Registrera en anteckning i ett ärende - Vi är väl medvetna om att det finns många sätt att utfö

4.5 Registrera en anteckning i ett ärende

Under anteckningar kan du registrera Beslut, Direktiv, Egna anteckningar, Rapportuttag, Sammanfattning och Underrättelse. Dessa uppgifter kan ej tas med i FU-protokollet utan är till för att FU-ledaren och de övriga medarbetarna i ärendet ska få stöd för minnet och lättare kunna kommunicera.

Ska du registrera och skriva ut en anteckning i ditt ärende kan du göra på följande sätt:

1. Klicka på plustecknet framför mappen Ärendeadministrativt i trädstrukturen. Högerklicka på mappen Anteckningar och välj Ny 2. Alternativt kan du klicka på knappen i verktygsraden

3. Dialogfönstret för Anteckning visas.

4. Klicka på pilen bredvid vallistan för Typ och gör aktuellt val

5. Som författare är du själv initialt ifylld. Vill du ändra detta kan du klicka på hämta-knappen bredvid fältet

6. Klicka på för att starta Word. (Precis som i förhöret kan du skriva din fritext i Word, Se 5.2.)

7. Fyll i lämplig text i övriga fält, om det är aktuellt.

8. Välj Spara

9. Högerklicka någonstans i dialogfönstret och välj Rapport Anteckning.

Programmet Acrobat Reader startas och visar Din anteckning. Här kan du läsa och skriva ut anteckningen. För att återgå till DurTvå ska du avsluta Acrobat Reader.

Om du väljer typen Egna anteckningar kommer ingen annan att kunna läsa det du skriver, eftersom den anteckningstypen bara är stöd för ditt eget minne.

De andra anteckningstyperna kan läsas av alla användare, förutsatt att ärendet som anteckningen är kopplad till inte är åtkomstskyddat.

För att minska antalet okopplade anteckningar är det i version 2.10 inte längre möjligt att registrera anteckningar som inte är kopplade till ett ärende eller en utredningsuppgift.

0 4.5 Registrera en anteckning i ett ärende

4.5.1 Registrera en anteckning i en utredningsuppgift

När du presenterar en utredningsuppgift (externt dokument, förhör,

brottsanmälan, ersättningsanspråk eller PM) inom ärendedialogen, visas en ny trädstruktur nere till vänster. Om du vill knyta en anteckning till den specifika utredningsuppgiften kan du högerklicka på mappen Anteckningar och skriv in uppgifterna enligt ovan. Dessa anteckningar kommer att kopplas till den aktuella utredningsuppgiften men även vara synliga under mappen Anteckning i den vanliga trädstrukturen.

Användarhandbok DurTvå 2.10 5 Utredningsuppgifter 5.1 Signering

5 Utredningsuppgifter 5.1 Signering

Du ska signera samtliga utredningsuppgifter och FU-protokollet. Detta innebär att dokumentet blir elektroniskt låst.

När du är säker på att alla uppgifter är korrekta ska du högerklicka någonstans i dialogfönstret och välja Signera. Detta innebär att Din utredningsuppgift eller ditt FU-protokoll blir låst. Det enda som nu går att ändra är den eventuella Rubriken.

Observera att en misstänkt inte kommer att synas i rapporten på ett osignerat protokoll om ärendet är stängt.

5.2 Registrera nytt förhör i ett ärende

Skall du registrera och skriva ut ett förhör i ditt ärende kan du göra på följande sätt:

1. Markera mappen med diarienummer överst i trädstrukturen

2. Högerklicka på aktuell person i fönstret Involverade personer och välj Nytt förhör.

3. Du kommer nu in i dialogfönstret Förhör. Aktuell person är redan förvald som förhörd person.

4. Kontrollera fälten Datum, förhörstid (fr.o.m. tid) och förhörsplats,.

5. Klicka på pilen i fältet Förhörstyp och välj.

6. De val som finns är:

7. 23:3 FU ännu ej inledd

8. 23:6 Förhör under pågående Fu

9. 24:8 Förhör med person som är gripen. Anhållningsförhör

10. För att ange förhörsvittne, klicka på hämta-knappen bredvid fältet Förhörsvittne.

11. Markera ID kontrollerad och fyll även i Kontrollsätt

5.2 Registrera nytt förhör i ett ärende

43 15. För att ange försvarare/målsägandebiträde kan du antingen skriva in

namnet i fältet eller klicka på hämta-knappen bredvid fältet och hämta in personen. Finns inte försvararen/ målsägandebiträdet i DurTvå måste du först registrera honom eller henne i DurTvå:s databas (Se 4.3) 16. Du kan sätta en rubrik på ditt förhör. Rubriken kommer att synas överst

på förhörsprotokollet och i innehållsförteckningen på FU-protokollet 17. När du ska skriva berättelsen/ förhörsutsagan bör du göra detta i Word.

