Rekryteringsprocessen : - med fokus på det personliga brevet

(1)

___________________________________________________________________________

Rekryteringsprocessen

- med fokus på det personliga brevet

Christin Holgersson och Lars Permstäde

C-uppsats 2005 Handledare: Lars Ryhammar

Pedagogik C

________________________________________________________________

C-uppsatser vid Pedagogiska institutionen, Örebro universitet

(2)

Sammanfattning

Problemet idag är att det ofta är många sökande till varje ledig tjänst som utannonseras. För att få komma på anställningsintervju och presentera sig krävs det att man klarar sig förbi första gallringen. Grundtanken med uppsatsen var att ta reda på om det personliga brevet har någon betydelse i rekryteringsprocessen. Detta gjordes med hjälp av följande fem frågeställningar: hur går rekryteringsprocessen till fram till att ansökningarna når företaget, vad sker från det att ansökan når företaget till att man kallar till intervju, vilken betydelse har kravprofilen vid bedömningen av det personliga brevet, vilken betydelse har de personliga egenskaperna samt vilken betydelse har det personliga brevet i urvalsprocessen. Frågeställningarna omfattar hela rekryteringsprocessen för att man ska kunna sätta in det personliga brevet i sitt sammanhang och på så sätt få en bild av dess betydelse. För att uppfylla syftet att besvara frågeställningarna användes en litteraturstudie samt en intervjustudie som metod. Intervjumanualen grundades på frågeställningarna. Intervjuerna utfördes på fyra privata företag med olika inriktningar och storlek samt en offentlig myndighet. Samtliga fem informanter hade erfarenhet av rekrytering och personalfrågor. Resultatet av de två första frågeställningarna grundades på båda studierna och svaret visade att informanterna arbetade snarlikt samt i enlighet med litteraturen när det gäller rekryteringsprocessen. Övriga frågeställningar besvarades med hjälp av intervjustudien och vi tycks kunna se ett mönster hur rekryterarna resonerar kring det personliga brevet. De anser att brevet inte har någon större betydelse utan menar att Curriculum Vitae (CV:n), som de först granskar, betyder mer. När rekryteraren bedömer det personliga brevet görs det subjektivt vilket medför en risk att sållningen inte går rätt till. I slutdiskussionen ges förslag på hur man skulle kunna underlätta arbetet med urvalet av sökande samt hur man skulle kunna motverka den diskriminering som vissa författare samt informanter menar förekommer.

(3)

Förord

Intresset för rekryteringsprocessen och det personliga brevet grundas i att vi som studerande av Personal och arbetslivsfrågor närmar oss slutet på vår utbildning. Inom en snar framtid kommer våra egna ansökningar ligga i rekryterarnas hög i väntan på att bli granskade.

Som ett litet test sökte vi hösten 2005 cirka 500 utannonserade tjänster som arbetsförmedlare. Kraven för att söka var endast att man skulle ha minst tre års arbetslivserfarenhet samt någon form av akademiska meriter. Resultatet blev att en av författarna fick möjlighet att komma till ett urvalsseminarium i Arvidsjaur, där man sökte 60 arbetsförmedlare. En av författarna har 10 års arbetslivserfarenhet bland annat som egen företagare och 120 akademiska poäng. Författare två har 3 års arbetslivserfarenhet och 180 akademiska poäng.

När det råder hög arbetslöshet hårdnar konkurrensen om de lediga tjänsterna som utannonseras. Hur skriver man sitt personliga brev och vad tittar rekryteraren på i brevet? Har brevet någon betydelse? Detta är några av de frågor vi försöker besvara med hjälp av denna uppsats.

Vi tackar vår handledare Lars Ryhammar för hans engagemang och allt det stöd han har gett oss under arbetets gång.

Vi vill också passa på att tacka våra informanter som avsatte sin tid och ställde upp på våra intervjuer.

Denna uppsats tillägnas vår framlidne vän Bob, hunden är människans bästa vän!

Örebro 2006-01-01

(4)

Innehållsförteckning

1 BAKGRUND... 1

1.1 Problemområde ...1

1.2 Problem, syfte och frågeställningar ...3

1.3 Begreppsförklaring ...3 1.4 Avgränsning...3 2 METOD... 4 2.1 Litteraturstudie ...4 2.2 Intervjustudie ...5 2.3 Urval...6 2.4 Etiska aspekter ...7 2.5 Genomförande...8 2.6 Databearbetning...9 2.7 Säkerställd information ...10 3 RESULTAT ... 11

3.1 Hur går rekryteringsprocessen till fram till att ansökningarna når företaget? ...11

3.1.1 Litteraturstudie ...11

3.1.1.1 Kravprofil...11

3.1.1.2 Marknadsföring av företaget och lediga tjänster ...13

3.1.1.3 Kommentarer ...16

3.1.2 Intervjustudie ...17

3.2 Vad sker från det att ansökan når företaget till att man kallar till intervju?...18

3.2.1 Litteraturstudie ...18

3.2.1.1 CV och personligt brev – två instrument i urvalsprocessen ...18

3.2.1.2 Urvalsprocessen ...19

3.2.1.3 Vad bedöms och hur görs det? ...22

3.3 Vilken betydelse har kravprofilen vid bedömningen av det personliga brevet? ...27

(5)

3.4 Vilken betydelse har de personliga egenskaperna?...29

3.4.2 Kommentarer ...31

3.5 Vilken betydelse har det personliga brevet i urvalsprocessen?...32

3.5.2 Kommentarer ...33

3.6 Rekryterarnas övriga synpunkter gällande det personliga brevet ...33

3.7 Sammanfattning av resultat ...34 4 DISKUSSION ... 35 4.1 Metoddiskussion...35 4.2 Resultatdiskussion...36 4.2.1 Två förslag ...37 4.2.2 Egna reflektioner...38 4.3 Framtida forskning ...39 5 REFERENSER ... 40 Bilagor 1. Statistiska centralbyrån 2. Länsarbetsnämnden i Dalarnas Län 3. Begreppsförklaring

4. Databassökning samt antal träffar 5. Intervjumanual

(6)

1 BAKGRUND

1.1 Problemområde

Idag när arbetslösheten enligt Statistiska centralbyrån (se bilaga 1) är runt 5,6 % är det hektiska dagar för personal som arbetar med rekrytering. Till varje ledig tjänst som utannonseras av både privata och offentliga företag kommer det ofta in ett stort antal ansökningar. Exempelvis annonserade Länsarbetsnämnden i Dalarnas Län hösten 2005 ut cirka 30 lediga tjänster som arbetsförmedlare. När sista ansökningsdagen passerat hade över 2700 personer sökt tjänsterna (se bilaga 2). Den hårda konkurrensen om arbetsplatserna gör att sökande måste försöka väcka rekryterarens intresse genom att skilja sig från mängden (Hågård 2003).

Enligt Edith Kahlke och Victor Schmidt (2002) är det viktigt att sökandet efter lämpliga kandidater vid nyanställning görs på rätt sätt, till exempel måste en kravprofil finnas i bakhuvudet när man formulerar en annons som ska attrahera rätt sökandegrupp. Mot dessa krav bör sedan ansökningarna jämföras. Vidare förklaring till vad en kravprofil är ges i bilaga 3 samt i resultatet under punkt 3.1. För att underlätta urvalet bör man vara tydlig i sin utformning av annonsen. Då antalet sökande per arbete kan vara högt är det av stor vikt att man med hjälp av en välskriven annons reducerar antalet sökande. På så sätt kan det undvikas att en stor del ansökningar försvinner i första urvalet på grund av att man har vänt sig till fel personer.

Mika Nokela (2000) har gjort en studie över åtta rekryterares utgångspunkter vid rekrytering och urval och sammanställt deras arbetsgång i rekryteringsprocessen. I arbetsmodellen nedan visar han hur dessa rekryterare arbetar:

1. Genomgång hos kund av kravprofil inklusive analys av arbetsmiljö, arbetsuppgifter och arbetskamrater. 2. Sökandet efter lämpliga kandidater inleds via olika kanaler. T.ex. annonser eller den egna databanken,

men även andra vägar står öppna. 3. Urvalsprocess.

a) Grovgallring av sökande på basis av meritförteckning och personligt brev. b) Intervjuer och eventuellt personlighetstest och/eller kunskapsprov. c) Utvärdering av intervjuerna.

d) Det sker en referenstagning av intressanta kandidater.

4. Presentation av kandidat/kandidater för kund. Kunden avgör vilka den vill träffa eventuellt anställa. 5. Utvärdering av genomfört uppdrag.

