Kriterier för samråd och projektsamtal

Det sätt som projektsamtalet bör bedrivas på inbegriper i sitt praktiska sammanhang, utöver procedurregler för vedertagna projektförlopp, det som har redovisats för projekt-samtalets uttryck d.v.s. vilka som deltar, ämne, syfte, arenor och sättet för dess händelse-förlopp. Wikforss kriterier för samråd har använts för att redovisa tillvägagångssätt i pro-blemprojekten. Kriterierna är allmänna och har tillämpats för att uppmärksamma känne-tecken i projektsamtal med byggnadsverk som objekt, inte enbart för byggbranschens språkbruk, utan tillämpbara för olika verksamhetsområden.

Med avseende på förutsättningar för samråd konstaterar Wikforss att organisatoriska sammanhang och administrativa faktorer antingen kan främja eller hindra ett brett enga-gemang. Identifieringen av planeringsproblem ingår som en förutsättning för att såväl kunna organisera som att dra erfarenheter från samråd. För problemprojektens genomfö-rande har förutsättningar för projektgruppens medverkan, mandat och behovet av till-gängliga resurser beskrivits i forskningsprogrammen.

Program för samråd inbegriper redovisningar för samrådets avsikter och hur planarbetet

organiseras i förhållande till planeringsproblem, deltagarnas syften och samrådets mål. Med programmet introduceras riktlinjer för deltagarnas samrådsarbete med krav på dia-logen och informationsutbytet i planeringen. Avsikten med och behovet av brukarnas medverkan i problemprojekten har beskrivits i de granskade forskningsprogrammen. Dessa har för undersökningarna på arbetsplatserna till stor del också kommit att utgöra det som Wikforss anger som program för samråd.

Genomförandet av samråd utgör en process i sig vid fysisk planering där enligt Wikforss

mötet är den praktiska formen för deltagare i samrådsprojekt. Rekryteringen av deltagare, uppläggningen av arbetet i grupper med mötesformer är där en väsentlig förutsättning för både etableringen av personliga kontakter och informationsmetoder. Vissa av de genom-förda problemprojekten ger exempel på det som Wikforss uppmärksammar, att projekt-samtalen helt kan förlora sin mening när inflytelserika deltagare förändrar förutsättning-arna.

Det är avgörande hur handläggningen av samrådsarbetets resultat hanteras i planeringspro-cessen. Handläggningen av beslutsunderlag är ett uttryck för parternas medvetenhet om vad deras beslut kan få för konsekvenser, även för samrådet som kunskapsprocess. Skill-naderna med avseende på brukarnas formella respektive tidsmässiga medverkan i de olika problemprojekten berodde bland annat på att samarbetet och handläggningen för in-formationsutbytet har varit olika och hur övriga deltagare tillmätte brukarnas krav och behov som betydelsefulla och med vilka medel som brukarna hade för att hävda sina för-slag.

I kriterierna framhålls betydelsen av artikulerade erfarenheter och slutsatser från genom-förda projekt. Sammanfattningar av olika sätt att samverka med sina pedagogiska pro-blem, uppnådda syften och deltagarnas olika inflytande i planerings- och beslutsprocesser

45

har bidragit till att precisera förutsättningar för problemprojekt. Erfarenheterna från dessa har syftat till att introducera projektbegreppet som ett samtal.

Byggrelaterat verksamhetsspråk

Byggprojekt regleras av såväl samhälleliga institutioner som projektspecifika avsikter, krav och förslag med konsekvenser för byggd miljö. Det är olika yrkesverksamma deltagare som genomför de ömsesidiga uppdragen i byggprojekt. Projektdeltagarna utformar, fram-ställer och använder processer och produkter för att reglera byggnadsverkets förutsätt-ningar, uppbyggnad och bruk. Bearbetningen och hanteringen av yrkeskunskaper genom-förs i projektsamtal, formellt och informellt med både vardagsspråk och deltagarnas olika fackspråk.

