Möjligheter

Anders Larsson beskriver DynApps mångsidighet och modularitet som dess största styrka.

DynApp är den plattform som WIP utgår ifrån när nya appar tas fram till nya kunder, och består av komponenter som de samlar i vad de kallar för en verktygslåda. Dessa komponenter kan sedan användas som byggstenar för att sätta samman nya eller utveckla befintliga appar baserade på DynApp-plattformen. Dessa komponenter är alltifrån grafiska detaljer och lösningar som rör GUI, till tekniska komponenter. Oftast utgår designavdelningen från de komponenter som befintligt finns att tillgå, men om kunden efterfrågar eller kräver något specifikt skapas detta och adderas till verktygslådan av R&D-avdelningen. Efter varje nytt projekt så adderas de komponenter som tagits fram till verktygslådan, vilket gör att de sedan kan implementeras i framtida projekt. WIP strävar hela tiden efter att skapa komponenter som kan återanvändas.

Alla de appar som bygger på DynApp kan använda sig av de komponenter som adderas, så om en specifik komponent tas fram för ett företag kan den sedan nyttjas av en annan berättar Daniel Björkander. Uppdateringar och buggfixar som upptäcks hos en kund uppdateras också över hela plattform. På så sätt drabbas inte andra av samma problem och ökad stabilitet vidhålls. Detta sker genom en månatligt release-cykeln, där applikationen uppdateras utifrån de behov som kunder har eller de implementeringar som krävs för att utvecklarna ska kunna ta fram nya komponenter eller appar. På så sätt menar Daniel Björkander att DynApp ständigt utvecklas i och med de nya

komponenterna som tillkommer. Utöver detta uppdateras plattformen ständigt utifrån aktuella designriktlinjer för respektive operativsystem, för att se till att applikationen fungerar som den ska oavsett om den används på iOS, Android eller annan enhet.

4.2.3

Utmaningar

Anders Larsson anser att en av de största utmaningarna generellt är att utvecklaren tar fram och levererar en applikation eller ett system till kunden, och efterhand märker kunden att den inte används så mycket som denne hade förväntat sig. Förväntningarna är vanligen lite för höga på hur mycket ett nytt system kommer användas. Detta drabbar på sikt utvecklaren, då kunden i fråga inte längre ser värdet i produkten om användningsgraden är låg, jämfört med när produkten har en högre användningsgrad. Detta beror enligt Anders Larsson på att kunden oftast inte vet att ett system kräver kontinuerligt arbete och underhåll för att hållas levande, genom att integrera det naturligt i den dagliga verksamheten och gör den till en del av arbetsprocessen, och verkligen få användarna att använda den på det sätt som den är tänkt för. Att tidigt arbeta med statistik och låta kunden ta del av denna bidrar till att kunden ständigt kan följa applikationens användningsgrad.

Det är lite för höga förväntningar på ett system, just hur mycket det ska användas, och det är ganska vanligt. På sikt så drabbar det oss för då så helt plötsligt ser inte kunden värdet i systemet som man kanske skulle kunna se om det hade varit 80 procent användargrad, men nu kanske det är nere i 20 procent och då blir ju det ett problem för oss. Och jag tror att Niklas som är säljaren på Telenor kan instämma att det är samma kring deras produkter, och därför är ju statistiken viktig och framförallt och att man kan få den till sig från dag ett, så att det inte kommer som ett uppvaknande att jaha, det var inte så många som använde det här, varför inte det? Utan att om kunden vet att man måste jobba med ett system för att hålla det vid liv, antingen att få det till en integrerad del i den dagliga arbetsprocessen, eller om det är en renodlad informationskanal, då måste man verkligen arbeta för att få folk att använda det så att det uppfyller det syften som det är byggt för. Det är absolut en utmaning för oss.

– Daniel Björkander, 2018

Daniel Björkander menar också på att en stor anledning till en låg användningsgrad beror på att kunden ifråga inte vet vad deras egna användare har för behov eller kunskaper, och att ofta har

kunden en helt annan bild av hur applikationen ska se ut och vad ska ha för funktioner, än vad som egentligen hade gynnat användarna.

