Tabell I: Tema förbrukningslager på AS avdelning
Kod Respondent Referat
Lagerlayout på
avdelningar R3 Ingen som sortiment-optimerar åt avdelningarna, det behövs inte gröna och blåa handskar, det räcker med en sort. Då blir förbrukningslagrena för små och vårdpersonal väljer att ha väldigt få saker.
R4 Det finns ingen bra lagerlayout, det är mest att stapla upp för att folk ska hitta osv.
R4 Väldigt små förbrukningslager.
R4 FM finns på ett annat ställe än sterilt, det som plockas mycket av måste stå lätt till hands.
R4 Sterila varor måste förbrukas innan datumen går ut. Vi är inte förtjusta i stora förbrukningslager eftersom behovet av FM lätt kan svänga.
R4 Inne på salarna finns förbrukningslager.
R5 Bråttom nere på patientsalarna, då finns närlager.
R5 Jag hade föredragit att varje produkt har sin plats med streckkod och handdatorer.
Inventering R3 Sköter vårdnära service, där vi sköter avdelningars förbrukningslager, då har vi byggt upp förbrukningslager med två-bingesystem där vi vet att vi ska ha minst tolv dagars förbrukning.
R8 Sen har vi kört inventeringar sedan mars då covid kom. Vi har inget lagersystem, den enda överblick av läget om vilka som har vad, är en inventering alla gjort och fört in i ett Excel dokument. Det är allt vi har haft men det har varit till stor nytta, då har vi direkt kunnat se vart material finns, det gav en överblick över hela sjukhuset.
[kanban, två-binge, manuellt]
R3 Vissa avdelningar har sådana system själva, mer eller mindre bra. Sköts det på grövre nivå har de oftast lite bättre koll. [om två-bingesystem]
R3 Det kan byggas upp så hela regionen har ett två-bingesystem där förbrukningslagret artikelvis delas upp i två fack. När ett fack tömts läggs en ny beställning. Då skapas vetskap om att på den avdelningen finns det 0–50% kvar av den artikeln och efter 48 timmar borde de ha 51–100% i förbrukningslager.
R4 De som gör beställningarna av FM går runt och tittar hur det ser ut och fyller på.
R5 Kanbankorten är till för att alla ska hjälpas åt, fungerar dåligt när de är 120st och det alltid är bråttom. Ibland går det åt mer än det står på kortet och folk förstår inte alltid om det är styck eller förpackning.
R5 Beställarsystem med kanban kort, det fungerar inte bra hos oss. Jag använder det under viss protest.
R5 Korten är vägledande när någon måste rycka in.
R5 Det känns inte hygieniskt att gå och plocka i korten hela tiden.
Beställningsrutin R2 Det borde finnas någon form av större säkerhetslager ute på sjukhusen så de kanske har säkerhetslager så att de klarar sig åtminstone en vecka.
R2 Nu trasslade det med uppstarten här men det hade lika gärna kunnat vara en snöstorm i två dagar också för att det skulle bli problem.
R3 En rekommendation (ej regel) att de ska ha åtminstone 10 dagars förbrukning av varor i sina avdelningars förbrukningslager.
R4 Vi brukar försöka beställa typ 1 gång per vecka. Vecko-förbrukningslager har vi åtminstone.
R4 Köper in små volymer och beställer ganska ofta.
R5 Ska vi hålla oss till grunden klarar vi oss inte mer än 48 h, vi har byggt upp ett eget förbrukningslager på ca 14 dagar, för att klara oss.
v
Fortsättning tabell I: Tema förbrukningslager på AS avdelning
Kod Respondent Referat
R5 Jag beställer varje dag. vi måste ha en viss bas att stå på. Det är flexibelt hos oss, måste se till vilken typ av patient vi har.
R5 Fungerar bra när någon har koll på det, heltidsanställd person som är materialansvarig.
R5 Jag tror att en person eller ett par ska ha ansvaret, det gör att inget faller mellan stolarna.
R5 Det sitter i huvudet hur mycket FM som går åt, men det går alltid att gå tillbaka och titta vad som beställts.
R5 Det är ett nära arbete mellan oss alla, vi har ett högt flöde, vi får hem gods varje dag.
R5 Jag har en checklista för vad som ska göras med lösenord och så mån-fre.
Realtidsuppdaterade
lagersaldon R1 Apotekstjänst har koll på sina förbrukningslager och saldon, men inte realtidsuppdaterat. Det uppdateras vid varje order släpp. De får en uppdatering om kundorder och lagersaldon för att se vad lagret räcker till en gång om dagen.
