Socialnämnden menar att den i första hand beviljar lösningar på hemmaplan och i andra hand via externa placeringar. Nämnden använder sig av digital teknik och säkerställer att sådan kompetens finns i verksamheten.
Socialnämnden ansluter sig till Agenda 2030 mål 12, Hållbar konsumtion och produktion.
Målet är uppnått.
Digitala möten har införts inom nämnden, inom kommunen och gentemot externa samarbetspartner, exempelvis inom regionens närvårdsstruktur. De digitala arbetsformerna har gjort det enklare att delta i mötena, tagit bort restid och på det hela taget effektiviserat arbetet.
Fler brukare placeras inom kommunen och färre externt.
Processen vid placeringar inom LSS har setts över, för att snabbare kunna belägga en ledig plats.
Inom funktionshinderomsorgens boenden har brukarnas behov kartlagts, som underlag för bemanning nattetid. Ett boende har därefter fått sovande nattpersonal, mot tidigare vaken.
Handläggning av ekonomiskt bistånd har säkerställts, för god följsamhet till regler och rutiner, med minskade utbetalningar som följd.
RPA-lösningen (Robotic automation process) ”roboten”, som används vid handläggning av ekonomiskt bistånd är under utveckling. Ytterligare effektiviseringar väntar och fler användningsområden finns.
Schema inom äldreboendena har setts över, för bättre följsamhet till brukarnas behov.
Digital teknik har införts, bl.a. genom att Ipads har börjat användas i äldreboenden.
Utbildning i förflyttningsteknik håller på att effektiviseras genom att en digital utbildning köpts in, att användas av omvårdnadspersonalen. Nämndens ergonomer kommer därmed endast att genomföra vissa moment.
Digitala läkemedelsskåp samt system för digital signering av läkemedel har upphandlats och implementering planeras under våren 2021.
Mobil dokumentation i hemtjänsten planeras för införande 2021.
WiFi på boenden ska utökas. Funktionen finns i allmänna utrymmen och ska utökas till personalrum och varje boenderum. Planering har påbörjats och beställning gjorts.
Av de digitala produkter som äldreboendena har utrustats med (se mål 2) är de rörliga sängarna särskilt intressanta att följa utifrån brukarnas
De ekonomiska förutsättningarna för utveckling inom digital teknik har under året varit god.
TV-apparater med rullande information har införts på äldreboendena.
Information riktas till de boende, anhöriga eller till personalen.
Hjälpmedelshantering och kostnader ses över, för bättre kontroll över var hjälpmedlen finns och kostnaderna uppkommer.
Genom projekt ”Kostnad per brukare” har nämnden fått bättre kontroll över kostnad och kvalitet i verksamheternas olika delar. 2019 års kostnader och kvalitet har analyserats. Under 2021 kommer motsvarande för 2020 att
genomföras.
Hemtjänsten arbetar för att få sin ekonomi i balans och hade i början av året bättre siffror i jämförelse med året innan. Därefter har pandemin försvårat förbättringsarbetet. De diagram 5.
Nämnden har tagit fram en konkurrensplan för 2021, med förutsättningar för konkurrensutsättning av delar av verksamheten.
Privata utförare Se bilaga 1.
Väsentliga förändringar i organisationen I maj 2020 fick socialkontoret ny socialchef.
Socialkontorets verksamhetsområden har varit föremål för översyn och vissa ändringar har gjorts.
Inom hälso- och sjukvården har all legitimerad personal samlats under
verksamhetsområdet Hemsjukvård, i två enheter, den ena med ansvar för sjukvården på särskilt boende och den andra för hemsjukvård och rehabilitering.
Verksamhetsområdet har också fått en ny chef.
Hemtjänst samt trygghetslarm har flyttats och ingår tillsammans med funktionshinderomsorgens boendeenheter i verksamhetsområde Funktionshinderomsorg och Äldreomsorg ordinärt boende.
Bemanningsenheten har flyttat verksamhetsområde och finns nu inom Äldreomsorg, särskilt boende och korttidsboende och bemanningsenhet.
