Uppföljning

I denna undersökning har vi ställt oss frågan om intervjupersonerna använder sig av uppföljning under projektets gång och/eller efter projektet. Vi har i våra intervjusvar fått reda på hur uppföljning kan ha en betydelse för projektet och motivationen hos våra intervjupersoner. Vi diskuterar även betydelsen av att få ett avslut samt feedback.

5.4.1

Uppföljning under projektet

Man kanske tycker att man når målet men en annan tycker inte det. Det gäller att få med sig alla i båten och att man åker åt samma håll.

Anna

Flertalet av våra intervjupersoner arbetar med uppföljning av målen under projektets gång, som vissa också benämner som avstämning. Andersen et al. (2013, ss. 141–142) förespråkar att uppföljning är att analysera situationen för att se hur projektet ligger till. De tar upp fyra exempel på beslut som kan fattas baserat på den uppföljning som gjorts och nämner bland annat att flytta milstolpar. Irina förklarar exempelvis att hennes projektteam har delmål som de regelbundet följer upp för att stämma av längs vägen mot målen. Mats beskriver att de vid varje avstämning kort pratar om bakgrunden till projektet för att försäkra sig till att ingen glider vid sidan. Medan Nadja säger

“Avstämningar är till för att se hur det går för att se vad som kan göras bättre”.

Man kanske måste ändra planen, det kanske inte funkar för det här, det kanske inte är ett relevant mål så då måste man ändra det. Jag tycker det absolut är viktigt, jag brukar säga det på medarbetarsamtalen att de borde följa upp mycket mer. Det händer ju grejer hela tiden.

Michaela

Vår intervjuperson Michaela tog upp betydelsen av uppföljning av mål och menar att det är viktigt att ändra planen under projektets gång när motgångar märks. Hon skulle

önska att de på hennes företag var bättre på att följa upp, även om de redan har vissa projektuppföljningar.

Det är viktigt att du har avstämning minst var fjortonde dag i gruppen och minst en gång i månaden med styrgruppen, så att det blir en slags avrapportering, så att det inte är någon

överraskning att vi har satt ett projekt och så vet vi inte vart det landar, då är alla med på banan, att det är de här vi kan göra det är det här vi kan hitta.

David

David beskriver hur det kan se ut i ett utforskningsprojekt där målbilden inte är lika klar. Avstämning är då till för att berätta för ledningen hur långt projektet kommit. Baserat på den empiri och teori som nämns kan vi se att uppföljning huvudsakligen används för att stämma av och se hur projektet ligger till. Vår empiri visar på att användning av uppföljning kan underlätta längs vägen mot det uppsatta målet, dels för att undvika en splittrad målbild men också ändra planen om så behövs.

5.4.2

Uppföljning förföljning?

Om vi får till oss på måndagen att denna vecka ska det sättas fönster, så kommer chefen en vecka senare och frågar om alla fönster är klara.

Liam

Liam anser att det blir för kontrollerande från chefens sida och att chefen borde kunde lita på att Liam kan ta ansvar för arbetet. Som Andersen et al. (2013, s. 141) menar måste chefen skapa förståelse för att uppföljning inte är detsamma som förföljning och att huvudsaken inte är att kontrollera medarbetarna utan för att se om det är nödvändigt att planera om något. Jenny känner inte att hon blir kontrollerad eller kritiserad av chefen när denne kommer och frågar hur hon ligger till i sitt arbete, utan hon ser chefens kommentarer som konstruktiv kritik. Dicander Alexandersson et al. (1998, s 121) vill poängtera att uppföljning lönar sig och menar att det har en avgörande betydelse för

resultatet, och att det är de många små förbättringarna som tillsammans kommer att ge det förväntade resultatet. Baserat på teori kan vi dra slutsatsen att uppföljning lönar sig men att det behöver skapas en förståelse för vad det är. Vi kan även baserat empirin dra slutsatsen att uppföljning kan upplevas som konstruktiv kritik men även som något negativt och kontrollerande.

5.4.3

Att knyta ihop säcken

En aspekt som kom upp under ett flertal intervjuer var betydelse av att ändra ett mål och därmed inte få ett avslut på ett projekt. Mats anser att tidsplanen kan ändras men inte målet. Mats och även Irina säger att ett dåligt mål är ett mål som ändras under projektet.

Om du får uppdrag att bygga ett hus men när du kommit

halvvägs får du reda på att det ska bara vara ett garage istället, då blir det ett dåligt mål.

