Sammanfattning av resultat

Studien visar att intervjupersonerna följer rekryteringsprocessens upplägg i enlighet med hur bland annat Nokela (2000) beskriver den. Vidare i urvalsprocessen granskas CV:n först enligt majoriteten av författarna samt av flertalet av informanterna. Utifrån CV:n sker den första gallringen, vilket kan leda till slutsatsen att erfarenhet och kunskap har störst betydelse där. För att man ska ha en chans att gå vidare i urvalet ska CV:n matcha kravprofilen. Det personliga brevet är enbart ett komplement till CV:n. Alltså spelar inte beskrivningen av personliga egenskaper i brevet heller någon större roll. Det man vill se i brevet är att personen kan väva in sina kunskaper i en kontext, där det framgår varför dennes kunskaper passar bra i det sökta arbetet. För rekryterarna har brevet annars mindre betydelse, då de kan förlita sig på att kunna utröna en persons personlighet i anställningsintervjun. Det personliga brevet har dock viss betydelse för den som söker en tjänst, eftersom man fortfarande efterfrågar CV samt ett personligt brev som anställningshandlingar. Det personliga brevet kan bli avgörande i urvalet och därför bör det utformas väl.

4 DISKUSSION

I det här sista avsnittet vill vi lyfta fram våra egna reflektioner över framväxten och resultatet av studien. Under uppsatsens gång har nya tankar väckts och nya frågor har uppkommit. Dessa tankar och funderingar tas också upp här nedan.

4.1 Metoddiskussion

För att svara på frågeställningarna valde vi att göra fem kvalitativa intervjuer. Två av frågeställningarna kunde besvaras direkt med en litteraturstudie. På så sätt framkom vad som skrivits om det valda ämnet i litteraturen samtidigt som en jämförelse kunde göras med verkligheten. Vi anser att vi med de valda metoderna har lyckats svara på frågeställningarna och därmed vårt syfte. Vi hade dock önskat att mer tid hade funnits till vårt förfogande. I så fall hade vi valt att göra betydligt fler intervjuer med rekryterare i olika branscher och storlekar. Resultatet av studien går inte att generalisera då antalet informanter är för få. Man kan dock se ett mönster hur rekryterarna arbetar och resonerar kring det personliga brevet.

Alla fem informanter fick innan intervjun tillgång till vårt forsknings-PM som innehöll information om bakgrundsproblemet, syftet och frågeställningarna samt intervjumanualen. Informanterna fick då välja om man ville ta del av materialet. En önskan var att alla tog del av det för att vara så förberedda som möjligt. Vid intervjun märktes det att inte alla hade tagit till sig denna möjlighet. Trots detta flöt intervjuerna på bra och informanterna gav en bra inblick i vad deras arbete går ut på och innefattar.

När analysarbetet av intervjumaterialet inleddes insåg vi nästan med en gång att vissa delar i intervjumanualen hade kunnat utformas annorlunda. Bland annat fråga 3a som går in i fråga 2 och 2a. Vi anser dock inte att detta har inneburit några problem för själva intervjun eller resultatet, utan det handlar mer om att vi som författare fick lägga ner mer tid på bearbetningen och sammanfattningen av intervjuerna för att få allt att gå ihop.

Enligt Svensson och Starrin (1996) är syftet med en kvalitativ intervju som metod att utröna, upptäcka, begripa och lista ut beskaffenheten eller egenskapen hos någonting. I vårt fall var det att förstå hur rekryterare resonerar och arbetar med rekryteringsprocessen och det personliga brevet. Vi bedömer att vi på ett vetenskapligt sätt följt anvisningarna för våra valda

metoder och att vi på så sätt har förstått och fört fram informanternas åsikter, upplevelser och uttalanden på ett rätt och riktigt sätt.