Inom verksamhetsområde Arbete och familj har enheten Jobbtorg renodlats till att främst ansvara för myndighetsutövning. Sysselsättning och arbetsmarknadsinsatser har samlats inom en enhet.
Den administrativa enheten (tidigare Planering, utveckling och administrativa
Direkt under socialchefen finns en utvecklare, medicinskt ansvarig samordnare (MAS) och den nya tjänsten som socialt ansvarig samordnare (SAS).
Väsentliga personalförhållanden Åtgärder för att minska sjukfrånvaro
Tillitsbaserad styrning implementeras och dialoger förs om innebörden av medarbetarskap. Målsättningen är att inkludera medarbetarna i verksamhetens utveckling. Att känna sig viktig på den arbetsplats man är verksam bidrar till upplevelse av meningsfullhet och utgör en friskfaktor i arbetslivet.
Enhetscheferna arbetar med rehabiliterande åtgärder för medarbetare med omfattande sjukfrånvaro, med HR-avdelningen som stöd. Företagshälsovården används som resurs, med individuella samtal och på andra sätt.
Företagshälsovårdens "Avonova PEPP" (se mål 8) är ett verktyg i friskvårdsarbetet.
Ett annat verktyg är "Hälsohjulet", en av de hälso- och arbetsmiljösatsningar som kommunen gör för de beslutade horisontella medlen för arbetsmiljö. Med hjälp av hälsohjulet kan en medarbetare kartlägga sin hälsa och välja förbättringsområden. Det kan också användas av medarbetare och chef tillsammans, vid medarbetarsamtal och vid planering av rehabiliteringsinsatser.
Sjukfrånvaro Se mål 7.
Händelser av väsentlig betydelse
Händelser av väsentlig betydelse inom socialkontoret under 2020:
Kontoret har gjort omfattande investeringar inom digitalisering, som är på väg att genomföras. Se under rubrik Ekonomi och Investeringar.
Ett utvecklingsprogram för äldreomsorgen har initierats. En enkät har skickats ut till invånare, 80 år och äldre, om deras önskemål om boende.
En upphandling om särskilt boende för äldre har påbörjats.
Nattbemanningen inom äldreomsorgen har utökats.
Framtagande av modell för en ny gruppbostad inom LSS är påbörjad.
Kontoret har genomfört "kostnad per brukare" för att kunna utveckla
verksamheten i jämförelse med andra liknande kommuner och har ett nuläge att utgå ifrån.
Medarbetare har deltagit i utbildning i tjänstedesign.
Socialkontorets ledning fokuserar på tillitsbaserad styrning och
Internkontroll Se bilaga 2.
Ekonomisk analys
Socialnämnden redovisar en positiv avvikelse mot budget med 4,4 procent, det vill säga 33,8 miljoner kronor. Förutom att en mängd utvecklings- och utbildningsinsatser och kurser inte kunnat genomföras till följd av pandemin beror överskottet främst på orsaker enligt nedan.
För stor ramökning erhölls för att täcka de för högt prognostiserade kostnaderna till följd av Covid-19.
Budgettillskott för digitalisering inom äldreomsorgen kunde delvis inte nyttjats då upphandling och leveranskapacitet av utrustning hindrade.
Tilldelning av ramökning enligt ny befolkningsprognos skedde i december och var inte prognostiserad.
Statsbidrag från Migrationsverket inkom retroaktivt och avsåg kostnader för år 2018-2019.
Lägre volymer än budgeterat för köp av hemtjänst, ekonomiskt bistånd, personlig assistans, barnplaceringar samt bostadsanpassningsbidrag.
Serviceboende för brukare inom funktionshinderomsorg har inte kommit igång enligt planering då krav enligt brandskyddsmyndighet inte kunnat tillgodoses.
Driftredovisning per verksamhet
Ledning utfall januari-december 0,7 mkr
Överskottet beror på sent inkommit bidrag från Socialstyrelsen samt att budgeterade konsultkostnader inte nyttjats fullt ut.
