Presentation av respondenter

Vi har intervjuat totalt åtta respondenter med olika projekt i

Karlstadsregionen. Respondenterna representerar företag som alla befinner sig inom fastighets- och byggbranschen. Dessa respondenter har i någon form ansvarat för projekt inom organisationen. Hälften har titeln projektchef och hälften har titeln projektledare. Åldern på de respondenter vi intervjuat för studien sträcker sig allt från 29 år till 59 år och könen är jämnt

fördelade.

Projekten som respondenterna ansvarade för när intervjuerna hölls handlade om nybyggnation, ombyggnation och renoveringsprojekt. Erfarenheten i fastighets- och byggbranschen är lång hos våra respondenter. De har arbetat i branschen med olika projekt allt från 4 år upp till 30 år.

Projektteamen såg lite annorlunda ut från projekt till projekt och

organisation till organisation. I några organisationer byttes projektteamen ut från projekt till projekt medan i andra bestod projektteamen intakta. Vissa respondenter arbetar själva i projekten medan andra har stora projektteam. Några av projektteamen satt utspridda i Mellansverige medan andra satt under samma tak och i samma korridor. Vi har valt att inte namnge respondenterna vid sitt namn utan de kommer härefter i texten att

presenteras med bokstäver från A - H. Detta för att upprätta deras rätt till anonymitet.

4.2. Verktyg för planering

De åtta respondenter som intervjuats i studien menar att

planeringsverktygen är viktiga för att deras projekt skall utföras på ett bra sätt. Respondenterna beskriver flera olika sorters verktyg som deras organisationer använder i sitt dagliga arbete med projekt.

4.2.1. WBS, CPM och Ganttschema

Samtliga respondenter beskriver hur de använder sig av planeringsverktyg tidigt i projektfasen. WBS:er, CPM och Ganttscheman är alla verktyg som våra respondenter använder sig av och nämner i olika former. Respondent H beskriver hur Ganttschemat hjälper till med översikten för projektet samt hur det fungerar som ett stöd genom hela processen, både tidigt som sent i projektet. Övriga respondenter beskriver hur de på ett noggrant vis alltid utför ett Ganttschema och WBS i projektets planeringsfas. Detta görs ofta i de projektportaler som används för projektet. Respondent D beskriver hur organisationen arbetar noggrant med varje arbetspaket tidigt i

planeringsfasen för att allt ska utföras smidigt senare i projektet.

Respondenterna beskriver hur verktygen hjälper till att räkna på hur lång tid aktiviteterna förväntas att ta och hur mycket resurser som slutligen behövs.

Det svarar även på de tidsbegränsningar som finns och när projektet

förväntas vara klart. Tre respondenter använder sig utav CPM-verktyget då de menar att detta är användbart i komplexa byggnationer där ytterligare en verksamhet pågår samtidigt. Övriga respondenter beskriver inte CPM som ett nödvändigt verktyg eftersom de menar att de räknar på riskerna för projektet på ett annat sätt.

4.2.2. Riskanalys Typer av risker

Alla våra respondenter tar upp att inom byggbranschen finns det många olika typer av risker. Dessa risker är något som alla våra respondenter anser att de på något sätt måste planera inför. Respondent A tar upp att byggande av fastigheter är mycket komplexa då det är många olika parter inblandade, dyrt och byggs över lång tid. Den största komplexiteten som respondenten tar upp är att många olika typer av oförutsägbara risker kan uppstå. Att det finns många oförutsägbara risker inom branschen bekräftas av samtliga respondenter. Respondenterna F och C tar båda upp att den tekniska biten i ett projekt är en risk då de menar att det i stort sett alltid dyker upp frågor i ett befintligt och gammalt hus som inte går att förutse. Det kan vara så att saker och ting inte stämmer överens med ritningarna och att dessa

oförutsägbara händelser kan innebära risker att projekten blir dyrare än planerat eller inte klart i tid.

