Koordinator
Gatukontoret, Malmö stad
Behov
Både europaparlamentet (Lodovici & Torchio, 2015:9) och internationell forskning (Lucas et al, 2016) har uppmärksammat ett bredare behov av kunskap rörande relationer och samband mellan sociala frågor och transportfrågor. Mätmetoder för att identifiera dessa samband på lokal nivå är en nödvändighet. Detta kräver en holistisk syn på transportfrågor där olika perspektiv beaktas. Dessa rör såväl frågor kopplade till tillgänglighet, utbud av infrastruktur och kollektivtrafik, socioekonomiska och miljömässiga faktorer.
Behovet av en lösning på dessa transportrelaterade sociala problem grundar sig i Malmö på vad Malmö stads Trafik- och Mobilitetsplan (TROMP) identifierar som orättvisa
förutsättningar till mobilitet. Det finns ett behov av att bättre identifiera orsakerna till dessa orättvisor, inte minst för att möjliggöra utvecklandet av strategier för att åtgärda de
grundläggande och strukturella problem som existerar. Utifrån uppsatsens förstudie kan slutsatser dras om behovet av ett projekt som syftar till att samordna olika intressenters
kunskaper och data kring transportrelaterade sociala frågor - det som definierats som transport poverty.
Som uppsatsens förstudie visar är transport poverty ett brett koncept som behöver angripas från olika håll. Ett verktyg som samordnar olika intressenters kunskaper och data gynnar inte bara inblandade intressenter utan kan också skapa ett starkt beslutsunderlag för politiker som på sikt kan hjälpa de mest utsatta grupperna i staden men också samhället i stort. Förstudien visar exempelvis på att transportkostnaderna utgör 25 procent av den disponibla
medianinkomsten i två av Malmös TROMP-områden, vilket indikerar att boende i dessa områden har problem att tillfredsställa sitt grundläggande transportbehov. Detta är endast en liten del av ett stort problem. Verktyget TROMPnet har potential att kartlägga transport poverty i hela staden genom att det tar ett holistiskt helhetsgrepp och på så vis kan visa var resurser bör allokeras.
Aktör/aktörskonstellation
Eftersom det är Malmö stads gatukontor som uppmärksammat kunskapsgapet mellan transportplanering och sociala frågor (transport poverty) och efterfrågar en lösning är det också Gatukontoret som är bäst lämpat att driva ett projekt. Förvaltningen är en så kallad beställarförvaltning som lyder under tekniska nämnden och är den förvaltning som ritar och planerar det som ska göras gällande gator, torg och parker i staden. Det är Gatukontoret som haft ansvaret för att ta fram TROMP:en vilken antogs tidigare i år. Eftersom transport poverty är ett brett koncept behöver en rad kompetenser engageras. Miljöförvaltningen för dess
kunskaper och erfarenheter gällande externa effekter så som buller och föroreningar, Skånetrafiken som ansvarar för kollektivtrafiken och K2 som är ett nationellt
kunskapscentrum för kollektivtrafik. För att projektet ska förankras i stadens förvaltningar kopplas även kompetenser från Stadskontoret och Stadsbyggnadskontoret in. En It-arkitekt engageras för att ta hand om tekniska frågor.
Omvärldsanalys
Uppmärksamheten kring transportrelaterade sociala problem har under senare decennier växt i omfattning och fått spridning även i den praktiska planeringen. Inte minst i Storbritannien där det sedan 2006 finns lagstadgat att det i den kommunala planeringen ska genomföras så kallade tillgänglighetsanalyser i översiktsplaneringen. Dessa metoder har dock kritiserats för att inte fånga hela problembilden. Analyser som syftar till en mer socialt hänsynstagande transportutveckling måste se till att flera olika delar tas i beaktande. I förstudien finns en metod som bättre tar hänsyn till detta genom konceptet transport poverty.
I Sverige saknas fortfarande denna typ av lösningar. Med TROMP:en har Malmö stad dock tagit ett första ambitiöst steg mot en hållbar transportutveckling och fick tidigare i år pris för sitt sociala fokus. Lösningarna för att vidare identifiera kopplingar samt för att åtgärda problemen saknas dock i nuläget.
