Kultur Ständiga
4.3 Ständiga förbättringar
4.4.2 Lärosätenas visionsarbete
Teori Respondenter Engagemang
• Vara drivande i kvalitetsfrågor • Stödja och agera förebilder
• Följa upp verksamheten och agera där det behövs • Ta fullt ansvar för kvalitet
Sprida kvalitetsfokus • Sprida informationen om de allt högre kraven på högskolan
• Tilldela kvalitetsområdet resurser
4.4.2 Lärosätenas visionsarbete
Teorin tyder på att det är oerhört viktigt att ha en vision och att den dessutom kommuniceras ut väl i organisationen. Lärosäte (1) samt (5) arbetar aktivt utefter en vision, där den är grunden i allt kvalitetsarbete. Lärosäte (6) har en vision som anses ligga i bakhuvudet i allt arbete. Strategiarbetet utgår däremot inte utifrån den och det är tveksamt om den genomsyrar verksamheten idag.
Lärosäte (2) (3) (4) verkar ha förstått vikten av en bra utvecklad vision och håller för närvarande på omfattande arbete för att utveckla en för framtiden.
4.4.3 Målstyrning
I teorin går att läsa vikten av att arbeta med visionen kopplat till mål på både kort och lång sikt. Ett mål bör vara SMART; specifikt, mätbart, accepterat, rimligt och tidsbestämt. Alla lärosäten arbetar med någon form av målstyrning. Endast lärosäte (1) och (5) använder sig av tydligt kopplade mål till en övergripande vision, som dessutom uppdateras systematiskt. Lärosäte (2) och (3) använder sig inte av skarpa mål i den bemärkelsen. Lärosäte (3) har planer på att göra det med det nya visionsarbetet. Även lärosäte (2) utesluter inte att det kommer göras i framtiden. Lärosäte (4) har övergripande mål som däremot inte är har samma systematiska uppföljning och förnyelse som (1) och (5). De är inte heller kopplade till samma tydliga mönster av mätpunkter utan är av mer övergripande slag. Lärosäte (6) har mål i en kvalitetsplan som även de endast anger en övergripande riktning för vad som bör prioriteras i organisationen
4.4.4 Policydokument
Enligt teorin krävs det riktlinjer för hur verksamheten ska bedrivas och följas upp för att kunna bedriva ett bra ledarskap. Ett par punkter bör beaktas för att kvalitetspolicy ska få önskad effekt; den ska avspegla verksamhetsidén, vara långsiktig, vara täckande, vara meningsfull, ha ett enkelt språk, vara kortfattad och överskådlig samt föras ut på ett auktoritativt sätt. Alla lärosäten har någon typ av dokument som handlar om kvalitetsarbetet på lärosätet. De är dock långt ifrån alla som följer de riktlinjer som teorin förutsäger för att planen ska vara användbar. Lärosäte (1) har en policy som följer de flesta punkterna i detta. Den bygger på en övergripande vision och för fram väldigt tydligt hur kvalitetsar-‐ betet skall gå till på lärosätet. Även lärosäte (5) har en typ av kvalitetspolicy som följer punkterna väldigt väl. I övrigt har lärosätena (2) (3) (6) ganska otydliga dokument som är lite väl övergripande. Lärosäte (4) har en kvalitetspolicy som inte följer någon av punkterna som teorin förutsäger.
4.5 Kunden
Kundbegreppet är viktigt och finns med i många definitioner av kvalitet. Hörns-‐ tensmodellen tar upp området under hörnstenen ”sätta kunden i centrum” och huset för kvalitet som ”kundtillfredsställelse”
Enligt teorin inbegriper många definitioner av kvalitet på ett eller annat sätt kunden för verksamheten. I utbildningsverksamhet är kundbegreppet enligt teorin svårdefinierat, vilket gör att kvalitetsbegreppet också blir svårdefinierat. När det gäller begreppet kunden i utbildningsverksamhet, poängterade fem av sex lärosäten att det är väldigt kontroversiellt att prata om begreppet ”kunder”, i många fall har det en direkta negativ koppling. Generellt används mer direkta termer som ”studenter” eller ”intressenter”.
Anledningen till att kundbegreppet inte används är bland annat, som respondent (2) uttrycker; att det anses vara förknippat med en köp-‐ och säljrelation som inte anses representativt för relationen mellan student och lärare. Respondent (3) menar att många ser på studenten mer som en medaktör än en kund. Respon-‐ dent (5) tar upp att många i organisationen är nästintill allergiska mot närings-‐ livsuttryck såsom kundbegreppet. Begreppet verkar generellt mer accepterat på administrativa sidan och även många av de intervjuade hade inga problem med begreppet. Respondent (3) kunde till exempel tänka sig begreppet i en sorts metaforisk bemärkelse medan respondent (6) kunde tänka sig att använda begreppet i sin helhet för studenter.
