Miljöledningssystem : En förberedande fallstudie för ISO 14001 certifiering

Postadress: Besöksadress: Telefon:

Box 1026 Gjuterigatan 5 036-10 10 00 (vx)

551 11 Jönköping

Miljöledningssystem

En förberedande fallstudie för ISO 14001 certifiering

Huvudområde: Maskinteknik

Författare: Axel Eklund och Martin Nilsson Handledare: Leif Svensson

Postadress: Besöksadress: Telefon:

Box 1026 Gjuterigatan 5 036-10 10 00 (vx)

551 11 Jönköping

Detta examensarbete är utfört vid Tekniska Högskolan i Jönköping inom Maskinteknik: industriell ekonomi och produktionsledning. Författarna svarar själva för framförda åsikter, slutsatser och resultat.

Examinator: Melina Ettehad Handledare: Leif Svensson Omfattning: 15 hp (grundnivå) Datum: 2021-06-13

Abstract

Climate change has become a subject that is frequently reported in the media. There is an increased awareness and interest among consumers about environmental issues.

Therefore, companies try to adapt their business to work in a more sustainable way. The ISO 14001 standard is a helpful tool to structure an environmental management system. It is an established framework on how companies can continuously improve their business to minimize the climate footprint.

This report is based on a company that aims to become certified according to ISO 14001. The company is ISO 9001 certified, and several areas are addressed in both standards, which is beneficial for the implementation of their environmental management system according to ISO 14001. The goal off this study is to prepare the company by identifying gaps in their current environmental management system compared to the ISO 14001 requirements.

The GAP-analysis determined the significance of the gap, by dividing gaps in three categories: Minor, Major and Critical. The result showed that almost half of the requirements is considered as minor gaps, which means that the company with minor actions can meet the requirements. The other half is categorized as major and critical gaps, which will need significant actions and resources to meet the requirements. The result from the GAP-analysis shows that the company, due to the similarities between ISO 14001 and ISO 9001, have a good potential to meet the requirements. To start their certification process, the study presents 18 actions based on the result from the gap-analysis for the company to consider.

The purpose of ISO 14001 is not only for a company to get a certificate, but also to

continuously improve their environmental management system. Therefore, the company must develop and increase their knowledge of the standard to fully understand it and there by fulfill its purpose.

Sammanfattning

Klimatförändringar har kommit att bli ett centralt område som det frekvent rapporteras om i media. Medvetenheten och intresset för miljöfrågor har ökat hos konsumenter. Detta innebär att många företag behöver och vill anpassa sin verksamhet så att de arbetar på ett hållbart sätt. Som hjälpmedel för att styra upp företagets miljöledningssystem går det att använda standarden ISO 14001. Detta är ett väletablerat ramverk för hur företaget kan ständigt förbättra sin verksamhet inom miljöarbetet. Företaget i denna rapport har som målsättning att bli certifierade enligt ISO 14001. Företaget är i dagsläget ISO 9001

certifierade och flera punkter berörs helt eller delvis i båda standarderna, vilket är av fördel för implementering av ett miljöledningssystem enligt ISO 14001.

Studien ingår som en för-analys på företaget genom att identifiera de gap som finns i företagets miljöledningssystem gentemot kraven i ISO 14001. Detta för att förbereda företaget inför certifiering enligt standarden.

I den genomförda GAP-analysen på företagets miljöledningssystem, kategoriserades identifierade gap i tre kategorier; Grön (Minor), Gul (Major) och Röd (Critical). I dagsläget kategoriseras närmare hälften av de krav i Grön, vilket innebär att gapet inte existerar eller kan överbryggas med mindre åtgärder. Resterande krav kategoriseras antingen som Gul eller Röd, vilket innebär att de berörs delvis eller saknas helt. Det kommer krävas större åtgärder för att leva upp till kraven som är ställda i dessa kategorier. Resultatet från GAP-analysen visar att företaget, med hjälp av bland annat sitt kvalitetsledningssystem, har en bra utgångspunkt att möta kraven i standarden. Studien presenterar 18 åtgärdsförslag för att inleda arbetet för företaget att överbrygga gapen och påbörja deras certifieringsprocess. Studien ger en helhetsbild över de brister som identifierats gentemot kraven i ISO 14001, samt förslag på åtgärder för att överbrygga dessa. För att företaget ska bli certifierade enligt ISO 14001 är de presenterade åtgärderna en bra början. Företaget behöver utveckla och fördjupa sina kunskaper om standarden för att fullt förstå den. Syftet är inte att endast bli certifierade utan även ständigt förbättra företagets miljöledningssystem.

