Mall förvaltningplan : Skolbyggnader

EXAMENSARBETE 15 HP

Mall förvaltningsplan

Skolbyggnader

Examensarbete vid Mälardalens Högskola i samarbete med fastighetskontoret, Västerås stad

Handledare: Sone Nydert

Utfört av: Sirak Sium, ssm99003 Västerås, 08-04-18

Dimitrios Stasais dss05002 Akademin för hållbar

Abstract

The aim of this thesis is to establish a “förvaltningsplans” template to Fastighetskontoret in Vasteras city. Further general information about the mission was given at our first meeting with Rolf Haraldsson, who happened to be our mentor and works at Fastighetskontoret in Vasteras city.

We agreed that using the software Excel was the most appropriate way to establish the template, because Fastighetskontoret also make use of Excel in their internal system, and also because Excel has a more friendly user interface and it is more easier to use compared to other software that have complex templates.

One of the first things we did was to get in contact with different fastighetskontors around Sweden so that we could either take part of their“förvaltningsplaner” or get referred to other material that could have been used. But this turned out to be an unsuccessful strategy.

However, by searching on internet, course literature and databases we got a successful result. The most common headlines were included in the template and were later discussed with our mentor from Malardalen University, Sone Nydert. Mr. Nydert who gave us viewpoints and directions on how we should develop our work further.

Thereafter, we had continual meetings with the mentor in Fastighetskontoret in Vasteras stad, Rolf Haraldsson, so that we could discuss and adjust the templates in line with the headlines in order for the template to match the fastighetskontorets internal headlines.

The template was finally tested in frosundaskolan and turned out to be a successful work.

2

Förord

Detta examensarbete har utförts under våren 2008 och är en del av utbildningen byggingenjörsprogrammet med inriktning på förvaltning vid Mälardalens högskola. Examensarbetet omfattar 15 poäng och utfördes på uppdrag av och åt fastighetskontoret, Västerås stad.

Först vill vi rikta ett stort tack till vår handledare på fastighetskontoret i Västerås stad, Rolf Haraldsson, för de goda råd och synpunkter som vi har erhållit samt har haft stor nytta av under examensarbetets gång.

Vi vill även tacka vår handledare och examinator Sone Nydert för all stöd och kunskap han har bidragit med. Sist men inte minst vill vi tacka alla andra som har hjälpt oss och som på något sätt har varit involverade i vårt examensarbete.

Västerås, april2008

Innehållsförteckning

2.3 INDATA- BOKFÖRT VÄRDE ₁₀

2.4 ANALYS 1 ₁₁ 2.5 ANALYS 2 ₁₂ 2.8 PAY-OFF ₁₅ 2.9 INVESTERING-AVSKRIVNING ₁₆ 3 DISKUSSION ₁₇ 4 SAMMANFATTNING ₁₈ 5 SLUTSATSER ₁₉ 6 KÄLLFÖRTECKNING ₂₀ 6.1 LITTERATUR ₂₀ 6.2 INTERNET ₂₀ 6.3 E-POST ₂₀ 6.4 MUNTLIGA KÄLLOR ₂₀ BILAGA 1 ₂₁ FÖRVALTNINGSPLAN FÖR FRIDHEMSSKOLAN ₂₁

4

1 Inledning

Denna uppsats handlar om att utforma en speciell mall till förvaltarenheten på

Fastighetskontoret i Västerås för att enklare kunna upprätta förvaltningsplaner till skollokaler. Genom att ha tillgång till en färdig mall behöver fastighetsförvaltare endast fylla i denna med skolans indataoch på så sätt få en enkel, samlad och översiktlig bild på hur skolan fungerar och ligger till i dagsläget samt hur framtiden kommer att se ut när det gäller den tekniska, juridiska och den ekonomiska biten. Tanken är att förvaltaren inte behöver upprätta en ny förvaltningsplan från grunden för varje ny objekt. Detta blir effektivare på så sätt att tid, arbete och pengar sparas. Förvaltaren behöver inte upprätta en ny förvaltningsplan från grunden för var nytt objekt och på detta sätt sparas både tid, arbete och pengar.

1.1 Bakgrund

Fastighetskontoret ansvarar för Västerås stads fastigheter. De förvaltar all mark och alla byggnader och jobbar mot mål, politiska som ekonomiska. De tar hand om allt somberör den fasta egendomen som kommunen äger dvs. från köp, exploatering och byggnation via drift och underhåll till avyttring det vill säga försäljning eller rivning.

