Anders Bäckström Anna Hesselman
Auktoriserad revisor Auktoriserad revisor Förordnad av regeringen Förordnad av regeringen
örsta AP-fonden avlägger fondstyrnings-rapport och tillämpar därmed Svensk kod för bolagsstyrning i den mån det passar fon-dens organisationsform. Första AP-fonden följer kodens regler vilka dock ej är tillämplig i alla delar (se tabell på s 60).
Första fonden är liksom övriga AP-fonder en statlig myndighet. Skillnaden mellan Första AP-fonden och andra myn-digheter är stor. Fonden är mer självständig
än flertalet myndigheter eftersom verksam-heten endast regleras i lag och inte i före-skrifter. Fondens styrelse såväl som externa revisorer utses av regeringen.
På regeringens uppdrag utvärderas samt-liga AP-fonder varje år. Granskningen resul-terar i en skrivelse till riksdagen. Skrivelsen för verksamhetsåret 2005 (2005/06:210) var den första som byggde på en av regeringen nyskriven policy för styrning och
utvärde-ring av AP-fondernas verksamhet.
Styrelsen
Första AP-fondens styrelse består av nio ledamöter som samtliga utses av regeringen.
Regeringen utser tillika ordförande och vice ordförande. Bland övriga ledamöter föreslås två av ledamöterna av organisationer som företräder arbetstagarintressen och två av organisationer som företräder arbetsgivar-intressen. Fondens VD är ej ledamot av styrelsen.
Regeringen utsåg i juni två nya ledamöter till fondens styrelse; Erland Olauson som ersättare för Wanja Lundby-Wedin och Tor Marthin som ersättare för Harry Flam.
Övriga ledamöter omvaldes. Agneta Rodosi lämnade på egen begäran sitt styrelseupp-drag i juni och någon ersättare har ännu inte utsetts. Ledamöternas förordnande gäller till dess att fondens balans- och resul-taträkningar för 2006 har fastställts. I sam-band med att ny ledamot utses anordnar fonden en särskild genomgång av fondens verksamhet.
Arvoden och andra ersättningar till styrelseledamöterna bestäms av regeringen.
Helårsersättning uppgår till 100 000 kr till styrelsens ordförande, 75 000 kr till vice ordförande och 50 000 kr till övriga leda-möter. För medlemmar av styrelsens revi-sionsutskott tillkommer en årsersättning på 15 000 kr.
ARBETSORDNING
Styrelsen ansvarar för Första AP-fondens organisation och förvaltningen av fondens medel. Styrelsens arbete styrs av den av sty-relsen årligen fastställda arbetsordningen.
Styrelsen fastställer årligen fondens
verk-Fondstyrningsrapport
F
�����������
����������������
������� ������ ����� ����� �������� ��� ���������
���� ���������� ��������� ��������� ���� �� ���������
����� ���� ��������� ��� �������� ��������� �����������
��������� ����� �������� ��� � ��� ��� ����� ���������
���� ������� �������� ���� ������� ���������� ����������
���������� ������� ������������ ���������� ������
���������� � �� ��������� ���� ����������
������� ������
���������
����������
������������
�����������
��������������
������
�������
��������
������������
���������
����� ��� ���� �����
��
������� ���������
� �����
Styrning av Första AP-fonden
samhetsplan, mål och riktlinjer för place-ringsverksamheten, budget, riskhanterings-plan och ägarpolicy. Styrelsen utser även fondens VD och delegerar ansvaret för den löpande förvaltningen till denne. Styrelsen ska sammanträda minst fyra gånger per år.
Fondens externa revisorer rapporterar till styrelsen minst en gång per år.
UTSKOTT
Styrelsen har inom sig utsett ett revisions-utskott. Revisionsutskottet bereder styrel-sens arbete i frågor rörande intern kontroll, operativa risker, finansiell rapportering och revision. Beslutsrätten och ansvaret i dessa frågor ligger dock hos hela fondstyrelsen.