Du kan dock även skriva direkt i fältet Berättelse.

Klicka på knappen Nu öppnas Word där du kan skriva ditt förhör. Du har nu tillgång till Words redigeringsfunktioner. Tänk på att maximera hela Word-fönstret.

18. Obs! För att din förhörstext i Word ska kopplas till DurTvå måste du första gången göra vissa inställningar. (Se 5.7)

19. Du bör med jämna mellanrum klicka på knappen Spara. Observera att detta inte innebär att texten sparats i DurTvå men om något inträffar med datorn finns det en möjlighet att rädda texten

20. Efter att du är klar med Din förhörstext ska du stänga hela programmet Word. Du kommer tillbaka i dialogfönstret Förhör i fältet Berättelse. Din förhörstext finns nu i DurTvå.

21. Du kan hoppa mellan Word och DurTvå hur många gånger du vill.

Ändringar som görs uppdateras kontinuerligt

22. Innan du avslutar ditt förhör bör du även fylla i/kontrollera uppgifterna på Sida 2. Klicka på fliken

23. Överst i dialogfönstret kan du komplettera med information enligt LUL m.m.

24. Skall du ändra uppgifter i fälten Adressuppgifter, Telefonuppgifter eller Dagsbotsuppgifter måste du högerklicka och välja Visa person.

De uppgifter du nu registrerar uppdaterar DurTvå:s databas. (Se Kap 3) 25. Återgå till Sida 1 genom att klicka på fliken. Fyll i fältet sluttid

26. Spara ditt förhör

27. När du är säker på att allt är rätt i förhöret ska du högerklicka någonstans i dialogfönstret och välja Signera. Detta innebär att ditt förhör blir låst. Det enda som nu går att ändra är den eventuella Rubriken på ditt förhör

28. Högerklicka någonstans i dialogfönstret och välj Rapport Förhör 29. Programmet Acrobat Reader startas och visar ditt förhör. Här kan du

läsa och skriva ut förhöret. För att återgå till DurTvå ska du avsluta Acrobat Reader

Användarhandbok DurTvå 2.10 5 Utredningsuppgifter 5.2 Registrera nytt förhör i ett ärende 30. I mappen Förhör som är en undermapp till Utredningsuppgifter finns

nu ditt förhör registrerat.

31. Vill du åter öppna förhöret måste du öppna både mappen Utrednings-uppgifter och Förhör. Klicka på ditt förhör och det visas då på skärmen

Förhörsvittne kan hämtas in via sökdialog. I förhörsdialogen på sidan 1 kan du bara lägga in ett förhörsvittne. Om du har flera förhörsvittnen får du

högerklicka och välja Ny på någon av mapparna Involverade personer eller

Lilla

trädstrukturen, se 5.6

5.3 Registrera ett nytt PM i ett ärende

Ska du upprätta ett PM i ditt ärende kan du göra på följande sätt:

1. Klicka på plustecknet framför mappen Utredningsuppgifter i trädstrukturen. Högerklicka på mappen PM och välj Ny 2. Alternativt kan du klicka på knappen i verktygsraden 3. Dialogfönstret för PM visas.

4. Klicka på pilen bredvid vallistan för Typ och gör aktuellt val 5. Fyll i tillämpliga uppgifter

6. Som uppgiftslämnare är du själv initialt ifylld. Vill du ändra

uppgiftslämnare samt eventuellt lägga till berörd kan du klicka på hämta-knappen bredvid respektive fält

7. Klicka på för att starta Word. (Precis som i förhöret kan du skriva din fritext i Word, Se 5.2.)

8. Fyll i lämplig text i fälten i övriga fält, om det är aktuellt. Om du anger en adress i fältet Gatunamn/plats blir denna sökbar via Sök Adress i menyraden.

