Prestationsmått - Prestationsmått i arbetsintegrerande sociala företag: en fallstudie av ASF i

4. RESULTAT

4.4 Prestationsmått

I följande del presenteras de prestationsmått som har framkommit under intervjuer med respondenterna, insamlade dokument samt de observationer som skett hos företagen.

Avsnittet börjar med de finansiella prestationsmåtten vilka följs av icke-finansiella prestationsmått. Avslutningsvis presenteras situationer där prestationsmätningar sker men som inte materialiseras i konkreta prestationsmått.

4.4.1 Finansiella prestationsmått

Ekonomin utgör en viktig del av verksamheten enligt studiens deltagare. De måste likt andra företag se till att intäkter kommer in och att kostnaderna hålls nere för att överleva på lång sikt. Detta återspeglar sig i att företagen använder och analyserar vissa ekonomiska prestationsmått. I nedanstående text presenteras de finansiella prestationsmått som identifierats under studien av ASF:en.

Poster från resultaträkningen

Att titta på och utvärdera poster från resultaträkningen är den vanligaste formen av prestationsmätning när det gäller företagens ekonomiska situation. Den är baserad på företagets redovisning som till största del hanteras av en extern part. I poster från resultaträkningen inkluderas samtliga poster som redovisas i en normal resultaträkning.

Detta inkluderar bland annat intäkter, kostnader och resultat. F3 uppgav att de får hjälp av sin bokföringsfirma för att tolka siffrorna i redovisningen och resultaträkningen.

Även F1 använder sig av sin bokföringsfirma i stor utsträckning genom att beställa resultaträkningsrapporter löpande till olika medlems- och styrelsemöten, för att där analysera företagets ekonomiska tillstånd. De olika posterna granskas i syfte att hitta förbättringsmöjligheter samtidigt som det slutgiltiga resultatet noggrant följs upp.

Följande säger F6 om resultaträkningen: “Och då jämför vi beräknat resultat, men samtidigt att kolla vart vi skenar iväg någonstans. Och har det gått extra bra någonstans. Det är ju det som är det viktiga, att kunna kolla av resultaträkningen

kontinuerligt”.

På frågan varför företaget tycker det är viktigt att kolla resultaträkningen kontinuerligt gav F6 följande svar: “Ja det är ju för att se att “kommer vi att överleva?”. Och vi måste hela tiden ha en buffert också. Så vi vill ju veta så att det inte kommer som en kalldusch när vi får bokslutet, “ni har gått back ett par miljoner”. Det får inte bli någon överraskning. Utan vi ska hela tiden i stort sett vara säkra på vad slutresultatet kommer

att bli.”

Det är flera av företagen som poängterar att resultatet är den viktigaste posten för att kontrollera hur företaget ligger till och om det kommer att kunna fortsätta sin verksamhet. Det slutgiltiga resultatet är även viktigt för att se om det blir någon vinst att återinvestera i företaget. Enligt samtliga ASF så återinvesteras all eventuell vinst, exempelvis för att höja lönerna samt till att ge fler medarbetare en anställning i företaget.

Poster från bokföringen

Det är inte bara resultaträkningen som granskas i syfte att mäta företagens ekonomiska prestationer. 5 av 6 företag berättade att de använder sig av budgetar och budgetuppföljning. Detta är ett prestationsmätningsverktyg grundat på poster i företagets redovisning. Varje post är ett prestationsmått och används i budgetuppföljningen för att se om företaget presterar som förväntat. Skillnaden mellan resultaträkningen och posterna från bokföringen är att i bokföringen kan företagen granska sina prestationer på en mer detaljerad nivå. ASF:en gör budgetuppföljning och månadsbokslut baserade på bokföringen. Hur ofta detta sker kan variera mellan företagen från en gång i månaden till kvartalsvis eller årsvis. F6, som har flera skilda verksamheter, har en kontoplan för varje resultatenhet och använder dessa för att på en detaljerad nivå granska dem olika kostnaderna samt kontrollera från vilken enhet de

28 största intäkterna kommer. Anledningen till att de har olika resultatenheter och kontoplaner är för att kunna se vart dem stora kostnaderna finns samt för att se vart kostnadsbesparingarna kan göras. Detsamma gäller för F2, F4 och F5 som också har fler än en verksamhet. Möjligheten att jämföra intäkter och kostnader mellan olika månader är också viktigt för att identifiera avvikelser.

