RIKTLINJER OCH DESS BETYDELSE 55

Alla tre idrottsansvariga uttryckte under sina intervjuer att det är viktigt att ha riktlinjer för att samtliga ska dra åt samma håll samt att de ska fungera som en trygghet både för

idrottsansvariga men även för tränarna. IA2 uttryckte det som en vägledning till hur de ska jobba. Utifrån riktlinjerna vet de hur de ska och får agera i vissa situationer. IA1 menade att så länge tränarna följer föreningens riktlinjer kommer IA1 stå bakom och stötta dem. Detta kan liknas vid det Smerek (2011) benämner som sensegiving, att organisationen försöker påverka individers meningsskapande. Föreningen gör detta med hjälp av riktlinjerna och de rationaliserar på så vis deras agerande eftersom det finns vissa ramar för hur de ska agera i givna situationer. Att ha regler och riktlinjer är enligt Weick (1995) ett sätt att styra individers meningsskapande. Således utövar alla idrottsansvariga sensegiving när de har uttryckt att de på möten och ledarträffar försöker att på något sätt förmedla föreningens riktlinjer. Dessa aktiviteter, möten och ledarträffar, menar Gioia och Chittipedi (1991) är bra tillfällen att försöka påverka individers meningsskapande.

Liksom de idrottsansvariga uttryckte tränarna i sina intervjuer att riktlinjerna fungerar både som en trygghet och en handlingsplan. T4 uttryckte att riktlinjerna har både en stöttande och styrande funktion, vilket de andra även antydde. Detta anser vi bekräftar kopplingen till sensegiving ytterligare. Föreningen försöker både styra tränarnas agerande och stötta dem. Är föreningen tydlig i sin kommunikation med vad som gäller så kommer de motverka att tränarna utsätts för tvetydiga och osäkra situationer som enligt Weick (1995) utlöser meningsskapande.

Eftersom att meningsskapande enligt Thurlow (2009) uppstår på individnivå menar Helms Mills, Thurlow och Mills (2010) att individer inom en organisation kanske alla skapar mening på olika sätt av samma situation. I vårt fall har detta handlat om att det kanske finns

diskrepans i hur tränarna och de idrottsansvariga uppfattar riktlinjerna. Solansky et al. (2008) menar som tidigare nämnt att gemensamma uppfattningar om riktlinjer är ett effektivt

styrmedel. Det tränarna har uttryckt angående vad riktlinjer har för funktion är att det inte ska skapas föreningar i föreningen de ska alltså vara som, Solansky et al. (2008) skriver, styrande. IA2 tillsammans med bl.a. IA3, T1 och T2 uttryckte dock med hänvisning till föregående stycke att det är svårt att åstadkomma att alla har gemensamma uppfattningar om allt. T2 uttryckte att det är viktigt med gemensamma uppfattningar gällande vissa saker men att det alltid kommer gå isär eftersom alla är sin egen person. IA2 och IA3 anser att detta är något de måste vara medvetna om och acceptera att så är fallet, men att de samtidigt behöver samtala med de tränare som inte riktigt följer föreningens riktlinjer. Vi anser inte att det skiljer sig mycket i uppfattningen gällande riktlinjerna eftersom vi endast hittat några gap. Tränarna är i stort sett med på vad det är som gäller angående riktlinjerna. Något som talar för att de faktiskt har lyckats med att skapa gemensamma uppfattningar om riktlinjerna, trots att de själva inte tror det, är att de verkar vara väldigt noggranna vid rekryteringen av tränare. Detta är också något som Chong (2007) skriver är ett bra tillfälle att kommunicera ut riktlinjer. Föreningen påverkar på så vis meningsskapandet ända från start. Alla idrottsansvariga förklarade att det primära vid rekrytering av tränare är att lära känna personen och se hur den ser på barn- och ungdomsidrott. De kollar alltså att de skapar mening gällande barn- & ungdomsidrott på ett sätt som är förenligt med hur föreningen ser på barn- & ungdomsidrott, själva idrotten kommer i andra hand detta kan vara en av anledningarna till den

samstämmighet som råder.

Vi kan även konstatera att de flesta av våra respondenter nämnde kommunikation vid frågan om vad som är viktigt för en välfungerande verksamhet. Detta styrker det som Van Vuuren et al. (2006) skriver om att kommunikation är viktig för en organisations överlevnad. Taylor (1999) hävdar att organisationen skapas genom kommunikation. Det som sedan var mest vanligt var att det är viktigt att föreningen är tydlig med vad de står för. T1 och T3 nämnde att föreningen behöver en ryggrad. Att vara tydlig med vad föreningen står för menar Gioia och Chittipedi (1991) är ett sätt att påverka individers meningsskapande. Gioia och Chittipedi (1991) menar att denna tydlighet kan ske genom samtal, möten och andra aktiviteter

tillsammans med andra individer. De individer som interagerar med varandra använder då sensegiving, således påverkar individerna i organisationen varandra (Gioia & Chittipedi, 1991).

