Lösningsförslaget är till för att på sikt gynna lagring, bevaring och spridning av tyst och explicit kunskap för Electrolux. Fallstudien har visat att Electrolux genomgående verktyg och hjälpmedel för det här, vilket är det sociala nätverket, därav ansåg vi att det var värt att vidareutveckla. Lösningsförslaget tar stöd i Koc-Menards (2009) artikel där han anser att uppbyggandet av ett alumnnätverk kan främja kunskapsinhämtning efter pensionsavgång. Med hänsyn till Koc-Menard anser studenterna att ett snarlikt tankesätt för spridning, bevaring och lagring av kunskap skulle främja Electrolux interna totala samlade kunskap. Studenternas lösningsförslag tar också grund i Hansen m.fl. (1999), där han belyser vikten av kunskapsspridning genom personalisering och kodifiering.
Flera av respondenterna har uttryckt att det är omöjligt att dokumentera det sociala nätverket. Vilket vi dementerar, vi anser att det enbart behövs tydliga ramverk, rutiner och bestämmelser för hur denna dokumentation ska genomföras, vilket i sin tur behöver informeras som direktiv från ledningen. Vi anser att det sociala nätverket ger en oerhört bra kartläggning av vilka personer som kontaktas av olika befattningar för olika situationer som kräver viss typ av expertiskunskap. Finns kartläggningen av olika befattningar och dess sociala nätverk kan ett effektivt arbete nås, samt att vi tror att informationen som inhämtas tenderar att bli mer rätt i och med att rätt person kontaktas för kunskapsinhämtningen. Utifrån kulturella aspekten skulle denna kartläggning av olika befattningar och deras sociala nätverk främja kulturen och Electrolux-andan, vilket innefattar transparens, att delge varandra information och samarbeta mellan gränserna. Genom kartläggningen av
sociala nätverket hade därmed det resulterat i bra förutsättningar för den öppna kulturen och möjligheten för personalen att föra dialoger och interagera med varandra. Vilket i sin tur främjar kunskapsutbytet mellan medarbetarna och olika avdelningar på Electrolux. En kartläggning av sociala nätverket med befattningars olika kunskapsområden, skulle underlätta för en ny medarbetare närden ska orientera sig för kunskapsinhämtning under den första tiden som nyanställd. Likaså skulle kartläggningen kunna användas som en lokalisation för medarbetare, istället för att kontakta nyckelpersonerna och fråga efter vilken individ som besitter den efterfrågade kunskapen eller kunskapsområdet.
Figur 6: Förslag på processen för att dokumentera den tysta kunskapen (Engström & Skogelind, 2020)
Olika individer sprider kunskap och information på olika sätt, dels beroende på vad de föredrar själva, samt vilka rutiner som finns på deras avdelning. Vi drar slutsatserna att det fattas bestämda rutiner i många fall för hur kunskap och information ska spridas i olika situationer, för de olika avdelningarna samt mellan olika avdelningar. Därmed anser vi att Electrolux skulle ha stora fördelar i att inom avdelningar och i vissa fall i samarbete mellan avdelningar tillsammans fastställa rutiner för hur de ska lagra, bevara och sprida kunskap. Den kunskap/information som ska lagras elektroniskt ska struktureras utifrån avdelningarnas gemensamma agenda så att alla kan använda plattformen som ett effektivt sätt för informationsinhämtning. Därför är det viktigt att alla som
förväntas använda denna plattform får vara med och utforma plattformen så att informationen/kunskapen kan struktureras upp på ett lämpligt sätt. Det är lika viktigt att gemensamt bestämma hur den tysta kunskapen som är svår att kodifiera som kanske behövs spridas genom socialisering, hur denna ska spridas till samtliga som behöver få kunskapen.
