Författare: Lisa Engström, Moa Skogelind
Handledare: Håkan Sterner Examinator: Jan Aidemark Termin: VT20
Att tiga är guld, eller!?
Det sociala nätverkets betydelse ur ett kunskapsspridande perspektiv när en anställd slutar
Examensarbete i Informatik
Kandidatnivå inom Informationslogistik
Sammanfattning
Det finns mycket tidigare forskning inom området knowledge management och allt vad det kan innefatta. Den här fallstudien fokuserar på kunskapsöverföring av tyst och explicit kunskap som vi identifierade ett kunskapsgap för praktiska hjälpmedel och verktyg för kunskapsbevaringen.
Tidigare studier tar snarare upp vad tyst och explicit kunskap är samt definitioner för det, snarare än hur företag praktiskt bör förhålla sig till det. I och med det har studenterna identifierat att det saknas ett informationslogistiskt perspektiv för lämpliga verktyg hur tyst och explicit kunskap bör bevaras.
Problematiken för studien är att Electrolux Professional AB i Ljungby påstår att de i dagsläget inte använder några verktyg för kunskapsbevaring och kunskapsspridning. Företaget befinner sig i en period när många nyckelpersoner som arbetat på Electrolux under många år inom flera olika avdelningar och/eller befattningar slutar och går i pension. Nyckelpersonerna besitter bred kunskap, som riskerar att lämna företaget när nyckelpersonerna antingen säger upp sig eller går i pension. Problematiken har studerats genom intervjuer där problematiken har belysts genom intervju av sju anställda och för att identifiera deras perspektiv på hur de bevarar, sprider och lagrar kunskap. Genom resultatet lyfts olika verktyg och hjälpmedel fram som används idag på olika avdelningar. Studien har haft sin utgångpunkt i de teoretiska ramverken: Knowledge management, tyst och explicit kunskap, samt det intellektuella kapitalet.
Studien har påvisat att Electrolux visst använder olika typer av hjälpmedel och verktyg för kunskapsspridning. Ett av det viktigast verktyget för kunskapsspridning är individernas sociala nätverk som den enskilda medarbetaren succesivt bygger upp på Electrolux med tidens gång. Faktorer som studien påstår påverka kunskapsbevaring, är en bredd på kunskapen, tidigare erfarenheter samt individens medvetenhet för hur viktig spridning, bevaring och lagring av kunskap är.
Avslutningsvis kan vi inte nog understryka vikten och dess fördelar med att kartlägga det sociala nätverket med olika individer och befattningars kunskapsområden. Kartläggningen ger stora fördelar för att lagra, bevara och sprida kunskapen på ett optimalt och effektivt sätt i organisationer.
Abstract
There is much previous research in the area of knowledge management and all that it may include. This case study focuses on knowledge transfer of tacit and explicit knowledge, where we identified a knowledge gap for practical tools for knowledge retention. We find that previous studies address what tacit and explicit knowledge is and the definitions for it, rather than how companies should practically use it. With this, the students have identified that there is missing an information logistic perspective for suitable tools for how tacit and explicit knowledge should be preserved in organizations.
The problem in this study is that Electrolux Professional AB in Ljungby currently claim that they don't use any tools for knowledge retention and dissemination. The company is in a period when many key people who have worked at Electrolux for many years in several different departments and / or positions quit and retire. The key people possess broad knowledge, which risks leaving the company when the key people either resign or retire. The problem has been studied through interviews where the problem has been highlighted through interviews by seven employees to identify their perspective on how they preserve, disseminate and store knowledge. The result of the study highlights various tools that Electrolux use today in different departments. The study is based on the theoretical frameworks: Knowledge management, tacit and explicit knowledge, and intellectual capital.
The result has shown that Electrolux already use different types of tools for spreading knowledge. The conclusion for this study is that the most important tools for the dissemination of knowledge is the individual's social network, which the individual employee gradually builds up on Electrolux over time.
Factors that the study claims to influence knowledge retention are a breadth of knowledge, past experiences and the individual's awareness of how important the dissemination, preservation and storage of knowledge is.
We cannot emphasize enough the importance and benefits of mapping the social network with different individuals and positions of knowledge. The mapping provides great advantages for storing, retaining and disseminating knowledge in an optimal and efficient way in organizations.
Nyckelord
Nyckelord: knowledge management, kunskapsbevarande, kunskapsspridning, intellektuellt kapital, humankapital, strukturkapital, tyst kunskap, implicit kunskap och explicit kunskap.
Begreppsförklaring
Tyst kunskap: Kunskap som inte går att dela muntligt/skriftligt, utan endast genom handling
Explicit kunskap: Kunskap som går att dela muntligt eller skriftligt.
Intellektuellt kapital: Samlingsnamn för human- och strukturkapital.
Humankapital: Personliga kunskaper och erfarenheter som varje individ har samlat på sig.
Strukturkapital: Kunskaper som är dokumenterade och som finns kvar på företaget.
Personalisering: Metoder och verktyg för att uppmuntra
kunskapsöverföringen av tyst kunskap från en individ till en annan.
Kodifiering: Explicita kunskaper som har kodats till exempelvis skrift för att finnas tillgänglig för andra på företaget.
Förord
Den här kandidatuppsatsen i huvudområdet informatik med inriktningen informationslogistik, vid Linnéuniversitetet, syftar att undersöka organisationers spridning, bevaring och lagring av tyst och explicit kunskap.
I och med det här sambandet, vill vi rikta ett stort tack till Electrolux Professional AB i Ljungby samt respondenterna, som genom sin medverkan och engagemang har möjliggjort genomförandet av den här studien. Ett extra tack till Helena Bondesson som agerat kontaktpersonen på Electrolux och som har lagt ner sitt engagemang, tid och valt ut lämpliga respondenter att intervjua för den här fallstudien.
Vi vill även tacka varandra för ett gott samarbete och ett givande arbete. Den här studien har varit lärorik, intressant samt frambringat många skratt.
Avslutningsvis vill vi rikta ett tack till handledare och opponenter som bidragit med feedback under processens gång.
Linnéuniversitetet i Ljungby, 2020
______________________ ______________________
Lisa Engström Moa Skogelind
Innehållsförteckning
1. Introduktion 1
1.1. Inledning 1
1.2. Bakgrund 2
1.3. Tidigare forskning 3
1.4. Problemformulering 5
1.5. Syfte och frågeställning 6
2. Teoretisk referensram 6
2.1. Knowledge management 7
2.1.1. Kunskapsspridning 8
2.2. Kunskap - tyst och explicit 9
2.3. Intellektuellt kapital 12
2.4. Kombination av de teoretiska ramverken ur ett informationslogistiskt
perspektiv 13
3. Metod 15
3.1. Vetenskaplig ansats 15
3.2. Fallstudie 15
3.2.1. Fallföretaget - Electrolux Professional AB 16
3.3. Datainsamling 16
3.3.1. Urval 17
3.3.2. Genomförande 17
3.4. Analys av empiri 20
3.5. Tillförlitlighet 21
3.5.1. Reliabilitet och validitet 22
3.6. Etiska överväganden 22
4. Resultat 23
4.1. Empiri 23
4.1.1. Tyst kunskap 24
4.1.2. Explicit kunskap 28
4.1.3. Socialisering 30
4.1.4. Kodifiering 32
4.2. Analys 36
4.2.1. Tyst kunskap 36
4.2.2. Explicit kunskap 39
4.2.3. Socialisering 40
4.2.4. Kodifiering 41
5. Diskussion 42
5.1. Resultatdiskussion 42
5.1.1. Tyst kunskap 42
5.1.2. Tyst till tyst kunskap 43
5.1.3. Explicit kunskap 43
5.1.4. Kodifiering 44
5.2. Metodreflektion 45 5.3. Reflektion utifrån ett Informationslogistiskt perspektiv 45
5.4. Lösningsförslag 46
6. Avslutning 48
6.1. Slutsats 48
6.2. Förslag på fortsatt forskning 50
Källförteckning Bilagor
Bilaga 1. Intervjuguide
Bilaga 2. Missivbrev – informationsblad inför intervju
1. Introduktion
Under följande kapitel presenteras uppkomsten och problemområdet för studien, tidigare forskning inom ämnets område samt den här studiens frågeställning.
