I det här kapitlet presenteras den information som samlats in genom intervjuerna. Vidare kommer vi använda oss av den teoretiska referensramen för att analysera det insamlade materialet och slutligen kommer en helhetsanalys presenteras. Frågorna som ställdes berörde bland annat uppfattningar och förtroendet kring HR-avdelningar, samt populärkulturens syn på HR-avdelningar. Beroende på vilken kategori respondenten tillhörde så ställdes olika frågor. För mer detaljerad information om vilka frågor som ställdes se bilaga 1 och 2.
4.1 Respondentpresentation
Vi har intervjuat totalt nio respondenter. Av dessa så är sju medarbetare samt två HR-anställda. Nedan har vi skapat en kortare sammanställning av respondenternas kön, ålder samt titel. Som vi tidigare nämnt är alla respondenter anonyma och benämns istället med ett alias.
Alias Kategori Kön, Ålder Titel
Medarbetare 1 Medarbetare Man, 46 år Ekonom Medarbetare 2 Medarbetare Man, 30 år Ekonom Medarbetare 3 Medarbetare Kvinna, 31 år Kommunikatör Medarbetare 4 Medarbetare Man, 59 år Försäkringsreglerare
Medarbetare 5 Medarbetare Man, 54 år Ingenjör Medarbetare 6 Medarbetare Man, 60 år Ingenjör
Medarbetare 7 Medarbetare Man, 29 år Produktionsarbetare HR-anställd 1 HR-anställd Kvinna, 26 år HR-partner
HR-anställd 2 HR-anställd Man, 30 år HR-anställd
Figur 1.3
4.2 Respondenternas första kontakt med HR
Då respondenterna är av olika åldrar och har olika lång arbetslivserfarenhet ville vi skapa oss en bild av när respondenterna först kom i kontakt och bekantade sig med begreppet HR, något som även kan ha stor inverkan på hur respondenternas uppfattningar av HR-avdelningar har förändrats med tiden
“Förr i tiden kallades det alltid för personalavdelningen, men det var inte alltid det var en avdelning i den bemärkelse det är idag… det var ofta chefen eller någon assistent som hanterade lönefrågor och annat som HR normalt ansvarar för nuförtiden. HR kom jag i kontakt med för första gången för cirka 15–20 år sedan.” - Medarbetare 4
Medarbetare 4, 5 och 6, som alla är över 50 år och har längre arbetslivserfarenhet än de andra respondenterna, beskriver hur en viss typ av personalarbete alltid har funnits på deras arbetsplatser, men att det arbetet skiljde sig från dagens HR-arbete. Medarbetare 4 beskriver att tidiga personalavdelningar var något han knappt hade kontakt med förutom när det gällde någon fråga om lönen. Idag beskriver han dock att HR-avdelningen tar mycket större plats och att han ser en tydlig utveckling där det finns ett större fokus på människorna som arbetar inom organisationen. Som Boglind, Hällstén & Thilander (2013) nämner var tidigare personalavdelningars roll
ofta en organisations administrativa stödfunktion och var inte alls lika utvecklat som det är idag efter den så kallade “HR-transformationen”, något som de äldre respondenterna känner igen sig i. Medarbetare 6 beskriver att på den tiden det kallades personalavdelning, var det istället facken man vände sig till om man behövde hjälp eller stöd, då personalavdelningen främst hanterade administrativa roller som till exempel lön- och semesterfrågor.
Medarbetare 1 beskriver att HR var en del av introduktionsprogrammet redan när han började på arbetsplatsen för 20 år sedan, men att han har sett HR-avdelningen från olika perspektiv då det konstant sker förändringar och utveckling. Medarbetare 2 och 3, som tillhör de yngre av respondenterna, beskriver att de först hörde talas om HR när de gick på gymnasiet men att de inte riktigt förstod innebörden då. När de väl kom ut i arbetslivet fanns det en etablerad HR-avdelning på arbetsplatsen, så de har inte upplevt den utvecklingen som skett de senaste decennierna på samma sätt som de äldre respondenterna.