F4 säger följande kring varför de använder sig av budgetuppföljning:

“Det tror jag har att göra med den erfarenhet och bakgrund som framförallt platsledningen har, där man kommer från X. För även platsledningen har vi tagit över

från X och där hade man då budget, månadsbokslut och ett antal nyckeltal som man jobbade med och vi har valt att fortsätta med det. Sen om vi jobbar så i framtiden, det

får vi se. Men vi har valt det i och med att vi är så pass nya, vi använder väldigt liknande resultatrapporter, försöker bygga upp dem på liknande sätt som X rapporter

såg ut.”

Nyckeltal

Kopplat till själva resultaträkningen är de nyckeltal som kan extraheras. Dessa används i varierande grad. Från F1 och F5 som anser att de inte överhuvudtaget använder sig av nyckeltal till F4 som använder dessa dagligen och vill fortsätta att utveckla fler. Det bör nämnas att flera företag har nyckeltal såsom soliditet angivna i sina årsbokslut, dock analyserar inte samtliga företag dessa aktivt. Detta tydliggörs bland annat under intervjun med F5. På frågan om de använder nyckeltal gav de svaret ”Va? Nyckeltal?”.

Inte heller F6 kunde/ville diskutera frågan, istället valde de att tillhandahålla årsredovisningen för att vi själva skulle få granska den och svara på frågan. F1 ansåg att det inte var nödvändigt att använda sig av nyckeltal då de fick tillräckligt med information om företagets ekonomiska prestationer från resultaträkningen och dess olika poster. Av de 2 företag som ansåg sig använda nyckeltal aktivt nämnde F2 att de använder sig av tumregler för att bedöma prestationerna. De har vid några tillfällen även tittat på kapitalomsättningshastighet. F4 nämnde att de bland annat tittar på resultatmarginal och bruttovinstmarginal för att ha koll på att försäljningspriset täcker materialkostnaderna. Av de företag som inte ansåg sig använda nyckeltal kom det fram under intervjuerna att ett av företagen omedvetet använde olika nyckeltal. Ett av dessa nyckeltal var täckningsbidrag exklusive personalkostnader. Företaget använde sig inte utav begreppet täckningsbidrag utan beskrev hur de gick tillväga för att beräkna vinsten på vissa produkter. Anledningen till att inte ha med personalkostnaden i beräkningen är för att de anser att personalen är anställda och ändå är på plats och handleder eller arbetar med annat, samt att de ej vill beräkna kostnaden för de som arbetstränar.

Antal sålda produkter/tjänster

Tre av företagen mäter sin försäljning av produkter och tjänster i både antal och kronor.

F1 mäter antalet tjänster de säljer varje månad genom att dokumentera dessa och sammanställa samtliga i slutet av varje månad. Antalet tjänster sammanställs för varje enskild kund men slås även samman till en total. Statistiken jämförs sedan mellan månaderna för att se utvecklingen samt variationen mellan olika perioder i syfte att kunna planera verksamheten samt identifiera om vissa kunder börjar minska nyttjandet av deras tjänster. Statistiken är även viktig att dokumentera då den är grunden för faktureringen mot företagets kunder. Övriga 2 ASF mäter antal tjänster och produkter de levererar till kund för att det är grunden för företagets intäkter.

29 Tabell 2 Sammanställning finansiella prestationsmått

Finansiella prestationsmått Antal företag

Poster från resultaträkningen 6

Poster från bokföringen 5

Nyckeltal 2

Antal sålda produkter/tjänster 3

4.4.2 Icke-finansiella prestationsmått

Samtliga företag uppgav som sagt att det viktigaste målet med verksamheten är att ge människor en sysselsättning och en möjlighet till ett stadigvarande arbete, antingen hos dem själva eller i något annat företag tack vare praktik eller arbetsträning. I detta mål ingår bland annat att stärka och utveckla medarbetarna. Detta görs bland annat för att stärka självkänslan, utvärdera samt utveckla arbetsförmågan och ge individerna bättre förutsättningar att klara av ett arbete. I nedanstående text följer de prestationsmått som kunnat identifieras och som kategoriserats som icke-finansiella prestationsmått, både implicita och explicita.