9. Välj Spara

Högerklicka någonstans i dialogfönstret och välj Rapport PM. Programmet Acrobat Reader startas och visar ditt PM. Här kan du läsa och skriva ut PM. För att återgå till DurTvå ska du avsluta Acrobat Reader.

För att arbeta med "lilla trädstrukturen", (se 5.6)

Lilla

trädstrukturen se 5.6

Gatunamn/plats

Användarhandbok DurTvå 2.10 5 Utredningsuppgifter 5.4 Registrera ett nytt ersättningsanspråk i ett ärende

5.4 Registrera ett nytt ersättningsanspråk i ett ärende

Ska du upprätta ett ersättningsanspråk i ditt ärende kan du göra på följande sätt:

1. Markera mappen med diarienummer överst i trädstrukturen

2. Högerklicka på aktuell person i fönstret Involverade personer och välj Nytt Ersättningsanspråk.

3. Du kommer nu in i dialogfönstret Ersättningsanspråk. Aktuell person är redan förvald

4. Kontrollera fälten Datum och Tid

5. Klicka på hämta-knappen bredvid fältet Brott och välj brottet som ersättningsanspråket avser

6. Klicka i rutan Talan önskas förd av åklagare om det är aktuellt. En bock syns

7. Klicka i fältet Anspråk. Här ska du fylla i den sammanlagda summan av målsägandens yrkande.

8. Klicka i fältet Preciserat anspråk. Här ska du utförligare beskriva vad målsägandens yrkanden grundar sig på.

9. Välj Spara

Lilla

trädstrukturen se 5.6

5.5 Registrera ett externt dokument i ett ärende

5.5.1 Skanna

Ska du skanna in ett externt dokument i ditt ärende kan du göra på följande sätt.

Anvisningen gäller en skanner kopplad till en specifik dator. Handlingen läggs på flatbädden (glaset).

1. Klicka på plustecknet framför mappen Utredningsuppgifter i

trädstrukturen. Högerklicka på mappen Externa dokument och välj Ny.

Alternativt kan du klicka på knappen i verktygsraden 2. Dialogfönstret för Externt dokument visas.

3. Fyll i fälten Datum och Tid. Det man ska fylla i är de uppgifter om datum och tid som finns på det dokument man infogar.

4. Klicka på pilen bredvid vallistan för Typ och gör aktuellt val 5. Som uppgiftslämnare är du själv initialt ifylld. Vill du ändra

uppgiftslämnare samt eventuellt lägga till berörd kan klicka på hämta-knappen bredvid respektive fält

6. Du kan sätta en rubrik på ditt externa dokument. Rubriken kommer att synas överst på ditt externa dokument och i innehållsförteckningen på FU-protokollet

7. För att öka möjligheterna att göra en lång och snygg beskrivning till externa dokument kan man nu öppna beskrivningsfältet i Word, precis som i protokoll, förhör och PM

Klicka på för att starta Word. (Se 5.2.)

8. Fyll i lämplig text i fälten i övriga fält, om det är aktuellt. Om du anger en adress i fältet Adress blir denna sökbar via Sök Adress i menyraden.

9. Klicka på knappen . Dialogrutan Välj typ av skanning öppnas.

10. Välj Skanna från, Arkmatare/ Flatbädd(glaset)

11. Välj Svartvitt, Gråskalebild, Färgbild eller Blandat och klicka på Nästa 12. Dialogfönstret DurTvå skanner öppnas. Dialogfönster visar texten.

”Lägg dokumentet på glaset och tryck sedan OK. Tryck på Avbryt när du är klar”.

13. Lägg i handlingen i övre högra hörnet med texten nedåt på skannerns flatbädd och klicka OK

14. Dokumentet skannas och dialogfönstret DurTvå skanner öppnas igen.

Klicka på Avbryt

Användarhandbok DurTvå 2.10 5 Utredningsuppgifter 5.5 Registrera ett externt dokument i ett ärende 15. Ett nytt dialogfönster visas. Här kan du välja att Visa markerad sida,

Skanna om eller Förhandsgranska. Du bör välja Förhandsgranska.

Programmet Acrobat Reader startas och visar ditt skannade dokument.