Innehållsförteckning

1

Introduktion ... 1

1.1 BAKGRUND ... 1

1.2 PROBLEMBESKRIVNING ... 1

1.3 SYFTE OCH FRÅGESTÄLLNINGAR ... 2

1.4 AVGRÄNSNINGAR ... 2 1.5 DISPOSITION ... 3

2

Teoretiskt ramverk ... 4

3

Metod ... 9

4

Nulägesbeskrivning ... 11

5

GAP-analys ... 13

5.5 VERKSAMHET ... 33

5.6 UTVÄRDERING AV PRESTANDA ... 36

5.7 FÖRBÄTTRINGAR ... 43

6

Åtgärdsförslag och diskussion ... 46

6.1 MILJÖUTREDNING/MILJÖKARTLÄGGNING ... 49

6.2 MILJÖMÅL ... 54

6.3 PROCESSER &PLANERING ... 56

6.4 KOMMUNIKATION &DOKUMENTATION ... 59

6.5 LEDARSKAP, RESURSER & KOMPETENSER ... 61

6.6 STÄNDIGA FÖRBÄTTRINGAR... 62

6.7 DISKUSSION KRING VALIDITET OCH RELIABILITET I UNDERSÖKNINGEN ... 63

7

Slutsatser ... 65

7.1 IMPLIKATIONER ... 65

7.2 SLUTSATSER OCH REKOMMENDATIONER ... 65

7.3 VIDARE ARBETE ELLER FORSKNING ... 66

8

Referenser ... 67

1 Introduktion

”Kapitlet ger en bakgrund till studien och det problemområde som studien byggts upp kring. Vidare presenteras studiens syfte och dess frågeställningar. Därtill beskrivs studiens avgränsningar. Kapitlet avslutas med rapportens disposition.”

1.1 Bakgrund

Miljö har kommit att bli ett centralt fokusområde. Klimatförändringar och hoten mot klimatet tar upp en stor del av medias rapportering. Detta har lett till en ökad medvetenhet och intresse för miljöfrågor från myndigheter och konsumenter, vilket ställer ökade krav på företag. Alla företag påverkar direkt eller indirekt miljön genom sin verksamhet eller genom sina produkter och tjänster. Fler aktörer och företag har börjat att arbeta mer aktivt med miljöfrågor genom att utveckla sina produkter och tjänster för att möta dessa krav och behov från marknaden [1]. Det finns även många andra incitament för

hållbarhetsfrågor från olika organisationer, exempelvis de globala målen som är upprättade av FN [2].

På grund av dessa faktorer så har det blivit mer vanligt att företag ställer krav på

leverantörer och kunder att arbeta med miljöfrågor. ISO 14001 är en standard som berör organisationers miljöledningssystem. Miljöledningssystem kan ha olika upplägg och se ut på olika sätt beroende på vad det är för verksamhet, men det innefattar bland annat policy, mål och handlingsplan för miljöarbete. En viktig del är även att säkerställa att gällande lagstiftning som verksamheten berörs av följs. ISO-standarden är en etablerad standard och ett företag som är certifierat enligt standarden uppvisar att företaget har utvecklat processer för att hantera, följa upp och ständigt förbättra sin verksamhet inom

miljöarbetet. [3]

Företaget i denna rapport är verksam inom forskning, framtagning och produktion av produkter riktade till medicinska ändamål. De känner ett växande behov på marknaden att bli ISO 14001-certifierade. I dagsläget är de certifierade inom ISO 9001 men vill utvidga detta och certifiera sig inom ISO 14001. Att utveckla deras miljöledningssystem går i linje med företagets hållbarhetsmål.

