7 Identifierade utmaningar
7.2 Utmaningar gällande effektivisering och datainsamling
En statlig organisation kan inte, i samma utsträckning som en privatägd, eftersträva effektivitet. Det finns styrande dokument och regelverk som medarbetare ska förhålla sig till och dessa kan inte förbises i syfte att skapa effektivare processer93. Detta gör det svårt
för myndigheter att hålla sig i framkant vad det gäller utveckling93. Beslutsprocesserna tar
även längre tid än vad de hade gjort i en privatägd organisation93.
Jacobsen och Thorsvik (2014) poängterar att det går att tillämpa ett strategiskt synsätt i den offentliga sektorn, men inte fullt ut. Med ett strategiskt synsätt menas att
organisationen strävar efter att bli konkurrenskraftig vilket kan åstadkommas genom effektivisering. Detta kan dock inte göras till vilket pris som helst. Exempelvis kan en myndighet inte strunta i att sköta underhåll för vägar i glesbygden trots att det är dyrt. Samtidigt som statliga myndigheter ska drivas kostnadseffektivt så ska de leva upp till demokratiska ideal som likabehandling. Ofta står kravet om likabehandling i strid med kravet på effektivitet. Det går inte att eliminera aktiviteter som ur ett kundperspektiv inte skapar mervärde i syfte att effektivisera om dessa aktiviteter grundas på regelverk om formella procedurer och skriftlig handläggning (Jacobsen & Thorsvik, 2014). Detta faktum gör det svårt att ge förslag på konkreta processförbättringar utifrån de
övergripande kartläggningar som genomförts för de sex respektive befattningarna. För att veta om en viss aktivitet kan elimineras behöver ett mer omfattande arbete utföras där hänsyn tas till vad organisationen är skyldig att genomföra.
En lärdom som upptäckts i och med arbetet är att för att få kontakt med operativa
medarbetare måste det gå genom chefer. Även om cheferna inte sitter på den information som eftersöks så går det sällan att direkt ta kontakt med de som antas besitta den.
Cheferna har vidare oftast begränsat med tid vilket gör att möten som möjliggör
informationsutbyte oftast bokas en tid framåt. Hela processen med att få tag i information dras ut på tiden och kan i värsta fall leda till en återvändsgränd.
En stor utmaning gällande informationsinsamling är att alla olika trafikledningscentraler i stort sett utvecklas enskilt. Det finns i nuläget ingen samordning utan varje enskild aktör agerar mer som en egen firma94. Detta hänger också ihop med att det inte finns standarder
för insamling av data utan när en ny sektionschef tillträder kan det hända att insamlad information gällande historiska data om bland annat utbildningarnas start- och slutdatum försvinner95.
92 Förvaltningsledare Anläggningsövervaka & Eldriftsleda, Trafikverket. (2021). Intervju 30 mars. 93 Verksamhetsutvecklare Trafikinformera järnväg, Trafikverket. (2021). Intervju 31 mars. 94 Verksamhetsutvecklare Utbildningssamordning, Trafikverket. (2021). Möte 20 maj.
8 Förslag på förändringsåtgärder
I detta kapitel presenteras förslag på förändringsåtgärder som till största delen grundas på de utmaningar som identifierats i föregående kapitel. Förändringsförslagen kopplas också, där så är möjligt, till de åtgärder som i detta nu genomförs i syfte att förbättra
utbildningsprocesserna.
› Skapa kommunikationskanaler för att undvika dubbelarbeten (att flera personer arbetar med samma sak) och, om möjligt, minska leden för vilka information färdas mellan (det vill säga att information inte ska gå genom flera led innan den hamnar hos ”rätt” person).
Jonsson och Mattsson (2005) påpekar att desto fler aktörer som en
försörjningskedja, vilket i det här fallet motsvarar utbildningsprocesserna, består av desto större blir totalvariationen vilken påverkar genomloppstiden negativt. Målet med en effektiv försörjningskedja är, bland annat, att undvika
tidsfördröjningar såväl gällande elevflöden som informationsflöden.
