Marknad och arkitektur

Marknad och arkitektur är inte automatiskt förenade men de kan vara. Nedan kommer detta presenteras både gemensamt och separat, vilket även relateras till litteratur från det teoretiska ramverket. Marknad omfattar de spelregler som sätts där behovet efter ting påverkar det utbud som existerar (Lessig, 2006, s. 72, 124). Priset på produkter eller tjänster reglerar människors handlingar på olika sätt (Lessig, 1999). Arkitektur handlar om hur den fysiska världen är, omgivningen som finns runt en (Lessig, 1999).Det kan även gälla hur saker är eller hur det är utformat, vilket kan fungera i ett sammanhang men vara en begränsning i ett annat

sammanhang (Lessig, 2006, s. 132, 135). Här kan viktiga komponenter handla om värdering och kostnader, vilka är viktiga ur marknadsmodaliteten (Lessig, 2006).

I litteraturen har det lyfts fram att det skett ett skifte gällande att arkiv ska vara platser från historiskt förvar till ett fokus på informationsförvaltning (Edquist, 2019; Kallberg, 2013;

35

MacNeil & Cook, red, 2010). Edquist framhäver att det skiftet som skett varit viktig eftersom tekniken har förändrats inom arkivbranschen (Edquist, 2019, s. 242). Samtidigt menar

Kallberg att detta skifte har lett till ett fokusskifte från historia och kulturarv till

informationshantering i verksamheter (Kallberg, 2010, s. 19). Kallberg anser att definieringen av arkiv har inverkan på hur arkivarier behandlar arkiv. Tidigare har arkiven haft en roll som historisk källa vilket resulterade i att arkivarien uppfattades som historiker, medan arkivarien numera ofta ses som en informationsförvaltare eller informationshanterare (Kallberg, 2013, s. 119; Edquist, 2019, s. 242–243). Flera av informanterna har påpekat att intresset för historia ledde in på yrket arkivarie. Detta verkar ha varit en norm tidigare både med utgångspunkt från informanterna, vilket även Kallberg och Edquist beskrev i sina studier (Kallberg, 2013; Edquist, 2019). Informant 7 berättar att hen sökte arkivutbildningen under 1990-talet med ett historieintresse i grunden, men att hen numera arbetar med informationsförvaltningsfrågor. Informant 4 som arbetat som arkivarie sedan i början av 2000-talet menar också att yrket har förändrats, där informationen är i fokus. Detta är något som även informant 8 pratar om som har arbetat som arkivarie sedan i början av 2000-talet:

Där har det faktiskt ändrats. Det har ju ändrats ganska mycket i takt med digitaliseringen och man märker ju att arkivariens roll är helt annorlunda idag jämfört med när jag började.

(Informant 8)

Anledningen till förändringen skulle kunna bero på marknaden, att den digitala utvecklingen har en annan efterfrågan idag än tidigare. Det finns olika former av stöd för att hantera

informationen och de behov som därmed har skapats. Teknologierna kan begränsa vissa delar och möjliggöra andra och skapa nya synsätt (Lessig, 2006, s. 124).

Edquist menar att den tekniska förändringen som skett inom arkiv har medfört att det blivit nödvändigt att arbeta proaktivt i arkivområdet, vilket har påverkat arkivariens yrkesroll (Edquist, 2019, s. 242). Några av informanterna har beskrivit just detta, vikten av att arbeta proaktivt som arkivarie. Informant 7 menar att det behövs samarbete mellan olika

kompetenser för att kunna skapa en helhetsbild av informationen.

Det är viktigt att detta i stor grad görs proaktivt, dvs redan när man funderar på att upprätta information, behovet av sådan och informationsstöd. Min syn idag är att man ofta ska reda upp saker i efterhand, t ex föråldrade informationssystem som kanske inte ens har en exportfunktion. Det kan vara system som hanterar information som bedöms ha bevarandestatus. Arkivarien, enligt mitt sätt att se det, behöver därför jobba över kompetensgränser, samverka och framförallt jobba proaktivt och strategiskt. Verksamheten har ofta ett kort perspektiv. Här och nu och behov av information för sin dagliga verksamhet.