(7)

Som en överblick för att visa hur rekryteringsgången går till används Nokelas (2000, s 7) arbetsmodell i den här uppsatsen. Punkterna 1, 2 och 3a är av intresse för undersökningen av det personliga brevets betydelse i rekryteringsprocessen, eftersom de behandlar de första skeendena fram till att det första urvalet görs, det vill säga det personliga brevet. Vad som händer därefter är inte relevant för den här uppsatsen och därför utesluts övriga punkter. För att få en förståelse för hur stor vikt det personliga brevet har i processen och när det kommer in i bilden behövs även information om vad som sker från att ansökan når företaget till att man kallar till intervju. Nokela (2000) nämner att det som hänt på senare år i anställningsförfarandet är att man idag lägger ner mer tid och resurser på att göra en bra kravprofil. Därför är det av intresse att undersöka vad kravprofilen har för betydelse vid bedömningen av det personliga brevet.

Alltför ofta koncentrerar man sig i organisationer på anställdas erfarenheter utan att utröna deras beteendeaspekter (behavioral traits) skriver Sohel Ahmad och Roger G Schroeder (2002). Det är viktigt att rekryterare undersöker beteendeaspekter tillsammans med tekniska erfarenheter under urvalsprocessen för att undvika dålig matchning vid en anställning. Eftersom rekryterings- och urvalsprocessen är en komplex och dyr process vore idealet att man försökte identifiera vilka framtida anställda som skulle passa bäst in i organisationen. För det mesta lägger man i organisationer tonvikten på de blivande anställdas ”hårda” färdigheter, det vill säga praktisk erfarenhet och/eller utbildning, men det fokuseras väldigt lite på deras ”mjuka” eller så att säga personliga egenskaper. Hur som helst är de mjuka färdigheterna avgörande för effektiviteten. Det spelar ingen roll hur mycket praktisk kunskap man har, ingen förbättring kan göras om inte de anställda har några mjuka färdigheter (Ahmad & Schroeder 2002). Ovanstående diskussion är intressant eftersom den jämför vikten av personliga egenskaper mot praktisk erfarenhet. Detta kan liknas vid en jämförelse av Curriculum Vitae (CV) och det personliga brevet, där man i CV:n radar upp sina erfarenheter och utbildningar, medan man i det personliga brevet beskriver sig själv och väver in sina personliga egenskaper i en berättelse. Båda är till för att ge rekryteraren information, men hur viktiga är de personliga egenskaperna egentligen?

(8)

1.2 Problem, syfte och frågeställningar

Problemet idag är att det ofta är många sökande till varje ledig tjänst som utannonseras. För att få komma på intervju och presentera sig närmare krävs att man klarar sig förbi gallringen före intervjun. Intervjun ges stort utrymme i litteraturen, men lite skrivs om det personliga brevet. För att utröna det personliga brevets betydelse i rekryteringsprocessen måste man sätta in det i ett sammanhang, därför blir syftet att besvara följande frågeställningar:

Följande frågeställningar blir relevanta:

1. Hur går rekryteringsprocessen till fram till att ansökningarna når företaget? 2. Vad sker från det att ansökan når företaget till att man kallar till intervju? 3. Vilken betydelse har kravprofilen vid bedömningen av det personliga brevet? 4. Vilken betydelse har de personliga egenskaperna?

5. Vilken betydelse har det personliga brevet i urvalsprocessen?

1.3 Begreppsförklaring

Flertalet av de begrepp som kommer att användas kräver en närmare förklaring och för att läsaren ska få en överblick av betydelsen av begreppen förklaras dessa i bilaga 3. Med inhämtad information från olika författare blir det, om inte något annat anges, vår egen definition av begreppen som förklaras. Ibland anges det flera begrepp med i stort sett samma betydelse på grund av att olika författare använder sig av olika begrepp i sina böcker. För att man som läsare inte ska bli förvirrad nämns alla begrepp i rubrikerna.

1.4 Avgränsning

Studien omfattar enbart rekryteringsprocessen fram till och med det personliga brevet då uppfattningen är att anställningsintervjun och de senare skeendena redan har behandlats tillräckligt i den litteratur som finns.

(9)

2 METOD

I det här avsnittet beskrivs de metoder och instrument som har använts för att samla in och bearbeta data samt hur resultatet kommer att redovisas. Syftet som är att besvara frågeställningarna uppfylls med hjälp av en litteraturstudie samt en intervjustudie. Litteraturstudien är till för att svara på frågeställning 1 och 2, eftersom det går att besvara dessa med en litteraturstudie, medan resterande frågeställningar inte kan göra det. Båda frågeställningarna behandlas även i intervjustudien. Detta för att kunna jämföra resultaten mellan de båda datainsamlingsmetoderna och på så sätt se vad litteraturen påvisar och hur det kan se ut i verkligheten. Frågeställning 1 och 2 har betydelse för studien eftersom, de ger en bild av hela rekryteringsförfarandet varur man specifikt kan få en bild av det personliga brevets betydelse.

2.1 Litteraturstudie

Efterforskning av tidigare publicerat material gällande rekryteringsprocessen och det personliga brevet har gjorts i följande databaser: Arbline (arbetsliv och arbetsmiljö), ELIN@Örebro (tidskriftsförteckning), LIBRIS (nationell bibliotekskatalog), Voyager (universitetsbibliotekets katalog) och PsycInfo (psykologi, beteendevetenskap). Följande sökord har använts i olika kombinationer med varandra: rekryteringsprocess*, rekrytering*, urval*, personligt brev, metoder*, selection process, personnel selection, personnel recruitment, employee selection och recruitment*. Av litteraturen som framkom vid sökningarna har litteratur äldre än 1998 valts bort på grund av att ämnet är så pass beroende av arbetsmarknadsförhållanden, där det ständigt sker förändringar. Till exempel har bemanningsbranschen växt de senaste åren, samtidigt som det i Sverige är en relativt hög arbetslöshet i dagsläget. Går man längre tillbaka i tiden rådde det säkert andra förutsättningar för arbetssökande och vi vill försöka hålla oss så ajour som möjligt. Med de sökord som har använts blev antalet träffar många. För att välja ut relevant litteratur bland träffarna har titlarna granskats och även sammanfattningar när sådana fanns. Den litteratur som har hittats behandlar ofta hela rekryteringsprocessen. Tyvärr upptäcktes att det personliga brevet bara ägnas ett par rader, om det ens nämns, i litteraturen. På grund av detta har vi specifikt sökt efter det personliga brevet i träffarnas titlar. Då inte en enda sådan titel har påträffats har litteratur som ligger begreppet nära till hands valts ut. I bilaga 4 redovisas antalet sökningar och träffar i respektive databas.

(10)

För att fördjupa oss i ämnet har vi tagit hjälp av framförallt Mark Cooks bok Personnel Selection (2004), Kahlke och Schmidts bok Arbetsanalys och personbedömning (2002) samt Otto Granbergs bok PAOU (2003), eftersom de alla beskriver rekryteringsprocessen på ett tydligt och ingående sätt samtidigt som de har lite olika infallsvinklar.

2.2 Intervjustudie

Eftersom inte litteraturen kan besvara frågeställningarna 3, 4 och 5 uppstod behovet att även göra en intervjustudie. Både Idar Magne Holme och Bernt Krohn Solvang (1997) och Louis Cohen och Lawrence Manion (1994) påpekar att det är valet av ämne som styr vilken metod man bör använda. Vikten av det personliga brevet i rekryteringsprocessen är det valda ämnet och det ligger under området arbetslivspedagogik. Önskan är att ta reda på hur rekryterarna resonerar angående det personliga brevet samt undersöka dess betydelse i ansökningsförfarandet. Funderingen är alltså hur rekryterare arbetar och resonerar – och hur undersöker man hur människor resonerar? För oss är det viktigt att få samtala med rekryterarna för att få all den information som behövs för att reda ut det personliga brevets betydelse. Att skriva ett personligt brev kan vara känsligt för den som söker en tjänst och brevet utläses och bedöms troligen subjektivt av rekryteraren. Med detta vill vi säga att det här ämnet är fyllt av värderingar och det är bland annat dessa vi vill komma åt. Att använda sig av en intervju i forskningssyfte innebär enligt Per-Gunnar Svensson och Bengt Starrin (1996) att man använder sig av en speciell form av samtal med det specifika syftet att samla information. Enligt Holme och Krohn Solvang (1997) är den kvalitativa forskningsintervjun den metod som mest liknar en vardaglig situation på grund av samtalsformen. Det är även den metod där forskaren minst styr den/de som blir undersökta. Cohen och Manion (1994) behandlar pedagogisk forskning och det ligger en hel del pedagogik bakom både utförandet och behandlandet av ett personligt brev. Man ska kunna lära av det och det ska informera. Den som skriver utformar antagligen brevet efter vad som krävs för den tillgängliga tjänsten och rekryteraren ”rättar” breven när denne läser igenom och bedömer dem.