Ett sätt att reducera processvariation på är genom att minska på antalet så kallade subprocesser. Med subprocesser menas att var avdelning sköter sitt. Motsatsen till detta är att samverka och skapa ett integrerat informationsflöde. Ett sätt att
åstadkomma detta kan vara genom att minska på antalet informationskanaler (Jonsson & Mattsson, 2005).
När exempelvis utbildningsbehovet ska inventeras så görs det genom att
verksamhetsområde Trafik samlar in material från trafikledningsområdena för att sedan lägga beställning till Trafikverksskolan. Information måste här färdas genom flera led innan det når fram till Trafikverksskolan. Det kan här finnas potential till tidsbesparing. Samtidigt är det viktigt att poängtera verksamhetsområde Trafik i detta har en samordnande funktion och ”förädlar” materialet genom att
sammanställa utbildningsbehovet.
› Gällande simulatorerna i trafikledningscentralerna i trafikledningsområdet Öst så kan dessa ses som flaskhalsar eftersom dessa anses vara hårt belastade96.
Flaskhalsar bör enligt Bicheno, Anhede och Hillberg (2008) skyddas från att bli fria från arbete. Det betyder att de aldrig bör vänta på att bli använda. Ett sätt att göra det möjligt är genom att etablera en kö framför resursen. Att skapa en medvetenhet kring när resursen används är ett första steg för att kunna nyttja resurserna på bästa sätt. Medvetenhet kan skapas genom att föra statistik för när resurser används och inte. Det skulle också kunna handla om att implementera ett online system där det går att både se användningen av simulatorer i flera månader framåt och att boka simulatorpass. I nuläget är simulatorerna aktiva dygnet runt, men det finns uppfattningsvis ingen statistik för när de nyttjas och inte.
› Genom att implementera delexaminationer eller delkontroller skapas det
förutsättningar för att i ett tidigare skede uppmärksamma om en person är lämpad för arbetet eller inte.
› Skapa standardiserade utbildningsupplägg för att kunna arbeta med ständiga förbättringar.
En verksamhetsutvecklare för Trafikinformera järnväg påpekar att
utbildningsprocessernas för trafikinformatörer tidigare styrdes av utbildare på respektive trafikledningsledningscentral som själva la upp kursplanen och utbildade lokalt. Det var inte förrän för tre år sedan som en nationell utbildning startade med koppling till Trafikverksskolan. Innan dess har det inte funnits några nationella standarder vilket försvårat arbete med förbättring av befintliga arbetssätt för verksamhetsutvecklare97.
I relation till de nationella standarderna har den flexibla utgångspunkten resulterat i att handledare själva kunnat se över vad deras elever behövt för att sedan anpassa utbildningsplanen efter behov. En utmaning som finns gällande utbildningen för trafikinformatörer i nuläget är att införa så kallade kompetenskontroller för att säkerställa var någonstans trafikinformatörerna ligger över landet.
Bicheno, Anhede och Hillberg (2008) påpekar att det är viktigt att hitta en balans mellan standardisering och flexibilitet. Det är viktigt att tänka på standarder som ett sätt att kunna arbeta med förbättringar. Utan att standarder finns ingen grund för vilka framtida förbättringar kan grundas på.
Det finns enligt Bicheno, Anhede och Hillberg (2008) tre nyckelaspekter med standardiserade arbetssätt:
1. De är inte statiska utan uppdateras när bättre förhållningssätt hittas.
2. De stöder stabilitet och minskar variation eftersom arbetet utförs på samma sätt. Detta gör det också möjligt att enklare identifiera brister och åtgärda dessa.
3. De är nödvändiga för att kunna arbeta med ständiga förbättringar. Utan standarder är det svårt att följa upp vad som fungerar bra och vad som fungerar mindre bra.