1.2 Problembeskrivning

ISO 14001 består av 7 huvudavsnitt (kapitel 4–10 i standarden), där varje avsnitt berör olika delar inom organisationen tex. planering och ledarskap. I dessa avsnitt så finns det 79 skallkrav som företaget måste arbeta med och leva upp till för att bli certifierade enligt standarden. [4]

Företaget har som målsättning att bli certifierade enligt ISO 14001. Detta för att bidra vid upphandlingar, fortsätta växa som företag samt för att arbeta och utveckla företagets hållbarhets mål. Projektet ska ingå som en för-analys i arbetet med att uppdatera företagets ledningssystemför att det ska uppfylla kraven i ISO 14001. Detta för att möjliggöra en certifiering enligt standarden.

I dagsläget lever inte företaget upp till de skall krav som ställs på ett miljöledningssystem enligt ISO 14001. Därför eftersträvas förståelse för vad som krävs från företaget för att nå de skallkrav som ställs för implementering av standarden. Brorson och Almgren talar om att företaget kan ta en passiv eller ledande roll i sitt miljöarbete. De illustrerar detta med en utvecklingstrappa i fem steg för miljöledningssystemet. Genom att införa ett

miljöledningssystem som motsvarar trappsteg tre (kravoptimerade) så har man tagit sig till en nivå som lever upp till certifiering enligt ISO 14001. Därefter finns god potential att, med konstruktivt arbete och med ständiga förbättringar kring miljöarbetet, klättra vidare upp på denna trappa. [4]

Projektet kommer inrikta sig åt att identifiera gapet inom vilka områden som kraven uppnås respektive inte uppnås i dagsläget. Utifrån resultatet i analysen så presenteras det en förteckning med åtgärdsförslag för att uppnå kraven och överbrygga gapen som identifierats.

1.3 Syfte och frågeställningar

Syftet med projektet är att identifiera nödvändiga förbättringar som företaget behöver genomföra i sitt befintliga miljöledningssystem för att kunna bli certifierade i enlighet med ISO 14001.

Frågeställningar:

[1]Vilka brister kan identifieras i företagets ledningssystem i förhållande till kraven för ISO 14001?

[2] Vilka åtgärder behöver vidtas av företaget för att uppfylla kraven för certifiering enligt ISO 14001?

1.4 Avgränsningar

Inom företaget ingår ett flertal bolag. Detta projekt kommer endast beröra ett av bolagen i koncern. Företaget är ett ungt företag så förändringar sker konstant. Därför kan

identifierade gap och åtgärder som presenteras vid projektets slut redan vara åtgärdade när projektet nått sitt slutdatum.

1.5 Disposition

Rapporten är disponerad på följande sätt. Inledningsvis ges en introduktion av studien med tillhörande frågeställningar. Därefter så följer en presentation av det teoretiska ramverk som kommer ligga till grund för studien. Detta följs av en beskrivning av de metoder som används i studien för att samla in data till underlag för att kunna svara på frågeställningarna och uppnå studiens syfte.

Efter genomgång av metod så ges en kort nulägesbeskrivning av företagets verksamhet och ledningssystem. Följt av nulägesbeskrivningen kommer GAP-analysen vilket presenterar i vilken utsträckning företaget uppnår kraven för respektive kapitel i ISO 14001 standarden. Detta följs av åtgärder som företaget kan utgå ifrån för att överbrygga gapen, samt en diskussion kring studiens validitet och reliabilitet.

Avslutningsvis presenteras studiens slutsatser och rekommendationer tillsammans med en diskussion om vidare arbete.