4.3 Erfarenheter med en HR-avdelning
Genom att undersöka vilka olika erfarenheter som respondenterna har om HR-avdelningar ville vi ta reda på om deras erfarenheter varit positiva eller negativa och således försöka ta reda på hur deras erfarenheter påverkat deras uppfattningar om HR-avdelningar. De olika respondenterna har alla kommit i kontakt med HR-avdelningar på olika sätt och deras erfarenheter har både varit positiva och negativa. Medarbetare 3,4 och 5 berättar att deras erfarenheter med HR-avdelningar varit överväldigande positiva. Medarbetare 1 beskriver sina erfarenheter med HR-avdelningar som generellt positiva men i samma fråga belyser respondenten vikten av att HR bör vara försiktiga när de ska välja mellan vilken av arbetstagarens eller arbetsgivarens sida som de står på.
“HR har en svår uppgift att lösa eftersom de jobbar med människor, vilket innebär att under åren har det skapats känsliga lägen. T.ex. människor som är skyldiga till brott utanför jobbet. Det som inte har varit bra är när det skapats en konflikt och HR tydligt har tagit den ena partens sida.” - Medarbetare 1
Vid fråga om en kontakt med HR-avdelningen skiljer sig från andra delar av organisationen svarade respondenten att de beror på den personliga relationen till HR-avdelningen och vilka arbetsuppgifter som man har inom sin organisation. Medarbetare 2 och 6 menar att deras erfarenheter ofta varit bra men att HR- avdelningen tenderar att fokusera mycket på ledningen. Vidare menar medarbetare 2 att HR-avdelningens funktion är att se till personalen och han anser därför att möten med HR-avdelningar inte borde särskilja sig speciellt mycket från varandra. Deegan (2019) beskriver att chefer måste se till att organisationer agerar på ett sätt som ligger i linje med samhällets förväntningar för att detta gör att de uppnår legitimitet. De positiva erfarenheter som många av medarbetarna har om HR-avdelningen kan tala för att deras organisation agerar på ett sätt som ligger i linje med hur de förväntar sig att de ska agera. När förväntningar från omvärlden på organisationer stämmer överens med hur organisationerna faktiskt agerar, kan det enligt Suchman (1995) göra att de uppfattas som mer meningsfulla och pålitliga. Här kan vi ytterligare se ett samband där majoriteten av de som har positiva erfarenheter från möten med HR-avdelningar även har ett högt förtroende för HR-avdelningar.
Medarbetare 1, 2 och 6 har överlag bra erfarenheter av HR-avdelningen men de har alla varit med om händelser som gjort att deras förtroende för avdelningen försämrats. Vidare menar medarbetare 2 och 6 att HR-avdelningar i större utsträckning tenderar att fokusera på ledningen och bland de samtliga sju medarbetarna är svaren blandade angående om
HR-avdelningen är till för medarbetare eller chefer. Ulrich & Brockbank (2005) menar att en stor del av HR-avdelningens arbete ligger i att se till sina anställda och att det är viktigt för HR-avdelningen att kunna se världen genom medarbetarnas ögon. Utifrån detta kan vi se ett problem, där den viktiga funktion som HR-avdelningen har om att värna om sina medarbetare inte går ihop med vissa erfarenheter som medarbetarna har av HR-avdelningen, till exempel när HR-avdelningen tydligt varit på ledningens sida i en fråga.
Deegan (2019) menar som tidigare nämnt att organisationer uppnår legitimitet genom att arbeta i linje med samhällets förväntningar. Om dessa syner därför går emot varandra kan vi tänka oss att det skulle kunna få konsekvenser i form av försämrad legitimitet hos företagens HR-avdelning. En minskad legitimitet kan enligt Suchman (1995) leda till att människor betraktar organisationer som onödiga och nonchalanta. Vi anser att det kan vara viktigt att HR-avdelningen fokuserar mycket på att finnas till för medarbetare för att inte riskera att tappa legitimitet. De förväntningar som många av medarbetarna har på HR-avdelningen är att den ska fungera som en stödfunktion och inte bara som en förlängning av chefen. Ett sådant fokus från HR-avdelningen anser vi ligger i linje med vad Deegan (2019) beskriver om att arbeta i linje med samhällets förväntningar.
4.4 HR-avdelningens viktiga arbete
Vi valde även att fråga om respondenterna anser att det är viktigt att känna till vad en HR-avdelning arbetar med. Samtliga respondenter svarade att de tycker att det är av stor vikt att känna till HR-avdelningens funktion. Vi identifierade ett mönster i att medarbetarna tenderar att se HR-avdelningen som en stödfunktion och således anser de att det är viktigt att veta vad HR-avdelningens arbetsuppgifter är och vad man kan förvänta sig för typ av stöd.
