För att få en förförståelse för ämnet inför utformning av intervjuguide observerade stu-diens forskare ett möte på förvaltningsövergripande nivå, där fokus ligger på att be-handla just övergripande frågor som är generella för Utbildningsförvaltningen i stort. Vid mötet deltog representanter från ledningsgruppen och förvaltningens personaladmi-nistrationsavdelning, samt representanter från fem stycken berörda fackförbund.
Vid mötet deltog mötesdeltagarna i en workshop som behandlade samverkansorganisat-ionens syfte, dess fördelar och möjligheter till förbättring. Utgångspunkten för diskuss-ionen var att beskriva dels vad de tycker fungerar väl i den nuvarande
samverkansorga-17 nisationen och dels vad de skulle vilja utveckla för att samverkan ska fungera bättre inom förvaltningen. Nedan följer ett urval som sammanfattar de för- och nackdelar mö-tesdeltagarna ansåg fanns med samverkansavtalet i Utbildningsförvaltningen.
Generellt var mötesdeltagarna eniga om vad som är bra och vad som behöver förbättras. Efter att alla hade fått redogöra för sina åsikter fördes ytterligare reflektioner fram. Flera av de fackliga representanterna ansåg att det behövs en mer tillåtande kultur när det kommer till fackligt arbete på de olika enheterna. Enligt en av de fackliga representan-terna är det vanligt att förskolechefer och rektorer inte ger fackligt arbete tillräckligt utrymme, exempelvis genom att inte avsätta tid till arbetsmiljöfrämjande åtgärder och utbildning.
Mötet gemensamt ansåg att samråd mellan ombud och chefer bara fungerar på vissa enheter. På arbetsplatser där samråd ges tid är processen strukturerad på ett välfunge-rande sätt. En av representanterna, som var rektor på en skola, berättade att han har en fast tid där han träffar representanter från arbetstagarorganisationerna för överläggning inför APT. Andra mötesdeltagare berättade att samråd inte fungerar alls ute på deras enheter. Samrådsmöten kan till exempel hållas i korridoren precis innan en APT. De menade också att chefer ofta har ett färdigt beslutsunderlag som de förväntar sig kunna utgå ifrån. På det sättet ges de fackliga representanterna ingen rätt till att vara med och påverka från start, utan får bara framföra sina åsikter om ett nästan färdigt förslag. Ett tredje sätt som framkom av deltagarnas erfarenheter av samråd är att en regelbunden dialog förs mellan fackliga ombud och förskolechefer eller rektorer. Således har man å ena sidan inga speciella möten för samråd, men å andra sidan ett öppet och tillåtande klimat där problem hanteras allteftersom de uppstår. Ett annat exempel på när den här metoden används är vid partssammansatta processgrupper, där enskilda större frågor som är gemensamma för förvaltningen behandlas mer övergripande. Då deltar både ar-betstagarrepresentanter och arbetsgivaren från början av en längre process och båda parterna ges därmed utrymme vid beslutsfattning i frågan.
Flera av mötesdeltagarna ansåg att utbildning av medarbetare när det kommer till ar-betsmiljö och medbestämmande fungerar dåligt på flera av förvaltningens enheter. Många medarbetare verkar inte förstå syftet med samverkansavtalet - om de ens vet om att det finns. Detta är ett problem eftersom samverkansavtalet finns till för att öka just den enskilde medarbetarens delaktighet och inflytande. För att komma till rätta med problemet föreslog en av mötesdeltagarna att man på LSG-nivå ska arbeta för att in-formation om samverkansavtalet ges vid introduktion av alla nya medarbetare. Därutö-ver var mötesdeltagarna eniga om att även medarbetare som arbetat i kommunen länge kan behöva påminnas om vad syftet med APT är, eftersom det framgick att många med-arbetare såg samverkansträffen som ett helt vanligt personalmöte. Förutom en ökad medvetenhet om vilka rättigheter medarbetare har menade mötesdeltagarna att en ut-bildning om samverkansavtalet kan leda till att fler medarbetare engagerar sig i arbets-miljöfrågor. Detta skulle i sin tur kunna leda till att dagens stundvis långa avstånd mel-lan de olika samverkansnivåerna skulle krympa.