1.1. Inledning
Att kunskapen som skapats genom erfarenhet hos en enskild individ inte skulle påverka individens magkänsla vid beslutsfattande, skulle ur ett kunskapsspridande perspektiv vara obegripligt. Ett företag är beroende av att individens tysta och explicita kunskap sprids mellan medarbetare och avdelningar. Däremot så glöms vikten av att definiera den individuella kunskapen bort. Det kan leda till att hjulet uppfinns på nytt, att det läggs ner tid på att hitta kunskap som företaget redan besitter samt att upplärning av nyanställda tar onödigt lång tid. Vilket i det långa loppet gör att resurser i form av individernas teoretiska kompetens och erfarenhet används ineffektivt som leder till ett icke kostnadseffektivt förhållningssätt. Som Edvidsson beskriver:
“Our intellectual capital is at least as important as our financial capital.”
(Edvinsson, 2002, s.22). Däremot kan det vara svårt att definiera sina individuella och tysta kunskaper, såsom Polanyi (1966) uttrycker det: “We know more than we can tell”.
Fallstudien genomförs på fallföretaget Electrolux Professional AB i Ljungby, där företaget genomgående i rapporten kommer att förkortas och därav benämnas som “Electrolux”. Fallstudien syftar att undersöka hur fallföretaget praktiskt arbetar för att sprida, bevara och lagra kunskap inom organisationen, samt att undersöka vilka faktorer som påverkar det. Slutligen ska uppsatsen resultera i lösningsförslag för hur Electrolux praktiskt bör förhålla sig till kunskap för att bevara kunskapen internt inför att någon säger upp sig, går i pension eller om oförutsedda händelser inträffar.
Fallstudien kommer utgå från ett informationslogistiskt perspektiv vilket bygger på begreppet “Informationslogistik” (förkortat IL). Vilket bland annat handlar om att informationsöverlämningen ska ske på rätt sätt, i rätt tid, format eller till rätt kostnad. Att informationen ska vara anpassad så att mottagaren förstår och kan ta till sig informationen, samt att informationen ska komma genom rätt källa (Haftor, 2012).
Kunskapsluckan på fallföretaget framkom under en av studenternas projektarbete som utfördes på Electrolux under höstterminen 2019. Studenten observerade att det fanns många på företaget besatt stora mängder av tyst
kunskap som byggde på deras långa erfarenhet. Vid flertalet tillfällen noterade studenten att när situationer krävde en unik kunskap, hänvisades ofta den som sökte kunskapen till de personer som arbetat på Electrolux under många år.
Vid ett tillfälle frågade studenten en av de erfarna individerna på företaget huruvida hen dokumenterade kunskapen, vilket hen inte gjorde. Studenten diskuterade problematiken ur ett kunskapsbevarande perspektiv med Helena Bondesson (Noric Hub SP Logistic Manager) där den här diskussionen blev startskottet till syftet för den här studien. Bondesson kom därav att bli kontaktperson för den här studien.
Ämnet valdes på grund av att studenterna ansåg att det fanns mycket studier om ämnet “tyst kunskap”, däremot att presentationer, metoder och verktyg för hur företagen faktiskt ska arbeta för kunskapsbevaring saknades.
Förhoppningarna är att studien skulle bidra med riktlinjer för hur fallföretaget och andra företag kan arbeta för att på ett effektivt sätt främjar företagets spridning, bevaring och lagring av kunskap genom implementering av ett verktyg.
1.2. Bakgrund
Organisationer går miste om stora mängder implicit kunskap (tyst kunskap) när en anställd slutar, oavsett om det gäller en pensionsavgång eller om personen som slutar har varit anställd i tio år eller mer. Majoriteten av organisationer står inför ett generationsbyte där så kallade “babyboomers”
slutar eller går i pension, där Koc-Menard (2009) styrker vikten av kunskapsbevaringen inom organisationer. Oron som Koc-Menard (2009) nämner om pensionsavgång av “boomers” uppmärksammar även Calo (2008).
Likaså Calo belyser problematiken med kunskapsförlusten när en stor generation som sitter på mycket kunskap lämnar företaget. Han menar att det är viktigt för företag med kunskaps- och informationsdelning, för utan det skulle företagens framgången minska. Fortsatt menar han att företag har tre kommande problem, som består av: Babyboomers som går i pension, brist på antalet arbetande och ett åldrande av arbetare. Generationen av babyboomers har i många fall tenderat att vara lojala till en eller få arbetsgivare under deras totala arbetsliv. Det leder till att de besitter en enorm kunskap om organisationerna de arbetat på, vilket i många fall blir ett problem i organisationerna när de här anställda slutar. De tar med sig enorma mängder kunskap som inte bevaras inom organisationen. Organisationerna har inga verktyg för hur de skall bevara kunskapen och därav finns det kunskapsluckor, vilket har lett till denna undersökning där målsättningen är att fylla kunskapsluckan.
Gärdenfors (2010) tes om tyst kunskap är att människans individuella intuition grundar sig på den tysta kunskapen. Han hävdar även att det är svårt att omvandla den tysta kunskapen till explicit kunskap, i och med att det behövs en kognitiv bearbetning vid omvandling av erfarenheter (tyst kunskap) till uttalad verbal kunskap (explicit kunskap). Ämnesområdet för studien är därför: kunskapsbevarande inom organisationer när en anställd slutar.
Kunskapsbevarande syftar på att bevara den tysta kunskapen hos varje enskild individ och göra kunskapen explicit. Explicit kunskap är kunskap som kan förmedlas muntligt eller skriftligt. Genom att bevara den tysta kunskapen kan andra ta del av kunskapen och därmed har en kunskapsöverföring skett genom att kunskapen förmedlats vidare till en annan individ.
1.3. Tidigare forskning
Den här studien syftar till att undersöka hur företag ska bevara den tysta kunskapen, samt på bästa sätt dela och överföra kunskapen till andra i organisationen när någon slutar. Edenhall (2020) beskriver vikten och de positiva aspekterna av en fungerande kunskapsöverföring och kunskapsbevarande i organisationer. Medan Jensen (2016) belyser vikten av att skapa en förståelse och ett processtänk för hur olika processer kan omvandla tyst kunskap till explicit kunskap.
I en artikel skriven av Koc-Menard (2009) beskriver han hur företag ska överföra individuell kunskap från grupperingen “boomers” i samband med pensionsavgång. Boomer kommer från babyboomer, som syftar på de människorna som är födda under babyboomen mellan 1946 och 1964. En strategi är att skapa “alumnnätverk” som finns till för att hjälpa de tidigare anställda i organisationen att upprätthålla sina företagsförbindelser efter de gått i pension. Koc-Menard (2009) menar att fler företag bör överväga att använda sig av alumnnätverk för kontakt med pensionärer, därmed kan företagen få tillgång till den höga kunskapen från de kvalificerade pensionärerna. Företag som använder sig av alumnnätverk möjliggör att företagen tar vara på kunskapen genom antingen sociala nätverk eller gästspel av pensionärerna likt en konsult. Genom sociala interaktioner tenderar det att kunskapsöverföring sker i en allt högre grad, dock försvåras det när en pensionär fysiskt slutar och därav är alumnnätverk till stor fördel. Gästspelet av en pensionär fungerar genom att pensionären får en förfrågan att arbeta tillfälligt med ett problem för att den besitter unik kunskap, där pensionären kan tacka ja/nej, eller tipsa om annan lämplig kandidat i alumnnätverket för problemet.
Calo (2008) upplyser liksom Koc-Menard problematiken om babyboomers
och kunskapsförlusten när de går i pension. Däremot menar Calo att istället för att motarbeta kunskapsförlust så är det viktigt att lära upp nyanställa medarbetare för att bibehålla kunskapen i företaget, istället för att hyra in personal kortsiktigt. Calo uppmärksammar även vikten i att dokumentera kunskaperna så att informationen kontinuerligt dokumenteras och finns till hands. Koc-Menard (2009) diskuterar mer om att använda alumnnätverket och det sociala nätverket av pensionärer för kunskapsöverföring och kunskapsinhämtning. Calos (2008) tolkning av en studie gjord av Kankanhalli, Tan och Wei (2005) tyder på att kunskapsöverföring sker i högre grad för att hjälpa en medarbetare, än för organisationens bästa. De menar därför på att det är i organisationens intresse att uppmuntra och stödja kunskapsdelning mellan individer, som i sin tur påverkar företaget positivt. Fortsatt menar Calo att det är viktigt att planera för oförutsedda händelser såsom sjukdom, uppsägning osv. Oavsett situation är det viktigt att planera att en person som besitter mycket kunskap kan lämna företaget oväntat och att det därför är viktigt att ständigt arbeta med kunskapsbevarande för att minimera kunskapsförlust.
