Skupina A položek ABC analýzy kancelářského zboží

Na obrázku 4 je pomocí Lorenzovy křivky zřetelně vidět postavení kancelářského papíru mezi všemi kancelářskými potřebami. Dle obrázku 3 zaujímá hned druhou pozici v kategorii a řadí se do A položek v kategorii office supplies. Je tedy velmi důležitou položkou a ABC analýzou bylo potvrzeno, že je na místě se jeho spotřebou nadále zabývat.

35 Obrázek 4: Část grafu ABC analýzy kancelářských potřeb

Zdroj: vlastní zpracování

Nesmí být ovšem opomenuto, že kancelářský papír je v tomto případě porovnáván pouze mezi omezenou skupinou materiálů čítající 91 položek. Autorka BP se řídila doporučením Horákové (1998, str. 196), která připouští, že v některých případech je vhodné „některé položky přeřadit do vyšší kategorie podle dalších hledisek“.

Jak již bylo uvedeno výše, režijní materiál ve firmě čítá přes 18 000 položek. Pokud by byl porovnáván v rámci všech položek režijního materiálu, patřil by do kategorie B. Ty jsou

dle charakteristiky skupiny středně důležité. Porovnání s materiálem výrobním by bylo značně zkreslené, neboť jeho cena je mnohonásobně vyšší. Proto by položky patřící dle charakteristiky do kategorie B patřily do skupiny C.

2.2.2 Proces zásobování kancelářským papírem.

Papír je využíván ve velkém množství v každém oddělení firmy. Používán je bílý papír Xerox A4 Image Volume gramáže 80 g/m². Dovážen je v kartonových krabicích po pěti baleních. Jedno balení obsahuje 500 listů papíru, v kartonu je tedy 2 500 listů. Zboží prochází přes sklad režijního materiálu, a proto je při výdeji klasicky odepisován ze SAP, jako většina kancelářských potřeb. Kancelářské potřeby má na starosti disponent skladu náhradních dílů, který dle potřeby papír objedná. Objednává se vždy stejně velké množství papíru v dodávce, je tedy využíván Q-systém řízení zásob.

Pro přehlednost je zpracován popis dílčích částí procesu zásobování do tabulky 1. Procesy jsou popsány od podnětu k objednání až po užití koncovým uživatelem v BAR. Vždy je doplněna osoba či skupina osob, která za určitý proces odpovídá a má jej na starosti.

Tabulka 1: Tabulka procesu zásobování kancelářským papírem

ČINNOST (KROK) ODPOVĚDNÁ OSOBA vždy po100 kartonech (tj. 250 000 listů papíru).

disponent MRO Požadavek na objednávku je v okamžiku uložení v systému SAP

vytisknut, podepsán a odeslán dodavateli na e-mail.

disponent MRO Přijmutí požadavku na objednávku dodavatelem a jeho zpracování. dodavatel Zboží dodavatel doručí do BAR. Je převzato skladníkem a uloženo do

regálů ve skladu MRO.

skladník Kancelářský papír je spolu s dalšími položkami dodacího listu

pracovníkem oddělení příjmu zboží naskladněno v systému SAP.

Seznam těchto příjmů papíru lze vidět v příloze A.

pracovník příjmu zboží

Ze skladu MRO si již pracovníci BAR mohou tento papír odebírat. zaměstnanci BAR Zdroj: vlastní zpracování

37 Proces zásobování kancelářským papírem je zahájen v okamžiku, kdy úroveň zásoby dosáhne signální hladiny. Ta je v případě kancelářského papíru stanovena na 10 kartonů.

Disponent se o dosažení signální úrovně zásoby papíru dozví ze systému SAP. V tom okamžiku lze papír společně s dalším zbožím, které dosáhlo signální úrovně, zobrazit v transakci „hromadné uvolnění požadavků na objednávku“. Požadavek z transakce disponent zpracuje. V systému SAP doplní množství, které je třeba objednat, což je v případě papíru vždy 100 kartonů, tj. 500 balení, a požadovaný čas doručení. Objednávka je vytištěna, orazítkována a podepsána disponentem a zaslána dodavateli. Pořizovací doba od objednání po uskladnění se pohybuje kolem tří dnů.