36

Att arbeta proaktivt kan ses som en förskjutning av arkitekturen, hur arbetet är och vad som hamnar i centrum (Lessig, 1999). Samtidigt handlar det även om marknad, vilka behov som finns utefter förändringen som sker där olika verktyg som stödjer den förändringen kan tillhandahållas (Lessig, 2006, s. 124; Ridener, 2009). Informant 8 anser att det är viktigt att vara inblandad i arbetet ute i verksamheterna, både vad det gäller skapandet av information men också det praktiska arbetet. Informanten framhäver även att det är viktigt att ställa rätt krav från början på system, från att det de upphandlas till att du registrerar i systemen till digital arkivering i e-arkiv. Detta anser hen blir viktigt för att det ska bli rätt från början eftersom det är svårt att skapa ordning i efterhand när det handlar om digitalt material. Informant 2 lyfter också fram detta, att det är viktigt att arbeta just proaktivt och att vara inblandad i arbetet.

Man kan se vikten av att hantera information på rätt sätt från det att den inkommer eller är upprättad så hanteras det ute i verksamheterna fram tills de arkivläggs. Så det är viktigt att få vara med i många olika forum och få insyn i mycket utvecklingsarbete som drivs på myndigheten. Och då försöker jag jobba mycket proaktivt. Man jobbar med verksamhetsutveckling och digitalisering och olika saker som är på gång.

(Informant 2)

Att vara förutseende kan på det sättet också vara en del av att skapa överblick av materialet (Fredriksson, 2004, s.54).

Både Fredriksson och Rosengren beslyser att befintlig teknik har medfört att det går att bevara mycket digitalt men att det samtidigt har resulterar i en kostnadsfråga (Fredriksson 2004; Rosengren 2017). Med utgångspunkt utgår från modaliteten marknad kan detta vara begränsande gällande pris eftersom det ligger ett värde i vad som viktigt att spendera pengar på, det som ska bevaras och det som ska gallras (Lessig, 2019, s.72). I intervjuerna pratade några av informanterna om kostnaderna med att bevara mycket material.

Den digitala resan har också inneburit att man ser att det faktiskt kostar pengar också. Det har man inte tänkt på tidigare. Det har ju varit kostnader för arkivlokaler osv men det krävs ju också andra resurser i samband med den digitala arkiveringen, att du måste jobba mer proaktivt och då krävs det också fler anställda till verksamheten.

(Informant 8).

Hållbarhetstänket blev också synligt när informant 4 lyfte fram varför det är viktigt att gallra, både vad det gäller kostnader men även att se till varför materialet är viktigt för

37

verksamheten, varför det är viktigt att bevara och spendera pengar på. Detta går också i linje med marknad och hur kostnader kan begränsa bevarandet (Lessig, 2006, s.72).

Det är väldigt lätt att spara men om man tänker så att om man sparar för mycket som jag då gör tyvärr. Därför det är inte heller hållbart om man tänker på behöver man hyra mer lokaler då, vad kostar inte det? Om du har jättemycket digitalt material som bara ökar och ökar och ökar och du inte gallrar någonting för att man kan inte egentligen se vad det är. Man har en väldigt vag förståelse för vad digitalt material är och så tänker man ja, men digitalt material det tar ju ändå ingen plats. Amen vi köper en server till, vi köper en server till och till slut kanske man ha 20 servrar igång som drar ström i sin tur. Åh som genererar i jättemycket extra kostnader så det är ju också en viktig aspekt i det här och gallring, att man ska ju ändå smalna av och se att det är det här materialet som är viktigt för vår verksamhet.

(Informant 4)

På det sättet hör kostnaderna samman med värdet av informationen i en verksamhet och hur den informationen kan vara viktigt senare. Ifall det blir värt att bevara informationen ur ett ekonomiskt perspektiv för att då se till nyttan av informationen i verksamheten (Harvey & Thompson, 2010). En informant pratar också om kostnader men anser att det inte är det viktigaste perspektivet men att det är något som bör beaktas.

Det är klart att kostnaden ska man ju säga som sista men det är ju så ändå att kostnaderna vi har ändå på oss att hålla en god hushållning. Så att någonstans här, material som är väldigt svårt att hantera måste man argumentera extremt mycket för att de har de kulturarvskvaliteterna som behövs.

(Informant 6)

Detta är linje med Riksarkivets riktlinjer där de framför att det ekonomiska värdet inte är det viktigaste perspektivet att beakta eftersom informationsvärdet och lagstiftning gällande bevarande är mer väsentliga delar vid gallring (Riksarkivet, 1999, s. 7).