Planering utveckling och administration utfall januari-december 1,8 mkr Överskottet på 1,8 miljoner kronor beror vakanta tjänster samt en ramökning på 6 miljoner kronor som förberedande åtgärder för att möta framtidens äldreomsorg med stöd av digitalisering. Av dessa 6 miljoner kronor har 4,9 miljoner kronor använts. 1,1 miljon kronor har inte använts eftersom beslut om bidraget inte fattades förrän i slutet
Myndighet utfall januari-december 7,6 mkr
Överskottet beror främst på lägre kostnader för hemtjänst och bostadsanpassnings-bidrag i förhållande till budget. Kostnader för institutionsvård av barn har blivit lägre än budgeterat så även placeringar av vuxna. Cirka 1 miljon kronor av överskottet härrör från budgettillskott från kommunfullmäktige med anledning av andel äldre i
befolkningen. Utöver detta har verksamheten mottagit ett statsbidrag från Migrationsverket på en miljon kronor.
Äldreomsorg utfall januari-december 1,6 mkr
I överskottet på 1,6 miljoner kronor ingår både över- och underskott. Verksamheten tilldelades en ramökning med 9,1 miljoner kronor för befarat ökade kostnader till följd av Covid-19.
Särskilda boenden gör ett överskott på 9,9 miljoner kronor. Verksamheten fick budgeten förstärkt med 4,5 miljoner kronor på grund av prognostiserat högre
personalkostnader och för att kunna öppna nio korttidsplatser på Thomasgården under perioden maj-augusti, till följd av Covid-19. Hela summan har inte använts. Dessutom har budgeten förstärkts med 4 miljoner kronor för utökad nattbemanning. Utökningen kom igång successivt vilket medfört lägre kostnader.
Dagverksamhet för personer med demens har till följd av pandemin varit stängd, vilket genererat ett överskott. Planerad utökning av dagverksamheten har av samma
anledning inte kunnat genomföras.
Nya scheman i maj samt ökad sysselsättningsgrad har medfört minskat behov av vikarier. Dessutom har timpriset för vikarier sjunkit. Därutöver har bidrag för att täcka del av sjuklönekostnader under året förbättrat resultatet.
Hemtjänsten påvisar ett underskott med 8,3 miljoner kronor. För egenregins utförare är underskottet 12 miljoner kronor, en minskning med 3 miljoner kronor jämfört med 2019. Utfallet totalt förbättras av ett överskott på 3,7 miljoner kronor som främst beror på att hemtjänsten fick ett budgettillskott för befarat ökade kostnader som en följd av Covid-19. Hemtjänstens kostnader har minskat med 28 kronor per timme jämfört med 2019. Av dessa är cirka 15 kronor ett resultat av enheternas arbete med
kostnadsminskning, som påbörjades hösten 2019. Resterande kostnadsminskning beror på att kostnaderna för sjukfrånvaro täckts av bidrag samt att timpriset för köp av vikarier har minskat. Trots pandemin har hemtjänsten lyckats ligga kvar på den lägre kostnadsnivån. Arbetet med att fortsätta minska kostnaderna har dock stannat av till följd av Covid-19. Se diagram 5.
Funktionshinderomsorg utfall januari-december 6,1 mkr
Statsbidrag från Migrationsverket inkom retroaktivt och medlen avsåg kostnader för år 2018-2019. Budgeten utökades för att ta ett nytt serviceboende i bruk under 2020.
Boendet har inte startats. Den beställning till Strängnäs Bostads AB, SBAB som gjordes 2017 har makulerats p.g.a. ändrade förutsättningar för att inrätta servicelägenheter. En ny beställning till SFAB gjordes i mars. Område personlig assistans har haft färre ärenden än budgeterat med vakanshållande av tjänster som följd.
sjuklönekostnader. Av det budgettillskott som verksamheten fick på 10 mkr för befarat ökade kostnader av ekonomiskt bistånd i samband med Covid-19 har 5 miljoner kronor använts. Se diagram 1-4. Inför år 2020 prognostiserades kostnaderna för ekonomiskt bistånd att minska men på grund av Covid-19 har kostnaderna istället ökat sedan föregående år.
