U TFORMNING AV ETT FÖRSLAG

Förslag skall utformas i enlighet med det relevanta ansökningsformuläret och lämnas in inom den fastställda tidsfristen antingen elektroniskt eller på papper enligt anvisningarna i ansökningsomgången. Erfarenheterna från tidigare infordringar visar dessutom att flera andra allmänna rekommendationer kan vara till hjälp (se ruta 9).

IV.2.2. Språk i förslaget

Förslag får lämnas in på något av Europeiska unionens officiella språk. Om ditt förslag inte är på engelska skulle en översättning av hela förslaget vara till hjälp för utvärderarna och en engelsk översättning av sammandraget och förslagssammanfattningen bör bifogas del A av ansökningsformuläret.

IV.2.3. Ansökningsformulär

Formulär har upprättats som sammanställer den information som behövs för varje förslag - ansökningsformulären. Syftet med dessa är att dels säkerställa att all nödvändig information tas med, dels möjliggöra en rättvis och likvärdig jämförelse av förslagen. Det finns flera olika versioner beroende på vilken typ av åtgärd som föreslås (FoTU-projekt – bl.a. demonstrationsprojekt, kompletterande åtgärder, samordnade åtgärder…etc.) Sökande måste säkerställa att de använder rätt formulär för den typ av åtgärd som förslaget avser.

IV.2.4. ProTool (Proposal Preparation Tool)

Kommissionen har utarbetat ett programvaruverktyg (Proposal Preparation Tool eller

"ProTool") som kan hämtas från Femte ramprogrammets eller det särskilda programmets webbplats eller fås på begäran från programmets Infodesk. Detta verktyg hjälper sökandena att sammanställa den administrativa och finansiella informationen i förslaget i enlighet med det relevanta ansökningsformuläret. Detta verktyg skall alltså användas av samordnaren. Det finns också en version av verktyget som är tillgänglig för deltagare, som dessa kan använda för att elektroniskt förbereda sina bidrag och därefter vidarebefordra dessa elektroniskt till samordnaren.

ProTool innehåller hjälptexter och hänvisningar och bidrar till att formulären fylls i på ett fullständigt och konsekvent sätt. Användningen av ProTool hjälper både sökandena och kommissionens avdelningar genom att säkerställa att de rätta administrativa uppgifterna fylls i på ett effektivt sätt.

När förslaget väl har utformats med hjälp av verktyget kan det skickas antingen elektroniskt eller på papper, enligt sökandens önskemål.

IV.2.5. Ansökningsformulärens utformning

Ansökningsformuläret för FoTU-projekt med kostnadsdelning (inbegripet demonstrationsprojekt och kombinerade projekt) är uppställt enligt följande.

FoTU-ansökningsformuläret består av tre delar. I Del A sammanställs nödvändig administrativ information om förslaget och sökandena (t.ex. förslagets namn,

sökandenas namn och adresser, en kortfattad beskrivning av verksamheten, det totala ekonomiska stöd som söks indelat på utgiftstyp etc.). Denna information sammanställs för att underlätta upprättandet av ett kontrakt om förslaget godkänns. Den kontrolleras av kommissionens avdelningar.

I Del B (som till skillnad från Del A har formen av en struktur eller en förteckning över ämnen som skall följas, snarare än av ett färdigt formulär) görs en ingående beskrivning av vilken typ av verksamhet som kommer att genomföras. Detta avsnitt skall om inte annat anges vara "anonymt", dvs. det får inte innehålla information som avslöjar deltagarnas identitet. Anonymitetskravet kan upphävas i särskilda fall. I DEL 2 i denna vägledning, som handlar om särskilda ansökningsomgångar, ges närmare information om anonymitetskravet för bestämda ansökningsomgångar.

I Del C (som även den har formen av en struktur som skall följas) identifieras och beskrivs därefter parterna och deras roll i konsortiet och det föreslagna projektet. Om inte annat anges får utvärderarna granska Del C först efter det att de har uppgett sin rangordning av Del B.

Formulär för kompletterande åtgärder och samordnade åtgärder/temanätverk är på liknande sätt indelade i Del A, B och C.

Om förslaget utformas på papper måste sökanden ange förslagets kortnamn (akronym), förslagsnummer (om ett nummer tilldelats av kommissionen före inlämnandet) och datum för förslagets upprättande högst upp på varje sida i delarna B och C, och på alla bilagor. Sidorna skall vara tydligt numrerade.

