Protokoll 4

Observationen och intervjun utförs under två tillfällen. DEL 1:

L, A och I presenterar sig och I godkänner att inspelningen påbörjas. A: Vad har du för roll på din arbetsplats?

I: Man kan väl säga att jag är just nu lite allt-i-allo. Min roll kallas för PIM- koordination. Tidigare så var jag content writer eller content specialist. Jag har haft många namn på våra roller, vi som har hanterat innehållet och PIM-systemet. Eller ja, inRiver och det PIM systemet vi hade innan. Jag har jobbat på [företag] sedan 2012–2011 när jag började som content writer eller content specialist. De senaste åren, det är säkert en fem år eller något som jag har fokuserat lite mer på allt runtomkring. Texterna och lite systemutveckling eller ta vidare systemet och processerna som är kopplat till produktinformationen.

L: Hur länge per dag sitter du i genomsnitt i Enrich?

I: Det varierar lite, det beror på. Det är som sagt väldigt varierande uppgifter så det är alltifrån att härja runt i datamodellen i lite mer strategiskt vis till mer datakvalitet. Söka upp data, förändra data, lite småfix med själva produktinformationen för att stödja de som helt och hållet fokuserar på produkttexterna. Så jag brukar ta lite mail och lite PressDesk-ärenden och sådär småpill runtomkring. Det är svårt att säga. Jag är inne i Enrich från och till hela tiden, dagligen.

L: Dagligen är det i alla fall? I: Javisst, absolut.

L: Vad bra. Du kan visa lite hur du arbetar och utför arbetsuppgifter i Enrich. Mest bara för att vi vill ha en bild över hur användarna faktiskt använder det. Så du får jättegärna dela din skärm och visa så kommer vi ställa frågor längs med vägen. I: Nice. Vi hoppar in i vår Enrich-modul. Det ser väl ut som de flesta andra kanske, som använder standarduppsättningen. Här är väl inga konstigheter heller. Jag har mest starrat upp några produkter. De är mina testprodukter som har lite olika egenskaper, lite olika fält, lite olika produkttyper. När jag vill kolla och jämföra lite saker. Några enstaka notifikationer. Sen har vi lite mappar där vi har våra content writers som har sin korrekturmapp där de använder ett workarea för att lägga in produkter till varandra som ska korras. Just nu så har jag några sådana här tillfälliga, här (går in i en workarea) är ett exempel på datakvalitetsjobb. Jag har valt ut produkter som ska... Just de här Enrich-texterna handlar om våra långa texter eller webbtexter. Sedan vi införde Enrich-textmöjligheterna så har vi saknat mellanrubriker och HTML-hantering i PIMet. Allt det här handlar mest om att bara se till formateringen stämmer och skicka det på omöversättning egentligen. Så att det blir likadant i de andra språken. Men jag hoppar tillbaka lite grann (går tillbaka till startsidan). Vi använder inte notifieringar sådär jättemycket, det är några som vi använder. Om jag vill hitta en produkt, jag kanske kan visa förresten... Vi kan bara dra igenom lite snabbt hur själva datamodellen ser ut så ni hänger med lite (går in i en Powerpoint-presentation).

L: Mm.

I: Item eller våra artiklar är de entiteterna som har artikelnummer och det är artikelnumret som affärssystemet använder och kassorna och så. Medan vi även har produktentiteter som håller merparten av produktinformationen egentligen. Produkten kan ha en eller flera artiklar beroende på [ohörbart]. Sedan så har vi även det vi kallar variant eller skuggentitet. När vi har jättemånga artiklar på en produkt. Låt oss säga, ett [produkt], så delar vi upp det till tre skuggprodukter. De visas som

86

tre produktkort på sajten, men vi vill inte skapa tre produkter i PIM. Och det är samma produkttext. Det enda som skiljer på varianterna är storlek och färg. Så det är en liten specialentitet för att skapa upp extra produkter mot webben.

L: Okej, då förstår jag.

