Tekniska dimensioner av samarbete

Ur materialet framkom att majoriteten av respondenterna upplevde tekniska utmaningar i arbetsprocesser som krävde samarbete i det virtuella teamet. R1, R2, R3, R4, R5, R6, R7 och R8 beskrev alla att den kreativa processen var mer omständlig trög i virtuella team, detta främst på grund av de inte hade sina kollegor fysiskt nära att få direkt feedback från. De tekniska utmaningarna i samarbetet låg även i svårigheten att på distans förklara för kollegor eller kunder – visioner, tankar eller idéer för slutprodukten. R1 beskrev att i rollen som produktionsledare var den största skillnaden i arbetsprocessen att hen inte kunde sitta med kreatörerna och få ett personligt möte. R1 menade att det gav en helt annan förståelse för vad man menade visuellt om man kunde stå vid kreatörens dator och peka hur man ville ha symboler, text och färgsättning. R8 upplevde att det som kreatör var omständigt att jobba hemma för att hen då inte kunde jobba direkt mot servern vilket skapade ett extra steg som gjorde arbetet omständigare. Dessutom upplevde R8 att det var utmanande på grund av att hen inte kunde fråga en kollega att snabbt titta på skärmen och ge smakråd eller lösningsförslag på ett problem. R8 beskrev att hen gillade att arbeta i ett öppet kontorslandskap med “surret” som finns där, det menade R8 inverkade positivt på hens kreativitet. Hemma menade R8 att hen kunde bli lite seg och inte få samma “egde” i arbetet som på kontoret. R5 som är grafisk designer resonerade på liknande sätt som R8 angående att den kreativa processen och samarbetet var omständigare virtuellt än på kontoret.

Vi jobbar väldigt tätt ihop annars vi jobbar verkligen i team på jobbet, vi sitter ju bredvid varandra eller att man kanske går och kollar på någons skärm – Hur gjorde du den här eller hur har du tänkt kring detta? Istället behövde man på distans skissa flera olika versioner och sen typ spara ner dem och sen skicka över i Slack och vänta på att någon som kanske är borta en stund ska komma tillbaka och svara på det.

Respondent 5

R4 menade likt R1, R5 och R8 att den kreativa arbetsprocessen hade blivit mer omständig i det virtuella teamet. Dessutom tyckte R4 att inspirationen som kollegorna på kontoret ger inte längre finns på samma sätt. R4 förklarade att man på jobbet kunde snappa upp saker som folk pratar om, eller kunde det vara saker hen såg som kunde trigga något kreativt. Strategier som majoriteten av respondenterna hade för att underlätta och hantera de tekniska utmaningarna av

samarbetet i de kreativa arbetsprocesserna var flera. Strategierna var bland annat att de skärmdelade och skickade över dokument via dropbox eller mail. Nackdelen med att skicka över dokument på detta sätt var att dokumenten snabbt blev utdaterade. R4 förklarade att hen hade gjort en del jobb med informationsdelning för att bidra till inspiration men också för att underlätta vid upplärning när alla jobbar på distans. R4 menade att den kreativa arbetsprocessen förändrats något i det virtuella teamet. R4 gav liknande exempel som R5 om hur det fungerat att få feedback via en chatt.R2, R6 och R7 berättade om Miro – ett digitalt verktyg som de beskrev till viss del underlättat samarbetet i den kreativa arbetsprocessen. I verktyget Miro kunde de på en gemensam yta exempelvis skapa smarta post-it lappar för att på så sätt kunna efterlikna en whiteboard. R6 och R7 beskrev att verktyget underlättat samarbetet, till exempel vid

workshops, vid feedback på en idé eller om man skulle förklara något visuellt för kollegor. R6 tyckte att verktyget hade skapat en struktur som hen annars kunde sakna. R7 menade att Miro också var bra för att det då blev tydligt huruvida alla deltog eller inte. R2 som jobbar med servicedesign och ofta behöver förklara hur processer eller flöden hänger ihop och påverkar varandra tyckte att det var en utmaning att förklara dessa processer en virtuell miljö. R2 tyckte i de situationerna att det var lättare att rita på ett papper och sitta tillsammans.R3, R6 och R7 pratade om svårigheten med att bli avbruten när du satt i en kreativ arbetsprocess. R3 beskrev att det var väldigt jobbigt att bli störd när man sitter i en komplex kodnings-situation. Fördelen med att sitta hemma var att R3 aldrig tappade fokus på samma sätt som på kontoret där hen kunde bli störd av kollegor.

