13.1 Övergripande ansvar
Borlänge kommun skall tillse att efterfrågade språktolktjänster följer de lagar och be-stämmelser som reglerar språktolkuppdrag samt också uppfyller de myndighetskrav och rekommendationer som finns i Arbetsmiljöverkets och Kammarkollegiets före-skrifter.
Borlänge kommun förbinder sig att mot myndigheter och andra fullgöra de skyldighe-ter som verksamheten föranleder vid varje tillfälle. Detta innebär bl a att Borlänge kommun skall tillse att försäkring tecknas och vidmakthålls om skador vållas av orga-nisationen eller dess anställda.
Borlänge kommun ska i princip kunna förmedla språktolktjänster i alla språk, där det finns behov av tolktjänst.
13.2 Organisation
Borlänge kommun är värdkommun för den gemensamma nämnden och språktolk-förmedlingsorganisationen. Organisationen har sitt arbetsställe och säte i Borlänge kommun. Den gemensamma organisationens namn är ”Borlänge kommuns srpåk-tolkförmedling”.
13.3 Personal
13.2.1 Tolkförmedlingsuppdraget
Borlänge kommun är arbetsgivare för de tjänstemän som handlägger tolkförmed-lingstjänster. Borlänge kommun beslutar i samråd med Landstinget och eventuellt andra parter som tecknat anslutningsavtal med Borlänge kommun om utökning av antalet tjänster.
Då tjänstemannaorganisationen utför arbete åt flera parter skall anställningsförfaran-den utföras i samråd med värdkommunen och Landstinget och eventuellt anslutande parter.
Version 0.9 7 (13) För att kunna uppnå de fördelar som är syftet med samarbetet erfordras i nuläget en organisation för fullgörande av tolkförmedlingsuppdraget (se bilaga 1).
13.2.2 Enskilda tolkar
Borlänge kommun ansvarar för de tolkar som förmedlas är försäkrade och har f-skattsedel. Saknas f-skattsedel ansvarar Borlänge kommun för löner, sociala avgifter och andra avtalsenliga och lagstadgade kostnader för den personal som fullgör tolk-uppdrag.
13.4 Bemanning
Borlänge kommun ansvarar för att språktolkförmedling finns tillgänglig och är be-mannad under vardagar 08.00 – 16.30. Med tillgänglig menas att tolkförmedling ska kunna ta emot och hantera beställning, avbeställning, ändring av uppdrag, fakture-ringsfrågor, klagomål mm på utfört uppdrag.
Övrig tid skall tolkförmedlingen vara tillgänglig för att hantera akuta beställning-ar/avbeställningar.
13.5 Arvoden och kostnadsersättningar till tolkar
Borlänge kommun ansvarar för utbetalningar av arvoden och kostnadsersättningar till språktolkar. Utgifterna fördelas löpande på respektive part och hänsyn tas därtill vid budgetering och avräkning.
Språktolkarnas arvoden, ersättningar, villkor vid försening, utebliven tjänstgöring mm skall fastställas årligen av styrgruppen efter fackliga förhandlingar. Villkor vid avtalets ingående (bilaga 3).
13.6 Fakturering
Preliminär debitering av utförda tjänster skall ske per månad i efterskott, samlat efter kostnadsställe. Slutligen debitering sker i efterskott i enlighet med punkt 11 ovan.
Fakturan till Landstinget ska innehålla uppgifter om och specificeras enligt nedan:
Bokningsnummer
Beställande verksamhet, beställare
Kostnadsställe
Datum, tid och plats för tolkning
Tolktid, eventuell restid
Tolkens namn, kompetens, bostadsort
Språk
Användare (doktor, ssk t ex)
Bifogad och underskriven uppdragsblankett på begäran från verksamheten.
Faktura i 1 exemplar skickas till;
Landstinget Dalarna Box 1030
831 29 Östersund
Eventuella påminnelser och krav skall skickas till samma adress.