Under 2006 har utskottet bestått av
styrel-sens vice ordförande Håkan Tidlund samt styrelseledamöterna Johan Bygge och Agneta Rodosi (t.o.m. juni 2006). Då platsen efter Agneta Rodosi i styrelsen fortfarande är vakant har ingen ersättare i revisionsutskot-tet utsetts. Fondens jurist fungerar som sekreterare vid utskottets möten. Utskottet har sammanträtt tre gånger under året.
STYRELSEARBETET 2006
Under 2006 har styrelsen haft sex samman-träden. Vid styrelsemötena har i genomsnitt sex styrelsemedlemmar varit närvarande.
Fondens jurist har fungerat som sekreterare vid samtliga styrelsemöten.
En av styrelsens huvuduppgifter är att diskutera och ta ställning till
referensportföl-jens sammansättning mot bakgrund av fondens åtaganden i pensionssystemet. Under 2006 har fokus på denna fråga varit särskilt stor. Redovisning av den löpande kapitalför-valtningen och riskrapportering har också varit stående punkter på dagordningen. På ett av styrelsemötena utvärderade styrelsen sitt arbete under det gångna året.
Fondledning
Första AP-fondens styrelse har delegerat ansvaret för den löpande förvaltningen till fondens VD. Fondens ledningsfunktion består av en ledningsgrupp och en affärsled-ning. Ledningsgruppen har det övergripande operativa ansvaret och fattar beslut om fondens verksamhet medan affärsledningen
Översikt över närvaro och arvode för styrelsens ledamöter 2006
Utsedd på förslag av
Närvaro
styrelsemöten Arvode Revisionsutskott
Närvaro revisionsutskott
Arvode utskottsarbete
Anna Hedborg, ordf. – 6/6 100 000 –
Håkan Tidlund, v. ordf. 5/6 75 000 Ordförande 2/3 15 000
Johan Bygge Arbetgivarorganisation (Svenskt Näringsliv)
6/6 50 000 Ledamot 3/3 15 000
Anna Ekström Arbetstagarorganisation (SACO) 4/6 50 000 –
Lars Isaksson Arbetgivarorganisation (Landstingsförbundet)
2/6 50 000 –
Christina Lindenius – 5/6 50 000 –
Tor Marthin fr.o.m. juni 2006
– 4/4 29 167 –
Erland Olauson fr.o.m. juni 2006
Arbetstagarorganisation (LO) 2/4 29 167 –
Harry Flam t.o.m. maj 2006
– 2/2 28 834 –
Wanja Lundby- Wedin t.o.m .maj 2006
Arbetstagarorganisation (LO) 0/2 20 834
Agneta Rodosi t.o.m. juni 2006
– 1/2 25 000 Ledamot 1/2 5 000
Kommentar till Koden för svensk bolagsstyrning
Kapitel/
artikel Regel i koden Avvikelse Motivering
Kapitel 1 Bolagsstämma Ej tillämplig Fonden är en statlig myndighet .
Kapitel 2 Tillsättning av styrelse och revisorer Ej tillämplig Fonden är en statlig myndighet där regeringen utser
styrelse och revisorer.
3.2.5 Minst två av de styrelseledamöter som är oberoende i förhållande till bolaget och bolagsledningen skall även vara oberoende i förhållande till bolagets större aktieägare.
En styrelseledamot som representerar en större ägare eller är anställd eller styrelsele-damot i ett företag som är en större ägare skall anses som beroende.
Ej tillämplig Fonden är en statlig myndighet.
3.4.1 Styrelsens ordförande skall väljas av bolagsstämman. Om ordföranden lämnar sitt upp-drag under mandattiden skall styrelsen inom sig välja ordförande för tiden intill slutet av nästa bolagsstämma.
Ej tillämplig Fonden är en statlig myndighet där ordförande och vice ordförande utses av regeringen.
3.4.4 punkt 3
Styrelsens ordförande skall se till att styrelsens arbete bedrivs effektivt och att styrel-sen fullgör sina åligganden. Ordföranden skall särskilt
• ta emot synpunkter från ägarna och förmedla dessa inom styrelsen
Följs ej Regeringen äger inte rätt att ge synpunkter på förvaltningen, annat än genom den årliga utvärde-ringen samt genom regeutvärde-ringens policy för styrning och utvärdering av AP-fonderna.
