Succession planning

De första strategierna som företaget använder sig av för att behålla trainees inom

organisationen sker redan vid rekryteringen, för att se till att de får rätt person på plats inom organisationen. Rekryterar organisationen fel person kan det bidra till att de istället går miste om en talang, vilket gör det viktigt att företaget ser över sina strategier de använder sig av redan vid rekrytering.

36

Fylla talangpoolen

Det studerade företaget ser till att alltid ha en fylld talangpool vilket kan ses som en strategi företaget använder sig av för att behålla talanger inom organisationen, då de lättare kan fylla nyckelpositioner och bevara kompetenser genom att rekrytera utifrån deras befintliga

talangpool. För att behålla rätt medarbetare och fylla dessa nyckelpositioner med talanger krävs det att företaget strategiskt arbetar för att säkerställa att de har medarbetare med rätt drivkrafter och kapacitet kopplade till affärsmålen. Detta kan kopplas till vad respondent 2 säger om att deras traineeprogram ses som en del i deras långsiktiga ledar- och chefsprogram och att de talanger som går programmet ses som en långsiktig investering i att i framtiden få ta över ledarpositioner. På detta sätt säkerställer organisationen att de alltid har en pool av talanger inom organisationen för framtida behov och traineeprogrammet kan därmed ses som ett verktyg för att kontinuerligt fylla på talangpoolen. Detta liknas vid succession planning som Nadler-Moodie och Croce (2012) definierar som en process i att identifiera och utveckla människor som har potential att fylla nyckelpositioner i organisationer. Utifrån en individs perspektiv kan detta inte ses som en motiverande faktor att stanna kvar på företaget, det ses mer som en strategi från organisationens synvinkel att alltid ha rätt medarbetare tillgänglig för framtida behov. Denna strategi syftar alltså inte till att behålla en specifik individ som är en talang, utan den syftar mer till att alltid se till att företaget alltid har en grupp av talanger.

Rekrytera rätt medarbetare på rätt position från start

En strategi som företaget använder sig av för att behålla talanger är att redan från start rekrytera rätt medarbetare på rätt position, vilket ska förhindra att företaget rekryterar personer som kort därpå efter avslutat program väljer att lämna. Risken finns att en del

sökande till traineeprogram endast ansöker för att få kunskap och erfarenhet för att sedan söka sig vidare till andra företag, då de enklare kan byta arbete då en person som har gått ett

traineeprogram kan anses vara mer attraktiv på marknaden. Genom att vara tydliga med vad programmet och den framtida tjänsten innebär kommer företaget i större utsträckning att attrahera rätt sökande till traineeprogrammet. Att rekrytera rätt medarbetare behöver inte endast innebära att det är en person med den rätta kompetensen, det är lika viktigt att personen även brinner för företaget och de arbetsuppgifter denne blir tilldelad för att få traineen att stanna kvar inom företaget. Därför är det viktigt att företaget, vid rekrytering, söker en trainee som vill arbeta just för dem både nu och i framtiden. Anledningen till att detta är en viktig aspekt är för att inte riskera att mista talangfulla medarbetare till mer konkurrenskraftiga

37

företag som kan erbjuda bättre förmåner. Om företaget istället från början lägger ner resurser för att attrahera de medarbetare som just brinner för de frågor som företaget arbetar med minskar denna risk.

För att rekrytera rätt medarbetare på rätt plats är det viktigt att det finns en plats inom

organisationen att faktiskt fylla för att traineen ska kunna se en tydlig framtida väg, vilket kan medföra att de i större utsträckning väljer att stanna i företaget. Det framgår från intervjuerna att de som söker till traineeprogrammet är högpresterande med höga ambitioner, vilket därför kan innebära att det är viktigt att visa att det inom organisationen finns framtida möjligheter att ta tillvara på deras fulla kompetens och potential. För att förhindra att talanger lämnar på grund av detta gäller det att ha en ledig position att fylla, som tar tillvara på talangens kunskap och kompetens på rätt sätt.

