Sammanfattad intervju, Falkman

47

Det finns däremot väldigt många som stretar emot, och när vi var sex personer i det första projektet så sa vi att ingen hade forskat om något som hade väckt så mycket känslor. En del känner väldigt starkt eller aggressivt emot aktivitetsbaserade kontor, så det är ett väldigt känslomässigt ämne. Vi såg att det är viktigt att låta medarbetarna vara involverade i förändringsprocessen, men de måste också vara tydligt att de inte bestämmer.

Det finns hygienmässiga fördelar eftersom det finns alla möjligheter till att mäta och se hur mycket de olika lokalerna används och anpassa efter det.

Vad ser du som de största utmaningarna med aktivitetsbaserade kontor?

De jag intervjuat som inte tycker om kontorstypen är personer som vill ha mer lugn och ro. En man jag intervjuade hade som strategi sitta i den tysta zonen och endast göra små besök och utflykter till resten av kontoret för att stå ut i kontoret. På ett annat företag jag tittar på nu så har en avdelning annekterat bord så att ingen annan säter sig där, då de inte kan förstå vitsen med att höra och träffa andra. Frågan om hemvisten är folk lite osams om.

Förändringsledare är emot hemvisten och anser att de bara förstör. Det tar utrymme från lugna och sociala ytor då det behövs finnas plats till alla på hemvistelserna, eller så blir det en dålig grej utav att det inte finns plats till alla. Aktivitetsbaserat kontor gör det lättare att överhöra det som händer på andra avdelningar, vilket är positivt, men missar den här tryggheten i att veta vart sina kollegor är.

Vi människor vet ofta vad vi behöver, men vi gör inte alltid det. Av bekvämlighet tror jag att vi lätt sätter oss där vi alltid brukar sitta, istället för att gå dit vi faktiskt skulle må bra utav att vara. Och det gäller även ergonomi tror jag, att vi blir hängande i en fåtölj istället för att ställa oss vid ett ståbord, eller orkar inte släpa med oss ergonomiska hjälpmedel på grund av ett slappt beteende. En nackdel kan också vara för personer med särskilda utmaningar, någon med en diagnos som har svårt att stänga ute och lätt blir störd av människor nära inpå en. Eller som har svårt att göra valet om vart de ska sätta sig.

En annan nackdel är att det blir mer ställtid för de anställa eftersom de behöver plocka upp och plocka bort sina saker. Det är lättare vid ett eget skrivbord att ta vid där personen slutade dagen innan, men här så tar det lite extra tid för den anställde att hitta vart den slutade och behöver börjar på nytt varje dag och efter varje möte.

Man kan också undra om det finns så många stora fördelar för en myndighet där folk har väldigt analytiska arbeten och mycket sekretess. Både analytiska arbeten med koncentration och sekretess är saker som går att ordna i ett flexkontor, det är inga problem, men frågan är om det är värt mödan? Och då har vi funderat lite på varför vill ledningen det här ändå, och vi tror att det beror mycket på ett identitetsskapande, precis som att det är viktigt för hur ett kontor ser ut och på vilken adress den ligger på. Men också för att visa genom att ha ett aktivitetsbaserat kontor att de är moderna, framåt, nyskapande och digitaliserade, och det vill myndigheter vara.

Några som jag intervjuat har också pratat om att de inte får den plats man vill ha. Men det är egentligen ingen jag träffat som säger detta, utan när jag tar upp frågan om

48

aktivitetsbaserade kontor så har alla någon granne, vän eller kusin som minsann behöver vara klockan 7 på kontoret för att få en plats. Lite som en vandrande myt om

aktivitetsbaserat, men som jag själv inte direkt har kommit i kontakt med.

Finns det någon utmaning för de lugna/tysta zonerna specifikt?

Jag tycker egentligen inte att det finns någon utmaning med det, men det är väldigt viktigt att de finns eftersom vi har analytiska arbeten. Vissa företag struntar i de lugna zonerna och det är väldigt synd. I vissa perioder kanske de inte behövs, men valmöjligheten ska finnas där. Men det ligger nog egentligen inte så mycket i arkitekturen utan i vårt beteende. Vi behöver lära folk att ta sig i kragen och gå dit, lika så att arbeta i de aktiva zonerna. HSB i Göteborg, som jag besökt, hade ett draperi som avskiljare för en tyst zon. Där hade reglerna för zonen börjat rinna ut i sanden och folk började prata med varandra och i telefon. Det är det som är utmaningen, att reglerna hålls och att det blir tyst. HSB fick tillslut göra en omstart och vara mer noggrann med riktlinjerna. Men ett kontor kan också få motsatseffekt av aktivitetsbaserat, att folk upplever att de inte vågar säga något för att det ska vara en tyst zon överallt för att inte störa. Det blir inte heller rätt och lite tråkigt också. Det ska finnas en blandning mellan bra ergonomiska arbetsplatser, tillsammans med kanske soffor och fåtöljer för läsning. Det finns idag väldigt häftiga kontorsmöbler, som soffor och fåtöljer som helt omsluter en och gör så att ljudet försvinner. För det som folk vill ha är just att det är tyst och att få vara ifred.

Vilken betydelse ser du av att zonerna tydligt kan förstås hur de ska användas av de kontorsanställda? En förståelse om dess funktion och syfte?

Det är jätteviktigt att förstå det. För det skapas så otroligt mycket irritation när folk bryter mot de här reglerna, när någon pratar och hörs jättemycket där det ska vara tyst, eller tvärt om. Som en del av förändringsprocessen bör medarbetarna involveras och arbeta fram spelregler för de olika områdena. Men sedan så verkar de flesta inte behövas i särskilt stor grad, utan de kommer av sig själv på något sätt.

Det är inte heller rätt att sätta upp massa väggar för att avgränsa, utan då kanske textilier är ett bättre alternativ för att avskärma zoner från varandra.

Sedan en fundering jag har är varför de inte finns skyltar. Jag har inte stött på något kontor som har det, exempelvis: Välkommen till den lugna zonen. De kan också göras lite roliga, som vägskyltar: Här är lugna torget.

49