Den här undersökningen går bland annat ut på att med hjälp av en intervjustudie utröna det personliga brevets betydelse i rekryteringsprocessen. ”Den kvalitativa intervjun är således en metod för att utröna, upptäcka, förstå och lista ut beskaffenheten eller egenskapen hos någonting” (Svensson & Starrin 1996, s 53). Vi har valt att använda intervjun som metod för att komma åt rekryterarnas tankesätt. På så sätt kan man tränga djupare in i ämnet, eller som Cohen och Manion (1994, s 272, egen översättning) uttrycker det: ”samla information genom

(11)

direkt kontakt med forskningsobjektet”. Utifrån de fem frågeställningarna har en intervjumanual formulerats (se bilaga 5) tillsammans med bakgrundfrågor samt underliggande frågor. Detta för att få möjlighet att bredda och tränga djupare in i huvudfrågan. Cohen och Manion (1994) menar att när man gör en intervjumanual bör man se till att frågorna svarar på vad undersökningen syftar till att besvara. Därför har manualen strukturerats efter frågeställningarna. På så sätt får man större kontroll på vad man avser att undersöka. Vi har använt oss av ostrukturerade intervjuer i en öppen situation. Det betyder att frågorna har organiserats i förväg. Forskningens syfte styr över vilka frågor som ställs, men dess innehåll, ordningsföljd och formulering bestäms helt av dem som intervjuar (Kvale 1997). Intervjumanualen har fungerat som utgångspunkt, men med möjlighet att hoppa mellan frågorna beroende på om informanten själv kommer in på en följdfråga. Ibland kan det uppstå situationer där informanten talar av sig själv och då behöver kanske vissa frågor inte ställas.

2.3 Urval

Fem kvalitativa intervjuer samt en kompletterande litteraturstudie har gjorts. Intervjuerna har utförts på fyra privata företag med olika inriktningar och storlek samt en offentlig myndighet. Kraven på informanterna var att samtliga skulle ha erfarenhet av rekrytering och urval i det dagliga arbetet. Enligt Holme och Krohn Solvang (1997) är det viktigt att få med ett så representativt urval som möjligt för att man ska kunna generalisera svaren på en större population, detta är dock inte det centrala syftet i kvalitativa studier. Med endast fem intervjuer från olika branscher som grund kan resultatet inte generaliseras.

Enligt Holme och Krohn Solvang (1997) är en spridning bland informanterna nödvändig eftersom den gör att man får en mer nyanserad kunskap om hur rekryteringsprocessen går till i de olika organisationerna och att man kan jämföra och se skillnader dem emellan. Tanken bakom det valda urvalet var att få en spridning av olika typer av organisationer, både privata och offentliga, stora och små, för att få en varierad bild av processen. Vi kom i kontakt med fem intervjupersoner från olika organisationer som gärna ställde upp. De kom från ett rekryteringsföretag, ett bemannings-/uthyrningsföretag, ett mindre företag, ett större företag samt en offentlig myndighet. I beskrivningen av företagen nämns inte namn eller placeringsort. Antalet anställda för respektive organisation nämns dock och detta görs för att visa skillnader/likheter i storlek och personalansvar. Nedan presenteras urvalet kortfattat. Företagen beskrivs vart och ett för sig tillsammans med informanternas roll och erfarenhet i företaget:

(12)

Rekryteringsföretaget är verksamt över hela världen och har totalt cirka 900 anställda varav cirka 90 arbetar i Sverige. Företaget är ett rent rekryteringsföretag som hjälper andra företag att hitta rätt personer till rätt plats. Person A har ingen akademisk utbildning inom personalfrågor, men har arbetat inom rekryteringsföretaget i tio år där denne fått många internutbildningar. A arbetar idag som konsult med följande arbetsuppgifter: key-account manager, projektledare, säljare, genomförare och personbedömare.

Bemannings-/uthyrningsföretaget finns i hela Norden och har idag cirka 10.000 anställda varav cirka 3000 i Sverige. På kontoret där person B arbetar som konsult med kundansvar och säljansvar är de idag 12 personer, men på hela orten är det cirka 300 anställda. Person B har akademisk utbildning i beteendevetenskap samt olika metodik- och testutbildingar och har idag arbetat 20 år med rekrytering.

Person C arbetar för ett mindre privat företag som driftsansvarig för verksamheten och har ensam hand om rekrytering och personalfrågor. Verksamheten bedrivs i en medelstor svensk stad och har 33 anställda, i hela Sverige har man över 300 anställda på olika orter. Person C har ingen formell utbildning men har införskaffat sig olika ledarskapsutbildningar på de olika företag C varit verksam i. C har arbetat med personalfrågor till och från under 12 år.

Person D arbetar som Human Resource Manager (HRM) på ett större företag som har cirka 26.000 anställda världen över. I Sverige har man cirka 2600 anställda, varav 1100 arbetar på den ort där D har sitt kontor. D har universitetsexamen från programmet Personal och arbetslivsfrågor samt fyra års erfarenhet av personalarbete och rekrytering från detta företag.

Den offentliga myndigheten består av 300 anställda i hela Sverige. Denna myndighet ansvarar för att andra myndigheter utför sina göromål som de ska. Person E är en kvalificerad handläggare som har hand om olika typer av personalfrågor. E har akademisk utbildning och har arbetat med personalfrågor i sammanlagt sex år.

2.4 Etiska aspekter

Holme och Krohn Solvang (1997) menar att många svårigheter med forskning handlar om hur man skyddar undersökningspersonen. Bland annat gäller diskretion – där man ser till att viss information som personer inte vill att andra ska ha tillgång till undanhålls. Forskaren måste kunna lova och hålla det löfte som gäller diskretion i behandlingen av insamlad information.

(13)

Inom ramen för personskydd ligger anonymitet, konfidentialitet och tystnadsplikt som alla måste uppfyllas av forskaren. Informanterna och deras arbetsgivare har garanterats konfidentialitet.

Enligt Cohen och Manion (1994) stöter man ofta på problem redan vid första steget i forskningen då forskaren försöker få tillträde till den organisation där undersökningen ska utföras. Det gäller att bli accepterad av dem vars tillåtelse man behöver innan man påbörjar uppgiften. Forskaren har här chansen att etablera sin etiska position genom att framställa sig som en seriös forskare. Alla informanter som tackade ja var positiva och hjälpsamma redan från första kontakten som togs via telefon.

Ett viktigt begrepp som Cohen och Manion (1994) använder sig av är informed consent (ung. samtyckt frivilligt). Principen bygger på att subjektet är fri i sin medverkan. Har man gått med på att delta ska man alltid kunna avbryta och dra sig ur. Informanterna ska alltid informeras om fördelar, rättigheter, risker och fara med deltagandet i undersökningen. De ska dessutom ha rätt att ta ställning till vilken information de vill lämna. Informanterna var medvetna om att deras medverkan var frivillig och att de när som helst kunde dra sig ur samarbetet.

2.5 Genomförande

Litteraturstudien var först tänkt att fungera som bakgrund och genomfördes därför i ett tidigt skede av uppsatsens påbörjande. Då litteraturen kunde besvara frågeställning 1 och 2 gjordes det till en studie. Där framhävs olika författares tankar kring sådant som har med frågeställningarna att göra. Vad det gäller intervjustudien togs en första kontakt med informanterna via telefon där syftet med studien förklarades samtidigt som en förfrågan ställdes om de önskade medverka. Vid andra kontakten med de informanter som hade tackat ja till medverkan skickades ett informationsmail ut och ett forsknings-PM bifogades som de, vid intresse, kunde fördjupa sig i. Även intervjumanualen bifogades så att de kunde förbereda sig inför intervjun. Intervjuerna genomfördes under veckorna 45 och 46 år 2005 och tog i genomsnitt en timme vardera. Båda författarna medverkade vid intervjuerna. En tog hand om intervjun medan den andre förde stödanteckningar. Denne kunde även fylla i med vissa följfrågor när det behövdes. Att båda medverkade vid intervjuerna var fördelaktigt, eftersom det skulle ha varit svårt för en person att hinna med allting själv. En annan fördel med att båda medverkade var att båda fick ta del av ansiktsuttryck, tonfall och kroppsspråk som säger väldigt mycket. Som redskap användes bandspelare. Redan vid första kontakten frågades om

(14)

tillåtelse att använda bandspelare och det var ingen som motsatte sig detta. Möjlighet fanns att stänga av den om informanten önskade. Detta behövdes dock aldrig. Steinar Kvale (1997) anser att användandet av bandspelare ökar chansen att säkerställa vad som sägs mot när man enbart antecknar en intervju.