5.3 Employer branding

Hur företaget väljer att marknadsföra sig utåt med hjälp av employer branding anses vara avgörande för en organisation i arbetet med att behålla talang, då samtliga respondenter ansåg att felaktiga förväntningar var en av de främsta faktorerna till att talanger väljer att lämna. Därmed är det viktigt att ta reda på hur organisation arbetar strategiskt för att lyckas hantera dessa förväntningar.

Sänka förväntningar vid start

Att sänka förväntningarna vid start av programmet är en av de identifierade strategierna som företaget använder sig av. Respondent 1 förklarar att företagets traineeprogram anses vara prestigefyllt då det endast är ett fåtal av alla sökande som blir antagna till programmet. Detta kan skapa en alltför god självbild hos traineen som blir antagen, vilket kan medföra att dennes förväntningar blir högre än vad som kan erbjudas av företaget under programmets gång. Denna självbild kan leda till att traineen förväntar sig att bli positivt särbehandlad och få fler förmåner än resterande. Det är därför viktigt att företaget aktivt arbetar så att det

värdeerbjudande som företaget marknadsför är realistiskt och tydligt för att traineen inte ska känna sig “dålig” eller “outnyttjad”. Det skulle därför kunna vara gynnsamt för företag att istället, vid programmets start, sänka trainees förväntningar snarare än att utlova saker som kanske inte kommer att hållas. Hur företaget väljer att marknadsföra sig kan kopplas till

38

extern employer branding vilket är ett verktyg för hur företag marknadsför sig utåt som arbetsplats. Backhaus och Tikoo (2004) menar att företag bör arbeta med employer branding för att måla upp en så realistisk bild av organisationen som möjligt i sitt värdeerbjudande för att motverka felaktiga förväntningar, där de sedan måste jobba internt för att uppfylla det skapade värdeerbjudandet. Samtidigt som värdeerbjudandet måste vara realistiskt så företaget kan leva upp till det bör det även vara attraherande för målgruppen så att de blir intresserade av att söka programmet. Detta kan vara problematiskt för företaget då de måste få

traineeprogrammet att låta så attraktivt som möjligt, men samtidigt inte ge de sökande allt för höga förväntningar. Då samtliga respondenter var eniga om att felaktiga förväntningar hos traineen var en av de större anledningarna till att de valt att lämna företaget, gör det än mer viktigt för företaget att implementera denna strategi.

Om traineeprogrammet istället inte hade varit lika prestigefyllt hade organisationen kanske behövt försköna programmet snarare än att sänka förväntningarna. Detta för att lyckas locka fler talangfulla individer till att söka till programmet. Däremot kan en skönmålning innebära att talangerna inte stannar i lika hög utsträckning då det inte blir som de tänkt sig, och

värdeerbjudandet inte stämmer överens med verkligheten. Om organisationen däremot sänker förväntningarna kan traineen istället bli positivt överraskad till det som erbjuds, vilket då i sin tur kan bidra till att organisationen lyckas behålla talangen.

Respondenterna är eniga om att det finns en utmaning i att hantera förväntningar hos trainees då samtliga vittnar om personer som gått in med förväntningen om att bli chef snabbt efter att programmet är slut, vilket inte är möjligt i de flesta fallen. Därmed är det av vikt att ge en rimlig verklighetsbild hos traineen från start samtidigt som de ändå motiverar traineen att arbeta mot sina mål och ambitioner genom att föreslå andra tjänster som i sin tur kan leda till en framtida chefsroll. Genom att göra på detta sätt skapas en rimlig målbild som traineen kan förhålla sig till, vilket då kan bidra till att denne stannar inom organisationen då

förväntningarna har sänkts för att minska missnöjdhet samt att mål har satts upp för att motivera traineen.

