Enligt processansvarig från speditören tillhandahåller företaget många olika transportsätt som kan anpassas och kombineras för att hämta upp och transportera transportköparnas gods till slutdestinationen. Transporterna delas in i tre olika delar, landtransport, flygfrakt och sjöfrakt. Processansvarig från speditören förklarade även att transportprocessen kan delas upp i olika steg som tillsammans bildar en transportkedja; Prisbild och avtal, Beställning av transport, Upphämtning och distribution av gods, Leverans och Återkoppling, se figur 1.
Figur 2: Transportprocessen och dess olika delprocesser.
4.1.1 Prisbild och avtal
Enligt processansvarig börjar transportkedjan vid det första mötet med transportköparen där prisbilden diskuteras. Sedan sluts ett avtal om hur ofta behov av transport finns, vad
transporten kommer kosta och i vissa fall mellan vilka geografiska positioner godset ska fraktas. När avtalet är slutet har transportköparen möjlighet att boka transport vid behov och speditören sköter sedan upphämtning, distribution och leverans av godset.
Innan avtal mellan transportköparen och speditören sluts är det viktigt att båda parter är nöjda med prisbilden kring transporten. Processansvarig från speditören förklarade att prisbilden bestäms med hjälp av en analys av transportköparens behov och vilken slags tjänst de söker. Det finns en rad aspekter som kan påverka prisbilden, däribland finns parametrar som var godset befinner sig geografiskt, var godset befinner sig i förhållande till omgivning samt vilket slags gods transportköparen önskar frakta. När distributionskostnaderna sedan är bestämda sätts ett pris som är specifikt för avtalet mellan transportköparen och speditören. När avtalet är tecknat och priset bestämt är det upp till transportköparen att boka transporter.
4.1.2 Bokning av transport
Efter att prisbild och avtal är klar kan transportköparna börja använda transporttjänsten och beställa transporter när något gods behöver fraktas. Enligt processansvarig använder sig speditören av ett transportadministrativt system, TA-system, som fungerar som ett informationsverktyg mellan speditören, chauffören och transportköparen. Bokning av transport sker digitalt via speditörens hemsida där transportköparen fyller i relevant information för godset, det kan vara information som antal kolli, vikt, storlek och upphämtning- och leveransadress. Via TA-systemet får speditören den relevanta
informationen som behövs för att planera transporten. TA-systemet skriver sedan ut en etikett hos transportköparen som märker godset för att göra det färdigt för upphämtning samtidigt som TA-systemet skickar en notis till speditören om en ny bokning av transport.
22
Processansvarig från speditören menar att om transportköparen önskar finns också en rad andra sätt som kan användas för att boka transport. Transportköparen kan exempelvis välja att ta kontakt med någon på speditörens bokningsavdelning och där med lägga en order på transport eller så kan transportköparen välja att boka transport på hemsidan där olika e- tjänster finns tillgängliga. På hemsidan får transportköparen fylla i all information som är nödvändig själv. Transportköparen kan också välja att använda sig av ett annat verktyg som transportköparens företag själva valt att använda sig av. Verktyget fungerar som ett eget TA- system som kopplas samman med speditören.
4.1.3 Upphämtning och distribution av gods
När transportköparna skickar in en transportförfrågan ska deras gods hämtas upp och
distribueras av speditören. Processansvarig förklarade att när notisen om ny transportförfrågan kommer in förbereds först en distributionsbil som skickas till given adress. Vid upphämtning av godset registreras det för första gången med hjälp av en handdator som skannar etiketten som transportköparen märkt godset med. På så vis vet både transportköparen och speditören att godset är upphämtat. Distributionstransporterna ägs och körs av åkerier som har avtal med speditören. Chaufförerna på åkerierna som kör i ett visst område har därför ofta bra koll på omgivningen där godset som ska distribueras finns. Vidare förklarar processansvarig från speditören att distributionsbilarna hämtar upp godset och transporterar det till en given terminal. Vilken terminal som ska användas beror på området som godset hämtas i, olika terminaler är kopplade till olika landområden både för upphämtning och leverans av material. I Sverige finns i dagsläget 27 terminaler som drivs av speditören och används vid distribution av material som täcker Sveriges landområde.
Processansvarig förklarar att när godset anländer till terminalerna sorteras det i en
sorteringsanläggning där det delas upp beroende på distributionsyta hos mottagaren. Gods som ska transporteras till en viss region sorteras därefter. Större gods och styckegods ställs i så kallade distributionslinjer som fungerar på samma sätt som i sorteringsanläggningen där godset ställs i ordning beroende på var i landet det ska transporteras. Distributionsbilar lastas sedan och transporteras till givna distributionsterminaler via så kallade fjärrlinjer där
omlastning och samlastning sker för en given mjölkrunda med leveranser till olika områden. Vidare förklarade processansvarig att då gods anländer med båt eller flyg omlastas inte godset i terminaler utan transporteras oftast direkt till mottagare från hamn eller flygplats. När godset anländer till hamnen eller flygplatsen i Sverige märks det om med en etikett som går att läsa in i TA-systemet och registreras som ett nytt ärende. Vid vissa tillfällen anländer
distributionstransporterna till terminalerna för möjlighet att samlasta annat gods på transporten, omlastningen sker främst då godset är litet. Gods som väger mer än 1 ton går nästan alltid direkt till mottagaren. När godset har hämtats upp och distribuerats till rätt terminal påbörjas nästa steg i transportprocessen som innebär att det ska levereras till mottagaren.
4.1.4 Leverans
När upphämtning av gods samt distribution vid någon av terminalerna är genomförd ska godset levereras till transportköparnas kunder. Vid avlämning och lossning av gods skannas godset och transporten registreras som slutfört i det transportadministrativa-systemet.
Processansvarig menar att det ibland uppstår svårigheter vid leverans, exempelvis problem att lossa godset, det är då nödvändigt att speditören före leveransen tar kontakt med
23
transportköparen och informerar om problemet där transportköparen själv kan välja att hjälpa till med egna redskap så som kranbilar. Alternativt kan speditören sätta in fler eller andra resurser som exempelvis truckar som klarar av att lossa godset. I vissa fall har även mottagaren av godset de redskap som behövs vilket löser problemet.
Processansvarig från speditören menar att mjölkrundorna vid leverans av gods i dagsläget bestäms baserat på chaufförernas tidigare erfarenhet och ingen optimerande ruttplanering används. Vid en optimerande ruttplanering krävs att många olika parametrar analyseras vilket ibland gör att det blir svårt att anpassa modellen efter verkligheten. Parametrarna som är svåra att mäta kan vara olika saker så som trafikstockning, ombyggnationer eller väglag. Det gör att speditören oftast anser det lättare att endast gå på chaufförernas erfarenheter och kunskaper. Vid specifika önskemål från transportköpare så som önskemål om leverans vid en viss tid eller liknande krävs det ibland att leveransen sker i en annan ordning än den som
ursprungligen ansågs vara den bästa.
4.1.5 Återkoppling
Processansvarig menar att det under hela transportprocessen är viktigt att information kring transporten hela tiden finns att hämta både för speditören och transportköparna. Information kan ske i form av återkoppling där transportören meddelar vad som hänt när något problem uppstår i transportprocessen eller i form av ett kontinuerligt informationsflöde kring var godset befinner sig i transportprocessen. Återkopplingen ska resultera i att alla parter är medvetna om vad som händer i hela processen.