3.1 Ledningssystem
Utföraren ska ha ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete enligt SOSFS 2011:9 vilket ska ingå i förvaltningens integrerade ledningssystem. Ledningssystemet ska användas för att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet.
3.1.1 Processer och rutiner
Utföraren ska identifiera, beskriva och fastställa de processer som ska finnas för att säkra
verksamhetens kvalitet. Utföraren ska utarbeta och fastställa de rutiner som ska finnas i processen.
Rutinerna och beskrivningarna i processen ska beskriva hur en arbetsuppgift ska utföras och ange vem/vilka som är ansvariga för utförandet. Medarbetarna ska ha tillgång till, och vara väl förtrogna med processen och dess tillhörande dokument. Utföraren ska säkerställa att medarbetarna har kunskap om var och hur de ska hitta processen och dess styrande och stödjande dokument samt säkersälla att rutiner/riktlinjer följs. Anhörigvårdare ska ha kännedom om de mest nödvändiga styrande och stödjande dokumenten för att de ska kunna utföra uppdraget.
Det ska framgå av processerna och rutinerna hur samverkan ska bedrivas i den egna verksamheten samt med andra vårdgivare, myndigheter, organisationer.
3.1.2 Systematiskt förbättringsarbete
Riskanalys
Utföraren ska systematiskt använda sig av tillgänglig information för att beskriva och bedöma risker, samt uppskatta sannolikheten för oönskade händelser och dess konsekvenser i syfte att minimera risken för brister i verksamhetens kvalitet. Utföraren ska ha rutiner för detta.
Egenkontrollen
Utföraren ska utöva egenkontroll dvs. systematisk uppföljning och utvärdering av den egna verksamheten samt kontroll av att verksamheten bedrivs enligt de processer, rutiner och
beskrivningar som ingår i verksamhetens ledningssystem. Utföraren ska ha en tydlig plan för vilka egenkontroller som ska genomföras inom verksamhetsområdet, på vilket sätt de ska genomföras och hur resultatet ska redovisas och tas tillvara för att förbättra verksamheten.
9 Klagomål och synpunkter
Utföraren ska aktivt verka för att den enskilde, dennes anhöriga eller annan person ges möjlighet att lämna synpunkter, klagomål, förslag och beröm på verksamheten eller begära rättelse för något som man anser vara fel. Gäller anmälan något som behöver åtgärdas akut ska det göras omgående.
Eskilstuna kommuns broschyr ”Säg vad du tycker” och blankett om synpunktshantering och
Patientnämndens broschyr ”Har du synpunkter eller klagomål på vård och behandling i landsting eller kommun” ska finnas tillgänglig och synlig ute i verksamheten. Verksamheten ansvarar för att
information om kommunens synpunktshantering ges till den enskilde och företrädare då insats börjar utföras. Legitimerad personal ansvar på motsvarande sätt för att delge information om Patientnämnden.
Utföraren ansvarar för att alla medarbetare vet vad som räknas som en synpunkt och hur de kan hjälpa till att fylla i synpunkts blanketter. Kommunens rutiner för synpunktshantering ska vara känd i verksamheten.
Avvikelser
Utföraren ska bedriva ett aktivt förbättringsarbete där avvikelser och synpunkter blir en naturlig del av kvalitetssäkringen för verksamheten.
Utföraren ska ha rutiner för avvikelserapportering enl. socialtjänstlagen (SoL) och lag om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) och hälso- och sjukvårdslagen (HSL) som beskriver hur fel och brister identifieras, dokumenteras, analyseras och följs upp. Rutinerna ska vara kända i verksamheten. Enhetschef på enheten ska följa upp registrerade avvikelser i Viva och notera vilka åtgärder som vidtagits till följd av avvikelsen. Avvikelser ska följas upp senast inom tre veckor efter det att de registrerats i Viva. Om avvikelsen kräver större åtgärder kan det ta längre tid innan avvikelsen avslutas i Viva.
Rapporteringsskyldighet
Rapportering enligt lex Sarah vid missförhållanden eller påtagliga risker för missförhållanden gäller såväl aktiva handlingar som försummelser, och ska ske omgående och gäller alla medarbetare, uppdragstagare m.fl. i verksamheten. Socialt ansvarig samordnare utreder och rapporterar till nämnd. Socialt ansvarig samordnare gör på delegation från vård- och omsorgsnämnden en anmälan till Inspektionen för vård- och omsorg (IVO) om rapporten och/eller utredningen visar att det var ett allvarligt missförhållande eller påtaglig risk för ett allvarligt missförhållande. Detta gäller oavsett om det allvarliga missförhållandet har avhjälpts eller inte.