I: I de scenarierna där vi känner att vi behöver splitta på de här produkterna lite så det blir tydligare att det finns varianter.

L: Ligger de då så att om till exempel jag skulle söka [produkt], ligger alla som sökträffar i de olika färgerna?

I: Ja men exakt, det är det som blir resultatet. Vi kan kika lite snabbt på det sen. Vi kan göra en sådan skuggentitet. Det går ganska snabbt tror jag. Vi kanske kan börja med det direkt när vi ändå snackar om det.

L: Ja absolut.

I: Jag ber om ursäkt att det blir lite hoppigt. L: Nej nej, men det gör ingenting.

I: Vi får tar det lite som det kommer. Vi går tillbaka till webbläsaren och så går vi till [företagets webbsida]. Så är vi inne på vår [kategori], så ser vi att vi har lite [produkt] och grejer här. Om vi då går in till produktsidan så ser vi då att det finns två varianter av dessa och vi ser att det är ett artikelnummer här. Och så går vi in i Enrich. (Sidan laddas länge)

L: När händer det där felet? När det står unexpected error. I: Det brukar inte hända.

L: Nej, okej.

I: Det skulle möjligtvis kunna vara... Jag tror att det är VPN:en eller direct access som spökar, är jag rädd för. Jag ska kolla med min kollega om hennes anslutning funkar. Ser ni min webbläsare nu?

L: Ja.

I: Ja precis. Så det vi gör med skuggentiteterna eller variantentiteterna är att vi kommer att skapa upp ytterligare ett produktkort här med exakt samma information bara att det kommer att stå [variant] här under och [variant] eller vad det var på andra kortet.

Intervjuobjektet går tillbaka till Enrich och det fungerar inte.

I: Det verkar som VPN:en eller anslutningen till jobbet har tagit lunch om man säger så.

L: Jag förstår. Jag kan fråga dig lite saker under tiden, så får vi se om det kommer igång eller inte.

I: Ja.

L: Vad tycker du är bra med Enrich? Hur blir det lättare att använda i ditt arbete? I: Jag tycker att det känns ganska enkelt och avskalat och hyffsat modernt. Och naturligtvis att det är en webbklient, att man kör i webbläsaren. Det är en fördel. Det är ganska lätt att skapa nya fält om man vill. Det är inga konstigheter. Man berikar ett gäng fält, man har en query och kan förhoppningsvis söka fram vissa saker. Det finns ju en del inbyggda eller off-the-shelf-funktionalitet som completeness som vi har använt en del. Det är väl framförallt completeness men vi har ju även...

87

I: Ja, eller använda och använda. Vi har satt upp den på ett visst sätt och i och med det så har vi möjlighet att göra lite notifieringar och sådana saker när något har nått en viss status men inte är berikade på ett visst sätt eller att en annan status inte har nåtts och så vidare.

L: Skulle du säga att ni håller koll på era arbetsuppgifter utifrån de här notifikationerna eller hur har ni koll på det och kommunicerar kring vem som ska göra vad?

I: Delvis. Om vi ska ta ur content writerns perspektiv, om man får en ny produkt till sig att skriva, då är det först och främst vårt PLM-system som agerar som vår "att göra lista", med deadlines, när saker ska lanseras och sådär. Där kan man säga att vårt PLM-system bestämmer vad som ska göras. Och i regel så är det där underlaget finns. Om det är produktdatablad eller tekniska specifikationer och sådant där så hittar man det förhoppningsvis där samtidigt som man kompletterar med Google och internet och så vidare, som writer då. Men man sätter ihop en produkttext. Jag tror att de flesta använder Word egentligen som backup och lite skrivstöd samtidigt. Så det blir en text där, en lång text och en kort text, lite Uspar och sen så har vi då den tekniska specen eller de tekniska fälten där vi använder specifikationer. Det som vi kallar produkttyper, till exempel en [produkttyp] har en viss uppsättning med teknisk data eller fält som man fylla i. Och sen är det upp till den som berikar att ha lite koll på vilka fält som används eller måste fyllas i för att det ska bli bra.

