BESLUTSUNDERLAG Landstingsstyrelsen
Central förvaltning Datum 2013-01-28 Sida 1 (4)
Ekonomienhet Dnr LD12/03503
Uppdnr 408
Postadress Besöksadress Kontakt Handläggare
Box 712 Vasagatan 27 023-490000 Landstingsjurist Lena Jönsson
791 29 Falun Falun Org.nr: 232100-0180 023-49 06 40
49
2013-01-28 Landstingsstyrelsen 2013-02-18 Landstingsfullmäktige
Gemensam nämnd med Borlänge kommun för språktolkförmedlingsverksamhet
Ordförandens förslag
Landstingsstyrelsen föreslår fullmäktige
1. En gemensam nämnd, ”Gemensam nämnd för språktolk-
förmedlingsverksamhet”, bildas fr. o. m. 2013-03-01 för Landstinget Dalarna och Borlänge kommun.
2. För nämndens första mandatperiod, d.v.s. från 1 mars 2013 och fram till dess att nya ledamöter tillträder, utses två ordinarie ledamöter, varav en vice ordförande, samt två ersättare för dessa. Ordförande för samma period väljs av Borlänge kommun
3. Samverkansavtal mellan Landstinget Dalarna och Borlänge kommun avseende gemensam språktolkförmedlingsverksamhet, enligt
bilagorna b) och c), godkänns.
4. Reglemente för den gemensamma nämnden, enligt bilaga d) godkänns.
5. Paragrafen förklaras omedelbart justerad.
Sammanfattning
Landstingets upphandlade avtal med språkförmedlingsföretag har löpt ut vid årsskiftet. Mot bakgrund av goda erfarenheter av samarbetet med Borlänge kommuns tolkförmedlingsverksamhet föreslås bildandet av en gemensam nämnd för bedrivande av tolkförmedlingsverksamhet i egen regi,
tillsammans med Borlänge kommun. Genom bildandet av en gemensam nämnd krävs ingen upphandling. Landstinget kan därigenom säkerställa att verksamheten uppfyller kvalitativa krav i tolkförmedlingsverksamheten och också påverka utbildning och information till de tolkar vars tjänster
förmedlas.
I ärendet redovisas följande dokument:
a) Beslutsunderlag b) Samverkansavtal
c) Bilaga 1 till samverkansavtalet d) Bilaga 2 till samverkansavtalet e) Bilaga 3 till samverkansavtalet f) Reglemente
Landstinget Dalarna
BESLUTSUNDERLAG Landstingsfullmäktige
Central förvaltning Datum Dnr Sida
2 (4) 2013-01-28 LD12/03503
Beskrivning av ärendet och skälen för förslaget
Landstinget har en skyldighet att säkerställa patienters rätt till information, delaktighet och medinflytande i samband med vård och behandling. Den enskildes rätt till tolk vid kontakt med offentliga myndigheter är också lagstadgad. Landstinget har därmed ett behov av att säkerställa tillgången på kompetenta kontakttolkar, telefontolkar och videowebbtolkar.
Det finns en stor brist på auktoriserade tolkar, vilket innebär att huvuddelen av de tolkar som förmedlas endast har tolkutbildning via tolkförmedlaren.
Det finns ingen fastställd norm för språktolkar förutom kammarkollegiets auktorisering – vilket försvårar uppställande och kontroll av kvalitativa krav på tolkars kompetens.
Landstinget har tidigare upphandlat språktolkförmedlingstjänster och tecknat avtal med ett antal leverantörer, bl a Borlänge kommun. Avtalen löper ut vid årsskiftet. Med undantag av Borlänge kommun, har de tidigare upphandlade språktolkförmedlingarna uppvisat varierande och ojämn kvalitet. Landstinget har också haft rättsliga tvister med
språktolkförmedlingsföretag i anledning av bristande avtalsuppfyllelse.
Erfarenheterna har visat att det är svårt att i upphandling ställa kvalitativa krav på språktolkförmedlingsverksamhet som kan följas upp. Detta bedöms vara lättare i en verksamhet som bedrivs i egen regi.
Landstinget har god erfarenhet av den språktolkförmedlingsverksamhet som bedrivs av Borlänge kommun. Genom bildande av en gemensam nämnd uppnår landstinget insyn i verksamheten och kan därigenom säkerställa önskvärda kvalitativa krav på språktolkförmedlingsverksamheten samt påverka utbildning och information till de språktolkar som förmedlas av den gemensamma nämnden. Genom bildandet av en gemensam nämnd ställs inte krav på upphandling av språkförmedlingstjänster.
Patientperspektiv
Genom skapandet av gemensam nämnd med Borlänge kommun bedöms att Landstinget får större möjligheter att kvalitetssäkra
språktolkverksamheten och säkerställa tillgången till språktolkar. Samtliga tolkar ska känna till och följa Kammarkollegiets vägledning ”God tolksed, vägledning för auktoriserade tolkar”.
Finansiering och ekonomiska konsekvenser
Borlänge kommun bedriver idag egen språktolkförmedlingsverksamhet.
Verksamhetens kostnader utdebiteras i två steg. Först sker en preliminär utdebitering till beställande enheter avseende de ersättningar som
framförhandlas med de språktolkar som förmedlas. Därefter sker en slutlig
Landstinget Dalarna
BESLUTSUNDERLAG Landstingsfullmäktige
Central förvaltning Datum Dnr Sida
3 (4) 2013-01-28 LD12/03503
debitering årligen innebärande att verksamhetens faktiska kostnader (inklusive OH-kostnader) fördelas mellan parterna i förhållande till antalet uppdrag. Tolkförmedlingsverksamheten sysselsätter idag fyra handläggare och bedömds behövas utökas till totalt sex heltidstjänster. Under 2013 budgeteras en omsättning om totalt 2.7 mkr, varav Landstingets del är 65%, eller 1,75 mkr.
Miljö
Verksamheten bedöms inte vara miljöpåverkande. Språktolkar ersätts för kollektiva transportmedel där sådana finns.
Likabehandling
Beställande enheter ska vid behov kunna beställa manlig eller kvinnlig tolk.
Borlänge kommun är värdkommun och därmed också arbetsgivaransvarig.
Borlänge kommun har en likabehandlingspolicy.
Barnkonsekvens
Genom att verksamheten bedrivs i egen regi, kan landstinget påverka utbildning och information till de tolkar, vars tjänster fömedlas. Därigenom kan landstinget påverka hur tolkarna tillgodoser barnperspektivet och barns rätt till exempelvis integritet och sekretess.
Juridik
Borlänge kommun har anlitat Advokatbyrån Gärde Wesslau som bedömt att enbart tecknande av ett samverkansavtal riskerar att klassas som otillåten direktupphandling – oaktat avsaknaden av vinstintresse och oaktat att verksamheten endast avser att tillgodose egna behov.
Med upphandling i lagens mening förstås en anskaffning inom den offentliga sektorn som den offentlige aktören betalar för, på något sätt.
Samverksansavtal mellan offentliga aktörer kan därför klassas som en otillåten upphandling. Byrån rekommenderar därför en annan
samverkansform för att undvika risken för skadestånd och ogiltigförklaring av avtalet. Kommunallagen anvisar bildandet av en gemensam nämnd för samverkan mellan offentliga aktörer.