R1 Bättre prioritering mellan kunder. För att göra det behövs vetskap om vad det finns för förbrukningslager på Apotekstjänst och internt på regionerna.
R1 Det kanske ställs in en operation men egentligen fanns materialet på ett annat ställe på sjukhuset.
R2 Regionerna kan se exakt vad vi har på lager.
R2 Saldolistan tittar alla på och den levereras ut dagligen. De kan se artikel samt hur mycket Apotekstjänst beställt av leverantör, vad som finns inne i Apotekstjänst förbrukningslager och vad kunderna har beställt. Det kan räknas ut vad som blir kvar, det är en snapshot av situationen kl. 13.
R2 Snapshoten går nog inte ut till avdelningar utan logistik gänget på regionen tittar på det.
R3 Sorgligt eftersatt internlogistik, vi har inget system som visar hur mycket FM vi har på sjukhuset.
R3 Det finns ett absolut förbättringsområde, att vi har bättre koll på vad vi har i våra verksamheter.
R4 Data på vad som gått åt saknas, det är beprövad erfarenhet mer.
Restnoteringar R1 När avdelningar beställer ser de inte förbrukningslagersaldon. De får paket där det står “restar..” då får de beställa igen när det är slut.
R2 En produkt vi vet leveransdatum på förmedlas till varuförsörjningens regioner.
R4 Önskar att få bättre följesedlar. Jag får ringa själv och fråga om produkter som är restnoterade.
R4 Bättre att få respons tidigare, plötsligt kommer massa restsnoterat på en gång, eventuellt saker som inte längre behövs.
R4 Det syns att FM inte kommit på följesedeln och då provar jag beställa något annat för att säkra upp.
R4 Det kan komma grejer som är restade sen i augusti (februari månad vid intervju), beställarna kommer inte ihåg allt som är restat.
R5 Händer att vi dubbelbeställer, speciellt sista året med ny leverantör där följesedel ser annorlunda ut. Restfunktionen är inte bra, vi ser den inte. Med den förra leverantören så kom det i slutet på varje följesedel.
R5 Får alla följesedlar på mejlen, men vore bra om det syntes någonstans vad som är beställt.
R5 Det kan bli glapp ibland i kommunikation mellan Apotekstjänst och Varuförsörjningen.
R5 Det kan brista med information gällande restnoteringar och förseningar, det är ganska ofta jag mejlat Varuförsörjningen och frågat.
R5 Mejlar Apotekstjänst för att slippa sitta i kö och då syns det att jag ställt frågan.
R5 Det är ett heltidsjobb att hålla koll på listor.
vi
R1 Klockan 11 tar Apotekstjänst emot alla ordrar och sen ska de levereras inom 48 timmar. De ska ha leveranssäkerhet, vilket är sagt att de ska ha på 2 veckor. Apotekstjänst ska leverera 98 % enligt avtal.
R2 Apotekstjänst ansvar är att inom 48 timmar från att vi fått in en order, leverera ut till alla sjukhus i regionerna, det ska vi göra med leveranssäkerhet på 99 %. Vi mäter det genom att se leveransgrad samt kvalitet på månatlig basis.
R2 Det finns en vitesdebitering om leveranstider inte hålls av produktleverantörer, det är varuförsörjningen som beställt viterna. Det är en 50/50 split mellan apotekstjänst och varuförsörjningen.
R2 Vi mäter leveranssäkerhet genom att se leveransgrad samt kvalitet på månatlig basis.
R2 Apotekstjänst hinner med alla beställningar till 100%.
R2 Vi följer avtalet avseende lagerhållning, avtalet säger att vi ska ha förbrukningslager på 2 veckor.
R3 I början kanske det kom 20 % av det som var beställt, efter ett par månader hade det kommit upp till i alla fall 80–90 & av det som var beställt, det visade på sårbarhet. Efter en vecka började verksamheter säga att det var slut på produkter.
R4 Svårt att veta exakt när leverans sker, allt kommer inte inom 48 timmar, så beställare vet inte riktigt.
R8 Nu har vi inte gjort någon mätning på leveransgrad än men de ligger ungefär på 90 % och avtalet säger 99 och de har inte varit uppe på 99 en enda gång hittills sen de började.