Er idé/lösning
Lösningen består av en webbaserad open source plattform (TROMPnet) där data från olika källor kan kodas och viktas för att visa på olika grader av transportrelaterade sociala behov (transport poverty). Eftersom kunskap på området saknas ska verktyget fungera som ett underlagsskapande planeringsverktyg som tar hänsyn till sociala utmaningar gällande transporter. Själva processen, som bygger på att ta fram verktyget, förväntas ge en rad positiva effekter - däribland att transport povertys relevans förs upp på Malmö stads agenda gällande hållbarhetsplanering och att en ökad kunskap gällande konceptets bredd och möjligheter sprids bland olika förvaltningars tjänstepersoner och bland andra inblandade intressenter. Själva verktyget kommer underlätta för att insamlad data från olika håll enkelt kan jämföras, bidra till ökade kunskaper och omsättas i praktisk handling och
förbättringsarbete. Verktyget skapar ett utrymme för longitudinella studier och kan fungera som kontrollverktyg för att påvisa effekter av olika investeringar. Tanken är, och potential finns för, att TROMPnet kan komma att bidra till och utveckla en mer socialt anpassad och hänsynstagande planering gällande transportsystemet. På lång sikt kan verktyget och den kunskap som skapas runt omkring bidra till att transportplaneringen går från att vara en teknisk disciplin till en som även integrerar övrig stadsplanering och bidrar till att lösa stadens sociala orättvisor.
Intressentanalys
I tabell 6 redovisas de intressenter som har intresse av, påverkas av och har makt att påverka projektet. Malmö stads gatukontor är beställare och projektägare i egenskap av sitt höga intresse för samtliga delar och sin höga påverkansgrad. Det är Gatukontoret som initierar projektet. En projektledare, som rekryteras internt eller externt, har ett stort intresse av att
projektet lyckas och väl förankras hos samtliga intressenter. En referensgrupp bestående av en central internationell forskare, Malmö stads gatudirektör och en representant från K2 har ett högt intresse av att projektet lyckas och påverkar genom bidragande kompetens.
Representanter från Gatukontoret, Miljöförvaltningen, K2 och Skånetrafiken har alla fyra centrala roller då de i hög grad både påverkar projektet och har ett intresse av ett lyckat
resultat. Stadskontoret och Stadsbyggnadskontoret har ett något lägre intresse i sina roller som stödfunktioner och kunskapsspridare. En It-konsult som ansvarar för att ta fram mjukvaran har en hög påverkan i och med sin tekniska kompetens och har ett högt intresse av att verktyget blir lyckat.
Tabell 6: Intressenternas önskemål, intresse, påverkan samt strategi för kommunikation
Intressent Önskemål och
förväntningar Resurser och kompetenser Påverkan och intresse Viktning (1-‐3) Strategi för kommunikation
Gatukontoret (beställare)
-‐ Ett lyckat och väl förankrat projekt -‐ Ansvar och intresse för Malmö stads trafikplanering -‐ Projektbeställare och projektägare. Hög grad av påverkan, hög grad av intresse.