Respondenterna D, G och C tar alla upp att det finns stora risker när projekt genomförs där verksamheten finns på andra sidan väggen. Respondenterna bygger exempelvis skolor och sjukhus där den vanliga verksamheten är igång när deras projekt pågår och att de då kan ske saker som är svåra att kontrollera och kan bli ödesdigra. Detta är en risk menar respondenterna. Det kan vara att det är mycket buller, damm eller inträffar olyckor. Respondenterna D och E tar upp att det finns många projekt som är över deras kontroll. Respondent E menar att det kan uppkomma risker som inte går att göra något åt. Exempelvis tar respondenten upp risker med att en detaljplan inte blir godkänd och att överklagningar tar tid vilket gör att projektet blir uppskjutet eller inte ens genomfört. Respondent D tar upp andra risker som är över deras kontroll. Bland annat strejker och

väderpåverkan. En risk som respondent B tar upp är riskerna med att deras varumärke kan bli skadat. Om projektet inte går bra eller genomförs på dåligt sätt är risken stor att företagets varumärke skadas.

Hantering av riskerna

Som alla respondenter menade finns det mycket risker som är svåra att hantera och ibland också över deras kontroll. Samtliga av våra respondenter försöker hantera riskerna på ett eller annat sätt genom att vara

uppmärksamma i ett tidigt skede. Respondenterna arbetar alla i word och excel med riskerna för att ha dessa dokumenterade. Men sedan skiljer de sig åt hur de arbetar. Respondenterna G, B och D arbetar mycket med en risk och konsekvenslista där de går igenom varje moment tillsammans.

Respondent D arbetar mycket med riskmallar. Respondent B är ensam om att göra en SWOT-analys där personen försöker se styrkorna och

projekt för att som respondenten menar hjälper till i arbetet med

riskanalysen. Respondent G tar upp att de först sitter för dem själva och går igenom vad de ser för risker, sedan presenteras det för verksamheten och då jobbar de med riskerna tillsammans. Detta för att verksamheten ska få ta upp vilka risker de har sett och ofta är mer sakkunniga. Riskanalys görs tillsammans där de delat upp riskerna i fyra olika kategorier: ekonomi, tid, säkerhet och arbetsmiljö. De olika riskerna sätter de ett nummer från 1 till 5 på för att göra en bedömning på vilka risker som kan inträffa. Att göra denna bedömning menar respondent G kan vara svårt och därför har de gjort ett facit på alla nummer för att alla ska göra samma bedömning av

konsekvenserna.

Några av respondenterna nämner att om riskanalysen utförs både innan projektet och även sedan tillsammans med entreprenören, kan fler risker identifieras och fler risker kan reduceras. Respondent F, B, E menar att de stora riskerna är det entreprenören som har hand om då de har bättre verktyg för detta. Precis som respondent C och F menar har entreprenörerna

ansvaret men de för en dialog tillsammans om riskerna.

Angående ekonomisk risk arbetar respondenterna C och F med att ha reservtid och reservpengar. Respondenterna menar att det borde användas i varje projekt för att ha en försäkran mot oförutsägbara kostnader och längre tid. Detta menar respondenterna hjälper deras arbete med risk genom att de redan har gjort åtgärder ifall någon risk skulle uppstå. Här ser

respondenterna G och D detta på ett annat sätt. Här jobbar respondenterna med nettokalkyler och i dessa menar de att det inte ska finnas några risker. Det ska inte vara några riskpengar i dessa kalkyler för att respondenterna menar då att om alla gör det för olika saker som de tror kan inträffa innebär det att pengar buffras på allt fast det inte behövs. Något som alla

respondenterna C, F, G och D däremot håller med om är att de största riskerna hanterar entreprenörerna. För att det är de som har de bästa

verktygen för detta. Respondent B menar också att de lämnar över ansvaret till entreprenörer där de hyr in konsulter för att räkna på problem som uppstår. Dessa konsulter kommer då med åtgärdsförslag som vår respondent får ta del av. Detta menar respondenten hjälper till i deras arbete då

konsulterna är bättre på detta. Alla våra respondenter är överens om att risker behöver prioriteras och diskuteras tillsammans på möten. Större risker behöver läggas ner mer tid på i riskanalysen i ett tidigt skede.