Westman108 skriver att fackspråk som medel för kommunikation beror både på om arbetet är specialiserat och i vilken utsträckning det utgör ett nödvändigt arbetsinstrument. Det byggnadsrelaterade verksamhetsspråket är en form av hybridsamtal där olika former av verbal, visuell och skriftlig information blandas. Inte sällan föreligger en olikhet i språk-liga, fysiska och andra intellektuella redskap med avseende på möjliga tillgångar till do-kument och information som samtalets deltagare framställer och åberopar. Samtalen kan föras tvärprofessionellt eller mellan personer inom samma profession och de kännetecknas av att det skall lösa en bestämd uppgift och har en bestämd struktur. Oftast har deltagar-na olika roller, kompetenser, intressen, medel och språk. Säljö (2005) betodeltagar-nar att diskur-siva och fysiska hjälpmedel utgör medierande redskap. I byggrelaterade projekt innefattar verksamhetsspråk, som medel för kommunikation, serier av möten, programstudier och projektering vilka omfattar olika ömsesidiga kunskapsområden inom fastighetsförsörjning och lokalbrukande verksamheter. Fastighetsförsörjning implicerar relationen mellan den verksamhet som skall bedrivas på en plats och sättet att tillgodose verksamheten med en ändamålsenlig byggnad eller anläggning. En väsentlig uppgift är att bedöma vilken gene-ralitet eller anpassbarhet som en byggnad eller anläggning måste ha för att möta verksam-hetsförändringar i ett längre perspektiv.

Sättet att bedriva planerings-, bygg- och förvaltningsprojekt uppmärksammar särskilt organisatoriskt betingade medel. Oresten och Löfvenberg109, Rätt beslut, investeringsbeslut i

offentliga organisationer, ställer fastighetsföretagandet i fokus för en koncern som har mer

än en kärnverksamhet. Lokalresursplaneringen är en stödfunktion till de olika verksam-heterna inom organisationen. Vid bedömningen av lokalbehovet är samordningsfrågor av stor ekonomisk betydelse för organisationen i sin helhet. Varje investeringsbeslut skall vara grundat på dokumenterade och kvalificerade beslutsunderlag, bland annat mot bak-grund av att nya deltagare i olika situationer av investeringsärenden skall kunna med-verka. Behovet av en handläggningsordning och fasta arbetsformer motiveras av att be-slutsfattare kan bytas ut under projektet. Huvudmannaskapet för fastighetsföretagandet har ansvaret för lokalförsörjningen och investeringar i byggnadsverk. För mer omfattande och sammansatta verksamhetsområden förordas en fast organisation med ledningsgrupp för lokalfrågor och lokalresursplanerare för det praktiska genomförandet.

108 Westman, M. 1980.

46

pen inbegriper företrädare för ledningen, fastighetsorganisationen och lokalbrukande verksamheter, vilka ansvarar för beslutsunderlag, prövar och värderar investeringar med utgångspunkt från en gemensam koncernnytta.

Fastighetsföretagandet inbegriper tre steg i en beprövad modell för lokalresursplanering-en. Tillvägagångssättet består av uppföljande lokalrevisioner med avseende på den befint-liga lokalanvändningen som underlag för investeringar. Ett andra steg är samplanering. Verksamhetskrav och behovet av lokalförändringar bearbetas i en förstudie till grund för beslut om inriktning och investeringsram för projektet. Det tredje steget innebär att led-ningsgruppen fattar beslut om vilka projekt som skall förordas.

Investeringsmodellen för det enskilda projektet inbegriper ett redovisat systematiskt an-greppssätt med tydliga tillfällen för beslut och förankring i en planeringsprocess i flera steg. Handläggningen av investeringar i ett byggnadsverk omfattar förstudie, lokalplane-ring och anskaffning. För varje steg utarbetas ekonomiska bedömningar av nytta och kostnader. En ledningsgrupp beslutar om förslag skall lämnas till högsta ledningen för formellt beslut om att fortsätta eller avsluta projektet. Förstudien genomförs under sam-planeringsskedet och utgör beslutsunderlag för valet av ett huvudalternativ, som anger inriktningen och ramen för investeringen. Det kan gälla planeringen av ny-, om- eller tillbyggnad respektive köp eller förhyrning av lokaler. Arbetet med handläggningen av investeringens tredje del omfattar ett detaljerat förslag som underlag för ett definitivt be-slut om anskaffning av lokaler.