L: Så alla fält finns på alla produkter, men det är bara vissa som ni fyller i beroende på vilken produkt det är?

I: Ja eller det är inte så att alla fält finns på alla utan vi har 2000 drygt olika specifikationer. Alltifrån [produkttyp] till [produkttyp] till [produkttyp]. Det är lite varierad granularitet, man kan se det som en annan typ av kategoriträd. Och baserat på produkttypen så har vi sagt att [produkttyp] ska ha de här fälten, [produkttyp] ska ha de här fälten. Så det används som en mall, kan man säga. Tanken är väl att hela organisationen ska använda den mallen lite mer och inte bara content på marknad. Det berikas lite fält där. Låt oss säga att man är nöjd med sin berikning och så vidare, då är nästa steg att korra internt av oss själva eller en kollega. Och det tar vi lite hjälp av inRiver. Mest via workarea. Innan dess, som sagt, i PLM systemet, när vi ser att det är dags att göra det här, då har det nått en viss längd eller en speciell bit i processen och då skapas produktentiteten och artikelentiteten upp samtidigt i affärssystemet och PIM. Då kan man gå över till PIM och berika det här och så lägger man den till korrektur, och så kommer en annan content writer och kollar lite "ja men det här ser väl bra ut" och sätter produkten till ”väntar på översättning”. Så får vi lite hjälp ifrån integrationsmotorn iCore som skickar iväg lite XML-filer i ett väl valt tillfälle till vår översättningspartner, som översätter och så kommer det tillbaka filer och så importeras det till inRiver. I samma veva så justeras översättningsstatusen till ”översatt” och produkten är mer eller mindre klar, ur vår synvinkel. Så skickas den vidare till sajten.

L: Då är jag med. Är det något du funderat på som fungerar mindre bra eller som du känner att du saknar i systemet?

I: Nu så hände det faktiskt lite trevliga saker i senaste service pack:en, vi uppdaterade service pack 4 och 5 här för ett par månader sedan och där var ganska mycket core-funktionalitet som tillkom i querien bland annat. Lite prestanda, det var lite minnesläckage. Och prestanda i details-fliken förbättrades en hel del. Det är ju fortfarande största svagheten som jag känner är querien, som är ganska begränsande.

L: Vad är det du känner är problemet?

I: Det är väldigt svårt att söka, du kan bara söka på en relation. Det är en stor nackdel. Om man vill filtrera ut ett sökresultat: "jag vill hitta produkter som har en

88

artikel där artikeln har en lagerstatus som är aktiv och att det saknas bilder", då blir det lite jobbigt i och med att man inte kan lägga till alla de relationerna. När du väljer ”jag vill ha en produkt som är relaterad till en item”, då kan du inte göra något mer sedan med det relationsargumentet eller vad vi ska kalla det. Men då kan man i vissa fall använda completeness för att fula sig lite där. Men det är inte alltid det finns en completeness att använda. Det beror lite på vad man är ute efter.

L: Så i vissa fall får ni jobba runt det, men det går inte alltid?

I: Mm. Och vi har ju vår variantentitet som också kan vara en... Jag vill hitta alla produkter som är artiklar som har ett visst innehåll någonstans och har en skuggentitet. Man vill bygga på det ibland för att få rätt resultat. Då finns det lite begränsningar. Men det är väl mest det egentligen. Annars är väl den generella nackdelen som även är en fördel att det är väldigt flexibelt vilket gör att nackdelen blir att det finns inga direkta best practices. Man får identifiera vad som passar en själv bäst. Så det är både för- och nackdelar.

L: Men absolut, väldigt sant. Nu kanske det är lite svårt att visa, är det någonting du tänker på med att man kanske måste göra lite work-arounds eller så? Finns det något tips eller något som du skulle kunna ge en kollega?