Vård och gemensamma insatser utfall januari-december 4,4 mkr
Yrkesgrupper inom hälso- och sjukvård är svårrekryterade vilket inneburit vakanta tjänster. Det är svårt att få in vikarier i verksamheten i samband med frånvaro, då det inte funnits personal att tillgå. Under sex månader har tjänsten som verksamhetschef inte varit tillsatt. Pandemin har inneburit att planerade utbildningar har blivit inställda vilket. Budgeten för köpta hemsjukvårdstimmar har inte nyttjats fullt ut. Däremot fortsätter kostnader för hjälpmedel och medicintekniska produkter att öka och har genererat ett underskott.
Trygghetslarmet har ett överskott. Larm på särskilt boende har senarelagts dels till följd av Covid-19 förekomst på enhet, dels beroende på brister i levererade produkter, som därmed inte godkänts.
Konsekvenser av Covid-19
Kommunfullmäktige beviljade socialnämnden ett budgettillskott med 19,1 miljoner kronor med anledning av ökade kostnader i samband med Covid-19. Kostnaderna för året har beräknats till 13,8 miljoner kronor. För ekonomiskt bistånd är bedömningen att kostnaderna har ökat med cirka 5 miljoner kronor som en följd av Covid-19.
inköp av sängar och lyftar. Utöver detta har kostnader för sjukvårdsartiklar och skyddsmaterial ökat.
Prognosen för 2021 är att kostnaderna fortsatt kommer att vara högre till följd av Covid-19. Bland annat kommer korttidsplatser på Thomasgården fortsätta att vara öppna åtminstone till augusti. Ekonomiskt bistånd förväntas vara fortsatt högre. Även personalkostnader inom äldreomsorg samt funktionshinderomsorg förväntas påverkas.
Ny administrativ tjänst är inrättad från december 2020 för att hantera ökad
administration till följd av pandemin, med fokus på smittspårning och förberedelse av vaccinationer.
Ramprotokoll
Riktade statsbidrag, EU-bidrag och övriga bidrag
Tabellen redovisar riktade statsbidrag, EU-bidrag och övriga bidrag, exklusive bidrag från Migrationsverket. Bidragen har ökat med 3,3 miljoner kronor mot föregående år.
En stor del avser satsningar inom äldreomsorg. Nämnden har även fått bidrag för att fortsätta arbetet med att motverka psykisk ohälsa.
Statsbidrag som beviljades under året, och särskilt under hösten blev svåra att hinna använda. Ökad kvalitet äldreomsorgen beviljades den 6 maj, Äldreomsorgslyftet 21 i september och Krisstöd från Socialstyrelsen den 26 november. Viss del av dessa bidrag kommer därmed att få återbetalas.
Budgetföljsamhet
En viktig del i den finansiella kontrollen utgörs av verksamheternas budgetföljsamhet.
En budgetavvikelse under 1,0 procent anses som god budgetföljsamhet. Utfallet för Socialnämnden är ett överskott på 33,7 miljoner kronor, vilket motsvarar en budgetavvikelse på 4,4 procent.
Det är flera faktorer som har påverkat den positiva avvikelsen, nämnden har bland annat fått flera ramjusteringar under året som inte nyttjats fullt ut. Ekonomiskt bistånd ökade inte i den mån som befarades. Beloppet på 6 miljoner kronor som nämnden fick för digitalisering inom äldreomsorgen hann inte nyttjas fullt ut. Ytterligare en
ramjustering gjordes i december månad på grund av en ny befolkningsprognos enligt resursfördelningsmodell i Strängnäs kommun.
Andra faktorer som påverkar budgetavvikelsen är lägre volymer för köp av hemtjänst, minskat antal ärenden inom personlig assistans, bostadsanpassningar samt placeringar av barn. Område funktionshinderomsorg har fått budget för ett serviceboende som senarelagts. Nämnden har tagit emot statsbidrag från Migrationsverket för kostnader 2018-2019.
Prognossäkerhet
God prognossäkerhet innebär att nämnden anpassar sig väl till förändrade
förutsättningar under året. Helårsprognosen över nämndens ekonomi har under året varierat kraftigt och därmed får prognossäkerheten betraktats som svag. Anledningen har främst varit osäkerhet kring hur Covid-19 skulle komma att påverka kostnaderna, vilken bidragit till att prognoserna för nämndens verksamheter varit försiktiga under året.