4.2 Resultatdiskussion

Resultatet är grundat på fem intervjuer med rekryterare från olika branscher samt en litteraturstudie. Rekryterarnas tillvägagångssätt med rekryteringsprocessen har visat sig vara snarlika samt sammanfaller med vad litteraturstudien säger, vilket förstärker resultatet. Genom att sätta in betydelsen av det personliga brevet i sammanhanget av hela rekryteringsförfarandet anser vi att vi har införskaffat samt återgett en bra bild av dess betydelse.

Studien visar, liksom tidigare forskning av bland annat Granberg (2003), Hallén (2005) och Lundén (2001), att det är viktigt att börja med att göra en kravprofil. Samma författare säger att det ofta slarvas med utförandet av kravprofiler. Flertalet av informanterna är dock noggranna med att göra en väl genomarbetad kravprofil och inser vikten av detta i det fortsatta urvalsarbetet. Därefter är det viktigt att utforma annonsen efter kravprofilen, se Kahlke och Schmidt (2002) samt Cook (2004), bland annat för att minska risken att få för många sökande. Ärlighet och tydlighet i annonsen är viktigt med invändningen från Cooper m fl (2003) att man inte får avskräcka kvalitetssökanden genom att framhäva de negativa aspekterna för mycket. Alltså är det en fin balans som gäller vid utformningen av arbetsplatsannonser, men grundregeln är att man utgår från en väl utformad kravprofil för bästa möjliga urval. Informanterna påpekade att det i urvalet är viktigt att de kan se att ansökan är utformad efter annonsen. Det ska framgå att personen som söker tjänsten vet något om företaget och vad arbetet går ut på. Vid bedömningen av ansökningarna tyckte vi oss kunna utläsa att det i mångt och mycket är rekryterarnas personliga åsikter som läggs in i värderingen av framför allt brevet. Detta kan stödjas av Cooks (2004) farhågor att sållning av ansökningar ofta inte går rätt till.

Vi har kommit fram till att det personliga brevet har mindre betydelse än CV:n. Detta går emot Ekströms (2001) undersökning om vad som fick arbetsgivare att anställa en person, eftersom det där visade sig att de personliga egenskaperna hade störst betydelse. När rekryterarna i första urvalet sållar med hjälp av CV:n är det erfarenhet och kunskap de tittar på.

I likhet med Hågård (2003) och Wijk Bure (2002) lyfter informanterna fram kraven på en väl utformad och strukturerad ansökan. Detta bedöms sedan mycket efter tycke och smak, men fyra av fem av informanterna framhäver att de inte har rätt att vara alltför subjektiva. Alla har de ett ansvar inför chefen, kunden eller sökanden. Ingen vill stå till svars inför någon om huruvida de har sållat efter personligt tycke. Vad det gäller kravprofilen måste åtminstone den uppfyllas för att man ska gå vidare. Resten ligger i rekryterarens händer. När det gäller exakt vilken information som eftersöks i det personliga brevet ger informanterna inget entydigt svar. Vi vet fortfarande inte exakt hur de resonerar från det att tio CV:n har valts. Hur väljer de sedan vilka som får komma till intervju? Vårt hypotetiska svar på den frågan är att det är rekryterarnas egna subjektiva bedömningar av brevet som gör sig gällande då.

Vad man bör tänka på när man formulerar ett brev är, i likhet med vad informanterna påpekade, att man måste anpassa det till varje företag och försöka tala med den som har hand om rekryteringen innan man skriver och skickar sin ansökan. På så sätt kan man skapa sig en bild av personen som behandlar ansökan. Det vill säga, ”känna av” hur personen är och formulera brevet efter det. Med andra ord får sökanden i förhand försöka ”bedöma” den som senare gör bedömningen av dennes ansökningshandlingar.