Vi ämnar göra en förvaltningsplans mall åt fastighetskontoret i Västerås pga. att de har tagit emot restriktioner från högre instanser att just en mall skall upprättas för uppbyggnad av förvaltningsplan. En förvaltningsplan är en strategisk plan som står för långsiktiga prognoser avseende hyra, drift, finansiella poster, underhåll och skatter mm. Förvaltningsplanen hämtar och bearbetar information ur olika register (ex. Landloard mm). Förvaltningsplanen baseras på diagnos och prognos genom att från objekt nivå upp till företagsnivå återge ekonomisk

information för en längre tidsperiod. I vårt fall har vi en diagnos på 3 år och en prognos på 5 år. Den ekonomiska informationen återges med 10-20 poster i stället för det hundratal som redovisas i ekonomisystemet. Det finns inga regler på hur en förvaltningsplan ska se ut. I princip kan den se ut på många olika sätt. Med hjälp av förvaltningsplanerna så skapas

information om vilken nytta verksamheterna har av lokalerna. Detta kan vara information som kan ligga till grund för beslut om investeringar, reinvesteringar och behov av avveckling.

1.2 Syfte

Syftet med detta examensarbete är att hjälpa fastighetskontoret att upprätta en mall som kan ligga till grund för uppbyggnaden av förvaltninsplaner för skollokaler. Det är också ett krav att upprätta ett examensarbete på 15 poäng för att uppnå en examination inom vår

1.3 Metod

En första personlig kontakt gjordes med uppdragsgivaren Rolf Haraldsson på

fastighetskontoret i Västerås i januari månad – 2008. Detta gjordes i syfte för att lära känna varandra bättre samt att få igång en diskussion kring vad arbetet skulle innehålla och för att få en tidsuppfattning om hur lång tid arbetet skulle ta samt om det var en arbetsuppgift som kunde tillräknas som ett examensarbete av Sone Nydert som är vår handledare på Mälardalens högskola.

Information om ämnet har erhållits genom litteratur samt dialog med handledarna på skolan. Kontinuerlig kontakt med företaget samt handledarna på Mälardalens högskola har även hållits under arbetets gång. Detta för att komplettera med ytterligare information om uppdraget som inte har funnits tillgängligt. Ett problem som uppstod i början av arbetets gång varjust problemet med saknaden av tillräckligt material att grunda arbetet på. Vi skickade e-post och ringde till ca 10 kommuner och 5 högskolor om vart vi kunde finna material och om de hade material som de kunde dela med sig och som vi kunde ha användning av i vårt examensarbete. Tyvärr gav inte vårt ringande och e-postandet så mycket resultat men lösningen kunde dock hittas genom kurslitteratur och böcker som söktes i databasen Book-it. Sökorden som användes var förvaltningsplan, mall + förvaltningsplan, verksamhetsplan och dylik.

Efter att de mesta av materialen var insamlade började själva strukturuppbyggnaden av mallen genom att skissa översiktligt med papper och penna på hur huvudstommen skulle se ut med rubriker och cellrutor (utrymme där indata ifylles av förvaltaren), hur allt är kopplat samt beroende av varandra. När detta var färdigtställt var nästa fråga vilket program som skulle vara mest lämplig att använda för att upprätta förvaltningsmallen. Vid en senare diskussion med handledaren visade det sig att programmet Excel blev lämpligast att använda sig av pga. att fastighetskontoret använder programmet i sina interna system.

Planen var nu att upprätta olika testlayouter i Excel för att senare kunna skriva ut detta och göra en undersökning av själva designen bland 50 respondenter i olika åldrar och kön på olika platser i Västerås.

De tillfrågade fick svara på vilken layout som hade: • Det bästa färgvalet

• Den bästa lättläsligheten • Det bästa teckensnittet • Den bästa teckenstorleken

Utifrån vad respondenterna svarade i samband med våra visioner upprättades en slutlig layout

6

1.4 Avgränsningar

Förvaltningsplans mal len gäller enbart för skolförvaltning. Pay off kalkylen har inte kunnat avslutas pga tidsbrist och att kunskaperna inte har räckt till. Nuvärdes beräkningar fungerar som de ska, problemet har varit programmeringen med Visual Basic för att få fram antalet år och månader (återbetalningstiden). Någon med Visual Basic kunskaper får programmera pay-off fliken så att den fungerar enligt det vision vi har satt upp.

2 Mall förvaltningsplan

• Förstasida • Inledning • Indata-Bokförtvärde • Analyser • Diagnos-Prognos • Förbrukning-Nyckeltal • Pay-off

• Tilläggshyra-Avskrivningar (Extra för internt lättare bruk)

Allmänt genom hela mallen har vi använt oss av en ljusgrön grundfärg för att spegla och frambringa ett framtida miljötänkande som är en viktig aspekt i dagens samhälle.