Forskningsområdet som berör kunskap är oändligt stort och kan knytas till många olika teorier och verktyg. Ett teoretiskt ramverk är Edvinsson och Malones (1997, ss.52–61) studier om organisationers finansiella och intellektuella kapital, där det intellektuella innefattas av struktur- och humankapital vilket berör en organisations interna kunskap. I studien gjord av Viberg och Wahlström (2011) undersökte de i en fallstudie vilka verktyg Företag X i nuläget använder för att bevara intern kunskap. Undersökningen visade att Företag X delade upp kunskap enligt två strategier: personalisering och kodifiering. Studiens slutsats påvisar vikten av att undvika att enskilda individer besitter på tyst kunskap. Kunskapsspridning, dokumentation och underhåll av kunskap på företag är grundläggande för att öka och främja företagets totala kunskapsbank. Viberg och Wahlström (2011) menar att en företagskultur som är positiv till nätverkande och parallellarbete skapar förutsättningar för kunskapsbevaring och kunskapsspridning av hög kvalitet.
Forssgren och Håkanssons (2007) studie utgår från Edvinsson och Malones (1997, ss.52–53) definition av det intellektuella kapitalet för att göra en jämförelse mellan tillverknings- och kunskapsföretag. Jämförelsen syftade till att identifiera likheter och skillnader, samt att undersöka hur organisationerna utvecklar och vårdar det intellektuella kapitalet. Resultatet av Forssgren och Håkansson (2007) studie visar på att de studerade företagen inte ser humankapital och strukturkapital som en helhet, utan ser det som två separata delar. Däremot at att företagen är medvetna om att de dolda tillgångarna finns.
Vid tillämpad helhetssyn om intellektuellt kapital, skulle företagen kunna ha tillgång till en större mängd kunskap. Studien visar även på att företagen
saknar strategier för hur de ska utveckla och underhålla det intellektuella kapitalet.
Ekmark och Nabil (2016) fallstudie påvisar att PostNord vid personalisering inte använder några rutiner för att kartlägga personlig kunskap. Där emot finns det ett register över vilka som läst en viss utbildning. Registret går sedan att användas för att hitta vem som besitter en viss kunskap. Distributionschef menar att det är viktigt med personligt kunskapsutbyte mellan medarbetare för att dela kunskap. Slutsatsen av studien påvisar att det inte finns några strategier för kunskapsöverföring, däremot att företaget istället använder sig av kodifiering. Respondenterna tyckte att personalisering var en viktig del av arbetet och det fanns en önskan att öka möjligheterna till personlig kontakt.
Dock menar Hansen, Nohria och Tierney (1999, s.107) att en kombination av både personalisering och kodifiering är i princip omöjligt. Studien av Hansen m.fl. publicerades år 1999 när den tekniska utvecklingen inte hade fortskridit så långt som tekniken har gjort idag år 2020. Förutsättningarna för att finna en möjlig och lämplig kombination mellan personalisering och kodifiering är goda i dagsläget.
Den slående slutsats som kan dras utifrån tidigare undersökningar är att många undersöker fenomenet med tyst och explicit kunskap på ett övergripande synsätt, däremot inte rent konkreta fall och exempel för hur av kunskapen praktiskt kan dokumenteras och bevaras.
1.4. Problemformulering
Kunskapsluckan och det vetenskapliga problemet som identifierats och som ska studeras är avsaknaden av praktiska metoder i det dagliga arbetet för de människor som ska realisera kunskapsbevaring och kunskapsöverföring i organisationer. Många organisationer saknar kunskap, verktyg och har brister inom kunskapsbevaring och kunskapsöverföring. Kunskapsluckan ställer till problem när någon slutar, därför är det viktigt att organisationer aktivt arbetar med kunskapsbevaring inför att någon säger upp sig, går i pension eller i förbyggande syfte för plötsliga sjukdomsfall eller dylikt. Kunskapsluckan ledde till att den här undersökningen utgår utifrån en fallstudie med organisationen Electrolux Professional AB, som uttryckt att det i dagsläget finns kunskapsluckor inom ämnesområdet. Electrolux i Ljungby hävdar att de i dagsläget inte har några rutiner eller kunskap hur de ska bevara tyst kunskap i organisationen.
1.5. Syfte och frågeställning
Syftet med rapporten är att genom en fallstudie identifiera och kartlägga hur Electrolux idag gör för att praktiskt bevara den tysta och explicit kunskapen inom organisationen. Samt ge förslag på någon form av hjälpmedel som företaget skulle kunna använda för att öka kunskapsspridningen i organisationen. Rapporten syftar även till att undersöka vad tidigare forskning och studier säger om kunskapsbevarande i organisationer. Beslutsteorin för undersökningen kommer ske utifrån en normativ teori, alltså hur företag bör fatta sina beslut gällande kunskapsbevarandet för att handla rationellt.
Frågeställning 1: Vilka är de främsta faktorerna som påverkar industriföretags kunskapsbevaring idag?
Frågeställning 2: Vilka hjälpmedel använder industriföretag sig utav i det dagliga arbetet för att bevara och sprida av kunskap?
Förväntat resultat
Utifrån problemställningen är det förväntade resultatet för studien att fylla kunskapsluckan om lämpliga metoder och hjälpmedel för kunskapsbevaring inom organisationer. Vilket kommer ske genom att undersöka vad tidigare studier säger om ämnet, samt hur andra företag hanterar intern kunskapsbevaring. Vilket slutligen är tänkt att ge Electrolux enkla realiserbara metoder, hjälpmedel och rekommendationer för hur de praktiskt ska tackla kunskapsluckan och problemet i det dagliga arbetet. Likaså ska delar av resultatet gå att applicera i andra likartade organisationer som står inför samma problematik med kunskapsbevaring och kunskapsöverföring.
2. Teoretisk referensram
Studien kommer att utgå från Nonakas teori (1994) för att definiera vad tyst kunskap är och för att analysera hur tyst kunskap ska bevaras på Electrolux när någon slutar. Studien kommer att använda sig av teorier om intellektuellt kapital som innefattar human- och strukturkapital, för att undersöka vad teorierna säger om kunskapsöverföringen från humankapital till strukturkapital. Samt hur Electrolux bör arbeta för att överföra individens human- och strukturkapital till företagets intellektuella kapital. Slutliga valet av teorierna syftar att hjälpa den här studien för att kunna se problemet utifrån en teoretisk synvinkel. Där förhoppningarna är att de teoretiska ramverken ska bidra med praktiska lösningsförslag som utgår från teorier om kunskapsbevaring.
2.1. Knowledge management
Alvesson (2012) menar att alla olika typer av kunskap som finns inom organisationer är värdefull och kan (om den bevaras) leda organisationer till framgång. För att realisera det, krävs att kunskapen tas tillvara och bevaras, vilket kan kallas Knowledge Management (KM). KM handlar om vad kunskap är, hur kunskap och information delas och överförs i organisationer. Vilket innefattar begreppen kunskapsöverföring och kunskapsbevaring genom knowledge elicitation, vilket innebär att abstrahera individens tysta kunskap för att kunna dokumentera denna i exempelvis en databas. Det finns inget universellt förhållningssätt som passar alla organisationer för kunskapsdelning och kunskapsöverföring, utan det är en obesvarad fråga i forskningen om kunskap är individuellt eller socialt konstruerat enligt Collison och Parcell (2004).
Det är enligt Collison och Parcell (2004) svårt att särskilja och definiera vad data, information och kunskap är. De tre är beroende av varandra och påverkar dess innebörd. Där kunskap definieras som “richer than data or information”
(Collison & Parcell, 2004, s.22).