3.8.2 Styrelsen skall inrätta ett revisionsutskott som skall bestå av minst tre styrelseledamö-ter. Majoriteten av utskottets ledamöter skall vara oberoende i förhållande till bolaget och bolagsledningen. Minst en ledamot av utskottet skall vara oberoende i förhållande till bolagets större ägare. Styrelseledamot som ingår i bolagsledningen får inte vara ledamot av utskottet.
Tillfällig avvikelse
En plats i revisionsutskottet är vakant och har inte tillsatts i avvaktan på att ny ledamot i styrelsen utses.
3.8.3 punkterna 3-5
Revisionsutskottet skall
• fastställa riktlinjer för vilka andra tjänster än revision som bolaget får upphandla av bolagets revisor,
• utvärdera revisionsinsatsen och informera bolagets valberedning eller i förekom-mande fall särskilda valberedning om resultatet av utvärderingen, samt
• biträda valberedningen vid framtagandet av förslag till revisor och arvodering av revisionsinsatsen.
Följs ej Ej tillämplig
Ej tillämplig
Fonden är en statlig myndighet vars revisorer utses av regeringen.
Fonden är en statlig myndighet vars revisorer utses av regeringen.
4.2.2 Styrelsen skall på ordinarie bolagsstämma presentera förslag till principer för ersätt-ning och andra anställersätt-ningsvillkor för bolagsledersätt-ningen för godkännande av stämman.
Ej tillämplig Hela fondens styrelse utgör ersättningsutskott och fastställer VDs ersättning. Ersättning till övriga ledande befattningshavare fastställs av VD.
5.1.4 punkterna 2 och 7
I bolagsstyrningsrapporten skall, om denna information inte framgår av årsredovis-ningen, även följande uppgifter lämnas:
• en redogörelse för hur beredningen av tillsättning av styrelse och revisor är organi-serad,
• de av bolagsstämman senast antagna principerna för ersättning och övriga anställ-ningsvillkor för bolagsledningen och, om de innebär en väsentlig avvikelse från föregående års principer, vilka dessa avvikelser är, samt hur frågor om ersättning till bolagsledningen bereds av styrelsen.
Ej tillämplig Ej tillämplig
Fonden är en statlig myndighet vars styrelse och revisorer utses av regeringen.
Fonden är en stalig myndighet. För kommentar om ersättningar se punkt 4.2.2.
5.3.1 Bolaget skall på sin hemsida ha en särskild avdelning för bolagsstyrningsfrågor, där aktuella uppgifter om de förhållanden som ingår i bolagsstyrningsrapporten skall åter-finnas tillsammans med övrig information som krävs enligt Koden.
Följs ej Åtgärdas under 2007.
Första AP-fonden tillämpar Svensk kod för bolagsstyrning i den mån det passar fondens organisationsform. Första AP-fonden följer kodens regler, vilka dock inte är tillämp-liga i alla delar.
beslutar om frågor med direkt koppling till placeringsverksamheten av mer övergripande natur (se även s 16).
Ersättning till VD utgörs av fast lön samt avgiftsbestämd pensionsavsättning motsva-rande 18,5 procent på utgående lön med avdrag för den del som ger allmän pensions-rätt. Ersättning till övriga ledande befatt-ningshavare fastställs av VD och utgörs av fast lön samt pensionsavsättning i enlighet med gällande pensionsavtal för anställda inom bank. Första AP-fonden tillämpar marknadsmässig lönesättning.
Revisorer
Första AP-fondens revisorer utses av reger-ingen. Nu gällande förordnande, som delas av Anders Bäckström, KPMG och Anna Hesselman, Öhrlings Pricewaterhouse-Coopers, trädde i kraft 2005-04-21 och är en förlängning av det förordnande som gällt sedan 2002. Uppdraget gäller intill dess att fondens resultat- och balansräkning för 2007 fastställs. KPMG och Öhrlings Price-waterhouseCoopers ansvarar även för revi-sionen av övriga AP-fonder. Utöver uppdra-get som revisor i Första AP-fonden och övriga AP-fonder har Anders Bäckström ett särskilt förordnande att samordna revisio-nen av AP-fonderna. Anna Hesselman är utöver uppdraget som revisor i Första AP-fonden även förordnad tillsammans med Anders Bäckström i Tredje AP-fonden, Fjär-de AP-fonFjär-den och i SjunFjär-de AP-fonFjär-den.
