattning och risknivå. Tillfredsställande är emellertid att KS efter att ha blivit informerad om budgetöverskridandet vidtagit åtgärder för att granska TSN:s hantering av projektet.
Vi anser att TSN förhållit sig alltför passiv trots signaler om att det inte stod rätt till i Safirenprojektet. Enligt vår bedömning borde nämnden under hös-ten 2013 ha informerat KS om de problem som man fått information om från förvaltningen.