Sammanfattad intervju, Toivanen

44

person är mitt uppe i ett arbete och behöver gå på lunch och sedan på ett kort kundmöte som tar i mer än 2 timmar. Då måste personen först plocka in allting och kanske finns det inte så mycket plats. Många berättar att problemet är att de hela tiden måste plocka ihop sina saker i olika korgar och väskor, vilket resulterar i mycket springtid vilket inte är så optimalt. Vi brukar säga att lägg tiden för att komma igång med sitt arbete är väldigt långa, till skillnad från egna rum. Det finns säkert många variationer utifrån olika företag, och nu är det lite standardlösningar jag diskuterar utifrån. Utmaningen är att kontorsformen kan medföra massa spring, där tiden skulle kunna användas bättre, och stress kan uppstå. Framförallt om det är arbetsuppgifter som kräver koncentration.

Sedan har jag pratat med några företag som berättar att ingen använder de lugna zonerna och har minskat ned på dem helt, men det har väldigt mycket att göra med vilken verksamhet vi pratar om.

Vilken betydelse ser du av att zonerna tydligt kan förstås hur de ska användas av de kontorsanställda? En förståelse om dess funktion och syfte?

Jag tycker nog att det är viktigt vad de olika zonerna ska användas för, med det har inte alltid varit så tydligt för folk att förstå skillnaden mellan tysta och semi-tysta zoner. Hur man fysiskt kan gestalta det, det vet jag inte riktigt. Jag har sätt olika variationer på olika företag och där mer aktiva zonerna har signalerats med färger från rapsfältet som är gula och med grön matta och allt sånt, medan de lugna zonerna har haft en helt annan färgskala. Men jag är inte expert på det här området alls.

Men sen när nya lokaler introduceras och personalen får en introduktion så är det lättare för dem att greppa, framför allt i mindre lokaler. Så var det inte förr, och det medförde problem när personalen inte först visste hur det fungerade. Det underlättar med mer handfasta introduktioner och kanske att de anställda får en karta över de olika zonerna och vad de innebär.

Aktivitetsbaserade kontor ställer höga krav på medarbetarna att faktiskt byta plats efter behov, hur ser du på det? Gör man inte det så förlorar man lite av konceptet.

Ja precis, då förlorar man lite konceptet. Det finns en forskare som tittat på vikten av att byta plats, som visar på de anställda tycker om sin aktivitetsbaserade miljö bättre när man använder det som det är tänkt och det fungerar då också bättre. Det är ganska självklart, men det har nu också kommit fram i en artikel.

Det hänger ihop med något som heter självledarskap, men alla är inte lika duktiga på det. Så när aktivitetsbaserade kontor introduceras så är det bra medarbetarna får lära sig om självledarskap, för att har förutsättningarna för att få det att fungera.

45

Jag tycker att det har stor betydelse eftersom de ger ramarna för alla andra fysiska arbetsmiljöfaktorer, som ljud, luft och ljud/buller. Och även de psykosociala

arbetsmiljöaspekterna utrycks på olika sätt beroende på hur det fysiska är utformat. Har vi t.ex. väggar eller inga väggar alls? Är lokalen väldigt djup utan takfönster så blir det väldigt mörkt längst in i mitten och där vill ingen sitta.

Det är vanligt att tala om Nudging, hur ska vi folk att bete sig eller få dem att röra på sig mera. Trappen har exempelvis en central roll som folk tvingas gå längs, och får folk att exempelvis synas när det kommer till jobbet om trappan är placerad synligt. Även hur kafferummen är placerade har stor betydelse för hur folk interagerar, om de ska uppmuntra personer att mötas eller inte.

Så det rumsliga är väldigt intressant och någonting som inte har tittats på så mycket på inom forskning, eller inte som jag kommit i kontakt i alla fall, även om jag är sociolog. Hur det rumsliga påverkar hur människor får ta plats i det offentliga kontorsutrymmet, man eller kvinna, ung eller gamma, chef eller medarbetar. Just de här maktpositionerna i kontor har man inte tittat så mycket på, där också det rumsliga kan ha väldigt stor betydelse. Men hur det vet jag inte riktigt. Kanske handlar det lite on samma processer som i stadsrummet, hur personer tillåts ta plats eller vad det gör att personer vågar ta plats. Jag har även intervjuat personer som sagt att de behöver uppgradera sin garderob för att passa in i lokalerna och att de känns som att vara på scen hela tiden då alla kan se en.

Inom de fällt du arbetar inom, vad har du för rekommendationer?

Min bok om framtidens arbetsplatser ger ganska bra rekommendationer. Men jag skulle säga att det är viktigt att göra en bra kartläggning, kanske genom enkäter och intervjuer, om hur folk sitter idag, vad som fungerar och vad som inte fungerar idag. Det ger en bra bild av hur arbetsplatsen stödjer arbetet idag och utifrån det börja skissa på vad som behövs. Det vore dumt att inte ta fasta på den kunskap som finns bland medarbetarna som kan lokalerna bättre än någon annan och även ta med dem i planeringsarbetet ur ett demokratiperspektiv. Arkitekterna brukar komma på alla möjliga väldigt vackra och roliga lösningar, men som inte alltid fungerar och därför är det viktigt med samarbete. Det finns också forskning som visar på att delaktighet bidrar till att det nya landar bättre. All personal ska engageras i

förändringsprocessen för att känna sig delaktiga och olika arbetsgrupper kan formas utifrån folks intresseområden.

Det är också viktigt att innan flytten gå igenom det nya arbetssättet: hur ska vi jobba, ska jag boka rum, hur ska jag hitta mina kollegor, hur ska jag vara självledande, hur ska jag

organisera mitt arbete? Lika så att gå igenom trivselregler: får jag äta äpple vart som helst, vart får jag ta ett samtal, vad är okej och vad är inte okej?

46