Wätte och Cassel, Att använda kvalitetssystem inom byggsektorn,110 Vägvisare för beställare och arkitekter, förespråkar och redovisar ett systematiskt kvalitetsarbete inom byggsektorn

som förutsätter en vilja och en förmåga med ansvar och befogenheter i sättet att styra utformningen av processer och produkter. Forssén, Arkitekten och byggprocessen, en studie i

den organisatoriska delen av arkitektuppdraget111, framhåller de administrativa aktiviteterna

i projekt som också byggherren och beställaren måste uppmärksamma för ett kvalificerat arkitektarbete. Målstyrningen i byggprojekt kan redovisas med krav på konsulters kon-struktionsstyrning, dokumentstyrning och processtyrning. På motsvarande sätt kan upp-dragstagarna, konsulter och entreprenörer ha intresset att ställa krav på byggherrens leve-rans av handlingar. Byggherrens kompetens som uppdragsgivare varierar mellan de som saknar kunskapen att bedriva byggprojekt och de beställare som har stor erfarenhet. Björkman. m.fl. Administrativa föreskrifter för konsultuppdrag,112 (AF Konsult 97) redovi-sar upphandlings- och avtalsföreskrifter för reglering av samarbete och partsförhållanden mellan beställare och konsulter. Upphandling och avtal utgår från en beskrivning av vad ett uppdrag innebär och hur genomförandet skall bedrivas. De administrativa föreskrif-terna identifierar programarbete, projektering, utredningsarbete och byggadministration som typer av uppdrag. Fackområden exemplifieras med arkitektur, tekniska yrkesområ-den, projektledning och kontroll. Uppdragets omfattning preciseras efter respektive fack-område och arbetsuppgifter vilka varierar med uppdragets inriktning. Reglerna för

110 Wätte. S. Cassel, P. 1989.

111 Forssén, A. 1993.

47

struktionsstyrningen av teknisk, estetisk och funktionell utformning betonar bl.a. att konsulterna själva skall ta upp oklarheter i beställarkrav, varför konsulterna har intresse av att beställaren levererar tydliga program.

Fristedt och Ryd (2004) tillskriver programarbetet en avgörande betydelse för att med beskrivningar definiera byggnadsverk. De förespråkar att betrakta programarbetet som en integrerad del av hela bygg- och förvaltningsprocessen. Programarbetet påbörjas långt före och efter själva byggandet och omfattar såväl strategisk verksamhetsutveckling som utvärdering av projektets färdiga resultat. Denna mer omfattande syn på programarbetet utgör väsentliga delar av och betonar särskilt byggprocessens utredningar och projekte-ring. Byggherrens avsikter artikuleras successivt i en kontinuerlig process och översätts till tydliga förutsättningar och operativa mål i textbaserade redskap som 1) verksamhetsbe-skrivning, 2) lokalprogram och 3) byggnadsprogram. Programarbetet sker parallellt och integrerat med projekteringsarbetet.

Den verksamhetsspecifika och systematiska dokumentationen i projekteringen redovisar förutsättningar och föreskriver byggnadsverkets egenskaper. Projektörernas dokument-framställning i produktbestämningen inbegriper utredningar och program, programskis-ser, systembeskrivningar, huvudhandlingar, förfrågningsunderlag, kontraktshandlingar och bygghandlingar. För bruks- och förvaltningsskedet tillkommer relationshandlingar och driftsinstruktioner.

Programmet som redskap utgör underlag för beställningar av projektering och verifikat-ion av byggherrens målsättningar och projektkrav under tiden som byggprojektet fort-skrider till lokalbrukarnas besittningstagande och utvärdering. Successiva revideringar fastställs av ansvariga och beslutsfattare fastställer utarbetade program som utgör arbets-dokument och beslutsarbets-dokument med överenskommelser.

Fristedt och Ryd redovisar programarbetets tre sammanhängande situationer i plane-ringsprocessen. Den första utgör programarbete med utredningar om behov vars resultat redovisas i ett strategiskt program. Det innefattar beskrivningar av verksamhetens affärs-processer och ett översiktligt lokalprogram där den fysiska planeringen tidigt kommer till uttryck som ett dimensionerande inslag i den allmänna strategiutvecklingen. Den andra situationen uppkommer som ett led i organisationsförändringar av byggd miljö. Genom-förandet av övergripande strategier inbegriper en mer detaljerad verksamhetsbeskrivning. Under projekteringen sker en översättning till byggnads- och platsrelaterade beskrivning-ar i lokalprogram och utrymmesprogram. Ekonomiska konsekvenser undersöks med olika alternativ till lokalförsörjning. Den tredje situationen för programframställning sker med valet av ett alternativ. Det styr projektets detaljerade genomförande av programaktivite-ter, vilka innefattar framställningen av byggnadsprogram till slutliga beskrivningar i bygghandlingar.

48