Den lugna oasen i en aktiv miljö
En studie om lugna zoner i ett aktivitetsbaserat flexkontor
Fanny Gustafsson
För avläggande av filosofie kandidatexamen i Informationsdesign med inriktningen Rumslig gestaltning
Ett examensarbete på grundnivå, 17,5 hp Examinator Yvonne Eriksson
Handledare Mia Sas
Akademin för Innovation, design och teknik Mälardalens högskola
Abstract
Different office trends comes and goes, and the flexible office environment have become more common in today's society. The idea that each individual have the opportunity to choose their work place after different tasks are the fundamental idea of activity-based working, a contrast to the classical cell office layout. The concept of activity-based flexible office is based on adapting the work environment in different zones depending on a company's different activities, but previous research shows that this office form is not always used as intended or that the working environment is not supporting the employers needs of the workplace. This work is a thesis in Information Design with specializing on spatial design, that explore the quiet zones in an activity-based flex office. The study is in
collaboration with the head office of Försäkringskassan in Stockholm, which has been working activity-based since 2016, but where the employers today often choose to sit in the same place every day. The purpose of this study is to investigate which spatial needs users of an activity-based flex office have on a quiet zone and how a quiet zone can communicate its use and functions.
Methods such as interviews, questionnaire and space analysis have been used to collect empirical data to get a deeper understanding of activity-based workplaces and to answer the questions for this study together with literature studies. The empirical data in combination with previous research such as visual rhetoric, visual spatial elements, zoning, and participation and inclusive design, resulted in a design proposal of how a room's functions can communicate through visual
elements such as form, color and material and a design of a quiet zone that supports the needs of users.
Keywords
Activity-based flex office, spatial communication, visual rhetoric, zones, inclusive design, spatial design.
Sammanfattning
Olika kontorstrender kommer och går och den flexibla arbetsplatsen har blivit allt vanligare i samhället. Idén om att varje individ själv ska ha möjlighet att välja sin arbetsplats efter olika arbetsuppgifter är grundtanken i det aktivitetsbaserade arbetssättet, en kontrast till de klassiska cellkontoren. Konceptet aktivitetsbaserade flexkontor bygger på att arbetsmiljön utformas i olika zoner efter verksamhetens olika aktiviteter, men tidigare forskning visar på att kontorsformen inte alltid används som den är tänkt eller att arbetsmiljön inte stödjer de behov som finns hos medarbetarna.
Den här studien handlar om att undersöka de lugna zonerna i ett aktivitetsbaserat flexkontor. Studien är i samarbete med Försäkringskassans huvudkontor i
Stockholm som sedan 2016 arbetat aktivitetsbaserat, men där de anställda idag ofta väljer att sitta på samma plats varje dag. Det har resulterarat i att lugna zonerna idag inte används i någon större utsträckning. Syftet med studien är att undersöka vilka rumsliga behov som användare av ett aktivitetsbaserat flexkontor har i en lugn zon och hur en lugn zon kan kommunicerar dess användande och funktioner. Intervjuer, frågeformulär och rumsanalys har tillämpats för att få en djupare
förståelse om problematiken och för att besvara frågeställningarna för denna studie. Tillsammans litteraturstudier om visuell retorik, visuella element i rummet,
zonindelning samt deltagande och inkluderande design så presenteras ett
gestaltningsförslag på hur ett rums funktioner kan kommuniceras genom visuella element som form, färg och material och en utformning av en lugn zon som stödjer användares behov.
Nyckelord
Aktivitetsbaserat flexkontor, rumslig kommunikation, visuell retorik, zoner, inkluderande design, rumslig gestaltning
Förord
Jag vill först och främst tillägna ett stort tack till min handledare Mia Sas för all den hjälp och stöttning jag fått under arbetets gång. Jag vill också tacka min klass för de peppande ord vi gett varandra under denna tid och hur vi hjälpt varandra på distans. Tack också till Försäkringskassas huvudkontor för att jag fick utföra mitt examensarbete tillsammans med er och undersöka detta spännande område, och till Energimyndigheten för att ni ville vara delaktiga i arbetet. Slutligen vill jag också tack min sambo som stöttat mig hela vägen.
Innehållsförteckning
INLEDNING ... 1
BAKGRUND ... 2
SYFTE OCH FRÅGESTÄLLNINGAR ... 2
MÅLGRUPP OCH AVGRÄNSNINGAR ... 3
TEORI ... 4
VISUELL RETORIK... 4
VISUELLA ELEMENT I RUMMET ... 5
Form ... 5
Färg ... 6
Material ... 6
ZONINDELNING ... 7
DELTAGANDE OCH INKLUDERANDE DESIGN ... 8
KÄLLKRITIK ... 8 METOD ... 10 SEMISTRUKTURERAD INTERVJU ... 10 FRÅGEFORMULÄR ... 11 RUMSANALYS... 11 METODKRITIK ... 12
ETIK OCH SAMTYCKE ... 13
METODRESULTAT ... 14
RESULTAT AV SEMISTRUKTURERAD INTERVJU ... 14
RESULTAT AV FRÅGEFORMULÄR ... 17 RESULTAT AV RUMSANALYS ... 21 DESIGNPROCESS ... 24 FAS1 ... 24 FAS2 ... 25 FAS3 ... 27 GESTALTNINGSFÖRSLAG ... 28 DISKUSSION ... 34 KÄLLFÖRTECKNING ... 36 BILAGOR ... 40
BILAGA 1:SAMMANFATTAD INTERVJU,BODIN DANIELSSON ... 40
BILAGA 2:SAMMANFATTAD INTERVJU,TOIVANEN ... 43
BILAGA 3:SAMMANFATTAD INTERVJU,FALKMAN ... 46
BILAGA 4.SAMMANFATTAD DISKUSSION,TELJEVIK... 49
1
Inledning
Dagens kontor har genomgått stora förändringar de senaste decennierna och ständigt kommer nya trender om hur de ska utformas och se ut. Olika trender i samhället och arkitekturen strävar konstant efter att hitta och använda sig av den mest effektiva utformningen av kontor, där utformningen har setts förändrats över tid (Bodin Danielsson 2010, s. 11). I mitten av 90-talet så började en kontorsform införas där de anställda delar på aktivitetsbaserade arbetsytor, som innefattar arbetsplatser utformade efter olika aktiviteter (Brunia, De Been & Voordt 2016). Organisationer och verksamheter såg också att kontorsformen kunde vara
kostnadseffektiv på grund av den låga användningen av de personliga skrivborden och konceptet har idag spridit sig världen över och kallas det ”nya sättet att arbeta” (Brunia, De Been & Voordt 2016). Aktivitetsbaserade flexkontor introducerades i Sverige i en större skala i början av 2010-talet, som då var en het ny trend som alla ville haka på (Toivanen 2020).
Aktivitetsbaserat kontor är ett samlingsbegrepp som kan variera mycket i
utformning, men där konceptet grundar sig i att anpassa en arbetsmiljö i olika zoner ut efter ett företags olika aktiviteter (Toivanen 2015, s. 20). Tanken med ett
aktivitetsbaserat arbetssätt är att nyttja en arbetsmiljö på ett optimalt sätt efter olika arbetsuppgifters behov genom att skapa ytor och funktioner som exempelvis mötesrum, tysta rum och telefonrum (Engelen m.fl. 2018). Denna miljö står i kontrast till de mer traditionella arbetsplatserna, där varje arbetare har en tilldelad arbetsplats, och skapar istället möjligheter för människor att individuellt anpassa sin arbetsmiljö efter ett sitt arbete (Engelen m.fl. 2018).
Det finns höga förväntningar på nya och innovativa arbetsplatser, och
målsättningar som ofta tas upp i samband med ett aktivitetsbaserade arbetsplatser är bl.a. ökad effektivitet, större arbetstillfredsställelse hos de anställda, en
positivitet till att vara en del av en modern organisation, större flexibilitet och lägre kostnader (van der Voordt 2004). Den nytänkande kontorsformen har kontors innovatörer tagit fram för att stödja produktivitet hos arbetare (Appel‐
Meulenbroek, Groenen & Janssen 2011). Däremot så används inte alltid kontorskonceptet som det är menat att göra, vilket kan resultera i minskad produktivitet, ökad sjukdom och större missnöje på kontoret. Det kan bero på att personliga preferenser i stor grad påverkar användningen av de olika
arbetsplatserna på ett sätt som inte var avsett, men för att undvika missbruk av kontoret och brister i designen så kan en aktiv involvering av användarna i
2
Bakgrund
Försäkringskassans huvudkontor i Stockholm har arbetat aktivitetsbaserat sedan år 2016 i samband med att de flyttade deras huvudkontor från Vasagatan till
Telefonplan (Teljevik 2020) och är en byggnad i flera våningar. Men dess grundläggande syfte om att anpassa sin arbetsplats efter arbetsuppgifters behov sker sällan idag. Sören Teljevik (2020), som är lokalstrateg för Norrbotten men placerad på huvudkontoret, berättar att flera av de anställda har gått till facket på grund av missnöje för kontorsmiljön.