I litteraturstudien påpekade bland annat Cook (2004) att informell samt intern rekrytering kan motverka en varierad arbetsplats. Informanten från den offentliga myndigheten, som har ett arbetsmarknadspolitiskt uppdrag att könsutjämna för att skapa mångfald på arbetsplatsen, menar bestämt att man inte får kvotera. Ändå ska en viss procent av de som anställs ha utomnordiskt ursprung om det är möjligt. Hur går det ihop att man som rekryterare ska sträva efter mångfald och varierade arbetsplatser samtidigt som man inte får kvotera eller diskriminera någon?

4.2.1 Två förslag

Vi har två enkla förslag som skulle kunna underlätta urvalsarbetet samtidigt som man minskar risken för diskriminering. För det första skulle man kunna använda sig av Stredwichs (2003) modell som han kallar inclusion. Där bedömer man sökanden utifrån kravspecifikationen genom att man poängsätter de olika kraven och den med högst poäng går vidare. Genom att använda detta undviker man diskriminering och orättvisor vid urvalsarbetet, eftersom alla arbetar utifrån samma kriterier.

För det andra skulle man enligt Cooper m fl (2003) kunna använda sig av en väl utformad application form tillsammans med en mer strukturerad CV som bilaga. På så sätt kommer jämförelsen mellan sökanden att bli lättare och rekryteringsarbetet smidigare. Vi föreslår till och med att man går så långt som att man inte efterfrågar namn eller ålder i ansökningshandlingarna. Urvalet skulle då bli neutralt och risken för någon form av diskriminering minimeras.

4.2.2 Egna reflektioner

Vi har fått en inblick i hur rekryterarna ser på urvalsfasen och CV: n har visat sig vara viktigast. Rekryterare går på erfarenhet och kompetens när de sållar, så vi ställer oss frågan: varför ska man skicka med ett personligt brev? För rekryterarna spelar det ändå inte så stor roll. Utom för den av informanterna som är ensam ansvarig för sin avdelnings rekrytering. Kanske borde systemet ändras så att arbetssökande slipper tampas med att skriva ett bra brev när ingen ägnar det någon större tid. Rekryterarna får ju ändå sin bild av personen under intervjun.

Det har visat sig att erfarenhet och kunskap väger tyngst vid första urvalet. Vad det gäller den erfarenhet som oftast efterfrågas för att få söka ett arbete, ställer vi oss frågan: hur ska man få någon erfarenhet inom yrket om man inte ens får chansen att komma till en anställningsintervju? Troligtvis är det få studenter som kan uppfylla de krav på arbetslivserfarenhet som efterfrågas i arbetsplatsannonser, eftersom man under studietiden går miste om cirka tre till fem års arbetslivserfarenhet. Det blir en ond cirkel då man som nyutbildad inte kan söka de arbeten som utbildningen inriktar sig på om man inte har den erfarenhet som efterfrågas. Detta kan leda till att man får ta vilket arbete som helst och därmed tappar man ytterligare erfarenhet samt att rekryterarna ställer sig frågan varför man inte arbetat inom den inriktning som man är utbildad för; just detta fenomen nämns av informant A:

Om jag ska rekrytera en systemutvecklare och så visar det sig att jag har en person som har fyra års arbetslivserfarenhet och systemutvecklarutbildning, men under dom fyra åren har personen inte fått jobb som systemutvecklare utan har tvingats jobba på ett dagis. Medan vi har en annan person som gick ut för två år sedan och som sedan dess jobbat som systemutvecklare [...] Då skulle personen med fyra års arbetslivserfarenhet tyvärr inte komma till intervju i första taget då han inte jobbat med rätt saker, tragiskt i sig.

Utbildning är en ”färskvara” och ju längre tid man är borta från området desto mindre attraktiv blir man på arbetsmarknaden. Här tycker vi att universitet har ett ansvar, varför inte

lägga ner resurser på studenterna så att de kan praktisera sina teoretiska kunskaper i verkligheten och på så sätt skaffa sig erfarenhet. Det kostar säkerligen tid och pengar, men detta förslag skulle ge mycket tillbaka då universitets studenter får en inblick i sitt ämne. Det skulle även motverka att färdigutbildade tvingas att ta arbeten som är långt ifrån den kvalifikation man har.

