Medarbetarna upplever hot och våld

Grunden för styrning och ledning inom socialnämndens ansvarsområde anges i Riktlinje - Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete, antagen av

socialnämnden 2018-08-28. I riktlinjen anges ett arbetssätt i fyra steg: 1. planera, 2. genomföra, 3. utvärdera och 4. förbättra verksamheten. Arbetssättet ska

användas i varje del av verksamheten och ansvarsområden är fördelade på de positioner som finns inom kontoret, alltifrån socialchef till enskilda medarbetare samt funktioner som utvecklare, medicinskt ansvarig sköterska m.fl. Utifrån den styrning och ledning som nämnden angivit i riktlinjen utarbetar verksamheten processkartor och dokument.

Måluppföljning enligt medarbetarenkäten motsvarar steg 3 i ledningssystemet.

Resultatet på enkäten visar att medarbetarna upplever mest otydlighet vad gäller uppföljning och utvärdering. Risk finns att brister i steg 3 förs vidare i steg 4, med uteblivna eller felriktade förbättringar som resultat.

10. Medarbetarna upplever hot och våld

Medarbetarnas upplevelser av hot och våld undersöks årligen i den kommungemensamma medarbetarenkäten (HME, hållbart medarbetar- engagemang). 2020 hade en (1) procent av medarbetarna på socialkontoret upplevt hot eller våld från chef eller medarbetare, och 15 procent från brukare.

Motsvarande för kommunen som helhet var en (1), respektive 12 procent.

Resultatet från socialkontoret, omräknat i antal visar att sex (6) medarbetare hade upplevt hot och våld från chef eller medarbetare och 102 från brukare;

sammantaget 108.

Enligt Strängnäs kommuns arbetsmiljöpolicy beslutad av Kommunfullmäktige 2018-08-27, ska alla tillbud och skador som inträffar rapporteras och utredas för att kunna vidta åtgärder. Dessa rapporteras i KIA (Informationssystem för arbetsmiljö i kommunerna).

Statistiken visar att under 2020 har 146 arbetsmiljöhändelser med skadeorsak

”hot och våld” anmälts från socialkontoret i KIA. Fler jämfört med resultatet från medarbetarenkäten (108). Skillnaden kan förklaras av att frågan i enkäten gäller om medarbetaren blivit utsatt - oavsett hur många gånger under året, medan antal händelser registreras i KIA. Samma medarbetare kan ha upplevt flera händelser. Dessutom rapporteras risker i KIA (en ännu inte inträffad händelse), vilket medarbetarenkäten inte frågar efter, utan endast inträffade händelser.

Medarbetarna ser ut att använda sig av de kanaler för arbetsmiljörapportering som kommunen tillhandahåller.

Vad gäller situationer av hot och våld från brukare har ett omtag skett vad gäller rutiner för riskbedömning vid arbete i direktkontakt med brukare. Inriktningen har varit att i ett så tidigt stadium som möjligt identifiera och hantera risker för

att undvika skada. Inom verksamheterna finns mer att göra för att eliminera sådana hot- och våldssituationer.

Hot och våld från chefer och medarbetare hanteras på annat håll inom arbetsmiljöarbetet.

11. Avvikelser

Avvikelser inom socialnämndens verksamheter, det som handlar om individuella insatser gentemot brukarna rapporteras och tas om hand inom

verksamhetssystemet Treserva. En avvikelse hanteras i två steg, först en rapport från den medarbetare som upptäckt avvikelsen och sedan analys, åtgärd och avslut av ansvarig chef. Under hösten 2020 har systemet utvecklats vad gäller steg två. Ett metodstöd har införts, för att underlätta arbetet med analys och åtgärder.

Rutin för avvikelsehantering, 2020-05-01 gäller för hela socialkontoret. Rutinen innehåller processen från det att en medarbetare upptäckt en avvikelse till dess att den har tagits omhand av ansvarig chef, analyserats, åtgärdats och avslutats.

Rutinen omfattar även uppdraget för chefen att identifiera mönster och hitta förbättringsområden, vilket gäller både på enhets- och verksamhetsnivå.

Arbetet med avvikelser behöver utvecklas genom att systematiskt och på övergripande nivå ta lärdom av det inträffade och låta insikterna leda till påvisbara förbättringar.