En fördel med studien var att de som intervjuades hade insyn i ämnet på grund av sin yrkeserfarenhet, men om oklarheter uppstod fanns det möjlighet att med den ostrukturerade intervjumetoden förklara dessa. Vi önskade följa Mats Alvesson och Stanley Deetz (2000) råd att utföra intervjun utanför arbetsplatsen för att göra mötet så neutralt som möjligt. Denna möjlighet fanns dock inte för någon av intervjupersonerna, bland annat på grund av tidsbrist. Vår uppfattning var att informanterna kände sig bekväma i sin arbetsmiljö, vilket ledde till att de obehindrat svarade på frågorna samtidigt som de pratade väl och gärna om sitt företag.

2.6 Databearbetning

Vid bearbetning av insamlat material krävs det oftast att man för över sina bandinspelningar till skriftspråk (transkribering). Om man har mycket information bör man också strukturera materialet. När strukturen väl är klar är det dags att klarlägga materialet. Då plockar man bort överflödiga uppgifter, upprepningar och information som inte är väsentlig. För att man som forskare ska veta vad som är väsentligt eller inte får man titta tillbaka på undersökningens syfte (Kvale 1997).

Vid transkriberingen av intervjuerna användes en diktafon. Transkriberingen genomfördes enskilt då vi ansåg att det gick snabbare än om båda författarna hade medverkat. Innan påbörjandet av transkriberingen hade vi kommit överens om att utelämna skratt, små pauser och andra verbala yttringar. För övrigt skrevs all annan information ner. Transkriberingen av intervjuerna gjordes två dagar efter genomförd intervju. Enligt Jan Trost (2005) har man då fått distans till intervjun och kan analysera den på ett rimligt sätt.

Innan analysen av materialet påbörjades läste båda igenom allt material ett flertal gånger och diskuterade vad som sagts samt om vi hade återgett intervjuerna på ett korrekt sätt vid transkriberingen. Cohen och Manion (1994) hänvisar till Hycners modell och riktlinjer vid analys och bearbetningen av data. På samma sätt som Hycner förespråkar skrevs en sammanfattning av varje intervju för att senare kunna identifiera generella och unika teman. Man går sedan vidare genom att se efter om det finns något som är unikt med endast en

(15)

intervju eller en minoritet av intervjuerna (Cohen & Manion 1994). För att kunna hantera och tolka all information sorterade vi ut informanternas uttalanden som tillhörde respektive frågeställning och detta gjordes med hjälp av olika märkpennor som Trost (2005) menar är ett bra hjälpmedel.

2.7 Säkerställd information

När man överför information från bandspelare till skriftspråk finns risken att den som gör utskriften lägger in egna tolkningar och värderingar i det som sägs. För att undvika detta måste man ha klara instruktioner på hur utskriften ska gå till. Andra problem kan skapas på grund av att personen kanske uppfattar det som sades på ett felaktigt sätt och då minskar reliabiliteten i undersökningen. Likaså är social önskvärdhet från informantens sida något att tänka på vid intervjutillfället. Det finns alltid en risk att informanten ger svar som denne tror att intervjuaren vill höra. Detta kan begränsas genom att man ställer följfrågor och att man har en dialog med informanten (Holme & Krohn Solvang 1997).

För att säkerställa resultatet har följdfrågor och avstämningsfrågor ställts under respektive intervju, som en försäkran om att det som informanten sagt har uppfattats korrekt av oss. Även informanterna har fått möjlighet att ställa frågor vid eventuella oklarheter i den ostrukturerade intervjun. Intervjuerna har mer känts som ett samtal än som en regelrätt intervju. Även intervjuaren kan tolka svaren fel och för att minska den risken har vi under arbetets gång hela tiden diskuterat och ifrågasatt våra egna tolkningar.

(16)

3 RESULTAT

Nedan följer resultatet av båda studierna. Under samtliga frågeställningar presenteras en tolkning av intervjupersonernas svar på vardera frågeställning i den ordning som de har ställts i intervjumanualen. De underfrågor som finns har fungerat som komplement och fördjupning till huvudfrågan (dvs. frågeställningen) och svaren invävs i resultatsammanfattningen. I resultatet redovisas även citat från intervjupersonerna då vi anser att det ger en mer levande bild och belyser intervjupersonernas arbetssätt och åsikter. I möjligaste mån återges citaten ordagrant, men i vissa fall har det varit nödvändigt att för läsbarhetens skull förtydliga uttalandena från talspråk till skriftspråk. Detta är bra för att underlätta förståelsen av texten enligt Kvale (1997). Det ska dock inte gå att utläsa vem eller vilken organisation texten eller citaten handlar om eftersom namnen har bytts ut mot bokstäver. Frågeställning 1 och 2, under rubrikerna 3.1 och 3.2, undersöks både med hjälp av litteraturstudien och intervjustudien. Varje frågeställning avslutas med våra kommentarer.

3.1 Hur går rekryteringsprocessen till fram till att ansökningarna når företaget? 3.1.1 Litteraturstudie

Svaret nedan är resultatet av den litteraturstudie som har gjorts gällande frågeställning 1 ovan. Vi utgår huvudsakligen från de punkter i Nokelas (2000) modell som är av vikt för denna studie (se rubrik 1.1).

3.1.1.1 Kravprofil

Nokela (2000) skriver att det i litteraturen inte finns några betydande kontroverser i frågan om hur arbetsgången vid en rekrytering av ny personal bör se ut. Det som har tillkommit på senare år är att det tas mer hänsyn till företagets/organisationens behov vid nyrekrytering genom att man integrerar en arbetsanalys i processen. Vad menas då med arbetsanalys? En bra beskrivning tagen från Tom Redman och Adrian Wilkinson (2001) är kortfattat att målet med arbetsanalys och kunskapsanalys är att beskriva arbetet, identifiera kraven/uppgifterna och specificera den typ av person som innehar dessa färdigheter. Kravspecifikationen är en av de första komponenterna i rekryteringsprocessen och görs i förberedande stund. Enligt vad Granberg (2003) erfar och Nils Hallén (2005) beskriver, slarvar företag ofta med kravspecifikationen och detta kan i värsta fall resultera i en felrekrytering.

(17)

Hallén (2005) menar att man som rekryteringsansvarig bör lägga ner mer tid på att göra en väl genomtänkt kravspecifikation så risken minskar att fel personer skickar in en ansökan. Detta för att undvika extra arbete. Kravspecifikationen omfattar enligt Hallén (2005) de kritirer som är viktiga för den specifika tjänsten. Han listar fem olika kategorier som bör vara med i kravspecifikationen: utbildning, arbetslivserfarenhet, kunskapskrav, personlighet och utvecklingspotential. Björn Lundén (2001) skriver precis som Hallén (2005) om vikten av att göra en kravprofil i det inledande skedet av en rekrytering och tillägger även två punkter som bör tas i beaktning vid utformandet av kravprofilen. Dessa är om den anställde har möjlighet att resa i arbetet (beroende på familjesituation, flygrädsla etc.) samt lönevillkor.

Granberg (2003) talar om befattningskraven, som kan liknas med kravprofilen, vilka måste fastställas och då menar han de krav som ställs på den som söker och till slut får tjänsten. Det är både de psykiska och fysiska egenskaperna samt utbildning, kunskaper och praktisk erfarenhet som ska fastställas. Det finns flera olika sätt att komma fram till sin kravprofil enligt Granberg (2003). Den kan grunda sig på material som redan finns inom företaget, som till exempel strategidokument, verksamhetsidé och arbetsinstruktioner. Man kan också göra analyser med syfte att kartlägga kraven. De vanligaste analysmetoderna är enligt Granberg (2003) frågemetoden, observationsmetoden och praktikmetoden. Frågemetoden utgår från att man intervjuar eller delar ut frågeformulär till de personer som vet något om befattningen eller tjänstens innehåll. Observationsmetoden innebär att man observerar och antecknar vad som görs och behövs göras i den aktuella tjänsten. Den sista metoden är praktikmetoden som går ut på att den/de som ska göra befattningskraven själva lär sig det aktuella arbetet och därefter drar slutsatser om vilka krav som bör ställas.

Dominic Cooper, Ivan T Robertsson och Gordon Tinline (2003) menar att trots att det ställs allt högre krav på att hitta kompetenta medarbetare lägger inte rekryteraren ner tillräckligt med tid på att analysera de viktiga kraven för arbetet. De menar att ett papper med studiekvalifikationer (CV) inte försäkrar att man anställer rätt person. Eftersom förfarandet att välja personal handlar om att förutspå människors framtida beteende på arbetet är det viktigt att relevanta färdigheter mäts på rätt sätt. Detta stödjer Granbergs (2003) och Halléns (2005) uppfattningar om att det ofta slarvas med utformandet av kravprofiler. Förutom att det slarvas skriver Yei Fang Lin och Brian H. Kleinerm (2004) att arbetsanalyser sällan innehåller information om vad som skiljer ”bra” anställda från ”dåliga” vad det gäller deras beteende. Därav har man utvecklat bättre utformade frågeformulär som fylls i av professionella som

(18)

känner till arbetet som ska analyseras. Dessa innehåller mer detaljerade frågor om det beteende som krävs för arbetet. En annan teknik, i enlighet med vad Granberg (2003) tidigare nämnt, är att använda sig av redan anställda som får berätta om faktiska beteenden som antingen lett till framgång eller misslyckande. I en bra arbetsanalys ska det även framgå vad som skiljer högt presterande personer från lågt presterande, enligt Fang Lin och Kleinerm (2004).

