Protokoll 1

L, A och I presenterar sig och I godkänner att inspelning påbörjas. I befinner sig i desktopapplikationen.

I: Vi kan börja med att jag loggar in i systemet från scratch så kan jag visa hur jag löst vissa...

L: Mm.

I: Vi jobbar ganska spartanskt. Vi är ganska få som är i systemet så vi behöver inte jättemycket flöden och så, utan vi jobbar mer med sökfrågorna som man kan skapa. Men mycket jobb idag är drift och lägga upp nya produkter. Vi kan ta ett exempel här. Vi söker upp en produkt. Alla produkter innehåller våra texter och alla länkar till sortiment och kanalnoder och så.

L: Mm.

I: Så här har vi uppe ett [produkt] som är egenproducerat, det vill säga vi har själva designat produkt och förpackningar och alltihop. Och texterna och sådant är skrivna helt och hållet av oss själva också.

L: Mm.

I: Allting sker inne i PIMet. Däremot skriver våra skribenter gärna direkt i portalen, det vill säga i den webbaserade.

L: Ja.

I: För där har man stavningskontroller och så från Chrome. Det har vi inte här inne (desktopapplikationen), vilket är synd. Det vill säga att det är ganska enkelt att man går in och råkar göra någon typo eller grammatiskt fel.

L: Mm.

I: Stavningskontrollerna idag är ganska bra överlag. Så det saknar vi härinne. Min huvudsyssla är att se till så att alla produkter vi tar in får en plats på hemsidan och får en relationskoppling till andra produkter och kopplas till rätt kanalnod och så. Så att de syns på webben. Vi jobbar både med att det ska vara cross sales och rekommenderade. Jag vet inte hur mycket ni känner till de här länkrelationerna. L: Jo, men det har vi fått beskrivet.

I: Ja. Vi jobbar lite mer aggressivt med de här must have och det blir en pop-up på vår hemsida. Att det kommer fram en meny som säger att de här sakerna borde du ha till för att ditt köp ska bli mer komplett. Vi kallar det mervärdesförsäljning. I regel så behöver kunden kanske någonting till. Så med [produkt] behöver man kanske ett helt set. Man måste ha [produkt] för att det ska fungera. Vi kan egentligen lägga in hur mycket som helst här, men vi testar oss fram till vilket som är den bästa relationen.

59 L: Mm.

I: Sedan kan vi välja hur mycket vi vill länka den åt andra hållet. Det här [produkt] syns på många fler ställen än vad den själv syns. Vi vill sälja just det här [produkt] extra mycket så den syns i relation med de andra mer än vad den själv syns på de andra.

L: Mm. Och hur fungerar det att koppla det i Enrich? Hur upplever du att den funktionen är?

I: Att jobba med relationskopplingarna här är guld. Det är väldigt, väldigt enkelt. Vi har en custom-lösning där vi har gjort så här att vi har ett fält... På [företagets namn] jobbar vi mycket med artikelnummer, SKU. Det är namnet i affärssystemet.

L: Mm.

I: Och kunderna bryr sig inte om artikelnummer, men alla våra system pratar artikelnummer så vi måste använda det som begrepp.

L: Okej.

I: Och i PIMet så är det egentligen så här att artikelnumret är en item. L: Mm.

I: Här (Details) kan jag inte jobba med relationerna. Om jag skulle vilja koppla ihop den här artikeln till en produkt. Vi tar bort den tillfälligt. Skulle jag vilja ta den här [artikelnummer]... Då får jag fram artikeln. Men jag kan inte koppla artikeln till den andra artikeln, utan jag måste i princip göra så här (Dra in produkt från Details till mittenpanelen). Och sen går vi in på den andra. Öppnar produkten, scrollar ner, sen måste jag ta den produkten och dra in (Included in).

L: Okej.

I: Och det kan jag tycka... Visst det är fine, men ska man göra ett par hundra kopplingar om dagen, så blir det ganska meckigt. Så vi har en custom-lösning, där vi linkar items. Då var det en konsult som hjälpte oss att ta fram att det här fältet här (Linked Items) berikas av relationen med artikeln.