I samband med den första månadsrapporten i mars gjordes en prognos över hur Covid-19 skulle påverka nämndens kostnader. Underskott befarades inom ekonomiskt
bistånd samt ökade personalkostnader inom främst äldreomsorgen. Till prognosen i
ökade i den utsträckning som befarats och nämnden gick med ett överskott som fortsatte öka fram till oktober månad. Dock har osäkerheten gjort att verksamheternas prognoserfortsatt varit försiktiga under hösten.
Nämndens intäkter
Skatteintäkter utgör den största delen av Socialnämndens intäkter, 766,6 miljoner kronor eller 80 procent. Detta är en ökning med 1 procent eller cirka 48 miljoner kronor jämfört med 2019. Bidrag utgör 86 miljoner kronor eller 9 procent av de totala intäkterna, vilket är en minskning med 1 procent eller 0,9 miljoner kronor. Större delen av dessa statsbidrag avser satsningar på äldreomsorgen samt att motverka psykisk ohälsa. Försäljning av verksamhet utgör cirka 44 miljoner kronor eller 5 procent av de totala intäkterna. Nämnden har även intäkter i form av taxor, avgifter, hyror och arrenden, vilket utgör totalt 7 procent eller cirka 66 miljoner kronor, och ligger på en jämförbar nivå med 2019.
*Interna transaktioner mellan verksamheter har tagits bort från dessa siffror.
Nämndens kostnader
Personalkostnader utgör den största andelen av Socialnämndens kostnader, 562 miljoner kronor eller 60 procent. Bidrag och köp av verksamhet, som inkluderar personalkostnader för extern verksamhet utgör 193 miljoner kronor eller 21 procent av den totala kostnaden. Andelen personalkostnader har ökat med 1 procent medan bidrag och köp av verksamhet minskat med 1 procent jämfört med 2019. Andelen övriga kostnader, lokalkostnader samt kapitalkostnader är i nivå med 2019.
*Interna transaktioner mellan verksamheter har tagits bort från dessa siffror.
Investeringar
Socialnämndens investeringsbudget 2020 uppgår till 5 miljoner kronor, samt 0,7 miljoner kronor överförda från 2019. Sammanlagt 5,7 miljoner kronor. Budgeten har använts till:
IT och digitalisering, 0,8 miljoner kronor har använts till aktivitetsspel för mentalt och fysiskt välbefinnande för äldre personer och personer med funktionsnedsättning samt till medicinteknisk utrustning.
Maskiner och inventarier, 4,9 kronor har använts till utrustning i form av avancerade rörliga sängar, digitala gungstolar, utrustning inom hemtjänst och på boenden med tvättmaskiner, sängar, madrasser, lyftar, inventarier samt till mindre ombyggnationer på äldreboenden och på socialkontoret.
Av årets investeringsbudget återstår 0,1 miljon kronor. Den överförda budgeten från 2019 har inte använts fullt ut. Investering i modul NPÖ (nationell patientöversikt) som är överförd från 2019 hoppas Socialnämnden kunna föra över till 2021 eftersom
utveckling av modulen är försenad hos leverantören.
Nyckeltalsbilaga
Diagram 1. Utbetalat försörjningsstöd (exklusive flykting) 2019-2020. Miljoner kronor.
Diagram 2. Antal hushåll (exklusive flykting) som fått försörjningsstöd. 2019-2020.
Diagram 3. Utbetalat försörjningsstöd flykting 2019-2020. Tusen kronor.
Diagram 4. Antal flyktinghushåll som fått försörjningsstöd. 2019-2020.
Diagram 5. Kostnad per timme för hemtjänst i egen regi. Ackumulerat d.v.s. summan av månadernas timkostnader dividerad med antal månader.
Diagram 6. Sjukfrånvaro Socialnämnden 2019 (blå linje) och 2020 (röd linje)
Diagram 7. Långtidssjukfrånvaro Socialnämnden 2018-2020
Diagram 8. Sjukfrånvaro Socialnämnden 2019-2020, kvinnor/män
Diagram 9. Sjukfrånvaro Socialnämnden 2018-2020, åldersindelat
Dnr SN/2021:3–003 Bilaga 1