Folkhälsa
God tillgång till kvalitetssäkrade och kunniga språktolkar är inte bara en lagstadgad rättighet utan också ett viktigt verktyg för hälso- och
sjukvårdspersonal vid vård och behandling.
Landstinget Dalarna
BESLUTSUNDERLAG Landstingsfullmäktige
Central förvaltning Datum Dnr Sida
4 (4) 2013-01-28 LD12/03503
Konsekvensbedömning enligt systematiskt arbetsmiljöarbete
Borlänge kommun är tidigare en leverantör av språktolkförmedlingstjänster.
Bildandet av en gemensam nämnd där Borlänge kommun är värdkommun bedöms inte medföra konsekvenser för arbetsmiljön för landstingets anställda. Förändringen innebär att andra, tidigare leverantörer av språktolkförmedlingstjänster inte anlitas och att rutiner därför måste förändras.
Samverkan med fackliga organisationer Förhandling enligt MBA § 11 äger rum 2013-01-23.
Uppföljning
Samverkansavtalet innehåller stadgande om uppföljning både vad gäller ekonomi som verksamhet.
Bilaga 1
Kravspecifikation
Programförklaring
Borlänge kommuns tolkförmedling som har funnits sedan 1974 är sedan 2011 kvalitets- och miljöcertifierade enligt FR2000. Certifieringen innehåller ett ledningssystem som ska säkerställa förverkligandet av våra dokumenterade riktlinjer. Tolkförmedling är medlem i Tolkservicerådet, en branschorganisation som förespråkar vikten av kvalitativ tolkservice och värnar om kompetenta tolkar samt att ta vara på deras yrkeskunnande.
Tolkförmedlingens verksamhet regleras genom lagar och förordningar, föreskrifter samt allmänna råd.
Kompetens och kvalitet
Tolkförmedlingen satsar på kompetens och kvalitet genom att ställa höga krav på anlitade tolkar samt förmedlingspersonal. Förmedlingspersonalen ska ha genomgått en utbildning i bemötande av kunder och tolkar.
Tolkförmedlingen ska erbjuda och arrangera utbildning av tolkanvändarna genom föreläsningar med temat ”att tala genom tolk”.
Fortbildning skall alltid varit aktuellt i tolkförmedlingens policy både gällande tolkar samt personal.
Uppdragets utförande
Auktoriserad tolk skall vid uppdrag hos beställande enhet bära kammarkollegiets tolkbricka. Övriga tolkar skall bära bricka med information om tolkförmedlingen, tolkens namn och språk.
Tolken skall bära ren och vårdad klädsel och får inte använda starkt doftande parym/rakvatten eller lukta rök med hänsyn till patienter/brukare (allergier etc).
Tolk får inte vara påverkad av alkohol eller andra droger, inte heller ha symptom efter tidigare berusning/drogbruk såsom exempelvis lukt eller avvikande uppträdande.
Tolken skall ha undertecknat sekretessförbindelse som tillhandahålls av tolkförmedlingen som bekräftelse på att denne informerats om sekretess och tystnadplikt innan uppdraget utförs.
Tolk får inte vara släkt eller ha nära relation med patient/brukare.
Vid telefontolkning skall tolken befinna sig i en för uppdraget lämplig miljö, dvs fri från buller, andra personer och störande inslag. Tolkning ska genomföras på sådant sätt att sekretessen säkerställs. Telefontolkning ska ske över fast linje men kan i undantagsfall ske i mobiltelefon och ha en så optimal ljudkvalitet som möjligt.
Beställande enhet är uppringande part vid telefontolkning. Inställelsetiden vid telefontolkning, dvs tolken är anträffbar är maximalt 1(en) timme.
Vid video-webbtolkning är inställelsetiden maximalt fyra timmar, innebärande att tolken har anlänt till av tolken anvisad plats för video-webbtolkning under denna tid.
Inställelsetid vid kontakttolkning är maximalt fyra timmar.
Vid behov kan tolkförmedlingen erbjuda översättning av dokument – t ex patientjournal från hemlandet.
Vid kontakttolkning har beställande enhet rätt att nyttja tolken för nytt uppdrag inom den tolktimme som avtalats, utan ytterligare ersättning till tolken.
Bilaga 1
Rekrytering
Tolkförmedlingens riktlinjer gällande rekrytering av tolkaspiranter innefattar både, skriftligt och muntligt prov inledningsvis. Den som klarar av proven ska intervjuas av ansvarig personal för rekrytering. Minimikravet är att tolken skall ha genomgått grundutbildning för kontakttolkar, samt har såväl informell som social kompetens och samarbetsförmåga, god kommunikation med patienter/brukare och personal samt goda kunskaper i svenska språket.
Utöver detta skall tolken vara lämplig och redbar. Tolkförmedlingen skall också verka för rekrytering av tolkar som auktoriserats av kammarkollegiet bland annat med speciell kompetens för tolkning inom hälso- och sjukvård.
Sekretess och tystnadsplikt
Tolken omfattas av Offentlighets- och sekretesslagen och har tystnadsplikt. Tolkförmedlingen skall säkerställa att tolk informerats om sekretess, tystnadsplikt och straffansvar genom en skriftlig bekräftelse av lämnad information.
Rangordning vid beställning
Vid beställning av tolkuppdrag har tolkförmedlingen som rutin att tillsätta en tolk efter rangordning som innefattar kompetens, lämplighet samt jävs regler.
Kompetensens olika nivåer är uppbyggda som nedanstående:
- Speciellkompetens inom sjukvård och rättsväsende - Auktoriserade tolkar
- Tolkar med utbildningsbevis - Utbildade tolkar
- Tolkaspiranter
Tolkförmedlingspersonalen försöker tillgodose kundens önskemål samt tillämpar
närhetsprincipen utan att eftersätta kompetensen. Huvudsyftet med närhetsprincipen är att minska kostnader för kunden ur ett helhetsperspektiv, minska miljöpåverkan och skapa en hälsosam arbetsmiljö för tolkarna.
Ersättning och försäkringar
Tolkarna hos Borlänge kommuns tolkförmedling har goda arbetsvillkor som regleras i enlighet med tolkavtal bl. a. gällande arvoden samt olycksfallsförsäkring.
Hantering av personuppgifter
En annan angelägen rutin är att tolkförmedlingen hanterar personuppgifter enligt PUL och förmedlingen följer även kommunens och landstngets riktlinjer att inga personuppgifter uppges på fakturorna. Vid hantering av skyddade personuppgifter skall tolkförmedlingen genom interna och information till tolkarna säkerställa att patienternas person- eller adressuppgifter inte riskerar att röjas.
Avvikelsehantering
Alla avvikelser dokumenteras i tolkförmedlingens bokningsprogram. Varenda avvikelse handläggs och bedöms enskilt samt åtgärdas. Uppföljning sker för att eliminera och förebygga risker för kvalitetsavvikelse.