L: Okej.

I: Så när vi lägger på flera artiklar så kommer det flera rader där uppe (Linked Items). Jag kan visa ett exempel sen. Och då kan man söka... Nu är vi inne i produktvyn. Då kan man söka direkt på produkten. Så kan man jobba med den direkt. Så kan man dra in den här [länk-kategori]. Så vi sparar ett klick.

L: Mm.

I: Och det här kan man inte alls göra i portalen, vilket är ett problem för oss. L: Precis.

I: Vad kan vi mer göra... Jo. Vi jobbar som sagt med sökfrågor. Och då använder vi de här workareas. När mina kollegor jobbar med de här fälten som vi kallar för flow. Vi har produktägaren. Han som skapar produkten.

L: Mm.

I: Det här kommer från affärssystemet. Vi har vilket varumärke det gäller. Och vi har descriptions. Så man har ett litet hum om vad det handlar om för produkter. Och sen fyller de i den här text content. Vi kan ta en produkt som har det ifyllt. Vi har produktägaren [namn]. Han har skapat den här produkten och det är varumärket [varumärkesnamn] och den heter [namn]. Så det här är ett a-brand. A-brand är europeiska tillverkare som i regel har väldigt bra content.

60

I: Och så sätter produktägaren här text content med olika nivå av en CVL vi har skapat. Där vi kan bestämma hur mycket tid vi ska lägga per produkt. Det här är en produkt vi troligtvis kommer att sälja mycket av, då har [produktägaren] valt [kategori 1]. En [kategori 1] är en halvtimmes jobb. [Kategori 2] är kanske 20 minuter. [Kategori 3] är 5 minuter max.

L: Mm.

I: För att textskribenten ska veta hur mycket tid han ska lägga och vad vi tror är ambitionsnivån.

L: Okej.

I: Väldigt, väldigt enkelt förklarat. Men det är mer ett hum om vad vi ska tänka när vi ser att det kommer in 25 produkter är 5 stycken [kategori 1], men resten är bara [kategori 3]. Men då kan man lägga upp sin dag eller planering efter det.

L: Mm.

I: Och ganska ofta om man tar in en produkt så finns det tillbehör till dessa som man vill sälja. Och tillbehören kanske bara är [kategori 3]. De behöver inte lika mycket förklaring och kopplingar och text. Och sen lägger vi i regel in instructions. I detta fall så är det en länk till tillverkaren. Det säger det mesta när man har en ganska bra referens. Och sen lägger vi in textbeställning. Så här, vi behöver ta egna bilder. Där finns inga bilder. Där finns en brand image bank. Där, image in folder. Image in folder är när vi har sparat ner det på våran egen databas. Den ligger i en mapp som marknad kan. Som de kan jobba med.

L: Okej.

I: I detta fall så fanns där en länk till brand image bank. Så i regel fyller de i den här och sen kan vi få upp den i vårt arbetsflöde. Så här uppe kan vi ha olika sökfrågor (My workarea folders). Vi kan ta den här, need translation. Det är vår översättare. Nu har han varit duktig också, där är ingen need translation. Men här (Translation Status) sätter vi need translation. Det är när texten är godkänd och behöver översättning. Det vill säga, när jag trycker need translation här så har han en sökfråga som är att han kollar varje dag. Den är baserade på de här fälten. Man går in här (Flow) nu och sätter ett kriterium som är need translation så får man upp dem här. Av någon anledning så funkar inte den mappen (Need Translation). Det kan vara att han har byggt om i sitt textformulär.

L: Jag förstår.

I: Men ni förstår principen. Man kan söka på ett fält. L: Mm.

I: Så man kan söka på fält och sen kan man spara det som sökfråga. Det gör man in webb-gränssnittet.

L: Yes.

I: Det kan vi gå in på sen också hur jag arbetar där. L: Ja, precis. Det hade varit intressant.

I: Mm. Min största del här är att gå in här varje dag och kolla text approved null online. Då är min sökfråga att det här fältet (Text Status) är text approved och den här (Achieved) är inte i-klickad. Du ser, den är inte använd.