Partnering lämpar sig bäst när projektet är så komplicerat som möjligt. Partnering handlar om att vi jobbar mot samma mål, så att projektet ska bli så bra som möjligt. Det är mer att vi jobbar tillsammans än att alla jobbar för sin egen vinning. I partnering blir det mer som ett lag.

Respondent G.

Under intervjuerna framkom det att en del av våra respondenter arbetar i partnering. Detta precis som respondent G nämner för att ju mer

komplicerat ett projekt är desto bättre är det att arbeta i partnering. Detta för att minska riskerna och utnyttja allas resurser och kunskaper.

4.2.3. Projekthanteringssystem

Samtliga projektledare använder någon typ av projektplats eller PMIS. Trots att de använder lite olika varianter av digitala projektplatser är det

genomgående tydligt att de alla använder detta. På dessa digitala

projektplatser bjuds alla projektmedlemmar i projektet in och här sparas allt angående projektet. Tidigare problem med att projektmedlemmar jobbade på olika versioner av ett dokument eller att ritningar skickades runt via post eller att medlemmarna inte hade tillgång till all information är nu löst genom detta. Respondent G beskriver hur den digitala projektplatsen är viktig i deras arbete med projekt. En projektmedlem kan inte längre skylla på att den inte har kunnat läsa något dokument. Nu finns allt tillgängligt för alla och de är upp till varje projektmedlem att vara påläst. Respondenten berättar också hur smidigt de är att kunna bli inbjuden till olika

entreprenörers digitala projektplatser. Samarbetet går idag smidigare än vad det gjorde tidigare. Samtliga respondenter beskriver hur projektportalen är viktigt för att behålla samsynen i projektet. I hälften av alla program kan du utöver ditt egna projekt följa dina kollegors projekt. Det innebär att det går att bjuda in till olika projekt för att hjälpa samt jämföra med varandra. 4.2.4. Planering av bemanning

Återkommande hos alla respondenter är vikten av att ha rätt man på rätt plats. Detta menar respondenterna vi intervjuat är en utmaning dagligen i deras arbete. Här används olika tekniker från olika projektledare. Några löser problemet genom excelfiler medan andra använder mer avancerade projektledningssystem som finns i deras projektportaler. Respondent D tar upp att projekthanteringssystem hjälper till att räkna ut hur många

yrkesarbetare som behövs för varje byggdel. Som exempelvis när fönsterblecken ska installeras.

4.2.5. Kommunikationsverktyg

Respondent B beskriver att en stor utmaning i deras projekt är att få samsyn i projektet. Detta bekräftar respondent F som menar att svårigheterna i ett projekt är ofta att få samsyn och en gemensam målbild. Respondent A tar upp att det ofta kan vara ett problem exempelvis att elektrikern har en annan målbild än beställaren. För att få en gemensam samsyn och målbild i

projektet håller alla våra respondenter med om att uppstartsmötet är viktigt att genomföra. Respondent E menar att det är viktigt att få chans att lära känna varandra och skapa en öppenhet med varandra innan projektet startar. Respondent F bekräftar också detta genom att säga att detta är extra viktigt då olika aktörer inom projektet ofta har olika fokus.

Utom uppstartsmöten tar Respondent D och respondent E upp att de brukar inleda projektet med olika workshops och samla samtliga i projektgruppen och göra aktiviteter tillsammans eller att åka på en kortare resa ihop. Detta för att lära känna varandra och då menar de att arbetet med samsyn och målbilden blir lättare och att planeringen inför projektet blir genomförd på ett bättre sätt. För precis som alla respondenter är överens om är målbilden viktig att förmedla tidigt i projektet. Respondent B menar att trots den nya 3D tekniken är det ändå svårt att förmedla en bra samsyn. Därför använder respondenten ett komplement till detta som att de åker ut och tittar på gamla

byggen de har gjort för att få referenser och utställningsrum. Målbilden kommunicerar respondent B ut genom utskick eller workshops samt att ett protokoll med målen skickas ut till projektmedlemmarna. Även

kommunicerar respondenten mycket med bilder för att få målbilden tydlig. Respondenten menar vidare att de är utskickade gör det lättare att ha uppföljning på det.