Revisorerna avger en revisionsberättelse över sin granskning. Revisorerna rapporte-rar direkt till styrelsen i en skriftlig revisions-rapport och genom en muntlig presenta-tion. Revisorerna deltar vid minst ett styrelsemöte per år. Därutöver hålls möten
mellan revisorerna och styrelsens ordförande eller revisionsutskottet vid behov. Reviso-rerna lämnar årligen även en muntlig rapport till Finansdepartementet. Arbetet är fördelat så att det praktiska revisionsarbetet med granskningen av räkenskaper och rutiner utförs av KPMG.
Enligt Lagen om Allmänna Pensionsfon-der ska buffertfonPensionsfon-derna gemensamt utarbeta redovisningsprinciper. En redovisnings-kommitté bestående av ekonomichef eller motsvarande från respektive fond disku-terar aktuella redovisnings- och värderings-frågor och lämnar förslag på ändringar av de gemensamma principerna. Förslagen granskas av revisorerna. I revisorernas upp-drag ingår granskning av den löpande verk-samheten, förvaltningen, årsbokslutet samt årsredovisningen. Revisorerna uttalar sig om räkenskapshandlingar och kapitalför-valtning på grundval av sin revision. I upp-draget ingår också att granska att Första AP-fonden följer de av fonderna fastställda redovisnings- och värderingsprinciper samt att upprättade räkenskapshandlingar ger en rättvisande bild av verksamheten.
GRANSKNINGEN 2006
Vid planeringen av revisionen utgår reviso-rerna från den riskanalys som upprättats över fondens verksamhet. För 2006 har revi-sionsinriktningen varit att utvärdera fon-dens egen kontroll av risker i verksamheten samt den interna kontrollen i de centrala rutinerna i kapitalförvaltningen. Avsikten med granskningen är att säkerställa att fon-dens kontroll av förvaltningen sker i enlig-het med de externa och interna placerings-regler som styr fondens verksamhet och att samtliga affärer som genomförs redovisas
korrekt i fondens system. I praktiken inne-bär detta att revisorerna granskar fondens rutiner med avseende på att dessa säker-ställer en god ordning så att eventuella fel upptäcks och risken minskar för att fel upp-står. Därutöver granskas att redovisade innehav faktiskt existerar, är rätt värderade och att redovisade uppgifter är fullständiga.
Revisionen omfattar även granskning av fondens IT-system då dessa är mycket cent-rala för fondens verksamhet. Utöver sed-vanlig revision har revisorerna för 2006 haft i uppdrag att särskilt granska delårsbok-slutet per 2006-06-30. Årets revision har även inkluderat ett granskningsområde, risk för oegentligheter och fel utifrån Interna-tional Standards of Auditing (ISA) 240 (“The Auditor’s Responsibility to Consider Fraud in an Audit of Financial Statements”), där granskningen utförts utifrån ett gemen-samt program för gemen-samtliga AP-fonder.
nligt lagen (2000:192) om Allmänna Pensionsfonder (AP-fonder) ansvarar styrelsen för fondens organisation och för-valtning av fondens medel. I detta ansvar ligger att tillse att fonden har en god intern kontroll vilket också är i överensstämmelse med en styrelses ansvar enligt den svenska aktiebolagslagen och den svenska koden för bolagsstyrning. Denna rapport är samman-ställd i enlighet med den svenska koden för bolagsstyrning, punkterna 3.7.2 och 3.7.3 och begränsas därmed till intern kontroll över finansiell rapportering. I enlighet med anvisning 1:2006 utgiven av Kollegiet för svensk bolagsstyrning inkluderar rapporten inte något utlåtande om effektiviteten i internkontrollen av den interna finansiella rapporteringen 2006. Avrapporteringen överensstämmer med den uppdelning som används i COSO, det internationellt mest etablerade ramverket för att beskriva ett bolags interna kontroll. Rapporten är inte del av de formella årsredovisningshandlingarna och har inte granskats av revisorerna.