Huset för kvalitet tar upp att det till en början är viktigt att identifiera vem organisationen är till för, det vill säga kunden. Houston (2007) menar att den högre utbildningen använder perspektivet att studenterna är kunden. Samtliga intervjuade tog också upp studenten som en av de viktigaste kunderna, i de allra flesta fall som den absolut viktigast. Detta är även i linje med hur huset för kvalitet menar att man bör prioritera bland de kunder som identifierats i modellen. Modellen tar även upp andra kunder som det måste tas hänsyn till. Harvey och Langley (1995) menar också att det är för enkelt att bara se till en kund i kundkategorin.
Under intervjuerna kom det också fram fler kundbegrepp än studenterna. Respondent (1) menade att Högskoleverket och regeringen och riksdag är viktiga intressenter när en utbildning ska skapas och i det strategiska arbetet, men att studenterna är viktigast i ”produktionen”. Respondent (3) såg samhället i stort som en viktig intressent där det är svåra att avgränsa dess medaktörer från varandra. Även respondent (4) menar att fler i organisationen har börjat se kunden mer ur ett samhällsperspektiv än tidigare. Många lärosäten såg även framtida arbetsgivare som en kund, där respondent (2) poängterade att det är av vikt att se till att utbilda för dagens och framtida behov på marknaden. Respon-‐ dent (6) särskilde på begreppet kund och intressenter och menade att kunden i utbildning bara är studenterna, medan arbetsgivare och stat och regering etc. är intressenter. Alla dessa kunder tar huset för kvalitet upp i form av ”studenter, arbetsgivare, och samhälle. Ingen intervjuad tog upp de anställda eller de interna kunderna i form av institution och fakultet etc. som en kund. Lärosäte (1) hade däremot en kartläggning av alla intressenter där samtliga kunder ur teorin fanns med.
Hörnstensmodellen tar upp att det är viktigt att kontinuerligt ta reda på kunder-‐ nas behov och förväntningar och sedan systematiskt arbeta för att uppfylla och helst överträffa dessa. I detta avseende använder sig samtliga lärosäten av enkäter med jämna mellanrum för att ta in synpunkter från studenter, forskare, medarbetare och alumner. Studenter är även representerade i olika samman-‐ slutningar och beslutande organ där studentrelaterade frågor diskuteras. Till
detta tar respondent (6) upp att studenterna faktiskt inte alltid behöver ha rätt och att det därför är viktigt att föra en kontinuerlig dialog med dem. Även respondent (1) tar upp att det kan förekomma konflikter mellan intressenter där studenten inte alltid har rätt. Detta går in lite på teorin som förutsäger att kunden inte alltid vet vad den vill ha. Att gå emot ett önskemål från en kund som enligt respondent (6)(1) kan behövas i utbildningsverksamhet tas däremot inte upp i teorin.
När det kommer till arbetsgivare och samhälle har inget lärosäte ett systematiskt arbete med enkäter. Externa representanter är däremot representerade i nämnder, programråd och liknande organ på många lärosäten, vilket bidrar till en typ av kontinuitet. På lärosäte (2, 5 och 6) måste även arbetsmarknadsbehov tas upp när ett nytt utbildningsprogram skall tas fram. På lärosäte (6) förväntas varje fakultet beskriva i en dialog kopplat till verksamhetsplanen, hur de jobbar med externa parter.
Fokus för att arbeta mot kund
Teori Respondenter
Identifiera kunden • Kartlägga alla kunder Ta reda på kundens behov
och systematiskt arbeta med att tillfredsställa eller helst överträffa dessa
• Enkäter
• Representation från studenter och arbetsgivare • Ta upp arbetsmarknadsbehov för nya program • Beskriva dialog med externa parter i verksam-‐
hetsplaner 4.6 Delaktighet och respekt för individen
Hörnstensmodellen tar upp denna punkt som ”skapa förutsättningar för delak-‐ tighet” medan huset för kvalitet tar upp ”respekt för individen” Dessa punkter är likvärdiga i sammanhanget och handlar mycket om att involvera medarbetare. Enligt teorin är det oerhört viktigt att ha delaktiga medarbetare. Alla respondent ansåg också att det var viktigt med engagerade medarbetare. Respondent (3) menade att medarbetare som inte är engagerade bara gör det de måste göra, vilket inte alltid är tillräckligt. Respondent (5) är inne på engagerade medarbe-‐ tare kopplat till att det till stor del är lärarna på institutionerna som är helt avgörande för kvalitetsarbetet. Respondent (4) vill lyfta fram att individen kan ha kreativa sidor när det gäller kvalitetsutveckling och att man bör arbeta för att uppmuntra dessa. Respondent (2) och (6) menar att ett kvalitetsarbete ingår i den egna professionella rollen. De flesta lärosätena ansåg sig även ha generellt engagerade medarbetare. Respondent (1) och (2) ansåg att medarbetarna var väl engagerade i kvalitetsarbetet, även om de inte kallar det kvalitetsfrågor själva. Respondent (6) tog upp problemet med att en del personer i organisationen ser kvalitetsarbetet som något administrativt, vilket respondenten tydligt poängte-‐
rade att det inte är. Respondent (2) menade också att varje individ har möjlig-‐ heten att bygga sitt egna ”rike” och kultur, vilket givetvis påvisar individens möjligheter att ta initiativ i verksamheten.