12. IT-säkerhet

Information som behandlas inom socialnämnden med stöd av IT

(informationsteknik) ska hanteras med säkerhet. Säkerheten kan i dagsläget inte fastställas. Socialkontoret planerar att införa ett systematiskt arbetssätt för informationssäkerhet. Verktyget KLASSA kommer att användas. KLASSA har tagits fram av SKR (Sveriges kommuner och regioner) och får användas fritt av kommunerna.

Arbetet inleds med att information som behöver skyddas sorteras i skyddsnivåer (klassning), vilket handlar om att tillämpa GDPR (Dataskyddsförordningen), OSL (Offentlighet- och Sekretesslagen), PDL (Patient Datalagen) samt NIS-Direktiven (Information till samhällsviktiga tjänster).

Information som ska vara bestående över tid behöver få säkra tekniklösningar som är utbytbara och hänger med i teknikutvecklingen.

Informationsklassning ska säkerställa att den information som nämnden

hanterar är riktig, tillgänglig för de som ska använda den och inte tillgänglig för obehöriga (konfidentialitet) samt spårbar.

Klassningen utmynnar i en handlingsplan som används och följs upp.

Socialkontoret har inlett arbetet med informationsklassning och handlingsplan, ett arbete som kommer att intensifieras under 2021.

TJÄNSTEUTLÅTANDE

Socialkontoret Dnr SN/2021:74-007

2021-02-09

Socialnämndens svar på Revisionens årliga grundläggande granskning

Förslag till beslut

Socialnämnden beslutar att

1. godkänna denna skrivelse som nämndens svar på revisionens årliga grundläggande granskning

2. beslutet skickas till kommunstyrelsen som underlag till kommunens gemensamma svar

Beskrivning av ärendet

Revisionen har granskat nämndernas arbete 2020 kring implementering av den kommungemensamma styrmodellen. Nämnden har tagit del av revisionens rapport och drar följande slutsatser om socialnämndens arbete med

verksamhetsstyrning och uppföljning.

 Socialnämndens mål har bra koppling till kommunens mål.

 Målen är tydliga och omfattar all verksamhet inom nämnden.

 När det kommer till uppföljning av målen saknas indikatorer.

 Mål och uppföljning utgör ett visst stöd i arbetet med utveckling och förbättringar, men ger inte underlag för bedömning av

kostnadseffektivitet och kvalitet.

 Koppling mellan nämndens mål och Agenda 2030 är för svag.

 Verksamhetsuppföljning och internkontroll blandas ihop.

 Alla nämndledamöter uppfattar inte möjligheten att påverka mål och måluppföljning.

Socialnämnden ansluter till revisionens förslag på ändrat arbetssätt och föreslår följande:

1. Slå ihop verksamhetsplan och kontorsplan, vilket bidrar till att indikatorer blir en del i styrningen. Dessutom sparas arbetstid.

2. Ta bort internkontrollen från verksamhetsuppföljningen och gör den till ett separat ärende.

2/2

3. Att utbildning av nya ledamöter om styrmodellen sköts

kommungemensamt, vilket ger samsyn och dessutom kan ske med god frekvens.

4. En kommungemensam årsprocess tas fram.

5. Ett kommungemensamt stöd för integrering av Agenda 2030 utarbetas.

6. Att socialnämnden i samband med framtagande av mål för 2022 avsätter tid för utbildning i styrmodellen och internkontroll.

Ekonomiska konsekvenser för kommunen

Beslutet medför inga ekonomiska konsekvenser för kommunen.

Övriga konsekvenser

Beslutet medför inga övriga konsekvenser.

Uppföljning

Ingen uppföljning krävs.

Beslutsunderlag

Revisionens årliga grundläggande granskning, 2020-12-10

Årlig grundläggande granskning av nämnder och styrelse Strängnäs kommun KPMG AB 2020-11-23

KPMG AB Bilaga 1. Grundläggandegranskning 2020: Enkätresultat Beslutet skickas till

Kommunstyrelsen

Karin Krönenstedt Socialchef

Kommunrevisionen

Till: Samtliga nämnder och kommunstyrelsen

För kännedom: Kommunfullmäktige