Slutligen var det många som tog upp dokumenthanteringssystemet SharePoint. Både representanter från förvaltningen och arbetstagarorganisationerna ansåg att det finns stort utrymme till förbättring när det kommer till systemet, exempelvis genom att göra det enklare att hitta rätt på hemsidan, men också genom att göra det lättare för mötes-sekreterare på APT att skriva protokoll. Som det fungerar idag är mötesanteckningar
18
ofta inkonsekventa och svårtydda, vilket gör det svårt att hantera dem när de väl ska föras in i SharePoint.
RESULTAT
I resultatet redovisas sex intervjuer med tre områdeschefer och tre enhetschefer. Cheferna arbe-tar inom tre geografiska områden som vi i resultatet kallar område A, B, C och D. Responden-terna deltar i samverkansträffar på arbetsplatsnivå (APT) eller lokal samverkansgrupp (LSG). Endast pilotstudien gjordes på förvaltningsövergripande samverkansgrupp (FSG).
Område A
Vid undersökning av område A gjordes intervjuer med områdeschefen Lisa och försko-lechefen Britt-Marie. Lisa har haft titeln områdeschef sedan omstruktureringen vid års-skiftet 2015 och ansvarar för det geografiskt sett största området i kommunen. Dessför-innan var hon resultatenhetschef för ett mindre område bestående av ett fåtal förskolor och skolor. Hon har även arbetat som rektor på flera olika skolor i södra Sverige. Britt-Marie arbetar som förskolechef och ansvarar för tre förskolor i område A. Det innebär att hon är chef och arbetsledare för totalt 35 medarbetare på tre olika stora förskolor. Hon har arbetat som förskolechef i kommunen länge och var således, precis som Lisa, anställd även innan omorganisationen.
Samverkansavtalet
Britt-Marie är ordförande under APT på de tre förskolor som hon har ansvar för. Ifall det behövs kallar Lisa, som är Britt-Maries chef, henne till LSG för området, men hon säger att det numera händer ganska sällan. Formellt ser Britt-Marie samverkansträffen som en förhandling mellan medarbetare och chef där hon som ordförande försöker kombinera de lite tuffare diskussionerna som hör förhandlingar till med information och en allmänt trevlig samvaro för arbetsgruppen. Britt-Marie tycker att APT fyller en viktig funktion och märker skillnad jämfört med hur det var innan omorganisationen. Då var det få som visste vad syftet med APT var, men efter att ett informationsmaterial om samverkansavtalet skickades i samband med organisationsförändringen ut blev det tyd-ligare för medarbetarna hur samverkansorganisationen fungerade. Britt-Marie påpekar att trots att mycket av ansvaret ligger hos hennes och hon har varit noga med att presen-tera materialet beror kunskapen om samverkansavtalet mycket på om den enskilde med-arbetaren tar sig tid att läsa informationsmaterialet.
Lisa beskriver samverkansträffar som något som mestadels fungerar bra, men menar att vissa av enheterna i hennes område hade klarat sig lika bra utan. Många av områdets skolor hanterar flera av samverkansfrågorna själva och det tas inte upp i LSG. Lisa me-nar även att det är en balansgång om hur mycket information man ska ge vid ett APT. Hon säger: “Man vill inte oroa medarbetarna i onödan”, men poängterar att det viktig-aste är dialogen mellan chef och medarbetare.
Gällande samråd med fackliga representanter menar Lisa återigen att det fungerar bra på vissa ställen och att detta beror på hur mycket fackligt engagemang det finns på de olika enheterna. Finns det en öppen och kontinuerlig dialog, och ledningsgruppen består av lärare så kommer det inte upp några större saker att ha i ett samråd, utan detta ska då ha skett genom kontinuerlig dialog. I samverkansavtalet står det att samråd ska ske, men om det saknas fackligt ombud på arbetsplatsen är det svårt att genomföra. Lisa uppfattar
19 också att chefsrollen var mer auktoritär innan samverkansavtalet, så därför har det tidi-gare varit viktitidi-gare att medarbetarna ska kunna driva sina synpunkter genom fackför-bunden. Med samverkansavtalet menar hon att de numera har ett mer öppet arbetskli-mat, där man lika gärna kan vara utan samråden eftersom medarbetarna ges stor möjlig-het att ta upp frågor på APT. Lisa poängterar dock att detta beror på hur relationen mel-lan arbetstagare och arbetsgivare är och således varierar från fall till fall. Lisa föreslår också att det hade varit bra ifall de hade kunde förhandla med de fackliga representan-terna även ute i verksamherepresentan-terna. Hon menar att det skulle förenkla enhetschefernas ar-bete med samverkan just på grund av närheten deras egen verksamhet.