Dialog för att möta förväntningar

Ytterligare en strategi företaget använder sig av är ha en kontinuerlig dialog för att möta förväntningarna. Trainees förväntningar ska identifieras både innan, under och efter programmet genom kontinuerliga samtal vecko- eller månadsvis då dessa med största

39

sannolikhet kommer att förändras under tid. Detta för att minska risken att traineen blir missnöjd och lämnar. För att ta reda på samt möta trainees förväntningar krävs en tät dialog då felaktiga förväntningar är en av de främsta anledningarna till att talangerna väljer att lämna företaget. Under intervjun med respondent 3 framkom det att det finns en risk att traineen inte kommer att få användning av allt denne lärt sig under programmets gång. Det är då viktigt att ha en öppen dialog för att visa traineen att denne kommer få användning av vad som lärts ut för att inte riskera att traineen känner sig lurad. Respondenten menar att det är viktigt att vara tydlig med att traineen kommer få användning av vad som lärts ut, men kanske inte direkt. Detta kan kopplas till application value från Berthon, Ewing & Hah:s (2015) teori om

trivselfaktorer, vilket innebär att anställda får möjlighet att applicera och nyttja det de har lärt sig i sitt arbete samt få lära ut till andra. Detta är något som i sin tur kan bidra till att dem i högre utsträckning stannar då de känner sig behövda och att deras kunskap tas till vara på. Under traineeprogrammet får traineen möjligheten att under en kort tid ta del av mycket nya erfarenheter genom utbildningar, praktiker samt bygga upp kontaktnätet. Med andra ord får traineen uppleva väldigt mycket under denna tid, vilket kan skapa missnöje hos denne om organisationen inte lever upp till de förväntningar som byggts upp under programmets gång. Organisationen måste därför ha en tät dialog med traineen angående detta och i största möjliga mån kunna erbjuda en tjänst till den färdiga traineen som motsvarar de intryck som denne fick ta del av under traineetiden, och skapa en koppling mellan programmet och den framtida tjänsten.

5.4 Individanpassning

Som (Cantrell & Smith 2010, s. 2) diskuterar, måste företag individanpassa för att få ut så mycket som möjligt av varje individs förmågor. Tre strategier kunde identifieras i samband med företagets arbete kring detta, vilka var individanpassat arbetssätt, flexibilitet vid

utformning av tjänst samt förtroendearbetstid.

Individanpassat arbetssätt

En identifierad strategi företaget använder sig av är att individanpassa genom att bland annat låta talangen anpassa traineeprogrammet utifrån egna preferenser och ambitioner. Således skapas ett förtroende mellan traineen och organisationen. Ett exempel på hur företaget individanpassar är att utforma traineeprogrammet utifrån trainees ambitionsnivåer genom att

40

ge de trainees som är väldigt ambitiösa möjligheten att få ett program som passar dem. Genom att låta trainees utforma programmet utifrån egna preferenser, i så stor mån det går, kan det bidra till att dessa talanger i högre grad stannar då graden av utvecklingsmål skiljer sig från individ till individ. Organisationen individanpassar även traineeprogrammet genom att traineen själv får välja praktikplats samt anordna egna studiebesök utifrån vad denne anser är intressant och relevant till den valda tjänsten. Cantrell och Smith (2010, s.2) menar att organisationer bör individanpassa vid upplägg av arbetssätt, då det inte endast finns “ett rätt sätt” för samtliga medarbetare. Om det inte finns någon typ av individanpassning finns det en risk att personer med högre ambition än andra känner sig otillfredsställda om nivån är för låg, medan personer med lägre ambition eller mål istället kan känna sig överväldigade. Att låta traineen ha friheten att anpassa sitt arbetssätt kan påverka huruvida denne väljer att stanna då det visar att organisationen har ett förtroende för traineen, samt att individen kan bli

motiverad då den känner att den har ett ansvar över sin egen utveckling.