De aktivitetsbaserade lokalerna består idag på flera ställen av större rum där zonerna går in i varandra utan tydliga avskiljare, och zonernas funktioner och dess användningsområden kommuniceras idag svagt. Mänskliga upplevelser som är flerdimensionella, dynamiska och rumsligt orienterade kan ofta med hjälp av visuella medel och icke-verbal kommunikation kommunicera utan att skriva eller tala till betraktaren (Foss 2005, s. 143). Men detta innebär också att formgivaren behöver vara medveten och uppmärksam för att kunna formulera sådana
upplevelser genom dessa typer av symboler (Foss 2005, s. 143). Denna medvetenhet kan idag ses avsaknad på kontoret.
Det finns idag så kallade läsesalar, där arbete ska ske under konstant tystnad. Men dessa salar ligger idag samlade på en mindre del av det stora kontoret utan nära koppling till de övriga delarna av kontoret. Sören Teljevik (2020) menar på att flertalet av de anställda idag inte varierar sin arbetsplats utan väljer samma plats varje dag. Detta resulterar i att få faktiskt använder dessa salar. Den bristande rumsliga utformningen tillsammans med avsaknad kommunikation om de olika ytorna bidrar till att de lugna zonerna inte används i den utsträckning som de finns behov utav.
Syfte och frågeställningar
Syftet med denna studie är att undersöka rumsliga behov som finns i en lugn zon på ett aktivitetsbaserat flexkontor och hur en lugn ytan på en arbetsplats kan kommunicera dess användande och funktioner. Med målsättning, med
utgångspunkt i teorier och metodernas resultat, skapa en gestaltning av en lugn zon i ett aktivitetsbaserat flexkontor som möter de behov som finns samt kommunicerar dess funktion.
Vilka behov har användare som arbetar i ett aktivitetsbaserat flexkontor i en lugn zon?
Hur kan teorier inom visuell retorik tillämpas i ett rumsligt sammanhang på Försäkringskassas aktivitetsbaserade arbetsplats för att kommunicera en lugn zons funktioner?
3
Målgrupp och avgränsningar
Den primära målgruppen för detta arbete är de anställda på Försäkringskassans huvudkontor, som är den tänkta användargruppen för gestaltningsförslaget. Den sekundära målgruppen är formgivare av zoner och aktivitetsbaserade flexkontor då studien kan bidra med nya perspektiv till deras arbete.
På grund av kontorets storlek så har arbetet avgränsats till att undersöka lugna zonerna, och gestaltningsförslaget kommer att innefatta en av läsesalarna på Försäkringskassans huvudkontor i Stockholm. Fokus kommer att ligga på den rumsliga utformningen och inte på tekniska lösningar, ventilation, konstruktion, budget eller specifika leverantörer för val av möbler. Områden inom ergonomi, beteenden, ljud och ljus kommer endast att beröras, men inte djupare gå in på. Det kommer däremot att till viss del tas hänsyn till ljuddämpande material för att främja en låg ljudnivå i rummet. Lika så kommer arbetet i viss mån ta hänsyn till ett inkluderings och tillgänglighetsperspektiv för att stödja olika människors förmågor och behov.
Försäkringskassan planerar på att göra ett omtag av sitt kontor framöver, men detta arbete är en fristående del från deras process och kan därför ses som en inspiration till deras kommande arbete. På grund av en rådande samhällssituation påverkat av coronaviruset så avgränsades arbetet till att arbeta på distans från kontoret då det var stängt under studiens tid. Jag kommer inte att involvera de anställda i processen på grund av en ökad arbetsbelastning hos dem i samband med samhällssituationen, men kommer att inkludera andra användare av aktivitetsbaserade flexkontor från Energimyndigheten och dra slutsatser från insamlad empiri, teorier och tidigare forskning.
4
Teori
I det här kapitlet kommer relevanta teorier för detta arbete att presenteras, som legat till grund för utformningen av gestaltningsförslaget. Första delen berör forskning om visuell retorik och visuella element i rummet ur ett kommunikativt perspektiv. Därefter presenteras litteratur om zonindelning med koppling till kontorsmiljöer, samt teorier om deltagande och inkluderande design.
Visuell retorik
Visuella bilder i olika former har funnits med oss människor genom hela vår historia och finns idag i alla kulturer runt om i världen (Danesi 2017). I dagens samhälle så har den fått en allt mer framträdande och viktig plats i vår sociala kommunikation och det tyder på att det visuella tänkandet har en likvärdig roll som det verbala tänkandet i fråga om vår förståelse, om inte viktigare (Danesi 2017). Visuell retorik handlar om hur vi människor tolkar visuella texter och bearbetar visuella former och dess betydelse, till skillnad från att tolka och analysera
betydelse av ord och har idag en stark koppling till semiotiken (Danesi 2017). Men förutom att det berör hur olika visuella objekt på olika sätt kan fungera som en kommunikativ artefakt, så är visuell retorik också en infallsvinkel och perspektiv som forskare kan ha på en studie genom att analysera olika kommunikativa och symboliska aspekter av visuella bilder och data (Foss 2005, s. 145). Foss (2005, s. 144) menar däremot att ett visuellt objekt inte nödvändigtvis behöver vara visuell retorik, utan att det krävs tre egenskaper för att den ska kunna betraktas som det: att den ska vara symbolisk, involvera mänskligt ingripande och visas för en publik i syfte att kommunicera med denne. Visuell retorik kan ses i många olika former, i bilder såsom reklam, TV, arkitektur och inredning, och skapas genom att
målinriktat producera eller arrangera olika former, färger och andra element för att genom en artefakt kommunicera till en åskådare (Foss 2005, s. 142, 145).
Symboler är representationer för någonting annat och som får sin betydelse i ett visst sammanhang (Wærn, Pettersson & Svensson 2004, s. 24). Symboler är på så vis beroende av sin kontext och placeras den i ett annat sammanhang så förändras dess betydelse. Det finns ingen likhet mellan symbolen och den sak den
representerar, exempelvis så har vi lärt oss betydelsen av den röda färgen i trafikljuset, medan färgen får en helt annan betydelse i en annan kontext (Wærn, Pettersson & Svensson 2004, s. 24). En visuell bild kan också tolkas i två olika nivåer av mening. Den första nivån handlar om det vi ser, denotationen, att
5
39). Det kan exempelvis vara en stol, en matta eller en lampa. Den andra nivån är konnotation som handlar om det vi läser ut av bilden, de kan både vara mer allmänna idéer, uttryck och tolkningar delade inom olika kulturer eller mer personliga konnotationer (Wærn, Pettersson & Svensson 2004, s. 38–40).
Visuella element i rummet
När ett designproblem ska lösas så finns det vissa kriterier som bör tas till hänsyn till (Ching & Binggeli 2012, s. 45). Ching & Binggeli (2012, s. 45) menar på att designen bland annat behöver visa dess användbarhet samt främja föreningar och projicera bilder som för användarna har betydelse och mening när de upplever designen. I detta stycke kommer litteratur att presenteras om visuella element i rummet under rubrikerna form, färg och material.
Form
Form är den form och struktur någonting har och består av de fyra primära elementen punkt, linje, plan och volym som beroende på dess längd, bredd, djup, proportioner och skala skiljer sig åt (Ching & Binggeli 2012, s. 87). Men former medför också olika egenskaper. En horisontell linje representerar exempelvis lugn och stabilitet, medan vertikala och diagonala linjer är dynamiska, visuellt aktiva och visar på rörelse (Ching & Binggeli 2012, s. 90). Linjer är också ett uttrycksfullt medel för att visa på relationer mellan olika designelement och mönster i
utformningen (Ching & Binggeli 2012, s. 92). I motsats till linjer så har cirkeln ett inre naturligt fokus som är självcentrerad i sin omvärld, och uttrycker en mjukhet i sin form oavsett om de är regelbundna eller inte (Ching & Binggeli 2012, s. 96). Designutformning kan också påverka vår inlärning och koncentration. En studie av Um, Plass & Hayward (2012) visar att positiva känslor som framkallats av estetisk utformning av olika designelement kan underlätta inlärning och främja kognitiv koncentration i multimediala inlärningsmiljöer. Studien visade att användning av ljusa varma färger och runda baby-ansiktsliknande former kunde framkalla positiva känslor som kan underlätta minnesprocesser och kreativa
problemlösningsförmågor, samt bidra till en ökad motivation (Um, Plass &
Hayward 2012). Likaså i arkitekturen så kan krökta och svängda former ha positiva fördelar. Genom att i interiörarkitektoniska miljöer lägga till krökta former så kan miljöer skapas som tenderar att kännas mer avkopplande, lugnande och trevliga, och kan öka personers preferenser betydande (Madani Nejad 2007, s. 216–217). En studie av Dazkir & Read (2012) visade på att rundade former frambringade mer trevliga och positiva känslor till skillnad från räta linjära former, vilket resulterade i att fler ville befinna sig i de utrymmet med kurviga linjer än det med räta. En
6
förklaring till detta var att möblerna kunde uppfattas som mer bekväma och lugnande (Dazkir & Read 2012).
