Lean och handlingsutrymme

Majoriteten av socialarbetarna upplever att handlingsutrymme och Lean saknade koppling. De upplevde att de sågs som oberoende av varandra och ansåg att Lean agerar mer som ett verktyg för planering snarare än

inverkande på professionellt handlingsutrymme. Uppfattningarna om Leans påverkan på handlingsutrymmet är beroende av socialarbetarens subjektiva definition av vad handlingsutrymme innefattar. Empirin skildrar delade meningar gällande vad begreppet innebar då en del av socialarbetarna tycktes definiera begreppet primärt utifrån bedömning och beslutsfattande av klientinsatser, snarare än möjligheten till påverkan av arbetsuppgifter och arbetsupplägg. Andra exemplifierade att handlingsutrymme även innefattade

34

självständighet gällande arbetsupplägg vilket vi kan skildra i nedanstående citat där socialarbetaren beskriver sitt handlingsutrymme i förhållande till Lean:

För mig så har det blivit mer att jag vet vad jag ska göra. Det har blivit mer tydligt [...]. Jag har mina ärenden och kan planera utifrån ett helt annat sätt. Jag kan lägga upp att jag har fått in kanske en brukare som har ringt in och då bokar jag exempelvis på onsdag för att jag har ändå en lucka. Jag kan se det och jag kan följa det. Jag kan planera mycket bättre. Dels kan det vara på grund av Lean. Vi har en annan frihet [...] Men handlingsutrymmet påverkas ändå inte så mycket

[...] Jag kan ju ändå fatta beslut, jag kan ändå göra de besluten som jag bedömer. Det begränsar mig inte alls på det sättet att i mitt dagliga arbete, det gör det inte (Socialarbetare 2)

Socialarbetaren antyder att handlingsutrymmet att fatta beslut gällande klienter inte alls påverkas av Lean, hen har fria tyglar att planera och strukturera arbetet och upplever att det är på grund av Lean.

Socialarbetarens uttalande kan dras parallellt till Jessen & Tuftes (2014) resultat, att trots ökad standardisering inom det sociala arbetet upplever socialarbetare att de fortfarande har ett stort handlingsutrymme att fatta egna beslut inom ramen av nya administrativa regimer som Lean innebär.

Forskning visar att byråkratiska ledarskapsregimer anses begränsa socialarbetarens handlingsutrymme då det finns en uppfattning att det medför mer kontroll av arbetet och en inskränkning av autonomi (Jessen & Tuftes 2014). Detta forskningsresultat tycks inte skildras i socialarbetarens ovanstående citat då hen visar tecken på autonomin och tillit från

organisationen vilket snarare är typiska för den yrkesmässiga

professionalismen inom Evetts teori (2010). Socialarbetarens möjlighet till självstyrning är även indikationer på Skillmarks (2018) förhandlande

diskretionära position där standardiseringen i socialarbetarens arbete snarare agerar som komplement då hen upplever frihet och för diskretionära

resonemang hur hen kan lägga upp sitt arbete

(Skillmark 2018). Även en annan socialarbetare uppgav att handlingsutrymmet inte påverkas av Lean. Hen beskrev snarare

uppskattning gällande de verktyg som implementerats till följd av metoden:

Ja, jag tycker ju att transparens är bra. Den delen av Lean tycker jag är bra. Helt utan någon form av styrning tycker jag inte är så bra kanske [...] Så lite struktur måste vi ha på en arbetsplats. Lite vi ska veta vad ni gör för annars kan det bli lite flummigt. Lite kontroll behövs [...] (Socialarbetare 1)

Socialarbetaren anser att strukturen som Lean medför är positiv för organisationen och att struktur och kontroll är nödvändigt. En chef inom samma organisation uttalar sig likartat gällande struktur:

35

Så jag tycker att handlingsutrymmet, öka kanske är fel att säga för jag tror nog man hade ett stort

handlingsutrymme innan jag började här, innan man hade Lean. Handlingsutrymme är ju jättebra att ha men man måste ha en tydlig struktur för att man ska må bra i handlingsutrymmet om du förstår vad jag menar. Att är det inte tydligt med vad som gäller, då kan ju ett

handlingsutrymme bli väldigt stressande. När man har en tydlig struktur så tror jag att man mår bättre i det

handlingsutrymmet som man har (Chef 2)