Fakturan ska vara märkt ”Språktolk i xx, xx kliniken/avdelning, kostnadsställe xx.
Version 0.9 8 (13) 13.7 Ansvar för förmedlade tolkuppdrag
Borlänge kommun
är samordningsansvarig gentemot namngiven tolk,
skall informera samtliga tolkar om lagstiftningen gällande sekretess för tolkar samt tillse att tolkarna undertecknar sekretessförbindelse,
ansvarar för att beställd tolk finns på plats vid överenskommen start för upp-draget,
ansvarar för att tolkar som sätts på uppdrag är väl förberedda för tolkrollen och har tagit del av introduktion, utbildning och handledning av tolkar, och att de har kunskaper så att de i samband med tolkningstillfället kan ge en snabb in-formation om lagar och bestämmelser rörande tolkverksamhet, tolkningsetik, samt tolkteknik till tolkanvändare, i syfte att ge en trygg tolksituation utan osä-kerhetskänsla,
ansvarar för att tolken har erforderlig kompetens för det avropade uppdraget,
ansvarar för att tolkförmedlingsorganisationen har sådana kunskaper om olika länders kultur, etniska grupper, andra språk och dialekter så att förmedling av tolk i fel språk undviks,
ansvarar för alla rutiner och kostnader avseende resor och logi; Boende bokas av beställande verksamhet,
skall tillhandahålla handledning för tolkar,
skall tillhandahålla en tolkförteckning.
13.8 Ansvar för kvalitetssäkringsystem
Borlänge kommun ansvarar för att uppdragen till organisationen utförs enligt ett kvali-tetssäkringssystem vilket garanterar att uppdragen utförs på ett fackmannamässigt sätt.
Organisationen ska också via sitt eget kvalitetssäkringssystem övervaka att det egna arbetet utförs med rätt kvalitet och precision inom respektive uppdrag.
Organisationen ska ha ett kvalitetsarbete som bl a innefattar;
Avvikelsehanteringsrutin
Rutin som behövs för att eliminera och förebygga risker för kvalitetsavvikelser och tidigt upptäcka avvikelser och andra förhållanden som kan resultera i otill-fredsställande kvalitet.
Skriftliga rutiner som ska kunna följas upp inklusive korrigerande åtgärder
Egenkontroll för att öka leveranssäkerheten och kvaliteten på tolkuppdragen.
Organisationen skall minst uppfylla kraven i Tolkservicerådets kvalitetskriterier eller motsvarande.
13.9 Statistik
Borlänge kommun ansvarar för framtagande av statistik avseende förmedlade upp-drag fördelat på beställande enheter, antalet utförda uppupp-drag, ej tillsatta uppupp-drag, språk, tolkens kompetens, fakturerat belopp på antal timmar, resekostnader m m och fördelat mellan telefon, video- webb och kontakttolkning. Statistiken skall levereras i excelformat eller likvärdigt . Till statistiken bifogas även eventuella avvikelserappor-ter.
Version 0.9 9 (13) 13.10 Avvikelserapportering
Avvikelserapportering på utfört uppdrag ska ske av beställande enhet omedelbart, dock senast inom två veckor efter utfört uppdrag. Förmedlingsorganet skall därefter snarast men senast inom fem arbetsdagar ge en återkoppling kring anledningen till avvikelsen samt hur man avser att säkerställa att uppkommet problem inte inträffar igen.
13.11 Underleverantör
Borlänge kommun äger inte rätt att anlita underentreprenör avseende språktolkför-medlingsverksamhet, med undantag av Tolkservicerådets förmedlingar, utan att skriftligt tilläggsavtal till detta avtal tecknats.
13.12 Försäkring
Borlänge kommun är skyldig att till betryggande belopp hålla sedvanliga och relevan-ta förerelevan-tagar- egendoms- och ansvarsförsäkringar som täcker skador och förluster under avtalstiden.