Normer och lagar

Normer och lagar är inte alltid sammanhängande men kan vara det. Enligt Lessig handlar normer om individers allmänna regler över hur något ska vara eller hur vi ska bete oss. Det är som osynliga regler över hur något bör vara (Lessig, 2006, s. 11; Lessig 1995).Lessig anser att lagar har en innebörd av bestraffning ifall de inte efterföljs, vilket kan påverka människors beteende i hög grad. (Lessig, 2006, s. 131). Lagar är upprättade av regeringar och används för att ändra beteenden eller handlingar (Lessig, 1999). Lessig menar att lagar inte alltid följs men att de kan höra samman med normer eftersom de kan fungera som riktlinjer som sedan

övergår till en gemensam bestämmelse över hur något ska vara (Lessig, 2006, s. 11).

Utefter det som framkommit i intervjuerna så skiljer sig metoderna åt kring hur arbetet med informationsvärdering och gallring utförs. Detta beroende på arbetsplats och hur den är uppbyggd men målet i slutändan är detsamma, att uppfylla de lagkrav och regler som finns kring gallring (Lessig, 1995; Lessig, 2006, s.11). Enligt Riksarkivet är det myndigheten själv som avgör hur arkivverksamheten ska organiseras, samt hur ansvarsfördelningen ska vara för att följa befintliga föreskrifter (Riksarkivet, 2020c). Det är väsentligt att ta lärdom från föregående arbete för att utveckla det och utforma vägledande riktlinjer för

informationsvärderingen och hur det ska genomföras (Couture, 2005). Gallring innebär att skapa överblick i arkiven och göra de tillgängliga, både efter verksamhetens behov men också för allmänheten i enlighet med lagstiftning (Geijer & Lövblad 2018, s. 200–201). Arbetet med gallring av allmänna handlingar kan genomföras på olika sätt utifrån styrdokument

(informationshanteringsplaner eller dokumenthanteringsplaner) och lagstiftning. Lagar och normer kan fungera i symbios genom att arkivarier följer befintlig lagstiftning som sedan blir en social norm kring hur arkivarbete ska hanteras (Lessig, 1999). Informant 5 fick frågan om

28

hur hen ser på gallring, informanten menar att det är svårt att fatta egna beslut vid

gallringsutredningar och anser att det känns bättre att genomföra det i grupp eftersom det innebär att beslutet inte fattas av en enskild individ. Vid anställning i en väldigt stor organisation med unikt material kan det bli utmanande eftersom det är en stor informationsmängd.

Det är vi som jobbar med det i Sverige som behöver ta fram den här typen av gallringsbeslut för det material som vi skapar, vi har ett unikt material. Åh då har man inte så mycket att stötta sig på utan man måste göra nya och egna, unika analyser. Det som är skillnad där från när jag jobbade på Regionarkivet är att det finns många andra kommuner och många andra regioner med liknande material där man liksom kan få stöd och hjälpa varandra där det finns en hel del beslut. Men det finns inte riktigt där jag jobbar nu på samma sätt förutom de historiska besluten såklart.

(Informant 5)

Samtidigt framför informant 5 att hen anser att det inte är svårt att göra den praktiska delen av gallring för då är besluten tagna, utan det handlar istället om utredningen. Där informanten menar att ifall man arbetar i en stor organisation med en stor mängd information, kan det ibland vara svårt att känna sig helt säker på att man fått genomslag och känt av på alla nivåer. Informant 6 berättar om hur gallring går till i den verksamhet hen arbetar, informanten anser att fler perspektiv kommer fram ifall arbetet med gallringsutredningar sker i grupp.

Informanten anser att det blir en väldigt subjektiv bedömning ifall bara en arkivarie genomför analysarbetet. Metoderna för hur detta ser ut kan skilja sig åt beroende på verksamhet.