Nonaka (1994, s. 17) menar att den viktigast punkten för ny kunskap är engagemang. För att nå engagemang finns det tre faktorer; intention, självständighet och fluktion. Intention är hur individen tar sig an världen och hur den anpassar sig till miljön den befinner sig i. Med hjälp av intention kan individen sätta ett värde på information och kunskap. Självständigheten ger individerna möjlighet och vilja att söka ny information och kunskap samt att själva vilja lära sig mer. Fluktion skapas när oförutsedda händelser sker och individen får tänka en gång till om rutiner, deras interaktion med andra och miljön de befinner sig i.
Mängden och typen av kunskap som varje individ besitter skiljer sig i och med att varje människa är unik och dess kunskap är präglad från tidigare erfarenheter, inhämtad kunskap och dylikt. Vi människor kan visuellt ses som ensamma och unika bibliotek eller företag med stora mängder kunskap enligt Dalkir (2005, ss.149–150). Framgången för en individs praktiska användning av en kunskap, styrs av hur enkelt den är att hitta, internalisera och förstå den inhämtade kunskapen.
Collison och Parcell (2004, s.20) menar att knowledge management behöver stå på tre ben för att fungera, se Figur 1 nedan. Knowledge management är i mitten där de tre cirklarna överlappar varandra. De tre ben är teknologi, process och människa. Om enbart teknologi och process tas i hänsyn och används, kommer den mänskliga aspekten saknas, vilket leder till att
människorna kommer göra motstånd till förändringen. Samma sak om vi använder oss av process och människa, däremot utelämnar teknologi. Vilket kan leda till att vi missar den kraftfulla möjligheterna som IT idag för med sig.
Används endast teknologi och människa leder det till att vi automatiserar det som har varit. Alla tre benen behöver tas i beaktning för att nå balans.
Figur 1: Tre perspektiv av Knowledge Management (Collison och Parcell, 2004, s.20).
2.1.1. Kunskapsspridning
Hansen m.fl (1999) yrkar på att det finns två olika strategier för att sprida kunskap enligt KM. Hansen m.fl (1999) beskriver hur kodifiering sprids genom informations- och kommunikationsteknologier, medan personalisering sprids genom sociala interaktioner. Explicit kunskap kodifieras för att vara tidseffektiv och lättåtkomligt i en organisation genom kunskapslagring på databaser. Medan tyst kunskap behöver personaliseras genom arbete i grupp, sociala nätverk, mentorprogram och/eller case/situationsspecifika övningar.
Precis som Hansen m.fl (1999) beskriver menar även Peterson och Stephen (2014) att kunskap och kompentens ska bevaras genom sociala möten och digitala teknologier.
Hansen m.fl. (1999, ss. 107–109) menar att det finns kunskap som är svår att anteckna i dokument. Han menar att personalisering är ett bättre alternativ, att vid personalisering sker kunskapsöverföring när två personer utbyter tankar i ett specifikt fall. Det kan ske mellan två personer genom fysiskt möte, via mejl, över telefon och videosamtal. Det ger individer möjlighet att göra en djupdykning inom området och på så sätt få en djupare förståelse i ämnet, vilket bidrar med kunskapsdelning av tyst kunskap. För att få personalisering att fungera, behövs det ett dokument med information i det specifika fallet personen söker information om, samt kontaktinformation till experten inom
ämnet. Att samtala med varandra är kostsamt och tar tid, däremot menar Hansen m.fl. (1999, ss.14–15) att företaget får tillbaka det i vinst när det väl kommit igång.
Medan Hansen m.fl. (1999) menar att det är svårt eller i princip omöjligt att omvandla tyst kunskap till dokument genom kodifiering, hävdar Dalkir (2005, s.82) motsatsen. Han menar att det är fullt möjligt, däremot att det kräver noggranna och organiserade analyser för att kunna blir framlagda och beskrivna. Likaså att explicit kunskap ofta är väl beskrivet och att denna kunskap kan kodifieras genom sammanfattning och/eller tydlig struktur.
Enligt Dalkir (2005) skiljer sig synen på explicit och tyst kunskap och dokumentationen av denna. Explicit som är enkel att dokumentera och kräver likaså ingen mänsklig kontakt i och med att den generellt oftast är lagrad på något sätt. Första steget för att skapa en lärande organisation berör kunskapslärande på individ- och gruppnivå. Först när information valideras så omvandlas den till kunskap, där kunskapen sedan kodifieras på en organisatorisk nivå. Kunskapsinhämtningen och kodifieringen från individer eller grupper bör ske på ett formaliserat och strukturerat sätt (Dalkir, 2005, s.36). Om företag internt inte bevarar kunskap, kan de anställdas enskilda kunskap inte heller utnyttjas av organisationen. Ett företags inhämtade och förvärvade kunskap är de anställdas kunskap som blivit dokumenterad och uttryckt, alltså kodifierad (Dalkir, 2005, s.81).
2.2. Kunskap - tyst och explicit
Inom kunskap finns det olika uppdelningar och definitioner vad kunskap är och består av. Nonaka (1994) definition av kunskap är att det finns explicit och tyst kunskap. Explicit kunskap består utav kunskap som människan kan förmedla med hjälp av ord och siffror, medan tyst kunskap är kunskap som är svårt att definiera. Tyst kunskap består av personlig kvalité i form av färdigheter och/eller erfarenheter, vilket gör den svårt att förmedla i ord. Tyst kunskap kan även vara kunskap som människan inte vet att den besitter, som dessutom påverkar våra tolkningar av ny kunskap. Polanyi (1966/1997) uttrycker att människan besitter mer kunskap än vad den är medveten om.
Collison och Parcell (2004, ss.18–19) menar att explicit kunskap kan förvaras i dokument. Vilket ger möjligheter att söka efter specifik kunskap och på så sätt förmedla vidare den. Genom att därmed ta del av denna explicita kunskap kombinerat med individens egna erfarenheter, kan tyst kunskap inom ämnet skapas. Fortsatt menar Collison och Parcell (2004) att dokumenterad kunskap egentligen bara är information, däremot att när informationen hanteras med människans egna tankar och erfarenheter skapas förståelse.
Organisationer besitter oerhörda mängder av tyst kunskap hos de enskilda anställda, oavsett om det är kännbart eller ej. För att ta tillvara på denna kunskap behöver allt fler organisationer enkla och tydliga verktyg för hur det ska ske (Nonaka, 1994). Nonaka och Takeuchi (1995) menar att den explicit kunskapen enbart är toppen på isberget och att människor har mer kunskap än vad de är medvetna om, människan besitter även enorma mängder tyst kunskap.
Dalkir (2005, s.8) menar att en individs tysta kunskap kan vara en annan individs explicita kunskap. Tyst kunskap ägs av den enskilda människan och kunskap som lätt kan artikuleras av en individ kan vara svårt för en annan individ att externalisera. Dalkir påpekar att det finns svårigheter för individer med hög grad av specialiserad kunskap/expertis att artikulera tyst kunskap.
Medan en nybörjare inom ett område lättare kan verbalt uttrycka en kunskap för att den kunskapen ofta grundar sig i att de följer en manual eller dylikt.
2.2.1. SECI- modellen
Figur 2: SECI-modellen (Nonaka och Takeuchis, 1995)
Nonaka och Takeuchis (1995, s.284) presenterar kunskapsomvandling i sin modell “Modes of the knowledge creation” även kallad SECI, se Figur 2 ovan.
Modellen syftar på att det finns fyra sätt att omvandla kunskap vilket består av
socialisering, externalisering, internalisering och kombinering. Socialisering är tyst till tyst. Det kan ske genom interaktion mellan individer genom observation eller mentorskap. Vid socialisering kräv egentligen inga ord.
Kombinering är explicit till explicit kunskap. Kunskapen kan delas genom möten med andra. Internalisering och externalisering är tyst till explicit och explicit till tyst kunskap, vilket liknar mer det traditionella begreppet för inlärning. Enligt Dalkir (2005, s.53) är grundstenen i SECI-modellen att omvandla och göra den individuella kunskapen åtkomlig för andra medarbetare i organisationen.
Dalkir (2011, s.21) uttrycker att kunskap är mer komplext än information och data för att det bygger på erfarenheter och kontexter, därmed blir kunskapen subjektiv. Nonakas och Takeuchis modell SECI fokuserar på omvandlingen mellan tyst kunskap och explicit kunskap, däremot anser Dalkir (2005, ss.56–
58) att modellen inte tar med aspekten hur beslutfattande sker genom utnyttjande av båda kunskapsformerna.
