Uppföljningen av budgeten under året är av olika art men sammanhängande varje månad hos förvaltningarna. Det skiljer sig dock vilka poster som följs upp under året och i vem som gör uppföljningarna.
Socialförvaltningen
Socialförvaltningens absolut största kostnad under året är dess personal. Detta följs upp löpande varje månad genom en så kallad vårddomsbedömning. Vårddomsbedömningen är en anställd som cirkulerar på de olika verksamheterna och gör bedömningar av hur mycket personal som behövs. Detta rapporteras sedan in löpande och gör att det finns en bra
26 kontroll över hur mycket personal som behövs den närmsta tiden. Utifrån dessa uppgifter kan sedan enhetscheferna justera sina bemanningsplaner.
”Visst finns det ju alltid mer att göra men de vi har valt att räkna om är budgetarna på de stora verksamheterna som drar mycket pengar”
Då budgeten räknas om löpande under året för de olika verksamhetsområdena, blir budgetramen mer en prognos hur de bör ligga till. Detta sker dock inte på alla verksamhetsområden. Verksamhetsområdet individ och familjeomsorg, gör inte löpande förändringar i budgetramen. Samma gäller med de förvaltningsgemensamma administrativa avdelningarna.
Områdescheferna får lägga in sina respektive prognoser på hur månaden sett ut. En teknisk prognos görs sedan och fungerar som en hjälp för områdescheferna i hur de hållit sig till budget eller inte.
”De har på sig några dagar där de kan fylla i det här och sen låses uppgifterna och de bearbetas på ekonomienheten”
När ekonomiavdelningen samlat in informationen, räknas resultatet ihop för verksamheterna och verksamhetsområdena. Detta material presenteras för verksamhetschefen och därifrån diskuteras vad som ska göras i respektive verksamhet.
Räddningstjänsten
Räddningstjänsten gör löpande jämförelser varje månad där administrationen tar fram en procentsats av hur mycket av budgeten som är förbrukad. Det blir oftast ett plusresultat i början av året på grund av dubbla lönekostnader under sommarmånaderna.
”Det är i augusti som vi ser att budgeten går ihop”
Räddningstjänsten tittar mycket på ansvaret och ser över hur de olika enheterna ligger till varje månad. Jämförelser som sker är mest mot förra årets utfall.
”Ser man att det avviker kan man gå in och analysera”
Är det inga större förändringar som har hänt kollar administrationen inte igenom siffrorna så mycket. De brukar även hålla koll på intäkter och jämföra mot budget. Några intäkter som förvaltningen har är kemberedskap, automatlarmsavtal, teknisk service, helikopterlandningar m.m.
Barn- och utbildningsförvaltningen
Barn- och utbildningsförvaltningen använder programmet Budget och Prognos månadsvis. Förvaltningen har budgetgrupper för de stora skolformerna där den ansvariga ekonomen på staben samt chefen för ekonomin, träffar linje två chefen och även rektorn för gymnasieskolan och diskuterar den prognos som är lagd i systemet. Prognosen analyseras, granskas och diskuteras sedan och ”köps inte rakt av” av budgetgruppen. Chefen för
27 ekonomin sammanställer sedan hela den totala prognosen och gör en total analys för hela barn- och utbildningsförvaltningen.
”Det är jätteviktigt att alla kostnader ska redovisas till den rektor det hör till”
Om en rektor anmäler en övertalighet av personal, får det i regel en eftersläpning på personalkostnader. Detta gör att förvaltningen ibland måste justera i elevavstämningarna vilket gör att förutsättningarna för rektorn förändras.
”Vi försöker att tänka på det för att rektor ska få en så bra förutsättning som möjligt”
Den rektor som gör minusresultat ska göra en åtgärdsplan. Då förs en dialog med skolchefen. Förutom månadsavstämningar gör förvaltningen delårsavstämningar samt inför årsredovisningen.
Kommunledningsförvaltningen
Kommunledningsförvaltningen följer upp det mesta och följer ofta upp mer än en gång i månaden, bara för att se att kostnaderna inte dragit iväg någonstans. Redovisningschefen attesterar i princip alla kostnader för hans avdelning vilket ger honom ett bra underlag för uppföljning.
”Det viktigaste för oss är delårsrapporten ett och två för det är då vi lägger vår prognos”
Delårsprognosen görs för respektive avdelning inom förvaltningen där de får lägga en prognos på vad de tror resultatet kommer att landa på. Sen avrundar ekonomichefen för förvaltningen resultatet beroende på vad prognosen ser ut att hamna på i slutändan.