2.2.3 Nakládání s kancelářským papírem

V podkapitole 2.2.1 byla pomocí ABC analýzy aplikované na kancelářské potřeby (office supplies), určeno zařazení kancelářského papíru do kategorie A. Za rok 2017 dosáhla hodnota nakoupeného kancelářského papíru částky 225 532 Kč. Z evidence příjmu kancelářského papíru v systému SAP (viz příloha A) zřetelně vyplývá, že společnost BAR využívá pro tuto položku zásob Q-systém řízení objednávek. V roce 2017 bylo provedeno celkem 12 objednávek, což je v průměru jedna měsíčně. Jak již bylo popsáno v podkapitole 2.2.1, jeden dovezený karton obsahuje 2 500 listů papíru. Dovážka je vždy ve výši 100 kusů kartonu, což čítá v průměru 250 000 listů papíru měsíčně. Při tomto objednávaném množství tedy připadá půl balení papírů na každého zaměstnance v BAR, ať už se jedná o dělníka, či expedienta. Ve skutečnosti je spotřeba papíru rozložena jinak, což je zobrazeno koláčovým grafem na obrázku 5.

Obrázek 5: Koláčový graf spotřeby papíru v BAR za měsíc (počet listů v kusech) Zdroj: vlastní zpracování

Největší spotřebu na obrázku 5 bezpochyby vykazuje oddělení logistiky. To čítá 25 zaměstnanců. Do oddělení logistiky spadá v BAR oddělení příjmu zboží, plánovači výroby, expedienti, dispečeři logistiky, disponent skladu náhradních dílů a skladníci.

Pracovníci mají dle své pozice určené, zda mají na starosti materiál výrobní či režijní.

V BAR spotřebuje 25 zaměstnanců, což jsou přibližně 2 % ze všech pracovníků, za měsíc 163 279 kusů papíru, tj. 65 % z celkem měsíčně spotřebovaných 250 000 listů.

2.2.4 Třídění kancelářského papíru a vztah k životnímu prostředí

Zhruba do roku 2018 se v BAR na třídění papíru v kancelářích nekladl velký důraz.

Zaměstnanci měli neomezený přístup k papíru a nikdo nekontroloval, kolik ho spotřebují k tisku. Špatně dodací listy končily většinou v koši na směsný odpad.

Každý pracovník má v kanceláři koš na směsný odpad u svého stolu a měl by mít k dispozici také speciální koš na papír. Někteří papír třídí do koše zvlášť, ostatní do směsného odpadu. Když jsou koše vynášeny externí úklidovou službou, bývají ovšem sesypány všechny do společného pytle, tedy nakonec i vytříděný papír končí ve směsném odpadu.

163 279 71 498

15 223

logistika kvalitáři a team leadeři dělníci

39 Ve výrobní hale se papíry běžně odhazují do směsného odpadu nebo do kontejnerů na papír. Do kontejneru se vyhazují papírové krabice od zboží, zbytky papírových proložek a další papírové zbytky. Kancelářský papír sem ovšem přijde minimálně. Kontejner má na starosti správce budov, který po naplnění takového kontejneru obstará odvoz do sběrného dvora. Na ostatní odpad, jako jsou plasty, špinavý a zamaštěný textil či prázdné nádoby od sprejů jsou po hale rozmístěny kontejnery označené štítky, kam se příslušný odpad vyhazuje. Ty bývají pravidelně po naplnění odváženy, na papír se ovšem takový důraz neklade. Autorka konstatuje, že podmínky k třídění papíru v BAR jsou zavedené, ale pracovníci k němu nejsou nijak vedeni ani podporováni ze strany vedení.

V BAR existuje na bezpečnost, zdraví při práci a ekologii specializované oddělení SHE (z angl.Safety, Health & Environment). Oddělení SHE ale především dbá na dodržování bezpečnostních předpisů, zajišťování bezpečnostních tabulí a ukazatelů, snaží se zvýšit bezpečnost na výrobních halách. V případě podání zlepšovacích návrhů pracovníky firmy, které spadá do kategorie zdraví zaměstnanců a bezpečnost při práci či ekologie je stanoveno vysoké peněžní ohodnocení. Na třídění odpadů, a především papíru, však oddělení neklade žádný důraz.

2.2.5 Identifikace zdrojů plýtvání kancelářským papírem

Jak již bylo zmíněno v podkapitole 2.2.3, oddělení logistiky se svými 25 zaměstnanci spotřebuje čtvrt milionu listů papíru měsíčně. Nicméně nelze jednoznačně určit, který list papíru byl vytištěn zbytečně.