Chefens uttalande, gällande att handlingsutrymme kräver struktur för att inte riskera att generera till en negativ inverkan på socialarbetarna, kan dras parallellt till den tidigare forskning som beskriver den ofrånkomliga osäkerheten vilket standardiseringen har i syfte att reducera (Ponnert & Svensson, 2016). Chefen antyder att handlingsutrymme kan generera i stress om inte den omfattas av någon slags struktur. Detta kan dras parallellt till den strukturella dimensionen av handlingsutrymme med tydliga strukturella ramar som är definierade utifrån organisationell auktoritet som fastställer ramen utifrån restriktioner för handlingsalternativen (Molander 2011, 2016). Den empiriska datan skildrar att cheferna tycktes ha enade uppfattningar om att socialarbetarnas handlingsutrymme hade ökat till följd av Lean då de har större möjlighet att påverka sitt arbete. En chef beskrev socialarbetarnas handlingsutrymme på följande sätt:

Mina medarbetare upplever jag har mer handlingsutrymme då de blir mer tydligt vad

medarbetaren kan påverka och inte och att det blir min arbetsprocess, vår arbetsprocess, det är något gemensamt som vi har kommit överens inom den här arbetsgruppen att vi arbetar på det här sättet [...] För 10 år sedan när jag var medarbetare på samma arbetsplats hade jag inte alls koll på de här sakerna och kände mig inte alls involverad i kvalitetsarbete på avdelningen och mål det kändes som någonting chefer pysslade med och inte sipprade ned, nu är det mer att medarbetare har ansvar för... och med ansvar kommer handlingsutrymme (Chef 3)

Chefen indikerar på att socialarbetarna har en utökad inverkan på arbetsprocesser inom organisationen och att socialarbetarnas professionella position förbättrats över tid till följd av Lean. Citatet tycks skildra att socialarbetare inom hens

organisation arbetar utifrån en yrkesmässig professionalism innefattande kollegial auktoritetsstruktur vilket citatet skildrar gällande gemensamma arbetsprocesser som är kollektivt överenskomna. Hen beskriver även att socialarbetares

professionalism har förändrats under decenniet vilket hen exemplifierar genom egna upplevelser. Hen själv tycks ha arbetat utifrån den organisationella

professionalismen som innefattade hierarkiska strukturer utifrån ansvarsområden och beslutsfattandet och exkluderade involverandet från socialarbetare (Evetts 2010). Citatet visar även tecken på vad Shanks (2016) forskning visar, att trots kritik gällande chefskapet i förhållande till standardisering visar även den här chefen indikationer på att organisationen styrs utifrån byrå-professionell regim trots det stora inflytandet av standardisering. Chefernas resonemang skiljer sig

36

från managerialismens generiska chefskap som förespråkar att alla former av chefskap inom den offentliga och privata sektorn, skall styra på ett likartat sätt med samma typer av ledarskapsegenskaper. Ledaregenskaperna ska gå före professionell expertis och relationer (Shanks 2016). Detta då chefen tillägger:

Sen är det smart att arbeta med att man har medarbetare som är förändringsledare så att det kommer från

medarbetarnivå och inte chefsnivå, det tycker jag är ett bra sätt att arbeta, att det är de som ska få driva arbetet (Chef 3)

Chefen tycks inte förespråka “top-to-down” styrning utan uttrycker vikten av att involvera medarbetarna och att det är hens subjektiva åsikt om bra ledarskap. Dock är det ofrånkomligt att införandet av Lean och metodens deltagande är ett beslut utifrån hierarkiska positioner. En socialarbetare svarade följande på frågan gällande hens handlingsutrymme i avseende till Lean:

Nu måste jag tänka… för att det har ju inte så mycket att göra med själva handläggningen eller mina bedömningar så, tycker jag. Det kanske handlar mer om rent

planeringsmässigt. Men det kanske inte påverkar så mycket av Lean [...] att det inte är vi som bokar planeringen utan det har vi fått en assistent som gör och det är också nytt i samband med Lean. På så sätt kan vi ju inte planera in när planeringarna ska tas men jag tycker inte att det är något negativt egentligen. Där tycker jag också att man har tänkt Lean [...] men det har ju minskat vårt handlingsutrymme kring planering (Socialarbetare 1)