I: Ja, det är väl dels att man kan använda completeness till en del saker, när det kommer till queryn. Att man sätter upp lite completeness-regler som man kan använda vidare för att ta reda på vissa saker eller att säkerställa vissa förutsättningar. Så behöver man inte söka fram det varje gång. Annars så, tja, jag vet inte. Man kan även använda notifieringar om man vill skapa lite custom queries. För det är en sak som jag stör mig på lite, det går inte att spara queries på ett bra sätt. Det går ju att spara ett sökresultat i ett workarea men du kan inte spara... Jag skulle vilja ha en genväg till sök på ett artikelnummer eller där jag har gjort en liten query och så skulle jag vilja ha en genväg till själva queryn. Där jag bara skriver in de nya parametrarna om det nu är artikelnummer eller innehållet i något fält eller vad det nu må vara.

L: Så man kan variera själva parametrarna?

I: Ja precis. Det vanligaste tillvägagångssättet för mig är att jag söker på ett antingen artikelnummer eller produktnummer och det beror ju lite på. Många i organisationen använder artikelnummer eftersom det är det som affärssystemet och kassorna och allting. Vi som jobbar i PIM och även PLM-systemet, vi jobbar ju minst lika mycket med produktnumren som håller artiklarna. I regel så använder man snabbsöken eller vad det nu heter, i Enrich. Så skriver du in ett artikelnummer eller produktnummer och så bara klickar du dig vidare till includes eller included in, beroende på vilken entitet du var intresserad av. På så sätt är det ganska, det är ju också en fördel att det är väldigt enkelt att använda included in och includes och navigera runt. Det blir lite fram och tillbaka, men det är ändå ett enkelt sätt att hitta de olika relationerna mellan de entiteterna. Oavsett om det är en produkt eller artikel eller bild eller vad det nu är.

L: Angelina, har du någon fråga?

A: Nej, det är lite svårt när man inte ser hur du jobbar. I: Jag förstår det, men vi får kanske...

L: Jag tycker vi har fått bra information utifrån frågorna. Det är väl mer om du känner att det var något specifikt du ville visa.

I: Ja precis, det hade varit kul att få visa lite när vi lägger till en skuggentitet på sajten, och vår texteditor.... Det finns väl några saker att visa.

89 DEL 2:

I befinner sig i webbapplikationen.

I: Vi hoppar direkt in på vår kära skuggentitet. Vi skulle splitta upp den här [produkten] i lika många produktkort som det finns varianter eller artiklar egentligen då. Så vi letar upp den [artikelnummer], hette en utav dem. Då kommer vi till den artikeln som är inkluderad i produkten. Vi gör den här splittringen så kan vi gå igenom lite andra saker medan vi väntar på den, så blir den förhoppningsvis synlig. Men när jag ska göra den här splittringen så brukar jag gå till artiklarna, kasta ut dem i workarean. Jag kopierar produktnumret och så går jag till det som heter variant och skriver in varianten, det var [variant] där. Det här är bara för internt bruk egentligen. Och så hade vi [variant]. Det är lite manuellt. Det går att importera via Excel-fil men det är ju när man har en herrans massa entiteter som ska skapas upp.

L: Är det när ni får in flera nya?

I: Ja och det var mest i själva implementationsfasen när man skulle hitta alla befintliga [produkt] och sådant som man använder sig av den. Jag tror inte jag har använt den efter det om jag ska vara ärlig. Utan det går relativt snabbt att göra detta. Detta är sådant som content writers gör i samband med att man skriver om produkten för första gången så att det blir... Och sen får man sådana här enstaka "den här behöver vi fixa" och så gör man det. (väntar på systemet och skriver i systemet) Och så har vi dem där (under Includes i produkten). Då brukar jag skapa ytterligare en workarea och så slänger jag in dem där. Så går jag till [variant] och så vidare (kopplar motsvarande artikelentitet till variantentitetens Includes). Jag är lite ringrostig, det är inte så ofta man gör det här. Det är inte varje dag precis.

L: Då ni lägger ni in dem i variantentiteterna, är jag med?