L: Mm.

I: Och då kan jag se här att skribenten har varit inne och skrivit en produkttext. Han har gjort sitt jobb. Jag går in och kollar så alltihop och sen ser jag till att koppla allting till vår kunskapsbank och tagga upp den med sökord om det behövs.

61 L: Mm.

I: Och sen ser jag såklart till att alla bilderna vi får in... Så nu ser jag här att vi har bett om bilder. Ja men då vet jag att då finns det inga bilder, men jag kan göra det jag kan så länge. Då kan jag koppla den till rätt kanalnod och se över den affärsmässiga biten och koppla till befintliga produkter och så vidare.

L: Är det här det ni har som eran uppgiftshanterare?

I: I PIMet ja. I och med att vi är bara två skribenter och sen är det jag och sen är det produktägare så håller vi det ganska spartanskt.

L: Mm.

I: Men det är affärssystemet som berättar när produkten kommer in och vilket datum den kommer in. Så vi har planeringen därigenom.

L: Okej.

I: Vi använde förr Basecamp. Men då tog det längre tid att bygga upp det här för då var vi tvungna att gå in i två system och uppdatera. Och det vill vi inte.

L: Nej precis.

I: Så det här är bra för då kan vi söka på alla fälten och göra färdiga sökfrågor osv. Vilket man inte kan här inne tyvärr. Så det här ersatte Basecamp rakt upp och ner. Vi använde Basecamp för att det var ganska smidigt i ett annat flöde vi använde och då var det att man skapade upp projekt i Basecamp för varje produkt. Men det tog längre tid och göra i längden och vi *ohörbart*. Så det här spar oss en hel del tid. L: Mm.

I: Och detta här tog bara ett par minuter för egen del att lägga in de här fälten och bygga upp system för det är inte speciellt avancerat. Sen kan vi alltid tweaka det och anpassa det efterhand. Märker vi att där är ingen som använder vissa typ av fält. Här har vi något som heter [kategori 1] content. Det är när vi lägger till extra jobb på en produkt. Då kanske vi vill ta en 360, kanske behöver skriva en manual, vi kanske behöver göra en film på produkten. Och då kan man klicka i den här (checkboxes) med vad man behöver. Och då kan vi bygga sökfrågor här för det är olika personer som jobbar med olika saker. Men de kan bygga sina sökfrågor på det. Och sen kan de gå in och bocka av sen när de är färdiga, så försvinner den från deras sökfråga. L: Okej.

I: Så det är väldigt, väldigt bra. Det här skulle varit en del av systemet i sig, men jag vet att de har någon planner de gärna trummar för, som de vill använda. Men den har inte vi valt att köpa. För vi har bara ett kontor i Sverige som jobbar med detta. Så om man är utspridd över hela världen så kan det vara ganska effektivt att ha en stor planner.

L: Jo, men precis.

I: Ja, och den här extended search-panelen löser i princip alla de här grejerna. Här kan jag inte spara en sökfråga. Det vill säga, hade jag gjort en sökfråga som ger mig alla produkter som inte är online, men som bara ska vara i Sverige. Sök. Här (vid sökknappen) hade man kanske velat trycka spara. Göra en färdig sökfråga som jag kan ha här i min egen mapp. För ibland så jobbar man intensivt med vissa projekt och då vill man ha en mapp där jag hela tiden har tillgång till dessa.

L: Mm.

I: Så det här är småsaker som man kommer på med tiden. Jobbar man bara med enskilda produkter eller har fasta kategorier som man hela tiden bara går in och

62

tweakar lite så är det väldigt enkelt. Men om man som i mitt fall har hand om nästan 10 000 produkter så blir det ganska mycket micro management varje dag.

L: Det förstår jag. Det är vissa saker som man kanske inte uppfattar förrän man har jobbat ett tag.

I: Nej precis. Och olika företag bygger olika system för saker och vi har velat anpassa oss mer efter PIMets begränsningar och funktioner än att vi har valt att utveckla saker.