Aspekten ovan är att det slarvas med utformandet av kravprofiler samt att de inte mäter krav på beteende. Ur ett annat perspektiv skriver Cooper m fl (2003) att det kanske mer än någonsin, är viktigt att analysera och förstå arbetsupplevelser utifrån ett psykologiskt perspektiv för att på så sätt bejaka två viktiga saker för många: yrkesmässigt presterande och livskvalitet. Tyvärr förbiser man i organisationer ofta det senare i sin strävan att skapa prestationsdrivna och kundfokuserade kulturer inom företag. I flera internationella böcker beskrivs Total Quality Management (TQM). TQM har nyligen ersatts med Quality Management Systems (QMS). Cooper m fl (2003) menar att organisationer och rekryterare bör använda dessa system för att förbättra effektiviteten hos de anställda. TQM och QMS är en mall med regler att följa som inte vidare nämns här. Huvudtanken är att konkurrenskraftiga fördelar ligger i kvaliteten på människor och genom att institutionalisera kvalitetsförbättringar uppnår man på lång sikt bättre företagsprestationer och därmed högre vinst. Redan vid rekryteringsfasen bör man ta sådana aspekter som anställdas välmående i beaktning. Att anställa och sedan lyckas behålla bra personal ses som den största konkurrenskraftiga fördelen. Inom ramen av begreppet spelar Human Resource (HR) funktionen (i Sverige personaladministration) en stor roll då denne ska försäkra en maximal effektivitet av organisationers urvalsprocedurer. Sammanfattningsvis bör rekryterare ha kunskap i hur de bäst ökar effektiviteten genom att anställa rätt personal, och en faktor av stor vikt att ta i beaktning är sökandens välmående.

När man väl har formulerat kravprofilen är nästa steg i processen att företaget annonserar ut den lediga tjänsten.

3.1.1.2 Marknadsföring av företaget och lediga tjänster

Rekrytering och urval är båda integrerade delar av en tvåvägs beslutsprocess i vilken både rekryteringsansvariga i organisationen och individen gör bedömningar och val. Det är inte bara i organisationen som man försöker välja den mest kompetente medarbetaren utifrån en

(19)

hög av sökanden, utan de sökande får också intryck av organisationen under rekryteringen, vilket gör att de bestämmer sig för att godta eller neka det eventuella erbjudandet om arbete (Chan & Schmitt 1998).

Kahlke och Schmidts (2002) bok är skriven för chefer och arbetsgivare och handlar om hur de ska lära sig att undvika dåliga rekryteringar. Författarna betonar hur viktigt det är för företag att marknadsföra sig för att attrahera medarbetare. Företaget bör få utbyte av att de marknadsför sig genom att använda metoder som förbättrar precisionen i bedömningar och urval. ”En mer exakt bedömning och ett mer exakt urval bidrar dessutom till att företag och medarbetare kan ingå avtal utifrån en tydlig förståelse av exakt vad det är som de får av varandra” (Kahlke & Schmidt 2002, s 18). Det är viktigt att sökandet efter lämpliga kandidater vid nyanställning görs på rätt sätt, till exempel måste kravprofilen som behandlats ovan finnas med när man formulerar en annons som ska attrahera rätt sökandegrupp. Man måste vara tydlig i sin utformning för att underlätta urvalet. Idag då antalet sökande per arbete är högt är det av stor vikt att man med hjälp av en välskriven annons reducerar antalet sökande. På så sätt kan det undvikas att en stor del ansökningar försvinner redan i första urvalet (dvs. det personliga brevet och CV:n) på grund av att man vänder sig till fel person (Kahlke & Schmidt 2002).

När annonsen är utformad gäller det att företagen använder sig av rätt kanaler för att nå ut till arbetssökande. Enligt Cook (2004) finns det många vägar arbetsgivaren kan välja för att attrahera arbetssökande externt. Det kan göras via till exempel annonser, agenturer (offentliga eller privata), internet etcetera. Cook (2004) menar att arbetsgivaren borde analysera dessa källor noga för att se vilka av dem som resulterar i att man hittar effektiva och duktiga medarbetare som stannar hos dem länge. Att gå miste om långvarig personal är mycket dyrbart för ett företag. Väntan på en ny anställd kan bli lång och har man för bråttom att anställa en ny medarbetare och kanske därmed gör ett dåligt val kan detta resultera i ytterligare en förlust. Ett annat sätt att finna lämplig personal är genom informell rekrytering, då man till exempel får ett arbete genom en bekant. Informell rekrytering har blivit ett av de vanligaste sätten att få anställning idag enligt Cook (2004). Även Karin Fernström Winberg och Lisa Hildingsson (2005) kom i sin studie fram till att användandet av informella kanaler vid rekrytering blir allt vanligare. Man har alltså en stor fördel om man har kontakter inom företaget man vill arbeta på.

(20)

Cook (2004) menar även att denna form samt internrekrytering, som är ett tredje alternativ, ökar chanserna att de anställda stannar längre på arbetsplatsen på grund av att de känner till vad arbetet innebär. Däremot motverkar detta sätt att få en anställning att det blir en varierad arbetsplats vad det gäller ras, kön etcetera. En positiv sida med internrekrytering är enligt Lundén (2001) att man känner till sökandens personlighet till skillnad mot vid en extern rekrytering. Man slipper med andra ord riskera att bli lurad under en intervju och på så sätt göra en felrekrytering.

Företag måste sammanfattningsvis marknadsföra sig själva om de vill locka till sig bra personal. Det är företagen i många fall nästan för bra på hävdar Cook (2004). Han betonar därför vikten av att företagen bör ge mer realistiska arbetsbeskrivningar. När man marknadsför sin organisation målar man ofta upp en bild av ett arbete som sedan inte visar sig stämma. Med det psykologiska kontraktet syftar Kahlke och Schmidt (2002) på de förväntningar som skapas hos dem som söker, från arbetsbeskrivningar i annonser, vid rekryteringen etcetera. Ofta använder företagen en överdriven marknadsföring där den anställde sedan inte får de arbetsuppgifter han blivit lovad vid anställningen (Kahlke & Schmidt 2002). Redman och Wilkinson (2001) visar med en undersökning att 20 % av annonserna inte ger några detaljer gällande lön eller arbetsplatsens placering, vilket är något av det viktigaste att veta för den som söker en tjänst. 59 % av annonserna gav ingen information om krav på kvalifikationer. Detta skulle kunna styrka vad bland annat Granberg (2003) tidigare nämnt om att det slarvas med kravprofileringen, vilket kan resultera i en dålig annons. Dessa kvalifikationer är bra för dem som söker att kunna jämföra sig med enligt Redman och Wilkinson (2001). De säger också att 71 % gav information om krav på personliga egenskaper, även fast detta inte bör efterfrågas enligt de modeller som finns om hur man utformar en bra annons.

För att undvika missförstånd har man i USA och Storbritannien börjat använda sig mer av så kallade realistic job previews som säger som det är, att arbetet till exempel är enformigt. På så sätt vet de som söker vad som finns att vänta när de väl börjar arbeta, vilket minskar risken för uppsägning. Att man som nyanställd känner sig lurad på de arbetsuppgifter man blivit lovad kan bero på att annonsen varit missvisande (Cook 2004). Logiken bakom realistic job previews är enligt Cooper m fl (2003) att om man presenterar arbetet sanningsenligt borde det attrahera sökanden som har de färdigheter och erfarenheter som bäst matchar arbetskraven. Man förväntar sig genom användandet av detta att färre söker tjänsten på grund av att de inser

(21)

att de inte passar för arbetet. Forskning i ämnet visar att realistic job previews å ena sidan kan bidra till att man får behålla sina anställda, eftersom de är införstådda med vad arbetet innebär, men å andra sidan kan det avskräcka folk från att söka. I organisationer bör man göra allt för att attrahera så många passande och kvalificerade sökanden som möjligt för att förbättra och få en bra utgångspunkt vid urvalet, men man får inte avskräcka kvalitetssökanden genom att överbetona de negativa aspekterna i första steget, det vill säga annonsen (Cooper, Robertsson & Tinline 2003).