Hemma tappar man aldrig fokus på samma sätt, det tror jag nog det största just i det kreativa. Jag tror att kodning är det värsta att bli avbruten i. Ju längre man blir avbruten desto längre tid tar det att komma tillbaka.

Respondent 3

För R6 hade den kreativa processen och fokus påverkats mycket av att jobba virtuellt. Stor anledning till att R6 påverkades negativt var på grund av att hen aldrig hann komma igång och jobba mellan alla möten. R7 menade precis som R6 att något av det svåraste med att arbeta kreativt i virtuella team är att få tid för att kunna sitta fokuserat och ostört. Såhär beskrev R6 problemet.

Det är hemskt det kommer inte ens igång. Man behöver ju verkligen få komma in i det, det tar ungefär 20 minuter att komma in, få vara där inne ett tag och sen kunna komma ut. Det är det som gör att 30-minutersintervallerna mellan möten inte fungerar till någonting överhuvudtaget.

4.3.2

Effektivitet

Som tidigare beskrivits i samband med tekniska dimensioner av samarbete i det virtuella teamet var koncentrationen något som för vissa blivit en utmaning medan koncentrationen för andra ökat i det virtuella teamet. Utmärkande för de som upplevde att koncentrationen i det virtuella teamet blivit bättre än på kontoret var att de nu själva kunde välja när de skulle svara på

kollegors frågor. De blev inte heller störda av att någon gick förbi och började småprata eller att någons telefon ringde. Det spontana mötet som uppstår på kontoret hade i och med det virtuella teamet försvunnit och lett till ökad effektivitet. Majoriteten av respondenterna upplevde att effektiviteten i arbetet överlag hade effektiviserats av att jobba hemma och i virtuella team. R1 menade att teamet aldrig varit så effektiva som i det virtuella teamet. R1 menade att det helt plötsligt kändes som att de flesta var helt ostörda och kunde arbeta effektivt. R1 beskrev att nu när kreatörerna kunde fokusera på sitt utan att bli störda hade det lett till att de nu jämfört med innan ibland hade en timme över och därför kunde be om extra uppdrag från

produktionsledaren. R1 trodde effektiviteten berodde på att man inte längre blev störd av kollegor som gick förbi och pratar i korridoren, eller att man blir störd av att någons telefon ringer. R8 och R10 upplevde likt R1 ett större fokus hemma på grund de inte blev störda av kollegor. R8 menade likt R3 att hemma kunde hen själv avgöra när hen kunde svara på frågor som kommit i chatten och på så sätt slippa avbrott i arbetet. För R7 fungerade det inte att vänta med att svara om hen blev störd av en notifikation. R7 menade att hen agerade direkt om det kom en notifikation, på samma sätt som om en kollega hade frågat något muntligt på kontoret. För R7 handlade utmaningarna med hemmakontoret och effektiviteten om att tillsammans med hens sambo hitta en plats i lägenheten där de inte störde varandra i deras respektive möten. R9 menade att effektiviteten var ungefär samma som innan de jobbade virtuellt. R9 menade att det sociala som störde på kontoret nu hade bytts ut mot att hen istället distraherades av saker som finns i hemmet. Även R2 och R4 menade att de upplevde en större effektivitet för att det blivit färre distraktioner från kollegor. Distraktionerna som fanns på kontoret menade R2 och R4 likt de andra respondenterna var att man lätt blev indragen i diskussioner. Samtidigt blev R4 störd i det virtuella teamet av många notiser via olika chattar. R4 tyckte likt R8 och R3 att det var lättare att hantera notiser än fysiska avbrott på grund av att man själv kan välja när man svarar. R5 menade att trots samma mängd jobb kunde hen efter en arbetsdag på distans även ha hunnit med att tvätta eller tömma diskmaskinen. R6 upplevde att det var en större utmaning att arbeta effektivt i det virtuella teamet. För att R6 skulle kunna arbeta effektivt i hemmamiljö hade hen inrett ett kontor som var långt ifrån kök och annat som skulle kunna tänkas distrahera hen.