Avvikelserapportering utifrån hälso- och sjukvårdslagen ska ske omgående. Medicinsk ansvarig sjuksköterska bedömer om avvikelsen ska rapporteras enligt Lex Maria till Inspektionen för vård- och omsorg (IVO).
Utföraren ansvarar för att kommunens rutiner och riktlinjer för anmälan enligt lex Sarah och Lex Maria och avvikelser görs kända och följs i verksamheten.
Sammanställning och analys
Enhetschef på enheten ansvarar för att inkomna klagomål, beröm, synpunkter och avvikelser sammanställas och analyseras tillsammans med medarbetarna på enheten och legitimerad personalen för att utföraren ska upptäcka mönster eller trender som indikerar brister i
10
verksamhetens kvalitet. En samlad uppföljning och analys ska göras på områdesnivå inom varje verksamhetsprocess.
Utifrån resultatet ska åtgärder vidtas för att utveckla verksamhetens kvalitet samt för att undanröja att avvikelser upprepas.
3.2 Evidens
Utföraren ska i all verksamhet arbeta utifrån en evidensbaserad och/eller en kunskapsbaserad praktik. Det innebär att verksamheten grundar sig på ett samspel mellan den för tillfället bästa vetenskapliga kunskapen alternativt bästa kända praxis, den enskildes erfarenhet och önskemål samt den professionelles erfarenhet och förmåga.
3.3Jämställdhet
Utföraren har ansvar för att verksamheterna bedrivs på ett, för kvinnor och män, jämställt sätt avseende tillgänglighet, kvalité och anpassning. Utföraren ansvarar för att genomföra kartläggningar av verksamheterna och verksamhetsprocesserna ur jämställdhetsperspektiv i syfte att synliggöra kvinnor och mäns förutsättningar och livsvillkor.
Vad som framkommit i kartläggningarna ska göras känt inom respektive verksamhetsgren i syfte att åtgärda eventuell ojämställdhet. Den metod som ska användas i Eskilstuna kommun för kartläggning ur jämställdhetsperspektiv är 3-5 R metoden. All statistik som tas ut rörande individer ska tas ut uppdelat på kön.
Utföraren har ett ansvar för att se till att verksamheten arbetar medvetet för att uppmärksamma och förebygga våld i nära relationer hos den enskilde, och att kunskap finns om vilken hjälp och stöd en drabbad kan erbjudas.
All personal bör regelbundet få kompetensutveckling inom området våld och andra övergrepp av eller mot närstående för att förebygga våld och övergrepp. Personal ska känna till styrdokument gällande våld i nära relationer.
3.4 Säkerhet
Utföraren ansvarar för säkerheten inom verksamheten. Förvaltningsgemensamma rutiner för systematiskt säkerhetsarbete ska finnas som stöd i arbetet med att förebygga händelser och för att ha beredskap och kunskap om hur man ska agera vid krissituationer som t.ex. brand, inbrott/stölder, hot och våld. Med krissituation menas också beredskap vid större händelser som t.ex. längre
elavbrott, avbrott i värmeförsörjning, svårighet att förse den enskilda med mat/livsmedel samt avbrott kommunikation så som IT-kommunikation och telefoni. Risk- och sårbarhetsanalys, RSA, ska genomföras på områdesnivå. Utföraren ska medverka i kommunens krisledningsarbete om det efterfrågas.
Utföraren ska tillhandahålla den skyddsutrustning och säkerhetsutrustning som behövs för att skydda den enskilde, personal och andra som vistas i verksamheten, samt hantera riskavfall enligt gällande rutiner. Säkerhetsutrustningen ska hållas i driftdugligt skick.
Alla typer av larm ska underhållas och driftsäkras gäller t.ex. brandlarm, överfallslarm, trygghetslarm.
11
Larmanrop från den enskilde åtgärdas skyndsamt om inget annat framgår beträffande
inställighetstider. Provlarm gällande trygghetslarm ska utföras minst en gång per månad. Utföraren ska ha rutin som beskriver hur provlarm ska genomföras och dokumenteras samt vilka verksamheter som ansvarar för provlarm. I rutinen ska även framgå vilka åtgärder som ska vidtas vid avbrott i larmkommunikation för att trygga den enskildes säkerhet.
All personal ska kunna styrka att de är anställda av vård- och omsorgsförvaltningen, Eskilstuna kommun. Lokal rutin för utlämnande/återlämnande av presentationskort/
tjänstelegitimation/nycklar ska finnas.