Färg
Färger påverkar oss människor olika och det är vanligt att vi tillskriver dem olika egenskaper. Färger är rikliga med symboliska innebörder, som påverkas av olika associationer vi människor har till föremål, saker och till den fysiska rymden (Kaya & Epps 2004). Därför så kan färger tolkas olika beroende på individernas olika bakgrunder. Men studier har samtidigt visat på kopplingar mellan olika egenskaper till färger och dess ljushet. Ljusare färger (inklusive vitt eller ljusgrått) kan ses som mindre upphetsande och mer trevligare än mörkare färger med mer mättnad
(Valdez & Mehrabian 1994). Valdez & Mehrabian (1994) menar på att den röda färgen ofta har stått för upphetsning och uppvaknande i förhållande till den gröna färgen, men att det snarare beror på en högre mängd mättnad i den röda färgen än på nyansskillnaden.
Både den gröna och den blå färgen framkallar ofta positiva känslor, såsom lugn, frid, lycka, avkoppling, hopp och komfort (Kaya & Epps 2004). De båda färgerna har en koppling till naturen och utomhus, och påminner om gräs, träd, havet och himmelen som ger positiva associationer. Men blått kan också för vissa vara negativt förknippad med sorg och depression, till mörka himlar och till natten (Kaya & Epps 2004) vilket visar på hur färger kan tolkas olika av olika individer.
Material
När det kommer till olika produkter så kan dessa framkalla olika känslor. Detta är kopplade till vår tolkning av ett objekt och Hekkert & Karana (2014, s. 7) beskriver hur delade tolkningar bidrar till likartade känslor, exempelvis tolkar vi en pistol som något farligt och upplever gemensamt känslor av rädsla. Lika som produkter kan också material väcka olika känslor och uppfattningar hos oss människor. Hekkert & Karana (2014, s. 8) menar på att det både finns universella och inlärda betydelser kopplade till material. Vi människor tenderar att uppleva varma temperaturer som mer trevliga och därför bidrar varma material till mer positiva reaktioner. Trä är exempelvis ett material som vi upplever som varmt när vi berör det, och medför känslor såsom mysigt och trivsamt, till skillnad från exempelvis metall som upplevs kallare (Hekkert & Karana 2014, s. 8). En studie av Ulusoy (2016) visar i likhet på att naturliga material ger en positiv uppfattning av värme och är förknippade med känslor såsom bekvämlighet, hemtrevligt och mjukhet. Även textilier och virke visade på samma positiva effekter av uppfattning, där textilier dominerar (Ulusoy 2016).
Men material har också inlärda egenskaper som kan skilja sig mellan olika kulturer och över tid. Flera material har fått sin betydelse inlärt av samhället beroende på
7
hur materialet används i olika sammanhang, hur ofta och av dess olika
användningsområden (Hekkert & Karana 2014, s. 9). Hur vi tolkar material och de känslor de väcker beror på så vis till stor del på den kultur vi kommer från.
Det som instinktivt karakteriserar och definierar olika material är dess textur. I inredning och möblemang så kan olika kombinationer av material användas för att skapa intresse och en variation i rummet, men också skapa harmoni genom val av olika element som delar gemensamma drag (Ching & Binggeli 2012, s. 104, 138). Den form som ett rum har och den struktur på de material som inredningen har är också avgörande faktorer för akustiken i rummet (Bodin m.fl. 2017, s. 338). Det är därför av vikt att ha i åtanke att använda sig av ljuddämpande material när ett rum är tänkt att rymma många människor. Ett träbord kan exempelvis addera ett ljuddämpande material på dess undersida och möbeltassar under stålrörsben. Likaså kan textiler med blåsmotstånd och mattor vid gångstråk vara bra komplement som ljuddämpare (Bodin m.fl. 2017, s. 338).
Zonindelning
En aktivitetsbaserad miljö är utformad i olika zoner som är anpassade efter olika arbetsuppgifters behov (Toivanen 2015, s. 20). Toivanen (2015, s. 20) beskriver att aktivitetsbaserade kontor är ett samlingsbegrepp med varierad utformning som kan se väldigt olika ut, men som innefattar olika zoner som stödjer t.ex. grupparbete, individuellt och fokuserat arbete. Ett zonindelat kontor står i kontrast till ett cellkontor med stängda utrymmen och öppna kontorslokaler. Becker (2005, s. 32) menar på att valet mellan öppet eller stängt kontor inte behövs, då ett zonindelat utrymme både är öppet och stängt, formellt och informellt, samt både lämpar sig för individuellt och grupparbete. Men zonindelningar kräver också en mångfald av olika arbetsstilar både på individ och gruppnivå för att det ska fungera, lika så distinkta och väl avgränsade utrymmen (Becker 2005, s. 32).
Olika zoner kan delas in och utformas beroende på vilka behov som finns. Vissa kan behöva ligga nära intill varandra medan andra mer avlägset och isolerat, de kan även ha specifika krav på den rumsliga utformningen eller vara mer flexibla (Ching & Binggeli 2012, s. 63). En zon kan exempelvis definieras genom arkitekturen och formen på dess inneslutning, genom dess storlek, rörelsemönster och hur
lättåtkomlig zonen är (Ching & Binggeli 2012, s. 64–65). Men dess placeringar är också viktiga. Haapakangas (2018) menar på att det är viktigt med tillgänglighet och närhet mellan olika arbetsytor på ett kontor med öppen planlösning och att det ska vara lätt att byta från en arbetsstation till en tyst arbetsstation. Detta för att förbättra arbetsförhållandena på kontoret (Haapakangas 2018).
8
Deltagande och inkluderande design
Participatory design eller deltagande design är en designstrategi som handlar om att inkludera användare, externa intressenter eller andra som inte kommer från
designkunskapsområdet i designprocessen (Sanders, Brandt & Binder 2010). Det är en strategi som hjälper designerns och formgivaren att djupare lära sig om
kontexten för de tänkta användarna och bidrar till ett ömsesidigt lärande dem emellan (Robertson & Simonsen 2012). Det handlar bland annat om att undersöka, reflektera och utveckla gemensamma inlärningsprocesser genom interaktiva tekniker för att utveckla exempelvis produkter, verktyg eller miljöer (Robertson & Simonsen 2012).
Inkluderande design är en designterm som syftar till att se människor olika förmågor och variationer genom att skapa inkluderande miljöer (Clarkson & Coleman 2010). Istället för att se till människors olika begränsningar och hinder, se hur människors olikheter kan tillgodoses. För att förstå hur en design kan bli
inkluderade så behövs en förståelse om användarnas mångfald, deras behov, olika förmågor och ambitioner (University of Cambridge u.å.). Clarkson m.fl. (2013, s. 10) menar på att inkluderande design inte främst handlar om design anpassade till ålder eller funktionsvariationer, utan det handlar om att en mängd olika produkter och tjänster som tillsammans ska rymma så många som möjligt på en social nivå. En design som ställer höga krav på användarens förmågor och kapacitet för att kunna användas resulterar i att många slutanvändare kommer att exkluderas. Genom att däremot utforma en design som ställer mindre krav så kan en större grupp inkluderas och öka användbarheten hos en bredare användargrupp (Clarkson m.fl. 2013, s. 11).
Ur en tillgänglighetsaspekt så bör en plats vara tillgänglig för personer som exempelvis är rullstolsburna. Bodin m.fl. (2017, s. 248–249) beskriver mått som arkitekturen och inredningen bör ta hänsyn till för att göra platsen tillgänglig för en rullstol, såsom att ett vändmått på grundläggande nivå är 1300 mm och att
dörröppningar bör vara minst 800 mm bred. Lika så att bordshöjden behöver vara anpassad för att kunna komma under med en rullstol.
