Styrdokument

Falkheimer (2007, s.131) menar att alla organisationer ska ha en krisplan som underlag för det operativa krisarbetet. Denna ska ge riktlinjer för detta arbeta och reglera hur man ska agera när en kris inträffar. I kommun A, B, C, D och F finns det två typer av styrdokument kopplade till kriskommunikation. Den ena typen fungerar övergripande, mer lik en policy. Den andra är mer detaljerad. Dessa delas upp i termer av kriskommunikationspolicy och

kriskommunikationsplan i denna analys, även om vissa kommuner, så som B och D, kallar dessa för program och riktlinjer. Kommun A menar att kommunikationspolicyn beskriver principer och ansvarsfördelning medan kriskommunikationsplanen är en steg för steg beskrivning i krishanteringen. Sådant som man läser in sig på när man är i kris. Även Kommun B, C, D och F beskriver detta på liknande sätt.

Kommun D tog fram sin kriskommunikationsplan i samband med skogsbränderna 2018. Talespersonen menar att detta gjort mycket för kommunens kriskommunikation vilket blev tydligt när Coronakrisen började då man snabbt kom upp med en krisgrupp och visste vad som skulle göras.

Kommun E är unik i de hänseende att de varken har en kriskommunikationsplan eller policy. Talespersonen motsätter sig att en sådan vore någonting att ha eller att den skulle komma till användning i praktiken. Talespersonen berättar att man har haft en krispärm men att den inte använts under kris, och att den hade visat sig att den inte var uppdaterad. Därför blev detta arbetssätt nedlagt efter detta. I kapitlet tidigare forskning nämns Mats Heides och Charlotte Simonssons (2014) studie om kriskommunikation på ett svenskt universitetssjukhus. Där kom man fram till att den krisplan som tagits fram ansågs av kommunikatörerna vara otydlig och svår att implementera i verkligheten (ibid, s.137). Talesperson E:s inställning till

kriskommunikationsplaner indikerar att detta även skulle kunna vara ett problem på kommuner i Sverige, även om vår studie endast fångat upp en kommun med denna

inställning. Kommunen har relativt nyligen varit med om både en förtroendekris och stora bränder vilket man inte hade förberett sig en minut på enligt talespersonen.

Nej, jag vet inte om jag tror på det heller faktiskt [att ha kriskommunikationsplaner] för att, nu har ju vi bara varit med om två större kriser men de bränder och

förtroendekriser är ju två helt vilt skilda och, kris är när man är helt oförberedd på någonting. Man, då är det kris, är man förberedd då är det ju ingen kris, då fullföljer man ju bara en plan.

Talesperson E

7.5.1. Styrdokumentens syfte

De olika kommunerna anger lite olika syften för styrdokumenten. Kommun A beskriver att syftet med dokumenten är att man väldigt snabbt ska ha klart för sig vad som ska göras när krisen är igång. Syftet blir därmed att man ska ha något att hålla i under det inledande skedet. Ett annat viktigt syfte beskrivs är att man ska tydliggöra vilka roller som finns och vilka förväntningar som finns på de olika personerna som hanterar krisen. Kommun D beskriver ett snarlikt syfte.

Även kommun C beskriver ett snarlikt syfte, men tydliggör att organiseringen angående vem som gör vad är på funktionsnivå och inte på personnivå, vilket är fallet i Kommun A.

Kommun B:s talesperson lägger till en annan aspekt på syftet nämligen att få förståelse från övriga chefer att det nu är kommunikationschefen som bestämmer beslut som tas i

krissituation.

Kommun A, B, C, D och F:s resonemang om styrdokumentens syfte går starkt i linje med Coombs (2014, s.10) Crisis preperation där krisplaner är ett verktyg för att uppnå god

förberedelse och därmed arbeta proaktivt. Som tidigare nämnt ser talespersonen för kommun E inget syfte alls i att ha styrdokument för kriskommunikation och kan därför, enligt

teorierna, inte klassas som proaktiv i detta hänseende.

7.5.2. Utvärdering och uppdatering av styrdokumenten

Coombs (2014, s.95) menar att en krisplan mister sitt värde om den inte uppdateras. Både organisationen, dess omvärld och intressenter förändras hela tiden, vilket kräver att planen uppdateras kontinuerligt. Kommun A menar att man behöver utvärdera styrdokumenten i samband med efterarbetet av kriser. Efter att en kris inträffat går man igenom dokumenten och avgör om det var något som behöver justeras eller kompletteras. Utöver detta arbete menar kommun A att man även behöver göra en ordentlig revidering vartannat år. I kommun B däremot finns inte lika tydliga bestämmelser för uppdatering eller utvärdering. Kommunens styrdokument för kriskommunikation skrevs 2013 men ska i år uppdateras av den nya

kommunikationschefen. Därmed finns risken, enligt Coombs (2014, s.95) att krisplanen inte längre är värdefull för organisationen då mycket kan ha förändrats sedan planen togs fram. Talespersonen ser det som ett utvecklingsområde för kommunen att bli bättre på uppföljning av styrdokumenten. I Kommun C går man igenom dokumenten efter en kris, däremot vill talespersonen låta det vara osagt om detta hade gjorts även om en kris inte hade inträffat.

Kommun D har en specifik plan för kriskommunikation för pandemi vilket togs fram i början av Corona krisen. Denna ska uppdateras var tredje eller var sjätte månad och även en gång när krisen är över. Däremot finns det inga bestämmelser för när kriskommunikationsplanen som togs fram 2018 ska uppdateras. I Kommun F har man bestämt att krisinformationspolicyn ska

uppdateras eller revideras varje mandatperiod, dvs var fjärde år. Kriskommunikationsplanen däremot utvärderas varje år i samband med att man gör övningar.

Att uppdatera och hålla sina styrdokument för kriskommunikation relevanta är ett sätt att arbeta proaktivt enligt Fors-Andrée (2012, s. 58). För att kunna vara förberedd på att kriser inträffar behöver planen vara användbar. Annars kan man hamna i situationen som kommun E befann sig i då man upptäckte att de icke uppdaterade krispärmarna varken var relevanta eller användbara vid krisens akutfas. I enlighet med Coombs (2014, s.95) påstående om att en krisplan mister sitt värde såvida den inte uppdateras går det att påstå att de kommuner som inte har en plan för när uppdateringar ska göras, förr eller senare kommer gå miste om planens värde. Därmed finns det ett tydligt utvecklingsområde för kommun D, B C, och E.