Innan projektet har startat tar mer än hälften av alla respondenter upp att det är viktigt att det finns en plan på hur kommunikationen ska gå till.

Respondent G har förbjudit sina projektmedlemmar att kommunicera via mail och respondent D har sett till att samtliga arbetare i projektet har försetts med en telefon för att det är där den mesta av kommunikationen ska ske. Respondent G har även sett till så att det finns en mycket väl

genomförd mötesplan i projektet ett år framåt för att personen anser att en strategi för hur kommunikationen ska gå till redan från start är viktig. 4.2.6. Intressenter

Samtliga respondenter beskriver att deras projekt består av många olika intressenter. Det kan t.ex. vara hantverkare, beställare, leverantörer,

finansiärer, slutanvändare, sponsorer eller kravställare. Alla respondenter är eniga om att de är svårt att hantera alla de respondenter som ingår i

projekten men att de får göra sitt bästa för att hantera och sköta relationerna.

Vi hanterar alla intressenter på våra mötesforum på ett eller annat sätt. Det är nog det enda sättet man kan göra det på. Som jag sa, vi har ju en specifik ordning på vilka möten och vilka personer som är med på vilka möten och när det tas beslut. Respondent G

Respondent G tar upp att det enda sättet de hanterar sina intressenter på är olika former av möten. Det viktiga är istället att ha en plan över när en viss specifik intressent behövs och att denna person finns på plats då för att ex kunna ta ett beslut. Ingen respondent använder något mer specifikt verktyg för att hantera intressenterna i projekten. Det är några som försöker beskriva sina små knep för att göra detta på bästa sätt. Någon hanterar intressenterna i en excel fil medan en annan har de uppskrivna i en bok. Två respondenter berättar även hur de har alla intressenter i huvudet.

4.3. Verktyg under projektet 4.3.1. WBS, CPM och Ganttschema

Detta är verktyg som våra respondenter använder sig av genom hela

projektet. De beskriver hur de noga planeras och utförs tidigt i projektet för att sedan tillämpas och följas genom hela projektet. Respondent D beskriver hur deras WBS tillsammans med Ganttschema ligger till grund för varje vecka ute på bygget. Här kan respondenten se i detalj vad som ska utföras, hur hög bemanningsgrad som krävs och vad som sker framöver i tiden. Verktyget hjälper också respondenten att på ett effektivt sätt följa upp de arbete som utförs. CPM-verktyget används också under projektet på de sättet att projektteamet vet om vilka kritiska åtgärder som möjligtvis behövs tas till. Dessa tre verktyg anses genomgående viktigt av alla våra

verktyg som används för att ha struktur i projektet är tydligt. Hälften av respondenterna beskriver hur det skulle vara omöjligt att driva

nybyggnadsprojekt utan dessa verktyg. 4.3.2. Riskanalys

Respondenterna G och D menar båda att det är viktigt att jobba aktivt med riskerna. Respondent G har därför satt en person som är ansvarig för varje risk och att denna person då ska se till att risken blir åtgärdad. Respondenten tar upp att detta görs i excel och att det viktiga är att dokumentet är levande. Om en risk är avvärjd skrivs det direkt så att riskerna dödas en efter en. Detta gör respondenten både innan och under projektet för att alltid vara aktiv. Finns det risk för fallande föremål? Om vi säger ja då ska vi komma med en åtgärd där alla ska vara delaktiga i och skriva under att det är skött ordentligt. Så riskhantering jobbar vi mycket med. Sen är det alltid oförutsedda händelser som inträffar. Som vattenskador eller läckage. Då handlar det mest om att vara på plats. Det är inget som går att planera för utan det gäller att ha en riskberedning och vara aktiv. (Respondent D).