Källkritik
Litteraturen som valts för denna undersökning är utvalda med omsorg och eftertanke. Övervägande litteratur är från 2010 och framåt, men med några undantag. Äldre litteratur har inkluderats inom områdena visuell retorik som bygger på den gamla klassiska retoriken som fortfarande är aktuell i samhället, samt litteratur som handlar om färglära i relation till känslor som inte lika snabbt påverkas över tid i och med samhällstrender. Det behövs dock tilläggas att känslor
9
kopplade till färger har kulturella skillnader, då att färger representerar olika saker i olika kulturer. Denna medvetenhet har funnits med i detta arbetet.
Becker (2005) skriver om flexibla kontor och trots att kontoren har förändrats mycket över tid så anses den vara relevant för detta arbete. Beckers (2005) skriver i sin bok om att hur vi planerar och utformar våra kontor behöver komma ikapp och anpassas till de arbetssätt som vi har idag, vilket är av betydelse för detta arbete. Um, Plass & Haywards (2012) studie om designelement i multimediala
inlärningsmiljöer har valt att tas med som en intressant infallsvinkel på färger och former kopplade till positiva känslor i inlärningsmiljöer. Studien är relativ ny på sitt område och författarna poängterar även i slutet att ytterligare studier behövs göras. Men då studiens resultat ändå har kopplingar till annan trovärdig litteratur, så som att ljusa färger upplevs som trevligare och positiva känslor kopplade till böjda former, så stärks dess trovärdighet.
På grund av studiens begränsade tidsram och omfattning var det inte möjligt att inkludera användare i hela processen. Deltagande design användes delvis i metodarbetet som en designstrategi för att utforska kontexten tillsammans med användare och personer utanför denna studie, samt för att ta del av deras reflektioner, synsätt och behov för att kunna skapa en mer inkluderande miljö. Därför ansågs källorna fortfarande som relevanta för studien.
10
Metod
I detta kapitel beskrivs de metoder som studien använts sig av, tillsammans med beskrivningar om dess syfte och tillvägagångssätt. Metodvalen grundade sig i att få en djupare förståelse om problematik kring lugna zonen på ett aktivitetsbaserat flexkontor och behov som finns, samt vad som kan kommunicera en lugn zon. De metoder som genomfördes var intervjuer med sakkunniga, ett frågeformulär med en användargrupp, samt en rumsanalys av läsesalarna på Försäkringskassans huvudkontor som gestaltningsförslaget utgått ifrån.
Semistrukturerad intervju
Intervjuer är en kvalitativ metod som används för att få nya insikter, en djupare inblick i ett ämne och mer detaljerade data (Denscombe 2018, s. 292). Det är en lämplig metod att använda för att få ta del av värdefulla insikter och kunskaper från nyckelpersoner inom området eller forskningsfältet (Denscombe 2018, s. 268). Intervjuer kan genomföras på olika vis och i denna studie så har semistrukturerade intervjuer genomförts. Semistrukturerade intervjuer är en flexibel metod där intervjuaren i förväg arbetat fram frågor, men fokus ligger på den som intervjuas som får svara öppet och har möjlighet att utveckla sina egna idéer och resonemang (Denscombe 2018, s. 269). Det innebär att olika intervjuer kan variera i både utformning och svar och även utvecklas under studiens gång (Denscombe 2018, s. 269). I arbetet utfördes tre intervjuer med tre sakkunniga personer, i syfte att få en djupare inblick i ämnet aktivitetsbaserade flexkontor.
Christina Bodin Danielsson, Docent, forskare och arkitekt, specialiserad inom kontor. Intervju genomförd via telefon 20-04-20, intervjulängd ca 30 minuter.
Susanna Toivanen, Professor i sociologi. Intervju genomförd via den digitala videotjänsten Zoom 20-04-20, intervjulängd ca 30 minuter. Lena Lid Falkman, Forskare och lärare inom kommunikation, retorik och ledarskap. Intervju genomförd via den digitala videotjänsten Zoom 20-04-23, intervjulängd ca 30 minuter.
Intervjuerna sammanställdes var för sig i längre sammanfattningar, där talspråk, upprepningar och mindre stycken som inte är relevanta för detta arbete togs bort.
11
Dessa skickades sedan till den som intervjuades som hade möjlighet att godkänna, ändra eller lägga till något.
Frågeformulär
Frågeformulär är en lämplig metod att använda när det finns ett behov att
standardiserade data med identiska frågor som inte kräver längre svar (Denscombe 2018, s. 244). Denscombe (2018, s. 243) beskriver att frågeformulär är ett sätt att med relativt enkla medel få in en stor mängd forskningsdata direkt från källan. Det tillåter människor att utföra en form av egenrapportering om sina tankar, åsikter, önskningar och attityder inom vissa frågor eller ämne (Martin & Hanington 2012, s. 140).
Frågeformuläret genomfördes tillsammans med Energimyndigheten, som likasom Försäkringskassan arbetar aktivitetsbaserat. Frågeformuläret mejlades ut 6 maj 2020 till en grupp anställda och de hade möjlighet att svara fram till 8 maj. Detta för att undvika att det skulle falla i glömska. I frågeformuläret inkluderades några mer öppna och kvalitativa frågor för att få mer djupgående och utvecklade svar, men för att öka sannolikheten till hög svarsfrekvens så var antalet frågor i formuläret begränsade för att de inte skulle vara tidskrävande att genomföra. En kontaktperson på Energimyndigheten mejlade ut formuläret med en kort
beskrivning om arbetet.
Rumsanalys
Vid formgivning av ett interiört rum så är rumsplanering viktigt för att kunna skapa en effektiv användning av det rumsliga utrymmet anpassad till arkitekturen och aktivitetsmönster hos användaren (Ching & Binggeli 2012, s. 60–61). En rumsanalys genomfördes utifrån ett urval av punkter från Ching & Binggeli`s (2012, s. 58–62) punktlista om att kartlägga och undersöka det rumsliga utrymmet, för att vidare förstå ett interiört rums syfte, funktioner och förmågor.
Rumsanalysen har genomförts på Försäkringskassans huvudkontors läsesalar. Utförandet av analysen genomfördes i två steg.
Steg 1. Dokumentera det befintliga rummet o Besök i lokalerna
o Fotografera
o Notera aktiviteter och aktiviteternas natur Steg 2. Analys av rummet
12
o Planering av dörrar, åtkomstpunkter och vägar som föreslås o Fönster, ljus och utsikt
o Vägg-, golv- och takmaterial
o Betydelsefulla och märkbara arkitektoniska detaljer o Möjliga förbättringar i arkitekturen
Första delen av rumsanalysen genomfördes på Försäkringskassans huvudkontor i Stockholm 2020-03-10, då noterades aktiviteter i utrymmet och i närliggande rumsliga omgivning, samt så fotograferades lokalerna. En begränsning i
genomförandet av denna metod var att huvudkontoret stängde ner deras lokaler under övervägande tid av detta arbete. Därför så genomfördes metoders andra del på distans med hjälp av fotografier och noteringar 2020-05-15.
Metodkritik
De semistrukturerade intervjuerna med sakkunniga har varit en lämplig metod för att få en djupare förståelse inom ämnet. De tre forskarna kommer från olika akademiska fält, vilket bidrar med olika perspektiv och tankar, och därför så kan svaren inte direkt jämföras med varandra. Intervjuerna genomfördes på distans, då samtliga inte var möjliga att genomföras ansikte mot ansikte. Intervjuerna
transkriberades inte, både på grund utav att det inspelade ljudet inte var av högsta kvalitet när det först gått genom telefon/zoom, men också för att intervjuerna var långa (ca 30 minuter var) och skulle vara väldigt tidskrävande. Istället så gjordes en längre sammanfattning av svaren. Detta för att minimera missförstånd, otydligheter eller felaktiga slutsatser.
När detta arbete genomförs så var hela samhället påverkat av ett coronavirus och Försäkringskassan hade fått många ärenden på grund av detta. Därför så togs det ett beslutet att detta arbete inte kommer att involvera de anställda på
försäkringskassans huvudkontor och istället tar hjälp av en annan grupp som arbetar aktivitetsbaserat. Frågeformuläret kan därför inte specifikt undersöka de rumsliga behoven på Försäkringskassans lugna zoner, utan ge mer icke
platsspecifik data. Energimyndighetens kontor har inte fysiskt besökts i detta arbete och därför kan resultaten påverkas eftersom aktivitetsbaserade flexkontor inte följer en generell mall på dess utformning, utan zonerna kan ha olika funktioner och ha olika namn. Det framkom i formuläret att deras kontor kanske inte har en lugn zon specifikt, utan mer en reflektionsyta där visst samtal får förekomma men inte teknik. Därför så kan svarspersonerna ha tolkat frågorna om lugna zoner olika, men där fanns det i en styrka i de kompletterande öppna frågorna som utformades i formuläret i syfte att kunna motivera sina svar.