Med finansiell rapportering menas här den av styrelsen godkända externa rapport-eringen vilken sker i samband med hel- och halvårsbokslut.
Bevakning, analys och rapportering av den interna kontrollen sker av två funktio-ner inom fonden. Funktionen Riskkontroll har sitt fokus inom finansiella risker medan Compliance Officer främst arbetar med operativa risker och regelefterlevnad. Båda funktionernas arbete sker oberoende i för-hållande till övrig verksamhet och rapporte-rar direkt till VD.
Kontrollmiljö – fondstyrning
Styrelsens ansvarsområden regleras i lagen
om Allmänna Pensionsfonder. Årligen fast-ställer styrelsen ett styrdokument i vilket styrelsens och verkställande direktörens rol-ler och ansvar samlas. Dokumentet omfat-tar ett flertal policyer, riskhanteringsplan, rapportplan samt definierar ansvarsområ-den och befogenheter.
Det finns en väl förankrad riskkultur i fonden vilket bland annat beror på att fram-gångsrik kapitalförvaltning bygger på för-mågan att identifiera, analysera och hantera risker utifrån ett riskmandat. En viktig del i denna kultur är en transparant redovisning av affärsverksamheten och en dualitetsprin-cip för hantering av affärer. Detta innebär bland annat att hela organisationen kan följa affärsverksamheten via ett gemensamt systemstöd samt att affärstransaktioner krä-ver ett godkännande av såväl fondens finan-sadministration som placeringsenheter.
Därutöver finns etablerade och dokumente-rade rutiner för värderingar av finansiella instrument och väldefinierade beslutstruk-turer för hantering av den löpande verk-samheten.
I förebyggande syfte inriktas arbetet med riskhantering inom fonden på att undvika oönskade finansiella risker samt minimera de operativa riskerna. Detta arbete kombi-nerat med en stark riskkultur medför en hög intern förståelse för behovet av den interna riskkontrollen.
Riskbedömning
För att säkerställa den finansiella rapporte-ringen och identifierapporte-ringen av operativa ris-ker genomförs på uppdrag av styrelsen en återkommande översyn av fondens proces-ser och dokumenteringen av dessa. Utfallet av översynen rapporteras till styrelsen. En
viktig del i denna översyn är boksluts-processen som beskriver värdering, avstäm-ningar och kontroller av värdepapper i sam-band med bokslut. Bokslutsprocessen ligger till grund för den externa finansiella rapporteringen.
Utöver en generell granskning av proces-serna fastställer verkställande direktören tillsammans med ledningen årligen områ-den som ska prioriteras och specialgranskas.
De enheter inom organisationen som berörs av granskningen deltar aktivt under analysarbetet som baseras på en självutvär-deringsmetod. Arbetet resulterar i en värde-ring av identifierade risker och förslag till åtgärder. Fondens Compliance Officer leder analysarbetet och tillser att föreslagna åtgär-der genomförs.
Kontrollstruktur och aktiviteter
Den finansiella informationen analyseras och kontrolleras av fondens finansadminis-tration, controller- respektive riskhante-ringsfunktioner. Dessa funktioner bekräftar genomförda interna kontroller och ger sitt utlåtande om förvaltningen till verkställande direktören. Kontrollaktiviteten sker med stöd av fondens portföljhanteringssystem (Dimension) och risksystem (Wilshire).
Kontrollfunktionen är till stor del inbyggd i systemen, system som också producerar underlag för olika riskanalyser. Detta skapar god struktur för att såväl förebygga som att identifiera oönskade risker. Risker identifie-ras genom den process som beskrivits ovan med fokus på de risker som ur ett fondper-spektiv betraktas som väsentliga. Den dyna-miska hanteringen av prioriterade risker medför att det sker en kontinuerlig utveck-ling av den interna riskkontrollen.