Med grunden i denna färg har viktiga rubriker lysts upp och lyfts fram med en ljusare nyans genom olika 3- Dimensionell effekter. Detta för att det skall bli mera lättläsligt för ögat och på så sätt kunna ge förvaltaren eller andra viktiga intressenter en möjlighet att snabbare få en översiktig blick över förvaltningsplanen. Effekter har också bringats på ställen där man ha velat avskilja olika stycken, celler eller där man har velat göra vissa inramningar.

Med dessa effekter får man ett intryck att mallen är mera levande och har ett djup. Luftighet är också någonting som har gått som ett tema genom hela mallen.

Med luftspalter mellan en del celler och rubriker mm ger detta en mera öppnare och inte så kompakt och sluten känsla. Detta för att avlasta ögat och göra det mera avslappnat och ergonomiskt för förvaltaren att jobba med själva mallen.

En del celler är beroende av varandra med div. speciella formler som är låsta med kod för att inte kunna ändras av misstag (celler med mörkare nyans). Detta skulle i så fall påverka mallens uppbyggnad och visa fel värden i andra celler som är kopplade till denna cell.

Genom att föra in information och värden för skolan i de vita cellerna i mallen som tagits ifrån olika register (ex. Landloard mm) i det interna systemet byggs förvaltningsplanen upp

successivt.

Mallen nedan baseras på diagnos och prognos så som en fastighetsplan skall göra. Genom att från objekt nivå upp till företagsnivå återge ekonomisk information för en längre tidsperiod, i vårt fall diagnos på 3 år och prognos på 5 år. Med hjälp av mallen skapas också information om vilken nytta verksamheterna har av lokalerna, information som kan ligga till grund för beslut om investeringar, reinvesteringar och behov av avveckling.

8

10

12

14

2.7 Förbrukning – Nyckeltal

16

3 Diskussion

I dagsläget verkar det som att de flesta kommuner inte använder sig av en speciell mall för att upprätta en förvaltningsplan. Detta grundas på e-post korrespondensen med de tiotal

kommuner. Responsen var också att de flesta inte kände till vad en förvaltningsplan stod för. Vid ett tillfälle fick vi svaret av ett fastighetskontor; - Menar ni en underhållsplan?

Detta tyckte vi var mycket underligt med tanke på att fastighetskontoret förvaltar och har ansvar över så många kommunala fastigheter och måste då veta vad en förvaltningsplan är för något.

Det borde vara en självklarhet för kommunerna att använda sig av samma begrepp för att kunna samarbeta lättare mellan varandra.Dock kan detta möjligen förklaras med att de kanske använder sig av ett annat begrepp än förvaltningsplan eller att de använder sig av så många olika utspridda informations delar och inte samlade ihop de viktigaste bitarna till ett och samma dokument.

De få förvaltningsplaner som hittades var väldigt enkla i sin uppbyggnad och samtidigt svårläsliga pga. texter och rubriker mm var för kompakta svårlästliga. Detta gjorde det svårt för en utomstående person att få en översiktlig och klar bild över förvaltningsplanen.

Det som framgick av undersökningen med de 50 tillfrågade respondenterna var att färgen grön valdes framför de många andra färgalternativ pga. att de associerade färgen till ett

miljötänkande.

Miljötänkande visar på en medveten fram marschs bland de flesta människor.

När det gällde teckensnittet så tyckte majoriteten att Times new roman och teckensnittet 12 för normaltext och 14 för rubriker passade bäst in. Att de flesta valde Times new roman var nog just för att det är en av det mest använda teckensnittet för Word och Excel dokument. Lättläsligheten var en väldigt viktig aspekt för de tillfrågade, speciellt för de äldre. Med luftigare mellanrum och med mjukare och 3dimensionella toner blev det behagligare för ögat, speciellt om man skall arbeta med dokumentet under en längre tid.

18

4 Sammanfattning

Efter kontakt med fastighetskontoret i Västerås per telefon fick vi i uppdrag att upprätta en mall för förvaltningsplaner, och arbetet med examensarbetet tog fart. Vidare översiktliga information om arbetet togs upp vid vårt första personliga möte med handledaren Rolf

Haraldsson. Det konstaterades att Excel var det mest lämpliga programmet att arbeta i pga den komplexa sammankopplingen med värden och formler som en mall är tvungen att vara

uppbyggd av.

Med att försöka få underlag av förvaltningsplaner från fastighetskontor runt om i landet samt information om hur de har upprättats för att på så sätt kunna hitta svagheter och missar i planen, utan någon utdelning, söktes information genom internet, databasar, kurslitteraturer mm med ett bättre resultat.

Förvaltningsplaner i allmänt är till innehållet snarlika men layouten kan skilja mycket. Olika begrepp förekommer dock mellan dem men dess betydelse är ofta densamma.