13
Det som behövs has i åtanke vid analys av resultaten av frågeformuläret är att vara försiktig med att dra generella slutsatser på grund av lågt antal svarspersoner. Det kan däremot visa tendenser som har kopplingar till teori, eller för att diskutera skillnader.
Rumsanalysen genomfördes i två delar, vilket kan ha påverkat resultatet på grund av den längre tidsperiod där emellan. Denna medvetenhet har funnits i processen, och att analysen inte kunde genomföras på plats. Därför så har större fokus legat på sådant som tydligt går att analysera på distans genom den dokumentation som gjordes på plats.
Etik och samtycke
Metoderna som genomfördes i studien har haft ett etiskt förhållningssätt och deltagarna i intervjuerna och frågeformuläret har blivit informerade om att deras deltagande är frivilligt och att de får avbryta om de önskar det. Denscombe (2018, s 441–443) menar på att några viktiga principiella etiska överväganden i forskning är bland annat att deltagandet i studien är frivilligt och ska stödjas av ett informerat samtycke, och att arbetet har ett öppet och tydligt förhållningssätt som låter
deltagarna få veta deras roll i studien. I frågeformuläret så informerades deltagarna kort om det ämne som studien berör och den inriktning som detta arbete handlar om, samt om vart studien kommer att publiceras och att deras deltagande kommer vara helt anonymt. På grund av den korta tidsperioden för denna studie så togs ett beslut att inte fråga om ålder, kön eller yrkesroll då detta inte låg som fokus i vidare analys och därutav var deltagandet helt anonymt.
Till skillnad från frågeformuläret så är personerna som intervjuades inte anonyma i detta arbete, men med samtycke från dem. Personerna intervjuades eftersom de är sakkunniga forskare inom detta område och därför så ansågs det vara viktigt att nämna deras namn samt inom de område de är verksamma. Ljudet från intervjuerna spelades in, vilket ställdes som en fråga i början om godkännande. Ett muntligt informerat samtycke om deltagande i studien gjordes också i genomförandet av intervjuerna. I samband med att sammanfattningarna av intervjuerna skickades för godkännande till den som intervjuades så bads också om samtycke att få använda texterna i rapporten, samt deras namn och forskningsområde.
14
Metodresultat
I denna del av arbetet presenteras de resultat från metoderna som genomförs och hur resultaten bearbetats och analyserats.
Resultat av semistrukturerad intervju
Resultatet från de tre semistrukturerade intervjuerna som genomfördes i detta arbete kommer här nedan att sammanfattas utifrån olika frågor som har koppling till mitt arbete och till gestaltningsförslaget. Hela sammanfattningarna av de individuella intervjuerna med Christina Bodin Danielsson, Susanna Toivanen och Lid Falkman finns att läsa i bilaga 1–3.
Vad finns det för fördelar och nackdelar med aktivitetsbaserade flexkontor? Från samtliga intervjuer så framgick det att det finns både för och nackdelar med aktivitetsbaserat. Både Bodin Danielsson och Lid Falkman menar på att ur ett hållbarhetsperspektiv så är det fördelaktigt. Forskning har visat på att
papperskonsumtionen går ner och att kontoret är mer rent. Flexkontor kan också få ner kvadratmetrarna och även att det kan vara lättare att anställa nytt folk utan större besvär.
Toivanen menar på att det är väldigt verksamhetsdrivet och att kontoret ska utformas för att stödja verksamhetens arbetssätt. Det finns på så vis ingen färdig mall för hur ett aktivitetsbaserat kontor ska utformas, utan de behövs skräddarsys till organisationens behov och kanske till och med individens behov.
Bodin Danielsson beskriver hur både hennes och annan forskning visar ganska entydigt på att det ökar kommunikationen mellan olika arbetsgrupper och enheter. Det är på så vis lättare att få en överblick om vad som händer inom organisationen och träffar mer folk än bara de närmaste arbetskollegorna, men en risk är att tappa känslan inom gruppen. Lid Falkman menar på att det kräver ett annat ledarskap från chefen, då de inte längre kan ha koll på när de anställda kommer och går och vart de sitter. Det är en kontorsform som kräver tillit och en styrning mot resultat och välmående. Men hon har inte sett att chef-medarbetare relationen skulle försämras genom den flexibla kontorsformen.
Toivanen nämner att kontorsformen kan passa vissa verksamheter bättre än andra. Finns det behov av att sitta och koncentrera sig i längre perioder eller om
arbetsuppgifterna har mycket papper och böcker som behövs spridas ut så kan sittiden på en plats behöva vara lite längre. Kanske skulle då projektrum kunna
15
vara ett alternativ där materialet inte behövs plockas undan under projektets gång. Bodin Danielsson menar på att ett stort problem som forskning visar på kan vara att finns koncentrationen om flexkontoret är dåligt utformat. I princip så kan
aktivitetsbaserade flexkontor vara den bästa kontorsformen, men att det ofta missköts och lätt blir ett hot-desking kontor där de anställda varken har en egen arbetsstation eller stödmiljöer att tillgå. Går inte kontoret och arbetssätten hand i hand så blir det svårt att arbeta.
Vad finns det för utmaningar, risker och styrkor med de lugna zonerna?
Från intervjuerna så framgick det att alla tycker att det är viktigt att lugna zonerna finns på ett aktivitetsbaserat flexkontor. Lid Falkman menar på att i perioder så kanske de anställda inte är i behov av zonen i samma utsträckning, men att valmöjligheten alltid ska finnas där. Det är därför väldigt synd att vissa företag väljer att prioritera bort de lugna zonerna. Men det handlar också mycket om beteenden, att faktiskt ta sig i kragen och gå dit. Bodin Danielsson poängterar att det är viktigt att de lugna zonerna är insprängda i kontorsmiljön som till stor del är öppen och att de är strategisk utplacerade. De lugna zonerna är ofta inte så
tillgängliga och de anställda behöver ta sig längre sträckor för att nå dem. Både från forskning och från praktisk erfarenhet så går det att se att det är helt kritiskt hur nära de ligger andra arbetsplatser och att de är varierande i sin utformning. Toivanen menar på att en utmaning som verksamheter har är policy. Det kan exempelvis vara så att det endast tillåts 2 timmars frånvaro från zonen innan den anställde behöver städa undan sina saker. Kommer då exempelvis kundmöten och en lunchpaus i mellan så behöver personen först plocka undan sina saker och sedan plocka upp dem igen. Det bidrar till mycket springtid och det tar längre tid att komma igång med sitt arbete. Lid Falkman diskuterar om att en utmaning är just att reglerna hålls och att det därför kan vara bra att medarbetarna involveras i att arbeta fram spelreglerna för de olika zonerna.
Bodin Danielsson tar upp vikten av att separera på kommunikation och
koncentration, då kommunikation spiller över. Detta är viktigt oavsett kontorsform och där arkitekten har en viktig uppgift. Hon menar på att som arkitekt så arbetar de med knutpunkter och stråk och då ska inte springet vara precis bredvid där det är tyst. Det finns också en problematik runt att lugna zoner utformade för flera
personer är placerade bredvid andra zoner där prat får förekomma utan tillgång till telefonrum i närheten. Om då någon i det tysta rummet får ett telefonsamtal så går de ut och pratar i de andras rum och stör kollegorna som sitter där.
Lid Falkman tar också upp att det kan vara bra att det finns en blandning mellan bra ergonomiska arbetsplatser tillsammans med exempelvis soffor och fåtöljer för läsning. Det finns idag häftiga kontorsmiljöer som soffor och fåtöljer som helt
16
omsluter en och gör så att ljudet försvinner. För det är just det som folk vill ha i tysta rum, tysthet och att få vara ifred.
Vilken betydelse finns det att tydligt kunna förstå hur zonerna ska användas? Förstå dess funktion och syfte?
Även på denna punkt så ansåg alla att det var av stor vikt. Bodin Danielsson menar på att det är en gestaltningsmässig fråga ifall arkitekturen misslyckas att visa sitt användningsområde. Arkitekturen vilar på tre pelare, funktion, estetik och symbolvärde. Vi läser byggnader och vi vet exempelvis när vi kommer in i ett bibliotek att vi ska vara tysta eller att en domstol signalerar makt. Arkitekterna som ritat kontoret har på så vis misslyckats om denna tydlighet inte finns. Toivanen menar på att det exempelvis inte alltid har varit så tydligt för folk att förstå
skillnaden mellan tysta och semi-tysta zoner. Hon har sett företag som arbetat med olika färger i de olika zonerna för att gestalta skillnaderna, men tycker att det framförallt är viktigt att de anställda får en introduktion om de olika zonerna när nya lokaler introduceras.