Som nämnts ovan är tyst kunskap svår att dela med sig av. Den viktigaste faktorn vid kunskapsdelning av tyst kunskap enligt Nonaka (1994, ss.21-23) är individen. För att individen ska kunna ta del av kunskap behöver hen ta del av upplevelser och skapa erfarenheter. Kvalitén av kunskapen påverkas av två faktorer, varieteten av individens erfarenhet och kunskaper från erfarenheter.
Varieteten av individens erfarenhet handlar om möjligheter till kreativt tänkande. Rutinbaserade arbetsuppgifter ger inte möjlighet till kreativt tänkande vilket gör att ny kunskap minskar över tid. Kunskaper från erfarenheter innebär kunskaper som påverkar både kropp och tanke. Tyst kunskap och erfarenheter kan delas genom interaktion med kollegor, vilket ger möjligheter till delad kunskap och nya perspektiv. Exempel på utförande skulle kunna vara genom att skapa en grupp i företaget där medarbetarna har möjlighet till interaktion med varandra. Gruppen bör bestå av 10–30 personer.
Enligt Parsaye (1988) som Dalkir (2005, s.181) tar upp att det finns tre tillvägagångssätt för att fånga den tysta kunskapen. Tillvägagångssätten består av: att lära sig genom berättelse, observation och intervju med en person som besitter kunskapen. Alla tre tillvägagångssätten eller en kombination av de kan behöva användas för att abstrahera den tysta kunskapen. Däremot kan de påverka varandra och därav kan olika situationer kräva olika tekniker för att fånga kunskapen.
2.3. Intellektuellt kapital
Intellektuellt kapital grundar sig i att individen har mer mänskligt kapital än individuell kompetens. Kärnan inom intellektuellt kapital handlar om förmågan att skapa en större kunskap och helhetssyn för organisationens utveckling. Edvinsson (2002, s.26) menar att intellektuellt kapital är en universell teori som berör alla organisationer, likaså samhället. Edvinsson och Malone (1997, ss.55–56) menar att intellektuellt kapital består av förmågor som är uppdelade i struktur- och humankapital. Strukturkapital består av det som finns kvar när den anställde går hem från företaget, såsom dokument.
Humankapital är erfarenheterna, kunskapen och dylikt som varje individ besitter. Kunskaper är personliga, vilket betyder att företaget inte kan “äga”
humankapital.
Edvinsson (2002) menar att det finns tre missförstånd kring begreppet intellektuellt kapital:
Första missförståndet enligt Edvinsson (2002, ss.23–24) grundar sig i att många misstar KM för intellektuellt kapital. KM är dock enbart en del av det intellektuella kapitalet. KM består av överföring, utbyte och lagring av kunskap. Edvinsson (2002, s.23) menar att inom KM ses kunskap som något som kan lagras och hanteras, likt ett fysiskt objekt. Medan det intellektuella kapitalet består snarare av kunskapsflöden och framtida förtjänster i organisationen.
Vidare menar Edvinsson (2002, ss.24–25) att det andra missförståndet kring intellektuellt kapital är att enbart anta att det består av det ekonomiska värdet hos en anställd. Det intellektuella kapital består framförallt av tillgångarna så som kompetens, förmågor och kunskap. Tillgångarna av det intellektuella kapitalet utvecklas utifrån fyra följande aspekter:
1. Skapandet av ny kunskap
2. Användandet av nuvarande kunskap för att hantera problem 3. Bearbetning, lagring och överföring av kunskap
4. Anskaffning av kunskap av lärdomar och undersökningar
Tredje missförståndet enligt Edvinsson (2002, s.25) är att vissa tror att begreppet och teorier om det intellektuella kapitalet endast är en trend.
Edvinsson (2002) påtalar dock svårigheterna och problematiken för omvandlingen av humankapitalet (den kunskap som anställda har med sig när de lämnar arbetet) till intellektuellt kapital. Målet är att den anställdas enskilda kunskap ska överföras till företaget och finnas kvar när den anställda lämnar
företaget. Desto mer kunskap som överförs från humankapital till ett företags strukturkapital, desto större värde och kunskapsbank får företaget.
Enligt Dakir (2005) finns det tre nivåer (se nedan Figur 3) av människans intellektuella kapital vilka består av strategiska, taktiska och operativa nivån.
Desto lägre i nivåerna, det vill säga den operativa nivån; handlar det mer om objektivt kapital. Är den intellektuella nivån strategisk handlar det snarare om subjektivt kapital.
Figur 3: Tre nivåer av intellektuellt kapital (Dalkir, 2005, s.17)
2.4. Kombination av de teoretiska ramverken ur ett informationslogistiskt perspektiv
Dalkir (2005) fokuserar på tekniken vid socialisering medan Hansen m.fl.
(1999) fokuserar på den sociala interaktionen. Utifrån en sammankoppling av de här teoretiska ramverken ser vi en koppling mellan det intellektuella kapitalet enligt Edvinsson (2002) och tyst och explicit kunskap enligt Nonaka (1994). Baserat på det här synsättet kan humankapital översättas till tyst kunskap. Syftet med den här studien är att identifiera metoder och hjälpmedel för omvandling av humankapitalet till strukturkapital, där fokus är att fysiskt dokumentera det individuella humankapitalet innan en anställd slutar. Att fysiskt dokumentera kunskapen som omvandlas till ett företags strukturkapital enligt Edvinsson och Malones (1997) teori, kan enligt Hansens m.fl. (1999)
teori ses som en omvandling av den enskilda anställdas kunskap. Alltså hur kunskap kan kodifieras genom dokumentation och/eller dokumentera kunskap genom personalisering vilket innefattas av sociala interaktioner. Därmed finns det kopplingar mellan teoretiska ramverket om kodifiering och personalisering; samt human- och strukturkapital. Genom att ett företag omvandlar humankapitalet till strukturkapital, alltså genom dokumentation (kodifiering) överförs de anställdas kunskap så att det stannar inom företaget.
För att visualisera det här sambandet och kombination av teoretiska ramverk, se nedan Figur 4.
Utifrån kombinationen av de olika teoretiska ramverken (se Figur 4) kommer följande ord ses som synonymer fortlöpande i den här studien: Tyst kunskap och humankapital anses vara samma typ av kunskap för enskilda individen.
Explicit kunskap anses vara samma typ av dokumenterad kunskap såsom företagets strukturkapital. Humankapital kan vara explicit kunskap om den muntligt delas.
Figur 4: Kombination av de teoretiska ramverken ur ett informationslogistiskt perspektiv (Skogelind & Engström, 2020).
3. Metod
En studies metodik beskriver vilket tillvägagångssätt som kommer att användas för att kartlägga verkligheten som skall studeras. Nedanstående underrubriker beskriver hur undersökningens metodik har planerats och genomförts.
3.1. Vetenskaplig ansats
Datainsamlingen av en studie kan vara antingen induktiv eller deduktiv. I en induktiv ansats undersöker och samlar forskaren in data från verkligheten utan några förväntningar innan, som denne sedan systematiserar. En deduktiv ansats motsvarar motsatsen istället, där forskaren först skapar sig förväntningar om verkligheten och därefter samlar in empiri för att undersöka huruvida förväntningarna överensstämmer med verkligheten. En deduktiv ansats lämpar sig bra när individers syn på ett tydligt definierat förhållande efterfrågas (Jacobsen, 2012, ss.34–35).
Den här studien har genomförts med en deduktiv ansats enligt Jacobsens ovanstående definition. Det innebär att studenterna först skapat sig förväntningar om hur bevaring, lagring och spridning av kunskap ser ut på Electrolux, därefter samlade studenterna in empiri från Electrolux och jämförde huruvida förväntningarna överensstämde eller inte.
