I delkapitlet nedan beskrivs utmaningar i materialflödet.
4.3.1 Utmaningar vid leverans av material mellan inköp och
tillverkning
Det förekommer att material som levereras till fallföretagets tillverkning ankommer sent vilket gör att det inte hinner monteras och istället skickas för att monteras på byggarbetsplatsen. Figur 13 visar var i materialflödet utmaningen finns. Materialet lastas in i moduler på ett sätt som anses vara rätt. I samband med att moduler blir klara i tillverkningen och att material ankommer sent uppstår svårigheter med att material inte kan lastas in på det sätt som är önskat. Det som önskas är att material som tillhör samma produktkategori ska lastas in i samma modul. Modulerna lämnar tillverkningen i den takt de blir färdigställda och körs sedan från tillverkningen ut på en lageryta i väntan på leverans till byggarbetsplatsen. Vid sena leveranser av material till tillverkningen kan då inte material tillhörande samma produktkategori lastas i samma modul. Det innebär att det material som ankommer sent istället får lastas in i en annan modul och materialet återfinns då på två platser istället för en. Under observationen iakttogs även brister i materialflödet för tillverkningen. Ett exempel kunde vara att tillverkningen inte kunde montera fönster på grund av materialbrist och sena leveranser. Det ledde till att modulen gick vidare i tillverkningen utan fönster och att fönstren istället kommer monteras på byggarbetsplatsen. Flera respondenter under intervjutillfällena styrker att det är ett vanligt förekommande problem.
4.3.2 Utmaningar vid leverans av material mellan tillverkning och
byggarbetsplats
Fallföretaget tillverkar moduler som sedan levereras tillsammans med resterande material till byggarbetsplatsen. Materialet lastas in i både moduler och i separata lastbilar. Det framgår att det inte finns någon standard för lastning av material, därför lastas istället materialet på ett sätt som anses vara rätt utifrån varje enskilt fall. Vidare under flertalet av de intervjuer som
genomförts framkommer det att material försvinner på vägen mellan fallföretaget och byggarbetsplatsen. På grund av det uppstår konflikter mellan underentreprenören, projektchefen och tillverkningen på företaget om vad som faktiskt är lastat i modulerna till byggarbetsplatsen. Respondenter beskriver att material fotograferas som lastas in i respektive modul, det görs för att ”Ha ryggen fri” som en respondent uttryckte sig. Vanligt förekommande är att material som skickas med inte räcker till eller blir över. En respondent beskriver att fallföretaget inte har någon vidare koll på det material som skickas med till byggarbetsplatsen.
Enligt flera respondenter finns det inte någon standard för materialflödet, vilket har observerats både vid lastning av material men även på en byggarbetsplats. Det noterades att material saknade uppmärkning samt att material av samma kategori lastats i flera olika moduler, se Bilaga 2. En påverkande faktor enligt tillverkningen är att visst material inte kan lastas precis där det ska monteras och måste skruvas fast i en skarv för att säkra transporten. Vid montering uppstår utmaningar när det material som skickats med ska monteras ihop. För att kunna montera flyttas material runt som anses vara i vägen, till andra moduler. Utmaningen uppstår när material flyttats till fel modul och mer problematiskt blir det ifall materialet även saknar uppmärkning. Det går heller inte alltid att se vad för typ av material som är paketerat eftersom det ofta är emballerat i en kartong som även saknar uppmärkning.
Moduler utnyttjas för att lasta material som ska monteras på byggarbetsplatsen. Enligt en respondent innebär det att material som ska monteras flera veckor senare lastas med och levereras till byggarbetsplatsen i samband med att modulerna levereras. Ett exempel på detta var att det vid den ena observationen återfanns en mikrovågsugn i ett modulhus som inte installeras förens i slutet av monteringen. Det medför att material flyttas runt eller ställs på ett ställe långt ifrån montering och installation. Figur 14 visar var i materialflödet utmaningen finns.
4.3.3 Utmaningar vid byggarbetsplats
Efter tillverkningen levereras modulerna till byggarbetsplatsen för grovmontering, med grovmontering menas att modulerna skruvas ihop med varandra och vädersäkras. Under tiden grovmontage sker, används en kran som hyrs in för att sätta ihop modulerna. Vid detta läge krävs enbart modulerna och det material som används för att montera samman modulerna. Grovmonteringen är kostsam och beskrivs som den mest kritiska processen i projektet och kräver att arbetsmomenten flyter på. En respondent beskriver ett återkommande scenario när den dyra kranen inte utnyttjas fullt. Respondenten beskriver att utnyttjandet av kranen är det som ska prioriteras. När annat material anländer till byggarbetsplatsen som inte behövs förrän senare, används kranen till att lasta av det materialet istället för att montera moduler. Vidare beskrivs att material som anländer vid detta skede inte kontrolleras var det lastas av eller vad för material det är. Material som anländer under grovmonteringsprocessen ska ofta inte användas förrän flera veckor senare, vilket har förorsakat att material vattenskadats, vilket även uppdagats vid observationen som genomfördes under grovmonteringsprocessen.