R8 Vi har mätt genom en metod som en person på ekonomi har gjort. Vi har hela tiden utgått från deras siffror och vad det har levererat, Apotekstjänst har accepterat mätmetoden.
R8 Apotekstjänst har väl tyckt att det ligger några procent över beroende på ett sätt att tänka, men själva mätningen är rätt.
R8 Den bästa procenten var från senaste mätningen och då låg de på ca 90 någonting %, men det är inte enligt avtal, då ska de betala vite men det har aldrig hänt.
R8 90% leveransgrad är så pass bra att inget faller ihop men det är inte enligt avtal.
R9 Apotekstjänst accepterade det som mätmetod men sedan hade de invändningar.
R9 Om det ska mäta någonting måste inblandade vara överens om hur det ska mätas och det var intressenterna inte i avtalet.
R9 Att man inte vet när leveranssäkerheten ska stämmas av är konstigt, det borde kunna vara kontinuerligt, typ den 15 varje månad stämmer man av förra månadens utfall.
R9 Med tidigare TPL vet jag inte om det någonsin har utbetalats viten.
R9 Min uppfattning är att leveransgraden aldrig tidigare mätts heller för det har bara fungerat och ingen har haft några synpunkter egentligen.
Leveranssäkerhet från
Godsmottagning
R3 Vi skannar inte FM godsets streckkoder, men allt annat förutom Apotekstjänst produkter skannas i Godsmottagningen. Man är ändå rätt nöjd med att man fått till en snabb logistik.
R3 Inga problem att hinna med leveranser. Vi har gjort bedömningen att det är bättre att inte optimera antal anställda för hårt för att det ändå blir risk att personal gör fel därför får det vara öppet så här.
R9 Det sparas ingen info om att varorna levererats, när vårdpersonal bedömer att de fått hela leveransen betalar dem.
R9 FoS distribuerar ut på sjukhuset så att egentligen när pallen kommit till sjukhuset om det sedan råkar bli något fel kan inte Apotekstjänst rå för.
Säkerhetslager R1 Inget specifikt säkerhetslager på Apotekstjänst.
vii
Fortsättning tabell II: Tema leveranssäkerhet
Kod Respondent Referat
R2 Ingen plan idag på säkerhetslager, vi kan inte bygga upp det, det kostar för mycket pengar. Men kommer det ett beslut om att det finns ett behov att ha ett säkerhetslager på en månad kan det bli som en tjänst. Det kan Apotekstjänst ta betalt för och då är det inga problem.
R2 Vårt förbrukningslager är inte ett säkerhetslager, för att ha det skulle det vara vår business plus en kopia på vårt förbrukningslager som ett ytterligare en månads säkerhetslager och först då elimineras delar av försörjningsproblemet.
R3 Lokalt initiativ om ett särredovisat 6-veckorsförbrukningslager som vi har rådighet över på Apotekstjänst. Endast material som krävs för att kunna ha inneliggande patienter överhuvudtaget.
R3 Det enda kvalitetsmässigt som skulle tävla är att regionen har lagret i egen regi men det kostar så mycket och då skulle vi behöva bygga upp en kompetens som vi inte har.
R7 Regionen har tagit fram ett krav att vi ska ha ett beredskapslager (säkerhetslager kallar vi det för), en lista som lämnats på produkter har lämnats till regionen har tagits fram. Den listan kommer inte vara heltäckande utan vi har satt ett antal artiklar då som vi prioriterar.
R8 Vi fick en bra rutin med buffertlager och vilka produkter som behövdes och det gav en stor lärdom och kunskap som nu tas vidare.
R8 Beredskapslagret, en grupp jobbar med det och har identifierat ett hundratal produkter som behöver finnas där.
R8 Med tanke på Apotekstjänst prestationer känns det lite riskabelt att hyra plats för säkerhetslagar av dem.
Tabell III: Tema kvalitet
Kod Respondent Referat
Upphandling
leverantör R1 Nationellt samarbete inom CSR [...] för att kontrollera att produkter produceras under schyssta förhållanden.
R1 Upphandling sker med 4 års intervaller. En upphandling kan leda till avtal med 20–30 leverantörer.
R1 Ofta flera olika leverantörer som får avtal.
R1 Vi ställer krav på leverantören, standardkrav som att de ska kunna leverera, vad de ska göra om de inte kan leverera och liknande vid leveransförseningar.
R1 Leverantören har skyldighet att ta fram ersättningsprodukter (tex. från konkurrenter).
