Sjukfrånvaro
Verksamheten har haft en förhållandevis låg sjukfrånvaro under pandemin, och medarbetarna har varit positiva till att verksamheten har kunnat bedrivas trots allt.
Vi är stolta över den stora förändringsbenägenheten som finns hos medarbetarna. Vår personal trivs på sina arbetsplatser och är trygga med sina chefer trots all turbulens med till exempel förvaltningsbyte och pandemi.
Sjukfrånvaro per AIDHuvudgrupp
Kompetensförsörjning
Medarbetarna i verksamheten var beredda att stötta övriga verksamheter vid behov som skulle kunna uppstå under pandemin.
För att medarbetarna skulle känna sig trygga och informerade genomförde ledningsgruppen korta avstämningar tre gånger i veckan och la veckovis ut information på intranätet till medarbetare samt mailade medarbetarna direkt.
En långsiktigt stark ekonomi
Resultaträkning januari–augusti
Utfall 2020 jan - aug
Budget 2020 jan - aug
Avvikelse Utfall/Budget 2020 jan - aug
Budget 2020
-11 053 25 -11 078 0
Regionbidrag för verksamhet 193 533 188 245 5 288 290 300
Patientavgifter 9 010 6 667 2 343 10 000
Intäkter försäljning 13 209 10 147 3 062 15 435
Erhållna bidrag 5 628 16 171 -10 542 24 414
Övriga intäkter 42 0 42 0
Verksamhetens intäkter 221 422 221 230 192 340 149
Kostnad AOH -43 936 -42 722 -1 214 -67 491
Övriga personalkostnader -287 -815 528 -1 223
Tjänsteköp -411 -572 161 -890
Hjälpmedel -155 182 -144 234 -10 949 -220 940
Lokal- och fastighetskostnader -10 431 -11 556 1 125 -17 335
IT-, telefoni-, och postkostnader -5 745 -5 716 -29 -8 574
Transport- och resekostnader -3 553 -3 956 403 -5 934
Övriga kostnader -7 852 -6 790 -1 062 -10 208
Verksamhetens kostnader -227 397 -216 361 -11 036 -332 594
Avskrivningar -4 708 -4 442 -266 -6 930
Nettokostnader -10 682 427 -11 110 625
Finansiell intäkt o kostn -371 -403 32 -625
Resultaträkning hjälpmedel
Utfall 2020 jan - aug
Budget 2020 jan - aug
Avvikelse Utfall/Budget 2020 jan - aug
Budget 2020
56138 Speciallivsmedel upphandl förm -18 755 -7 467 -11 289 11 200
56188 Speciallivsmedel upphandl subv -8 157 -17 733 9 576 26 600
57100 Tekniska hjälpmedel 0 0 0 -95
57110 Köp av Hörhjälpmedel -26 402 -27 243 841 42 700
57111 Sesam Köp av Texttelefoner -3 855 -2 341 -1 514 3 670
57120 Köp av Synhjälpmedel -7 368 -6 850 -518 10 000
57130 Köp av Ortopedtekn hjälpmedel 0 0 0 0
57140 Köp av Medicinsk behandlhjälpm -568 -1 333 766 2 000
57141 Köp Insulinpump CGM/FGM tillbe -8 0 -8 0
57142 Andningshjälpmedel -13 493 -7 733 -5 760 11 600
57160 Köp av Rörelsehjälpmedel -49 774 -40 320 -9 454 63 000
57190 Köp av Övr tekniska hjälpmedel 0 0 0 0
57191 Sesam Avräkning inköp 1 373 0 1 373 0
57223 Speciallivsmedel upphandl förm 0 0 0 0
57228 Speciallivsmedel upphandl subv 0 0 0 0
58421 Lämn bidrag -Synhjälpmedel -11 099 -10 724 -375 16 600
58422 Lämn bidrag - Hörhjälpmedel -16 008 -10 246 -5 762 15 135
64190 Övriga förbrukningsinventarier 141 -10 790 10 931 16 185
65210 Rep/underh med tekn utrustn 0 -128 128 200
65910 Rep/underh tekn hjälpm -1 209 -1 325 116 2 050
Resultat -155 182 -144 234 -10 949 220 845
Krisberedskap
Tidigt i utbrottet av pandemin gjordes en kartläggning av hur materialförsörjningen inom samtliga hjälpmedelsområden såg ut. Denna lista uppdaterades sedan kontinuerligt i takt med att ny information inkom. Det framkom att materialförsörjningen var god men att ett särskilt fokus behövde läggas på livskritiska produkter inom läkemedelsnära hjälpmedel för att säkerställa att dessa alltid kunde levereras. Som ett led i detta identifierades ersättningsprodukter i händelse av leveransproblem samt att uppföljningsmöten arrangerades varje vecka med berörda leverantörer.