Lid Falkman uttrycker att det är viktigt att förstå detta då det skapas så otroligt mycket irritation när folk bryter mot zonens regler och funktion. Exempelvis om någon pratar och hörs mycket där det egentligen är tänkt att vara tyst eller tvärtom. Något hon funderat över är att hon inte har stött på något kontor som använder sig av skyltar, något som kan förtydliga zonerna, exempelvis ”välkommen till den lugna zonen”, eller ”här är lugna torget”. Sedan kan också textilier vara ett bra sätt att avskärma zoner från varandra, ett bättre sätt än att sätta upp massa väggar för att avgränsa.
Utifrån intervjuerna så kan dessa punkter sammanfattas. o Aktivitetsbaserade flexkontor behöver anpassas efter
verksamhetens behov och ha stödmiljöer som stöttar upp. o De lugna/tysta zonerna ska vara tillgängliga och ligga nära
andra arbetsplatser.
o Att de anställda är delaktiga i att arbeta fram en policy och spelregler för de olika zonerna.
o Separera på koncentration och kommunikation.
o Ha telefonrum placerade nära till hands vid de lugna zonerna. o Att de lugna zonerna bör vara varierande i sin utformning och
ha varierande sittplatser.
17
Resultat av frågeformulär
Analys av frågeformulärets första del har gått ut på att se behov som användare av ett aktivitetsbaserat flexkontor har i en lugn zon och andra delen ta reda på vad som för dem kommunicerar en lugn zon i fråga om form, färg och material. Frågorna som ställdes var både av kvantitativ och kvalitativ form, då svarspersonerna fick möjlighet att motivera och vidareutveckla tankar på vissa frågor. Enligt Wikberg Nilsson, Ericson & Törlind (2015, s. 68) så kan analys av kvalitativt data som samlats in bidra till att se olika mönster, samband och strukturer som kan ge insikter och uppfattningar om hur en lösning kan utformas för att tillgodose målgruppens behov. Den kvalitativa datan har analyserats med hjälp av nyckelord som plockats ut från svaren och den kvantitativa datan med hjälp av stapeldiagram. De resultat som analyserats är från 21 personer som svarade där samtliga arbetar på Energimyndigheten. Frågorna i formuläret diskuteras nedan.
Använder du en lugn zon?
Av respondenterna så svarade majoriteten 52% att de ibland använder den lugna zonen, 38% att de aldrig använder den och endast 14% (tre personer) att de ofta använder den. Flera beskriver att de använder den lugna zonen för att koncentrera sig och för att minska störningsmoment då ljud är distraherande. Men detta gäller inte alla respondenter då några menade på att de lugna zonerna är för tysta och att de behöver mer liv och rörelse runt sig för att trivas i arbetsmiljön. Vissa beskriver också att de använder den avslappnade miljön i den lugna zonen för läsning eller för att reflektera. Till dem som svarade att de aldrig använde den lugna zonen så ställdes en följdfråga om vad som skulle få den att använda den. Några framhävde att de inte vill behöva flytta sig så fort de ska ta ett telefon- eller Skype-samtal. En respondent skrev också att zonen ligger för långt bort i förhållande till vart
personen annars brukar sitta, vilket går att koppla till svar från intervjun med Bodin Danielsson.
Nyckelord från svaren på frågan om varför de använder den lugna zonen: o Jobb som kräver koncentration
o Tystnad o Avslappnat o Ostördhet o Lugn och ro o Eget arbete o Läsa o Variation av sittplats o Reflektera
18
Sammanfattade svar på frågan om vad som skulle få dem att använda zonen, till dem som aldrig använder den:
o Vill sitta själv/ostört i ett eget rum o Vill kunna prata i telefon vid behov
o Inte behöva lämna vid Skype- och telefonsamtal o Kunna arbeta med dator
o Att den ligger närmare o Borde prova sitta där
Vad är viktigt för dig i en lugn/tyst zon?
19
Det som kan utläsas av frågan är behov respondenterna har på en lugn zon. Wikberg Nilsson, Ericson & Törlind (2015, s. 68) menar på att ett sätt att tolka information från insamlat material är att omvandla den till vad lösningen ska klara av, snarare än hur den ska åstadkomma det. Respondenterna fick i denna fråga välja 1–3 svar, vilket resulterar i sammanlagt fler än 21 svar. Majoriteten ansåg att tystnad var viktigt, med motiveringar om att ljud är det mest störande och att tystnad därför är viktigt. Lika så avskildhet som står i nära relation till tystnad, där flera motiveringar är återkommande från ovanstående frågor. Många tyckte också att ergonomi var viktigt, för att kunna arbeta längre stunder och undvika
arbetsskador.
Beskriv en lugn plats för dig
Många av respondenterna svarade likvärdigt som i de två ovanstående frågorna, men även beskrivningar om miljöer utanför kontoret och mer specifika detaljer. Det bidrar till en mer nyanserad bild av egenskaper som bidrar till en lugn plats utifrån svarspersonerna.
20
Vad kommunicerar en lugn zon för dig?
Användarna svarade även på frågan om vilka former, färger och material som kommunicerar en lugn zon. Svaren visas nedan i stapeldiagram.
Figur 3–4: Visualisering av vad användargruppen anser kommunicera en lugn zon i fråga om form och färg.
Figur 5: Visualisering av vad användargruppen anser kommunicera en lugn zon i fråga om material. 0 2 4 6 8 10 12 14 16 18
Material - Vad kommunicerar en lugn
zon för dig ?
Ja Till viss del Inte så mycket Nej 0 2 4 6 8 10 12 Rundade former Raka former
Avskalat Detaljrikt Litet rum Större rum
Form - Vad kommunicerar en lugn
zon för dig?
Ja Till viss del Inte så mycket Nej
0 5 10 15 20 Färgglatt Pastell-färger Starka färger Varma färger Kalla färger Naturnära färger
Färger - Vad kommunicerar en lugn
zon för dig?
21
Genom metoden går det att utläsa att den lugna zonen har en viktig funktion för de anställa dit de kan gå för att arbeta tyst och ostört. Detta går att koppla till det Bodin Danielsson menar med att det är viktigt att skilja på kommunikation och koncentration, för att minimera olika störande moment då kommunikation spiller över. Lika så att det är viktigt att zonen ligger nära för att det ska bli av att gå dit. Flera av de behov som går att definiera är fysiska. Wikberg Nilsson, Ericson & Törlind (2015, s. 67) menar på att fysiska behov handlar om att en design ska vara funktionell och att lösningen fungerar. Detta går att koppla till behoven om
ergonomi, avskildhet, närhet till zonen, varierande sittplatser och bra belysning. Men även mer emotionella behov så som avkoppling, återhämtning, reflektion och harmoni framkom.
Från den andra delen av frågeformuläret så framgick det tydligt att färger och material kopplade till naturen enligt respondenterna symboliserar en lugn zon. Det går hand i hand med Kaya & Epps (2004) teori om att färgen grön framkallar positiva känslor såsom lugn, frid och avkoppling eftersom den påminner om gräs, träd och naturen. Flera ansåg också att rundade former kommunicerade zonen vilket stödjs av Madani Nejads (2007) studie om att miljöer med krökta former i sin interiör tenderar att upplevas mer lugnande och avkopplande.
Resultat av rumsanalys
I dagens läge så ligger samtliga läsesalar samlade på ett och samma våningsplan på Försäkrings huvudkontor i Stockholm. Salarna har idag arbetsplatser för omkring 8–10 personer i dem var och samtliga är anpassade för arbete vid datorn.
Skrivbordsytorna är relativt små och utöver stationära datorer på varje bord och en arbetsbordslamporna finns det en lite plats över till annat material på borden. Alla arbetsstationer ser lika ut, och har höj- och sänkbart bord.
Det finns endast en dörr in i rummen och de anställda har endast åtkomst till
rummet den vägen. Arbetsstationerna är placerade längs väggarna vilket föreslår att de som arbetar ska röra sig längs gången i mitten av rummet till och från
arbetsplatserna. I figur 6 och 7 går det att se armaturer i taket som bidrar till en allmän belysning, samt mindre armaturer på arbetsstationerna för punktbelysning. Alla arbetsplatser är riktade bort från ingången och de som arbetar har på så vis inte uppsikt över vilka som kommer in i rummet utan att behöva vända sig om.