Att anpassa sig efter operativsägarna är en annan utmaning som många inom branschen ständigt möter. Niklas Ericson beskriver att ändringar i iOS kan sätta hela tjänster ur spel eller i värsta fall omöjliggöra dessa helt och anser att operativsägarna är svåra att arbeta med. Anders Larsson talar om integrationen mellan olika system som en annan stor utmaning. Stora aktörer som SAP släpper oftast nya versioner och uppdateringar som ofta brister rent tekniskt, vilket då kan försvåra

integrationen av i system och appar. Dessa brister är ofta något som SAP förnekar eller bortser ifrån, och hävdar ofta att allt funkar och kan integreras felfritt. Detta är något som kunderna lyssnar på, vilket då drabbar utvecklarna som kan ha problem med att integrera eller uppdatera SAP i systemet eller applikation.

Daniel Björkander beskriver också nyhetsflöden och dess ständigt föränderliga strukturer som en utmaning när det kommer till integration. WIP arbetar mycket med nyhetsapplikationer för hockeylag, där de tekniska strukturerna ständigt uppdateras, och då gäller det att snabbt anpassa applikationen efter det nya strukturerna för att få en fungerande integration. Anders Larsson anser att även om integrationer stundtals är utmanande så är det i slutändan integration som är WIP:s starka sida och något som de är duktiga på och ständigt strävar efter att utveckla kunskaper kring.

4.2.4

Användaren

Claes-Johan Larsson beskriver hur LR-Installation länge haft problem med kommunikationen inom företaget. När flertalet av medarbetarna befinner sig ute på fältet på olika arbetsprojekt under stora delar av dagarna, är det svårt att nå ut med information som når alla. Många av medarbetarna är dessutom begränsade till endast telefoner, och att bara maila ut viss information i kombination med att analogt gå med information i pappersformat via fack på kontoret var ingenting som fungerade. I början fanns det vissa motstridigheter mot en intern app, då det ansågs för avancerat och kanske inte skulle uppfylla det krav som företaget hade. Daniel Björkander berättar att LR-Installation hade tidigare varit inne på att ta fram ett internt intranät, men bortsåg ifrån denna idéen i och med att så stor del av deras anställda inte har kontinuerlig tillgång till dator, och på så sätt skulle inte alla kunna ta del av informationen.

Claes-Johan Larsson hade tidigare kontakt med Niklas Ericson på Telenor då de förser LR- Installation med all telefoni. Telenor hade då under samma period inlett sitt samarbete med WIP, och Niklas Ericson introducerade Claes-Johan Larsson för DynApp. Inför det första mötet togs en skiss fram för att beskriva de tankar och idéer kring applikationens syfte, funktion och utseende som de ansvariga på LR hade. Grundtanken som LR-Installation hade var en applikation som

möjliggjorde för tjänstemän att kunna skicka nyheter och information till sina montörer oavsett var dessa befann sig under arbetsdagen. Samtidigt skulle montörerna enkelt kunna få tillgång till alla de nödvändiga dokument som kan krävas under en arbetsdag, på ett och samma ställe. Dessa dokument fanns endast analogt på kontor eller i tjänstebilar innan dess. Under första mötet med WIP

presenterades denna skiss, för att sedan utvecklas ytterligare i omgångar av designteamet på WIP. När designen väl var fastställ presenterades applikationens uppbyggnad och funktioner för ledningsgruppen inom LR, som gemensamt tog beslutet att fortgå med utvecklingen. Därefter tog utvecklingsavdelningen på WIP över och efter ett antal testversioner var applikationen till slut färdig att användas av företaget.