Här kan du kontrollera att det ser rätt ut.

16. När du är nöjd med resultatet stänger du Acrobat Reader och klicka på Klar. Du är nu tillbaka i Dialogfönstret för det externa dokumentet.

17. Knappen ska nu vara aktiv.

18. Välj Spara

För att arbeta med "lilla trädstrukturen", (se 5.6)

5.5.2 Skanna på olika sätt

Det normala är kanske att man skannar in några dokument genom att lägga dem i arkmataren. Ibland måste man dock använda flatbädden (som en gammal kopieringsapparat). Vissa dokument går inte att köra i arkmataren. De kan vara tufsiga i kanten eller kanske ha påklistrade kvitton och foton.

Eftersom man numera använder flera olika skannrar inom polisen kan vi inte gå in på varje enskild. Grunden är dock att man helt enkelt följer instruktionerna på skärmen.

Lilla

trädstrukturen se 5.6

Adress

5.5 Registrera ett externt dokument i ett ärende

5.5.3 Hämta fil

Ett alternativ till att skanna dokumentet är att hämta in det i DurTvå som en fil.

Kravet är att du har dokumentet i form av en fil. Hämta fil innebär att DurTvå skriver över en kopia av originalfilen till DurTvå. Originalet omvandlas av DurTvå till pdf-format. DurTvå kan i dag hantera flera filformat, se nedan

Den fil man ska infoga måste kunna öppnas på din dator. DurTvå öppnar t.ex.

Word och skriver sedan om filen till pdf-formatet. Filen bör inte vara för stor. En fil större än 1-2 MB blir trög att skicka över nätverket. För att hämta en fil kan du göra så här:

1. Klicka på plustecknet framför mappen Utredningsuppgifter i

trädstrukturen. Högerklicka på mappen Externa dokument och välj Ny 2. Alternativt kan du klicka på knappen i verktygsraden

3. Dialogfönstret för Externt dokument visas.

4. Fyll i fälten Datum och Tid. Det man ska fylla i är de uppgifter om datum och tid som finns på det dokument man infogar.

5. Klicka på pilen bredvid vallistan för Typ och gör aktuellt val 6. Som uppgiftslämnare är du själv initialt ifylld. Vill du ändra

uppgiftslämnare samt eventuellt lägga till berörd person gör du det genom att klicka på hämta-knappen bredvid respektive fält

7. Du kan sätta en rubrik på ditt externa dokument. Rubriken kommer att synas överst på ditt externa dokument och i innehållsförteckningen på FU-protokollet

8. För att öka möjligheterna att göra en lång och snygg beskrivning till externa dokument kan man nu öppna beskrivningsfältet i Word, precis som i protokoll, förhör och PM

Klicka på för att starta Word. (Se 5.2.)

9. Fyll i lämplig text i fälten i övriga fält, om det är aktuellt. Om du anger en adress i fältet Adress blir denna sökbar via Sök Adress i menyraden.

10. Klicka på knappen . Dialogfönstret Välj fil att hämta visas

Användarhandbok DurTvå 2.10 5 Utredningsuppgifter 5.6 Registrera, ändra eller komplettera uppgifter i "lilla

trädstrukturen"

11. I dialogrutan söker du, med hjälp av trädstrukturen, fram filen som ska hämtas. Markera den aktuella filen.

12. Klicka på knappen ”Välj fil”. Vänta tills datorn har arbetat färdigt. När enbart dialogfönstret Externt dokument visas igen har filen infogats som en pdf-kopia i DurTvå.

13. Knappen ska nu vara aktiv.

14. Välj Spara

5.6 Registrera, ändra eller komplettera uppgifter i

"lilla trädstrukturen"

I alla utredningsuppgifter finns en liten trädstruktur. Denna hittar du nere till vänster i respektive dialogfönster. Den är endast åtkomlig då utredningsuppgif-ten är sparad. Här kan du registrera, ändra eller komplettera uppgifter i map-parna Involverade personer, Personal, Bilaga och Anteckningar.

5.6.1 Involverade personer och personal

Förhörsvittne kan hämtas in via sökdialog. I förhörsdialogen på sidan 1 kan du bara lägga in ett förhörsvittne. Om du har flera förhörsvittnen får du höger-klicka på någon av mapparna Involverade personer eller Personal i den lilla trädstrukturen längst ned till vänster och välja Ny. För att du ska komma åt den lilla trädstrukturen måste du först spara förhöret.