Hörnstensmodellen tar vidare upp vikten av att underlätta för medarbetaren att vara delaktig och aktivt ges möjligheten att delta i beslut och förbättringsar-‐ beten. Respondent (3) tog upp att lärosätet medvetet tog med medarbetare och granskade kurser och satte igång dem i diskussion snarare än att överheten skulle granska. Detta stämmer väl överens med det Lewis och Smith (1994) skriver att en medarbetare inte bara vill göra vad den blir tillsagd, utan vara med och ta initiativ till att göra saker bättre. Även respondent (1) diskuterar kring medarbetarnas involvering och arbetade mycket med diskussioner så att alla parter är med i vad som ska göras. Detta gällde till exempel när verksamhetspla-‐ neringen ska framarbetas men uppmuntras även i andra sammanhang.
Lärosäte (5) och (1) har tydliga mål som de styr verksamheten efter. För att skapa delaktighet ska dessa mål enligt teorin vara accepterade och framtagna med alla berörda parter delaktiga. Lärosäte (5) har mål som diskuteras i ett tidigt stadium med de involverade, men de ses även som universitetsledningens styrdokument, där rektor och ledningen ska kunna bestämma inriktningen för verksamheten. Lärosäte (1) styr verksamheten efter handlingsplaner som prefekterna varit med att diskutera fram för sin egen institution.
Respondent (5) tog upp att man från institutionsnivå kan uppmuntra att arbeta i lärarlag, där alla förväntas vara med och delta, och att det även går att arbeta med lönesättningar. Belöningar anges även i teorin som en faktor som kan bidra till engagemang. Till vilken grad delaktigheten hos en individ är utslagsgivande för en högre lön på de olika lärosätena är dock oklart.
Vidare i Huset för kvalitet tas upp att en delegering av ansvar ner i organisation-‐ ens led kan bidra till mer engagemang. De flesta lärosätena är decentraliserade med ett stort ansvar på institution eller motsvarande nicå. Respondent (4) poängterar att lärosätet tidigare varit mer centraliserat men att man på senare tid velat få ett större engagemang ute i verksamheten och bland annat därför decentraliserat mycket ansvar ner i organisationen.
Enligt teorin i huset för kvalitet bör man utbilda och utveckla medarbetare så att varje individ blir så bra som denne kan bli. Alla lärosätena har internutbildningar när det kommer till chefsutbildningar, pedagogiska utbildningar och utbildning-‐ ar för nyanställda. Lärosäte (4) har en utbildning för kommande chefer, en sorts intern karriärväg. Att locka framtidens lärare redan när de är doktorander och ge dem möjlighet till pedagogisk utbildning tidigt är en strategi som respondent (5) anser vara viktigt ur kvalitetshänseende.
Ett annat teoriavsnitt i huset för kvalitet påpekar att det finns ett värde i att informera och involvera medarbetarna och visa dem att de är en del av en större organisation. Lärosäte (2) arbetar med informationsträffar, seminarier och liknande för att bredda synen på kvalitet. De flesta lärosätena har även avsnitt i sina internutbildningar som tar upp ledningens ansvar i kvalitet och skolans syn på kvalitet i kvalitetspolicy eller liknande dokument. Många av lärosätena med en sådan dokumentation har även lagt ut material på intranätet för att bland annat informera och bredda medvetenheten i organisationen.
Utöver detta menar respondent (1) att jämförelser i tävlingslika former mellan institutioner leder till ett ökat engagemang. Detta görs genom att jämföra institutionerna mot varandra och påvisa var till exempel studenterna är mest nöjda. Respondent (3) menar på att ett genuint intresse från ledningens sida i kvalitet kan få en metaeffekt ner i organisationen och skapa ett intresse och engagemang.
Fokus för delaktighet och respekt för individen
Teori Respondenter
Underlätta för medarbetaren att delta i beslut och förbättringsarbeten
• Engagemang och delaktighet ingår i den professionella rollen
• Ta med medarbetare i granskningar av till exempel kurser
• Uppmuntra till diskussion, t.ex. när verksamhetsplanen ska inrättas.