Hamnförvaltningen
Hamnförvaltningen följer upp kostnaderna varje månad och gör en resultaträkning med specifikationer på intäkter och kostnader som sedan presenteras till styrelsen. Samtidigt görs det prognoser för resten av året, dock inte de första månaderna. Den administrativa chefen gör uppföljningar både för hamnförvaltningen och Luleå Bogserbåts AB. I bolaget är det mindre krav från kommunen att redovisa kostnader, där lämnas uppgifter in vid delårsrapporterna samt årsbokslutet. För förvaltningens räkning är det varje månad från februari.
Underhållet är något som hamnförvaltningen följer upp extra noga varje månad. Det är också en av deras största poster och kan fort dra iväg. Personalkostnader är en annan stor post som förvaltningen följer upp noggrant. Om personalkostnaderna ökar kan detta i regel kopplas till intäkterna.
Tekniska förvaltningen
Den övergripande uppföljningen av verksamheten görs centralt på ekonomi och administrationsavdelningen. Här tar de främst fram delårsrapporterna och årsbokslutet. De månatliga uppföljningarna sker längre ner i verksamhetsområdena.
28 Det är ca. 50-60 personer som har ett budgetansvar inom förvaltningen. Förvaltningen har ett eget uppföljningssystem där budgetansvariga för respektive avdelning fyller i sina uppgifter. Ekonomi och administrationsavdelningen kan sedan ta fram den totala prognosen. Om kostnaderna drar iväg för mycket på någon av verksamhetsområdena, kan verksamhetschefen kontakta ekonomi och administrationsavdelningen för att försöka reda ut vad som gått fel. Det finns dock några poster som följs upp centrat som försäkringar och liknande, som påverkar hela verksamheten. Andra poster som sammanställs centralt är fastighetsskatter och energikostnader.
Fritidsförvaltningen
Den administrativa chefen går igenom alla verksamheter, varje månad, och gör uppföljningar på dessa. Efter att den administrativa chefen gått igenom alla verksamheter träffar han anläggningschefen och går igenom avstämningen. Där tas eventuella avvikelser upp och vissa av avvikelserna kan bero på säsongsvarierande verksamheter. Utöver detta har förvaltningen verksamhetsträffar där uppföljningen ses över. Då den administrativa chefen har jobbat drygt 20år på fritidsförvaltningen ser han ganska snabbt om det är något som ser annorlunda ut.
Arbetsmarknadsförvaltningen
Arbetsmarknadsförvaltningen följer upp budgeten varje månad. Avdelningarna ensamkommande barn och invandrarservice periodiseras till noll varje månad då dessa är statligt finansierade. Även andra periodiseringar som intäkter från arbetsförmedlingen sker också löpande för att avstämningen ska vara mer riktig.
Uppföljningar tillsammans med avdelningscheferna sker en gång i månaden och förutom det har förvaltningen ekonomimöten med alla rektorer och chefer i när centrum samt administrationen. På dessa möten går de igenom hela verksamheten och tar upp eventuella frågor som uppstått vid avstämningen.
Stadsbyggnadskontoret
Stadsbyggnadskontoret gör månadsuppföljningar med påföljande möten där avdelningarna tillsammans med staben går igenom avstämningen samt prognosen året. Förutom detta har förvaltningen även ledningsgruppsmöten och förvaltningsmöten där de går igenom ekonomin gemensamt. Detta blir sedan grunden för den skrivelse som lämnas till ekonomikontoret månadsvis med förvaltningens resultat.
4.4.1 Delårsrapporterna
Gemensamt för hela kommunen är att det framställs två tertialrapporter (delårsrapporter) varje år. Dessa görs för att följa upp samtliga förvaltningars budget samt stämma av målen i det balanserade styrkortet. Förutom att delårsrapporten ger en prognos hur det går totalt för kommunens ekonomi, ger den även ett underlag för kommunrevisorerna då de ska granska kommunen minst en gång per år förutom årsbokslutet.
”Revisorerna ska granska en delårsrapport efter minst sex månader så det blir delårsrapport två som de granskar”
29 Redovisningschefen på kommunledningsförvaltningen trycker på att det är framför allt i prognossyfte som delårsrapporterna finns. I delårsrapporten finns inte samma noggrannhet i resultatet som i årsredovisningen där uppgifterna måste vara exakta.
Materialet för delårsrapporterna samlas in av kommunledningsförvaltningen där respektive förvaltningsekonom granskar materialet från förvaltningarna. Delårsrapporten sammanställs av kommunledningsförvaltningen inklusive de fristående bolagens rapporter. Slutligen tar kommunstyrelsen upp delårsrapporten för godkännande i sitt styrelsemöte.