4.3 Framtida forskning

Med enbart fem intervjuer som grund för intervjustudiens resultat kan vi inte hävda att vi har gett en heltäckande bild av det personliga brevets betydelse eller de första skeendena i rekryteringsprocessen. Det hade varit spännande att få göra denna studie på ett större urval, så att man kunde generalisera resultatet på en större grupp. Det hade även varit intressant att kunna göra en jämförelse i tillvägagångssätt mellan olika branscher i en större skala. Studien har även lett oss in på en del nya frågor som skulle kunna vara av intresse för framtida forskning. Det vore bland annat intressant att ur sökandes perspektiv undersöka synen på och vikten av ansökningshandlingarna. Lägger man ner mycket tid på att utforma en bra ansökan? Förstår man hur man bör utforma sin CV och det personliga brevet?

Intervjuperson B var inne på att det inom en snar framtid kommer att bli allt vanligare att göra sig själv sökbar genom att lägga ut sin ansökan på till exempel olika jobbsajter. Det gäller då att göra en väldigt noggrann CV där allt man vill ska framgå finns med, detta så att man kommer med på så många träffar som möjligt. Här får det personliga brevet ännu mindre betydelse eftersom man antagligen går direkt från CV till intervju. Vad innebär detta sätt att gallra bort folk, bortser man från en persons sätt att kunna beskriva sig själv då?

En annan fråga som vore intressant att undersöka är annonsens kvalitet och innehåll. I båda studierna har det särskilt betonats hur viktigt det är att annonsen utformas noggrant efter kravprofilen för att locka till sig rätt urval. Görs detta konsekvent undrar vi? Vidare vore det intressant att granska diskrimineringsfrågor vad det gäller vad man efterfrågar i annonsen. Flertalet av informanterna har kommit in på frågor som innefattar diskriminering på grund av kön samt kvotering. Hur vanligt är kvotering? En av informanterna sa att det förekommer att sökanden överklagar anställningsbeslut. Hur vanligt förekommande är det och hur ofta blir rekryterare anmälda för diskriminering?

5 REFERENSER

Ahmad, Sohel & Schroeder, Roger G (2002): The importance of recruitment and selection process for sustainability of total quality management. International Journal of Quality & Reliability Management, 19(5), s 540-550.

Alvesson, Mats & Deetz, Stanley (2000): Kritisk samhällsvetenskapligmetod. Lund: Studentlitteratur.

Bure Wijk, Helena (2002): Så får du jobbet! Lund: Studentlitteratur.

Chan, David & Schmitt, Neal (1998): Personnel Selection – a Theoretical Approach. California: SAGE Publications, Inc.

Cohen, Louis & Manion, Lawrence (1994): Research Methods in Education. London: Routledge.

Cole, Michael S & Feild, Hubert S & Giles, William F (2003): What can we uncover about applicants based on their resumes? A field study. Applied HRM Research 8(2), s 51-62. Cook, Mark (2004): Personnel Selection: Adding Value Through People. West Sussex: John Wiley & Sons Ltd.

Cooper, Dominic; Robertsson, Ivan T & Tinline, Gordon (2003): Recruitment and Selection: A Framework for Success. London: Thomson Learning.

Ekström, Erika (2001): Arbetsgivarnas rekryteringsbeteende. Forskningsrapport från Institutet för arbetsmarknadspolitisk utvärdering (IFAU) 2001:3. Uppsala: IFAU.

Fang Lin, Yei & Kleinerm, Brian H. (2004): How to hire employees effectively. Management Research News, 27(4/5), s 108-115.

Fernström Winberg, Karin & Hildingsson, Lisa (2005): Anställningsintervjuns betydelse i rekryteringsprocessen. Örebro Universitet, Pedagogiska institutionen. [C-uppsats.] Granberg, Otto (2003): PAOU. Personaladministration och organisationsutveckling. Stockholm: Otto Granberg & Bokförlaget Natur och kultur.