4.3.3

Kommunikation

Kommunikationen i de virtuella teamen var något som majoriteten av respondenterna menade hade försvårats i någon grad. Möjligheten att uttrycka sig med kroppsspråk och ansiktsuttryck hade i de virtuella teamen blivit svårare och ledde till vissa svårigheter enligt vissa. Andra menade att kommunikationen i de virtuella teamen fungerade bra och inte hade påverkat arbetsprocessen nämnvärt. R1 menade att kroppsspråket till stor del förlorades i det virtuella mötet. R1 tänkte aktivt på tonfall och hur hen uttryckte sig i de virtuella mötena. När R1 kommunicerade via mail eller chatt var hen extra noga med att förstärka kommunikationen med hjälp av emojis. R1 förklarade att det är svårt att avgöra hur informationen tas emot på andra sidan skärmen, därför försökte R1 aktivt vara extra positiv för att skriftlig information inte skulle kunna misstolkas. R10 trodde inte som R1 att kroppsspråket hade så stor vikt utan upplevde att hen kunde läsa av folk genom deras röst och tonläge, R1 tyckte därför inte att det var någon större skillnad för kommunikationen i det virtuella teamet om man hade

videokameran på eller inte. R9 trodde att videokameran i de virtuella mötena påverkade och spelade en ganska viktig roll. R9 menade att videon gjorde att man inte kunde sitta och distraheras av annat på samma sätt om kameran var igång. R7 trodde lite likt det sätt R9 menade, att videokameran var viktig för att kunna hålla fokus under mötena samt att få en personligare kommunikation. R4 trodde att kroppsspråket spelade en viktig roll i

kommunikationen och upplevde att kommunikation där alla ser varandra kunde bidra till större engagemang i samtalet. R6 menade likt R1, R5 och R7 att videon i de virtuella mötena var viktig för att kunna uppfatta kroppsspråk. Att uppfatta ironi och sarkasm menade även R6 kunde vara svårt i virtuella möten, särskilt om man hade dålig internetuppkoppling då samtalet lätt blev upphackat. R6 menade att flytet i samtalet blivit svårare i det virtuella mötet samt att det är svårare att uppfatta vad som finns mellan raderna.

Alla respondenter återkom till att en av de största utmaningarna och skillnaderna ur en kommunikativ aspekt med att jobba i virtuella team var att de vardagliga samtalen vid

kaffemaskinen, i lunchrummet eller i korridoren nu uteblev. Många respondenter menade att de samtalen tidigare fyllt mer än en social funktion. Avstämningar och feedback till kollegor eller att slänga ut en fråga till någon på kontoret menade respondenterna nu blivit svårare i det virtuella teamet. Alla respondenter kommunicerade med varandra via mail, chatt, telefonsamtal och videosamtal. R3 och R5 menade att man i det virtuella teamet tvingades ta mer aktiva beslut i att kontakta sina kollegor, dels för att få hjälp och dels för att få socialt utbyte. Denna typ av kommunikation som tidigare varit lättillgänglig beskrevs nu av majoriteten av respondenterna som mer otillgänglig. Även R9 poängterade att på grund av att de naturliga mötespunkterna

försvunnit så måste man vara mycket bättre på att själv skapa kontakt.R4 upplevde att de hade många olika chattar på jobbet som användes till olika saker, bland annat hade de en chatt som enbart var för att fylla en social funktion och andra chattar som var mer arbetsrelaterade. R4 beskrev att hen ibland inte orkade skriva den sociala chatten för att hen då hade en massa notiser att agera på och att det kunde vara jobbigt att ha flera olika chattar igång. Vidare menade R4 att det var svårare att diskutera med folk skriftligen än när man sågs fysiskt, R4 upplevde att det kunde vara en hårdare ton och att folk inte alltid tog in andras åsikter på samma sätt när man inte kunde diskutera ansikte-mot-ansikte. Även R7 menade likt R4 att chattkonversationer tagit väldigt mycket tid i anspråk. R7 menade att det på kontoret är mycket enklare och mer

tidseffektivt att diskutera med den som sitter bredvid.

4.4

Faktorer i arbetsmiljö

Kapitlet Faktorer i arbetsmiljö presenterar beskrivningar av hur arbetsmiljön i det virtuella teamet påverkat gränsen mellan professionellt och privat, motivation samt psykosociala aspekter.