Företagshälsa

Två av företagen, F2 och F4, nämnde att de köper in en tjänst från ett externt företag i form av hälsoundersökningar för de anställda. Detta är till för att medarbetarna ska få en uppdatering angående sitt hälsotillstånd, men även företagen har nytta av informationen på så sätt att en oberoende part kontrollerar hur de anställda mår. Om det exempelvis framkommer att en funktionsnedsättning har blivit sämre eller att en ny skada upptäcks så kan företaget bättre anpassa arbetsuppgifterna för individen framöver. Det blir en extern form av prestationsmätning för att framledes kunna anpassa företagets produktion efter medlemmarna, och därigenom få bättre förutsättningar att nå företagets mål.

Utmärkelser

Med utmärkelser syftas att företaget har uppmärksammats av en extern part för någon form av prestation. Det kan gälla exempelvis hållbart företagande. Detta kan ses som en extern prestationsmätning, där företagets goda arbete och resultat lyfts fram av en utomstående aktör i syfte att belysa detta för allmänheten. F1 och F3 har båda fått en utmärkelse för att företaget har lyckats med sin målsättning.

Närvaro

Närvaro mäts av samtliga företag, varav ett företag uppgav att de aktivt mäter närvaro och frånvaro genom användandet av stämpelklocka. Ett annat företag uppgav att de kontrollerar närvaron regelbundet för att se om det finns några större avvikelser. Om det upptäcks att någon medarbetare har mycket frånvaro så undersöker företaget vad det beror på. Att mäta närvaron hos individer, särskilt de som praktiserar via arbetsförmedlingen, gör att prestationsmåttet inte endast sker av sociala skäl. Den ekonomiska aspekten av måttet kommer genom att företagen har krav på sig av arbetsförmedlingen att rapportera närvaron hos de som praktiserar. Detta måste ske för

30 att företagen ska få ersättning för tiden som praktikanten tillbringar inom verksamheten samt ersättning för handledning.

I begreppet närvaro inryms även sjukfrånvaro. Endast ett av företagen uppgav att de aktivt mäter hur många procent sjukfrånvaro de har, men 5 av 6 företag upplevde att de hade förhållandevis låg sjukfrånvaro, med tanke på att målgruppen för ASF delvis består av personer som kan ha olika funktionsnedsättningar och/eller en historik av långvariga sjukskrivningar bakom sig. De tror att det beror på att medarbetarna får mer anpassade arbetsuppgifter i ett ASF än i andra företag. Det gör att varje individ kan prestera bättre under den tid som personen klarar av att arbeta. En person som var anställd i F3 nämnde bland annat att hen mådde mycket bättre när hen jobbade i detta företag än när hen hade jobbat på andra företag, där ekonomisk vinst varit ett viktigare mål. Denna person uppgav att hen även hade mycket mindre sjukfrånvaro nu, eftersom hen hade mer inflytande över sitt arbete och sina arbetstider och därav kände sig mindre stressad. Flera medarbetare i de övriga ASF:en sa också samma sak.

Trivsel

F6 har vid några tillfällen mätt medarbetarnas trivsel med hjälp av enkäter och liknande metoder. Detta är dock ingenting som har skett med någon regelbundenhet. I övrigt handlar det återigen om att hålla dialoger med berörda personer. De fem övriga företagen mäter trivsel endast genom dialoger i syfte att kontrollera att ingen mår dåligt eller vantrivs på arbetet.

Antal anställda

Att mäta och kunna visa på hur många som har fått anställning i företaget eller i något annat företag efter exempelvis en praktik, kan vara ett sätt att visa på samhällsnyttan.

Med antal anställda syftas här hur många personer som har fått jobb i företaget, eller som har fått jobb på ett annat företag tack vare exempelvis praktik eller arbetsträning.

Alla företagen har en ungefärlig uppfattning om hur många som fått anställning hos dem genom åren och hur många som gått vidare till andra arbeten, som ofta är syftet med ASF. Många av företagen mäter dock inte detta på ett aktivt sätt och 5 av 6 företag uppgav att de inte dokumenterar hur många personer som passerat. Ett av företagen uppgav dock att de ansåg att det var viktigt att dokumentera detta i marknadsföringssyfte, och för att belysa företagets samhällsnytta.