Flexibilitet vid utformning av tjänst

Vidare individanpassar företaget genom att erbjuda flexibilitet i utformning av tjänst. Vid ansökan om en tjänst inom traineeprogrammet är det inte säkert att det alltid samstämmer med vad individen föreställer sig att tjänsten innebär, då denne i de flesta fall är ny i arbetslivet och därför inte har arbetat med detta tidigare. Traineen kan således bli missnöjd ifall att den sökta tjänsten inte motsvarar deras förväntningar. Organisationen ger därför traineen möjligheten att, under programmets gång, få lära sig mer om hela organisationen och alla olika

verksamhetsområden för att tydliggöra vilka tjänster som finns och vad de innebär. Genom detta ger organisationen traineen möjligheten att känna efter var den helst vill jobba och således chansen att välja sin framtida tjänst. Detta kan kopplas till Cantrell och Smiths (2010, s.1) synsätt på individanpassning där de menar att det är viktigt för organisationer att tillåta individen att ändra sig när det kommer till professionella behov, då de menar att det låter den anställde ha en påverkan på sin karriär. På så sätt ser organisationen till att rätt person får tjänsten vilket i sin tur ökar chansen till att talangerna är nöjda och stannar i företaget. För att kunna erbjuda traineen möjligheten att, till viss mån, välja arbetsområde har organisationen utformat programmet på så sätt att traineen börjar brett och lär sig lite om mycket för att få prova på olika områden för att sedan kunna specialisera sig inom det område som passar individen bäst. Genom att som organisation agera på det här sättet minskar risken att personer lämnar företaget på grund av att de är fast på en position som inte är passande för deras personlighetstyp och/eller kompetens.

41

Under rekryteringen till traineeprogrammet framkommer det kanske inte alltid vad individens spetskompetenser är. Vad individen själv tror att denne är bäst på behöver inte alltid

överensstämma med verkligheten och dennes spetskompetens kan under programmets gång träda fram. Thite (2004, s.81) diskuterar att organisationen behöver identifiera varje individs enskilda styrkor och fördela uppdrag och ansvar utifrån dessa. Framkommer dessa styrkor inte på en gång vid rekrytering är det viktigt att företaget är flexibel för att kunna matchar dessa med en passande tjänst när dessa styrkor väl framkommer hos individen. Detta gynnar inte bara individen genom att få denne att arbeta med det den är bäst på, utan även företaget gynnas av detta då de maximerar kompetensen på det valda området. Denna strategi bidrar till att individen motiveras genom att företaget uppmärksammar och tar tillvara på dennes

förmågor, vilket kan företaget tror kan bidra till att denne väljer att stanna.

Förtroendearbetstid

Ytterligare individanpassar företaget genom att erbjuda personalen förtroendearbetstid. Genom att låta individen bestämma över sin egen tid skapar organisationen ett förtroende och visar att de litar på individens kunskap och kompetens. Detta förtroende från organisationen leder till att talangen känner sig uppskattad då företaget har tillit för dennes arbetsförmåga. Att individanpassa på detta sätt går i enlighet med Cantrell och Smith (2010, s. 16) där de säger att individanpassning kan ske genom att låta den anställda bestämma över sina egna arbetstider, vilket organisationen gör genom förtroendearbetstid. Att företaget erbjuder flextid eller förtroendearbetstid kan i många fall vara någonting som en anställd tar för givet. Anser den anställda att flextid/förtroendearbetstid är en självklarhet har den strategin inte så stor inverkan på om företaget lyckas behålla talangen eller inte. Teorin tar upp flexibla arbetstider som en bidragande faktor till att personal väljer att stanna inom organisationen, men vi anser att den inte har så stor påverkan på det studerade företaget. Att erbjuda förtroendearbetstid är ändå en strategi företaget arbetar med.

5.5 Möjlighet till utveckling

Många av de som söker traineeprogram har i grund och botten stora ambitioner och ett större driv än andra individer och söker därmed tjänster där de kan utvecklas. Programmet bidrar till kunskapsbyggande och utveckling hos talangen, det är därför lika viktigt att organisationen

42

efter programmets slut strategiskt arbetar för att kunna erbjuda möjligheter till fortsatt utveckling. Detta för att de inte ska känna sig otillfredsställda och lämna företaget.