Samråd inför APT är något som Britt-Marie tycker är svårt att genomföra och få tid till. Inför varje APT skickar hon ut dagordningen och ber medarbetarna lägga till punkter som de vill ta upp. Hennes uppfattning är att det fungerar bra och att hon ofta får in änd-ringsförslag till dagordningen. Därutöver säger hon att hon dessutom träffar de fackliga representanterna ute i verksamheten och vid behov svarar på deras frågor direkt. Hon vill arbeta tillsammans med de fackliga ombuden för att hitta ett system för att få sam-råd att fungera bättre, men hon menar att det ur en tidsaspekt är ett stort krav att behöva ha samrådsmöten varje månad. En målsättning för henne hade varit att ha sittande sam-rådsmöten med fackliga representanter varje termin och utöver det fortsätta på nuva-rande sätt, alltså genom en mer regelbunden kontakt mellan henne och de fackliga om-buden. Britt-Marie uppfattar det dock som att det är svårt för fackförbunden att få tag på medarbetare som vill ta sig an fackliga uppdrag. Hon tror att det beror på att fackför-bunden ställer höga krav på sina representanter. Det förutsätter att medarbetaren är be-redd att lägga lite extra kraft för att kunna sätta sig in i uppgiften och förstå hur det ser ut över ett större område, inte bara deras egen arbetssituation. Britt-Marie tror att det därför är få som vill och vågar bli fackliga ombud.
20
Inflytande och delaktighet
Lisa poängterar att det viktigaste med samverkansträffar är dialogen mellan chef och medarbetare. Idag arbetar många i arbetsgrupper där de får ta beslut kring sina egna arbetsuppgifter. De har även en viss summa pengar att styra över i dialog med lednings-gruppen. Lisa menar därför att detta ger mer inflytande och delaktighet, och att samver-kansträffar varken minskar eller ökar dessa medarbetares delaktighet.
Jag kan tycka att det är, kan vara princip lika mycket delaktighet utan detta […] På de skolor där man har ett utvecklat arbete i det här med rapporteringsmöten eller operativa möten eller lin-tavlor [...] där har man så mycket inflytande som medarbetare, så då blir det inte mer med samverkan (Områdeschefen Lisa, personlig kommunikation 2016-12-01).
Britt-Marie tror att hennes medarbetare känner att de har inflytande och möjlighet att påverka genom APT. Däremot ser hon en brist i att alla kanske inte vågar yttra sig under samverkansträffen. För att underlätta för blyga medarbetare försöker Britt-Marie hitta sätt att uppmuntra blygare medarbetare till att våga prata, som exempelvis genom sam-talsövningar och lekar.
Vad jag tänker kring det är att de här som är lite blyga som inte vågar prata, de ska åt-minstone våga säga någonting, helt kort och höra sin egen röst i det här sammanhanget. Ibland räcker det med att man, ja, man tar sig över den här tröskeln att våga säga någon-ting (Förskolechefen Britt-Marie, personlig kommunikation 2016-12-16).
Inför APT brukar Britt-Marie välja ut en medarbetare i arbetsgruppen som hon frågar om de kan tänka sig att skriva minnesanteckningar eller protokoll under mötet. Hon försöker lägga upp det så att alla får prova på att skriva, även om det finns personal som har svårt för att skriva. I de fallen stöttar hon upp och hjälper medarbetaren ifall något känns oklart. Som ordförande för APT och att hon ibland blir inbjuden till LSG tycker Britt-Marie att hon som chef har mycket inflytande när det kommer till samverkan. Hon tycker att det är tydligt vilka krav som ställs på henne som chef och trivs i sin roll i samverkansorganisationen.
