Ledtider är något som i nuläget uppfattningsvis inte mäts. I stället för att ta fram ledtider ges exempel på ledtider i utbildningsprocesserna som rekommenderas att börja mäta och följa upp.
Ledtiderna är, till skillnad från genomloppstiderna, lämpliga att följa upp med hjälp av styrdiagram. Detta eftersom de enklare kan avgränsas, analyseras och punktmarkeras. Om en ledtid vid ett tillfälle hamnar utanför en styrgräns är det enklare att följa upp vad som kan ha hänt om händelserna som studeras är avgränsade. Om en hel genomloppstid studeras är det svårt att identifiera orsak till en ovanligt lång eller fördröjd genomloppstid.
Det kan vara flera olika faktorer som ligger bakom den fördröjda genomloppstiden vilka kan vara svåra att identifiera.
Exempel på ledtider som kan börja mätas är:
› Ledtiden från det att elev antas till dess att utbildning startar.
› Ledtid för rekryteringsprocess.
› Ledtider i form av väntan för elev. Exempelvis väntan på examinering.
› Ledtider från utbildningsstart till när ett visst delmoment (exempelvis en delkurs) har genomförts.
Genom att avgränsa en genomloppstid och endast studera en viss ledtid kan
styrdiagrammen användas för att dels identifiera när en viss ledtid drar ut för mycket på tiden (genom att sätta upp specifikationsgränser), men även ta reda på om processen är stabil eller inte och identifiera påverkbara källor till variation.
Gällande ledtiden från det att en elev antas till dess att utbildning startar är uppfattningen
0 5 10 15 20 25 30
2018-04 2018-07 2018-09 2018-10 2018-11 2018-12 2019-02 2019-06 2019-06 2019-06 2019-07 2019-09 2019-10 2019-11 2020-01 2020-02 2020-06 2020-08 2020-10 2020-12 2021-01 2021-03
Månader
I-diagram, genomloppstid TLO Nord
Mätvärden Centrumlinje Övre styrgräns Undre styrgräns
rekryteringsprocessen. För de flesta studerade befattningar läggs annonser för
utbildningarna ut vid behov. Det är endast för tågklarerare som annonser, normalt sätt, läggs ut kontinuerligt99.
Med en kontinuerlig rekrytering är uppfattningen att det möjliggör ett helt annat förhållningssätt gentemot planering av utbildningarna än för de befattningar som rekryterar efter behov. För att det inte ska bli ett glapp mellan anställningsdatum och påbörjan av utbildning ser sektionschefer till att lägga ut annonser i förhållande till när utbildningen ska påbörjas. De vet ungefär när kurserna som ska läsas hos
Trafikverksskolan startar (även om det kan skilja sig något från år till år) och ungefär hur lång tid rekryteringsprocessen tar och kan utifrån det kan räkna ut när annonser ska släppas för att det inte ska uppstå ett gap99. Detta är dock något som kan skilja sig åt, inte bara mellan olika befattningar, utan också beroende på hur respektive sektionschef hanterar planeringen.
För befattningar som inte rekryterar kontinuerligt är uppfattningen att det är svårare att matcha annonssläpp med utbildningsstart. Framför allt är detta problematiskt för befattningar som läser flertalet kurser på Trafikverksskolan. Som exempel kan
utbildningen för eldriftsingenjörer ges. För denna befattning släpps annonser ut vid behov.
Under intervju med en instruktör100 framkom det att det kan hända att anställda får vänta flera månader från det att rekryteringen är färdig till dess att utbildningen kan starta. Det har att göra med att Trafikverksskolan anordnar kurserna (genom att tillhandahålla lokaler och ibland även lärare) och att dessa därför inte kan påbörjas på valfritt datum.
Exempelvis finns det en kull som är uttagna från rekryteringsprocessen i början av maj år 2021, men som kommer starta utbildningen först i slutet av augusti samma år100.
För befattningen trafikinformatörer är uppfattningen att denna problematik inte finns eftersom handledarna på respektive trafikledningscentral till största delen själva anordnar utbildningarna. För denna befattning kan eleverna påbörja utbildningen från dag ett (direkt efter anställning)101. Eftersom merparten av utbildningen sker i respektive
trafikledningscentral så är Trafikverksskolans inblandning i utbildningen inte lika stor som den är för exempelvis eldriftingenjörerna.
För drifttekniker järnväg finns inte heller denna problematik då eleverna kan påbörja handledning i respektive trafikledningscentral omgående102. Det går däremot att
ifrågasätta utbildningens pedagogiska upplägg om eleverna får vänta allt för länge på att de teoretiska kurserna ska starta och därmed får spendera en längre tid på respektive trafikledningscentral utan den teoretiska grunden. Skolans planering med de obligatoriska kurserna ses i dagsläget som ett problem103.