31.500 uppdrag TOLKEN - Landsting 2013 REVIDERAD EFTER MÖTE 2012-10-12
Tolkförmedling 2012 Gemensam
Handlägg Carina J
Handlägg Terese J
Handlägg Johanna C
Handlägg Fredrik J
Handlägg XX
Handlägg XX
Handlägg vikarie
PO % 38,46% 38,46% 38,46% 38,46% 38,46% 38,46% 38,46%
Tjänstgöringsgrad 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 0,5
Lön (månads/ uppdrag) 26 000 21 800 21 800 21 000 21 000 21 000 21 000
Semester 1,6% 416 349 349 336 336 336 336
PO 10 160 8 518 8 518 8 206 8 206 8 206 8 206
Månadslön 36 576 30 667 30 667 29 542 29 542 29 542 14 771
Årskostnad 438 907 368 007 368 007 354 502 354 502 354 502 177 251
Hyra, 1 modul Stadshuset 12 kvm 3661kr/kvm 0 43 932 43 932 43 932 43 932 43 932 43 932 0
Utbildning (1% av lönekostnad) 0 4 389 3 680 3 680 3 545 3 545 3 545 0
Hälsovård, Previa 0 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 0
Styrelseuppdrag 0 40 000 0 0 0 0 0 0
IT - Basutbud (nätet) 12.000/ dator 0 12 000 12 000 12 000 12 000 12 000 12 000 0
IT - leasing (snitt för 36 mån) 6.000/ dator 0 6 000 6 000 6 000 6 000 6 000 6 000 0
Telefon (abonnemang 4.000 & markering 6.000) 0 10 000 10 000 10 000 10 000 10 000 10 000 0
Summa övr personalomkostnader 0 117 321 76 612 76 612 76 477 76 477 76 477 0
Summa 0 556 228 444 619 444 619 430 979 430 979 430 979 177 251
Lokalytor - väntrum (12 kvm) 3661 kr/kvm 43 932 Lokalytor - 1 tolkrum (12 kvm) 3661 kr/kvm 43 932
Tolkrum/grupp telefon (2 st) 15 000
Kontorsmaterial 60 000
Tryckning 60 000
Annonsering 50 000
Leasing kopieringsmaskin (del av) 6 000
Möbler (40.000 kr/rum) avskrivning 5 år 8 000 8 000
Introduktionskurs 30 tim 15 deltagare 30 000 Sjukvårdsutbildning 80 tim 15 deltagare 120 000 Sjukvårdsutb (fort) 30 tim 15 deltagare 50 000 Språkhandledning 40 tim 15 deltagare 4 språk 230 000
Initial utbildning 200 000
Tolkprogram TAQS 10.000+1.35/uppdrag 52 525 Tolkprogram utveckling (20.000 - 100.000) 50 000
TSR- online 20 000
TSR medlemskap 9 000
Videotolkning - utveckling (uppskattning) 100 000
Övrigt/oförutsett 50 000
Summa övrigt 1 190 389 0 0 0 0 8 000 8 000 0
Summa 1 190 389 556 228 444 619 444 619 430 979 438 979 438 979 177 251
TOTALT administration 4 122 043
Landstingets andel av uppdrag 65% 2 679 328 2 732 914 2013 (+2%)
Bilaga 2
2013-01-18 13:26 Bil 2 Tolken - landsting
31.500 uppdrag TOLKEN - Landsting 2013 REVIDERAD EFTER MÖTE 2012-10-12
Per månad 227 743 Avräknas vid kalenderår mot faktisk kostnad
2013-01-18 13:26 Bil 2 Tolken - landsting
REGLEMENTE FÖR GEMENSAM NÄMND FÖR SPRÅKTOLKFÖRMEDLINGSVERKSAMHET
Gäller fr.o.m. den 1 mars 2013.
Borlänge kommun och Landstinget Dalarna har kommit överens om att fr.o.m. 2013-03- 01 samverka genom att inrätta en gemensam nämnd, kallad ”Gemensam nämnd för språktolkförmedlingsverksamhet”.
Borlänge kommun är värdkommun för den gemensamma språktolkförmedlingsorga- nisationen. Organisationen har sitt arbetsställe och säte i Borlänge kommun och ingår i kommunens organisation. Den gemensamma organisationens namn är
”Borlänge kommuns språktolkförmedling”. Förvaltningschef utses av Borlänge kommun, varvid samråd skall ske med Landstinget Dalarna.
Utöver vad som föreskrivs om nämnder i Kommunallagen gäller detta reglemente och ett mellan Landstinget och kommunen ingånget samverkansavtal för den gemensamma nämnden.
ALLMÄNNA BESTÄMMELSER
Nämndens uppgifter 1§
Nämnden skall, inom ramen för den kommunala kompetensen och mot bakgrund av självkostnadsprincipen, bedriva språktolkförmedlingsverksamhet samt teckna uppdragsavtal med tolkar för att tillgodose myndigheternas egna behov av kompetenta och tillgängliga kontakttolkar, telefontolkar och videowebbtolkar.
Den gemensamma nämnden för språktolkförmedlingsverksamhet har det samlade ansvaret för drift och förvaltning av språktolkförmedlingsverksamhet i enligt med tecknat samverkansavtal, samt de mål, riktlinjer och budget som respektive
fullmäktige har bestämt, de föreskrifter som kan finnas i olika lagar och föreskrifter samt bestämmelser i detta reglemente.
Ansvar och rapporteringsskyldighet 2§
Den gemensamma nämnden för språktolkförmedling ska ansvara för att
verksamheten bedrivs i enlighet med lagar och förordningar och föreskrifter, de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt bestämmelser i detta reglemente.
Den gemensamma nämnden för språktolkförmedling ska till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige rapportera hur verksamheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är under budgetåret.
Sammansättning 3§
Den gemensamma nämnden består av fyra ledamöter och fyra ersättare. Varje part utser två ordinarie ledamöter samt ersättare för dessa.
Ersättarnas tjänstgöring
4§
Om en ledamot är förhindrad att inställa sig till ett sammanträde eller att vidare delta i ett sammanträde, ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe.
En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare har trätt in i ledamotens ställe.
Om inte ersättarna väljs proportionellt ska ersättarna tjänstgöra enligt den av fullmäktige mellan dem bestämda ordningen.
En ersättare som har börjat tjänstgöra har dock alltid företräde oberoende av turordningen. Om styrkebalansen mellan partierna därigenom påverkas får en ersättare som inställer sig under pågående sammanträde träda in i stället för en ersättare som kommer längre ner i ordningen.
5§
En ledamot eller en ersättare som har avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får åter tjänstgöra, sedan ärendet har handlagts.
En ledamot som har avbrutit tjänstgöringen en gång under sammanträdet på grund av annat hinder än jäv, får åter tjänstgöra om ersättarens inträde har påverkat styrkebalansen mellan partierna.
Ersättare som ej tjänstgör har rätt att delta i överläggningarna men ej i besluten. Ej tjänstgörande ersättare har rätt att få sin mening antecknad till protokollet.
Inkallande av ersättare
6§
En ledamot som är förhindrad att delta i ett sammanträde eller i en del av ett
sammanträde, skall snarast anmäla detta till nämndsekreteraren som kallar ersättare.
Den ersättare kallas som står i tur att tjänstgöra och som inte redan kallats in.
Ersättare för ordföranden
7§
Om varken ordföranden eller vice ordförande kan delta i ett helt sammanträde eller i del av ett sammanträde fullgör den till åldern äldste ledamoten ordförandes uppgifter.