“Ja, det är väldigt viktigt, det kan uppstå missförstånd annars, jag anser att medarbetare behöver ha koll på vad som är rätt eller fel. HR-avdelningen ska vara tydliga.” - Medarbetare 1
“Det är bra att veta vad dess huvudsakliga uppgifter är och vad man själv kan påverka som medarbetare. “ -Medarbetare 7
Även de två HR-anställda menar att det är en viktigt att medarbetarna vet om vad de arbetar med, HR-anställd 1 menar till och med att det är en av hennes viktigare arbetsuppgifter.
“Ja, gud ja. Det är något utav det viktigaste, jag vill att folk ska kunna se mitt schema och vad jag gör om dagarna. Dom ska få se vad jag sysslar med på samma sätt som jag vill veta vad dom sysslar med.” - HR-anställd 1
Utifrån både medarbetarnas och de två HR-anställdas syn på frågan så ter det sig som att medarbetarna har vissa krav eller förväntningar på HR-avdelningen som en stödfunktion, och HR-anställda har ett visst krav på sig själva att kunna tillgodose dessa behov då det är en av deras viktigare arbetsuppgifter. Detta kopplar vi till legitimitetsteorin där Deegan (2019) beskriver hur legitimitetsteorin ofta är kopplat till förväntningar av samhället som kan liknas vid sociala kontrakt. Det är när dessa sociala kontrakt, som är förväntningar från omgivningen, inte stämmer överens med hur organisationen agerar som organisationen tappar legitimitet och det uppstår ett legitimitetsgap.
4.5 Förtroendet för en HR-avdelning
Vidare ställdes frågan om hur respondenternas förtroende såg ut för en HR-avdelning. Medarbetare 5 svarade då att förtroendet för avdelningen är väldigt högt, vi upplevde det som att respondenten tyckte att förtroendet var väldigt
högt på grund av att han egentligen aldrig haft några problem med avdelningen och att den alltid varit till hjälp när han behövt det. Likaså tyckte medarbetare 4 att förtroendet för en HR-avdelning är väldigt högt. Medarbetare 1 hade däremot lite mer tankar kring förtroendet kring en HR-avdelning. Till en början så förklarade medarbetare 1 att det finns ett någorlunda förtroende kring HR-avdelningen. På en fråga om detta förtroende försämrats eller förbättrats under åren så svarar medarbetare 1 att det är svårt att svara på eftersom HR-avdelningen har förändrats mycket under sina år inom organisationen. Senare så svarar medarbetare 1 att han tycker förtroendet har ökat de senaste åren på grund av att HR-avdelningen blivit mer medveten om hur viktigt motivation och inspiration är inom företaget. Vidare förklarar medarbetare 1 att förtroendet har minskat för HR-avdelningen i den mån där HR-avdelningen tror att man kan få allt det roliga och outsourca det som kanske anses vara lite mer jobbigare arbetsuppgifter. Vidare förklarar medarbetare 1 att han inte tror detta fungerar eftersom HR-avdelningen måste utföra arbetsuppgifter som gör att de interagerar med medarbetare för annars sjunker förtroendet.
“Jag tycker att man har blivit modernare och att vårt företag inte är det enda där man tror att motivation och inspiration är viktigt. På så vis har mitt förtroende ökat, men det har minskat i vissa fall där man tror att man bara kan få det roliga och outsourca bort allt annat. Min erfarenhet är att det funkar inte så, en HR-avdelning som man inte har att göra med kan man inte ha förtroende för, när de kommer en gång om året och säger nu ska vi prata om motivation. Det blir inte trovärdigt när man ska göra en engångsshow.” - Medarbetare 1
Det blir tydligt att medarbetare 1 menar att en HR-avdelning måste vara kontinuerlig i sitt arbete med medarbetare. Detta anser vi stärker vad Ulrich och Brockbank (2005) skriver om att en HR-avdelning måste kunna se organisationen utifrån medarbetarnas ögon. Man kan också tänka sig att vikten
av en employee advocate som Ulrich och Brockbank (2005) beskriver är av stor vikt för att förhindra att som medarbetare 5 beskriver att HR-avdelningen ibland jobbar bakom kulisserna. Utifrån medarbetare 1 och 5 som beskriver hur HR-avdelningen måste interagera mer med medarbetare kan man tänka sig att HR-avdelningen bör använda sig mer av Ulrich och Brockbanks (2005) rollfördelning inom avdelningen och fokusera mer på employee advocates för att på så sätt skapa värde. Vidare ställdes frågan till respondenterna om huruvida de känner sig trygga i att kontakta HR-avdelningen oavsett vad det gäller. Medarbetare 3, 4 och 5 svarar ungefär likadant, att de känner sig väldigt trygga i den kontakten. Medans medarbetare 1 förklarar hur denne varit med om att tystnadsplikten som råder vid samtal med HR-avdelningen inte hållits, det har därför läckt ut information som inte ska komma ut. Således beskriver medarbetare 1 att i vissa fall så känner man sig inte helt trygg i att ta kontakt med HR-avdelningen när det gäller privata eller känsliga ärenden, för man är rädd att det kan komma ut. Det går att tänka sig att detta bidrar till det negativa rykte som Kulik och Perry (2008) beskriver, att skadas ryktet om HR-avdelningen negativt påverkar det legitimiteten negativt på HR-HR-avdelningen, vilket leder till försämrat förtroende och i värsta fall sämre rekryteringsmöjligheter. På samma fråga om man känner förtroende att kontakta sin HR-avdelning oavsett vad det gäller svarar medarbetare 2.
