Gemensam miljö- och byggförvaitning, Malung-Sälens kommun och Vansbro kommun
Förslag till beslut
Miljö- och stadsbyggnadsförvaltningen uppdras att arbeta vidare i enlighet med utredningens förslag om gemensam förvaltning.
Beskrivning av ärendet
Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade den 15 december 2015, § 352, att uppdra till miljö- och stadsbyggnadsförvaltningen att under 2016 utreda förutsättningarna för en gemensam miljö- och byggförvaitning för
Malung-Sälens kommun och Vansbro kommun.
För genomförande av uppdraget har förvaltningen anlitat konsult.
Utredningen startade i slutet av januari och slutrapporten levererades i juli 2016. Utredningens rekommendation är att en gemensam miljö- och byggförvaitning mellan Vansbro kommun och Malung-Sälens kommun bildas. Utredningen förordar också att kommunerna bildar en gemensam nämnd för dessa frågor.
Kommunstyrelsens arbetsutskott tog emot och fick utredningsrapporten redovisad den 23 augusti, § 217.1 samband med detta beslutade arbetsutskottet att skicka rapporten på remiss til) miljönämnden och byggnadsnämnden för synpunkter på utredningens rekommendationer.
I egenskap av beredande organ i organisationsfrågor har även arvodes- och organisationskommittén givits möjlighet till yttrande över rapporten.
Inkomna yttranden
Byggnadsnämnden har via beslut den 1 september 2016, § 60, yttrat följande i ärendet.
1. Byggnadsnämnden står bakom utredningens rekommendation avseende gemensam förvaltning.
2. Byggnadsnämnden föreslår att kommunstyrelsen uppdrar åt
förvaltningen att arbeta vidare i enlighet med utredningens förslag om gemensam förvaltning.
3. Byggnadsnämnden ställer sig däremot tveksamma till utredningens rekommendation vad gäller politisk organisation. Byggnadsnämnden förordar att man i första hand utreder förutsättningarna för en nämnd i respektive kommun.
Vidare har miljönämnden den 7 september 2016, § 49, yttrat följande.
Malung-Sälens kommun | Box 14. 782 21 Malung | Tfn: 0280-181 00 - Fax: 0280-183 09 | Plusgiro: 3 43 41-8 | Bankgiro: 468-4312 | .-/.vw .rnaiung-sslen.se
Maluna-Säiens kommun Tjänsteutiåtande
Sida
2016-09-28 2
1. Miljönämnden står bakom utredningens rekommendation avseende gemensam förvaltning.
2. Miljönämnden föreslår att kommunstyrelsen uppdrar åt förvaltningen att arbeta vidare i enlighet med utredningens förslag om gemensam förvaltning.
3. Miljönämnden förordar att man initialt låter den politiska organisationen vara oförändrad.
Slutligen har arvodes- och organisationskommittén, den 9 september 2016,
§15, beslutat meddela att man motsätter sig de föreslagna organisationsförändringarna tills kommunens ekonomi är i balans.
Bedömning
Att identifiera samverkansområden med andra kommuner anges som en av strategierna i Kommunplan 2025, antagen av kommunfullmäktige i april i år.
I Handlingsplan för ekonomi i balans 2020, fastställd av kommunfullmäktige vid sammanträde i maj i år, framhålls bl.a. att förvaltningsorganisationen ska ses över, med syftet att göra den mindre sårbar samt mer effektiv,
transparent och konsekvent. Vidare slås det fast att kommunen måste vara aktiv i arbetet med kompetensväxling och kompetensutveckling för att möta de (nya) krav som följer av samhällsutvecklingen och förändrade behov.
Vidare är en av de i kommunfullmäktiges verksamhetsplan 2016-2019 prioriterade åtgärderna under 2016 att vidga samarbetet med andra
kommuner, framför allt Vansbro, inom administration, gemensamma system, tvärsektoriell service och specialfunktioner.
