Syftet med studien är att redogöra för hur intern kommunikation i en ideell idrottsförening fungerar för att skapa gemensam mening om riktlinjerna. För att besvara syftet utgick vi från tre frågeställningar där slutsatsen kommer presenteras utifrån dessa.
På första frågeställningen “Hur sker kommunikationen av riktlinjer för att skapa gemensam mening om ideella organisationens riktlinjer?” framkom det att
kommunikationen sker olika beroende på situation. En stor ledarkonferens hålls årligen som innefattar två dagar där de bl.a. diskuterar föreningens riktlinjer. Sedermera sker det
ledarmöten för varje lag mer frekvent men det skiljer sig också från lag till lag. Tränarna menar även att det varierar beroende på om det är under säsongen eller inte, och att det är mer kommunikation under säsongen. Kommunikationen sker även i samband med rekrytering då
alla får en genomgång av föreningens riktlinjer. Föreningen erbjuder även sina tränare internutbildningar där bl.a. riktlinjer berörs. Riktlinjerna kommuniceras även ut via olika officiella dokument samt att den övergripande riktlinjen syns i klubbens lokaler. De viktigaste kommunikationskanalerna är de kanaler som genererar rik information dvs. face-to-face kommunikation samt möten.
Vilka kommunikationskanaler använder sig de idrottsansvariga av när riktlinjer ska nå de ideella tränarna?
De kommunikationskanaler som föreningen nyttjar är varierande, idrottsansvariga menar att face-to-face, mail, SMS och hemsidan är de kanaler som används. När viktiga saker som riktlinjer ska kommuniceras ut används inte alla dessa kommunikationskanaler. De kanaler som används då är främst face-to-face samtal, möten med ideella tränare samt ledarmöten. Vilket vi tycker är bra med tanke på att individerna får möjlighet att tolka de icke verbala signalerna som sänds, ställa frågor och få feedback. Riktlinjerna finns även att tillgå på hemsidan. De ansvariga menar även att de föredrar face-to-face men att det inte alltid finns tid. Vid mindre viktiga saker som exempelvis att en träning är inställd används SMS eller mail.
Vad beror skillnader och likheter i uppfattningar om riktlinjerna mellan idrottsansvariga och ideella tränare på?
Enligt analysen förmedlas riktlinjer av idrottsansvariga via rika kanaler som möten och samtal. Detta gör att de är relativt samstämmiga i sina beskrivningar av riktlinjerna. Trots att vi funnit några tendenser till gap upplever vi att de har relativt hög samsyn kring vad
föreningen står för. Den övervägande delen är i riktlinjerna är samstämmigt vilket enligt oss beror på tre faktorer. Den första faktorn är valet av kommunikationskanaler, dvs. att
föreningen använder sig mestadels av face-to-face kommunikation och möten. En andra faktor till det tror vi är att föreningen har en övergripande riktlinje som påverkar dem andra tre riktlinjerna vilket gör att idrottsansvariga och tränarna upplevs som samstämmiga. Anledningen till att den övergripande riktlinjen ungdomarna i centrum har gått hem hos tränarna tror vi beror på att den får ta väldigt mycket plats då den kommuniceras ofta, står i föreningens lokaler och är tydlig. Den tredje faktorn är att föreningen kontrollerar redan i rekryteringsprocessen att nya tränare har liknande syn på barn- och ungdomsidrott som föreningen. Detta gör, enligt oss, att de tränare som söker sig till klubben går med på föreningens riktlinjer och ställer upp på det föreningen står för. Föreningen blir således
samstämmig eftersom föreningen ser till att de har ledare som skapar mening på ett sätt som är förenligt med föreningens sätt att göra det. Ett bevis på att de lyckats nå fram till tränarna med den övergripande riktlinjen är att de är samstämmiga i vad som är framgång för
föreningen vilket är just att ungdomarna ska vara i centrum och få utvecklas både som person och idrottare.
Den diskrepans vi hittat tror vi bl.a. kan bero på att närvaron vid möten och konferenser inte är 100 %, detta gör att alla inte får ta del av informationen direkt från de idrottsansvariga. Således får föreningen svårt att påverka individernas meningsskapande. Även fast föreningen skickar ut mail till tränarna som missat möten kan de inte säkerställa att informationen når fram till tränarna samt att återkopplingen blir lidande. Det blir även svårt att nå alla tränare då de idrottsansvariga jobbar kontorstid medan tränarna arbetar i samband med träningar och matcher, vilket oftast sker på kvällar och helger. Detta försvårar kommunikationen då det inte alltid finns tid till att träffas. Vi tror dock att, om föreningen ökar interaktionen mellan tränare och idrottsansvariga så skulle även det gemensamma meningsskapandet öka.
