Styrsystem

Ledarskapsstil

Enligt företagets VD har de anställda, både i verkstaden och på kontoret, relativt mycket frihet och eget ansvar när det kommer till deras arbetsuppgifter. De behöver sällan vända sig till honom och uppstår det frågor i arbetet löser de anställda det mesta själva genom att fråga

varandra. VD:n nämner även att han sällan lägger sig i när det uppstår problem i verkstaden och att han ser sig själv som en passiv ledare. Han undviker gärna konflikter mellan personalen och ser hellre att de löser det själva. Vidare hoppas VD:n att arbetsplatsen uppfattas som icke-hierarkisk, men vet att det finns anställda som tycker om att dominera, vilket kan skapa konflikter. När han märker att en medarbetare tar för mycket plats agerar han genom att han inte ger den personen mer utrymme.

Enligt VD:n har de anställda mycket frihet när det kommer till frågor som rör hela företaget genom att de får ta mycket egna beslut som till exempel att köpa in saker som de anser behövs. Däremot nämnde VD:n att han har mer förtroende för vissa av de anställda och att några av dem således får mer ansvar än andra. VD:n upplever inte att han kontrollerar de anställda i någon större utsträckning förutom att den som har utfört ett arbete alltid måste signera så att det är spårbart vem som har gjort vad. När det handlar om mer komplicerade eller viktiga delar så krävs ibland dubbelsignering, då utförandets kvalitet säkerhetsställs av ytterligare en anställd. Således har de ett system där de anställda kontrollerar varandras arbete. VD:n upplever också att han till viss del kontrollerar de anställda genom att han tittar på produktionskostnader, men att den informationen främst är till för att prissätta produkter.

Enligt de anställda i både verkstaden och kontoret får de vara med och påverka beslut som rör större frågor i företaget. Däremot varierade detta vilket främst beror på att vissa av dem jobbade deltid eller var på väg att gå i pension, vilket gjorde att de själva inte ville vara med och påverka beslut i lika stor utsträckning. Hur mycket de anställda får vara med och påverka beslut som till exempel handlar om inköp av en ny maskin verkar också enligt en av de anställda bero på hur väl insatta de är i ämnet och vilken avdelning inköpet gällde. De anställda upplever även att de får påverka deras arbete ganska fritt och lägga upp det hur de vill med undantag för de som jobbade deltid och som får mer instruktioner i deras arbete. Slutligen är det ingen av de anställda, varken i verkstaden eller på kontoret, som på något sätt upplever att deras chef kontrollerar deras arbete. En av de anställda i verkstaden berättar bland annat att han jobbat på många andra verkstadsföretag innan och att JS Maskin skiljer sig märkbart från dessa när det kommer till kvalitéts kontroll. På andra företag som han har jobbat på fanns det till exempel alltid controllers som kontrollerade deras arbete i detalj vilket inte alls är något som görs på JS Maskin. Detta är även något som han upplever som en brist på företaget eftersom de enligt honom ofta får tillbaka reklamationer på grund av fel som hade kunnat undvikits.

Kommunikation

När det kommer till kommunikation på JS Maskin och hur viktig information förmedlas inom företaget, nämner alla respondenter måndagsmötet som sker veckovis. Där samlas alla anställda och de pratar igenom föregående vecka och planerar inför nästkommande vecka. Vissa av de anställda nämner även fikarasterna som ett tillfälle där viktig information brukar förmedlas eftersom alla i personalen då är samlad. En av de anställda i verkstaden nämnde även att han upplever måndagsmötena som ostrukturerade och att han önskar att kommunikationen fungerade bättre inom företaget. Att kommunikationen mellan kontoret och verkstaden är bristfällig intygas även genom observationen som visade att systemet för hur kontoret förmedlar ändringar i produktionen ibland gör att det blir missförstånd mellan avdelningarna. När kontoret måste göra ändringar i till exempel en ritning, måste detta både ske digitalt samt i fysisk form som sedan måste överlämnas till verkstadspersonalen. Denna process gör således att det ofta blir missförstånd i kommunikationen eftersom personalen på kontoret kan missa att göra båda delarna. Detta kan ibland även skapa ett “vi och dom” mellan kontoret och verkstaden enligt VD:n.