Samtidigt kan det vara svårt att formulera generella riktlinjer vid gallring som ska vara lämpad för alla arkiv. Detta eftersom information kan vara unik och omfatta varierande värde beroende på verksamhet (Fredriksson, 2004, s. 27). Hur verksamheten är uppbyggd skiljer sig åt och kan vara svårt att påverka (Lessig, 1999). Där informant 6 arbetar följs de

styrdokument som finns, arkivhandbok, dokumenthanteringsplan, samt lagstiftning. De ser till syftet av informationen, förvaltningens behov, och utefter ett antal frågor från Bevarande och

gallring (1995). Informanten uppger också att det är viktigt att se till alla delar för att kunna

skapa en helhetsbild, och att det även är viktigt att göra en riskanalys. Att se till ifall det finns risker med att informationen försvinner, om det kan medföra skada eller men för en individ och hur allvarligt skulle det i så fall vara. Det är sådana frågor som bör tänkas igenom.

Informant 7 uppger att de har tagit fram en modell för att kunna kartlägga information och för att klara av att uppfylla kraven i enlighet med lagstiftning, samt de interna och externa krav som finns. Det blir viktigt att samordna information för att därmed skapa en helhetsbild för att kunna ha nytta av informationen både kortsiktigt och långsiktigt. Informant 2 framhäver att

29

hen som kommunarkivarie utgår från SKR:s gallringsråd, får vägledning från Riksarkivets RA:FS, och annan lagstiftning som kan finnas (speciallagstiftning för olika förvaltningar etc.), GDPR (dataskyddsförordningen). Angående bedömning av information som är viktig för verksamhetens behov för de en dialog och resonerar mellan arkivarien och verksamheten det gäller. Informant 8 arbetar på liknande sätt som informant 2, hen berättar att det inte riktigt görs en informationsvärdering ute i verksamheterna utan det finns krav på att verksamheten följer dokumenthanteringsplanen och för sedan en diskussion med arkivarien. Samtidigt framhäver informanten att de följer de rekommendationer som finns från SKR och

Riksarkivet för bevaring och gallring. Hen framhäver att tillsynskravet fungerar som ett bra verktyg för att kontrollera att gallring sköts som det ska ute i verksamheter, men också att det sker en dialog mellan kommunarkivarien och verksamheterna. Vidare menar informanten också att:

Det sker inte så mycket teoretisk diskussion kring vad som är rimligt att bevara, eller vad som kan vara intressant för eftervärlden utan det är ju vi då mer internt på kommunarkivet kanske som har den diskussionen. Det sker inte så mycket ute i verksamheten utan de följer ju våra rekommendationer även om det då är de själva som beslutar det.

(Informant 8)

Om det alltid blir rätt i arkivbildningen är svårt att avgöra eftersom arkivarien inte alltid har möjlighet att alltid hålla koll på arbete ute på förvaltningar eller myndigheter eftersom det inte alltid finns resurser till det. Några av informanterna upplever att det saknas en förståelse kring gallring och varför det är viktigt. Informant 1 pratar om att det är viktigt att se till att styrdokumenten följs och att de tolkas rätt, vilket hen framför som svårt. Ifall det inte finns en gemensam förståelse av styrdokumenten skulle de kunna tolkas felaktigt (Lessig, 1995).Informant 1 anser även att fast styrdokument efterföljs så ska de tolkas rätt och med mängden information kommer insikten att det inte går att spara allt. Samtidigt finns det ändå en liten osäkerhet där.

Det är så mycket handlingar så att det inte går att spara allting. Det ligger en viss frustration i det också kan jag känna. Hur vet man liksom? Hur vet man att det blir rätt?

(Informant 1)

Samtidigt menar informant 1 att det ofta saknas förståelse kring gallring ute på

förvaltningarna, att det finns en annan inställning. Informanten uppger att det ofta saknas tid och intresse där de mest vill slänga allting. Det ses inte som en sorteringsfunktion utan de vill mest bli av med det. Informanten lyfter fram att det är viktigt att gallra för att kunna skapa en

30

översikt av materialet i arkiv i enlighet med de riktlinjer som finns. Med utgångspunkt från sociala normer handlar det om att utbildning är en del av en norm över vilken information som är väsentlig och vad man bör ha kunskap kring, vilket bottnar i lagstiftning (Lessig, 2006, s. 129; Lessig, 1995). Detta påverkar även beteenden hur man agerar (ibid). Även informant 4 framhäver att arkivarien har en pedagogisk uppgift att få verksamheten att förstå betydelsen av gallring och hur detta ska genomföras, och på så sätt fungera som ett stöd. Gallring ska grundas i arkivlagen (1990: 782), samt föreskrifter från Riksarkivet, att man därmed inte får kasta vad som helst, hur som helst. Samtidigt upplever informanten att det ibland är svårt. Ofta möts informanten av en ovilja att förstå meningen med gallring. Informanten framförde att hen var orolig för att väldigt mycket material tidigare hade gallrats utan beslut och att det därmed skapats en stor kunskapslucka.