Kvalitét

F4 och F5 upprätthåller och mäter kvalitét på produkter och tjänster genom att handleda, tillhandahålla checklistor och instruktioner, samt i ett av fallen göra en slutlig kvalitetskontroll innan leverans till kund. Kontrollerna genomförs i syfte att säkra kvaliteten och inte för att utvärdera den enskildes prestation i arbetet. F2 uppger att det ibland kan vara lite skiftande kvalitet i de arbetsuppgifter som utförs, ofta på grund av att det är ganska hög personalomsättning och det kan ta tid att hitta rätt arbetsuppgifter till olika personer.

Kundnöjdhet

Kundnöjdhet är ett prestationsmått vilket 4 av 6 ASF anser sig mäta. Denna mätning sker generellt genom dialoger med kunderna och är sporadisk. Det finns inga uppsatta riktlinjer för hur mätningen ska gå till samt hur frekvent det ska ske. Mätningarna sker även väldigt individuellt och inte på företagsnivå. F4 anser sig inte mäta kundnöjdhet i dagsläget men vill börja med detta i framtiden via enkäter. En önskan att börja mäta kundnöjdheten formellt finns inte i de andra ASF:en, utan de anser att företaget får tillräckligt med återkoppling genom dialogerna.

31 Tid

F5 använder till viss del tid som styrmedel, på så sätt att de sätter upp tidsramar för hur länge en uppgift bör ta. Dock poängterar företaget att de har förståelse för om tidsramarna inte alltid kan hållas, till exempel för att medarbetarna kan behöva ta fler pauser vissa dagar. F4 använder inte tid som ett aktivt styrmedel idag men uppger att de i framtiden vill mäta bland annat produktionstakt för att se att de klarar av att möta efterfrågan. Anledningen är för att de vill kunna planera verksamheten på ett effektivare sätt genom att ta reda på ungefär hur lång tid ett uppdrag eller en tillverkningsprocess tar. Företagen mäter alltså inte tid för att utvärdera enskilda prestationer. Anledningen till att företagen inte fokuserar på att mäta tid, produktivitet eller effektivitet beror bland annat på att många medarbetare anses stresskänsliga och därför inte skulle må bra av en sådan mätning. En annan anledning är att stor hänsyn tas till medarbetarnas individuella arbetsförmåga. Företagen har en hög toleransnivå vad gäller produktiviteten, eftersom arbetskapaciteten kan variera från dag till dag och vecka till vecka bland många medarbetare, vilket kan göra det svårt att upprätta snäva tidsscheman.

Tabell 3 Sammanställning icke-finansiella prestationsmått

Icke-finansiella prestationsmått Antal företag

Företagshälsa 2

Utmärkelser 2

Närvaro 6

Trivsel 1

Antal anställda 1

Kvalitét 2

Kundnöjdhet 4

Tid 1

4.4.3 Övriga prestationsmätningar

Bland undersökningens ASF sker det prestationsmätningar som inte resulterar i några prestationsmått. Dessa presenteras i tabell 3 och inkluderas i empirin då dessa bidrar med en förståelse för hur ASF arbetar med prestationsmätning.

Medarbetarsamtal

Medarbetarsamtal eller utvecklingssamtal kan ses som en prestationsmätning där arbetsgivare och arbetstagare tillsammans utvärderar den gångna perioden och eventuellt gör upp en framtida utvecklingsplan. F2, F4, F5 och F6 uppger att de håller regelbundna utvecklingssamtal minst 1–2 gånger per år, dels för att de själva tycker att det är bra men också delvis för att det är en norm, någonting företag “ska” göra. F1 uppger att de inte alltid håller “formella” utvecklingssamtal, utan snarare håller en kontinuerlig dialog med medarbetarna. De uppger också att det inte är alla medarbetare som vill ha dessa samtal och att de då anpassar sig efter det, samt att de inte vill dokumentera något på grund av att de tror att många medarbetare skulle känna sig obekväma med det. F3 berättar något skämtsamt att hen har utvecklingssamtal varje

32 dag, och syftar då på att det förs en ständig dialog med medarbetarna för att utvärdera

“dagsformen” och ta reda på hur personerna mår och hur mycket de orkar arbeta, men de för sällan eller aldrig några formella interna utvecklingssamtal.