Erbjuda möjlighet till vidareutveckling

Att erbjuda möjlighet till vidareutveckling är en strategi företaget använder sig av för att motivera före detta trainees att stanna inom organisationen, då det får individerna att se sitt eget syfte med anställningen. Som Thite (2004, s. 79–81) nämner måste talangen känna att det finns en möjlighet till fortsatt utveckling efter programmet. För att organisationen ska kunna möta detta är långsiktiga mål och en tydlig planering av betydelse i organisationens arbete för att få talangerna att stanna. I denna planering, som sker mellan chef och talang, får talangen tala om var den ser sig själv inom organisationen i framtiden samtidigt som organisationen får ge sin bild av framtiden och hur möjligheten ser ut till karriärutveckling. Båda parter får således mötas på mitten och utforma en långsiktig planering bägge är överens om.

Som en av respondenterna nämnde behöver en karriärutveckling nödvändigtvis inte betyda att talangen klättrar uppåt i verksamheten utan utveckling kan även ske genom breddning. Har företaget inte möjlighet att erbjuda en högre befattning inom organisationen kan de istället erbjuda talangen en annan tjänst, men på samma nivå. Detta innebär att talangen får stimulans genom att lära sig nya arbetsuppgifter och utvecklas inom organisationen och även utveckla ny kunskap, som i sin tur kan vara avgörande om talangen väljer att stanna inom

organisationen eller leta sig vidare till nya utmaningar. Thite (2004, s. 79–81) menar att de organisationer som är mest eftertraktade på arbetsmarknaden är de som kan erbjuda pågående träning samt rotation av position, vilket överensstämmer med företagets identifierade

strategier. Dock är det viktigt att nämna att företaget endast erbjuder utvecklingsmöjligheter till de som de ser potential i, som de ser som talanger. Att erbjuda alla anställda

utvecklingsmöjligheter kan gynna företaget negativt då personer med lägre ambitioner inte kommer dra nytta av fortsatt utveckling. Vidare kan utveckling av alla medarbetare innebära att ambitiösa och drivna talanger känner missnöje då de kan känna att deras hårda arbete och kompetens ej uppmärksammas. Detta kan leda till att deras vilja att utvecklas och göra ett bra jobb minskar, vilket ger en negativ effekt på organisationen som helhet.

Att erbjuda möjlighet till befordran uppåt i organisationen kan kopplas till faktorn economic

value som Berthon, Ewing och Hah:s (2015) beskriver som en trivselfaktor, vilket kan bidra

43

huruvida en individ är intresserad av att stanna inom företaget och syftar till ersättning, säkerhet och möjlighet till befordran. Syftet med att erbjuda traineeprogram är att utveckla framtida ledare och chefer samt talanger som kan anta högre befattningar genom att bygga mycket kunskap hos traineen under programmets gång. Som trainee erhåller du denna kunskap och får då en större möjlighet att få högre befattningar, vilket enligt Berthon, Ewing och Hah, kommer motivera den anställde att stanna. Det är därför viktigt att erbjuda den före detta traineen möjligheten till utveckling.

Få cheferna att se sin roll i fortsatt utveckling

För att talangen ska få fortsatt utveckling efter det avslutade programmet, ligger det största ansvaret på den närmaste chefen att skapa möjligheter för det, vilket är en strategi i företagets arbete för att behålla talang. Det är upp till chefen att hitta vägar för att kunna förvalta den kunskap som har byggts upp under programmets gång och för att fortsätta utveckla den kunskapen. Respondent 2 belyste vikten av att som chef inte ta talangen för given och tro att allt kommer att rulla på efter programmet, de måste aktivt göra insatser till att skapa rätt förutsättningar. Detta görs med hjälp av kontinuerliga dialoger mellan chef och traineen, där de sätter upp kortsiktiga mål tillsammans för att på så sätt ha en ständig utvecklingskurva. Dessa dialoger gör det möjligt för organisationen att se var individen befinner sig i sin

utvecklingskurva och kan därför enklare se hur dess befordringsmöjligheter ser ut i framtiden.