Om ordföranden på grund av sjukdom eller av annat skäl är hindrad att fullgöra uppdraget för en längre tid, får nämnden utse en annan ledamot att vara ersättare för ordföranden. Ersättaren fullgör ordförandens samtliga uppgifter.
Sammanträdena 8§
Nämnden sammanträder på dag och tid som nämnden bestämmer.
9§
Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdats till sammanträden.
Kallelsen skall vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträde.
Kallelsen skall på lämpligt sätt tillställas varje ledamot och ersättare samt annan förtroendevald som får närvara vid sammanträdet senast fyra dagar före
sammanträdesdagen.
Kallelse bör åtföljas av föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas kallelsen. I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt.
När varken ordförande eller vice ordförandena kan kalla till sammanträde ska den till åldern äldste ledamoten göra det.
Ordföranden
10§
Parterna är överens om att posten som ordförande skall innehas av en av de valda ledamöterna från Borlänge kommun och att posten som vice ordföranden skall innehas av en av de valda ledamöterna från Landstinget Dalarna under tiden från nämndens bildande och fram tills nästa mandatperiod. Posterna som Ordförande respektive vice ordförande skall därefter rotera mellan parterna.
Det åligger ordföranden för nämnden att
- med uppmärksamhet följa frågor av betydelse för nämndens utveckling och ekonomiska intressen samt effektiviteten i verksamheten och ta initiativ i dessa frågor,
- främja samverkan mellan den gemensamma nämnden för språktolkförmedling och kommunens övriga nämnder samt
- företräda nämnden, med rätt att sätta annan i sitt ställe, vid förhandlingar, sammanträden, uppvaktningar och konferenser med myndigheter, företag och enskilda.
Justering av protokoll
11§
Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot.
Nämnden kan besluta att en paragraf i protokollet skall justeras omedelbart.
Paragrafen bör redovisas skriftligt innan nämnden justerar den.
Reservation
12§
Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera
reservationen, skall ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen skall lämnas före den tidpunkt som fastställts för justering av protokollet. Om nämnden beslutar att
omedelbart justera den paragraf i protokollet som reservationen avser, skall motiveringen dock lämnas så snart det kan ske och senast under den sammanträdesdag då beslutet fattades.
Särskilt yttrande 13 §
Ledamot som vill lämna ett särskilt yttrande till protokollet skall anmäla detta innan sammanträdet avslutas och lämnas inom de tidsfrister som gäller för skriftliga yttranden.
Delgivning
14§
Delgivning med nämnden sker med ordföranden, sektorchefen eller annan anställd som nämnden bestämmer.
Undertecknande av handlingar
15§
Avtal och andra från nämnden utgående handlingar skall undertecknas av ordföranden eller vid förfall för denne av vice ordförande och kontrasigneras av handläggande tjänsteman. Handlingar som hänför sig till delegerade ärenden skall undertecknas av delegaten.
Sammanträden 16§
Den gemensamma nämnden skall sammanträda minst två gånger per år, på dag och tid som nämnden bestämmer. Nämnden sammanträder i Borlänge kommun om inte nämnden själv bestämmer annat.
SÄRSKILDA BESTÄMMELSER
Driftsansvar
Styrande lagstiftning 17 §
Rätten till tolk framgår bland annat av Förvaltningslagens 8§ innebärande att i de fall en myndighet har att göra med någon som inte behärskar svenska eller som är allvarligt hörsel- eller talskadad, bör myndigheten vid behov anlita tolk.
Vidare har Landstinget skyldighet att säkerställa patienters rätt till information,
delaktighet och medinflytande i samband med vård och behandling, vilket framgår av Hälso- och sjukvårdslagen (1982:763), Patientsäkerhetslagen (2010:659) och
Patientdatalagen.(2008:355).
Såväl Borlänge kommun som Landstinget Dalarna behöver därför säkerställa myndigheternas behov av såväl kontakttolkar, telefontolkar som videowebbtolkar.
Driftsansvar 18 §
Nämnden skall, inom ramen för den kommunala kompetensen och mot bakgrund av självkostnadsprincipen, bedriva språktolkförmedlingsverksamhet samt teckna uppdragsavtal med tolkar för att tillgodose myndigheternas egna behov av kompetenta och tillgängliga kontakttolkar, telefontolkar och videowebbtolkar.
19§
Den gemensamma nämnden för tolkförmedlingsverksamhet har det samlade ansvaret för drift och förvaltning av tolkförmedlingsverksamhet i enligt med tecknat samverkansavtal, samt de mål, riktlinjer och budget som respektive fullmäktige har bestämt, de föreskrifter som kan finnas i olika författningar samt bestämmelser i detta reglemente.
Nämnden skall regelmässigt till Borlänge kommunfullmäktige rapportera hur
verksamheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är under budgetåret.
Nämnden skall också enligt avtal mellan Borlänge kommun och Landstinget Dalarna om tolkförmedlingsverksamhet rapportera regelmässigt till landstingsfullmäktige i Dalarna.
Nämnden utövar det övergripande arbetsgivaransvaret inom sitt verksamhetsområde.
Utifrån sitt uppdrag ska nämnden tillse att intern kontroll och uppföljning fungerar tillfredsställande.