22
Figur 6: Vy över en av läsesalarna. Det rum som gestaltningsförslaget innefattar.
Rummen har glasväggar vid sidan av dörren (där fotona är tagna från) och längst in i rummet mot lokalerna utanför, som bidrar med ett visst ljusinsläpp även utifrån de omliggande lokalerna. Rummen bidrar på så vis till insyn från anställda som vistas utanför som då kan se om det finns någon ledig plats utan att behöva öppna dörren och störa. Men bidrar också till utsikt för dem som arbetar där inne till att kunna se vad som händer utanför.
23
Golven består av en heltäckningsmatta, lika som i stora delar av resterande byggnaden. I figur 6 kan en mönstrad tapet i gråskala ses på sidoväggarna och de främre och bakre vitmålad. Taket består av ljuddämpande plattor i vitt och rummet har en pelare utplacerad. Rummet i figur 7 består av liknande formgivning, men med en grön heltäckningsmatta och grönmönstrad tapet.
Figur 8: Vy från en annan vinkel in i läsesal.
Då det är en zon för tyst arbete så är det primära aktiviteterna i rummet enskilt arbete vid datorn. Rummet är endast till för anställda på kontoret och platserna är inte bokningsbara. I rummet så arbetar de anställda aktivt, och erbjuder idag inte platser för passiva aktiviteter så som reflektion och avslappning. Det finns däremot exempelvis ett annat rum på kontoret som kallas stilla rummet och som eventuellt tillgodoser detta behov.
24
Designprocess
I detta kapitel så beskrivs designprocessen som kan ses ha följt tre faser under undersökningens gång. Designprocessen har haft en påbyggande process där designförslaget formats allt eftersom data samlats in.
FAS 1
Redan innan tiden för denna studie startade var samarbetspartnern
Försäkringskassans huvudkontor i Stockholm bestämt och att arbetet skulle beröra aktivitetsbaserade flexkontor. Början av arbetet bestod till stor del av
litteraturinsamling om aktivitetsbaserat och teorier kopplade till kommunikation och visuell retorik, men det var först efter val av inriktning på de lugna zonerna som designarbetet drog igång på riktigt. Ord och begrepp som framkom från litteratur och från de semistrukturerade intervjuerna kopplade till vad lösningen skulle möjliggöra skrevs ner och låg till grund för de tidiga idéerna av
gestaltningsförslaget. Dock påbörjades inte designarbetet i en större skala förrän i den andra halvan av arbetet, vilket delvis berodde på nedstängning av kontoret och ett beslut om att inte involvera medarbetarna i arbetet.
I arbetet har intervjuerna med de sakkunniga personerna haft en stor tyngd, då det gav en djupare förståelse för behov, problem och styrkor med aktivitetsbaserat och lugna zoner.
25
FAS 2
I denna del av arbetsprocessen så började problematiken ytterligare att förtydligas och behov från användare framkom genom utförandet av frågeformuläret. I detta skede av processen så togs beslutet att gestaltningsförslaget skulle innefatta en av läsesalarna och inte någon av de mer öppna lugna zonerna. Genom frågeformuläret så samlades data in om vad som kommunicerar en lugn zon i fråga om form, färg och material, och denna information tillsammans med litteratur låg till grund för de första skisserna. Foss (2005, s. 142, 145) menar på att genom arrangemang av olika element såsom form och färg i så kan artefakter genom en målinriktad process skapas som kommunicerar till betraktaren. Denna målinriktade process tog här sin början.
En enkel planritning ritades upp i SketchUp och skrevs ut för att ligga som grund till de första handskisserna. Eftersom det inte var möjligt att besöka kontoret igen så ritades planritningen upp efter uppskattade mått baserade på foton av rummet i förhållande till möbler och personer i det.
26
I denna del av designprocessen så genomförde jag metoden reverse brainstorming, men mig själv som deltagare. Istället för att ställa frågan om hur problematiken kan undvikas/lösas så ställdes frågan om hur problematiken kan orsakas och få motsatt effekt. Denna metod går att koppla till ett kritisk designtänkande. Jakobsone (2017) menar på att kritisk design kan utmana ideologiska begränsningar som finns i samhället för att kunna se bortom det som föredras och möjliggöra nytänkande. Det kan på så vis ses som en metod som kan användas som en del i designtänkande och för att utveckla den personliga förståelsen (Jakobsone 2017).
Genom att använda all den data som samlats in gjorde jag en skiss i syfte att inte alls kommunicerar en lugn zon och som inte stödjer de funktioner och behov som finns hos användarna. Metoden möjliggjorde att kritisk granska designlösningar som står i kontrast till de faktiska behoven för att utveckla förståelsen för vad designen slutligen behöver stödja.
27
FAS 3
Foss (2005, s. 144) beskriver att för att visuella bilder ska bli visuell retorik så krävs tre egenskaper: att det är symbolisk, involverar mänsklig inblandning och visas för åskådare i syfte att kommunicera med dem. Vid bearbetning av
gestaltningsförslaget så hade dessa egenskaper en stor betydelse, genom teorier om form, färg och material som symboliserar lugn, deltagande från användare i
metoder och den slutgiltiga lösningen som hade som syfte att kommunicera funktioner och behov av en lugn zon.
28
Gestaltningsförslag
I detta kapitel så presenteras gestaltningsförslaget som tagits fram med grund i de framlagda teorier om visuell retorik, visuella element i rummet, zonindelning samt deltagande och inkluderande design, tillsammans med empiri som samlats in från intervjuerna, frågeformuläret och rumsanalysen. Gestaltningen syftar till att skapa en rumslig utformning som stödjer användarens behov i en lugn zon och som kommunicerar en lugn zons funktioner.
Detta designförslag har som utgångspunkt i en av läsesalarna på
Försäkringskassans huvudkontor, men är även tänkt att kunna anpassas till andra aktivitetsbaserade flexkontor som har en lugn eller tyst zon. Det som idag kallas för en läsesal kommer i gestaltningsförslaget att benämnas som en lugn zon.
Enligt Sören Teljevik (2020) så sitter de anställda på huvudkontoret majoriteten av sin tid på en och samma plats och varierar därför inte sin arbetsplats efter
arbetsuppgifters behov i någon större grad. Från intervjun med Bodin Danielsson och enligt Haapakangas (2018) så framkommer det att det är viktigt och med närhet och tillgänglighet mellan olika arbetsplatser i ett aktivitetsbaserat flexkontor, för att med lätthet kunna byta från en mer aktiv zon till en lugn och omvänt. Detta
framkom även från frågeformuläret där några av användarna påpekade att de inte får vara en för hög tröskel att ta sig till zonen, för då blir det inte av även om det finns behov av en lugn arbetsplats. Av denna anledning så bör dessa lugna zoner vara utspridda i kontorslokalerna och inte samlade på en och samma våning.
29
Namnet idag på rummet läsesal antyder på ett rum dit de anställda kan gå för att läsa. Men trots detta så finns det endast en form utav arbetsplats bestående av datorplatser. Från frågeformuläret framgick det att flera av de anställda på
Energimyndigheten använder zonen för just läsning och för att slappna av. I likhet så tar Falkman upp att det bör finnas en variation mellan mer ergonomiska
arbetsplatser och mer avslappnade möbler som soffor och fåtöljer för läsning. I figur 15 så kan gestaltningsförslaget ses ovanifrån med olika sittmöjligheter utplacerade så att användaren själv kan välja och variera sin arbetsplats.
De dominerande formelementen är böjda och runda former i gestaltningsförslagets inredning, som en del i att symbolisera en avslappnad och dämpad miljö. Som både Dazkir & Read (2012) samt Madani Nejad (2007) skriver så kan böjda former skapa positiva fördelar genom att uppfattas som mer trevliga, avslappnande och lugnande. Detta återkom också i frågeformuläret som visade på att användarna övervägande tyckte att runda former kommunicerar eller till viss del kommunicerar en lugn zon.
Figur 16: De avskilda båsen.
De runda formerna har också använts som avskiljare för att skapa rum i rummet, som kan ses i figur 15. Som Becker (2005, s. 32) skriver så kräver zonindelning en mångfald av olika arbetsstilar och den varierade utformningen av arbetsplatser i gestaltningsförslaget har skapats i syfte att stödja detta. De avskilda båsen i figur 16 är nästan helt omslutna av en rundad skärmvägg med ljudabsorberande material,
30
som både stänger ute ljudintryck och synintryck för att minska distraktionsmoment. De semi-avskilda datorplatserna i figur 17 skärmar av bakåt och till viss del åt sidorna med en böjd skärm inkluderad i sittplatsen. Båda dessa platser är anpassade för arbete vid dator, men med varierad utformning.