Hallén, Nils (2005): Rekrytera rätt. Intervjuteknik och urval. Malmö: Liber Ekonomi. Holme, Idar Magne & Krohn Solvang, Bernt (1997): Forskningsmetodik om kvalitativa och kvantitativa metoder. Lund: Studentlitteratur.

Hågård, Charlotte (2003): CV boken –Konsten att marknadsföra din kompetens. Stockholm: Alinea Förlag.

Kahlke, Edith & Schmidt, Victor (2002): Arbetsanalys och personbedömning – att öka träffsäkerheten vid urval och rekrytering. Lund: Studentlitteratur.

Lundén, Björn (2001): Rekrytering. Handbok för arbetsgivare. Näsviken: Björn Lundén Information AB.

Nokela, Mika (2000): Åtta rekryterares utgångspunkter vid rekrytering och urval. Örebro Universitet, Institutionen för samhällsvetenskap. [D-uppsats.]

Redman, Tom & Wilkinson, Adrian (2001): Contemporary Human Resource Managemnet. Essex: Pearson Education Limited.

Starrin, Bengt & Svensson, Per-Gunnar (1996): Kvalitativa studier i teori och praktik. Lund: Studentlitteratur.

Stredwick, John (2003): An Introduction to Human Resource Management. Oxford: Elsevier Butterworth Heinemann.

Statistiska centralbyrån

Bilaga 1 Arbetslöshet i oktober 2005 – 5,6% enligt Statistiska centralbyrån 2/12-05 via

Begreppsförklaring

Bilaga 3

Ansökningsbrev / personligt brev

Brev till rekryteraren där man beskriver sig själv som person och sina intressen. Det ska framgå vad man kan tillföra företaget och varför man vill arbeta där. Brevet ska väcka intresset hos den som läser samt ge en personligare information som kompletterar den bifogade CV:n (Bure Wijk 2002, Hågård 2003).

Arbetsanalys / kravprofil / befattningskrav / kravspecifikation

Innan man annonserar ut en ledig tjänst bör företaget fastställa de krav befattningen ställer på arbetstagaren beträffande utbildning, kunskaper, praktisk erfarenhet och psykiska och fysiska egenskaper. Här ska de krav arbetsgivaren har på de sökande beskrivas för att man ska kunna jämföra ansökningarna mot dessa krav och på så sätt göra ett bra urval. Det innebär också att göra en analys av vad tjänsten innebär i form av arbetsuppgifter med mera (Granberg 2003, Hallén 2005, Lundén 2001, Nokela 2000, Redman & Wilkinson 2001).

Bemanning

Bemanning innebär att på olika sätt tillgodose ett företags behov av personal. Detta kan göras via rekrytering, eller genom till exempel inhyrd personal från ett bemanningsföretag (Granberg 2003).

Curriculum Vitae (CV) / meritförteckning

I CV:n skriver man i kronologisk eller omvänd kronologisk ordning vad man har gjort och när man har gjort det. CV:n ska innehålla information om utbildning, arbetslivserfarenhet samt övriga färdigheter man vill att arbetsgivaren ska ta del av. (Bure Wijk 2002, Hågård 2003).

Rekrytering

”Rekrytering innebär de åtgärder som syftar till att genom anställning tillgodose företagets behov av personal” (Granberg 2003, s 315).

Urval / sortering / grovgallring / sållning

Olika namn på stadier då man väljer bort eller behåller ansökningar i de olika urvalsfaserna (Cook 2004, Granberg 2003, Nokela 2000, Stredwich 2003).

Rekryteringsprocess Bilaga 3 forts.

Rekryteringsprocessen sträcker sig ända från att arbetsgivaren ser att behovet av ny personal uppstår till utvärderingen av hela rekryteringen (Granberg 2003).