Kommunikation
Lisa berättar att de använder dokumenthanteringssystemet SharePoint, där protokoll från samverkansmöten läggs upp, som formell kommunikation mellan de olika samver-kansnivåerna. Lisa berättar att det finns brister i protokollskrivandet i hennes område. Därför anser hon att det behövs utbildning i detta ute på de olika enheterna för att det kommunikationsflödet ska bli mer effektivt. Lisa menar dock att det är väldigt korta led mellan nivåerna ibland. Hon berättar om ett tillfälle då ett rykte kring ett färdigt beslut om en chefstillsättning, även fast Lisa i själva verket bara bett om råd från ett fåtal che-fer. De fackliga ombuden kände sig då exkluderade från beslutsprocessen, vilket ledde till en hetsig stämning när det togs upp under ett LSG.
Detta bekräftas av Britt-Marie som tycker att protokollskrivandet på hennes tre försko-lors APT är ett förbättringsområde. Hon menar att problematiken ligger i att de flesta av medarbetarna skriver minnesanteckningar för hand hellre än att skriva tydliga dator-skrivna protokoll enligt den befintliga mallen för APT. Vid ett par tillfällen har en ut-omstående deltagit på APT och skrivit protokoll som sedan följts upp på nästa möte.
21 Det var något som Britt-Marie tyckte var väldigt bra eftersom det både möjliggjorde att de fick “snygga och prydliga” protokoll och att alla medarbetare kunde vara delaktiga i diskussionerna som fördes. De färdiga minnesanteckningarna eller protokollen lämnas till en administratör på en av enheterna, som sedan ansvarar för att scanna in dem och lägga in i SharePoint. Med anledning av det säger Britt-Marie att hon aldrig använder sig av SharePoint i sitt arbete.
Britt-Marie känner att både LSG och FSG är nära till hands och att hon alltid kan höra av sig till sin chef Lisa eller någon annan på förvaltningen ifall hon har frågor eller idéer. Hon litar på att Lisa för vidare medarbetarnas åsikter från APT till LSG genom att ta del av protokollen och genom att fråga Britt-Marie ifall hon vill att LSG tar upp någonting speciellt.
Område B
Från område B har områdeschefen Jonas intervjuats. Jonas har varit anställd som områ-deschef under en termin. Innan dess arbetade han som rektor i kommunen, men har även engagerat sig fackligt och under en period jobbat halvtid för ett fackförbund som representerar rektorer. Jonas var under den tiden med och förhandlade fram det nuva-rande samverkansavtalet och är därför väl insatt i frågan. Han var också med och beslu-tade om att SharePoint skulle införas.
Samverkansavtalet
Jonas menar att syftet med samverkansträffar är att ha en dialog inför beslutsfattande och på så sätt fatta kloka beslut. APT handlar för honom om att skapa en dialog mellan arbetsgivare och arbetstagare, samt att skapa förståelse för verksamheten hos medarbe-tarna. APT är även ett bra forum att samla in medarbetarnas syn på verksamheten. Att kunna synkronisera hans bild som chef med medarbetarna och därmed ha en klok verk-samhetsuppfattning. Jonas menar att till skillnad från de MBL-förhandlingar som fördes tidigare, så bjuder samverkansavtalet in till en dialog och tar med de fackliga i proces-sen fram till ett beslut. Detta för verksamheten framåt på ett bra sätt enligt Jonas.
Jonas håller i APT för rektorer och förskolechefer och har då uppfattningen att de följer den struktur som den ska ha, som även är väldigt bra. Mötena är ofta väldigt positiva, men han menar dock att det inte sker så många beslut under dessa möten utan att det mest förs en dialog. Jonas arbetar inte med samråd på områdesnivå, men menar att det fungerar bra ute på verksamhetsnivå i hans område, där de lokala fackliga ombuden och arbetsgivaren möts innan APT.