Viktigt att påpeka är att det inte alltid går att matcha upp på utbildningsstart med
rekryteringsprocessen. Vid de tillfällen då rekrytering sker mer akut och då sektionschefer
99 Sektionschef TRO Öst, Trafikverket. (2021). Intervju 15 april.
100 Instruktör Eldriftingenjör, Trafikverket. (2021). Intervju 26 april.
101 Sektionschef TRO Syd, Utbildare Trafikinformation och Utbildare Trafikinformation, Trafikinformera järnväg, Trafikverket. (2021). Intervju 14 april.
102 Instruktör Drifttekniker järnväg, Trafikverket. (2021). Intervju 26 april.
103 Instruktör Drifttekniker järnväg, Trafikverket. (2021). E-mail 14 maj.
inte kunnat förutse behovet väger det operativa behovet mer än när själva utbildningsdatumen startar104.
För att kunna motverka att den här typen av väntetid eller ledtid uppstår behöver
problematiken uppmärksammas. Som Ljungberg och Larsson (2012) nämner; det är dels svårt att förbättra något som inte går att mäta, dels skapar mätningar motiv till
förbättringar. Ett sätt att uppmärksamma problematiken på är genom att börja följa upp anställningsdatum och datum för påbörjan av utbildning för de befattningar där den här typen av väntetid förekommer. Väntetiden kan följas upp med hjälp av styrdiagram för att med hjälp av styrgränser avgöra när ett mätvärde kan vara orsakat av en påverkbar källa till variation. Viktigt att poängtera att om väntetiden i vanliga fall är längre än vad som kan vara önskvärt så kan det vara bra att sätta upp mål, så kallade specifikationsgränser, för vad kunden (i detta fall eleven) anser vara en okej väntetid. Målet blir sen att försöka hålla mätvärden inom både styrgränserna (för att upprätthålla en stabil process) och inom specifikationsgränserna (för att inte skapa missnöje hos kunden). Figur 2222 illustrerar principen med styrdiagram innehållandes specifikationsgränser.
Figur 2222: Styrdiagrammet och dess komponenter (tolkat från Chowdhury & Sandén, 2015)
9.3 Servicerelaterade mätetal
Servicerelaterade mätetal grundas på teorier om leveransservice, närmare bestämt leveranssäkerhet och leveranspålitlighet. Definitionerna har konstruerats så att de kan tillämpas i utbildningsprocesserna. Gällande måttet som representerar leveranssäkerheten förs i detta delkapitel en diskussion kring varför det kan vara vanskligt att följa upp den typen av mätetal i utbildningsprocesserna och för leveranspålitligheten ges exempel på ett mätetal som kan börja mätas.
Exempel på servicerelaterade mätetal:
› Leveranssäkerhet (examinationsresultat)
› Leveranspålitlighet (andelen elever som genomgått delar av utbildningen inom satta tidsramar)
Övre specifikationsgräns
Nedre specifikationsgräns Nedre styrgräns
Övre styrgräns
Enhet
Tid
Samtliga studerade utbildningar avslutas med en examinering. Att följa upp hur många som klarar av examineringen på första försöket kan vara en form av kvalitetskontroll som kan ge indikationer på utbildningens kvalitet. Således kan de vara ett mått som motsvarar leveranssäkerhet (andelen felfria leveranser) inom ett producerande företag.
Det som talar mot användning av slutliga examinationer som kvalitetsuppföljning är att de sker när eleven tycks vara redo. Detta är positivt i den bemärkelsen att det är bra med flexibilitet och anpassning, däremot blir det svårare att förutse när en elev är
färdigutbildad. Inte minst innebär det flexibla upplägget att det går att ifrågasätta om det är särskilt relevant att utvärdera examinationsresultat eftersom de allra flesta klarar provet.
Det är också viktigt att påpeka att om examinationsresultaten ska vara användbara
kvalitetsmått är det av största vikt att examineringen är oberoende, det vill säga att det inte är samma person som undervisar som examinerar. Om det är samma person som
undervisar som examinerar kan det ligga till grund för ett ifrågasättande av
examineringens objektivitet och således även dess användning som mått på kvalitet.
Ett annat service-relaterat mätetal är leveranspålitlighet som inom produktion mäts som antal leveranser i tid dividerat med totalt antal leveranser. Detta mått kan beräknas för delar av utbildningsprocessen genom att sätta upp tidsgränser för när specifika
utbildningsmoduler ska vara klara och sedan mäta andelen elever som genomgått
utbildningsmodulen (eller modulerna) inom de satta tidsramarna. Mätetalet påminner om ledtid från utbildningsstart till när ett visst delmoment har genomförts, där skillnaden är att enheten här är i procent istället för i tid och att mätetalet fångar upp hur stor andel av kullen som genomgått en viss utbildningsmodul inom satta tidsramar. Till skillnad från mätetalet gällande ledtid går detta att tillämpa för de utbildningsmoduler som inte genomförs för en hel kull samtidigt.