I: Ja precis. Nu kopplar jag de här artiklarna till de här variantentiteterna som vi skapade nu precis. Så när jag går till artikeln så ser man att den är med i produkten men även i variantentiteten, eller skuggentiteten som vi kallar det. Någon annan data har vi inte på den, utan det är egentligen bara det här. Det som den gör är att den skickar ut fem stycken produktfiler. Vi kanske kan se om vi hinner snappa upp dem. Det gjorde vi nog inte. Men det skapas ju då fem XML filer istället för en, helt enkelt. Så småningom kommer det dyka upp fem stycken [produkt] här (i webbshoppen), det står [variant], [variant] och så. Om man nu hade skrivit den här från början så hade det i princip sett ut såhär (details för en produkt). Om vi går till en annan produkt så är den tom. Vi har lite statusar här, content status och översättningsstatusar, rubriksättningen, brödtexter, uspar, lång text, kort text, lite tillägg för om det är marknadsspecifika eller språkspecifika tillägg som bara gäller på vissa marknader. Om det finns något allmänt bra att veta som hamnar i en viktig informationsflik på sajten. Om det är eget varumärke så har vi lite extra fält som ska till förpackningen. Det är inte så mycket integration mellan ERP eller PLM utan det är i princip att produkten och dess artikel eller artiklar skapas. Vi får med vilket varumärke det är, förutsätt att varumärket finns med i vår CRM i module tool:et. Det kommer lite kategorier, också förutsatt att CRM:erna och kategorikoderna stämmer överens. Produktnummer, egentligen det som ligger på produkten. Vad är det som händer nu då...

Det går inte att ladda en ny sida i Enrich. I går till CMSen. L: Men det här är ert admin-verktyg för själva webbplatsen då?

I: Ja precis, det är sajtens CMS. Jag tänkte att vi skulle se ut för... vad sa vi... [artikelnummer]. Här ser vi att det har kommit över de här skuggentiteterna, för vi ser att det står streck ett, då vet vi att det är på gång. Det kanske går att

90

förhandsgranska det. Nej inte än. Det är lite cache:ning och sånt där djävulskap som ska fungera. Det här är så typiskt.

Systemet svarar inte.

I: Det är ju ifall ni har några specifika frågor och skicka med mig eller jag kan svara på direkt.

L: Nej jag tyckte att vi täckte ganska mycket förra gången, Angelina? Gick vi igenom vad du brukar göra för uppgifter i Enrich? Arbetar du mest med skuggentiteter eller vad brukar du göra om dagarna?

I: Man kan väl säga att jag gör… Rent innehållsmässigt så gör jag mest småjusteringar. Jag stöttar våra content writers. De är dem som egentligen skriver texterna från scratch och man kan säga att jag går in och stöttar lite ibland och fixar lite småändringar. Om vi får från Polen att det är fel översättning här eller om det är från varuhusen ”det här är felaktig information”. Eller jag kan få ett mail från vår e- com eller online kollega, "kan vi splitta på de här eller kan vi fixa skuggentiteter på de här" och även ta ut ett specifikt sökresultat och gå igenom de produkterna. Ren allmän datakvalitetskontroll eller genomgång. Lägger till lite nya specifikationsfält brukar jag göra också och om det kommer nya kategorier så lägger jag till det. Fast det är mest i model tool:et i och för sig. För mig blir det mest i Excel och i model tool:et, väldigt mycket.

L: Jag vet inte om vi frågade det heller innan, hur många timmar sitter du per dag i just Enrich, vet du det?

I: Jag skulle väl säga 2 timmar kanske. Om jag ska dra till med något.

L: Vi gick igenom förra gången vad du tycker är bra och det du tycker är mindre bra så jag känner att jag inte har så mycket mer frågor. Det är tråkigt att vi inte kan se men ja, det är ju som det är.

I: Det verkar inte som det har ramlat igång än riktigt. Det är synd A: Supertack ändå att ställde upp på två intervjuer.