Figur 17: De semi-avskilda datorplatserna.
31
Gestaltningsförslaget inkluderar också två platser för läsning och avslappning. De semi-avskilda platserna för läsning i figur 18 är omslutande fåtöljer som minskar synintryck, men också delvis ljudintryck. En rundad soffa i figur 19 är den mest öppna platsen i den lugna zonen, men som Ching & Binggeli (2012, s. 96) menar på genom dess rundhet utrycker en mjukhet. Där kan de anställda sätta sig ner och ta det lugnt eller arbeta.
Figur 19: Den rundade soffan för läsning och avslappning.
Färg och materialval i gestaltningsförslaget har valts för att symbolisera en
avslappnad och lugn miljö. Naturnära färger är dominerande vilket tydligt visades på genom frågeformuläret kommunicerar en lugn zon. Grönt förekommer både på draperierna längs väggen, samt på avskärmningar runt båsen. Det är en färg som Kaya & Epps (2004) menar på kan framkallar känslor som lugn och frid, liksom färgen blå då de har kopplingar till naturen och utomhus. Färgerna är också ljusare med mindre mättnad för att uppfattas som trevliga och positiva, och går mot en varmare färgskala.
Lika som i färgvalen så har naturnära material inkluderats i gestaltningsförslaget med träbord och några växter. Trä är ett material som vi tenderar att uppleva som varmt vid beröring och som medför positiva känslor som mysighet och trivsamhet (Hekkert & Karana 2014, s. 8). Den lugna zonen ska vara en plats där användarna trivs att vara i så att dess användning ökar och känslan av mysigt är en del i att
32
kommunicera behoven av avslappning och återhämtning som framkom i
frågeformuläret. Längs väggarna hänger draperier och samtliga avskärmare och sittmöjligheter är av textilier som ska bidra till komfort och vara ljuddämpande. Golvet täcks också av en heltäckningsmatta för att minska ljud från gång. Den mjuka miljön har skapats i syfte att tolkas som en mysig och trivsam plats som bjuder in till lugna aktiviteter.
Figur 20: En naturnära färgskala med mycket textilier.
Ur en tillgänglighetsaspekt så har två av de avskilda båsen anpassats för rullstolar. Bodin m.fl. (2017, s. 248–249) beskriver att dörröppningar bör vara minst 800 mm breda och att ett rullstols vändmått är 1300 mm på en grundläggande nivå. Utefter dessa mått har båsen utformats för att tillgängliggöra avskilda ytor och stödja behov av koncentration för anställda som är rullstolsburna, se figur 21. Samtliga av borden i båsen har höj- och sänkbara bord, vilket både har positiva ergonomiska egenskaper eftersom det möjliggör att variera sin arbetsposition från sittande till stående. Men det har också en positiv fördel till att kunna anpassa bordshöjd i sittande position för varje enskild individ.
33
34
Diskussion
I det här kapitlet så diskuteras svar på de frågeställningar som tidigare ställts i detta arbete, utifrån insamlad empiri och tidigare forskning.
Frågeställningarna för detta arbete var: Vilka behov har användare som arbetar i ett aktivitetsbaserat flexkontor i en lugn zon? Hur kan teorier inom visuell retorik tillämpas i ett rumsligt sammanhang på Försäkringskassas aktivitetsbaserade arbetsplats för att kommunicera en lugn zons funktioner?
Syftet med undersökningen var att undersöka rumsliga behov som finns i en lugn zon och hur en lugn ytan på en arbetsplats kan kommunicera dess användande och funktioner, med utgångspunkt i ett aktivitetsbaserat arbetssätt på
Försäkringskassans huvudkontor i Stockholm. Utifrån den insamlade empirin så visade resultaten på att behoven i en lugn zon ser lite olika ut, vilket visar på att vi alla människor har olika behov och förutsättningar. Vissa menade på att de
använder zonen för avslappning, medan andra för att koncentrera sig utan
distraktionsmoment. Även fast studien visade på att alla inte har samma behov av att sitta i de lugna miljöerna så tror jag, i likhet med vad Lid Falkman menar på, att de lugna zonerna alltid behöver finnas. Kanske förändras de anställdas
arbetsuppgifter med tiden, som ställer andra krav och förutsättningar och de vore då synd om möjligheten till en lugn zon inte finns.
Färg, form och material var också något som togs upp i frågeformuläret för att se vad respondenterna ansåg kommunicera en lugn zon. Möjligen så tror jag att dessa svar kan ha påverkats av dagens trender och att det skulle kunna ge andra svar om frågorna ställdes ett antal år framåt eller bakåt i tiden. Men samtidigt så hade svaren flera kopplingar till naturen som inte förändras i någon stor grad över tid. Utifrån tidigare forskning, analyser och tolkningar av den insamlade empirin och från teorier inom visuell retorik så skapades ett lösningsförslag som både möjliggör olika former av avskildhet och sittmöjligheter och som stödjer förståelse för den lugna zonens olika funktioner. Viktigt var att inte skapa en miljö som medför onödiga distraktionsmoment eller som framkallar negativa känslor som ledsamhet. Blå är exempelvis en färg som användes sparsamt i gestaltningen, då färgen enligt en studie av Kaya & Epps (2004) både kan framkalla positiva, lugna och rofyllda känslor kopplade till naturen, men samtidigt kopplas till sorg och depression. Genom att både främja olika behov som finns i en lugn zon och därmed skapa en mer inkluderande utformning, samt att genom form, färg och material visuellt symbolisera den lugna zonens egenskaper skulle det kunna stödja en ökad
35
inredningen, till en miljö som mer stödjer zonens syfte. Vidare hade
undersökningar som inkluderar de anställda på Försäkringskassans huvudkontor kunna utföras för att se mer specifika behov kopplade till deras arbetsuppgifter. Något som varit centralt i arbetet är de tre punkter som Foss (2005, s. 144) menar på krävs för att visuella bilder ska bli visuell retorik, att de ska vara symboliskt, involvera mänsklig inblandning och visas för en publik i syfte att kommunicera med denne. Att inkludera användare i processen var därför viktigt för att arbetet, och vidare hade denna del kunnat vidgas och inkludera fler personer. På grund av det lägre antalet deltagare i metodarbetet så har jag varit försiktig med att dra generella slutsatser, men tillsammans med tidigare forskning så kan kopplingar emellan dem göras. Foss (2005 s. 143) menar på att visuella objekt kan fungera som en kommunikativ artefakt och att mänskliga upplevelser som är
flerdimensionella, dynamiska och rumsligt orienterade kan med hjälp av visuella medel kommunicera till en betraktare utan att skriva eller tala. Med hjälp av visuella element som form, färg och material var syftet att kommunicera
användandet av den lugna zonen. Egenskaper som var centrala för gestaltningen var lugnande, fridfull, trevlig och avslappnande. Men eftersom
gestaltningsförslaget i denna studie inte testades på användargruppen så kan jag inte dra några slutsatser om att de olika visuella elementen i praktiken
kommunicerar den lugna zonens funktioner. Däremot så har designen, utifrån teori och empiri från metoder med användare och sakkunniga, utformas i syfte att möjliggöra detta.
Tillgänglighet anser jag vara en viktig del i kontorsmiljöer, som jag hade önskat lägga större fokus vid i detta arbete. Men denna studie hade en begränsad tidsåtgång och därför så berördes denna del endast till viss del. Genom att
exempelvis anpassa delar av designen efter en rullstols vändmått och tillräcklig stor bredd på passager för att vara åtkomligt för rullstolsburna personer eller att
möjliggöra till större avskildhet för personer med exempelvis
koncentrationssvårigheter så kan jag ändå säga att tillgänglighet varit en del av detta arbete. Men ämnet var heller inte huvudfokus i arbetet, utan en del i att stödja behov hos användare. En vidare studie hade kunnat undersöka detta djupare. Ett förslag till fortsatt forskning är att utvärdera långsidiga effekter av de lugna zonerna och dess påverkan av tillgänglighet och närhet till zonen i förhållande till andra arbetsplatser. Ett annat förslag är att vidare forska om hur arkitekturen, inredningen och rummet tillsammans kan kommunicerar olika zoners användning. Genom att ha deltagande design som ett perspektiv genom designprocessen och inkludera användare av aktivitetsbaserade flexkontor så kan deras perspektiv, idéer och preferenser vara en del av forskningen. För i slutändan så är det medarbetarna som kommer använda sig av kontoret.