Z toho důvodu byla autorkou této bakalářské práce na začátku měsíce ledna 2018 každému pracovníkovi předána papírová krabice, kam měli zaměstnanci oddělení logistiky po dobu jednoho měsíce vyhazovat veškerý papír, který by jinak mířil do koše. Ke konci měsíce února byla svolána schůzka všech zaměstnanců logistiky. Schůzky se zúčastnilo 20 osob, 5 bylo z pracovních či osobních důvodů omluveno. Nejprve byla logistika seznámena s množstvím spotřebovaného papíru. Byl prezentován koláčový graf (viz obrázek 5) a každý člen musel zodpovědět dvě následující otázky:

1. Kolik papíru denně vytisknete?

2. Kolik z uvedeného množství denně vyhodíte?

Anketa probíhala ústní formou a jednalo se pouze o orientační odhad samotných pracovníků. Výsledky jsou zobrazeny v tabulce se záznamy (viz tabulka 2).

Tabulka 2: Odpovědi zaměstnanců logistiky na otázky

Počet ↓ listů

Otázka A: Kolik papíru denně vytisknete?

četnost odpovědí Otázka B: Kolik z uvedeného množství vyhodíte?

Osoba→ 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 A B

Na obrázku 6 jsou graficky znázorněny četnosti odpovědí na otázky položené logistikům.

Červené hodnoty zobrazují počty vyhozených papírů do krabic na tříděný odpad.

V tabulce 2 je šedou barvou znázorněno, že jednotlivec často vyhodí více než 50 % papíru (11 osob označilo, že vyhodilo 50 % a více potištěných listů papíru). Bylo opravdu potřeba potisknout celé množství papíru ze sloupce B, tedy papíru, který se vyhodil? Pro zhodnocení tohoto aspektu byl autorkou BP zkontrolován vyhozený papír v krabicích.

41 Obrázek 6: Četnost odpovědí na otázky položené logistikům

Zdroj: Vlastní zpracování

Největší zastoupení v krabicích měly dodací listy. Jsou tištěné k veškerému materiálu, který odjíždí z BAR. Každý dodací list se tiskne dokonce ve třech kopiích a každý z nich může mít i několik stránek. Jedna zůstává založena v šanonech zaměstnanců expedice, další dvě kopie dostává řidič kamionu, který pro materiál přijel. Dodací listy jsou založeny, vytištěny a předány na dispečink několik hodin před odjezdem. Expedice se v průběhu dne často mění, ať už kvůli zákazníkovi, nevyrobeným dílům nebo nedostatečnému místu na kamiónu. Dodací listy se tudíž aktualizují a vytisknou znovu.

Další skupinou byly natištěné objednávky. U materiálu výrobního probíhají objednávky materiálu pouze elektronicky. U materiálu režijního tento proces zavedený není. Po vytvoření se objednávka systémem automaticky vytiskne, následně je orazítkována a ručně podepsána. Přes tiskárnu je elektronická kopie zaslána dodavateli. Objednávky jsou evidovány v systému SAP, takže papírová verze je vyhozena.

Zbylé papíry ve sběrné krabici byly potištěné daty ze SAP, vytištěnými e-maily, fakturami a tabulkami. Dle pracovníků se v 90 % jednalo o tisk zbytečný. Dokumenty sloužily pouze k lepší vizuální kontrole dat. Dokumenty se natiskly a po kontrole byly vyhozeny.

3 Návrh možných opatření ke zlepšení

V kapitole 2 bylo stručně popsáno řízení zásob režijního materiálu ve společnosti BAR.

V analýze ABC byla potvrzena důležitost kancelářského papíru a jeho nadměrná spotřeba, a to především oddělením logistiky. V podkapitole 2.2.5 byly identifikovány hlavní zdroje plýtvání kancelářským papírem. Autorkou práce byla navržena zlepšení, která jsou představena v následujících v podkapitolách: omezení tisku dodacích listů, redukce tisku objednávek a dalších dokumentů a plošná výměna a redukce počtu tiskáren.

Aby bylo možné plýtvání vyjádřit také v peněžních jednotkách, po konzultaci s pracovníkem IT pro BAR byla autorkou cena jedné potištěné stránky vyčíslena v průměru na 1,84 Kč. V této sumě je započítána cena papírů, která činí cca 0,1 Kč, zbylá částka zahrnuje pronájem tiskáren (příloha B Seznam tiskáren v BAR), spotřebu tonerů a pravidelný servis tiskáren.

Výsledkem opatření je snížení objednávaného množství papíru, které je vidět na obrázku 7.

Dále jsou vyčísleny finanční úspory jednotlivých opatření v každé podkapitole (3.1, 3.2 a 3.3).

3.1 Omezení tisku dodacích listů

Největší spotřeba papíru byla zjištěna při tisku dodacích listů. Pokud je nutné nakládku materiálu pozměnit a dodací listy aktualizovat, vyhodí se všechny dodací listy a jejich dvě kopie.