“Sen nån gång så brukar jag skriva en rapport till styrelsen, hur det ser ut i verksamheten, och så berättar jag det för personalen. Så det är väl nån slags

medarbetarsamtal.” F3

Sporadiska samtal med medarbetare förs i regel dagligen eller på veckomöten för att kontrollera hur arbetet går och för att se om det är någon som behöver mer handledning, om de är redo att jobba mer självständigt eller vill byta arbetsuppgifter till exempel.

Utvecklingssamtal förs emellanåt också tillsammans med arbetsförmedlingen, där både medarbetaren, arbetsgivaren och arbetsförmedlingen sitter ner och pratar om hur personen trivs och hur arbetsgivaren tycker att det går. Arbetsförmedlingen betalar ut ersättning till företagen om de tar emot praktikanter och liknande, utvecklingssamtalen är då ett sätt att få återkoppling på att allt fungerar som det ska.

Individuell prestationsmätning

Undersökningen visar att det inte sker någon explicit mätning av individernas prestationer såsom exempelvis hur många enheter någon har tillverkat på en dag eller hur många tjänsteuppdrag någon har hunnit utföra inom en viss tid.

Prestationsmätningen har istället sin utgångspunkt i utvecklingen av mänskliga resurser, där mätningen eller utvärderingen sker genom en dialog tillsammans med medarbetaren.

Detta sker både internt inom företaget samt regelbundet med en extern part, som till exempel arbetsförmedlingen. Genom att hålla kontinuerliga dialoger med medarbetarna får företagen bland annat veta hur personen mår, hur det går med arbetsuppgifterna, hur personen trivs och hur arbetsgivaren tycker att det fungerar, samt om något behöver ändras. Dialogen och “utvärderingen” sker inte för att “piska” eller pressa någon, utan för att företaget ska kunna justera arbetsuppgifterna efter individens förmåga. Den externa bedömningen görs bland annat för att pröva en individs arbetsförmåga och ofta för att kunna avgöra hur många procent personen anses kunna arbeta för tillfället, eller med andra ord vilken arbetskapacitet personen har, vilket också ligger till grund för om personen har rätt till lönestöd. Det händer ibland att ASF:en får i uppdrag av någon myndighet att bedöma en individs arbetskapacitet, för att myndigheten behöver hjälp med att samla ihop ett underlag att fatta beslut på. Därmed bedömer handledaren individens prestationsförmåga, men den slutgiltiga mätningen och bedömningen sker av myndigheten.

Tabell 4 Identifierade övriga prestationsmätningar

Övriga prestationsmätningar Antal företag

Medarbetarsamtal 5

Individuell prestationsmätning 6

4.4.4 Framtida prestationsmått

Under intervjuerna framkom det att vissa företag har en önskan eller en plan på att använda prestationsmätning i större utsträckning i framtiden. F5 och F6 vill börja använda social redovisning för att på ett tydligare sätt visa sina intressenter nyttan med företaget, vilket skulle gynna företagets trovärdighet och legitimitet. De vill även använda sig av den sociala redovisningen internt i motiverande syfte för att tydliggöra den nytta som personalen och företaget skapar. Dock är detta ett utvecklingsområde då det saknas kompetens, kunskap och resurser i dagsläget. F6 påpekar att det är tekniskt svårt att mäta den sociala nyttan som företaget bidrar med.

“Det är ju för vår egen skull. Att känna den nytta vi gör och att kunna redovisa den. Att det blir tydligt och trovärdigt utåt. Det kan ju vara bra att kunna visa för våra partners, socialstyrelsen och arbetsförmedlingen och så vidare, att vi försöker mäta nyttan med

att det här stället finns.” F6

Det andra företaget, F4, vill utöka prestationsmätningen för att förbättra flödet och identifiera flaskhalsar inom företaget. Möjligheten finns i dagsläget att genomföra dessa mätningar men det har inte tagits i bruk då det råder tidsbrist och fokus har legat på andra prioriterade områden. Genom att identifiera flaskhalsar och förbättra effektiviteten vill man förbättra förtroendet hos kunder. F4 vill även förbättra de sociala

In document Prestationsmått i arbetsintegrerande sociala företag: en fallstudie av ASF i norra Sverige (Page 33-41)