“Nej, i enklare fall ja, men jag har varit med om att en kollega blivit utsatt för mobbning på grund av information som HR-avdelningen fick framkom till chefen. Därför anser jag att det finns en rädsla i att kontakta HR-avdelningen med vissa känsliga ämnen som då kan komma vidare till chefen.
Ja i enklare fall, nej i svårare fall.” - Medarbetare 2
Detta anser vi stärker det som medarbetare 1 beskriver att det finns en rädsla i att inte veta om informationen stannar hos HR-avdelningen. Således leder situationer där HR-avdelningen läcker ut information till att ryktet för
avdelningen försämras avsevärt. Medarbetare 2 bekräftar också detta när han påpekar att förtroendet för HR-avdelningen sänkts väldigt mycket efter sin upplevelse med HR-avdelningen. Detta anser vi stärker vad Deegan (2019) skriver om legitimitetsteori, där legitimiteten skulle kunna kopplas ihop med sociala kontrakt där de sociala kontrakten är förväntningar från samhället, och om HR-avdelningens agerande inte stämmer överens med detta så riskerar de att förlora legitimitet. Utifrån detta kan vi då tänka oss att den information som läckt ut från HR-avdelningen är ett övertramp i detta sociala kontrakt och leder därför till att HR-avdelningen får minskad legitimitet och även ett försämrat rykte. Precis som Kullik och Perry (2008) beskriver så leder detta negativa rykte till ett försämrat förtroende och minskad legitimitet. Det är möjligt att HR-avdelningen precis som Ulrich & Brockbank (2005) beskriver att de gör saker som de tror är bäst för organisationen i dessa fall har gett ut information för det är bäst för organisationen. Däremot beskrivs det som viktigt att sätta sig in i andras situationer och se vad andra tycker och tänker innan man agerar utifrån vad man själv tycker är bäst (ibid.). Medarbetare 2 förklarar tydligt att det minskade förtroendet ligger i att man tror att HR-avdelningen är mer tillsatt för ledningens skull än för medarbetarna. Vår nästa fråga kommer att gå in djupare på huruvida medarbetarna anser att HR-avdelningen är till mest för medarbetarnas eller för ledningens skull och om detta kan få några konsekvenser.
4.6 HR-avdelningen till för medarbetare eller chefer?
Vidare ställdes frågan huruvida respondenterna upplever att HR-avdelningen finns till för medarbetarna eller ledningen?