Det finns särskilda formulär för stipendier för unga forskare från utvecklingsländer som söks i anslutning till ett FoTU-förslag. Det finns också särskilda formulär för ansökningar om Marie Curie-stipendier och ansökningar om de särskilda åtgärder för små och medelstora företag som ingår i Femte ramprogrammet. Dessa återfinns i de särskilda vägledningar för sökande som sammanställts för dessa åtgärder.

IV.3. Inlämnande av förslag IV.3.1. Inledning

Om förslaget har utformats på papper med samma uppställning som i det relevanta ansökningsformuläret får det lämnas in på papper till Europeiska kommissionen. Om förslaget utformas med hjälp av ProTool och därefter skrivs ut på papper får även denna pappersversion lämnas in.

Om förslaget har utformats med hjälp av ProTool får det lämnas in elektroniskt. Det elektroniska inlämnandet får göras av vilken medlem av konsortiet som helst (inte bara av samordnaren). Den part som ansvarar för inlämnandet måste erhålla ett digitalt certifikat (se nedan) för att tryggt kunna lämna in förslaget elektroniskt.

Inlämnandet sker i följande steg, som beskrivs närmare i den senare delen av detta avsnitt:

Sökanden kan i ansökningsomgången uppmanas att inkomma med en begäran om ett förslagsnummer. Detta formulär (anmälan om avsikt att lämna in ett förslag) skickas

till kommissionens avdelningar med fax eller e-post.

Det begärda förslagsnumret skickas tillbaka till sökanden med fax eller e-post av kommissionen.

Förslaget upprättas i elektronisk form eller på papper, helst med hjälp av ProTool.

Samordnaren kontrollerar förslaget mot viktiga rekommendationer (ruta 9) Samordnaren begär en förhandsgranskning av förslaget av kommissionen, om en

sådan tjänst erbjuds i den berörda ansökningsomgången.

Elektroniskt inlämnande Den person i konsortiet som ansvarar för

inlämnandet ansöker om ett digitalt certifikat för programmet.

Inlämnande på papper Förslaget skickas till kommissionen i

form av inbundna och ej inbundna papperskopior.

Förslaget inlämnas elektroniskt i enlighet med instruktionerna i ProTool.

IV.3.2. Anmälan om avsikt att lämna in ett förslag

Om detta uppges ingå i förfarandet enligt den del av denna vägledning som handlar om specifika ansökningsomgångar (se DEL 2) skall den samordnande avtalsparten (samordnaren) av förslaget lämna in en begäran om ett förslagsnummer genom att använda det lämpliga formuläret som skall skickas till kommissionens avdelningar med fax eller e-post. Det begärda förslagsnumret skickas tillbaka till sökanden med fax eller e-post av kommissionen. Detta förslagsnummer används för att identifiera förslaget under utvärderingsprocessen.

IV.3.3. Digitalt certifikat

För att förslaget skall kunna skickas elektroniskt till kommissionen måste samordnaren (eller den part som lämnar in det färdiga förslaget) i förväg begära ett digitalt certifikat som gör det möjligt för honom att förse förslaget med en digital signatur (se ruta 10).

En ansökan om ett digitalt certifikat lämnas med hjälp av ProTool.

IV.3.4. Elektroniskt inlämnande av ett förslag

Verktyget för att försegla förslaget ingår i ProTool. Detta verktyg används av samordnaren för att sammanställa den administrativa och tekniska informationen om förslaget i delarna A, B och C i en fil och skapa ett "fingeravtryck" eller en valideringsfil av förslaget som ger en unik identifiering av förslagsfilen. Inlämnandet av valideringsfilen betraktas som tidpunkten för inlämnandet av förslaget. Om det uppstår kommunikationsproblem kan denna fil skrivas ut och skickas med fax inom den tidsfrist som anges i ansökningsomgången. När det gäller själva förslaget måste detta ha mottagits elektroniskt senast 48 timmar efter tidsfristens utgång. Även om avsändaren får ett elektroniskt meddelande om att filen har överförts utgör detta inte en formell bekräftelse på att förslaget har mottagits.

Innehavare av ett Klass II-certifikat kan även kryptera förslagsfilen. Den exakta metoden för detta beskrivs i förseglingsverktyget.