R1 Flera leverantörer att välja på, enklare material som pennor har en leverantör, men sprutor har flera. Kan bero på apparatur också, vissa delar måste hänga ihop.
R7 Det är väldigt viktigt att kolla på kvalitet och miljö, inte bara kostnadsbesparing.
R7 Vi ska inte använda tre av denna istället för en av denna för att de är billigare.
R7 Vi har inte riktigt samma önskemål om saker i de olika regionerna.
R8 Tanken med Varuförsörjningsnämnden är att skaffa stordriftsfördelar, de allra mest förekommande ska Apotektjänst hantera men ändå har det upphandlats nästan 100 tusen artiklar, och alla handlar sin 5:e del, alla har fått sina behov tillgodosedda.
Samordning av behov R1 Vårt ansvar är att förenkla logistiken och säkerställa att allt blir upphandlar av rätt kvalitet tillsammans med referensgrupper från regionerna.
R1 Referensgrupper noterar behov som resulterar i upphandling.
R1 Ibland är det viktigt att det är exakt rätt. Det måste komma från verksamheten eftersom vi som upphandlare inte har den kunskapen.
viii
Fortsättning tabell III: Tema kvalitet
Kod Respondent Referat
R1 Sjukvården måste sätta sin kvalitet som det ska vara på produkterna.
R1 Ibland är det dem som använder det operativt och ibland är det någon annan som vet ungefär vad de vill ha.
R1 Vi har en beredningsgrupp som varuförsörjningen skickar information om kommande upphandling till, varje region utser då sina representanter.
R1 Ibland finns lite olika behov mellan regioner, då försöker parter komma överens.
R4 Vi brukar få frågan (när det gäller produkter som är viktiga för oss, elektroder).
R4 Har suttit i en sådan grupp, svårt att få med hela sjukhusets behov, det är så stort. Inte lätt att göra en upphandling där heller.
R5 Jag saknar materialkonsulenterna, det känns som att Varuförsörjningen har kommit ganska långt ifrån oss.
R6 Nu finns flera steg, det ska gå via en person på FoS, till verksamhetschef som ska meddela avdelningschef som ska meddela materialansvarig, det har liksom tagits fram två-tresteg där det innan var bara rak kommunikation.
R6 Ingen för-information, Varuförsörjningen har inte tagit något ansvar utan bara slängt iväg några handskar.
R6 Verksamheten blir aldrig ens informerad om att Varuförsörjningen har ändrat sitt arbetssätt utan det har vi fått veta via avdelningens materialansvariga, helt plötsligt ska jag sitta här och bestämma en massa saker som jag inte kan ta beslut om.
R6 Jag blev bara tillsagd att det var handskar som materialansvarig ska bedöma men det finns inte någon arbetsyta för det.
R6 Informationen om upphandlingar har inte fungerat så materialansvarig har fått gå in på Varuförsörjningens hemsida eller kontaktat dem för att ställa frågor om det är dags för upphandling, hur det ligger till, när det är igång och så vidare.
R6 Om en upphandling är på gång och vårdpersonal är intresserad ska hen ta kontakt med Varuförsörjningen.
R7 Sjukhuset har saknat ett materialråd, det plockats in personer i de olika referensgrupperna för upphandling från olika håll och de har inte alltid valt de rätta personerna. Alla verksamhetsområden har inte heller varit representerade.
R7 Allt kändes inte så viktigt, det var långa möten och allt berör inte samma verksamhet (breda upphandlingar).
[Materialrådet] R7 Alla verksamhetschefer på sjukhuset ska utse en person inom sitt verksamhetsområde som ska vara kontaktperson i det här materialrådet.
R7 Materialrådet ska basera sig på engångsprodukter och textil.
R7 Verksamhet har mycket olika behov, där får vi se om det ska bli några uppdelningar.
R7 Jag är kontakten till Varuförsörjningen och Apotekstjänst, redan börjat vara med på möten och fått börja lära känna dem.
R7 Vi ska vara nära verksamheten och se till att de får bra material.
R7 Det ska flaggas från Varuförsörjningen till materialrådet när upphandlingar sker, vi talar om för de olika verksamhetsområden att nu är detta aktuellt och vi behöver få in personer som representerar AS.