När det uppstår problem eller situationer när de anställda behöver få hjälp vänder de sig antingen till den kollega som tagit steget innan eller den som de anser har mest kunskap om det frågan gäller. Har en anställd till exempel en fråga om ritningen vänder de sig i första hand till den som gjorde ritningen men gäller frågan en maskin i verkstaden vänder de sig snarare till den som kan mest om just den maskinen. Trots att de har en produktionschef vänder sig de anställda i verkstaden inte alltid till honom eftersom de ofta anser att de kan få hjälp från en kollega som är mer insatt i frågan. Situationer när verkstadspersonalen vänder sig till produktionschefen brukar ofta röra frågor som handlar mer om arbetsuppgifter och administration.

Arbetsuppgifter

Enligt företagets VD är produktionsförloppet väl planerat genom att det finns ett tydligt produktionsschema med flera mindre deadlines för när varje operation ska vara klar. Detta intygas även av observationen där det visade sig att kontoret gör en tydlig tidsplan som de sedan skickar med i produktritningarna. Enligt VD:n är arbetet i verkstaden rutinbaserat och där de anställda ofta vet vad de ska göra medans de på kontoret har mer varierande arbetsuppgifter. Enligt honom präglas de anställdas arbete av eget ansvar men att det finns regler för alla

anställda när raster ska tas och så vidare. Vidare anser VD:n att arbetet i verkstaden till viss del är individbaserat genom att de ofta jobbar självständigt vid en maskin men att det även är teambaserat genom att de måste kommunicera mellan de olika arbetsstationerna när problem uppstår.

Till skillnad från verkstadspersonalen så finns det enligt de som jobbar på kontoret inget tydligt tidsschema för deras arbete utan det handlar snarare om egen tidsplansplanering. Detta beror enligt en av de på kontoret, på att deras arbete är svårt att beräkna i tid och att det därmed inte är lika nödvändigt med ett tidsschema som för de som jobbar i verkstaden. Samtidigt nämner tre av de i verkstaden att det finns ett tidsschema som de får av kontoret men att detta vanligtvis inte följs särskilt noggrant. En av de i verkstadspersonalen förklarade detta med att de ibland vill slippa att ställa om maskiner och såldes kanske de inte följer tidsschemat för en produkt utan tillverkar flera produkter samtidigt för att effektivisera arbetet. Omställningstiden för maskinerna är även något som blev tydligt i observationen eftersom det visar sig att vissa maskiner tar längre tid att ställa om, vilket i sin tur innebär höga kostnader för vissa maskiner. Vidare menar en i verkstadspersonalen att de ibland inte kan följa kontorets instruktioner och tidsscheman utan att de ibland måste ta egna beslut för att minska omställningskostnader.

Enligt verskstadspersonalen är deras arbete till stor del varierande men de nämner även att detta beror mycket på vilken typ av produkt de tillverkar. Två i verkstadspersonalen upplever även att deras jobb har blivit mer varierande sedan de började gå på utbildningar och lära sig nya maskiner. Även de på kontoret anser att deras jobb är varierat men att vissa delar kan upplevas som standardiserade beroende på vilken produkt de jobbar med. Jobbar de till exempel med en kund de haft länge eller en produkt som de tillverkar mycket av, kan deras jobb uppfattas som mer rutinmässigt. De anställda upplever inte att de måste förhålla sig till många riktlinjer i deras arbete och en av de anställda nämner istället att det är sunt förnuft som gäller i verkstaden. I observationen noterades det däremot att det fanns en del säkerhetsrutiner som de anställda måste följa eftersom många maskiner kan vara farliga och det krävs en viss kunskap om säkerhet.