Miljö- och stadsbyggnadsförvaltningen i Malung-Sälens kommun och miljö-och byggenheten i Vansbro kommun har under lång tid fört samtal om möjliga samverkansområden. I dessa samtal har det konstaterats att de båda kommunerna har likartade utmaningar gällande ekonomi, rekrytering, verksamhetsstöd med mera att hantera.
Olika alternativ till samverkan har diskuterats och ett avtal om köp av kompetens i detaljplanefrågor har tecknats mellan kommunerna. Under 2016 har samarbetet mellan miljöfunktionerna i de båda kommunerna fördjupats genom avtal om tjänsteköp av specialfunktioner såsom kvalitetsuppföljning, ledning och styrning samt tillsyn. Det pågår även en gemensam upphandling av ärendehanteringssystem.
Det får följaktligen konstateras att Malung-Sälens kommun och Vansbro kommun redan idag dels har pågående samarbete, dels arbetar med att finna nya former för samverkan på de aktuella verksamhetsområdena. En övergång till en gemensam förvaltning kan således sägas utgöra ett naturligt nästa steg.
Att tillskapa en gemensam förvaltning har enligt utredningen framför allt ett ekonomiskt motiv, då man genom att dela på funktioner kan hålla kostnader nere. I utredningen framhålls även att en gemensam förvaltning (och således
Malung-Säiens kommun | Box 14, 782 21 Maiung |Tfn: 0280-181 00 • Fax: 0280-183 09 | Plusgiro: 3 43 41-8 | Bankgiro: 468-4312 j .w.v rraiung-ssien se
f S ? Maiung-Sälens kommun
2016-09-28
Sida 3en större organisation) kan möjliggöra för intensifierat utvecklingsarbete samt utgöra ett viktigt led i att säkra kommunernas framtida
kompetensförsörjning på de aktueila verksamhetsområdena.
Redovisade utgångspunkter och motiv måste sammanfattningsvis, i mycket hög grad, sägas ligga i linje med vad kommunfullmäktige uttryckt i
Kommunplan 2025, Handlingsplan för ekonomi i balans 2020 respektive Verksamhetsplan och budget 2016-2019.
Slutsatser
Utifrån en sammanvägd bedömning, med beaktande av ovanstående bakgrund samt med beaktande av vad byggnadsnämnden, miljönämnden och arvodes- och organisationskommittén anfört i sina yttranden, torde utredningens rekommendation om att tillskapa en gemensam förvaltning vara att anse som en lämplig åtgärd att gå vidare med.
Utredningen konstaterar att det är möjligt att bibehålla de politiska organisationerna i kommunerna även när en gemensam förvaltning etableras. Utredningen rekommenderar dock att en gemensam nämnd bildas. Med tanke på vad som framkommit i yttrandena i denna fråga föreligger det emellertid inte vara önskvärt med en gemensam nämnd för närvarande.
Beslutsunderlag
Utredningsrapport daterad 3 juli 2016
Arvodes- och organisationskommitténs beslut den 9 september 2016, § 15 Byggnadsnämnden beslut den 1 september 2016, § 60
Miljönämndens beslut den 7 september 2016, § 49
Tjänsteutlåtande av miljö- och byggchefen daterat 16 augusti 2016 Beslutet skickas till
Byggnadsnämnden Miljönämnden
Miljö- och stadsbyggnadsförvaltningen Personalkontoret
KFV
Malung-Salens kommun | Box 14, 782 21 Malung t Tfn: 0280-181 00 Fax: 0280-183 09 j Plusgiro: 3 43 41-8 | Bankgiro: 468-4312 | ir.sujng-sstön so
Malung-Säiens kommun Sammanträdesprotokoli
Arvodes- och organisationskommittén Sammanträdesdatum
2016-09-09
Sida
9
§ 1 5
Gemensam miljö- och byggförvaltning, Malung-Salens kommun och Vansbro kommun (KS/2015:476)
Kommitténs beslut
Arvodes- och organisationskommittén motsätter sig de föreslagna organisationsförändringarna tills kommunens ekonomi är i balans.