Och då blir jag ju också orolig för att ja, men hur mycket är det som man bara har tagit bort utan att man har haft ett beslut. Det är ju mängder...mängder av förfall.

(Informant 4)

En oförståelse kring gallring är något informant 5 också lyfter fram, hen tror att det kan finnas olika uppfattningar kring vad en allmän handling är och att det därmed kan resultera i att det gallras handlingar utan beslut. En annan informant berättade också om sina tankar om gallring och framförde att:

Upplever att det inte finns jättebra kunskaper kring gallring. Jag tror t.ex. att folk inte alltid förstår att det ofta finns väldigt tydliga regler kring gallring. Jag försöker t.ex. framhålla att vi inte får gallra handlingar om det inte finns ett gallringsbeslut och vissa handlingar måste gallras.

(Informant 3)

Detta är något som Edquist lyft fram, att det ute i myndigheterna ibland sker arkivbildning utan hänsyn till de regler som finns gällande bevaring och gallring. Att det ofta är svårt för arkivarier att kunna påverka detta på grund av brist på tid eller resurser (Edquist, 2019, s. 264). Samtidigt kan detta uppmärksamma betydelsen av arkivariens roll och kunskapen de besitter (Lessig, 1995). Informant 8 påpekade att det är en viktig del av yrket, att vara synlig i verksamheterna så att de vet om att arkivarien finns och kan stötta dem. Detta är även något som informant 6 lyfte fram. Informanten menar att det är en del av yrkesrollen som arkivarie att föra fram yrket och att ifall du som arkivarie har svårt att få gehör för arbetet som görs kan det leda till sämre arkiv. Detta medför att den pedagogiska delen av arkivariens roll kan bli väsentlig för att det ska bli rätt, att gallring sker på grundade beslut i enlighet med lagstiftning

31

och föreskrifter. På det sättet handlar arkivariens arbete om att utbilda, vägleda och skapa förståelse kring varför det är viktigt. Informant 7 påpekar just detta:

Det är också viktigt att inse att förstå att arkivarien också har en unik kompetens som man behöver använda för att stötta, rådgiva och handleda omgivande verksamhet. Här är också tillsynsuppdraget viktigt men för att utföra detta behöver arkivarien kunskaper i informationsvärdering av så väl analog som digital information och hur den säkerställs på kort- och lång sikt.

(Informant 7)

Även fast arbetet med informationsvärdering sker på olika sätt handlar det (på ett sätt) om att uppnå samma mål, uppfylla arkivlagens syfte och de föreskrifter som finns. Inom arkivarieyrket verkar det utifrån intervjuerna finnas en gemensam bestämmelse kring detta (Lessig, 2006, s.11). Vid informationsvärdering finns det oftast styrdokument, samt befintlig lagstiftning att utgå ifrån. Detta har även lyfts fram i litteraturen som viktiga utgångspunkter för att kunna göra bra val (Rosengren, 2017; Shepherd & Yeo, 2003).

Det är inte helt självklart att alltid veta ifall det blir rätt, de styrdokument som finns följs men det kan finnas en osäkerhet ändå. Fredriksson har framfört att den svenska modellen är väldigt pragmatisk (Fredriksson, 2004, s. 26). Enligt informant 8 är den teoretiska diskussionen inte särskilt märkbar, informanten menar att det till viss del handlar om en bemanningsfråga, att det inte finns resurser till det. Hen säger att det i så fall sker internt mellan arkivarierna men att det inte har en stor roll i deras arbete. Informant 1 menar att hen har en roll i ett utbildande syfte att få personal ute i förvaltningarna att förstå hur de ska göra rätt i ordningsarbetet med materialet. På så sätt är styrdokumentet viktigt för att skapa riktlinjer kring hur arbetet ska utföras. Detta menar Rosengren är viktigt för att kunna uppnå syftet med arkivlagen och de föreskrifter som finns gällande gallring och bevaring (Rosengren, 2017). Sådana riktlinjer blir därför viktigt att följa men informant 3 menar att det finns tillfällen då det behövs värderas information, vilket kan vara om det finns en vilja att ändra gallringsfrister eller om nya handlingar tillkommer. Informanten framhäver att:

Situationer där man behöver värdera information uppkommer när man vill ändra gallringsfrister eller nya handlingar tillkommer. Då handlar det ju om att se 1) om det finns några lagar som innehåller gallringsregler (både LSS och socialtjänstlagen gör det) då är det ju det som gäller oavsett vad, 2) finns det några rekommendationer från SKR, dessa är oftast rimliga att följa och 3) vad är verksamhetens behov?

(Informant 3)

Skillnaderna mellan statlig och kommunal sektor lyftes fram av informant 5. Informanten uppger att det krävs ett slags detektivarbete i verksamheterna för att ta reda på vilken

32

information som är viktig och varför den är viktig när det handlar om gallringsutredning. Först sker det en kartläggning av informationen, följt av krav från lagstiftningen för att sedan gå på remiss internt till verksamheten som upprättat informationen till jurister, samt till informationsspecialister. Därefter kan det uppkomma synpunkter på vad som bör ändras, arkivarierna ändrar det och sedan skickas en framställan till Riksarkivet. Shepherd & Yeo menar att informationsvärdering och gallring kan ske även om det inte finns några rutiner kring det. Om det inte sker några formella kontroller eller beslut kring informationsvärdering och gallring på arkiv kommer det resultera i egna initiativ. Därför är det viktigt att ha

gemensamma riktlinjer kring detta (Shepherd & Yeo, 2003, s. 146). Arkivarien har därmed en viktig roll kring de val som görs för att skapa så tillförlitliga och fullständiga arkiv som möjligt (Shepherd & Yeo, 2003, s. 243). För att därmed uppnå arkivlagens syfte. Samtidigt kan arkivariens roll ha en bred funktion. När jag frågar informant 4 om vad arkivariens roll innebär anser hen att:

Det är ju det som är den svåra rollen tycker jag som vi har, att man tycker att amen arkivarie det är väl att sitta och vända papper och ha ordning på någon låda i ett mörkt rum som ingen går in i. Nej, idag är det så oändligt mycket mer än så vi måste ha. Vi måste ha en hel palett med olika kunskapsområden som vi kan anpassa mot verksamheten hela tiden.

(Informant 4)

Några andra av informanterna lyfte fram offentlighetsprincipen och demokrati och deras roll i det som arkivarier.

Detta tycker jag kan skilja sig mycket beroende på vad för typ av jobb man har, det kan ju skilja sig mycket på vad en arkivarietjänst innefattar. Men i grunden tycker jag att det handlar om att upprätthålla offentlighetsprincipen och att dom tre punkterna från arkivlagen tillgodoses, eller åtminstone vara drivande i att detta görs, det är ju inte alltid man har makt att göra detta.

(Informant 3)

Detta pratar även informant 5 om när jag frågar vad hen anser att arkivariens roll innebär. Informanten pratar om demokrati, att det som arkivarie är viktigt att bevara demokrati, att se till att allmänheten får ta del av den information som de har rätt till enligt

offentlighetsprincipen, och att det finns möjlighet till insyn i verksamhetens arbete. Även informant 6 diskuterar detta och menar att det är just en del av arkivlagen och därmed ingår i arkivariens uppgifter att leva upp till det som en del av det demokratiska samhället. Detta verkar framträda som en social norm inom arkivarieyrket där vissa mål ska uppnås efter de lagar som är författade (Lessig, 2006, s. 11, Lessig, 1999). På det sättet går lagar och normer