3.2. Fallstudie
En fallstudie är en studie som görs på ett enskilt fall, på exempelvis en organisation eller en avdelning. En fallstudie kan även ha ett mer generellt spektrum där studien ses som ett fall av flera. Däremot är huvudpunkten med genomförandet av en fallstudie att se fallets egna specifika förutsättningar (Alvehus, 2019. s.79). Studiers empiri måste enligt Jacobsen (2002, ss.21–22) uppfylla två kriterier: empirin ska vara trovärdig och tillförlitlig, samt giltig och relevant. Giltigheten i empirin kan i sin tur delas upp enligt intern och extern giltighet. Extern giltighet är relevant för andra organisationer att använda i andra sammanhang, medan intern giltighet är mer kopplat till specifika situationer och är därav svårare att använda för andra organisationer och sammanhang.
Kunskapsluckan ledde till att den här undersökningen utgår utifrån en fallstudie med organisationen Electrolux Professional AB i Ljungby, där de har uttryckt att det i dagsläget finns bristande kunskap inom ämnesområdet.
Kontaktpersonen på Electrolux i Ljungby hävdar att de i dagsläget inte har
några rutiner eller någon kunskap hur de ska bevara explicit och tyst kunskap i organisationen. Därmed har den här fallstudien för avsikt att skapa en bred förståelse inom ämnet och resultera i goda praktiska och användbara verktyg med stark verklighetsförankring.
Då den här studien är en fallstudie om hur situationen ser ut på Electrolux kopplat till teorier, finns det en hög intern giltighet för denna studie. Resultatet kan vara relativt svårt att applicera för andra företag om situationerna skiljer sig för mycket. Andra företag kan dock finna inspiration, skillnader och likheter som de skulle kunna ha användning av i sin organisation.
3.2.1. Fallföretaget - Electrolux Professional AB
Fallföretaget för den här studien är den globala industriorganisationen Electrolux Professional AB där urvalet av respondenter för intervjuerna sker utifrån de olika avdelningarna i Ljungby. Electrolux Professional AB tillverkar professionella lösningar inom Food, Laundry and Beverage. Företaget är sedan år 2020 börsnoterat. Electrolux hade under 2019 cirka 548 anställda.1
3.3. Datainsamling
Den här studien utgår från en pragmatisk ansats där det inte finns någon skillnad mellan en kvantitativ och kvalitativ data. Däremot ger en kvalitativ ansats en djupare och bredare förståelse för ämnet som ska undersökas genom att respondenten kan påverka och forma intervjun. En enkät är låst till forskarens egna frågor vilket enbart ger respondenten möjlighet att välja ett av svarsalternativen, medan semistrukturerade intervjuer ger respondenten möjlighet att påverka resultatet vilket ger ett större djup (Jacobsen, 2002, ss.
142–143). Vi är medvetna om fördelarna med en metodtriangulering, att kombinationen av kvalitativ och kvantitativ ansats motverkar varandras svagheter. Däremot gjordes endast en kvalitativ ansats på grund av studiens tidsbegränsning. Datainsamling genom intervjuer ger forskarna en närhet till respondenterna, vilket ger möjlighet att få insikt i individens tolkning och uppfattning. Närheten kan dock påverka replicerbarheten genom att studenternas egna åsikter kan påverka respondentens svar. Jacobsen menar att det inte finns någon skillnad på resultatet beroende på om närhet eller sitans används, däremot att de olika metoderna har olika undersökningseffekter som bör tas i hänsyn (Jacobsen, 2002, s. 47).
1 Helena Bondesson, Noric Hub SP Logistic Manager, e-post den 6:e maj 2020
Undersökningen och analysen av det insamlade empiriska materialet från fallstudierna tolkas och värderas utifrån en jämförelse med teorier och verktyg inom ämnesområdet. Insamlingen av empiri i fallstudien sker genom intervjuer med sju specifikt utvalda anställda på Electrolux.
3.3.1. Urval
Vid en kvalitativ studie finns det inte alltid tid att intervjua alla i en organisation. Därför krävs det ofta att studien fokuserar på ett urval ur en population. Urvalet är ofta ändamålsstyrt i och med att det är valt för att belysa och passa problemställningen (Jacobsen, 2002, ss. 193–194).
Kravet för respondenterna är att de har arbetat i tio år eller mer, samt att de ska besitta en stor mängd tyst kunskap och därmed utifrån kontaktpersonen anses vara en nyckelperson. Respondenterna valdes ut av kontaktperson på Electrolux utifrån kriterierna, därmed sker urvalet av respondenterna utifrån kontaktpersonens subjektiva uppfattning. Respondenterna består av anställda med spetskompetens inom områdena: logistik, försäljning och eftermarknad, produktion, utveckling och R&D (Research & Development, konstruktion).
Uppdragsgivaren för denna studie och det tänkta slutresultatet är till för Logistikavdelningen på Electrolux i Ljungby, däremot ska materialet för kunskapsbevaringen vara applicerbart för hela koncernen. Populationen för uppsatsen är anställda på Electrolux i Ljungby.
3.3.2. Genomförande
Figur 5 nedan visualiserar tidslinjen för genomförandet av studiens tillvägagångssätt.
Figur 5: Processen för studiens genomförande (Skogelind & Engström, 2020)
Intervjuguide - Semistrukturerade intervjuer
Insamlingen av data sker i form av semistrukturerade intervjuer, vilket skapar en möjlighet att ha förberedda frågor inför intervjun som kan anpassas utifrån respondentens svar. En semistrukturerad intervju ger intervjuaren större möjlighet att styra samtalet i hens riktning. Människors uppfattning är subjektiv och kan ha skilda åsikter, tankar och krav. Vilket resulterar i att samma intervjuguide kan ge helt olika resultat samt att intervjuarens frågor är beroende på respondentens svar. Beroende på hur intervjuaren svarar respondenten kan intervjun ge olika svar. Om till exempel intervjuaren är intresserad av en viss ämnesfråga, kan intervjuaren styra respondenten till den frågan. Det är därför viktigt att ha i åtanke att intervjuarens frågor kan påverka svaren (Alvehus, 2019, ss.86–88). Vidare uttrycker Alvehus vikten att en semistrukturerad intervju enbart har ett fåtal bestämda frågor för att ge utrymme för respondenternas svar beroende på hur utvecklande de är.
Processen för revideringen av intervjuguiden fokuserades därför på att korta ner antalet frågor till mer övergripande och generella frågor.
Då studien ämnar att ta fram metoder och hjälpmedel för kunskapsbevaring och kunskapsspridning behövde olika individers perspektiv belysas hur synen och rutinerna idag ser ut för kunskapsbevaring och kunskapsspridning. Därav valdes semistrukturerade för att belysa olika avdelningars och individers syn och arbetssätt inom området idag. Vilket grundar sig i att respondenterna som intervjuas, är sju skilda individer från flera avdelningar med olika erfarenheter och olika perspektiv om kunskap. Vilket resulterar i att de sju intervjuerna ger olika resultat beroende på respondenternas svar och intervjuarens följdfrågor.
Semistrukturerade intervjuer användes för att kunna ställa följdfrågor till respondenterna för att fördjupa sig i ämnet, samt för att identifiera respondenternas tysta kunskap. Alltså kunskap och erfarenheter som de eventuellt inte är medvetna om att de besitter.
Uppbygganden av intervjuguiden utformades utifrån det teoretiska ramverket och dess utgångspunkter så att alla frågor var grundade utifrån teorin. De teoretiska ramverken som använts som underlag till intervjuguiden (se Bilaga 1) är:
- Tyst och explicit kunskap enligt Nonaka (1994), Nonaka och Takeuchi (1995), Dalkir (2005), Parsaye (1998), Collison och Parcell (2004) och Polanyi (1966, 1997).
- Intellektuellt kapital enligt Edvinsson (2002), Edvinsson och Malone (1997) och Dalkir (2005).
- Kunskapsspridning enligt Hansen m.fl (1999), Peterson och Stephen (2014) och Dalkir (2005).
- Knowledge management enligt Alvarsson (2012), Collison och Parcell
(2004) och Nonaka (1994).
Intervjufrågorna utformades likaså utifrån de olika teoriernas begrepp för att svaren från respondenterna skulle vara nära förankrat till teorierna inom ämnet. Frågorna hade för avsikt att undersöka respondenternas tankar om lagring, spridning och bevaring av tyst och explicit kunskap, vilket i det stora hela berör ämnesområdet knowledge management. Frågorna hade för avsikt att undersöka respondenternas svar på de fem olika avdelningarna, för skapa en bred förståelse för hur kunskapsbevaringen ser ut på Electrolux.