Belöningar • Arbeta med lönesättning
Ansvar och befogenheter på individen • Decentraliserad organisation Underlätta för utveckling av medarbeta-‐
ren
• Utbildning genom internutbildningar • Uppmuntra doktorander att utbilda
sig tidigt Arbeta för att medarbetaren ska känna
sig som en del av organisationen
• Informationsträffar och seminarium • Material på intranät för att hålla
medarbetaren informerad • Visa intresse från ledning 4.7 Fakta
Både hörnstensmodellen och huset för kvalitet tar upp den här punkten. I hörnstensmodellen benämns punkten som ”basera beslut på fakta” medan den i huset för kvalitet benämns ”processer och fakta”
Enligt hörnstensmodellen är det viktigt att ta beslut baserat på fakta som är väl underbyggd och systematiskt samla in och använda information om kundernas önskemål, reaktioner och tyckanden. Alla lärosätena följer detta till viss del genom att de systematiskt samlar in information genom kursutvärderingar,
studentbarometer och alumniintervjuer bl.a. Alla har dessutom inställningen att dessa mätningar ska tas i beaktande för de beslut som skall göras. På lärosäte (1) ger mätningarna nya inslag i verksamhetsplanen. Enligt respondent (4) ska mätningarna styra vilka aktiviteter man gör. Enligt respondent (5) förutsätter de att prefekterna på lärosätet väger in mätningarna när de planerar sin verksam-‐ het. Klart är också att många beslut tas utefter diskussioner. På lärosäte (4) till exempel tas många beslut i seminarier och i andra typer av möten. I detta fall blir det mycket upp till kulturen i gruppen hur de värdesätter fakta eller personliga åsikter i besluten. Respondent (1) anser att tankesättet med att basera beslut på fakta finns inom lärosätet, men att det förekommer beslut som bygger på individers egen vinning.
Fokus för faktabaserade beslut
Teori Respondenter
Samla in fakta • Enkäter och mätningar
Ta beslut efter fakta • Låta mätningar avgöra vilka aktivite-‐
ter som skall göras
• Väga in mätningar i verksamhetspla-‐ nen
• Kulturen i att väga in fakta i diskuss-‐ ioner
4.8 Processer
Processer tas upp under ”arbeta med processer” i hörnstensmodellen och under ”processer och fakta” i huset för kvalitet.
Bergman och Klefsjö tar upp processfokusering; att man stävar efter att identifi-‐ era och förbättra alla processer. Inget lärosäte har ett genomgående processfo-‐ kus utan det tycks vara mer vanligt i den administrativa stödverksamheten. Respondent (5) menar att de till viss del har ett processfokus i de administrativa processerna i organisationen. Även lärosäte (1) har kommit längre med process-‐ fokusering i de administrativa processerna. Lärosäte (6) har påbörjat i liten skala med en kartläggning av studieadministrativa processen, kopplat till antagning och examen. Totalt sätt har de dock ett väldigt fragmentariskt arbete där man inte kommit så långt. Respondent (2) menar att det förekommer en typ av processfokus i varje förbättringssituation på lärosätet.
När det gäller processledning handlar det enligt Bergman och Klefsjö först om att identifiera processen, kartlägger dem, utser processägare och förbättringsgrupp för varje process som tillsammans ska arbeta för att förbättra den. Inget lärosäte har kommit så långt i dagsläget. Lärosäte (1) har kommit längst och arbetat sedan tre år tillbaka med att utföra en processkartläggning. Detta skall testas för
att se om kartläggningen ger något. Alla lärosätena arbetar även med rutinbe-‐ skrivningar och dokumentation som är en typ av kartläggning. Att arbeta med processägare och förbättringsgrupper för varje process förekommer inte. Respondent (6) menar att en sådan processkartläggning hade varit oerhört nyttig för organisationen. Detta hade hjälpt till att identifiera de aktörer som påverkar processen och klargjort det gemensamma ansvaret. Ingen som är en del av en process hade i och med detta kunnat förneka sitt ansvar. En process-‐ kartläggning hade alltså varit bra för att tydliggöra och synliggöra ansvar. När det gäller att förbättra sina processer används således i de flesta fall inte pro-‐ cessynsättet. I de fall där det blir fråga om förbättringsgrupper kartläggs i många fall det som ska förbättras från gång till gång.
Fokus för arbete med processer
Teori Respondenter
Identifiera processer • Processkartläggning
• Dokumentation och rutinbeskriv-‐ ningar
Förbättra processer • Från gång till gång
4.9 Helhet
Enligt hörnstensmodellen är det utöver att se till de alla värderingarna även viktigt att se till helheten, alltså hur värderingarna påverkar varandra. Av den anledningen är det intressant att se till helheten i lärosätenas kvalitetsarbete; hur de ser på kvalitet och hur de organiserar sig för att uppnå det.