Claes-Johan Larsson beskriver att LR-Installation nu har använd applikationen i drygt 6 månader. Applikationen lanserades genom att alla medarbetare, det vill säga drygt 180 stycken, via ett sms fick en länk för att ladda ned applikationen. Claes-Johan Larsson berättar att applikationen har tagits emot väl, men att de i början stötte på tekniska problem i form av att PDF-filer inte visades som de skulle eller gick att öppna, vilket dock var något som WIP snabbt löste. Han berättar att det är avdelningscheferna på respektive avdelning som ansvarar för att alla medarbetare har och använder applikationen, samt följa upp arbetet med den. I och med den unika sms-länken till respektive nummer, kunde företaget följa vilka av de anställda som laddade ner applikationen. I respektive intervju med Claes-Johan Larsson och Joakim Bergström berättar dem att innan sommaren 2018 hade 95 procent av företagets anställda applikationen på sina telefoner, och i dagsläget har all personal applikationen, det vill säga cirka 180 medarbetare.

Claes-Johan Larsson benämner modulariteten och flexibiliteten som DynApps stora styrka och en stor anledning till varför LR valde att arbeta med plattformen. Claes-Johan Larsson beskriver hans bild av DynApp som att den inte är utformad för någon, utan istället utformas av användarna. Han anser att användarvänligheten ligger i att de snabbt kan få ut information till alla medarbetare och att dessa inlägg är enkla att skapa och sedan publicera med hjälp av det inbyggda

vilken avdelning som medarbetaren tillhör. Samtidigt som alla medarbetare har tillgång till information och nyheter som rör hela företaget generellt. De har också avdelningsbaserad

information som endast medarbetare vid respektive avdelning kan ta del av. Claes-Johan Larsson berättar även att ledningen från början varit tydlig med att all information från och med

applikationens införande endast kommer att kommuniceras där, och att den information inte längre finns tillgänglig som dokument i pärmar eller fack. Detta för att undvika att anställa kan hävda att de ej har nåtts av information. Företaget kan därutöver följa hur många som läst inlägg etcetera. ”Och det är den pressen som jag vill sätta på all personal för att få upp staplarna för aktiva

användare, jag vill ha dem uppe i taket” (Clas-Johan Larsson, 2018).

Framöver kommer fokus i första hand ligga på att implementera ett rapportsystem för tillbuds- och tilläggs rapporter, som är tänkta att kunna fyllas i och skickas in direkt via applikationen. Därefter är tanken att större fokus ska ligga på att ytterligare utveckla tvåvägskommunikation inom

applikationen, det vill säga att medarbetarna ska kunna kommunicera eller skicka information till ledningen via applikationen. Vilket kan vara i form av att skicka in körjournaler, kommentera och dylikt. Denna kommunikation är idag inte möjlig då applikationen i dagsläget endast bygger på envägskommunikation.

4.3

Webbenkäter

I följande avsnitt redovisas resultatet från den webbenkät som 123 stycken anställda deltog i. Detta redovisas i form av löpande text samt tabeller och diagram samt. Enkäten kommunicerades mellan den 2–12 november via företagets mobila applikation och ämnar undersöka applikationens

användningsområde och grad. LR-Installation har vid överlämning av den rådata som analyserats, säkerställt att innehållet är GDPR vänligt.

4.3.1

Respondenten

I webbenkäten deltog totalt 123 anställda från LR-Installation under perioden 9–16 november 2018, varav 83 stycken (64,3 %) angav att de arbetade som montörer och 40 stycken (35,7 %) tjänstemän (se bild 1).

Bild 1. Cirkeldiagram - Procentuell fördelning av deltagarna.

Hur frekvent är då det genomsnittliga användandet av applikationen bland de anställda under en arbetsdag? Datan visar att 46 av 83 montörer och 14 av 40 tjänstemän uppskattar att de aldrig använder applikationen under arbetsdagen (se bild 2).

Kopplat till applikationens syfte och användningsområde, så uppgav det frekventa användarna att deras främsta användningsområde av dessa var följande:

1. Nyheter – 96,7 % 2. Interna regler – 39 %

3. Protokoll eller dylikt från ledningsgruppen – 28,5 % 4. Säkerhetsblad och nödlägesberedskap – 14,6 % 5. FR2000 – 14,6 %

Utöver det så angav 10,6 % att de också använde applikationen till annat än användningsområdena. Detta var saker som jourlista, telefonnummer, deras lokala sida och för att komma ihåg saker som skickats ut.