L: Hur många timmar skulle du säga att du sitter per dag i systemet ungefär? I: Det är ju min huvudsyssla. Så jag vill säga i alla fall av mina 8 timmar så är det väl mellan 6 och 8 timmar.

L: Mm.

I: Beroende på vad annat jag gör också. Ibland så får jag fota och sköta lite affärsmässiga bitar med systemet och så också.

L: Okej.

I: Så det jag har rätt många mantimmar i detta.

L: Ja precis. Du är van vid det nu och kanske kan se saker som nya användare inte märker av.

I: Jag brukar säga så här, när jag utbildar mina kollegor om är nya, så brukar de vara så här ”oj jag förstår ingenting”. Nej, nej, nej, nej, för att köra en bil så behöver du inte kunna bilen. Du behöver inte plocka sönder den. Men vi kan börja med de här basic-funktionerna.

L: Ja.

I: Och många tycker det här är kraftfullt med söket att man kan böja och vända hit och dit.

L: Mm.

I: Och det är väldigt bra. Och det fina är att sätta om man är norrman och jobbar i Norge. Vi har norsk marknad också. Så kan han jobba med sina norska datafält som primärt. Och då har vi byggt en sökfråga som är... Eller completeness är det, förlåt. Completeness är den här uppe där vi har produkttitel, vi har en sub-titel, vi har en text, vi har artiklar kopplade och vi har en translation status. Det vill säga att när den är översatt så blir den grön och så blir den 100-procentig.

L: Just det. Precis.

I: Produkter som inte är översatta som vi hade här innan. De är bara 85%. L: Just det.

I: För de saknar det sista kriteriet. Det sista kriteriet är inget vi behöver för en online i Sverige.

L: Mm.

I: Vi ska ha den online så fort som möjligt i Sverige så då är det bara de här fyra stegen. Eller bara, det är mycket det också. Vi väljer att släppa den så fort vi kan in Sverige. Finns de att köpa så ska vi ha dem online helst dagen innan.

L: Okej.

I: För att kunden ska kunna hitta dem och för att Google ska kunna hitta dem och Prisjakt ska hitta och så vidare.

63

I: Sen vet jag att många andra väljer att jobba med flikar. Att man delar upp informationen. Att man har de här olika fälten i många olika flikar för att det ska vara lätt att hitta. Men det kan man sätta på användare så vi har inte valt att göra så utan vi har valt att... Är det produkttexter då ligger alla på samma sådan här kategori.

L: Okej.

I: För att man inte ska behöva klicka runt och mecka och undra vad man behöver komma åt.

L: Mm.

I: Skribenternas största del är här inne. Ja men då ska de ha tillgång till allting på en plats. Och produktägarna som går in och berikar sina beställningar gör bara det på en plats. Det här fältet kan vara utspridda lite varstans, men det känns lite onödigt.

L: Mm.

I: Men det är sådant man lär sig efter hand och tweakar såklart. L: Jag förstår.

I: Ska vi ta en titt inne i webbportalen? L: Det låter jättebra.

I: Testmiljön är ju kopplad till en test-site så vi kan testa nya funktioner. Och testa om det är någon sökfråga vi är osäkra på så vill vi alltid testa den först.

L: Mm.

I: Men annars jobbar vi i princip bara med Enrich, Plan and Release och Supplier Onboarding. De här tre. De andra följer med som default så vi kan inte plocka bort dem.

L: Mm.

I: Vi går in på Enrich. Det är det ni är intresserade av. L: Jajamän.

A: Men du arbetar inte på webbportalen? Detta är andra kollegor som jobbar här eller?

I: Mm. Mest ja. Jag använder sökfrågorna ganska mycket dock. Jag kan visa en sökfråga som jag gjorde innan idag. Och då vi har någon bundling på en produkt och jag behövde ändra ett typo. Så det var felstavat. Och då kan man bygga upp sökfrågorna här som är ganska nice. Det här är bland det bästa med portalen att man kan göra sökfrågor och sen kan göra såna här mass update. Och så kan man gå in här och uppdatera ett fält på alla produkter samtidigt. Och det kan jag inte göra i Enrich Client.

L: Okej.