20§
Nämnden är personuppgiftsansvarig enligt Personuppgiftslagen (1998:204) inom sitt verksamhetsområde
Version 0.9 1 (13)
Samverkansavtal
Om språktolk- och översättarverksamhet
Avtalstid: 2013-03-01—2016-01-31
Samverkansparter:
Landstinget Dalarna och Borlänge kommun
1. AVTALSPARTER
1. Landstinget Dalarna Box 712,
791 29 Falun
2. Borlänge kommun
Borlängekommuns tolkförmedling 781 81 Borlänge
Org nr 232100-0180
Org nr 212000-2239 Hemsida
www.ltdalarna.se
Hemsida
www.borlänge.se
nedan Landstinget nedan Borlänge kommun
2. KONTAKTPERSONER FÖR AVTALET
LANDSTINGET BORLÄNGE KOMMUN
Lars Johansson
Chef Avtals-upphandlingsavd e-post
lars.johansson@ltdalarna.se
Tfn 070 – 605 0627
Marianne Sjöström
Chef Arbetsmarknad och fritid
e-post marianne.sjostrom@borlange.se Tfn 0243-74 881
Carina Johansson
Samordnare Tolkförmedlingen e-post carina.johansson@borlange.se
tfn 0243-74 942 3. Kontakt vid avrop av tolk
Borlänge kommun
Tfn 0243- 74 900
e-post :tolkformedlingen@borlange.se Fax: 0243 – 66 002
Version 0.9 2 (13)
INNEHÅLLSFÖRTECKNING
1. AVTALSPARTER ... 1
2. KONTAKTPERSONER FÖR AVTALET ... 1
3. Kontakt vid avrop av tolk ... 1
4 Bakgrund ... 3
5 Avtalsform ... 4
6 Syfte ... 4
7 Giltighetstid och uppsägning ... 4
8 Anslutningsavtal ... 4
9 Ändring och omförhandling ... 4
9.1 Omförhandling ... 4
9.2 Tillägg eller förändring av avtalet ... 4
10 Tvist ... 4
11 Omfattning ... 5
12 Ekonomi ... 5
12.1 Kostnader och fördelningsnyckel ... 5
12.2 Budget och verksamhetsplan ... 5
12.3 Datasystem, fax, tfn och arkiv- och ekonomisystem ... 5
12.4 Lokal ... 6
12.5 Inventarier ... 6
13 Värdkommunens ansvar och rutiner ... 6
13.1 Övergripande ansvar ... 6
13.2 Organisation ... 6
13.3 Personal ... 6
13.2.1 Tolkförmedlingsuppdraget ... 6
13.2.2 Enskilda tolkar ... 7
13.4 Bemanning ... 7
13.5 Arvoden och kostnadsersättningar till tolkar ... 7
13.6 Fakturering ... 7
13.7 Ansvar för förmedlade tolkuppdrag ... 8
13.8 Ansvar för kvalitetssäkringsystem ... 8
13.9 Statistik ... 8
13.10 Avvikelserapportering ... 9
13.11 Underleverantör ... 9
13.12 Försäkring ... 9
14 Samordning och styrning ... 9
14.1 Styrgrupp ... 9
14.2 Samordnare ... 10
Version 0.9 3 (13)
15 Beställning och avbeställning av uppdrag ... 10
15.1 Beställning ... 10
15.2 Beställningsbekräftelse ... 10
15.3 Bekräftelse på utfört uppdrag ... 11
15.4 Avbeställning ... 11
16 Krav på tolkningsförmedlingsverksamhet... 11
16.1 Tolkars kompetens ... 11
16.2 Patientens ställning ... 12
16.3 Skyddad identitet ... 12
16.4 Kontinuitet tolkar ... 12
16.5 Samordning ... 12
16.6 Utbyte av tolk, avbrytande av uppdrag, misskötsel, avstängning ... 12
16.7 Inställelsetid för kontakttolk ... 13
17 Sekretess ... 13
18 Dokumentation ... 13
19 Utvärdering ... 13
Mellan ovan angivna parter, med rätt för Borlänge kommun att träffa anslutningsavtal till detta avtal, har följande avtal träffats;
4 Bakgrund
Såväl Landstinget Dalarna som Borlänge kommun har behov av kompetenta och till- gängliga kontakttolkar, telefontolkar och videowebbtolkar. Rätten till tolk framgår bland annat av Förvaltningslagens 8§ varav det framgår att i de fall en myndighet har att göra med någon som inte behärskar svenska eller som är allvarligt hörsel- eller talskadad, bör myndigheten vid behov anlita tolk. Mot denna bakgrund driver Bor- länge kommun tolkförmedlingstjänster i egen regi avseende kontakttolkar, telefontol- kar och videowebbtolkar.
Landstinget har skyldighet att säkerställa patienters rätt till information, delaktighet och medinflytande i samband med vård och behandling, vilket framgår av Hälso- och sjukvårdslagen (1982:763), Patientsäkerhetslagen (2010:659) och Patientdatala- gen.(2008:355). Landstinget har mot denna bakgrund bildat gemensam nämnd för tolkförmedling samt tecknat avtal om tolkförmedlingstjänster avseende kontakttolkar, telefontolkar och videowebbtolkar. Avtalen löper ut 2013-01-31.
I samband med att Landstingets befintliga avtal gällande tolkförmedling löper ut, av- ser parterna att bilda gemensamt nämnd för tolkförmedlingsverksamhet samt inleda samverkan gällande tolkförmedling av kontakttolkar, telefontolkar och videowebbtol- kar.
Version 0.9 4 (13)
5 Avtalsform
Detta är ett samverkansavtal som reglerar samverkan mellan parterna för att i första hand tillgodose parternas egna intressen. Genom avtalet ges Borlänge kommun möj- lighet att teckna anslutningsavtal med andra kommuner som har ett behov av att samverka för att tillgodose det egna behovet, innebärande också att anslutande kommun ingår i gemensam nämnd.
6 Syfte
Syftet med detta samverkansavtal är att gemensamt och inom ramen för den kom- munala kompetensen och mot bakgrund av självkostnadsprincipen nyttja resurser som tillgodoser båda parters behov av språktolkförmedlingstjänster avseende kom- petenta kontakttolkar, telefontolkar och videowebbtolkar.
7 Giltighetstid och uppsägning
Avtalet gäller fr.o.m. det att avtalet undertecknats av behöriga firmatecknare fram till och med 2016-01-31. Avtalet förlängs därefter årligen med ett år i sänder såvida av- talet inte uppsagts skriftligen senast den 31 januari året innan avtalstidens utgång.
8 Anslutningsavtal
Borlänge kommun har rätt att träffa anslutningsavtal att annan offentlig aktör med behov av samverkan ges möjlighet att ansluta sig till detta samverkansavtal på likaly- dande villkor samt att ingå i gemensam nämnd för tolkförmedlingsverksamhet. Bor- länge kommun är dock huvudansvarig såvitt avser Borlänge kommuns rättigheter och skyldigheter.
9 Ändring och omförhandling
9.1 Omförhandling
Om det efter dagen för detta avtals ikraftträdande sker väsentliga förändringar av de förutsättningar som avtalet baseras på, har vardera part rätt att begära förhandling om ändring av de delar av avtalet som påverkas därav. Med väsentliga förändringar avses förändringar som ligger utanför parts kontroll och som part inte rimligen kunnat förutse vid avtalets ingående och som medför väsentliga negativa konsekvenser för part som inte på annat sätt regleras i detta avtal.
9.2 Tillägg eller förändring av avtalet
Tillägg eller förändringar av avtalet skall göras skriftligen och undertecknas av samt- liga parters behöriga firmatecknare.
10 Tvist
Tvister angående tolkning och /eller tillämpningen av detta avtal, och övriga överens- kommelser mellan de samverkande parterna, skall i första hand lösas genom för- handlingar mellan parterna. För den händelse överenskommelse inte kan träffas skall tvister avgöras i allmän domstol
Version 0.9 5 (13)
11 Omfattning
För samarbetet skall finnas en gemensam organisation som för ingående parters räkning skall utföra språktolkförmedlingstjänster avseende kontakttolkar, telefontolkar och videowebbtolkar i enlighet med för var tid av styrgruppen fastställd kravspecifika- tion.
Bilaga 1
12 Ekonomi
12.1 Kostnader och fördelningsnyckel
Samtliga kostnader för tolkförmedlingsverksamheten, exklusive arvoden och ersätt- ningar till språktolkar, skall fördelas mellan parterna med ledning av en procentuell proportionering mellan parterna (antalet uppdrag för enskild parts räkning/ totala an- talet tolkuppdrag). Fördelningsnyckel inför kommande år fastställs av den gemen- samma nämnden efter förslag från styrgruppen per den 31 augusti varje år och fram- räknas med ledning av faktiskt utfall från den första januari till den 31 aug första året och därefter verksamheten från den 1 september kommande år t o m den 31 augusti nästa år. Bilaga 2 Fördelningsnyckel vid avtalets ingående framgår av bilaga 2.
I händelse av att enstaka tolkuppdrag utförs på uppdrag av extern part, skall förmed- lingskostnaden uttas av beställaren och inte belasta avtalsparterna.