(3)
-‐ Löpande dialog med
projektledaren -‐ Representant
vid möten med referensgruppen Projektledare -‐ Ett välorganiserat och väl genomfört projekt -‐ Samordnande projektledar-‐ egenskaper samt engagemang och förståelse för projektet -‐ Leder projektet. Hög grad av påverkan, hög
grad av intresse. (3)
-‐ Kontinuerlig avstämning med referensgrupp och beställare Referensgrupp -‐ Löpande information från projektledaren -‐ Kan utifrån kunskap om planering, transportplanering och forskning bidra med viktig återkoppling till utvecklingen i projektet -‐ Bistår projektet. Mellan påverkan, hög grad av intresse. (2) -‐ På veckobasis och vid behov
Miljö-‐
förvaltningen -‐ Ett lyckat och användbart verktyg -‐ Kunskaper om externa effekter från transportsystemet -‐ Hög grad av påverkan, hög
grad av intresse. (3)
-‐ Nära samarbete med
projektledaren Stadskontoret -‐ Ett lyckat och
användbart verktyg
-‐ Tvärförvaltande kunskaper om Malmös utveckling
-‐ Mellan grad av påverkan, mellan
grad av intresse. (2)
-‐ Deltar i driftsmöten Stadsbyggnads-‐
kontoret -‐ Ett lyckat och användbart verktyg
-‐ Kunskaper om planering och byggande
-‐ Mellan grad av påverkan, mellan
grad av intresse. (2)
-‐ Deltar i driftsmöten Skånetrafiken -‐ Ett lyckat och
användbart verktyg
-‐ Kunskaper om kollektivtrafik och tillgänglighet
-‐ Mellan grad av påverkan, hög
grad av intresse. (3)
-‐ Nära samarbete med
projektledaren K2 -‐ Ett lyckat och
användbart verktyg -‐ Kunskaper om metoder, datainsamling och mätning
-‐ Mellan grad av påverkan, hög
grad av intresse. (3)
-‐ Nära samarbete med
projektledaren IT-‐konsult -‐ Ett lyckat och
användbart verktyg -‐ Teknisk kunskap om mjukvaru-‐ programmering -‐ Hög grad av påverkan, hög
grad av intresse. (3)
-‐ Nära samarbete med
projektledaren
Förutsättningar för att få fram nya lösningar
För att projektet ska lyckas krävs ett ingående samarbete intressenterna emellan, speciellt mellan representanterna från Gatukontoret, Miljöförvaltningen, K2 och Skånetrafiken. Projektledaren fungerar både som samordnare och som operativ deltagare i projektet. Genom att en referensgrupp hela tiden står en bit utanför, som passiv deltagare, skapas förutsättningar för projektledaren att leda arbetet rätt.
Syfte och mål
Syftet med projektet är att ta fram ett verktyg som ska fungera både som kunskapsspridare och som planeringsverktyg i praktiken. Under projektets gång är syftet att arbetet erkänns som betydelsefullt även utanför projektgruppen.
Genomförande av utvecklingsprojektet
Organisation och styrning
I egenskap av beställare rekryterar Gatukontoret (GK) en projektledare (PL) som ansvarar för driften och organiseringen av projektet. PL:s sakkunskap ses som viktig och stor erfarenhet inom projekt- och processledning är ett krav. PL rapporterar löpande till GK och
referensgruppen (REF). Representanter från GK, Miljöförvaltningen (MF), K2 och Skånetrafiken (ST) bildar en arbetsgrupp som rapporterar till PL. Arbetsgruppens främsta kompetenser ligger i specialkunskaper från respektive organisation. Representanter från Stadskontoret (SK) och Stadsbyggnadskontoret (SBK) deltar i driftsmöten för att hållas uppdaterade. Den it-arkitekt som rekryteras för att ta fram mjukvaran ses som en extern resurs som främst samarbetar tätt med projektledaren men också till viss del med arbetsgruppen.
Angreppssätt
Projektet består av fem arbetspaket (AP 1-5) och sträcker sig över en period om åtta månader Arbetspaketen redovisas i Tabell 7.
Tabell 7: Lista på arbetspaket
AP nr Namn 1 Uppstart 2 Innehåll 3 Mjukvara 4 Test 5 Kunskapsspridning
AP 1 är en uppstartsfas där organisationen bildas och samordnas. Här genomförs nödvändigt kunskapsbyggande kring transport poverty som koncept och en gemensam målbild för
projektet tas fram. I AP 2 startar själva datainsamlingen. De olika representanterna för vardera organisation (GK, MF, K2, ST) arbetar med att ta fram relevant data, ser på metoder och
identifierar, lokaliserar och tar fram relevant innehåll som ska behandlas i verktyget som ska utvecklas i AP 3. De två sista veckorna i AP 2 och de två inledande veckorna i AP 3
överlappas för samkörning och överlämning av data. Inför AP 3 rekryteras en It-arkitekt (It- konsult) som ansvarar för att ta fram mjukvaran (verktyget). När data överlämnats arbetar It- arkitekten i AP 3 med att ta fram verktyget som under de två sista veckorna i AP 3 överlappar med AP 4 som är en testfas. I de två överlappande veckorna beräknas god tid finnas för att arbeta med utmaningar som uppstår och buggar som behöver ordnas. I den sista veckan i AP 4 genomförs en slutgiltig analys som ett slags generaltest av verktyget. Resultatet från generaltestet ligger till grund för AP 5 som är en kunskapsspridningsfas där verktyget visas upp i olika sammanhang. AP 5 avslutas med en konferens innehållande föreläsningar och seminarium relaterade till verktyget. Gantt-schemat nedanför visualiserar de olika
arbetspaketens aktiva tider, leveranser och förhållande till varandra.