Respondenternas svar kopplades därefter till teorierna för att kunna analyseras.
Pilotstudie
För att försäkra sig om att formulärsundersökningen ger rätt svar kan en pilotstudie genomföras innan intervjun genomförs på respondenterna. Rent praktiskt innebar det att det genomfördes en testintervju för att ge möjlighet att revidera intervjufrågorna innan de tilltänkta intervjuerna äger rum (Jacobsen, 2002, ss. 151–152). Pilotintervjun genomfördes för att säkerställa att frågorna som ställdes på intervjun uppfattades rätt så att frågorna ger relevanta svar för studien. Intervjuerna testades på två oberoende personer innan den slutgiltiga intervjuguiden fastställdes. Den slutgiltiga intervjuguiden testades därefter på ytterligare tre andra oberoende personer för att identifiera eventuella behov av revidering innan intervjun genomfördes på de tilltänkta respondenterna från urvalet.
Informationsblad
Jacobsen (2002, ss.316, 484) belyser vikten av att respondenterna ska vara fullt informerade om en studie. Såsom syftet med studien, hur och vad datainsamlingen kommer användas till så att respondenterna är tillräckligt informerade. Dock är det en vågskål att inte informera allt för mycket i och med att en människa bara kan ta in en begränsad mängd information. Jacobsen menar att det därmed är viktigt att hitta en balans och nå en nivå av “tillräcklig information”. Utifrån urvalet av respondenter till intervjuerna mottogs kontaktuppgifter till samtliga, som därefter kontaktades via telefon där tre föreslagna intervjudagar presenterades. Respondenterna bekräftade huruvida någon av intervjudagarna passade, och efter att alla blivit uppringda planerades de sju intervjuerna in under två dagar. Respondenterna fick därefter ett missivbrev (informationsbrev) med bekräftelse på datum och tid för intervjun, samt en kort introduktion om ämnesområdet som skulle diskuteras på intervjun (Se Bilaga 2).
Kontext/miljö
Jacobsen (2002, ss.164–165) påpekar vikten av hur en miljö eller kontext
påverkar resultatet för en intervju. Enligt Jacobsen finns det ingen kontext som kan anses som neutral och som inte påverkar en intervjus innehåll, utan alla miljöer har sin påverkan. Vilket intervjuaren måste vara väl medveten om, att olika situationers kontext kan påverka resultatet i en intervju. Ett fysiskt möte hade dock skapat ett mer personligt möte med större öppenhet i kommunikationen. Viktigt att tillägga är dock att miljön där den fysiska intervjun i så fall hade utspelat sig hade påverkat intervjuns öppenhet. En miljö där både respondenten och intervjuarna är bekväma, skapar en öppnare dialog och kommunikation under intervjun. Bekvämligheten i en dialog är subjektiv och olika människor kan föredra olika forum för kommunikation. Intervjuerna var från början tänkt att ske med fysisk närvaro på Electrolux. Intervjun var planerad att ske på respondenternas kontor. Dock ändrades förutsättningarna på grund av pandemin COVID-19 (Folkhälsomyndigheten, (u.å.). Därför skedde intervjuerna genom videosamtal och telefonsamtal utefter de riktlinjerna studenterna fått från skolan.
Längd och individorienterad intervju
En intervjus längd har påverkansfaktorer för en kvalitativ studies resultatet menar Jacobsen (2002, s.167). En för kort intervju ger bara utrymme för korta och konkreta frågeställningar, medan en lång intervju kan bli uttröttande för inblandade parter. Tidsbegränsningen för den här studien var därav ca en timme, vilket också visade sig vara lämplig utifrån när intervjuguiden testades i pilotintervjuerna. Jacobsen beskriver likaså huruvida antalet gånger som respondenten intervjuas påverkar den insamlade informationen från intervjuerna. I och med att den här studien syftar att undersöka olika individers åsikter och uppfattningar om kunskapsbevaringen och kunskapsspridningen på olika avdelningar inom samma företag, hålls därav enbart en intervju/person, vilket kallas för engångsintervjuer. Om en mer djupgående förståelse för en specifik situationen önskas, behövs en återupprepning av intervjuer för respondenterna igen.
3.4. Analys av empiri
Den insamlade empirin från de transkriberade intervjuerna analyseras för att identifiera gemensamma nämnare och avvikelser. I och med att semistrukturerade intervjuer kommer användas kan även enskilda åsikter framkomma, vilket påverkar analysen av den insamlade empirin. Analysen av respondenternas svar kan både ha likheter och skillnader, vilket också kommer påverka och skapa ett djup i undersökningens analysdel (Jacobsen, 2002).
Analysen av det empiriska innehållet kommer att ske utifrån en kombination av de valda teoretiska ramverken för den här studien, vilket innefattar tyst och explicit kunskap, intellektuella kapitalet med dess tre nivåer, samt kodifiering
och socialisering. Kombinationen av de teoretiska ramverken illustreras i Figur 4.
Genom transkribering omvandlar man respondentens muntliga svar till text.
Vid transkriberingen valdes upprepningar att inte skrivas med och andra språkfel rättades till för att göra meningen förståelig att läsa (Alvehus, 2019, ss.89–90). Jacobsen (2002, ss.219–220) belyser att transkribera intervjuer är påfrestande och tidskrävande, däremot att det finns enorma fördelar i analysarbetet av den sedan transkriberade rådata från intervjuerna.
Tillvägagångsättet anses vara effektivt och det finns garantier att all data från intervjuerna finns med till analysen och kan därav belysa olika infallsvinklar från respondenterna. Kodifieringen av rådata gjordes med hjälp av kodifieringsmetoden “initial kodning”. Där transkriberingen först delades upp i relevanta ord som beskrev det som respondenten sagt för att sedan delas in i kategorier utifrån de teoretiska begreppen (Saldana, 2015, ss.19–20).
Kategorierna användes sedan för att identifiera likheter, skillnader och dylikt för att därmed analysera eventuella samband mellan respondenternas svar (Jacobsen, 2002, ss.240–241).
Varje inspelning från de sju intervjuerna lades in i ett digitalt hjälpmedel som möjliggjorde det att öka och sänka farten på ljudfilen, skriva text och med enkla kortkommandon pausa, spola fram och tillbaka i intervjun och därefter exportera den färdigtranskriberade intervjun. Alla transkriberade intervjuerna samlades därefter i ett dokument där studenterna sedan gick igenom materialet för att kunna kodifiera svar från respondenterna där det handlade om samma ämne. När kodifieringen av de sju intervjuerna var klara, kunde analysen och jämförandet av respondenternas olika svar påbörjas. I den här fasen identifierades likheter, olikheter och övriga insikter som därefter presenterades i kapitlet resultat. Empiri som inte bidrog till studiens framfart eller som svar till forskningsfrågorna sorterades bort.
3.5. Tillförlitlighet
De praktiska förutsättningar som skulle kunna påverka denna undersökning är tiden, tillgänglighet till de som ska intervjuas och kontaktpersonen på Electrolux.
Genomförandet är utfört på ett transparent tillvägagångssätt så att det går att applicera på liknande organisationer för att kartlägga organisationens nuvarande förhållningssätt för bevaring, lagring och spridning av kunskap.
3.5.1. Reliabilitet och validitet
Pandemin COVID-19 (Folkhälsomyndigheten, (u.å.) utmynnade i att Electrolux införde speciella åtgärder som innebar att företaget inte fick ta emot besökare som inte var anställda. Därför skedde alla intervjuer genom telefonsamtal eller videosamtal, där respondenten fick fri valmöjlighet mellan nämnda intervjuupplägg. Svårigheten med intervjuerna som hölls via telefon är att det blev opersonligt, svårt att läsa av kroppssignaler vilket resulterade i att intervjuarna råkade avbryta respondenten, vilket kan påverka studiens validitet. För respondenten hade intervjun kanske upplevts som öppnare om ett videosamtal använts, medan vissa har lättare att vara ärliga och öppna i ett vanligt samtal. Tekniken ställde likaså stor påverkan genom att internetanslutningen ibland var bristfällig för respondenterna, vilket ibland avbröt telefon- och videointervjuerna. Fördelen med videosamtal var att det fanns en större möjlighet att läsa av ansiktsuttrycken hos respondenten. Genom möjligheten att läsa av ansiktsuttryck kunde intervjuarna se när respondenten funderade och behövde lite tid för att kunna svara.