3.1.1.3 Kommentarer

Flertalet författare till både svensk och internationell litteratur betonar vikten av att göra en väl genomarbetad kravprofil i det inledande skedet av en rekrytering. I kravprofilen bör man beakta alla de kriterier som är viktiga för den specifika tjänsten. Tyvärr slarvas det idag med utförandet av kravspecifikationen, vilket kan bidra till felrekryteringar. Fang Lin och Kleinerm (2004) och Cooper m fl (2003) menar att skapandet av kravprofilen ofta går fel, eftersom man inom företag koncentrerar sig på att mäta fel saker. Bland annat borde man lägga ner mer tid på att fastställa vilka krav som ställs på den blivande anställde vad det gäller beteende, alltså inta ett mer psykologiskt perspektiv. I ett föränderligt samhälle varierar även arbetsuppgifter och det bör man tänka på vid bedömningen av en person och dennes lämplighet för arbetet. Granberg (2003) ger ett förslag på att man genom att ta del av utsagor från redan anställda kan dra lärdom om vilka beteenden som efterfrågas på arbetsplatsen. Cooper m fl (2003) framhäver vikten av att de som har hand om rekryteringar bejakar begreppet TQM tidigt i rekryteringsfasen, eftersom det där poängteras att välmående personal är lika med bra personal. Nästa steg är att utforma en arbetsplatsannons utefter kravprofilen för att få ett så passande urval som möjligt. Här har även företaget sin chans att marknadsföra sig själva för de arbetssökande. Detta bör göras så sanningsenligt som möjligt för bästa möjliga urval enligt Cooper m fl (2003). Vidare gäller det att man marknadsför den lediga tjänsten och företaget inom rätt kanaler. Cook (2004) menar att arbetsgivaren bör analysera de olika kanalerna för att på så sätt se vilken som passar bäst för den kommande rekryteringen, detta ska då leda till att man hittar effektiva och duktiga medarbetare som stannar inom företaget länge. Informell rekrytering har blivit allt vanligare enligt Cook (2004) samt Fernström Winberg och Hildingsson (2005). Antagligen eftersom det känns som ett säkrare alternativ för arbetsgivaren då denne vet vem han/hon anställer. Fördelen med att arbetstagaren känner till arbetet är att denne förmodligen stannar i tjänsten längre då arbetet är känt. Detta är naturligtvis viktigt eftersom rekryteringar och uppsägningar är kostsamma för

(22)

företag.

3.1.2 Intervjustudie

Ovan har det med hjälp av litteraturen beskrivits hur rekryteringsprocessen går till fram till att ansökningarna når företaget. Nedan följer en sammanfattning av vad informanterna i intervjustudien har att säga i samma fråga:

Rekryteringsprocessen börjar då det, som A och D säger, uppstår ett organisatoriskt behov av personal. Det kan bero på att någon kanske flyttar på sig internt, slutar eller att man helt enkelt behöver utöka personalstyrkan. Det första som görs sedan enligt A, B och D, är en kravprofil. Denna kravprofil har som syfte att utröna vad tjänsten innebär och vilken typ av person man söker. Som D utrycker sig: ”Vad är det vi behöver?” Kan man inte svara på detta ska man inte göra någon rekrytering, enligt A, för då går det bara ut på att fylla ut ett organisationsschema. Man ska fastställa vilken utbildningsbakgrund, erfarenheter och personliga egenskaper personen ska ha. För A handlar det mycket om ett kompetensbehov, med andra ord utbildning och erfarenhet. A menar att det är sådana krav man sedan kan sålla på.

E som arbetar för en politiskt styrd organisation skiljer sig lite från de övriga då det finns vissa grundkrav som måste uppfyllas, till exempel akademiska meriter och krav på viss arbetslivserfarenhet. Likaså gäller det för C att vissa krav måste uppfyllas på grund av yrkets beskaffenhet.

När kravprofilen väl är specificerad gäller det att utforma en annons. D menar att annonsen är: ”... jätteviktig och att ju tydligare vi är i annonsen ju lättare har vi med urvalsarbetet”. Företaget som D arbetar på brukar alltid annonsera internt först och hittar man ingen som passar går annonsen ut till externa kanaler. B bekräftar att annonsen ska vara genomarbetad och att man har en standard för hur det ska se ut, men att det gäller att fylla den med rätt ord.

I likhet med litteraturen utgår alla informanter i större eller mindre utsträckning från en kravprofil och de är medvetna om hur viktig den är vid annonsutformandet. En bra annons ger ett bra urvalsmaterial att arbeta vidare med. De krav som enligt A och C är viktigast att uppfylla har med kompetens och erfarenhet att göra, eftersom man lätt kan sålla efter sådana krav. Två av informanterna är styrda av kravprofilens innehåll. Rekryteringsföretaget utgår

(23)

från kundens ställda krav, medan man i de andra två privata företagen är friare i utformandet av kravprofilen.

3.2 Vad sker från det att ansökan når företaget till att man kallar till intervju? 3.2.1 Litteraturstudie

Litteraturstudien i den här frågan inleds med en presentation av CV och personligt brev innan vi behandlar hur urvalsprocessen går till, eftersom begreppen sedan kommer att användas frekvent där. Detta görs för att läsaren ska ha en förståelse för vad dessa två urvalsinstrument innebär och hur de skiljer sig, samt ge en bild av vad olika författare anser att de bör innehålla.

3.2.1.1 CV och personligt brev – två instrument i urvalsprocessen

Curriculum Vitae (CV) är latin och betyder levnadsbeskrivning (Hågård 2003). Förr användes mest ordet meritförteckning, men CV:n är en mer utökad form av en sådan och är det ord som används idag runt om i världen. I CV:n presenterar man sina erfarenheter, utbildningar och olika talanger. Hågård (2003) resonerar om varför CV:n är så viktig idag för arbetssökande. Bland annat gäller idag andra villkor eftersom det sker en snabb förändringstakt på arbetsmarkanden och i organisationer. Arbeten förändras och människor med rätt kompetens/förmåga behövs för att kunna lösa problem samt tillföra företaget ett värde. Dessutom har konkurrensen om de lediga tjänsterna hårdnat. Det räcker numer inte att ha ett faktablad med meriter, utan man måste lära sig att ta fram rätt information om sig själv som intresserar arbetsgivaren. Fastän vissa hävdar att intervjun är den mest använda urvalstekniken blir oftast den biografiska informationen som finns i CV:n värderat innan eller som en del av intervjun. Att överblicka sökandens CV har blivit vanligt bland rekryterare i organisationer, speciellt för dem som behandlar ett stort antal sökande vid ett begränsat antal lediga tjänster. Michael S Cole, Hubert S Feild och William F Giles (2003) kritiserar intervjun eftersom de menar att sökanden medvetet försöker att påverka chefernas intryck vid en intervju. På grund av detta blir det osannolikt att rekryterare kan få en opartisk eller säker bild av sökandens egenskaper under intervjun.

Hågård (2003) beskriver CV:n som en skräddarsydd sammanställning över en persons bakgrund, erfarenhet och profil medan det personliga brevet är en introduktion till varför man söker arbetet och varför just du bör få det. För att läsaren till det personliga brevet ska vilja ta sig igenom hela brevet och inte avfärda det direkt har man, som Hågård (2003) skriver, 60

(24)

sekunder på sig att fånga intresset. Målsättningen med det personliga brevet är att få komma på intervju. ”Människor som skulle vara väl kvalificerade för att klara av arbetet kommer inte ens till intervju, på grund av att de berättar fel saker om sig själva” (Hågård 2003, s 1:1-1:2). Önskvärt är att brevet ska innehålla bland annat en förklaring till varför man passar för arbetet och det gäller då att man kan bevisa detta. Formalian i brevet är en viktig del, likaså att brevet är kort och att det förmedlar självförtroende, kvalitet och entusiasm från skrivarens sida. Ett standardbrev som känns opersonligt gallras oftast bort enligt Hågård (2003). Ett välskrivet och noga förberett ansökningsbrev ökar chansen att få komma till intervju, trots att man inte har alla de kvalifikationer som efterfrågas (Hågård 2003).

Helena Wijk Bure (2002) går även hon in på hur man formulerar en bra ansökan. Hon menar att första mötet med företaget som annonserar ut tjänsten får den sökande via ansökningshandlingarna och det gäller då att göra ett gott intryck. Man måste väcka nyfikenheten hos den som läser. Det är viktigt att presentera sig väl och se till att formalian är korrekt. I brevet ska det framgå vad du kan tillföra företaget och varför du vill arbeta där. Många tycker det är svårt att beskriva sig själv i brevet utan att det låter skrytsamt, men Wijk Bure (2002) menar att det man tycker om att göra är man säkert bra på – svårare behöver det inte vara. Tycker man om att arbeta med människor är man säkert serviceinriktad, utåtriktad och har lätt för att samarbeta.