Kommunikationens påverkan på meningsskapandet

Kommunikationen av riktlinjer nedåt i hierarkin fungerar enligt respondenterna främst genom face-to-face och via muntliga kanaler som exempelvis möten och internutbildningar. Dessa sprider rik information och kan således skicka flera signaler samtidigt och individerna kan få snabb återkoppling (Jacobsen och Thorsvik, 2008). Weick (2005) menar på att

kommunikation är en viktig del i meningsskapande processen. Kommunikationen som

föreningen använder sig av skapar förutsättningar för att individerna ska meningsskapa på rätt sätt. Då de använder sig av den enligt Jacobsen och Thorsvik (2008) bästa

kommunikationssättet i en process där kommunikation är viktigt. Men (2014) och White et al. (2010) menar att face-to-face kommunikation är den kommunikation som föredras av

anställda. Vi fann liknande i denna studie då alla ideella tränare föredrog face-to-face kommunikation och finner således att idrottsansvariga fokuserar på bra

kommunikationskanaler när de under intervjuerna har svarat att face-to-face kommunikation är det som de föredrar i mån av tid.

Ledtrådarna som Weick (1995) benämner som en del i individers meningsskapande

kommuniceras ut frekvent enligt respondenterna. Ledtrådarna i denna studie är föreningens riktlinjer. De ideella tränarna handlar sedan utefter sin tolkning av dessa. Dessa tolkningar sker enligt Weick (1995) retrospektivt och grundar sig i individens tidigare erfarenhet. Eftersom att detta grundar sig i tidigare erfarenheter anser vi att feedback på situationer där riktlinjer ska efterföljas är fördelaktigt. Detta då individen kommer meningsskapa i framtida liknande situationer baserat på hur tidigare situation gått. Får individen konstruktiv kritik, dvs. feedback, kommer denne tolka ledtrådar så att den meningsskapar på rätt sätt. Feedbacken som tränarna får kommer även påverka det som Weick (1995) skriver om att individer meningsskapar efter vad de anser är rimligt. Får tränarna feedback och tydlig information om vad som gäller kommer de förhoppningsvis anse att det är rimligt och meningsskapa utefter det. Föreningen har ett flertal möten varje år där riktlinjer ofta behandlas, de är även väldigt noggranna vid rekrytering av nya tränare då de diskuterar riktlinjerna med individen som ska bli tränare i föreningen. Detta ser vi som att föreningen genom att kommunicera försöker påverka vad individerna anser vara rimligt och således påverka deras meningsskapande.

Weick (1995) skriver att individen genom att agera skapar sin egen omgivning. Den

omgivning som sedan uppstår måste individen kunna hantera, kunna skapa mening (Weick, 1995). Även detta ser vi att föreningen försöker styra med hjälp av de riktlinjer som finns. Idrottsansvariga uttrycker bland annat att så länge tränarna följer riktlinjerna så kommer föreningen stå bakom dem. Men om de gör något som inte är i linje med vad föreningen står för så kommer de att samtala med denne eller i värsta fall vara tvungna att plocka bort tränaren från föreningen. Således är kommunikationen viktig för de ideella tränarnas

meningsskapande då tränarna får ledtrådar att skapa sin egen omgivning utifrån. Detta visar sig uttryckligen när tränarna samt idrottsansvariga påpekar att kommunikationen via

dokumenten styr den dagliga verksamheten. Eftersom meningsskapandet delvis sker baserat på tidigare erfarenheter bidrar detta till att meningsskapande enligt Weick (1995) är en ständigt pågående process. Tränarna har som tidigare nämnt med sig sina erfarenheter från tidigare situationer, vilket gör att det blir en process som pågår över en längre tid och att de påverkar meningsskapandet i framtida situationer som uppstår. Dessa framtida situationer blir “gamla situationer” i framtiden, vilket kommer leda till att tränarna meningsskapar utifrån dessa också i ett senare skede. Meningsskapandet blir då något som aldrig startar eller stannar, det pågår hela tiden. Därav behövs enligt Weick (1995) kommunikation som formar

situationer, organisationen och miljön. Detta ligger då i linje med hur vår analysmodell ser ut, där kommunikationen påverkar de ideella tränarnas meningsskapande.