Samtliga arvoden och ersättningar till tolk fastställs årligen av den gemensamma nämnden efter förslag från styrgruppen samt efter fackliga förhandlingar och i sam- band med revision.
Bilaga 3 Arvoden och ersättningar till tolk – exklusive övriga kostnader enligt bilaga 2 - utfaktu- reras direkt till beställande enhet/klinik med angivande av beställningsnummer.
Vid tecknande av anslutningsavtal skall fördelningsnyckeln omdefinieras av parterna i samråd. Intäkter och kostnaderna fördelas mellan parterna med stöd av fördelnings- nyckeln genom en preliminär debitering årsvis, som avräknas i efterskott, och redovi- sas efter bokföringsårets utgång. Underskott faktureras och överskott förs över till nästa bokföringsår och tillgodoräknas den part som berörs. Preliminär debitering be- stäms på första styrgruppssammanträdet varje år.
12.2 Budget och verksamhetsplan
Verksamhetsplan och budget för gemensamma kostnader för tolkförmedlingen skall tillställas styrgrupp senast 31 oktober årligen.
Budgetförslaget skall innehåll förslag till arvoden och kostnadsersättningar till språk- tolkar samt avgift till tolkförmedlingsorganisationen. Arvoden, kostnadsersättningar och avgifter fastställs av gemensam nämnd efter förslag av gemensam styrgrupp..
12.3 Datasystem, fax, tfn och arkiv- och ekonomisystem
Datasystem och register som förs av den gemensamma organisationen ska ständigt ajourhållas. Systemet skall inte innehålla så kallade känsliga personuppgifter, såsom exempelvis patienters namn, personnummer. I de fall patientens adress är nödvändi- ga för genomförande av tolkuppdraget ska uppgiften raderas efter slutfört uppdrag.
Version 0.9 6 (13) Beställande enhet skall informera om patienten/brukaren har skyddade personuppgif- ter eller om man har kännedom om hotbild och i dessa fall får adressuppgiften inte noteras i IT-system.
In- och utgående telefonlinjer, telefax och annan för ändamålet nödvändig tekniks hård- och mjukvara skall anpassas till verksamhetens omfattning och behov.
12.4 Lokal
Borlänge kommun ansvarar för hyreskontrakt som bör anpassas till kontraktstid och innehåll i detta kontrakt.
12.5 Inventarier
Borlänge kommun äger och ansvarar för inventarier.
13 Värdkommunens ansvar och rutiner
13.1 Övergripande ansvar
Borlänge kommun skall tillse att efterfrågade språktolktjänster följer de lagar och be- stämmelser som reglerar språktolkuppdrag samt också uppfyller de myndighetskrav och rekommendationer som finns i Arbetsmiljöverkets och Kammarkollegiets före- skrifter.
Borlänge kommun förbinder sig att mot myndigheter och andra fullgöra de skyldighe- ter som verksamheten föranleder vid varje tillfälle. Detta innebär bl a att Borlänge kommun skall tillse att försäkring tecknas och vidmakthålls om skador vållas av orga- nisationen eller dess anställda.
Borlänge kommun ska i princip kunna förmedla språktolktjänster i alla språk, där det finns behov av tolktjänst.
13.2 Organisation
Borlänge kommun är värdkommun för den gemensamma nämnden och språktolk- förmedlingsorganisationen. Organisationen har sitt arbetsställe och säte i Borlänge kommun. Den gemensamma organisationens namn är ”Borlänge kommuns srpåk- tolkförmedling”.
13.3 Personal
13.2.1 Tolkförmedlingsuppdraget
Borlänge kommun är arbetsgivare för de tjänstemän som handlägger tolkförmed- lingstjänster. Borlänge kommun beslutar i samråd med Landstinget och eventuellt andra parter som tecknat anslutningsavtal med Borlänge kommun om utökning av antalet tjänster.
Då tjänstemannaorganisationen utför arbete åt flera parter skall anställningsförfaran- den utföras i samråd med värdkommunen och Landstinget och eventuellt anslutande parter.
Version 0.9 7 (13) För att kunna uppnå de fördelar som är syftet med samarbetet erfordras i nuläget en organisation för fullgörande av tolkförmedlingsuppdraget (se bilaga 1).
13.2.2 Enskilda tolkar
Borlänge kommun ansvarar för de tolkar som förmedlas är försäkrade och har f- skattsedel. Saknas f-skattsedel ansvarar Borlänge kommun för löner, sociala avgifter och andra avtalsenliga och lagstadgade kostnader för den personal som fullgör tolk- uppdrag.
13.4 Bemanning
Borlänge kommun ansvarar för att språktolkförmedling finns tillgänglig och är be- mannad under vardagar 08.00 – 16.30. Med tillgänglig menas att tolkförmedling ska kunna ta emot och hantera beställning, avbeställning, ändring av uppdrag, fakture- ringsfrågor, klagomål mm på utfört uppdrag.
Övrig tid skall tolkförmedlingen vara tillgänglig för att hantera akuta beställning- ar/avbeställningar.
13.5 Arvoden och kostnadsersättningar till tolkar
Borlänge kommun ansvarar för utbetalningar av arvoden och kostnadsersättningar till språktolkar. Utgifterna fördelas löpande på respektive part och hänsyn tas därtill vid budgetering och avräkning.
Språktolkarnas arvoden, ersättningar, villkor vid försening, utebliven tjänstgöring mm skall fastställas årligen av styrgruppen efter fackliga förhandlingar. Villkor vid avtalets ingående (bilaga 3).
13.6 Fakturering
Preliminär debitering av utförda tjänster skall ske per månad i efterskott, samlat efter kostnadsställe. Slutligen debitering sker i efterskott i enlighet med punkt 11 ovan.
Fakturan till Landstinget ska innehålla uppgifter om och specificeras enligt nedan:
Bokningsnummer
Beställande verksamhet, beställare
Kostnadsställe
Datum, tid och plats för tolkning
Tolktid, eventuell restid
Tolkens namn, kompetens, bostadsort
Språk
Användare (doktor, ssk t ex)
Bifogad och underskriven uppdragsblankett på begäran från verksamheten.
Faktura i 1 exemplar skickas till;
Landstinget Dalarna Box 1030
831 29 Östersund
Eventuella påminnelser och krav skall skickas till samma adress.
Fakturan ska vara märkt ”Språktolk i xx, xx kliniken/avdelning, kostnadsställe xx.
Version 0.9 8 (13) 13.7 Ansvar för förmedlade tolkuppdrag
Borlänge kommun
är samordningsansvarig gentemot namngiven tolk,
skall informera samtliga tolkar om lagstiftningen gällande sekretess för tolkar samt tillse att tolkarna undertecknar sekretessförbindelse,
ansvarar för att beställd tolk finns på plats vid överenskommen start för upp- draget,
ansvarar för att tolkar som sätts på uppdrag är väl förberedda för tolkrollen och har tagit del av introduktion, utbildning och handledning av tolkar, och att de har kunskaper så att de i samband med tolkningstillfället kan ge en snabb in- formation om lagar och bestämmelser rörande tolkverksamhet, tolkningsetik, samt tolkteknik till tolkanvändare, i syfte att ge en trygg tolksituation utan osä- kerhetskänsla,
ansvarar för att tolken har erforderlig kompetens för det avropade uppdraget,
ansvarar för att tolkförmedlingsorganisationen har sådana kunskaper om olika länders kultur, etniska grupper, andra språk och dialekter så att förmedling av tolk i fel språk undviks,
ansvarar för alla rutiner och kostnader avseende resor och logi; Boende bokas av beställande verksamhet,
skall tillhandahålla handledning för tolkar,
skall tillhandahålla en tolkförteckning.