4.3.2

Applikationens användarvänlighet

Bild 3. Cirkeldiagram - hur användarvänlig är applikationen.

Vid frågan om applikationens användarvänlighet så svarade respondenterna enligt bild 3 ovan. I tabellen nedan presenteras de mest förekommande anledningarna bakom de anställdas svar på

frågan ovan. Det var fler av dem som svarade nej som motiverade varför, jämfört med de som svarade ja. Kommentarer som inte motiverar varför en tycker si eller så har valt att inte presenteras, detta kan vara kommentarer som ”därför” eller ”bara är så”. De grå-markerade svaren är de som uppgavs av fler än tre stycken.

Tabell 2. Positiva och negativa synpunkter.

Bra Dåligt

”Simpelt upplägg” ”Allt är uppkategoriserat” ”Få klick till dit man ska” ”Pga notiser”

”Nyheter ligger längst fram i flödet” ”Bara å bläddra lite så hittar man” ”Ett bra verktyg man hittar bra info” ”Snabb info”

”Bra markerat vad som är vad för något”

”Överskådlig”

”Enkelt att lägga ut info”

”Stora rubriker samt lätthanterlig” ”Superaktuell och snabbt tillgänglig” ”Hyfsat användarvänlig, lite rörig” ”Lätt till hands om info behövs” ”Jag hittar bra”

”För snabbt flöde, nyheter som kommer ut i dom olika kommer inte överst, svåra att hitta”

”Svårt och rörigt att hitta” ”Svår att manövrera i. Skulle varit uppbyggd på ett mer överskådligt sätt” ”Meningslöst att den byter mellan

nyheterna själv. Bara förvirrande vad man läst och inte.”

”Otillräckliga funktioner vad det gäller information och navigering”

”Saknar mycket innehåll och många funktioner”

”För att telefonerna krånglar,

arbetsledning kan ej med telefoner eller program”

”Snurrig bland visningarna”

”Väldigt fladdrig, lite knepigt uppbyggd” ”Ologisk”

”Den är lite bökig”

”Otydlig vem inläggen vänder sig till, företag/avd.”

Vidare så upplever en tredjedel av de anställda som svarat på enkäten att de saknar funktioner i applikationen som; funktioner för tvåvägskommunikation, digitala projektflöden i realtid, telefonlistor, tidsrapportering, anteckningsfunktion och körjournal. Tre anställda kommenterar:

”Till exempel besiktning av bil, borde man per automatik länkas eller hamna i nån mapp med alla bilar och därefter kunna söka själv på sin bil genom till exempel reg nr.”

”Jag tycker det borde finnas en telefonlista här med de olika avdelningarna var för sig så man lätt kan hitta en kollega om man behöver.”

”Jag hade gärna sett att det gick att skicka in tillbudsrapporter i applikationen.”

En annan anställd ser inte vilket syfte den är tänkt att uppfylla:

”Känns onödig. Dålig information om vad vi kan göra med den.”

4.3.3

Tekniska problem

I resultatet från enkäten har 52 % upplevt tekniska problem vid något tillfälle. Vissa mappar har ibland inte gått att öppna liksom PDF:erna. En tjänsteman skriver att de bara går att lägga upp en nyhet genom att bifoga en PDF vilket denne anser vara ”bökigt och ologiskt”, var på minst 20 respondenter upplever PDF:en som antingen ett besvärligt eller störande moment då de framförallt inte går att öppna varje gång och för att det kräver in- och utzoomning.

4.3.4

Kommunikation

En majoritet bestående av 78 % svarar ”ja” på frågan om kommunikationen har förbättrats sen införandet av applikationen. Detta då anställda upplever att informationen når ut snabbare jämfört med tidigare, att informationen når samtliga samt att det bidrar till större inblick i företaget och andra avdelningars sysslor. Några upplever att de tack vare applikationen får information nu jämfört med tidigare. Förutom snabbare info så uppmärksammar en av de anställda smidigheten i att inte vara bunden till fysiska papper som inte alltid varit tillgängliga eller tagits med när arbetsplatsen varit ute hos kund.