Figur 5: Gantt-schema visualiserar arbetspaketens leveranser och förhållande till varandra. Budget
Tabell 8 nedanför redovisar projektets fördelning av arbetstimmar per intressent och arbetspaket. Flest timmar investeras i AP 2 Innehåll vilket är naturligt då de data verktyget ska behandla är av stor vikt. Längst till höger redovisas övriga kostnader. I övriga kostnader ingår hyra av lokal, arvode till föreläsare och marknadsföring i samband med den avslutande konferensen. Den totala kostnaden för tidsåtgång och konferens hamnar på 711 720 kr (sek).
Tabell 8: Tidsåtgång per arbetspaket och övriga kostnader
Arbetspaket
Tidsåtgång (timmar) PL GK MF ST K2 SK SBK It-‐konsult Per AP Övrigt
AP 1 60 60 60 60 60 30 30 0 360 0 AP 2 360 180 180 180 180 90 90 0 1260 0 AP 3 120 0 0 0 0 0 0 80 200 0 AP 4 20 20 0 0 20 0 0 0 60 0 AP 5 120 120 8 8 120 120 8 8 512 30 000 Kunskapsspridning Test Mjukvara Innehåll Uppstart
Plan för spridning och förankring
Under projektets gång kommer kunskap om transport poverty kommuniceras i Malmö stads inblandade förvaltningar och i övriga intressenters organisationer. SK, i egenskap av
stödfunktion till kommunstyrelse och –fullmäktige, har i detta sammanhang en
nyckelposition. K2 förväntas fungera som en länk till den akademiska världen. Efter avslutat projekt är det också K2 som ansvarar för framtida drift av verktyget som också förväntas spridas nationellt.
Risker och riskhantering
Nedanför (Tabell 9) redogörs för de mest centrala risker som kan uppstå under projektets gång, hur hög eller låg sannolikheten är, vilka konsekvenser riskerna kan få för projektet och hur riskerna ska hanteras.
Tabell 9: Riskanalys
Risk Sannolikhet Konsekvens Åtgärd för att hantera risken
(1 = låg, 5 = hög) (1 = liten, 5 = stor) Projektet överskrider budget
1 5
Genomarbetad och tydlig projektplan med tydlig budget och
målformulering Projektet överskrider
tidsplanen 1 5 Genomarbetad och tydlig projektplan med tydlig tidsplanering med noga planerade överlappningar i viktiga övergångsskeden
Projektledaren har inte rätt kunskap, kompetens och/eller egenskaper utan projektet blir bristfälligt genomfört
1 5
Projektledare väljs med stor omsorg
Den tekniska utformningen av mjukvaran är begränsad vilket
gör verktyget svårhanterligt 1 5
Mer resurser riktas mot mjukvaru-‐ och testfas
Olika data kan inte översättas
eller viktas i innehållsfas 2 4 It-‐arkitekt kopplas in tidigare i projektet Verktyget är svårt att integrera
i GK:s dagliga drift 2 4 Tidig förankring i GK:s dagliga drift och fokus på användarvänlighet i mjukvarufasen
Representanter för respektive intressentgrupp saknar
kompetens och intresse 2 3
Representanter väljs med omsorg utifrån intresse inom området Intressekonflikter mellan de
inblandade 2 3 Gemensam målformulering och sense-‐making i uppstartsfasen Tidsramen för projektet räcker
inte till för att producera ett kvalitetssäkrat och
genomarbetat verktyg
1 3
It-‐arkitekt och projektledare
avstämmer kontinuerligt i mjukvaru-‐ och testfasen
Verktyget får inte den spridning som förväntas i
kunskapsspridningsfasen 2 3
Återkoppling med alla intressenter och utforma ny strategi
Representanter uteblir, kopplas ifrån projektet eller
fungerar dåligt 3 2
Back-‐up-‐person utses inom varje intressentgrupp i uppstartsfasen