Databassökning samt antal träffar Bilaga 4 Sökningarna är gjorda 8/9 - 15/9 samt 24/11-05

Arbline Rekryteringsprocess* 2 Rekrytering* 145 Rekrytering* + process 1 Rekrytering* + metoder* 6 Urval* 73 Urval + rekrytering 4 Personligt brev 0 Selection process 2 Personnel selection 5 Personnel recruitment 0 Employee selection 2 Recruitment* 32 ELIN@Örebro Rekryteringsprocess* 0 Rekrytering* 0 Urval* 0 Personligt brev 0 Selection process 3115

Selection process + recruitment 84

Personnel selection 1753

Personnel selection + recruitment 341

Personnel recruitment 42

Employee selection 5973

Employee selection + recruitment 111

Recruitment* 29281

Recruitment* + Personnel recruitment 42

Libris Rekryteringsprocess* 13 Rekrytering* 1552 Rekrytering* + urval* 2 Rekrytering* + rekrytering* 562 Rekrytering* + metoder* 11 Urval* 9830 Urval* + rekrytering* 13 Personligt brev 14 Selection process 75

Selection process + Recruitment* 2

Personnel selection 165

Libris forts…

Personnel selection + Recruitment* 6

Personnel recruitment 44 Employee selection 43 Recruitment* 462 Recruitment* + Recruitment* 163 PsycInfo Rekryteringsprocess* 0 Rekrytering* 0 Urval* 0 Personligt brev 0 Selection process 665

Selection process + Recruitment* 78

Selection process + Personnel recruit… 0 Selection process + Employee selection 1 Selection process + Personnel selection 167

Personnel selection 0

Personnel sel. + Recruitment* + sel.pro. 51

Personnel recruitment 430

Personnel recruitment + Employee sele.. 0 Personnel recruitment + Personnel sel… 104

Personnel recruitment + recruitment 430

Employee selection 403

Employee selection + Recruitment* 77

Recruitment* + Employee selection 2

Recruitment* + personnel selection 324

Voyager Rekryteringsprocess* 1 Rekrytering* 227 Rekrytering* + process 0 Rekrytering* + metoder* 2 Urval* 1687 Urval + rekrytering 8 Personligt brev 5 Selection process 7 Personnel selection 13 Personnel recruitment 3 Employee selection 6 Recruitment* 40

Intervjumanual

Bilaga 5

A Kan du kort beskriva företaget/organisationen.

• Antal anställda • Verksamhet

• Din roll i organisationen (arbetsuppgifter, ansvar osv.)

B Vilken erfarenhet har du av rekryteringsprocessen?

• Utbildning osv.

1 Hur går rekryteringsprocessen till fram till att ansökningarna når företaget?

• Arbetsanalys

• Annonsering – informella rekryteringskanaler • Kravprofilering

2 Vad sker från det att ansökan når företaget till att man kallar till intervju?

a) Hur går du tillväga när det är dags att börja behandla ansökningarna?

3 Vilken betydelse har kravprofilen vid bedömning av det personliga brevet?

a) Hur går den första gallringen av de sökande till? b) Hur tar man sig förbi den första gallringen?

• CV – kravprofil

• Personliga brevet – kravprofil

c) Hur viktigt är det att CV och det personliga brevet stämmer överens med kravprofilen? d) Kan vissa delar av kravprofilen uteslutas och kompletteras med andra egenskaper? e) Hur väger man detta fram och tillbaka?

4 Vilken betydelse har de personliga egenskaperna?

a) Vad bör det personliga brevet innehålla? b) Vad fångar uppmärksamheten?

• Personliga intressen • Personliga egenskaper

• Personligheten som lyser igenom, energin, helheten etc

c) Hur stor vikt läggs vid fritidsintressen?

5 Vilken betydelse har det personliga brevet i urvalsprocessen?

In document Rekryteringsprocessen : - med fokus på det personliga brevet (Page 39-52)