33

in i varandra, en lag författas och förväntas efterföljas för att sedan övergå i någon slags social norm kring hur något ska utföras (Lessig, 2006, s. 131). Geijer & Lövblad lyfter fram det viktiga med arkivariers arbete kopplat till arkiv och arkivlagen. Detta eftersom det kan innebära en inblick i myndigheters och kommuners arbete eftersom de är skattefinansierade verksamheter. Det kan även gälla att det finns ett behov av kunskap gällande historia etc. (Geijer & Lövblad, 2018, s. 119–120). Fredriksson framhäver att arkiven fyller en viktig funktion för samhällsnyttan när det gäller att skapa en förståelse för verkligheten och hur den styrs. Därför är allmänna handlingar viktigt ur ett demokratiskt perspektiv (Fredriksson, 2004, s. 54). Informant 7 framhäver att gallring är viktigt ur olika perspektiv. Gallringens syfte är att skapa relevant, tillgänglig och överskådlig information för den enskildes behov,

verksamhetens behov, rättskipningens behov, samt för samhället. Därför är informationen en del av demokratin. Det demokratiska perspektivet kan ses som en arkitektur eftersom den är utformad på ett visst sätt där vissa riktlinjer bör följas. Detta omfattar också lagar som är kopplade till regleringen (Lessig, 2006, s. 135).

Det arkivmaterial som överlämnas bör enligt Duranti vara genomtänkt och ge en rättvis bild av den tiden. Det blir viktigt för att kunna använda det som källa och utgångspunkt till de val som behöver genomföras i framtiden, men också för att vara transparant med val som görs (Duranti, 1994). Detta var något som informant 7 uppgav som gallringens syfte, att skapa tillgänglig och överskådlig information för olika intressenters behov där det ingår att säkerställa information för forskningsunderlag. Alla informanter pratade om forskningens behov (och de andra behov som finns) i intervjuerna fast på ett indirekt sätt där de syftar till arkivlagen och dess innebörd. Speciellt när information ska värderas och gallras och hur det genomförs. Att det pratades om på ett indirekt sätt kan influeras av de sociala normer som finns gällande hur arkivarier arbetar med gallring. Där det finns en överenskommelse över målet men att metoder kan skilja sig åt (Lessig, 2006, s. 11). Forskningens behov är en del av arkivlagen, både för vetenskapligt underlag men även på individnivå för släktforskning och annat. Detta för att skapa förståelse för verkligheten och hur den kan förändras (Fredriksson, 2004, s. 54). En av informanterna säger att hen präglats av sitt yrke inom museum där det finns en tradition av att bevara. Hen anser att det går att hitta anledningar till att material bör bevaras men anser samtidigt att det inte fungerar i längden.

Jag vet ju att jag gör mig en jätteotjänst för man ska ju inte tänka så egentligen. Jag vet ju det. Men det är ju för att jag tänker ju men om tio eller tjugo år kommer det här materialet vara jätteintressant, jättespännande! Men alltså det går ju inte att göra så alltid. Utan ibland måste man bara glöm det och kasta men för mig gör det jättejätteont för jag vet hur värdefullt det kan vara, att ha det kvar. Det är så

34

att vi har möjlighet enligt arkivlagen att ha kvar materialet, enligt forskningens behov också men det får ju vara någon måtta.

(Informant 4)

Tid och erfarenhet som arkivarie på en arbetsplats kan också vara en del av att skapa en överblick över informationen som finns just där. Informant 5 framhäver att gallring kan vara ett bra sätt att komma nära verksamheten för att därmed kunna bygga en överblick av

informationen. Att arbeta i en stor organisation kan vara utmanande eftersom det finns en väldigt stor mängd information där. Informanten påpekar därför att gallring är avgörande på grund av att det skapas väldigt mycket information just nu. Att skapa en överblick av

informationen i en verksamhet kan enligt Fredriksson (2004) vara en betydelsefull del för att kunna värdera informationen på bästa möjliga sätt. Det går inte att veta precis vad

allmänhetens behov kommer att vara i framtiden men det som är väsentligt är att skapa en överblick kring den information som finns just nu (Fredriksson, 2004, s. 54). Med

utgångspunkt från sociala normer handlar det om att inneha kunskap kring att veta hur man bör agera för att kunna göra rätt gällande bevaring och gallring (Lessig, 1995). Enligt Klett är det viktigt att skapa ett gemensamt värde, och skapa en förståelse för att värdering av

information inverkar på det som finns i arkiv (Klett, 2019a, s. 55). Att arkivarien därmed har en viktig funktion för att skapa arkivmaterial som blir användbara och förståeliga, där de val som görs är genomtänkta (Couture, 2005).