De vanligaste påstötta rubrikerna från div. källor skrevs ner och fördes in i mallen översiktligt för att sedan tas upp i diskussion med handledare på mälardalens högskola Sone Nydert och efter synpunkter få en bra grund att arbeta vidare på.

Kontinuerliga träffar utfördes därefter med handledaren på fastighetskontoret i Västerås stad Rolf Haraldsson för att diskutera, anpassa och hela tiden bygga upp mallen så att rubriker och innehåll i mallen talade samma språk som deras interna system, för att underlätta den framtida införingen av indata till mallen.

Redan i början av arbetets gång bestämdes att det visuella intrycket av mallen skulle vara en stor del av arbetet, eftersom de flesta förvaltningsplaner som stötts på i dagsläget är väldigt enkla, tråkiga samt svår läsliga i sin uppbyggnad. Detta blev en sporre för det fortsatta arbetet och brainstorming utfördes för att få fram olika layouter med olika slags designer, som skulle ligga till grund för en undersökning där 50 tillfrågade respondenter i blandade åldrar fick kommentera färg, läslighet, teckensnitt mm. Resultaten från undersökningen granskades och analyserades, därefter upprättades en helt ny layout som skulle ligga till grunden för fortsatt arbete på mallen .

Med div. justeringar efter noggrann granskning som utfördes på ett förvaltarmöte på

fastighetskontoret mellan förvaltare samt verkliga tester av mallen utförd av Haraldsson själv ansågs mallen vara godkänd och klar.

Mallen brändes ut i 2 exemplar på cd-skiva i två olika versioner av Excel, -03 samt -07 för att sedan överlämnades till och brukas av skolförvaltarenheten på fastighetskontoret Västerås stad för upprättande av förvaltningsplaner för sina nuvarande samt framtida skollokaler.

5 Slutsatser

Mallen är en första version av en förvaltningsmall för skolverksamheter som fastighetskontors förvaltarenhet kan använda sig av. I nuläget uppfyller mallen fastighetskontorets behov och krav.

Detta argument grundar sig på att förvaltaren Rolf Haraldsson tog fram en av de deras största skolor när det gäller mängden indata med en tanka på att om mallen fungerar till denna så skall den också fungera för de andra skolorna som de förvaltar. Mallen uppfyllde dennes

funktionskrav (se bilaga1).

Tanken är dock att mallen inte skall vara låst utan att förvaltaren skall kunna ha tillgång till att uppdatera den kontinuerligt framöver för att anpassa den så bra som möjligt vid eventuella framtida förändringar inom förvaltningen.

20

6 KÄLLFÖRTECKNING

6.1 Litteratur

Christine Löfvenberg, Bertil Oresten, 1996: Lokalresurs planering - En ideskrift om planering för effektiv användning av lokalresurser.

Stellan Lundström, 1996: Strategisk fastighetsplanering – Förvaltningsplaner i offentliga fastighetsförvaltningar.

Arthur Dent, Christer Sturmark, 1994: Excel 5 till max – proffsboken för Microsoft Excel 5.0. Stefan Arvidsson, 1998: programmera med Visual Basic 6.

Torsten Jonsson, 2003: Programmering i fokus.

Mats Broman, 2000: Förvaltningsplan Fröslunda Vårdcentra. Kurspärm – fastighetsförvaltning fk (WB 1730). Kurspärm – fastighetsförvaltning gk (WBT 008).

6.2 Internet

6.3 E-post

Thomas Källqvist, högskolan i Gävle, 2008-01-30 Ingrid Svetoft, högskolan i Halmstad, 2008-01-29 Peter Palm, Malmö högskolan, 2008-01-24

Fastighetskontoret Gotland roger.moller@tf.gotland.se

Fastighetskontoret Göteborg fastighetskontoret@fastighetgoteborg.se Fastighetskontoret Halmstad fastighetskontoret@halmstad.se

Fastighetskontoret Kalmar fastighet@kalmar.se

Fastighetskontoret Karlstad teknikochfastighetsforvaltningen@karlstad.se Fastighetskontoret Malmö fastighetskontoret@malmo.se

Sisab Stockholm söder diariesoder@sisab.se

Fastighetskontoret Sundsvall fastighetskontoret@sundsvall.se Fastighetskontoret Östersund fastighetskontoret@ostersund.se Fastighetskontoret Stockholm fsk@fsk.stockholm.se

Sisab norr diarienorr@sisab.se

6.4 Muntliga källor

Haraldsson Rolf fastighetskontoret Västeråsstad Nyder Sone Lärare/handledare Mälardalenshögskola

Bilaga 1

22

26

28

30