Mats

Irina berättar om ett exempel där de nådde sitt mål redan i september men hade till december på sig, då förlängdes och höjdes målet istället för att det avslutades. Irina tyckte då att det blev långdraget och omotiverande att fortsätta. Hon tycker att det är viktigt att projekt inte pågår i all evighet utan att det är bättre att sätta ett nytt mål än att förlänga det. Anna förespråkar att syftet med att ha mål är att de ska kunna avslutas och att det är omotiverande att aldrig bli klar. Anna anser att det är känslan av att ha uppnått målet hon vill åt. Både Anna och Irina uttrycker sig att de efter att ha uppnått ett mål vill “knyta ihop säcken” och gå vidare.

Man måste kunna få bli klar med ett mål och inte bara förlänga det, utan då får man ta ett nytt mål.

Irina

5.4.4

Feedback

Gustafsson (1994, återgiven i Andersson & Lindeberg, 2006, s. 151) skriver att

för organisationen eller projektgruppen. Gustafsson menar att individuell återkoppling i form av feedback är ett effektivt sätt att mobilisera medarbetarens engagemang och motivation. Många av de intervjusvar vi fått tyder på att ledningen idag är dåliga på att ge feedback. Irina, Abraham, Nadja och Michaela säger att det händer att de får

feedback från ledningen men att de skulle kunna bli bättre. Nadja tar upp att de inte får den pushen och feedback som de behöver. Nadja och hennes kollegor får höra “vilka bra siffror ni fått men nästa år ska ni öka igen”, så målen är enligt henne aldrig tillräckliga vilket hon anser är omotiverande.

Jag tycker om att man får direkt och konkret feedback om man gjort någonting, då kan man bli mer pepp på någonting.

Michaela

Eklund (2009, s. 47) skriver om att ge effektiv feedback. Eklund skriver bland annat om att feedback ska ges i direkt anslutning till en händelse så att händelsen finns färskt i minnet vilket leder till att kritiken eller feedbacken upplevs som stark. Jonas berättar att han vanligtvis får feedback av en kund i anslutning till ett avslutat projekt.

Om vi får feedback skriftligt från kunden, brukar jag printa ut och sätta upp pappret på anslagstavlan och säga “kolla vad duktiga vi varit”.

Jonas

Jonas berättar att han och hans projektgrupp delar med sig av den feedback de får från en kund. Jonas anser framförallt att det viktigt att alla får ta del av den positiva

feedbacken då han menar att det alltid är roligt att höra att kunden är nöjd. Eklund (2009, s. 39) menar att feedback är det bästa sättet att utveckla sig själv, andra och projektgruppen, vilket går i linje med vad Jonas berättar. Baserat på vår empiri och teori bör feedback användas, eftersom att det kan leda till att projektmedlemmen utvecklas som individ men också att projektgruppen utvecklas. Jansson och Ljung (2011, s. 79) menar också att återkoppling är avgörande för motivation och därmed prestation.

Abraham berättar att hans ledning endast lyfter sådant som bör göras bättre. Abraham berättar att han sällan får någon positiv feedback utan mest förväntas att arbeta vidare. Andersen et al. (2013, s. 143) skriver om “undantagsrapportering” vilket innebär att endast avvikelser från planen rapporteras, vilket i sin tur oftast innebär negativa avvikelser. Att endast kommunicera när det är problem är inte trevligt för varken den som tar emot eller för den som lämnar informationen (Andersen et al., 2013, s. 143). Detta går i linje med hur Abraham beskriver att hans ledning arbetar och Abraham anser att han skulle uppskatta att få höra vad han gjort bra. Andersen et al. (2013, s. 143) lyfter betydelsen av att påvisa allt som går enligt planen, då det skapas en obalans i organisationen om fokus endast ligger på vad som gått snett.

Sammanfattning

Med empirin som grund kan vi se att uppföljningar kan användas under projektets gång för att följa upp målet längs vägen men också för att försäkra sig om att ingen i

projektgruppen glider åt sidan. Det visar sig att uppföljning kan upplevas som

förföljning men även som ett sätt att få bekräftelse på. Teorier tyder på att uppföljning är ett bra verktyg för att se om något ska planeras om och empirin visar att det kan vara ett verktyg för att ge konstruktiv kritik. Att undvika att ett mål förlängs och istället se till att projektet avslutas är enligt vår empiri viktigt, då projektdeltagarna blir

omotiverade av att aldrig känna sig klara. Eklund (2009) tar upp att feedback har en avgörande betydelse för en individs motivation och utveckling och att feedback inte bara kan utveckla en individ utan en hel projektgrupp. Att inte endast fokusera på de åtgärder som behöver tas, utan också reflektera över det arbete som är bra gjort, är viktigt för att undvika undantagsrapportering som skapar obalans i organisationen.