Podobně jako systémů automatické identifikace by se dalo využít odesílání tzv. EDI-ASN zpráv. EDI (angl. Electronic Data Intercharge) slouží k elektronické výměně strukturovaných dat v souladu s dohodnutými standardy mezi podnikovými počítačovými systémy. Mezi EDI podle Smejkala (2018) nepatří e-mail, fax ani datové schránky. ASN zprávy (angl. Access Stack Node) spadají pod EDI koncept a slouží jako oznámení nevyřízených objednávek, tedy je elektronickou obdobou dodacího listu. ASN může být použita pro výpis obsahu zásilky a další informace jako stav objednávky, popis produktu, fyzické vlastnosti, typ obalu označení nebo informace o přepravci Banerjee (1994).

Pokud by byl tisk dodacích listů zcela nahrazen jedním z výše uvedených systémů, měsíční úspora by čítala přibližně 200 000 Kč měsíčně, pokud je uvažováno, že logistici vytisknou z celkového počtu papírů (viz obrázek 5) z 65 % dodací listy (podle autorky je procento tisknutí dodacích listů ve skutečnosti mnohem vyšší). Prozatím není Benteler na úplné zavedení těchto systémů připravený, a i když v průběhu roku 2019 zavedl odesílání EDI zpráv dodavatelům, od tisknutí dodacích listů ustoupit firma prozatím nechce.

Alespoň částečné omezení tisku dodacích listů navržené autorkou a následně realizované spočívalo ve zpřístupnění nové transakce v systému SAP dispečerům a v zaškolení k práci s ní. Dispečeři si dodací listy nyní tisknout sami při nakládce materiálu. Tím se eliminovaly všechny vyhozené dopředu vytištěné dodací listy, které musely být následně aktualizovány. V průměru se po zavedení opatření vyhodilo o 1200 kusů papírů denně méně, včetně víkendů a svátků, neboť expedice probíhá v nepřetržitém provozu. Za měsíc se takto uspoří asi 80 000 Kč.

Na druhou stranu nelze zcela opomenout, že užíváním bezpapírového prostředí s sebou nese ovšem řadu rizik, jako je možné zveřejnění zpráv nebo úpravy obsahu zpráv Smejkal (2018).

3.2 Redukce tisku objednávek a dalších dokumentů

V podkapitole 2.2.2. byl detailně popsán systém objednávek papíru. U ostatních kancelářských potřeb a celkově režijního materiálu je objednávání obdobné, mají pouze

45 jiné objednávkové hladiny nebo je použitý jiný systém, jak bylo popsáno v podkapitole 1.5.

Materiál výrobní je standardně objednáván pouze elektronicky, zatímco u režijního materiálu tomu tak nebylo. Po dokončení objednávky byla objednávka vytištěna, orazítkována a podepsána. Poté se e-mailem zaslala dodavateli. Proto bylo autorkou práce navrženo zavedení elektronických objednávek i u režijního materiálu. Po schválení návrhu vedoucím závodové logistiky bylo ve spolupráci s IT oddělením a oddělením nákupu zavedeno u 90 % dodavatelů elektronické odesílání objednávek. Nastaven byl udodavatelů, kde jsou pravidelně odesílány objednávky, tj. alespoň jednou týdně. Bylo nutné zavést elektronický podpis a automatické odesílání objednávky přímo ze systému k dodavateli. Denně se tak v průměru vytiskne o 400 objednávek méně. Měsíčně tak Benteler ušetří přes 35 000 Kč. Objednávky režijního materiálu jsou odesílány pouze v pracovní dny při ranní směně.

Tisk zbylých dokumentů a dat je na samotných zaměstnancích. Při analýze vyhozených papírů v krabicích pracovníci sami zkonstatovali, že většinu zbylých položek tisknout nemusí a slouží například k vizuální kontrole dat, nebo jde o lhostejnost jednotlivce, který nemá zájem tisknout pouze potřebné informace místo celého souboru či e-mailu.

Omezení tisku dodacích listů (podkapitola 3.1) a elektronické odesílání objednávek (podkapitola 3.2) bylo zavedeno na podzim roku 2018. V průběhu roku 2019 byly pozitivní výsledky ve snížení tisku autorkou sledovány (viz obrázek 7).

Obrázek 7: Příjem kancelářského papíru v roce 2018 a 2019 Zdroj: systém SAP pro BAR

Z obrázku 7 je zřejmé, jak spotřeba kancelářského papíru po zavedení omezení výrazně klesla, a to o více než 50 %. V roce 2018 činily náklady na potištěný papír 7 130 000 Kč (Pozn.: 100ks znamená 100 balení papírů, což je 250 000 kusů papíru (viz podkapitola 2.2.3.). Oproti tomu se v roce 2019 náklady snížily na 3 220 000 Kč.