I detta citat kan vi se hur socialarbetaren förmedlar att Lean inte påverkar själva handläggningen av deras bedömningar i förhållande till klienter, utan att Lean påverkar arbetet rent planeringsmässigt. Socialarbetaren beskriver sig uppleva att Lean inte har någon markant påverkan på hens

handlingsutrymme, utan snarare att Lean underlättat arbetet. Dock

exemplifierar socialarbetaren själv arbetsfördelning som tyder på att Lean ändå har en inverkan på hens handlingsutrymme kring planering och möjlighet till att självständigt planera det egna arbetet. Hen uppger att hen inte ser negativt på initiativet av en assistent som sköter planeringen, men möjligheten att själv planera sin arbetsdag blir ersatt för att effektivisera, vilket är en grundbult i Lean. Assistenten som rekryterats till följd av implementeringen av Lean tyder på en eftersträvan av effektivisering och standardisering av praktiska arbetsuppgifter och är tecken på organisationell professionalism (Evetts 2010). Vi kan antyda en liknande paradox i ett annat svar gällande handlingsutrymmet och Lean:

Jo men där tycker jag att det är bra och att man har en tillit till oss här på den här enheten. Jag tycker att det är ganska stort faktiskt. Ja, nej jag har liksom inget. Det är sällan jag känner att… nej men det handlar kanske om att man kanske har jobbat ett tag med det här och att

37

man känner sig ganska trygg i sin egna bedömningar och att vi också jobbar i team. Att man jobbar tillsammans och fattar ett gemensamt beslut, oftast. Ja jag tycker att jag har ett stort handlingsutrymme (Socialarbetare 3)

På följdfråga gällande om socialarbetaren upplever att hen kan påverka sitt arbetssätt och upplägg svarade hen:

Men att påverka arbetssättet… Vi har ju ganska fasta, bestämda rutiner kring vad som ska göras här och här är det ju inte så mycket att diskutera om för att det är så tydligt med vad man ska göra (Socialarbetare 3)

Socialarbetaren beskriver att hen inom sin profession känner tillit från chefer att fatta beslut och att organisationen innefattar en kollegial struktur som underlättar beslutsfattandet. Citatet visar tecken på den yrkesmässiga professionalismen (Evetts 2010) då indikationer på yrkesidentitet beskrivs utifrån ett stort handlingsutrymme baserat på tillit efter att ha varit

yrkesverksam inom organisationen under viss tidslängd. Detta stämmer överens med Skillmarks (2018) teori om den förhandlande diskretionen då tilliten att bedömningar och beslut är grundade i ett professionellt omdöme. Även då hen indikerar på att tilltron till handlingsutrymmet är baserat på kunskap, erfarenhet och är en följd av just tiden som anställd inom

organisationen så svarar hen på följdfrågan “och här är det ju inte så mycket att diskutera om”. Svaret tyder snarare på organisationell professionalism där fasta, hierarkiskt bestämda rutiner är etablerade och svåra att förhandla om (Evetts 2010). Detta stämmer överens med vad Evetts (2010) hävdar med att professionalismen oftast befinner sig mittemellan de olika

idealtyperna och att det sällan är endast en idealtyp som dominerar. Chefen inom samma organisation svarade följande gällande handlingsutrymme och Lean:

Ja alltså Lean tror jag egentligen inte har försämrat deras handlingsutrymme. Och det säger de när vi har haft medarbetarsamtal att det gör det tydligare för de vet ju precis vad de har nu men det är ju i en kombination med intern riktlinje och av Lean arbetet så frågan är ju vad som är vad egentligen [...] Så oftast är det så att de har planeringar två dagar i rad sen har de en dokumentations dag [...] Man har även efterarbetet efter planeringsmötet, de sakerna vet man att man har. Ja och så kan de välja om de ska läsa på om nummer ett eller nummer två först, det är det som är ditt handlingsutrymme [...]. Ja då är ju frågan vilken det är som är viktigt att du är snabbast skriver utredning på för att få iväg beställningarna. Ja och det vet du redan som en van handläggare. Då tar du den ordningen (Chef 1)

Citatet visar att socialarbetarnas handlingsutrymme är valmöjligheten att välja mellan att läsa på om ärende ett eller två, vilket chefen själv menar på borde vara en självklarhet för en van handläggare. Citatet visar på ett strikt begränsat handlingsutrymme vilket paradoxalt nog socialarbetaren

38

inte tycks uppleva då hen mer antyder till den epistemiska dimensionen av handlingsutrymme dvs. relativt fritt från standards och där hen själv kan resonera och besluta om möjliga bästa utväg för handlingsalternativ (Molander 2016). Chefen indikerar snarare på att handlingsutrymmet är utformat utifrån den strukturella dimensionen där standarder är

definierade av auktoritet och restriktioner av socialarbetarens handlingsutrymme (Molander 2011).