En annan orsak till den diskrepans vi hittat tror vi kan bero på att det finns osäkerhet och tvetydighet hos tränarna gällande riktlinjerna. Detta är något som föreningen skulle kunna motverka genom att kommunicera mer ifall diskrepansen beror på osäkerhet alternativt fundera över vad för information de kommunicerar för att motverka tvetydighet.
Osäkerheten handlar i detta fall om när tränarna vill ha mer kommunikation i samband med träningar eller situationer som uppstår. De kan vilja ha feedback snabbare inpå en händelse och känner sig osäkra. Detta kan då den idrottsansvariga motverka genom mer
kommunikation vilket vi anser i detta fall handlar om tillfällen som vid träningar och matcher. Angående vad dessa fyra riktlinjer är för något råder det tvetydighet kring, vissa nämner det som mål, andra som policy medan det i de officiella dokumenten benämns ibland som motto, ibland som målsättning och ibland som riktlinjer. Vi menar på att om de blir mer tydliga i vad dessa fyra är för någonting så blir deras interna kommunikation mer trovärdig och på sikt mer effektiv. Vi anser också detta skulle ge ett mer seriöst intryck ut mot övriga intressenter. Även vad dessa fyra innebär skulle kunna bli tydligare eftersom svaren varit varierande. Ett exempel på det är att skillnaden mellan god idrottsutbildning och personlig utveckling är vag. Således råder det en tvetydighet kring god idrottsutbildning och personlig utveckling vilket idrottsansvariga kan motverka med tydligare kommunikation. Att bli tydligare i vad som är
vad eller slå ihop dem skulle möjligtvis kunna minska tvetydigheten och öka det gemensamma meningsskapandet gällande dessa två riktlinjer.
Vad har riktlinjerna för betydelse?
Betydelse av att ha tydliga riktlinjer är att det ska vara en samstämmig förening, det ska inte kunna skapas föreningar i föreningen. Det har en stöttande och styrande funktion som ska leda föreningen i rätt riktning. Det är dock svårt att få alla att ha samma uppfattning om riktlinjerna och således skapa mening på samma sätt. Att vara en tydlig förening gör att individer skapar mening tillsammans. Individerna i föreningen påverkar alltså varandra till att skapa mening på ett gemensamt sätt vilket gör det viktigt att vara tydlig redan i ett tidigt skede om vad föreningen står för och vad de ska jobba utefter. Tränarna kommer alltså att hjälpa föreningen att skapa mening i rätt riktning. Risken blir annars att tränarna
meningsskapar tillsammans på ett felaktigt sätt och tolkar riktlinjerna tillsammans felaktigt. Som tidigare nämnt verkar den berörda föreningen vara noggrann i rekryteringen och det har eventuellt bidragit till att de upplevs som samstämmiga.
Diskussion: Bidrag:
Vi kan bekräfta Weicks (1995) teori om att osäkerhet behöver mer information. När det råder osäkerhet vill tränarna ha mer kommunikation. Detta ligger i linje med Weicks teori som menar att när en person är osäker söker denne mer information för att på så sätt skapa mening. Således menar vi att osäkerhet motverkas genom mer kommunikation.
Metodmässigt kan vi styrka Bryman och Bells (2013) argumentation om val av intervjuplats. Om en intervju måste ske på ett kafé eller en annan offentlig plats bör miljön undersökas före intervjun. Exempelvis bör det inte vara ett vägarbete utanför platsen då det stör. Dock finns det faktorer som inte går att kontrollera på förhand. Exempelvis kan det komma in X antal personer på kafét under intervjutiden som sätter sig bredvid intervjuplatsen och kan då störa intervjun. Vi anser precis som Bryman och Bell (2013) att liknande platser bör undvikas i största möjliga mån.
Det praktiska bidraget av våra slutsatser blir att generera förståelse för hur organisationer kan skapa gemensam mening bland ideellt arbetande tränare med hjälp av kommunikation. Uppsatsen visar att kommunikationsansvariga har lyckats förmedla stora delar av budskapet även fast de kommunikationsansvariga inte trodde att den ideella kraften var medveten om
alla riktlinjernas betydelse. Uppsatsen bidrar med en förståelse för varför
kommunikationsansvariga har lyckats till stor del samt vad kommunikationsansvarig kan göra för att förbättra kommunikationen av riktlinjer.
Denna uppsats redogör för vikten av kommunikation av riktlinjer. Uppsatsens slutsats visar att riktlinjernas budskap inte kan kommuniceras ett fåtal gånger utan att kontinuerligt påminna och uppmärksamma den ideella kraft organisationen har är viktigt. Detta då organisationen styrs av riktlinjer. Denna uppsats bidrar således med att påtala vikten av kommunikation.