4.3.4 Fallföretagets förslag att hantera utmaningarna av materialflöde
Enligt samtliga respondenter framgår det att det generellt inte finns rutiner och standarder för materialflödet. En standard som saknas är hur fallföretaget ska leverera sina moduler. Det finns heller ingen standard kring vilket material som lastas i modulerna, skickas med separata transporter eller beställs direkt till byggarbetsplatsen. Många beställningar sker i efterhand på byggarbetsplatsen av projektchef en materialbrist uppstår.
En gemensam önskan från samtliga respondenter är att deras processer ska följa tydliga standarder för hur fallföretaget ska hantera sitt material och att det ska vara ett jämnt flöde med material till byggarbetsplatsen. Både i tillverkningen och i hur materialet ska levereras från tillverkningen till byggarbetsplatsen. Vidare beskriver respondenterna att användning av container skulle vara ett bra alternativ för att skapa en standard. Det skulle innebära att material som idag lastas i modulerna skulle istället lastas i en standardcontainer. Containern skulle lastas efter en standard och fungera som en lagerplats på byggarbetsplatsen för det materialet som idag lastas i modulerna. På byggarbetsplatsen går istället underentreprenörerna till containern för att hämta material som då finns på ett och samma ställe snarare än att gå runt och leta i modulerna efter rätt eller borttappat material.
Det framgår framförallt i tillverkningen att det finns en ambition om att göra rätt för sig men att det ofta finns brister i steget innan, vilket gör att felet följer med vidare till nästa process. Ledningsgruppen och den operativa kärnan önskar att det fanns en standard att utgå ifrån som samtliga processer kan följa, så att rätt material skickas iväg i rätt tid till byggarbetsplatsen.
4.4 Utmaningar i informationsflöde
I delkapitlet nedan beskrivs utmaningar i informationsflödet.
4.4.1 Utmaningar i fallföretagets olika processer
Enligt samtliga respondenter är det vanligt att det ofta saknas underlag för att kunna slutföra sin arbetsuppgift fullständigt innan överlämning till nästa process. Flera respondenter skyller på att steget före bidrar till utdragna processer, eller som en respondent beskriver, ”Man får hela tiden vänta på tredje person”. Till exempel har projektörerna svårt att rita kompletta ritningar för att information saknas från kunden. Det leder till att inköp av material försenas, vilket i sin tur leder till att leveranserna blir sena och att montering av material sker på byggarbetsplatsen istället. Samtliga respondenter undrar vad säljaren ställer för krav på kunden utifrån företagets policys då det förekommer att kunder ändrar sig sent i beslutsprocessen. Det avser ofta standardmaterial så som inner- och ytterdörrar, vilket leder till att leveranser blir sena eftersom leveranstiden är längre än färdigställandet av modulerna i tillverkningen. Gemensamt för samtliga respondenter är att företaget måste sätta en standard för när kundändringar senast får ske och inte bekostas av fallföretaget, som idag ofta är fallet.
4.4.2 Utmaningar mellan fallföretaget och deras anställda
På fallföretaget finns det personal som varit anställda i 20–40 år och besitter då stor kunskap och erfarenhet som är värdefull för fallföretaget. De kommande åren står företaget inför ett stort generationsskifte när personal kommer att pensioneras och ny personal behöver anställas. Det sker ingen vidare upplärning av nyanställda idag och den kunskap som finns hos personen som slutar riskerar att försvinna. Det finns ingen standard för hur ett arbetsmoment ska genomföras utan mentaliteten är att ”Man ska bara veta”. En del respondenter som är nya på företaget menar att generationsskiftet redan påbörjats. En del respondenter som arbetat på fallföretaget länge undrar hur företaget kommer att överleva när de går i pension om företaget inte tar hänsyn till att nya personer måste läras upp i tid, något som de mer än gärna hjälper till med. Problemen uppstår när nyanställda tar över en sådan arbetsuppgift som saknar en tydlig beskrivning som någon haft under lång tid, vilket leder till onödiga konflikter mellan avdelningar och anställda. Det kan bero på att uppgiften inte genomförts på rätt sätt och att kommunikationen inte fungerar med den nyanställda som inte vet det ”Man bara ska veta” som en respondent uttryckte sig. Utan de får istället lära sig av sina misstag och skapa sina egna arbetssätt och rutiner. I intervjuerna framkommer det att fallföretaget har stora utmaningar vid sjukdom eller semester, vilket bland annat leder till att material inte beställs in förrän personen ifråga är tillbaka i arbete.