Vid mottagandet ombesörjer kommissionen en säker elektronisk arkivering av de validerings- och förslagsfiler som mottagits. Efter dechiffrering och öppnande görs på samma sätt även en elektronisk arkivering av förslaget i den form detta vidarebefordras till utvärderarna, tillsammans med nödvändig information om de verktyg och den information som används för dechiffrering och öppnande.

Om kommissionen mottar flera elektroniska versioner av samma förslag utvärderar den endast den sista versionen som mottas före tidsfristens utgång och bortser från andra versioner.

Avsändarna görs uppmärksamma på att kommissionen inte kan hållas ansvarig för olaglig användning av krypteringsverktygen, vars användning under vissa omständigheter kan vara förbjuden i vissa medlemsstater.

IV.3.5. Säkerhetsprocedur för elekroniskt inlämnande

Om det inte går att ladda ned eller dechiffrera och läsa en förslagsfil inleder kommissionen en säkerhetsprocedur. Kommissionen ber inom 24 timmar sökandena att skicka en säkerhetskopia av sitt förslag. Säkerhetskopian bör inkomma inom 48 timmar och måste vara identisk med den fil som skapades under förseglingen, vilket kommer att kontrolleras med hjälp av den unika identifiering som ges i valideringsfilen.

(Sökande som planerar lämna in förslaget elektroniskt rekommenderas skapa en sådan säkerhetskopia i förväg utifall denna skulle behövas).

IV.3.6. Inlämnande av ett förslag på papper

Om det enligt nationella bestämmelser om dataöverföring inte är tillåtet med kryptering och en konfidentiell överföring därmed inte kan säkerställas, eller om sökandena av någon anledning föredrar detta kan förslagen utformas med hjälp av ProTool och därefter skrivas ut på papper, eller redan från början upprättas på papper med utgångspunkt i det lämpliga ansökningsformuläret (se tillägg 1 i DEL 2).

Med hjälp av ProTool kan förslag utformas avseende de huvudsakliga typerna av verksamhet inom ramen för Femte ramprogrammet. I exceptionella fall kan det hända att en lämplig version av ProTool inte är tillgänglig, varvid förslaget måste lämnas in på papper. I vägledningarna för sökande som rör specifika ansökningsomgångar anges hur förslaget skall utformas och Adobe-formulär kommer att vara tillgängliga.

Sökande skall lämna in förslaget antingen på papper eller elektroniskt, inte bådadera.

Om ett förslag lämnas in i båda dessa former utvärderar kommissionen den elektroniska versionen.

Förslag som lämnas in på papper skall upprättas i fem inbundna exemplar av Del A, fem inbundna exemplar av Del B och fem inbundna exemplar av Del C, samt i ett fullständigt ej inbundet original med originalunderteckningar.

Samtliga dokument rörande förslaget skall läggas i ett eller flera kuvert som skall markeras "Affärsbrev Konfidentiellt" och förses med följande information:

• Namnet på det program till vilket förslaget inlämnas samt datum då ansökningsomgången offentliggjordes.

• Förslagsnummer (om ett sådant har utfärdats av kommissionen).

• En hänvisning till den verksamhet som förslaget avser (t.ex. namnet eller numret på nyckelåtgärden, åtgärdsområde etc., så som dessa anges i arbetsprogrammet eller ansökningsomgången).

Paketet skall också innehålla ett ifyllt formulär som skall tjäna som mottagningsbevis (se tillägg 4 i DEL 2) så att kommissionen kan skicka tillbaka ett meddelande om att förslaget har kommit fram.

Detta eller dessa kuvert skall därefter läggas i ett annat kuvert eller paket som skall adresseras till den kommissionsavdelning som ansvarar för mottagandet av förslag som anges i avsnitt V i denna vägledning.

Förslag på papper kan skickas till kommissionen med post, med budfirma eller överlämnas personligen på det sätt som beskrivs i avsnitt V.

IV.3.7. Bekräftelse av mottagande

När ett förslag, i elektronisk form eller på papper, har mottagits och registrerats av kommissionen skickas en bekräftelse om mottagande.

Sökande som inte har fått någon bekräftelse om mottagande senast tre veckor efter tidsfristens utgång och misstänker att deras förslag kan ha försvunnit skall kontakta programmets Infodesk. Sökande görs uppmärksamma på att det är deras eget ansvar att säkerställa att förslaget kommer fram.