De anställda upplever till stor del att deras jobb är självständigt genom att de på kontoret till exempel ansvarar för olika kunder och att de i verkstaden ofta har en arbetsstation de arbetar vid själva. Detta intygas även av observationen där flera av de anställda jobbar med musik i

arbete. Att arbetet upplevs som självständigt bekräftas även av en av de anställda som nämner att deras arbete registreras och att de alltid kan gå tillbaka och se vem som gjort vad. Samtidigt nämner både de på kontoret och i verkstaden att kollegorna ofta hjälper varandra i arbetet om till exempel någon ligger efter och att de såldes aldrig känner sig ensamt ansvariga i sitt arbete.

Motivation

Enligt VD:n har de anställda möjlighet att utvecklas genom att de som gjort ett bra jobb och som vill avancera sig får gå på olika utbildningar och lära sig nya maskiner. Han anser att det är viktigt för företaget att de anställda känner att de har möjlighet att utvecklas eftersom detta hjälper företaget att drivas framåt. Vidare delar VD:n även ut en bonus varje år som baseras på företagets resultat. Bonusen är jämt fördelat på alla anställda och således inte baserad på de anställdas individuella prestation. VD:n upplever inte att bonusen är något som de anställda pratar om särskilt mycket eller som påverkar deras arbete i någon större utsträckning men att det däremot skulle bli ett stort missnöje om bonusen togs bort.

Även de anställda upplever möjligheten att utvecklas i sin arbetsroll. De anställda i verkstaden nämner hur chefen ibland låter dem gå på olika utbildningar, både internt och externt, för att lära sig nya maskiner. Även de på kontoret upplever detta genom att det är ett relativt litet företag och att de därmed får ta mycket eget ansvar och ofta får nya utmanande uppgifter. Två av de anställda nämner även att deras arbete kan kopplas till deras fritidsintressen och att detta är något som gör att de tycker det är kul att gå till jobbet och som gör att de vill utvecklas och lära sig nya saker. En av de anställda berättar till exempel att han brukar komma in tidigare eller vara kvar senare på jobbet för att tillverka egna delar till sin bil. Bonusen som delas ut varje år nämns av alla de anställda men en av de anställda nämner också att han upplever att det inte är något som han kan påverka eftersom att den baseras på företagets resultat och att hans bra arbete således inte är någon garanti för en högre bonus.

Fokus

När det kommer till hur arbetet på JS maskin förhåller sig till interna och externa förhållanden anser VD:n att hans jobb kräver att han är lyhörd på omvärlden. Om en kund till exempel ska flytta till Kina så måste han agera därefter. VD:n anser även att de som är kundansvariga, det vill säga de som jobbar på kontoret, måste ha ett visst fokus på externa förhållanden eftersom de är ansvariga att sköta kontakten med vissa av kunderna. Detta bekräftas av en av de

kundansvariga som anser att hon har ett ansvar för vissa kunder och att rapportera större förändringar till VD:n, men att det i slutändan är VD:n som agerar och kontaktar kunden om det skulle ske en större förändring. De anställda i verkstaden upplever att deras arbete inte på något sätt präglas av externa förhållanden och att de enbart får ordar av kontoret som i sin tur sköter kontakten med kunderna.

Planering/Prestationsmätning

Enligt VD:n planeras framtiden främst genom att han sätter upp finansiella mål med hjälp av prognoser av kunder och marknaden i en budget. “Visioner om framtiden är inget jag formulerar, jag fokuserar snarare på maximal vinst och hoppas på att mina visioner uppfylls med hjälp av vinsten” uttrycker VD:n. Fortsättningsvis nämner han även att han kontrollerar de anställdas arbete genom att de har en bestämd tidsram de ska arbeta mot, som de anställda mer eller mindre följer. Vidare berättar de anställda på kontoret att det har ett gemensamt mål att registrera kundordar för 500,000 kronor i veckan. Utöver det ska även de på kontoret vårda kundrelationer med de kunder de ansvarar för att se till att behålla lönsamhet och stabilitet vid konjunkturer. De anställda som jobbar i verkstaden bekräftar att de alltid jobbar mot en satt deadline och att detta främst är utifrån denna som deras arbete planeras och följs upp. En av de anställda nämner även att han upplever att VD:n föredrar effektivitet framför kvalité för att öka omsättningen.