4.4.3 Utmaningar mellan fallföretaget och inköp
Fallföretaget har försökt att centralisera inköpet så att specifika personer enbart får genomföra inköp. De har inte implementerat någon standard för hur inköpen ska gå till, utan samtliga arbetar utifrån sin egen standard. Dokument som granskats på företaget är främst olika materiallistor för standardmaterial som ska levereras till byggarbetsplatsen eller tillverkningen. Inleveranser av material sker till företaget, packas om och läggas in i modulerna för att sedan skickas till byggarbetsplatsen. Materiallistan använts främst som en intern checklista för att veta att materialet är lastat och vilken modul det lastats i. Sedan skickas materiallistan med till byggarbetsplatsen men försvinner oftast. Materiallistan är skapad manuell och är framtagen på eget bevåg för att underlätta arbetet. Det material som skickas med i moduler saknar beställningspunkt, vilket innebär en manuell uppdatering för vilket material som ska beställas inför varje projekt. Det medför att visst material köps in för sent eller för tidigt, samt att det ofta blir för mycket eller för lite material. Eftersom det inte finns någon standard för inköp av material till byggarbetsplatsen kan ingen korrekt avvikelse analyseras eftersom fallföretaget inte vet om avvikelsen beror på misstag, fel eller otillräcklig kunskap. Exempel på vad som beräknas manuellt för inköp till tillverkningen är både uträkning av färgburkar till fasaden och antalet toaletter utifrån ritningen. En respondent beskriver att ”Vissa av mina arbetsuppgifter är egentligen helt onödiga om det hade funnits ett välfungerande system”. Figur 15 visar var i informationsflödet utmaningen finns.
4.4.4 Utmaningar i fallföretagets kvalitetssäkring
Det finns ingen som idag arbetar övergripande med kvalitetsledning på fallföretaget. Det finns en tydlig brist i arbetet med att utvärdera och följa upp helheten av materialhanteringen mellan tillverkningen och byggarbetsplatsen. Förbättringar sker främst operativt i tillverkningen och avvikelser skrivs ibland ner. Däremot har tillverkningen det senaste halvåret inte fått någon åtgärdsplan för avvikelserna. Det skapar ett försämrat medarbetarengagemang med att fortsätta anteckna en avvikelse när inte åtgärd eller förbättring sker. Den enda uppföljningen som sker idag är hur det ekonomiskt gått för respektive projekt mellan projektchefen och Vd:n för fallföretaget. Istället för att utvärdera projekten och ta lärdom av vad som gick bra och vad som gick mindre bra i projekten fortsätter arbetet med nästa projekt utan att ta vara på potentiella förbättringar. Det finns ingen som ansvarar och arbetar med kontinuerlig
utveckling och standarder på en strategisk nivå. Enligt flera respondenter är det att föredra för att tillverkningen och byggarbetsplatsen skulle fungera som en enad materialhantering.
4.4.5 Utmaningar mellan projektörerna och tillverkningen
I tillverkningen upplever flertalet att information på ritningarna saknas, exempelvis förtydligande för vad som ska monteras i tillverkningen och vad som ska monteras på byggarbetsplatsen. När denna information inte är tydlig nog ifrågasätts det till närmaste arbetsledare. Arbetsledaren kan ibland inte besvara frågan utifrån informationen på ritningarna, vilket innebär att arbetsledare dagligen måste kontakta projektörerna på kontoret för att kunna få besked om vad som är korrekt. Projektörerna menar att det inte finns någon rutin eller standard för vad som ska finnas med på ritningarna samt att varje projektör skriver mått och övrig information på olika sätt. Projektörerna väljer medvetet att inte skriva viss information för att de anser att det är underförstått att tillverkningen ska förstå ändå. Projektörerna upplever att de får många onödiga samtal och att de ifrågasätts från tillverkningen och menar att om det hade funnits en gemensam standard från projektörerna på exempelvis hur mått hade markerats, hade samtalen minskat. Nyanställda har svårt att förstå ritningarna och hade uppskattat en tydlig standard och övertydlig information i ritningarna för att veta vad som ska monteras i tillverkningen och vad som ska monteras på byggarbetsplatsen. Det hade minskat de dagliga samtalen till projektörerna enligt en respondent. Figur 16 visar var i informationsflödet utmaningen finns.
4.4.6 Fallföretagets förslag på hantering av utmaningar av
informationsflöde
Från de som arbetar med inköp är det önskvärt att skapa en gemensam standard för hur informationen i ritningarna ska utformas. Vidare finns förslag om att det måste finnas en extern person som objektivt kan kontrollera ritningarna, då projektörerna idag kontrollerar ritningarna själva. Önskat läge hade varit att det fanns en standard i form av ett kontrollmöte med en extern kontrollant, projektör och arbetsledare som går igenom varje ritning inför varje projekt i tillverkningen.