› Matcha kapacitet och efterfrågan för att åstadkomma bästa möjliga
resursutnyttjande. Detta är en utmaning inte minst på grund av att resurser som används under utbildningarna även arbetar operativt vilket gör att de har flera viktiga åtaganden.
Att avsätta resurser för övning i simulator är ett exempel på när det krävs specifik kunskap vilket, om resurser inte finns att tillgå, sätter stopp i flödet. Figur 19 illustrerar principen med att försöka matcha kapacitet och efterfrågan.
Figur 19: illustrering av principen med att matcha kapacitet med efterfrågan (tolkat från The Health Foundation 2013, 24)
För att lyckas matcha kapacitet och efterfrågan med varandra behöver det föras statistik över behovet. Utan tillgång till data är det svårt att planera.
› Synkronisera utbildningsstarter med Trafikverksskolan kursstarter. Genom att styra flödet så att en aktivitet kan starta efter en annan undviks väntetider.
I och med att utbildningarnas upplägg, inklusive kursstarter hos Trafikverksskolan, varierar från kull till kull så uppstår en påverkbar källa till variation. Det kan vara av intresse att följa upp kursstarterna på hos Trafikverksskolan i relation till anställningsdatum och längd på elevernas utbildning för att avgöra om det kan finnas ett samband mellan dessa.
Det är också av vikt att reducera passiv tid mellan aktiviteter. Exempelvis kan det under utbildningsprocesserna uppstå brist på tillgängliga resurser vilket gör att en examination eller ett utbildningsmoment som kräver handledare, instruktörer eller utbildare får skjutas framåt i tiden tills dess att det finns resurser att tillgå. Hur stor del av utbildningstiden som resulterar i den här typen av väntan är av intresse att ta reda på. I nuläget finns dock inget systematiskt arbetssätt för att fånga in den här typen av information.
› Skapa förutsägbarhet för att möjliggöra planering i den omfattning där så är genomförbart.
Som Levačić (2000) beskriver så kan användningen av resurserna inte ske effektivt utan resursplaneringen och planeringen kommer troligtvis bero på mängden och kvaliteten av den information som samlats kring tidigare planering och användning av resurserna.
När är resurserna tillgängliga? Behov Tid Minimal kapacitet Minimal kapacitet Ökat antal resurser
Det finns flera bromsklossar som identifierats gällande effektiv användning av resurser. Den största utmaningen omfattar insamling av information. Historiskt sätt, och även till viss del i nuläget, arbetar organisationen uppfattningsvis med att ”släcka bränder” när de väl uppstår. Det är troligtvis flera utmaningar som ligger till grund för utmaningar gällande planering av bland annat resurser och
kursstarter. Det kan exempelvis vara en utmaning att rekrytera förebyggande, framför allt för de befattningar som inte rekryterar löpande.
Att matcha kapacitet med efterfrågan är en annan identifierad utmaning.
Efterfrågan uppstår för de studerade processerna inte utifrån utan den uppstår när behovet av nya operativa medarbetare tillkommer. Med andra ord skapas behovet inifrån organisationen. Variationen av rekryteringsbehov är något som inte kan påverkas, men den kan potentiellt prognostiseras.
› Minska på resande till och från Trafikverksskolan genom att digitalisera
utbildningsutbildningsutbud samt genom att hålla fler kurser på instruktörers och utbildares hemort. Genom att digitalisera delar utbildningsutbudet kan resurser frigöras vilket kan skapa förutsättningar för att nyttja resurser där de verkligen behövs.
Ett mål som kan kopplas till utbildningsprocesserna handlar om att ha fler utbildningsmoduler på hemmaplan och genomföra delar av utbildningarna inom respektive trafikledningsområde. Det är kopplat till att de instruktörer som används som lärarresurser oftast kommer från det operativa arbetet och därmed inte själva befinner sig vid trafikverksskolan. Det är smidigare för dessa att hålla utbildningen där de bor i stället för att resa till Ängelholm där Trafikverksskolan är belägen98.