Då många medarbetare har arbetat hemifrån för att undvika resande, har vi använt oss av digitala möten i större utsträckning än tidigare, vilket fungerat mycket bra. Exempel på väl fungerande interna digitala möten är puls- och förbättringsmöten samt veckomöten i de olika teamen.
Krisarbetet inom verksamheten bestod av att utifrån arbetet inom förvaltningens krisledningsgrupp genomföra korta ledningsmöten tre gånger i veckan och samla känd information, samtidigt snabbt kunna delge medarbetarna aktuell information varje vecka.
Krisplaner har upprättats på enhetsnivå, vilket underlättar bemanning och prioritering av
arbetsuppgifter. Dessa planer kommer även framöver att användas i vardagen vid behov. Då krisen inte kom särskilt snabbt och hjälpmedelsverksamhet inte påverkades i större omfattning, gick krisarbetet förhållandevis bra.
För att säkerställa uppbackningen till ordinarie personal i ordermottagningen vid eventuell hög frånvaro och belastning, har vi rekryterat timanställda samt genomfört intern upplärning av andra medarbetare så att de snabbt kan rycka in.
Intern kontroll
Redovisning av samtliga kontrollområden och delområden som ingår i verksamhetsområde hjälpmedels interna kontrollplan framgår av bilaga Rapportering av plan och uppföljning intern kontroll verksamhetsområde hjälpmedel.
Rapporteringen av intern kontroll ska även innehålla en kort beskrivning av den interna kontrollen och eventuella avvikelser och åtgärder kopplat till fem områden: kontrollmiljö, riskbedömning,
kontrollaktiviteter, information och kommunikation samt uppföljning och utvärdering.
Kontrollmiljö: Ansvar och befogenheter tydliggjorda
Hjälpmedel ingick som en del av Regionservice under 2019 och 2020. Hjälpmedels interna
kontrollplan har tagits fram av ledningsgrupp och valda resurser inom både förvaltning Psykiatri och habilitering och Regionservice.
Riskbedömning: Risker bedöms utifrån sannolikhet och konsekvens och dokumenteras Se ovan.
Kontrollaktiviteter: Granskningar och åtgärder är anpassade och utvärderade i förhållande till riskanalys
Arbetet med måldokument och den interna kontrollplanen sker parallellt, varför det finns en naturlig koppling.
Information/kommunikation: Riskanalysen kommuniceras med nämnden/styrelsen Sker i linjen.
Uppföljning/utvärdering: Åtgärder vidtas vid konstaterade avvikelser och återkopplas till nämnden/styrelsen
I uppföljningen av planen för 2020 efter tertial 2 är tolv områden gulmarkerade, två områden grönmarkerade, 13 tretton områden orangemarkerade och ett delområde som handlar om
lokalförsörjningen är rödmarkerat. Förvaltningsbyte innebär att lokalöversynen måste arbetas in i nya förvaltningen och bli tydligare. Frågan är fortsatt prioriterad och omtag med ny förvaltning kommer att ske.
De orangemarkerade delområden avser GSF:s30 kontroller inom ett flertal delområden som görs helår åt förvaltningen. När den interna kontrollplanen 2020 togs fram var utgångspunkten de uppgifter om kundplan för GSF som då fanns tillgängliga. Efter att planen var framtagen reviderades emellertid GSF:s kundplan och några av delområdena i förvaltningens plan utgick. Dessa har ännu inte följts upp.
Diskussioner ska föras med GSF om dessa kontroller ändå kan genomföras under hösten.
Åtgärder finns angivna i den interna kontrollplanen. För uppföljning hänvisas till aktivitetsplanen för Målfokus 2020 och till bilaga Rapportering av plan och uppföljning intern kontroll
verksamhetsområde hjälpmedel.
30 Gemensamma servicefunktioner.