Om du vill registrera ytterligare involverade personer kan du högerklicka på någon av mapparna Involverade personer eller Personal i den nedre

5.6 Registrera, ändra eller komplettera uppgifter i "lilla trädstrukturen"

5.6.2 Skanna in bilaga

Under förhör kan du skanna in en bilaga, t.ex. ett intyg som styrker delar av berättelsen. Högerklicka på mappen Bilagor i den lilla trädstrukturen nere till vänster och välj Ny i snabbmeny. Dialog för registrering av bilaga öppnas – fyll i tillämpliga uppgifter och skanna in bild/dokument. (Se 5.5)

5.6.3 Val av diarienr för utredningsuppgift i samband med underliggande ärende

När du skapar en utredningsuppgift, en anteckning eller en kallelse i ett

huvudärende med underliggande ärende kommer du att få upp ett dialogfönster med alla diarienummer som ingår i huvudärendet. I dialogfönstret kan du välja vilken anmälan som utredningsuppgiften ska tillhöra.

Användarhandbok DurTvå 2.10 5 Utredningsuppgifter 5.7 Stänga av makrovirusskyddet i Word

5.7 Stänga av makrovirusskyddet i Word

När man öppnar Word från DurTvå måste man aktivera makro. I annat fall kommer inte den text man skriver att föras över till DurTvå. Aktiveringen behöver bara göras när följande Varning visas.

Avmarkera ”Fråga alltid innan…” när varningen visas. Klicka sedan på knappen

”Aktivera makro”

När du har gjort detta frågar Word om du verkligen är säker på att du vill koppla av makrovirusskyddet.

Svara då ”Ja”.

Avmarkera ”Fråga alltid innan…

Klicka sedan på knappen ”Aktivera makron”

Klicka på knappen ”Ja”

6.1 Skriva ut eller kontrollera utseendet på ett dokument

6 Utskrifter – Rapport

6.1 Skriva ut eller kontrollera utseendet på ett dokument

I DurTvå finns ingen möjlighet att skriva ut dokumenten direkt från programmet.

För att skriva ut eller kontrollera hur ett dokument kommer att se ut vid utskrift får man välja att ta en Rapport. Det aktuella dokumentet måste då vara öppet.

Rapport får du genom att högerklicka på dokumentet eller via menyraden.

Högerklicka på ditt öppna dokument och välj Rapport Acrobat Reader startas.

I Acrobat Reader skriver du ut dokumentet eller bara kontrollerar utseendet.

Användarhandbok DurTvå 2.10 7 Okopplade utredningsuppgifter 7.1 Registrera utredningsuppgifter utanför ett ärende

7 Okopplade utredningsuppgifter

7.1 Registrera utredningsuppgifter utanför ett ärende

En okopplad utredningsuppgift är en handling som inte finns i ett ärende.

Anmälan är ännu inte överförd från RAR till DurTvå. Det kan också vara så att den som upprättar handlingen inte är behörig att skriva direkt i ärendet.

Kom ihåg att signera utredningsuppgiften när du är klar. Utredningsuppgiften kommer att hamna i den "binära rymden” (ej kopplad till ärende) och

handläggaren måste på något sätt få reda på att den finns där, så att hon eller han kan koppla den till sitt ärende. Det är ditt ansvar att handläggaren får den informationen.

Om uppgiften ska bli okopplad, dvs. inte knytas till något diarienummer, så får det inte finnas något öppet ärende på skärmen när du ska registrera

handlingen.