13.8 Ansvar för kvalitetssäkringsystem
Borlänge kommun ansvarar för att uppdragen till organisationen utförs enligt ett kvali- tetssäkringssystem vilket garanterar att uppdragen utförs på ett fackmannamässigt sätt.
Organisationen ska också via sitt eget kvalitetssäkringssystem övervaka att det egna arbetet utförs med rätt kvalitet och precision inom respektive uppdrag.
Organisationen ska ha ett kvalitetsarbete som bl a innefattar;
Avvikelsehanteringsrutin
Rutin som behövs för att eliminera och förebygga risker för kvalitetsavvikelser och tidigt upptäcka avvikelser och andra förhållanden som kan resultera i otill- fredsställande kvalitet.
Skriftliga rutiner som ska kunna följas upp inklusive korrigerande åtgärder
Egenkontroll för att öka leveranssäkerheten och kvaliteten på tolkuppdragen.
Organisationen skall minst uppfylla kraven i Tolkservicerådets kvalitetskriterier eller motsvarande.
13.9 Statistik
Borlänge kommun ansvarar för framtagande av statistik avseende förmedlade upp- drag fördelat på beställande enheter, antalet utförda uppdrag, ej tillsatta uppdrag, språk, tolkens kompetens, fakturerat belopp på antal timmar, resekostnader m m och fördelat mellan telefon, video- webb och kontakttolkning. Statistiken skall levereras i excelformat eller likvärdigt . Till statistiken bifogas även eventuella avvikelserappor- ter.
Version 0.9 9 (13) 13.10 Avvikelserapportering
Avvikelserapportering på utfört uppdrag ska ske av beställande enhet omedelbart, dock senast inom två veckor efter utfört uppdrag. Förmedlingsorganet skall därefter snarast men senast inom fem arbetsdagar ge en återkoppling kring anledningen till avvikelsen samt hur man avser att säkerställa att uppkommet problem inte inträffar igen.
13.11 Underleverantör
Borlänge kommun äger inte rätt att anlita underentreprenör avseende språktolkför- medlingsverksamhet, med undantag av Tolkservicerådets förmedlingar, utan att skriftligt tilläggsavtal till detta avtal tecknats.
13.12 Försäkring
Borlänge kommun är skyldig att till betryggande belopp hålla sedvanliga och relevan- ta företagar- egendoms- och ansvarsförsäkringar som täcker skador och förluster under avtalstiden.
14 Samordning och styrning
14.1 Styrgrupp
En styrgrupp skall utses bestående av totalt 4-6 personer, dvs 2-3 utsedda företräda- re för respektive part som ansvarar för samordningen av verksamheten. Styrgruppen har mandat att besluta i övergripande frågor rörande samarbetet. Samordnaren i Borlänge kommun ska vara sammankallande. Styrgruppen sammanträder 3-4 ggr/år.
Styrgruppen ska:
vara en länk till respektive samverkande part
årligen föreslå verksamhetsplan som fastställs av den gemensamma nämnden
ge förslag till ekonomiska beslut till den gemensamma nämnden
besluta i andra frågor av övergripande natur som rör samordningen mellan olika samverkande parter
genom samordnare för tolkförmedlingsverksamheten i Dalarna följa upp verksamheten i syfte att säkerställa att samverkan sker på bästa sätt
ansvara för uppföljning av de övergripande mål som angivits för språktolk- förmedlingsverksamheten i Dalarna och i verksamhetsplanen
besluta om utvärdering av verksamheten och hur denna ska genomföras
Version 0.9 10 (13) 14.2 Samordnare
På förmedlingsorganet ska finnas en samordnare utsedd. Samordnaren har särskilt ansvar för att:
utveckla de gemensamma arbetsformerna
medverka vid samråd
sammankalla och medverka vid styrgruppens och den gemensamma nämndens
verka för att ha ett ömsedigt utbyte med andra TSR´s språktolkförmedling- ar och andra relevanta aktörer, exempelvis tillsynsmyndigheter.
genomföra intern utvärdering genom att föra relevant statistik
årligen sammanställa statistik och redovisa densamma till styrgruppen vid första styrgruppssammanträdet varje år
rapportera till styrgruppen
upprätta en verksamhetsplan senast 31 oktober avseende nästkommande år
15 Beställning och avbeställning av uppdrag
15.1 Beställning
Beställningar av tolkuppdrag ska kunna ske hos tolkförmedlingen dygnet runt under årets alla dagar från respektive beställande enhet. Beställning av tolk ska kunna ske via förmedlingens webb-baserade bokningsprogram, e-post och i akuta fall och utan- för kontorstid per telefon till tolkförmedlingens jourhavande tolkförmedlare. Undan- tagsvis och i sista hand skall telefax kunna användas.
I de fall uppdrag varar längre tid än den som angivits i beställningen ansvarar språk- tolkförmedlingen för att språktolk ändå fullgör uppdraget i de fall en förlängning inte får negativa konsekvenser för ett efterföljande uppdrag.
Beställande enhet ska vid behov kunna beställa manlig eller kvinnlig tolk utan extra kostnad. Vissa beställande enheter accepterar t ex vanligtvis endast kvinnliga tolkar.
Beställande enhet ska vid behov och efter samråd med tolkförmedlingen kunna be- ställa namngiven språktolk – förutsatt att den namngivne tolken är ansluten till tolk- förmedlingen.
15.2 Beställningsbekräftelse
Förmedlingsorganet är skyldigt att bekräfta beställning enligt nedan angivna tidsra- mar:
Beställning som görs mer än två dygn före uppdragsstart ska bekräftas sna- rast dock senast inom ett dygn.
Beställning som görs ett dygn före uppdragsstart bekräftas så snart det är möj- ligt dock senast under kontorstid 08.00-16.30 samma dag.
Version 0.9 11 (13)
Beställning som görs samma dag som uppdragsstart ska bekräftas omgåen- de.
Beställningar av tolktjänster sker på beställande enhets beställningsblankett per e- mail eller fax. Förmedlingsorganet bekräftar uppdraget och beställande enhets öns- kemål genom att fylla i och returnera beställningsblanketten till av beställaren angi- ven e-postadress eller faxnummer. Av bekräftelsen ska framgå förmedlingsorganets bokningsnummer som utgör giltig bekräftelse.
15.3 Bekräftelse på utfört uppdrag
Efter utfört kontakttolkuppdrag ska alltid beställande enhet underteckna förmedlings- organets uppdragsblankett som tolken ska ha med sig till uppdraget. Bokningsnumret som beställande enhet fått ska finnas angivet på förmedlingsorganets uppdragsblan- kett.