Lösningsförslaget till Electrolux presenteras enligt ovan Figur 6. För att dokumentera det sociala nätverket måste det först ske en kartläggning. Förslaget bygger på att det ska drivas som ett enskilt och separat projekt där bestämda individer får motta en elektronisk mall. När individen i sitt dagliga arbete behöver kontakta en annan medarbetare för kunskapsinhämtning, ska denna individ gå in i dokumentet och notera namnet och befattningen för den som kontaktas, samt vilken kunskap eller kunskapsområde som personen tillgodoser med. Efter en bestämd tidsram sammanställs mallarna som bestämda personer enligt ett urval har fyllt i. De ifyllda mallarna analyseras sedan, där individer och dess noterade kunskapsområde sammanställs för att ringa in deras kunskap och kunskapsområde. När projektet når denna del i processen, kan varje individ enskilt kategorisera och strukturera sina olika kunskaper till lämpliga undermappningar. Vilket skapar en struktur och plattform som varje individ sedan kan överföra sin kodifierade kunskap till. Däremot kan individers befattningar förändras genom tid och kan innebära en utökning eller minskning av kunskap, därför måste underhållsarbetet och uppdateringen ske kontinuerligt. Organisatoriska förändringar kan likaså påverka en befattnings ökning/minskning eller förändring av kunskapsområde.
Lösningsförslaget anser vi skulle leda till följande:
- Enklare att fånga upp högriskpersoner som besitter känslig eller bred kunskap.
- Enklare upplärning för nya medarbetare samt förståelse för kunskapsområden och det sociala nätverket.
- Effektivare och mer korrekt rekryteringsprocess för att kunskapsområdena för befattningen i större grad är dokumenterad.
6. Avslutning
I följande kapitel presenteras studenternas dragna slutsatser och förslag på framtida forskning inom det studerade kunskapsområdet.
6.1. Slutsats
Den här studien har haft för avsikt att undersöka vilka typer av hjälpmedel och faktorer som påverkar kunskapsbevarandet. Slutsatsen svarar för studiens två ställda forskningsfrågor.
Se nedan punkter för dragna slutsatser för hjälpmedel som påverkar kunskapsbevarande i den här studien:
• Det sociala nätverket är det verktyget som respondenterna och övriga medarbetare använder främst för både spridning och inhämtning av kunskap.
• Då individernas sociala nätverk är av hög relevans som verktyg anser vi, att Electrolux bör kartlägga medarbetarnas sociala nätverk för att identifiera individers (med deras befattningar) olika kunskapsområden och expertkunskap.
Se nedan punkter för dragna slutsatser för faktorer som påverkar kunskapsbevarandet i den här studien:
• Respondenterna kan därav ses som generalister snarare än specialister för sin individuella expertkunskap.
• Respondenternas breda kunskap grundar sig i tidigare upplevda erfarenheter.
• Ett beslut kan i efterhand varit fel närbeslutet togs utifrån individens förutsättningar och kunskap vid det tillfället. Efter beslutet kan ny erfarenhet och kunskap inhämtats som resulterar i att individen ser ett lämpligare beslut.
• Individens medvetenhet är avgörande för hur mycket den personen tenderar att dokumentera och/eller sprida kunskap.
• För att nå en helhetsförståelse för sitt arbetsområde är det viktigt att se och förstå processens alla delar, samt de människor som arbetar i den. Att helheten är större, än summan av alla olika delar i processen. • Avdelningar som arbetar mer i projektform, tenderar att vara mer
medvetna och ha bättre rutiner för spridning och bevaring av kunskap.
Önskemålet från fallföretaget var att i den här fallstudien ta fram någon form av verktyg för att underlätta sin bevaring av den tysta och explicita kunskapen som varje individ och/eller befattning besitter, för att göra den kunskapen åtkomlig för organisationen. Vi upplevde att många andra studier och tidigare forskning inte innehöll några förslag på praktiska verktyg som var lämpade för Electrolux problem, därav skapade studenterna därmed ett eget lösningsförslag. Lösningsförslaget blev likaså kunskapsbidraget för kunskapsluckan. Vårt egenskapade och praktiska lösningsförslag och prototyp är till för att gynna bevaring, lagring och spridning av tyst och explicit kunskap.