R7 Materialrådet kommer vara en informationskanal och bygga upp relationen med Varuförsörjningen. Det viktiga med det här är information, information om varor som inte kommer, information från verksamheten att det här kan vi inte använda, varför kan vi inte det och tillbaka till leverantören, detta för att vi ska ha optimala förutsättningar för att ge vård.
ix
Fortsättning tabell III: Tema kvalitet
Kod Respondent Referat
R7 Med materialrådet är ambitionen att det ska bli en bra kanal från användarna om vad sjukhuset tycker vidare till Varuförsörjningen och Apotekstjänst så att det blir en förbättring av det som inte fungerar bra.
R7 Vi kan inte ha massa små olika som håller på och duttar lite här och där. Vi är så pass stora att vi måste kunna föra en gemensam talan för vissa frågor.
R8 Det är inte etablerat och tydligt i funktion utan det beror på person just nu, det behöver dokumenteras och få en funktionsbeskrivning så att det fungerar.
R8 Akutsituationer har gjort att materialrådet har en viktig roll, inte bara i kristid utan över huvud taget för att få ordning på det här, sjukhuset har lärt sig att vi har ett sådant behov.
Test och krav på produkter
R1 Krav på produkterna som de ska leverera, de ska ha vissa egenskaper.
R1 Kraven på produkterna ska ha en viss procent genomsläpplighet, leverantörerna ska uppvisa testprotokoll.
R1 Testar produkter ute i vården, dock inte allt.
R1 Krav följs upp och folk är ganska kritiska, vilket ger bra uppföljning.
R4 Man måste alltid testa och för en del produkter är inte alltid billigast bäst.
R4 Vill ha saker som läkaren känner igen och det är en viss trygghet för patienten i att doktorn som opererar är nöjd med det de håller i.
R4 Det som fungerar i en verksamhet kanske inte alls fungerar i en annan. Likvärdiga produkter används på olika sätt.
R8 Kvalitetsamordanarnätverket har vi tänkt att ha som en instans när det är besparingsförslag från framför allt regionkontoret som kommer med idéer på vad vi kan spara in och då vill vi testa det medicinskt att det fungerar.
Avemballering R3 Det bästa hade varit ett rum som ligger vid godsmottagning som hade kunnat serva hela sjukhuset, men nu har vi bara det i 70 huset (som servar 70-huset och operation).
R3 Lådorna är rengjorda och spritade.
R5 Använder inte avemballering, svårare att lagra kvantitet och det är svårare att reklamera brutna avdelnings- och produktförpackningar, vilket leder till större svinn.
R5 Det är skoavtryck på dem och jag har vita bomullshandskar på mig när jag packar och de är svarta efter en dag om jag hanterar det.
Reklamationer R1 Det kommer reklamationer, på vissa saker.
R1 Leverantörer är skyldiga att kolla på reklamationer eftersom det kan gå till läkemedelsverket då det kan finnas patientsäkerhetsrisk.
R1 Mörkertal som är svårt att veta. Små, billiga saker slängs nog bara och ersätts med en ny istället för att reklamera.
R4 Om det är en produkt vi tycker är galet dålig så kan vi lämna input att nästa upphandling måste vi tänka på det här.
R4 Det krävs nog att många tycker den är dålig för att det ska bli en ändring
R5 Är det fel på en produkt anmäls det till Varuförsörjningen genom blanketter men det sker inte ofta.
x
Tabell IV: Tema informationsdelning
Kod Respondent Referat
Nya behov uppstår R1 Man snappar upp nya behov, men det sker manuellt.
R2 Behovet kan dyka lika snabbt som det gick upp, det är svårt att matcha, då sitter vi med stora extra lager.
R2 Bättre prognoser för vilka produkter som det kommer vara ett ökat behov av.
R2 Alla sådana system som identifierar ökade behov kan bli bättre men om vi ser att beställt antal ökar måste vi ha en dialog med alla som vet vad som är på gång.
R3 Inköpskurvorna av FM är normalt sett väldigt platta, ingen förändring.
R5 För att förstå nytt behov krävs god kommunikation och samarbete med läkarna samt förståelse tack vare att jag är undersköterska och jag håller mig nyhetsuppdaterad.
R7 När det uppstår utmaningar med förändringar i efterfrågan bygger mycket på goda kontakter med leverantörer.
Beställarsystem R1 Nya produkter byter artikelnummer. Vi har egna artikelnummer som är 5-siffrigt. Sen har leverantörer sina artikelnummer.
Beställarsystem R1 Nya produkter byter artikelnummer. Vi har egna artikelnummer som är 5-siffrigt. Sen har leverantörer sina artikelnummer.