“Oj, det är jättesvårt att svara på men jag kan kanske tänka mig att dom kanske jobbar mest med uppdrag från ledningen egentligen. Däremot måste de ju finnas till för medarbetarna också men vetskapen om att man jobbar med uppdrag från cheferna gör nog sitt.” - Medarbetare 5
Det går att tolka det som att medarbetare 5 påstår att eftersom HR-avdelningen jobbar med uppdrag från ledningen så skulle det påverka HR-avdelningens arbete och på så sätt vara mer vinklad åt ledningens håll även om den finns till för medarbetarna. Medarbetare 2 svarar att han tror att HR-avdelningen finns till mest för ledningens skull eftersom det är dem som betalar. Likaså svarar medarbetare 6 att HR-avdelningen är hårt knutna till ledningen och kan ses som en förlängning av ledningen. På en fråga om det finns någon speciell händelse som ökat eller sänkt förtroendet för en HR-avdelning svarar medarbetare 6:
“Ja det gör det faktiskt, det var när det var en omorganisation och jag tyckte att många, inklusive mig, blev åsidosatta och att kompetensen inte spelade någon roll, då visade de sig att de enbart var ett stöd för ledningen och chefer” - Medarbetare 6
Vidare förklarar medarbetare 6 att förtroendet för HR-avdelningen efter denna händelse minskat. Precis som Ulrich och Brockbank (2005) skriver så måste en HR-avdelning fokusera på mottagaren eftersom interna aktörer är en av de fem elementen inom värdeskapande HR och således är det mottagaren som bestämmer värdet på den utförda prestationen av HR-avdelningen. Därför tycker vi det är problematiskt att några respondenter svarar att HR-avdelningen finns till mer för ledningens skull. Däremot svarade flertalet respondenter att det är en komplex fråga och att den finns till för båda parterna.
“Min erfarenhet är att det inte blir bra om man inom personalintensiva företag inte är nära medarbetarna.
Däremot måste man vara medveten om att HR-avdelningen är ett av de främsta verktygen ledningen har och således används mycket av ledningen men blir man bara ledningens sekreterare kommer man inte lyckas med det som många vill
jobba med t.ex. motivation och kulturfrågor.” - Medarbetare 1
Det går att tolka medarbetare 1 som att denne tycker att det är viktigt att HR-avdelningen jobbar med medarbetarna, däremot ska man vara medveten om att HR-avdelningen används som ett verktyg av ledningen och således finns till för båda parterna. Precis som Deegan (2019) skriver inom legitimitetsteorin så har samhället och omvärlden förväntningar på organisationer. Stämmer inte dessa överens med hur de agerar så kan legitimiteten försämras. Vi kan då tolka det som att precis som medarbetare 1 säger, att om HR-avdelningen fokuserar för mycket mot ledningen, kan den således ses av medarbetare som ledningens sekreterare, detta kan det leda till att HR-avdelningen får minskad legitimitet. Frågan angående huruvida HR-avdelningen finns till för medarbetare eller chefer ställdes även till HR-anställda, HR-anställd 1 och 2 svarar följande på frågan:
“Jag tror verkligen att det är lika viktigt för båda. Ledningen behöver kommunicera med mig för att ta så bra beslut som möjligt. Ledningen vet också att jag finns där vilket betyder att jag som HR-partner måste visa mig mer mot medarbetare och bevisa för dem varje dag att mitt jobb är för deras skull.”
- HR-anställd 1
“Nej men jag skulle nog säga att HR-avdelningen ska stötta cheferna i olika processer, kanske jobbiga samtal exempelvis, men sen självklart tycker jag att medarbetarna ska få hjälp likaväl. Man jobbar också mycket förebyggande.” - HR-anställd 2
Det går att tolka att HR-anställd 2 svar som att det är en svår fråga att svara på, således tolkar vi det som att HR-anställd 2 menar att man ska jobba förebyggande och mot medarbetare också vilket blir att man jobbar för
ledningen men mot medarbetare. HR-anställd 1 förklarar att hennes arbete är viktigt för båda delar men det går att tolka som att legitimiteten från ledningen finns där eftersom ledningen ofta jobbar nära HR-avdelningen i frågor som rör medarbetare. Däremot har HR-avdelningen ett ansvar att visa sig mot medarbetare och på ett kontinuerligt sätt bevisa att HR-avdelningens jobb är för medarbetarnas skull. HR-anställd 1 menar att genom detta arbetssätt så anskaffar sig HR-avdelningen legitimitet. På en följdfråga angående huruvida HR-anställd 1 anser att förtroendet för en HR-avdelning ser ut så berättar hon
ledningen men mot medarbetare. HR-anställd 1 förklarar att hennes arbete är viktigt för båda delar men det går att tolka som att legitimiteten från ledningen finns där eftersom ledningen ofta jobbar nära HR-avdelningen i frågor som rör medarbetare. Däremot har HR-avdelningen ett ansvar att visa sig mot medarbetare och på ett kontinuerligt sätt bevisa att HR-avdelningens jobb är för medarbetarnas skull. HR-anställd 1 menar att genom detta arbetssätt så anskaffar sig HR-avdelningen legitimitet. På en följdfråga angående huruvida HR-anställd 1 anser att förtroendet för en HR-avdelning ser ut så berättar hon