Jonas roll under samverkansträffarna han deltar i är att vara ordförande, skicka ut kal-lelse och fylla på i dagordningen. Jonas får även in underlag från rektorer och förskole-chefer för att det på LSG ska finnas ett material som beskriver läget på verksamhets-nivå. Han anser även att det är viktigt att visa respekt genom att skicka ut information om vad mötet ska handla om så de fackliga representanter som ska delta kan förbereda sig inför de frågor som ska “samverkas”.
I LSG kommer det, till skillnad från APT, upp mer beslutsmässiga frågor, varför Jonas menar att dialogen mellan de fackliga ombuden och arbetsgivaren är väldigt viktig. Han påpekar att det ofta kommer upp ärenden som de konkret måste förbättra och därför
22
uppfyller LSG ett viktigt syfte genom att förbättra verksamheten. I och med att viktiga frågor kring verksamheten tas upp sker även ett lärande i dessa möten, menar Jonas. Jonas menar att det finns problem med att arbeta med en samverkansgrupp som berör många arbetsplatser. De fackliga ombuden har inte någon djupare kännedom kring alla arbetsplatser som de förväntas representera och hinner inte möta sina medlemmar så mycket ute i verksamheten. Utformningen av det nuvarande samverkansavtalet var tänkt att möjliggöra att alla verksamheten skulle kunna ha fackliga representanter med eget förhandlingsmandat. Men på grund av bristande fackligt engagemang är detta något som inte fungerar i praktiken. Därmed menar Jonas att själva tanken bakom samver-kansavtalet, att beslut som rör verksamheten skulle tas i nära anslutning till arbetsplat-sen, inte når sin fulla potential. LSG blir därmed ett väldigt övergripande forum, som behandlar frågor som egentligen hade kunnat hanteras på APT.
Inflytande och delaktighet
Huruvida samverkansavtalet bidrar till inflytande och delaktighet menar Jonas beror på chefen och påpekar att det ser väldigt olika ut på organisationens olika enheter. Att ge medarbetarna ansvar för att bidra till dagordningen, men även att de ska vara delaktiga i en dialog anser han är viktigt för att skapa delaktighet och möjlighet till att påverka. Detta tror han är möjligt att uppnå genom att lyfta medarbetarens roll i samverkansavta-let för att belysa att de finns chans till att påverka på APT om man engagerar sig. Han tillägger att det är avgörande att medarbetarna aktivt deltar vid APT för att samverkan ska uppnå sitt fulla syfte. Som exempel berättar Jonas att det på flera enheter har varit ett problem att medarbetare bara kommer till mötet utan att vara förberedda och chefen således får hålla i hela mötet. Samverkansavtalet innebär alltså att medarbetarna också har ett ansvar att vara delaktiga och ta ansvar för samverkan, och Jonas menar att det finns mycket att arbeta med för att detta ska uppnås.
Jonas påtalar även att chefens attityd till samverkan har påverkan på hur delaktighet skapas. Tycker chefer att samverkan är viktigt och försöker sprida sin uppfattning till medarbetarna kan man ha en stor inverkan genom att agera som en förebild i samver-kansorganisationen. Om chefer istället tycker att samverkan är något som bara “måste göras” blir samverkansträffen inget mer än ett möte som medarbetarna “sitter av”, och gör därmed ingen skillnad.
Kommunikation
Kommunikationen mellan APT-nivå och LSG-nivå tycker Jonas fungerar bra i område B. Han är noga med att skicka ut en förfrågan till rektorerna och förskolecheferna för att ta reda på om de har något som de vill ska tas upp på ett möte med LSG. Kommunikat-ionen mellan LSG och FSG är han mer skeptisk kring. Han anser att själva informat-ionsöverföringen av de punkter LSG skickar vidare till FSG menar han fungerar bra, men han ställer sig skeptisk till sättet idéerna tas tillvara av FSG. Jonas tror att det är viktigt att det finns tydliga rutiner på att någon från FSG-nivå går igenom det som kommit in i SharePoint från respektive LSG-område och faktiskt tar upp det som är relevant för FSG. Det är i detta stadie han tror att samverkan brister. Han menar även att detta är något som påverkar medarbetarnas motivation till engagemang i