Tom Martinsson (M) reserverar sig mot beslutet till förmån för eget yrkande.
Beskrivning av ärendet
Tjänstemän vid miljö- och byggförvaltningen i Malung-Säiens kommun och miljö- och byggenheten i Vansbro kommun har under lång tid fört samtal om möjliga
samverkansområden. I dessa samtal har det konstaterats att de båda kommunerna har likartade utmaningar gällande ekonomi, rekrytering, verksamhetsstöd mm att hantera.
Olika alternativ till samverkan har diskuterats och ett avtal om köp av plankompetens har tecknats mellan kommunerna. För att komma vidare i arbetet och förhoppningsvis hitta en hållbar samverkanslösning har konstaterats att förutsättningarna för en
gemensam miljö- och byggförvaltning för de båda kommunerna bör utredas vidare.
Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade den 15 december 2015, § 352, att uppdra till miljö- och stadsbyggnadsförvaltningen att under 2016 utreda förutsättningarna för en gemensam miljö- och byggförvaltning för Malung-Säiens kommun och Vansbro
kommun.
För genomförande av uppdraget har förvaltningen anlitat konsult. Utredningen startade i slutet av januari och slutrapporten levererades i juli 2016. Utredningens
rekommendation är att en gemensam miljö- och byggförvaltning mellan Vansbro kommun och Malung-Säiens kommun bildas. Utredningen förordar också att kommunerna bildar en gemensam nämnd för dessa frågor.
I egenskap av beredande organ i organisationsfrågor har arvodes- och organisationskommittén att yttra sig i ärendet.
Dagens sammanträde
Ordföranden Hans Unander (S) yrkar, med biträde av Jörgen Norén (S), att kommittén meddelar som sitt ställningstagande att man motsätter sig organisationsförändringarna tills kommunens ekonomi är i balans.
Tom Martinsson (M) yrkar att kommittén ska tillstyrka ett fortsatt arbete med en gemensam miljö- och byggförvaltning mellan Vansbro kommun och Malung-Säiens kommun.
Ordföranden ställer proposition på sitt eget yrkande mot Tom Martinssons (M) yrkande och finner att arvodes- och organisationskommittén beslutar att bifalla ordförandens yrkande.
Tom Martinsson (M) reserverar sig mot beslutet till förmån för eget yrkande.
Justerare Utdragsbestyrkande
O
Sammanträdesprotokoll Arvodes- och organisationskommitténSammanträdesdatum
2016-09-09
Sida
10
Ordföranden Hans Unander (S), Lilian Olsson (S) och Jörgen Norén (S) åberopar skriftligt yttrande som lämnats in tidigare under dagens sammanträde, § 14, i ärende angående översyn av förvaltningsorganisationen.
Beslutsunderlag
Utredningsrapport daterad 3 juli 2016
Justerare Utdragsbestyrkande
Maiung-Sälens kommun Sammanträdesprotokoll
" Sammanträdesdatum Sida
Miljönämnden 2016-09-07 10
§ 4 9
Utredning av sammanslagning med Vansbro kommun, dnr 2016-0559
Miljönämndens yttrande
1. Miljönämnden står bakom utredningens rekommendation avseende gemensam förvaltning.
2. Miljönämnden föreslår att kommunstyrelsen uppdrar åt förvaltningen att arbeta vidare i enlighet med utredningens förslag om gemensam förvaltning.
3. Miljönämnden förordar att man initialt låter den politiska organisationen vara oförändrad.
Sammanfattning
Enligt kommunfullmäktiges beslut om Verksamhetsplan och budget 2014-2018 som antogs den 15 december 2014, § 135 § ska ett vidgat samarbete med andra kommuner utredas, framför allt Vansbro kommun.