15.4 Avbeställning
Beställande enhet äger rätt att avboka avropat uppdrag eller begränsa dess omfatt- ning. Ersättning för avbokat uppdrag utgår om avbokningen skett senare än kl 16.00 dagen innan uppdraget.
Ersättning vid avbokning:
Om tolkuppdrag avbokas efter kl. 16.00 dagen innan uppdraget ska ersättning utgå för bokad tid. Gäller både telefon- videowebb- och kontakttolkning.
Utebliven reseersättning ersätts inte. Beställande enhet debiteras resekostnad enbart om tolken haft faktiska resekostnader för det avbokade uppdraget.
I de fall patienten uteblir skall beställande enhet debiteras hela kostnaden för upp- draget.
16 Krav på språktolkningsförmedlingsverksamhet
16.1 Språktolkars kompetens
Förmedlade språktolkar ska i första hand, så långt detta är möjligt, tillhandahålla av Kammarkollegiet auktoriserad tolk med speciell kompetens för tolkning inom hälso- och sjukvård i andra hand av Kammarkollegiet auktoriserad tolk och i tredjehand och ett minikrav ej auktoriserad språktolk som genomgått minst grundutbildning för språk- tolkar och avlagt kunskapstest samt erhållit grundläggande introduktion i tolkyrket.
Samtliga språktolkar – oavsett kompetens – ska känna till och tillämpa Kammarkolle- giets vägledning ”God tolksed, vägledning för auktoriserade tolkar”
http://www.kammarkollegiet.se/
Version 0.9 12 (13) 16.2 Patientens ställning
Tolkning ska ges i samverkan med patienten. Grunden för detta är information och delaktighet och ett gott bemötande. God samverkan med övriga medarbetare och andra vårdgivare underlättar för patientens fortsatta vård.
Det personliga bemötandet skall utmärkas av hög kvalitet och helhetssyn.
Patienter ska i kontakt med inhyrd tolk uppleva att
De får korrekt behandling
De bemöts med respekt och omtanke med hänsyn till rätten till integritet och sekretess
De får erforderlig information för att förstå vårdens innehåll och sina rättigheter i vården.
16.3 Skyddad identitet
Förmedlingsorganet ska hantera uppgifter kring personer med skyddad identitet dvs då patientens namn, personummer, adress eller andra personliga uppgifter inte an- vändas eller röjas.
16.4 Kontinuitet tolkar
I syftet att åstadkomma kontinuitet i vården kan beställande enhet ha önskemål om tillgång till samme, namngivne tolk till enskilda patienter. Tolkförmedlingen avgör dock slutligen om beställlande enhets önskemål kan tillgodoses mot bakgrund av förmedlingens helhetsansvar för verksamheten samt ansvaret för kvalitét vid tolk- ningen.
16.5 Samordning
Vid beställningar som omfattar tidsmässig och geografiskt samordnade uppdrag kan flera uppdrag avlösa varandra. Tolkförmedlingen ska i största möjligaste mån sam- ordna tolkuppdrag så att onödiga resekostnader inte uppstår. För tid mellan uppdrag utgår ingen ersättning.
16.6 Utbyte av tolk, avbrytande av uppdrag, misskötsel, av- stängning
Beställande enhet har valfrihet att godkänna eller inte godkänna anvisad tolk för tjänstgöring. Förmedlingsorganet har rätt att ersätta tolk i avropat uppdrag med an- nan tolk som uppfyller beställarens krav enligt överenskommet avtal.
Parterna är ense om att förmedlingsorganet skall byta ut tolk vilken beställande enhet bedömer sakna erforderlig kompetens, uppvisar brister i social kompetens, bryter mot bestämmelserna i detta avtal, åsidosätter etiska regler vid upprepade tillfällen, god tolksed, sekretessbestämmelser eller har samarbetssvårigheter med beställande en- het. Förmedlingsorganet skall därefter inte använda denna tolk till uppdrag hos den part till vilken beställande enhet hör.
Beställande enhet äger rätt att avbryta påbörjat uppdrag med omedelbar verkan om tolk inte har den kompetens och kvalitet som beställande enhet kan förvänta sig. Ett
Version 0.9 13 (13) avbrytande av påbörjat uppdrag innebär att beställande enhet endast erlägger er- sättning fram till den tidpunkt avbrytande skett.
Förmedlingsorganet skall upplysa anlitade tolkar dom beställande enheters rätt enligt denna paragraf.
16.7 Inställelsetid för kontakttolk
Inställelse till uppdrag ska ske på av köparen angiven tid och plats. Förmedlingsor- ganet ansvarar för att uppdrg utförs på av beställaren angiven tid och plats.
Inträffar omständighet som innebär att tolk inte kan utföra uppdraget är tolkförmed- lingsorganet skyldigt att omedelbart underrätta beställaren om detta samt att erbjuda ny tolk med motsvarande egenskaper som efterfrågats samt tillse att ersättande tlk erhåller erforderlig information om uppdraget.
17 Sekretess
Respektive samverkande part förbinder sig att iaktta den sekretess och tystnadsplikt som gäller inom sitt verksamhetsområde.
För underlättande av samverkan mellan parterna ska rutiner upprättas med iaktta- gande av gällande lagstiftning.
Lagen (1975:689) om tystnadsplikt för vissa tolkar och översättare
1 § Denna lag tillämpas på tolk och översättare som anlitas av en myndighet eller annat organ som utövar verksamhet för vars fullgörande staten eller en kommun sva- rar samt på tolk och översättare som genomgått av regeringen eller av den förvalt- ningsmyndighet som regeringen bestämmer föreskriven prövning. Med kommuner likställs landsting och kommunalförbund. Lag (2004:807).
2 § Den som fullgör eller har fullgjort uppdrag som tolk eller översättare enligt 1 § får inte obehörigen röja vad han eller hon under uppdraget har fått veta om en- skilds personliga förhållanden eller om yrkeshemlighet, affärsförhållande eller förhål- lande av betydelse för landets försvar. Detta gäller även den som är eller har varit anställd som tolk eller översättare.
I det allmännas verksamhet tillämpas i stället bestämmelserna i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Lag (2009:418).
Principiella frågor om informationsutbytets gränser ska avgöras av styrgruppen.
18 Dokumentation
Respektive samverkande part ska, med beaktande av tillämpliga lagar och föreskrif- ter, föra egen dokumentation avseende beställning och kvittering av utförda tolkupp- drag.
För underlättande av samverkan mellan parterna ska rutiner avseende dokumenta- tion upprättas med iakttagande av gällande lagstiftning.
19 Utvärdering
Utvärdering av verksamheten ska göras årsvis och redovisas för styrgruppen och gemensam nämnd årligen vid det första styrelsemötet efter årsskiftet. Utvärderingen
Version 0.9 14 (13) ska belysa såväl kvalitativa som kvantitativa värden. Det mål och de syften som är uppsatta av den gemensamma styrgruppen ska kunna utläsas ur utvärderingen. Den kvalitativa utvärderingen belyser bland annat hur samverkan har utfallit.
Detta avtal är upprättat i två likalydande exemplar där Landstinget Dalarna respektive Borlänge kommun innehar varsitt exemplar.
Ort och datum ……….…… Ort och datum ……….
Borlänge kommun Landstinget Dalarna
……… ……….