För de oförutsedda riskerna jobbar respondent D aktivt genom att exempelvis vara med och se vad som händer på marknaden. Som

respondenten menar handlar det om att vara aktiv under projektets gång för att kunna hantera vissa risker. Om det uppstår en byggstrejk finns det ofta tendenser till det ett tag innan och de kan därför flagga för detta och utöka byggtiden. Angående väderpåverkan menar respondent D att det handlar om att planera löpande och hantera detta med exempelvis väderskydd.

Respondent E tar också upp att de jobbar med de oförutsägbara riskerna genom att vara aktiv på vad som händer. Respondenten tar upp att omvärldsanalys är ett verktyg som används mycket. Dels för att veta vad som efterfrågas men också att i ett tidigt skede kunna ha en noggrann och genomtänkt plan för att på bästa sätt vara förberedd på oförutsägbara risker som kan inträffa under projektets gång. Därför genomför respondent E omvärldsanalyser lite då och då för att alltid vara aktiv på vad som händer. Respondent E nämner också att de därför försöker göra planerna flexibla för att ta hänsyn till de risker som kan uppstå. Respondent A menar att det inte finns något användbart verktyg för att hantera oförutsägbara risker på då respondenten anser att det fungerar bättre att ta hand om de när de väl har uppstått.

4.3.3. Interna projektmodeller

Fem av åtta respondenter beskriver hur de använder sig av interna

projektmodeller som finns i organisationen. Detta är något som respondent B beskriver är viktigt för deras projekt. Här arbetar respondenten med projektet från start till mål. Verktyget förklaras enkelt av respondenten som en “checklista” som följs. Här finns alla de skeden som ett projekt går igenom. För varje skede kan respondenten se vad som ska göras för just de specifika skedet. I varje skede ligger också mallar, dokument och

instruktioner som skall användas eller utföras i projektet. Detta verktyg medför att respondenten får en struktur i sitt dagliga arbete.

Hjulet behöver inte uppfinnas på nytt varje gång. Verktyget hjälper mig att få en struktur i mitt arbete samt leder mig igenom de olika processer som finns i ett projekt. När en t.ex. affärsplan ska upprättas finns de tydliga instruktioner hur jag ska göra det samt hur jag ska gå tillväga efteråt.

Respondent B

En intern projektmodell används också av respondenterna C, D, F och H. Respondenterna använder modellen lite olika jämfört med varandra. Vissa använder den till vissa delar av sitt arbete medan andra använder den helt och hållet. Respondenterna nämner delar som tidsplaneringsverktyg, kalkylprogram, planering av bemanning, ekonomistyrning samt dokumenthantering som viktiga verktyg i programmen. Samtliga respondenter beskriver hur den interna projektmodellen hjälper

projektledaren att ha de flesta planeringsverktyg lätt till hands samt visar och upprättar en tydlig arbetsgång för projektet.

De övriga respondenterna A, E och G har inga interna projektmodeller utan överlåter de arbetet till de entreprenörer de samarbetar med. I två av tre fall är respondenten inbjuden till entreprenörernas modeller över internet och kan därför följa hela processen samt ha tillgång till de dokument som behövs. Respondent G menar att detta är nödvändigt för deras arbete inom projektet att alla dokument finns att tillgå. Detta löser många problem menar respondenten men det är också upp till projektmedlemmarna att hålla sig uppdaterade och gå in och titta. Om det uppkommer några frågor finns allt i portalen.

4.3.4. Mappstruktur

Sex av åtta respondenter beskriver hur de aktivt jobbar med olika “mappsystem” för att strukturera deras olika projekt. Respondenterna beskriver hur de hjälper att sortera allt som hör till projekten i olika mappar under projektets gång. Det kan handla om mail, ritningar eller andra

dokument. Respondenterna menar att eftersom projektledare har kontakt med många intressenter krävs de ett bra system för att hålla ordning och reda bland allt som rör projektet. Mappsystemen är egenutvecklade och ofta personliga. Respondenterna beskriver under våra intervjuer hur deras system är uppbyggda och hur de tänker när de använder dom. Trots skillnaden hur de ser ut eller är uppbyggda löser dem ett gemensamt