Miljönämnden och Miljö- och stadsbyggnadsförvaltningen har arbetat i enlighet med detta beslut och lyft denna fråga till nämnden vid ett flertal tillfällen under de senaste åren. För att komma vidare i frågan initierades dock ett konkret ärende under hösten 2015 om utredning av gemensam förvaltning med Vansbro kommun. Ärendet har hanterats av
Kommunstyrelsen 2015-12-01 §186 och Miljönämnden 2015-12-01 MN §63 samt Kommunstyrelsens arbetsutskott 2015-12-15 § 352. Beslut fattades att ge förvaltningen i uppdrag att under 2016 iåta utreda förutsättningarna för en gemensam miljö- och byggförvaltning för Malung- Sälens och Vansbro kommuner.
Kommunstyrelsen avsatte även 50 tkr ur strategisk utveckling till förvaltningens förfogande att nyttja inom ramen för uppdraget. För
genomförande av uppdraget anlitades konsulten Bengt Welin. Utredningen startade i slutet av januari och slutrapporten levererades den 3 juli 2016.
Utredningens huvudsakliga rekommendation är att en gemensam förvaltning mellan Vansbro kommun och Malung- Sälens kommun bildas och
nuvarande funktioner inom miljö och byggområdet införlivas i den
gemensamma förvaltningen. Kommunstyrelsens arbetsutskott har skickat rapporten på remiss till Miljönämnden som ska yttra sig över utredningens rekommendationer senast den 13 september 2016.
Beskrivning av ärendet
Enligt kommunfullmäktiges beslut om Verksamhetsplan och budget 2014-2018 som antogs den 15 december 2014, § 135 § ska ett vidgat samarbete med andra kommuner utredas, framför allt Vansbro kommun.
Miljö och stadsbyggnadsförvaltningen i Malung- Sälens kommun och Miljö-och byggenheten i Vansbro kommun har under lång tid fört samtal om möjliga samverkansområden. I dessa samtal har det konstaterats att de båda kommunerna har likartade utmaningar gällande ekonomi, rekrytering, verksamhetsstöd med mera att hantera.
Justerare Utdragsbestyrkande
Sammanträdesdatum Sida
M i l j ö n ä m n d e n 2 0 1 6 - 0 9 - 0 7 1 1
Olika alternativ till samverkan har diskuterats och ett avtal om köp av plankompetens har tecknats mellan kommunerna. För att komma vidare i arbetet och förhoppningsvis hitta en hållbar samverkanslösning bör förutsättningarna för en gemensam Miljö- och byggförvaitning för de båda kommunerna utredas vidare.
Under 2016 har samarbetet mellan miljöfunktionerna i de båda kommunerna fördjupats genom avtal om tjänsteköp av specialfunktioner såsom
kvalitetsuppföljning, ledning och styrning samt tillsyn. Det pågår även en gemensam upphandling av ärendehanteringssystem.
Arbetsgång och faser i genomförandet av uppdraget att utreda förutsättningarna för en gemensam förvaltning, se bild 1.
Utredning
Planering och inläsning:
- Inläsning av material - Erfarenhetsutbyte med
andra kommuner:
erfarenheter och lärdomar.
identifiera nuläge i kommunerna genom:
- Platsbesök och intervjuer med anställda
- Intervjuer med utvalda personer/referensgrupp - Workshop personal - Intervjuer med politiker och
kommunchef
z
Redovisning av rapport:- KSAu och berörda nämnden
- Fackliga förhandlingar och Beslut Kf
Genomförandeplan tas fram med tidsplan och aktiviteter:
- Projektorganisation - Organisation och politisk
representation utreds och presenteras
- Avta! och reglemente - Tillgänglighet: lokaler och
värdkommun vilket beslut som fattas):
- Gemensam upphandling av ärendehanteringssystem - Studiebesök andra
kommuner - Framtagande av
gemensamma rutiner för handläggning av ärenden/
tillsyn
Bild 1. Uppdragets arbetsgång
Justerare Utdragsbestyrkande