Implikationer:
En konsekvens av att inte ha en gemensam mening blir att det skapas föreningar i föreningen. I denna uppsats framkom dock att de har till stor del en gemensam mening och konsekvensen av det blir således att föreningen styrs åt rätt håll och att ungdomarna hamnar i centrum. Den osäkerhet som finns får som konsekvens att tränarna missar att ta del av viktiga budskap eller få feedback. För att motverka det behöver föreningen öka sin kommunikation med de ideella tränarna. Den kommunikation som främst behöver öka är direkt kontakt vilket är mer rika kommunikationskanaler.
Tvetydigheten som finns får som konsekvens att tränarna kan ta fel beslut eftersom de inte kan avgöra vad som är rätt eller fel. Föreningen måste i detta fall se till att filtrera ut den information som anses vara viktigt och förtydliga i dokument för att tränarna ska kunna ta beslut som ligger i linje med vad föreningen vill.
Slutsatsen anser vi kan generaliseras till den ideella sektorn där det finns en anställd som ansvarar för kommunikationen. Vi anser att slutsatserna från studien är något som många ideella organisationer kan arbeta efter då det är viktigt att få ideellt arbetande individer att förstå varför och vad organisationen arbetar mot. Detta gäller givetvis vinstdrivande organisationer också, men eftersom att denna studie applicerats i en kontext där de ideella arbetar på varierande tider och inte drivs av monetära belöningar anser vi att slutsatserna med fördel främst generaliseras till ideella organisationer.
Vi är medvetna om att storlek skiljer sig stort mellan ideella organisationer och vi menar att slutsatserna i studien troligen inte kan generaliseras till de mindre för att den organisation vi har genomfört studien på har resurser att tillgå som de minsta organisationerna inte har möjlighet till.
I organisationer där en samsyn är viktig anser vi att dessa slutsatser kan vara av intresse då bidraget i denna uppsats redogör för faktorer som är bra för meningsskapande samt visar hur brister i samsyn kan åtgärdas. Vi anser att i ungdomsidrott är det viktigt att ideella tränare arbetar efter de riktlinjer som finns, då de oftast är framtagna för ungdomars bästa etc. Därav anser vi denna studie relevant för ungdomsidrottsföreningar då ideella tränare enligt vår mening behöver ha samsyn med organisationen. Detta skulle då minska att någon del av föreningen skulle arbeta på fel sätt.
Begränsningar:
Intervjuer valdes som informationsinsamlingsmetod till denna studie. En fråga vi ställde oss tidigt i arbetsprocessen var om detta är den bästa insamlingsmetoden. Vi funderade under ett skede i arbetsprocessen att även ha observationer. Detta hade kunnat ge än mer information om hur pass mycket tränarna efterlever riktlinjerna vilket skulle tyda om de uppfattat riktlinjerna på rätt sätt. Det hade varit möjligt att använda sig av observationer på arbetsplatsen för att på så sätt kunna följa hur informationen uppfattas och tillämpas. I kombination med intervjuer hade denna metod säkerligen skapat ett intressant material för analys.
Intervjuguiden gav önskat resultat vad det gäller de fyra begrepp vi var ute efter. Detta då respondenterna beskrev de fyra begreppen även fast ordet policy användes. Policybegreppet var vi osäkra på om respondenterna skulle förstå att det var det vi menade. Dock var gapen mindre och färre än vad vi hade förväntat oss. Vad det beror på är oklart men vi anser att det kan bero på en av tre anledningar: vi valde fel respondenter, vi valde fel förening eller arbetet med kommunikationen i föreningen är så pass bra att samstämmigheten är hög. Att vi valde fel respondenter kan dock försvaras enligt oss för att uppsatsen fick en empirisk mättnad. Att vi skulle valt fel organisation innebär enligt oss att denna organisation är för stor och har bra resurser vilket gör att de kan klara av den kommunikation som krävs. Eftersom att
organisationen är relativt stor bör det också skilja sig från mindre ideella föreningar.
Förslag för vidare forskning:
Mental models var ett begrepp vi stötte på tidigare i arbetet med uppsatsen. Det var ett stort område som liknar meningsskapande (sensemaking) som handlar om psykologi och
mentala modeller som vinstdrivande organisationers. Här vore både individperspektivet enligt vår mening det mest intressanta att analysera utifrån.
Vi finner det intressant i kommande studier att studera hur kommunikationen av riktlinjer sker för att skapa mening i en vinstdrivande organisation och i en ideell förening. Detta för att på så vis kunna göra en jämförelse mellan dessa två och kunna se vilka likheter och skillnader som finns.
Att titta på hur det psykologiska kontraktet “ser ut” i en ideell förening anser vi att skulle vara intressant i framtida forskning eftersom våra respondenter uttryckt att det inte går att ställa samma krav på en ideell som det går att göra om denne är avlönad. Vad förväntar sig en ideellt arbetande av sin förening och vad kan föreningen förvänta sig av den ideella utan att kontraktet bryts?