3.2.1.2 Urvalsprocessen

När väl ansökningstiden gått ut är det dags att göra en grovgallring av de ansökningar som har strömmat in till företaget. Granberg (2003) menar att 4-7 personer är ett rimligt antal för vidare urval. För att lyckas få fram 4-7 personer bland kanske flera hundra sökande bör grovgallringen ske i tre steg. I det första steget utgår man endast från den information som finns i anställningshandlingarna. Man ska då inte lägga in övrig information som man eventuellt har, till exempel personkännedom. I de arbetsbetyg som eventuellt bifogas ska man enligt Granberg (2003) titta på arbetsbeskrivningen framför de subjektiva vitsorden. I steg två går man ännu en gång igenom ansökningshandlingarna och tar då i beaktning vad man vet om personen, negativt som positivt. När steg två är avklarat har man troligtvis gallrat fram ett mindre antal sökande och i steg tre jämför man dessa personers ansökningshandlingar med varandra och får då fram de sökande man vill gå vidare med. Inte förrän i nästkommande urval tittar man på de sökande som bäst motsvarar de uppställda befattningskraven/kravprofilen. Detta görs enligt Granberg (2003) med olika urvalsinstrument

(25)

så som skolbetyg, arbetsbetyg, intervju, beteendeobservation, test, referenser, läkarundersökning och provtjänstgöring. Granberg (2003, s 329) menar dock att dessa urvalsinstrument är ”dåliga eller mycket dåliga”, men säger att det inte finns så många alternativ att välja bland. De stora nackdelarna är att urvalsinstrumentens prediktionsvärde är lågt, det är med andra ord svårt att ge en prognos av hur en individ kommer att lyckas i ett nytt arbete. Så som personen är idag kanske denne inte är om ett par år och då kanske man inte längre passar in i organisationen. Ett annat problem är att befattningarna idag inte är lika varaktiga som förr, men att urvalet ändå koncentreras mot nuvarande anställning (Granberg 2003). En fråga att ta i beaktning blir då om den anställde skulle klara en framtida förändring?

Cook (2004) använder en annan modell för urvalsfasen som han kallar den klassiska triangeln. Första urvalet sker vid en så kallad application form. Denna går närmast att jämföra med anställningsformulär och sådana används enligt vår uppfattning inte så ofta i Sverige. Ingen svensk litteratur som nämner begreppet har påträffats, medan flertalet internationella gör det. Ett anställningsformulär tycks kunna innehålla frågor om både biografiska och personliga uppgifter, medan CV:n är en meritförteckning. Andra urvalet, om man gått vidare efter anställningsformuläret, blir referenstagande och därefter kommer intervjun. Application form verkar därmed som ett första filter i anställningsprocessen. Därifrån kan man välja ut ett antal som går vidare till nästa steg. Denna process kallar Cook (2004) för att sålla.

Vad det gäller sållning har han en studie som visar att kvinnor ofta diskrimineras vid anställningar. Det finns många etiska regler att följa när man rekryterar. Man får bland annat inte ställa vissa frågor, till exempel om familjesituation eller om personen i fråga har barn. Med andra ord sådant som inte är arbetsrelaterat. Enligt Cook (2004) kan man inte lita på att sållningen går rätt till. Genom så kallade policy-capturing analyses upptäckte Machwirth, Schuler och Moser (Cook 2004) att vad chefer gjorde, enligt analyserna, ofta skiljde sig från vad de sade, när man bad dem beskriva hur de sållade. Cheferna påstod att de sållade efter bevisad begåvning eller förmåga och tidigare arbetslivserfarenhet/yrkesfärdigheter, men i verkligheten visade det sig att de avböjde ansökningar för att de var oprydliga och dåligt skrivna. Ur ett annat perspektiv tar Cook (2004) även upp huruvida de som söker talar sanning eller om man enbart skriver saker för att tillfredsställa arbetsgivaren. Det är svårt att få ett sanningsenligt svar på detta eftersom få tillkännager att de givit falsk information. En undersökning som Cook (2004) refererar till i sin bok visar att 73 % erkände att de inte hade varit ärliga om anledningen till varför de sökte arbete på just det företaget. Oroande nog

(26)

visade det sig att 40 % inte kände sig tvingade att tala sanning om sina intressen och hobbies. Ärlighet från både sökandens och arbetsgivarens sida är ett problem i rekryteringsprocessen. .

John Stredwich (2003) är en av dem som påpekar faktumet att urvalet inte enbart är en fråga om intervjun trots att det är det populäraste tillvägagångssättet. Istället för sållning kallar han det första steget i processen för short-listing, vilket kan liknas med att sortera ut. Lika mycket som man väljer ut de bästa kandidaterna väljer man bort de dåliga. Ibland väljer man bort alla då ingen tycks passa för arbetet. I det första steget reducerar man antalet sökande till ett passande antal som senare blir kallade till intervju. Detta antal menar Stredwich (2003) beror på hur många ansökningar man får in i förhållande till vakanser. Målet är oftast att skapa en lista som innehåller fem till sex kandidater, något som också Granberg (2003) säger. Det finns enligt Stredwich (2003) två vägar att närma sig denna urvalsprocess. Den ena är screening approach där man sorterar ut sökanden på grund av brist på erfarenhet eller kvalifikationer. Här väljer man inte alltför sällan bort sökande på grund av dess ålder, födelseort, handstil eller inkluderandet av ett foto, med mera. Även diskriminering på grund av familjesituation, kön eller etnisk bakgrund förekommer. Den andra metoden kallas inclusion, där varje sökande jämförs med kraven i personspecifikationen och får poäng utifrån ett poängsystem. Till exempel 8 för kvalifikationer, 15 för övrig kunskap, 7 för övrigt om totalt 30 poäng. Det ska vara två stycken oberoende rekryterare som arbetar med denna typ av urval. Stredwich (2003) menar att om man följer denna metod undviker man diskriminering och orättvisa vid urvalet.

Även Cooper m fl (2003) skriver att tillvägagångssättet vid urval är att man granskar application form och CV. Smith och Robertson (Cooper, Robertsson & Tinline 2003) påpekar att en bra application form har många fördelar. När de är väl utformade och strukturerade att fånga nyckelinformation som är relevant för arbetet kan det göra sållningen enkel och pålitlig och verka som en hjälp vid intervjun genom att ge struktur till denna. Nackdelen med den fritt formulerade CV:n (som används i Sverige) är att de som söker ger varierande uppgifter om erfarenhet och fallenhet för arbetet, vilket gör sållningen och jämförelsen mycket svårare än när man har en standard application form. Huvudmålet är att sållningen är reliabel. Om mer än en person skummar igenom CV och application form bör det finnas en samstämmighet dem emellan och i vad de använder för kriterier. Om det är en person som sållar måste dennes bedömningar vara konsekventa och inte påverkas av vilket humör eller hur stressad denne är. Sammanfattningsvis är det lättare att sålla reliabelt när man har en strukturerad application form än med en fritt formulerad CV, eftersom rekryterarna då utgår från samma kriterier.

(27)

Cooper m fl (2003) påpekar att metoderna för sållning samt metoder för hur man bäst attraherar medarbetare är relativt outforskade områden jämfört med nästkommande steg i processen (intervjun). De menar att eftersom rekryteringsmarknaden, speciellt i en ekonomi som till stor del styrs av servicesektorn och kräver utbildade arbetare, blir alltmer tävlingsinriktad. Därför behöver man i organisationer en bättre förståelse för hur man lockar till sig nya kandidater och för hela urvalsprocessen.

3.2.1.3 Vad bedöms och hur görs det?

Kahlke och Schmidt (2002) menar att rekrytering ofta handlar om hela processen, från att locka till sig duktiga medarbetare till själva tillträdandet i företaget, medan urvalet mer specifikt handlar om den arbetsrelaterade personbedömningen. Då de spår om framtidens krav på medarbetaren söker de svara på två frågeställningar: Vad ska i första hand bedömas och hur kommer rekrytering och personbedömningar att genomföras? Första frågan besvaras med introduktionen av fem nyckelkompetenser: inlärning, team-inriktning, ledning av sig själv och andra, förändringsberedskap och interkulturell förståelse. Svaret på den andra frågeställningen handlar mycket om att personbedömningar i arbetslivssammanhang i framtiden kommer att bli alltmer pc-baserade. Detta innebär i stort sett att företaget har ett system där arbetssökanden registrerar sin ansökan på internet så att de blir sökbara.

Att välja rätt person för arbetet kan vara en svår uppgift eftersom inte alla människor och arbeten är likadana. Människor skiljer sig i storlek, intelligens, förmågor, personlighet och i styrka och svagheter vad det gäller fysiska och psykiska arbetsbelastningar. Dessa medfödda skillnader leder ofta till att urvalsbeslut görs med osäkerhet. Därför bör man göra en framework for action (ung. handlingsprogram) som försäkrar en bra matchning mellan en persons styrka, färdigheter, förmågor och krav på det arbete som ska utföras. Denna framework handlar till stor del, kort sammanfattat, om rekryterarnas kunskaper om hur man gör bra rekryteringar. Inom denna ram är det viktigt att HR funktionen kan applicera Quality Management principen i rekryteringen för att optimera urvalsprocessen (Cooper, Robertsson & Tinline 2003).