Ska du registrera en okopplad utredningsuppgift kan du göra på följande sätt:

· Klicka på någon av följande knappar i verktygsraden för att välja utredningsuppgift:

för förhör för PM

för externt dokument för ersättningsanspråk

För att utredaren ska hitta den okopplade utredningsuppgiften finns det två varianter:

1. Om du känner till diarienumret på den anmälan som utredningsuppgiften ska tillhöra ska du klicka i fältet Adressera till ärende (dnr) och skriva det aktuella diarienumret

Du måste skriva det kompletta diarienumret, dvs. myndighetskod – diarienummer -år (ex 2800-K1234-04)

2. Om du inte känner till diarienumret på den anmälan som

utredningsuppgiften ska tillhöra ska du klicka i fältet Rubrik och skriva en lämplig rubrik

Hur du upprättar själva handlingen – se respektive kapitel

Lämpligt är även att ta en rapport (högerklicka någonstans i det gråa och välj rapport) och sedan skriva ut dokumentet. Utskriften skickas till handläggaren

7.2 Koppla en/flera utredningsuppgifter till ärendet

7.2.1 Adresserade handlingar

Om du öppnar ett ärende och det i detta ärende finns okopplade

utredningsuppgifter som är adresserade till ärendet kommer en röd knapp att synas i ärendedialogen. För att koppla dessa utredningsuppgifter till ärendet måste du göra så här:

1. Klicka på knappen. .

2. Dialogfönstret Koppla utredningsuppgifter till ärende visas.

3. Markera aktuella handlingar och klicka på knappen Koppla.

4. Handlingarna har med automatik sorterats in i respektive undermapp till Utredningsuppgifter

7.2.2 Icke adresserade handlingar

För att koppla utredningsuppgifter som inte är adresserade till ärendet kan du göra så här:

1. Klicka på knappen i verktygsfältet.

2. Dialogfönstret Koppla utredningsuppgifter till ärende visas.

3. Klicka på knappen Rensa för att tömma fältet Adressera till (dnr) 4. Fyll i dina sökvillkor och klicka på knappen Sök.

5. Markera aktuella handlingar och klicka på knappen Koppla.

6. Handlingarna har med automatik sorterats in i respektive undermapp till Utredningsuppgifter

Användarhandbok DurTvå 2.10 7 Okopplade utredningsuppgifter 7.3 Koppla loss utredningsuppgifter från ärende

7.3 Koppla loss utredningsuppgifter från ärende

En utredningsuppgift som felaktigt registrerats eller kopplats till ett ärende kan kopplas loss från ärendet. Detta gäller även signerade utredningsuppgifter.

För att koppla loss utredningsuppgiften kan du högerklicka på eller i handlingen och välja Koppla bort utredningsuppgift. OBS! Utredningsuppgift kan ej kopplas bort från ärende om den ingår i ett FU-protokoll i ärendet.

8.1 Fliken Sida 1 i FU-protokollet

8 Sammanställning av FU-protokoll

protokollet i DurTvå kan beskrivas i tre olika moment. Fliken sida 1 i FU-protokollets dialogfönster är själva "huvudet" på ditt blivande protokoll. Under fliken sida 2 (innehåll/struktur) sorterar du dina handlingar och skapar en innehållsförteckning. Det tredje momentet består av underrättelser enligt RB 23:18.

När det gäller att arbeta med FU-protokollet finns det många varianter. Vi har därför valt att inte beskriva handhavandet i form av en punktlista.

8.1 Fliken Sida 1 i FU-protokollet

Dubbelklicka på mappen Huvudprotokoll i trädstrukturen. Undermapparna till Huvudprotokollet visas till vänster samtidigt som Dialogfönstret sida 1 visas till höger. Protokollen går att namnge med en rubrik vilket gör att man kan hålla ordning på protokollen om man t.ex. jobbar med flera olika delprotokoll.

Rubriken kommer inte med på utskriften. Fyll i fältet Datum med aktuellt

redovisningsdatum. Detta datum kommer att synas på protokollets förstasida vid utskrift. En varning kommer att presenteras då man skapar en protokollsrapport om inte datumet är ifyllt.

I fältet T-diarienummer ska du fylla i eventuella diarienummer för trafikärenden som ska ingå i protokollet.

Ange eventuell förtur vid rubriken Skyndsam handläggning.

I fältet Typ av protokoll finns en vallista. De tidigare typerna Huvudprotokoll, Tilläggsprotokoll, Protokollbilaga, För beslut och Häktningspromemoria finns kvar sedan den förra versionen av DurTvå. Två nya typer har lagts till:

Användarhandbok DurTvå 2.10 8 Sammanställning av FU-protokoll 8.1 Fliken Sida 1 i FU-protokollet

In document Vi är väl medvetna om att det finns många sätt att utföra samma sak på. Du hittar snart den variant som passar ditt arbetssätt. (Page 40-0)