3.3 Plošná výměna a redukce počtu tiskáren

V červnu roku 2019 byly předloženy první výsledky nově zavedených pravidel a omezení tisku vedoucímu závodové logistiky. S klesajícím objemem tisku byl spokojen a vyčíslenou prozatímní úsporou příjemně překvapen, proto se vedení firmy rozhodlo v tomto trendu pokračovat. Autorce práce se i přes tuto skutečnost zdála částka vynakládaná na tisk papíru vysoká. Byl proto předložen nápad se změnou podmínek u stávajícího poskytovatele tiskových služeb, aby se cena tisku za stránku snížila. V této souvislosti se firma rozhodla pro změnu poskytovatele. Smlouva, kterou měla se současným dodavatelem služeb spojených s tiskárnami, byla s platností do jara roku 2020.

47 Postupy ve výběrovém řízení a sjednané částky za pronájmy a další tiskové služby si společnost nepřeje zveřejnit.

Projekt se podařilo uskutečnit a v období měsíce dubna se závod v Rumburku připravuje na změnu všech tiskáren. V příloze D je oficiální e-mail pro pracovníky BAR, který informuje o plošné změně tiskáren, a návod na postup změny z původních tiskáren na nové tiskárny na služebních počítačích

Nynější podmínky od dodavatele služeb zaručují náklady na vytištěnou stránku 1 Kč, což je úspora 0,84 Kč/strana. Při této změně došlo také k redukci počtu tiskáren. Tento krok byl umožněn standardní metodikou tisku Secure Pull Printing, což znamená, že tištěné dokumenty jsou uchovány v síti společnosti Benteler, pokud nejsou uvolněny na multifunkční tiskárně. Uživatelská tisková úloha bude uložena na centralizovaném serveru po dobu 24 hodin. Pro tisk se musí uživatelé autentizovat zaměstnaneckým průkazem totožnosti nebo ručním zadáním přihlašovacího jména a hesla do Windows. Po přihlášení je možné tisknout vybrané dokumenty, skenovat či kopírovat. Nově jsou tiskárny sdílené více pracovníky a nachází se spíše na chodbách.

Závěr

Cílem práce bylo analyzovat oblast používání kancelářského papíru a tiskáren ve vybrané firmě a dle výsledku analýzy následně navrhnout opatření vedoucí ke snížení plýtvání kancelářským papírem, k úspoře finančních prostředků a ochraně životního prostředí.

V rešeršní části práce byl vysvětlen pojem logistika a čím se zabývá. Další podkapitoly charakterizovaly a klasifikovaly zásoby. V diferencovaném řízení zásob byla popsána ABC analýza a její využití v praxi. Vysvětleny byly systémy řízení zásob a pojem režijní materiál. Poslední část teoretické rešerše se zabývala systémy automatické identifikace, především čárovými kódy.

Případová studie byla řešena v podniku Benteler Automotive Rumburk s.r.o., byla firmou vyhodnocena pozitivně a některé navrhované úspory jsou již zavedeny.

Disponování s kancelářským papírem autorce bakalářské práce přišlo nekontrolované a velká část se zbytečně vyhodila. Byla provedena ABC analýza kancelářských potřeb, kde se potvrdilo, že má smysl se papírem dále zabývat, protože vyšla jako druhá elektronického podpisu a nastavením systému SAP se podařilo zdigitalizovat zasílání 90 % objednávek režijního materiálu dodavatelům. Odstraněním tištěných skenovaných

objednávek je uspořeno přibližně 35 000 Kč měsíčně. Celkové náklady na potištěný papír se v roce 2019, v porovnání s rokem 2018, snížily o skoro 4 mil. Kč. Z toho přibližně 1,4 mil. Kč bylo uspořeno zavedením nových opatření. Zbývající 2,6 mil. bylo způsobeno jinými faktory, jako ochlazení trhu nebo lepší disciplína zaměstnanců při tisku.

Posledním a nejvíce efektivním způsobem bylo zredukování počtu tiskáren a obměna poskytovatele tiskových služeb, který nabídl výhodnější tarifní služby a poskytl kvalitnější a bezpečnější služby koncovým uživatelům. Zde se jedná o úsporu 0,84 Kč na každé tištěné stránce kancelářského papíru. Pokud budeme vycházet ze spotřeby papíru v roce 2019, tak se dá v roce 2020 očekávat úspora okolo 1 mil. Kč.

In document Řízení zásob režijního materiálu ve vybraném podniku Bakalářská práce (Page 34-0)