Kulturarv lyfts ofta fram som en viktig del för att bevara det historiska för framtiden (Edquist, 2019; Karlsson, 2019; Smith, 2019). Detta behandlas också i arkivlagen (1990: 782) § 3, där uppmärksammas det att ”Myndigheternas arkiv är en del av det nationella

kulturarvet”. Den informationen som bevaras nu kommer på det sättet att återges i framtiden genom de val som görs nu. Informant 6 är den enda som behandlar begreppet kulturarv. Hen anser att det är den viktigaste delen eftersom det är en viktig uppgift att arkivarien värnar om den. Kallberg belyser detta genom att framhålla att arkivariens roll har förändrats till förmån för informationsförvaltning där de historiska värdena hamnar i skymundan (Kallberg, 2013, s.19). Flera av informanterna ansåg att arkivariens roll kan skilja sig beroende på vilken typ

38

av tjänst det är. Detta är sammanhängande med arkitektur och att ens omgivning är utformad på ett visst sätt (Lessig, 1999).

I kommuner och regioner framgår det inte genom arkivlagen, vem som styr gallring utan det är nämnden eller styrelsen i den verksamhet där handlingen uppförts som beslutar kring gallring, vilket kan resultera i att arkivmyndigheten ska ha ansvar för gallring (Geijer & Lövblad, 2018, s. 205). Detta är något Riksarkivet framhäver att arkivverksamheten ansvarar för själv så länge de följer befintliga riktlinjer (Riksarkivet, 2020c). Flera av informanterna uppgav också att det skiljer sig åt att arbeta på olika verksamheter som arkivarie, att det inte fungerar på riktigt samma sätt att jobba inom statlig myndighet och kommunal verksamhet, och att det samtidigt kan skilja sig åt beroende på verksamhetens omfattning. Skillnader mellan kommunal och statlig sektor kan också kan påverka hur styrd någon är och vilka beslut som fattas. Med utgångspunkt i Lessigs idéer kring arkitektur kan arkivariens roll påverkas av sammanhanget hen befinner sig i (Lessig, 2006, 135). Informant 2 betonar att det finns

skillnader i arkivariens roll beroende på arbetsplats.

Det är väl lite olika vilken typ av tjänst man har och var man är anställd någonstans. I en kommun som kommunarkivarie så har man en lite annorlunda roll jämte mot andra arbetsplatser tänker jag. Där en, i alla fall så som vi har det i en ganska liten kommun med bara en kommunarkivarie då. Då är ju jag ansvarig tjänsteman för arkivmyndigheten når kommunstyrelsen. Så att jag är ju väldigt mycket arkivmyndigheten i mitt agerande. (Informant 2)

Detta kan också avse att arkivarier har ett större ansvarsområde som kommunarkivarie (och arkivmyndighet) beroende på kommunens storlek.

Så att våra förutsättningar är lite bättre i en större kommun men just mindre kommuner som oftast kanske bara har en kommunarkivarie. Det är ju ett problem just att hinna med allt.

(Informant 8).

I en större kommun finns det ofta förutsättningar till fler resurser än en mindre kommun, men det innebär kanske inte automatiskt att detta betyder att det blir enklare. Enligt Lessig är arkitekturen en del av hur något är utformat (i detta fallet kommunen) och hur omgivningen ser ut runt omkring en, vilket kan vara svårt att påverka (Lessig, 1999).Vidare uppger informant 5 också att det finns skillnader kring attarbeta i statlig sektor jämfört med kommunal sektor, och menar att verksamheten nog är mer enhetligt styrd som statlig

myndighet eftersom Riksarkivet utfärdar tydliga föreskrifter gällande överlämnande, gallring, arkivlokaler, arkivbeständiga medier och format etc. Informanten menar att det finns en annan frihet för kommuner eftersom de själva kan ta fram riktlinjer om arkiv utifrån arkivlagen.

39

Samtidigt menar informanten att principerna i grunden är detsamma men att beslutsgången och utformningen av gallringsbeslut kan skilja sig åt mellan kommuner. Vad det gäller Riksarkivet menar informanten att det inom statliga myndigheter finns tydliga riktlinjer om hur en framställan till Riksarkivet ska se ut.

40