Kontrasten i citaten är även intressanta utifrån att chefen anser att socialarbetaren rör sig inom den formella diskretionära positionen där organisationen är styrande av hur arbetet ska utföras. Citatet skildrar även den administrativa axeln utifrån dokumentstyrning som egentligen syftar till beteendestyrning där en van socialarbetare “vet” ordningen inom

arbetsprocessen. Paradoxalt nog tycks socialarbetaren visa tecken på den förhandlande positionen där gemensamma professionella beslut fattas utifrån yrkesexpertis (Skillmark 2018).

På frågan gällande handlingsutrymme och Lean uppgav en annan socialarbetare att just gällande uppföljningar kan en kollision mellan värderingar vara påträffande:

Absolut med uppföljningar, det tycker jag är jobbigt. Att exempelvis “Gunnel” 93 har haft hemtjänst i sju år och kommer att fortsätta att ha det och hon vill inte ha några förändrade insatser men för att man ska visa på tavlan att man nått upp enligt Lean att vi har koll på alla brukare då det är riktlinjer som våra politiker säger, då måste vi boka in besök och följa upp de fastän jag under telefontiden fick tre nybesök där personer som inte har någon hjälp i dagsläget som behövs sättas in ganska omgående. Vad ska jag då prioritera? Ska jag vara duktig på Lean-tavlan eller ska jag följa min instinkt? Där blir det ju begränsat (Socialarbetare 1)

Citatet illustrerar att socialarbetaren slits mellan olika värderingar vilket Kozma (2011) exemplifierar då hen beskriver problematiken utifrån att balansera det sociala arbetet med det standardiserade sociala arbetet. Socialarbetaren beskriver tyngden att i å ena sidan vara duktig på Lean tavlan och genomföra de uppföljningar som är uppskrivna och därför inte behöva redovisa varför arbetsuppgiften inte blivit utförd. Å andra sidan följa sin instinkt och prioritera de nybesök som är i behov av omgående hjälp. Citatet visar även tecken på vad Baines m fl. (2014) argumenterar för där fokus på statistik och resultatdrivande som Lean innefattar, medför

merarbete i form av administrativa uppgifter som tenderar till att tar tid från klientarbetet. Arbetet med uppföljningar är även det klientarbete, men värdet i att utföra arbetsuppgiften tycks ligga mer på att hålla Lean tavlan i schack än mötet med klienten. Citatet kan även dras parallellt till Lauris (2016) argument gällande att de administrativa uppgifterna ses som icke produktiva i förhållande till klientarbete vilket illustreras via att socialarbetaren menar på att hen har klientrelaterade arbetsuppgifter som hen egentligen vill prioritera men upplever en press att uppfylla målen som illustreras på Lean tavlan. Precis som Hjärpes (2018) studie så visar Lean tavlan på

39

mycket de har att dokumentera och hur mycket de ligger efter i arbetet. Just den individuella prestationen är utmärkande för den organisationella

professionens idealtyp då tavlan medför transparens av arbetsprestation och möjliggör utökad kontroll från chefer. Citatet stämmer även överens med Hauges (2016) forskning gällande att Lean tvingas sammanstråla med andra metoder och värderingar som konkurrerar om vilket som egentligen skall prioriteras. En av cheferna svarade att tavlan och dess transparens snarare inte alls agerar som någon kontrollfunktion utan underlättar för hen som chef att underlätta för sina medarbetare.

Ja alltså tavlan var i början skrämmande man trodde att… tavlor kan ju ses som en kontrollfunktion men det som blir är ju snarare transparent. Man får överblick över hela sektionen och inte bara mitt bord, hur andra kollegor har det angående belastning [...] själv kan jag ju snabbt se att – “oj nu är det högt tryck” och att jag kan se att det ligger väldigt mycket nytt på allas bord och till och med på nyarbetarnas och då kan man ju

uppmärksamma det snabbt och gå in och prata om det och ta upp det på tavel mötet gemensamt [...] Det handlar om att lyfta det, göra det transparent och öppet och bygga ett arbetsmiljöarbete kring det, det är ju viktigt att medarbetarna mår bra (Chef 3)

Lean tavlan och dess transparens agerar som hjälpmedel att synliggöra

arbetsbelastningen hos medarbetarna. En socialarbetare beskrev Lean tavlan som ett uttryck för handlingsutrymme då hen sade följande:

Ja, alltså. Som jag visade innan på pulstavlan. Där skriver du ju alltid upp vad du ska göra till exempel. Då blir det ju handlingsutrymme men det är jobbigt att få massa avvikelser [...] (Socialarbetare 1)

Citatet illustrerar att socialarbetaren upplever ett handlingsutrymme då hen själv har möjlighet till att skriva på Lean tavlan hur många

uppföljningar, hembesök och dokumentationer som hen skall

genomföra under arbetsdagen. Citatet antyder till tidigare forskning om ett utökat handlingsutrymme i förhållande till standardiseringen (Evans 2011; Shaw, Morris & Edwards, 2009) då hen upplever ha utrymme att konstruera och sätta mål för sitt eget arbete. Socialarbetaren uttryckte även under intervjun att hen har handlingsutrymme att välja mellan standardiserade mallar och frågeformulär under klientmöten vilket tyder på argumentationen för professioners utökade handlingsutrymme till följd av standardiseringen (ibid). Socialarbetaren upplever att det är besvärligt med avvikelser, citatet nedanför illustrerar hur avvikelser responderas utav en av cheferna:

Så det lägger ju mycket ansvar på varje medarbetare att man måste tänka igenom vad är det som jag ska göra idag, till exempel om du har dokumentation. Vad är det för dokumentation som du tänker att du ska göra idag? Och så göra upp en plan för dig själv, vad är rimligt att

40

tänka sig att göra om du sitter inne den dagen? Så kan du dagen efter tänka om hur gårdagen gick och om det gick enligt planen för hur du hade tänkt dig och om den inte gjorde det, fundera över vad som gjorde att den inte gick enligt plan. Är det något där som jag själv äger som jag kan ändra och göra något åt? (Chef 1)

Chefen förmedlar att socialarbetarna ska reflektera kring sina egna arbetsinsatser och om arbetsupplägget de planerat under pulsmötet inte blivit uppfyllt är det en avvikelse. Ett av socialarbetarnas citat som skildras nedanför, visar att det upplevs som besvärligt att få avvikelser gällande de mål som socialarbetaren själv satt på Lean tavlan. I citatet beskrivs även att enheten skall utöka Lean metoden då socialarbetare skall börja uppskatta arbetsuppgifter i tid och skriva tiden på Lean tavlan:

Du kan ju dokumentera. Det räcker att du skriver att du tänker dokumentera under dagen och ett hembesök idag, sen kan det ju vara som vi vet att vårt arbete kan

påverkas jättemycket av det man kan få in [...]. Så ibland så blir det inte som man har planerat fast man har planerat. Sen tänker jag att man nu ska gå ner och räkna på minuter, att jag ska skriva en timme, ja jag vet inte vad det kan vara .. så ska man skriva det på tid. Det tycker jag inte, nej, jag är inte glad för det. Jag tycker att det är så svårt att mäta det. Och då så ska man skriva och de ska fråga dig “men ***, du skulle skriva en utredning på tre timmar, du har inte hunnit. Det är en avvikelse, det är rött! Varför har du inte kunnat det? Vad har du gjort för att du inte kunnat uppnå ditt mål?” Nej men det är för att jag har fått in ett akut ärende eller att jag har inte hunnit dokumentera då det kommit in massa. Ja men vad kan du göra för att undvika? att man ska hitta avvikelser direkt hela tiden. Målet är ju att du ska hinna med allt som du har planerat (Socialarbetare 2).

Citaten ovan skildrar socialarbetarnas position utifrån organisationell professionalism. Självreglering och handlingsutrymme är utifrån chefernas bestämda konstruktion av utrymme och tydliga indikationer på organisationell kontroll skildras (Evetts 2010). Socialarbetarna ges friheten att själv definiera sina individuella mål för dagen vilket

indikerar på handlingsutrymme, men citaten förmedlar en paradoxal bild av då de måste redovisa och upplevs bli ifrågasatta om de istället utför oplanerade arbetsuppgifter som dykt upp. Cheferna tycks sätta ramarna för utrymmet utifrån kontrollerade former vilket tyder på den

strukturella dimensionen av handlingsutrymme (Molander 2011), när socialarbetaren rör sig inom utrymmet, följer Lean processen upplevs handlingsutrymmet epistemiskt, vilket det inte tycks vara. Utifrån