Resterande minoritet svarade ”nej” av olika anledningar. En anställd tyckte kommunikationen fungerade bra innan med, en annan anser att det är bättre att få viktig och nödvändig information på ett möte men att då fortfarande veta och ha möjligheten att kunna ha tillgång till den nödvändiga informationen via applikationen. Detta är något som förekommer i fler kommentarer: ”Personligt

respondents avdelning och att det sällan hänvisas till applikationen kritiseras. Att kommunikationen påverkas negativt på grund av applikationen påpekas av två anställa som nämner följande: ”det är

svårt att få information om inte appen funkar.. eller går att hitta i” och ”Skulle kunna vara ett betydligt bättre infoflöde”.

I webbenkätens sista fråga undersöks de ifall kollegorna sinsemellan märker hänvisning till applikationen. Varav datan visar på att 71 av 123 stycken inte tycker att det märks (se bild 4).

Bild 4. Cirkeldiagram - hänvisar kollegorna till applikationen.

4.4

Användartester

I slutet av studien utfördes sex användbarhetstester av applikationen. Dessa användbarhetstester baserades på Think Aloud metoden och gjordes med sex testpersoner från LR-Installation den 5 april 2019. Dessa 6 testpersoner kom från olika kategorier av anställda, för att täcka en sån bred bild av företaget som möjligt. Gemensamt var att de alla var tänkta som användare av applikationen och inte hade varit med i arbetet kring utvecklingen av densamma. Testpersonerna ombads först att utföra uppgifter enligt ett förutbestämt protokoll, och ombads att tala högt om deras agerande kring uppgifterna och applikationen medan detta fortgick. Därefter fick de dela med sig av sina tankar kring applikationen och uppgifterna från protokollet.

4.4.1

Testperson 1

T1 ansåg att applikationen hade förbättrat verksamheten på företaget. Denne beskrev att det nu var mycket enklare att få tillgång till information och att denna information skickades ut snabbare till de anställda en tidigare. Dock menade T1 på att den analoga kommunikationen på företaget minskat något, det vill säga den mellan anställda som befinner sig på kontoret då testperson beskrev det som att det inte snackas lika mycket längre. Applikationens utseende beskrevs av testpersonen som ljust med en del färgglada detaljer, och menade på att gränssnittet var tydligt och överskådligt. T1 berätta att denne tyckte om detaljen med generella nyheter samt avdelningsnyheter som kontinuerligt rullade på startsidan. Vidare ansåg testpersonen att menyn med undermapparna var grundlig och välstrukturerad, men saknade möjligheten att få tillgång till arbetsordrar inuti applikationen. T1 utförde sedan de förutbestämda uppgifterna utan vidare problem och ansåg att den nyligen lanserade funktionen för integrerad förbättringsrapport hade underlättat arbetet. T1 beskrev att tidigare var det lätt hänt att rapporter lätt negligerades då de skulle fyllas i via papper och lämnas till ansvarig chef på kontoret. I och med att de flesta montörer befinner sig ute på fältet berättade T1 att många helt sonika avstod eller glömde bort att fylla i rapporter då det ansågs för omständigt att skriva och komma ihåg att lämna. I slutet av testet när T1 hade lagt ifrån sig telefonen och talade fritt fick denne en notis från applikationen. När T1 sedan skulle låsa upp telefonen för att läsa notisen försvann notisen och testpersonen lyckades inte att få upp den igen. testpersonen upplevdes då märkbart irriterad och frustrerad över denna händelse. När T1 ombads att berätta hur denne kände kring att notisen försvann berättade denne att detta var något som T1 hatade när det hände, och att om det tekniska inte fungerade som det skulle blev oftast T1 så pass frustrerad att denne valde att stänga ner applikationen helt istället.

4.4.2

Testperson 2

När T2 tog fram sin telefon för att påbörja testet hade även denne fått en notis från applikationen, och lyckades till skillnad från föregående testperson att trycka sig in på notisen. Dock valde sedan T2 att inte läsa nyheten utan tryckte ner den efter att endast ha läst rubriken då denne ansåg att det