Tack vare de tekniska möjligheterna att hålla intervjuerna via telefon och video kunde intervjuerna fortlöpa ändå, vilket är det viktigaste för studiens framfart.
Däremot kan resultatet ha blivit påverkat av den ändring som ofrivilligt skedde på grund av den oförutsägbara händelsen.
Resultat av den insamlade och bearbetade empirin från intervjuerna skickades till två av respondenterna som efterfrågat att få läsa igenom materialet innan rapporten publicerades. Materialet skickades för att kontrollera att studenterna hade tolkat den insamlade empirin korrekt, samt att slutsatser och analyser därmed överensstämde med vad respondenten menade.
3.6. Etiska överväganden
Nedan presenteras olika etiska aspekter som den här studien har utgått utifrån och tagit hänsyn till under studiens gång.
Informerat samtycke
Informerat samtycke enligt Jacobsen (2002, s.165) innebär att personen som medverkar i studien har rätt att veta vad informationen ska användas till. Vid uppstartsmöte för studien på Electrolux godkände vår kontaktperson studiens syfte och tänkta resultatet. Hen var personen som valde ut respondenterna i och med att hen ansåg att de har en unik kompetens alternativt att de besitter en stor mängd tyst kunskap. Alla respondenter blev tillfrågade i förhand av studenternas kontaktperson på Electrolux. Medverkan i intervjuerna var frivillig och medverkande fick berättat studiens syfte innan intervju började.
Innan intervjun startade fick respondenterna information om deras rätt att vara anonyma (Jacobsen, 2002, ss.485–486). Vid inspelning och användning av respondentens namn gav respondenterna ett informerat samtycke för användningen av data från intervjun samt användningen av respondentens namn och arbetsroll.
Inspelning/bevaring av data .
Jacobsen (2002, s.166) menar att det kan vara svårt att för intervjuaren att föra anteckningar och samtidigt koncentrera sig på intervjun. Vid inspelning av intervjun kan intervjuobjektets hela meningar citeras ordagrant. En nackdel vid användning av inspelare är att det kan medföra tekniska problem som ger avbrott eller problem under intervjun eller med inspelningen. Inspelningens kvalité kan påverka resultatet när kvalitén blir så dålig att det blir omöjligt att tyda respondentens svar eller att ett störande moment/ljud stör intervjun, vilket försvårar transkriberingen. Varje intervju spelades in genom ett inspelningsprogram för att möjliggöra att gå tillbaka till information som sades under intervjun. Intervjun spelades in med två inspelningsprogram, som en säkerhet om ett tekniskt problem skulle uppstå. Det är endast ljudinspelningen som kommer sparas, inte videosamtalet i sig som sin helhet.
Ljudinspelningarna transkriberades för att kunna analyseras och användes sedan för att lyfta fram likheter, skillnader och övriga intressanta svar från respondenterna.
4. Resultat
4.1. Empiri
I följande kapitel presenteras den insamlade empirin från de sju genomförda intervjuerna. Vissa svar från respondenterna berörde flera olika teoretiska ämnesområden och kunde därav placeras under flera ämnesrubriker (se nedan underrubriker i det här kapitlet), värderade studenterna därför svaren och bestämde gemensamt vart svaren skulle placeras under resultatkapitlet.
Nedan i Tabell 1 presenteras relevant fakta om samtliga respondenternas befattning, anställningslängd på Electrolux, födelseår samt uppskattad längd tills pensionsavgång. Samtliga av respondenterna har haft flera olika befattningar, där vissa har bytt avdelningar medan andra har bytt befattning inom en avdelning. Respondenterna krävde inte att bli anonymiserade, däremot valde studenterna att inte benämna respondenterna vid deras titlar i presentation av resultat och analysen för att titlarna var långa och hade förstört textens flöde. För att förenkla läsningen benämndes därmed respondenterna
för “respondent A, B, C, D, E, F och G”.
Tabell 1: Fakta om respondenterna
Respondent Befattning Anställning -slängd (år)
Födelseå r
År kvar tills pension
A Customer care
manage nordic countries
22 1969 14–16
B Master planner 23 1959 5
C Developement
manager
35 1956 3–4
D Sales support
administration manager
31 1959 7
E Approval
manager
37 1957 2,5
F Functional
software owner (FSO)
30 1967 15
G Product
industrialization manager
45 1955 1
Nedan presenteras resultatet under de ämnesrubriker som framkommit under bearbetning av empirin.
4.1.1. Tyst kunskap Expertkunskap
Respondent A menar att erfarenheten medarbetaren besitter är viktigare än spetskompetensen, att det är erfarenheten som skapar spetskompetens. Likaså att längden för en anställning påverkar graden av din expertnivå inom ditt område, samt att det sociala nätverket inom området är väl etablerat.
Respondent A uttrycker därmed att ”Det blir rätt mycket effektivitet i det, och en snabbhet i vem man ska kontakta, hur man ska göra och vilka trådar man ska dra i.” Respondent C och G uttrycker att erfarenhet ger en kunskapsbredd, snarare än spetskompetens. Respondent F lyfter också fram vikten av bredd
“Du räknar dom lätt på din vänstra hands fem fingrar, av oss som kan rimligt mycket från inköp och produktion, till lagerhållning, försäljning och eftermarknad”. Vilket syftar på att det finns få personer inom organisationen i Ljungby som har lite kunskap från olika delar av organisationen, inte bara sitt eget område. Respondent F beskriver vidare att inom hens team berör besluten
“mycket mer övergripande strategiskt hur saker och ting bör hänga ihop eller ska hänga ihop”. Vidare beskriver respondenten hur förslag och synpunkter behöver komma från alla olika delar av organisationen när en förändring och/eller beslut ska tas, innan någon som har mandat kan genomföra förändringar. Likaså respondent C belyser vikten av att arbeta krossfunktionellt mellan alla olika avdelningar för att kunna fatta rätt beslut/förändringar.
Flera av respondenterna beskriver att den långa erfarenheten ger en bättre magkänsla vid beslutsfattande när olika situationer eller problem uppkommer.
Däremot beskriver respondent A att oavsett hur lång erfarenhet du än har så kan beslutfattande ibland vara osäkert vid beslutfattandet:
“Ibland måste man ta beslut. Är det man gör rätt eller fel, det vet man inte förens man har facit i hand. Beroende på vissa saker så måste man ta beslut ibland på saker som man inte vet till 100% är rätt, men det är rätt vid det tillfället man tar beslutet i alla fall”.
Respondent F belyser att en förbättring inte enbart kan införas på en nivå för att optimera en sak utan att ta hänsyn till andra nivåer. Om förbättringen inte tar hänsyn till alla nivåer kan det skapas enorma mängder följdfel. Respondent A uttrycker att “...man gör mycket utan att man tänker på det, man tänker inte på att det faktiskt är en kompetens utan tar till exempel ett beslut utan att reflektera att beslutet grundar sig i någon form av kompetens”. Respondent C och A uttrycker att dokumentation inte kan ersätta erfarenhet helt och hållet utan det behövs en kombination. Respondent G uttrycker att många yrken kräver en kompetens och uppbyggnad av personliga kunskaper för att kunna utföra arbetet. Därmed är inte alltid den teoretiska kunskapen viktig i och med att den inte alltid går att applicera i praktiken. Såsom respondent F beskrev i exemplet nedan:
"Där kom en kille in från vår IT-sida och har suttit 1,5 vecka och slagits med en stackars databas... och så sade han bara ‘Men snälla, titta på skiten. Hjälp mig för jag får inte ihop det’. Det visar sig att det satt ett mellanslag (ett blanksteg) efter ett artikelnummer. Att hitta ett blanksteg i en databas som du har suttit i tusen timmar och slagits med skiten... det är inget sådant du dokumenterar. Så väldigt mycket av den här erfarenheten”.
Respondent C beskriver hur stora organisatoriska förändringar kan leva kvar i många år även om de utvecklas vidare, genom att de förändringarna är grunden för eventuellt framtida förnyelser. Såsom respondent E berättade att hen har varit med och utvecklat de flesta komponenterna till maskinerna idag, samt att respondent F har utvecklat många av de system som idag används.