I: Man kan även ha de här uppe (sidopanel) för att sedan jobba igenom vad man behöver göra. Men den här delen är jättebra om man bara ska gå in och editera texterna eller gå in och korrläsa eller ska översätta.

L: Mm.

I: Då kan man lätt gå in här och titta på de olika fälten och ha översikt. Det är ju webbaserat så du kan logga in var du vill, när du vill.

64

I: Dock är det inte mobilanpassat, så man kan inte sitta i mobilen och jobba. L: Okej.

I: Inte än. Det kommer kanske.

L: Det får vi se. Det var i alla fall bra feedback som vi kan komma med. I: Så här ser det ut i mobilen. Och då kan man inte scrolla i sidled. A: Men skulle ni gärna vilja kunna jobba på mobilen?

I: Jag hade nog önskat att det var ett responsivt webbgränssnitt så man kunde jobba i mobilen för att ibland behöver man göra sökfrågor och liknande i mobilen för att skicka till en kollega eller så. Så den här sökfrågan, den kan jag spara ner och så kan jag lägga den i en mapp här till... Nackdelen med den här mappen är att den är global så den är för alla. Här hade jag kanske velat kunna välja att jag vill göra en sökfråga och sen skicka till en kollega.

L: Mm.

I: Det hade varit väldigt, väldigt bra. För ibland kan vi få tvära kast och då kanske jag är på väg någonstans och då kan jag be min översättare att de här 6 produkterna behöver översättas. Du behöver göra det nu.

L: Just det.

I: Och då hade de varit jättebra om man hade kunnat göra en sökfråga och sen bara skicka.

L: Mm.

I: Jag vet att inRiver har varit inne och trummat på det här med task. Att man ska gå in och starta upp dem eller använda dem.

L: Mm.

I: Men i det agila [smeknamn på företaget], som vi kallar oss, så är det lättare att bara jobba med att skicka länkar eller skicka här är de fem jag tänker på, varsågod. Sen när han har gjort dem så struntar jag i det. En task måste man ju aktivt släcka eller ta bort.

L: Yes. Ni skickar inte tasks utan ni utgår från sådana sökfrågor då? I: Ja, precis. Eller i det värsta fall så får man sex artikelnummer. L: Okej.

I: Som man får gå igenom för hand själv. Och då kan jag tycka att det hade varit ganska trevligt att dela sökfrågorna med länkar eller så.

L: Okej. Varför använder ni inte tasks till det i så fall?

I: Men om vi säger så här, tasks visst det är bra. Man kan bygga sökfrågorna med vissa task. Men om man bygger tasks till exempel. Jag vill att den skribenten ska berika ett visst antal produkter och när han är klar så ska den tasken godkännas och så kanske jag vill få tillbaka den. Då måste han aktivt göra alla de kriterierna. Det vill säga han måste gå in aktivt och välja nu är den här färdig, nu är den här färdig, nu är den här färdig. För annars bygger man en sökfråga som säger ”hej det här fältet ska vara berikat med de här grejerna. När du är klar så skicka tillbaka”. Sätter han ett mellanslag i produkttiteln så tycker ju PIMet att den är berikad. L: Mhm.

I: Det vill säga, datan finns inte, men systemet tycker att det är fixat. L: Mhm.

65

I: Och det är därför det är som det är kan jag tänka mig. Att de har valt att det ska vara lite dumt genom att man aktivt ska gå in och välja nu har jag gjort det här och det här. Nu måste jag be den här personen som gjorde den här tasken att titta. L: Mm.

I: Men jag tror att tasks hamnar väl här va... Samlingsbilder. Description är ”gör samlingsbilder efter bästa förmåga. Ladda upp på produkt och döp till artikelnummer”. Och då är det created by, det är jag. Assigned to min kollega. Jag kan inte sätta det till en arbetsgrupp.

L: Mm.

I: Jag kan bara skicka det till en kollega. Jag kan inte sätta det till flera. Det har jag här nere (Assigned Group), men då måste man bygga upp många sådana här olika beroende på vilka arbetsgrupper man har.

L: Just det.

I: Men vi har inte lagt så mycket tid på det.