För att lägga in ett psykologiskt perspektiv när det gäller urvalet nämner Cooper m fl (2003) att psykologer, i väldigt generella termer, delar in mänskliga psykologiska karaktärer i två breda kategorier: personlighet och kognitiva förmågor. Kognitiva förmågor innefattar människans kapacitet att producera verbala, numeriska och andra typer av information, det

(28)

vill säga intellektuella färdigheter. Personlighet har mer att göra med individuella skillnader i läggning och sinnelag. För att dra en parallell till urvalsinstrumenten anser vi att CV:n till stor del beskriver en persons kognitiva förmågor, medan det personliga brevet är den del i urvalsprocessen som belyser personlighet. Cooper m fl (2003) för en diskussion runt att människor, situationer och beteenden interagerar och är beroende av varandra och frågar sig: Vilket beteende representerar den verkliga personen? Beror vårt beteende på situationen eller orsakas det av underliggande stabila personliga kvaliteter? De tar upp ett exempel på hur en person kan bete sig annorlunda på en intervju jämfört med på en fest. De vill framhålla att även om man har väldigt bra kunskap om någons kognitiva förmåga, utefter svar från personlighetstest och liknande urvalsmetoder, är det omöjligt att förespå beteenden med absolut säkerhet eftersom situationen också har betydelse och inverkar. Vissa människor som verkar passa bra i en situation kan ändå ha svårt att bli framgångsrika på grund av påverkan av andra människor och/eller andra händelser, det vill säga situationsbundna faktorer. Även om det är svårt att få en perfekt bild av en person är lösningen, enligt Cooper m fl (2003), att man kan förutspå framtida beteenden om man har förståelse för någon nyckelaspekt, till exempel vad arbetet går ut på. Vad författarna menar med detta är antagligen att det bör finnas en samstämmighet mellan kravet på arbetet och på den anställde som person. Människors personligheter skiljer sig uppenbarligen och psykologer utgår ofta från Big Five strukturen som grundas på att människors personlighet har fem dimensioner som är oberoende av varandra. Dessa olika dimensioner behandlas inte ytterligare här utan vi vill bara påpeka, i likhet med författarna, att det finns bra psykologiska tankar bakom hur man kan utröna någons personlighet, men det krävs specialister för att utföra sådana mätningar och det blir kostsamt att ha som användning vid urval och rekrytering. Personlighetstest används ofta i USA och är bra komplement till alla kognitiva tester men författarna förespråkar användandet av CV (Biodata) eftersom det gör det enklare som ett första filter innan man går djupare in i urvalsprocessen (Cooper, Robertsson & Tinline 2003).

Ovan har olika instrument för urval vid bedömning av personliga och biografiska uppgifter behandlats, men frågan kvarstår om vad det är som till slut får rekryteraren att fastna för en person? Vad väger tyngst av dessa båda? Erika Ekström skrev 2001 en forskningsrapport om arbetsgivarnas rekryteringsbeteende. En intressant fråga man ställde till företag var vilka faktorer som gjorde att de anställde just den aktuella personen. Utav sex svarsalternativ var det de personliga egenskaperna som hade störst betydelse, på andra plats kom utbildning inriktad mot yrket och på tredje plats, erfarenhet inom yrket. Om det var de personliga

(29)

egenskaperna som hade störst betydelse vid anställningen kan man anta att det personliga brevet hade viss betydelse i början av rekryteringsprocessen, hur man har beskrivit sig själv. Ekström (2001) poängterar dock att personliga egenskaper bör tolkas med försiktighet då rekryteringsprocessen kan sluta med att man har två kandidater kvar, med liknande utbildning och yrkeserfarenhet, och att man först då tittar på de personliga egenskaperna. Att personen gjorde ett bra intryck vid intervjutillfället, passade in i arbetsmiljön, hade värdefull yrkeserfarenhet och goda referenser var faktorer som hade stor betydelse i den undersökning som gjordes. Hur betydelsefulla personliga egenskaper är jämfört med formella meriter besvarar Fernström Winberg och Hildingsson (2005, s 45) så här: ”Det är viktigt för den sökande att ha de formella meriterna för att bli utvald till intervju, men i intervjusituationen är det först och främst de personliga egenskaperna som efterfrågas.”

Urvalsförfarandet skiljer sig en del bland de olika författarna. Det som är gemensamt för alla är att man alltid utgår från ansökningshandlingarna. Hur gallringen sedan går till steg för steg varierar något. Tanken bakom och önskan med denna frågeställning var att komma fram till hur rekryterarna resonerar när de sållar. Vad gör att han/hon väljer bort någon i jämförelse med en annan. Detta går inte att utläsa ur ovan använd litteratur, eftersom författarna när de beskriver urvalsprocessen har en tendens att beskriva stegen i arbetsgången, men inte tanken bakom. Granberg (2003) är den enda svenska referens vi har att hänvisa till och han kritiserar de urvalsinstrument som används vid rekrytering i Sverige idag. Bland annat eftersom han menar att instrumenten inte kan förutspå hur en person kommer att klara arbetet. Det närmaste vi kommer tankesättet bakom sållning är att Cook (2004) och Stredwich (2003) kritiserar en del tillvägagångssätt, eftersom de är för diskriminerande. Generellt sett sållar man efter erfarenhet och kvalifikationer i det första steget, med andra ord efter CV i första hand. Något som bör beaktas vid bedömning och urval är enligt Cooper m fl (2003) samt Kahlke och Schmidt (2002) förändringsberedskapen, eftersom arbeten i dagens utvecklingstakt förändras. Detta kan kanske ses som ett förslag på ytterligare en bedömning som bör kunna mätas samt tas med i en kravprofil. Cooper m fl (2003) påpekar att det är svårt att veta om en persons beteende är stabilt eller situationsbundet, varför man kanske inte kan förlita sig blint på intervjun. Att mäta beteendeaspekter är svårt menar författarna och därför företräds CV som ett bra förstahandsinstrument att sålla efter av bland annat Cooper m fl (2003). Sammanfattningsvis kan vi utläsa att de bedömningsmetoder som används idag inte är fullständiga. Det är naturligtvis lättare att mäta färdigheter så som erfarenhet och faktiska

(30)

meriter, men flertalet författare framhäver vikten och behovet av att kunna mäta personlighetsaspekter för bästa möjliga utgång av en rekrytering – det vill säga en långvarig anställning. Det bästa sättet att mäta personligheten är idag genom intervjun och rekryterare förlitar sig mycket på den enligt Ekström (2001) samt Fernström Winberg och Hildingsson (2005).

3.2.2 Intervjustudie

Ovan har vi med hjälp av litteraturen beskrivit vad som sker från det att ansökan når företaget till att man kallar till anställningsintervju. Nedan följer sammanfattningar av vad intervjupersonerna har att säga i samma fråga.

Alla rekryterare har sina sätt att arbeta sig igenom ansökningarna, många steg är snarlika varandra om inte helt lika. A utgår från kravprofilen där de formella kraven ställs mot CV:n. Detta första steg följs av fyra av fem informanter. C är den enda som börjar med att läsa de personliga breven och väljer på så sätt ut vilka som går vidare i processen.

Man gör en snabb, väldigt grov scanning av CV:n. Dom som jag sedan tycker har det vi letar efter, det som jag liksom sagt är avgörande och som stämmer överens med kravprofilen, går vidare.

Har du de här två kraven 3 års arbetslivserfarenhet och akademiska studier, ja eller nej, hade du inte det då är det kört. Det är helt första sållningen och det har inget med personligheten att göra, bara CV:n rakt av.

A och D nämner också att man försöker ge en återkoppling så fort som möjligt till de som söker, man skickar tillbaka ett brev eller mail som säger att man registrerat deras ansökan och ber att få återkomma.

Man registrerar att de kommit in och tackar på en gång. För det besparar mycket tid, annars tar det en vecka då alla de här 200 personerna som sökt ringer.

De personer som har de formella kraven går sedan vidare i processen och det är då det personliga brevet kommer in i bilden. A säger att denne då penetrerar ansökan genom att titta lite mer i det. För att komma ner till ett hanterbart antal ansökningar att arbeta med säger B att denne försöker att läsa mellan raderna:

Vad har dom gjort, stämmer det här. Har dom varit inriktade, har det varit ett säljjobb, kan man kolla om dom varit på denna marknad. [...] Jag har 10 parametrar och jag har nu gått igenom dom en gång, jag hade 12-15 kvar, nu sitter jag och