2 Teoretiskt ramverk

”Kapitlet ger en teoretisk grund som används i studieupplägget och en bas för att analysera resultatet av de frågeställningar som formulerats.”

2.1 De globala målen

De globala målen som antogs av FN består av 17 mål för en hållbar utveckling. Detta för att fram tills år 2030 uppnå fyra viktiga punkter; “Att minska ojämlikheter och orättvisor i världen; Att avskaffa extrem fattigdom; Att främja fred och rättvisa; Att lösa klimatkrisen”. Ett av de 17 globala målen som rör klimatfrågan är mål nummer 12: Hållbar konsumtion och produktion, vilket syftar till att människor måste ändra sina konsumtionsvanor och hur produkter produceras. Hållbar konsumtion och produktion infattar även sociala och ekonomiska perspektiv, inte bara miljöaspekten. Omställningen som måste göras medför därmed en minskad negativ påverkan på klimatet och miljön, samtidigt som det ger fördelar på marknaden med bland annat ökad sysselsättning och minskad fattigdom. [2]

2.2 Ledningssystem

Allmänt om ledningssystem så beskriver det hur processerna i en verksamhet ska styras. Ledningssystemet innehåller beskrivningar, handlingsplaner, rutiner och manualer, som visar hur organisationens olika delar och processer hänger samman och hur de ska styras. För att ge önskat resultat så ska dessa beskrivningar och arbetssätt, som ledningssystemet är uppbyggt av, bestå av välbeprövade och standardiserade metoder. Dessa dokument och instruktioner brukar finnas samlade och tillgängliga för alla på företaget i någon sorts IT-baserad portal [5].

Ledningssystemet ska uppdateras löpande, vara användarvänligt och tillgängligt för alla som berörs av det. Höglund och Olsson beskriver strävan efter ett levande ledningsmodell med ingående ledningssystem på följande vis; ”En levande ledningsmodell beskriver hur uthållig framgång ska nås. Modellen innehåller ledningssystem med processernas

normaltillstånd och förbättringsprogram som vägleder organisationen till perfektion. [5]”

2.3 Ledningssystem för miljö

Ett företags miljöledningssystem kan läggas upp på lite olika sätt beroende på

verksamheten, men det används som ett verktyg för att organisera och strukturera sitt miljöarbete [3]. Miljöledningssystem använder ofta modeller som grundar sig i en affärsmodell, detta för att det ska kunna skapa affärsnytta [1]. Miljöarbetet baseras på företagets egna förutsättningar, prioriteringar och bedömningar [1]. Förutom att det finns lag på att se till att gällande miljölagstiftning efterföljs, så finns det inga särskilda krav på till exempel utsläppsnivåer [3]. Målen för företagets verksamhet sätts av de själva, baserat på krav från bland annat kunder och leverantörer. Därför är ett företags

miljöledningssystem ett bra sätt att styra och följa upp miljöarbetet på ett systemiskt sätt. Detta för att leva upp till de krav som ställs på förtaget, dels från myndigheter genom lagkrav, dels från kunder och leverantörer [1].

I arbetet med ett företags miljöledningssystem så ingår det att identifiera och kartlägga företagets viktigaste miljöfrågor [1]. Detta kan förmedlas på olika sätt, men vanligt är att det upprättas en policy, mål sätts upp och nödvändiga handlingsplaner tas fram. Detta för att kunna uppnå målen och arbeta med miljöfrågor på ett systematiskt sätt [3]. Tanken är att miljöarbetet ska utvecklas hela tiden genom att bidra till ständiga förbättringar [1].

2.4 Miljöcertifikat

Det finns flera olika ledningssystem för miljö, två vanliga är SS-EN ISO 14001 och EMAS. Dessa beskrivs nedan.

2.4.1 EMAS

EMAS, vilket står för Eco Management and Audit Scheme, är EU:s frivilliga ledningssystem för miljöstyrning och miljörevision [6]. Standarden togs fram i syfte att uppmärksamma verksamheter och organisationer som arbetar aktivt med sitt miljöarbete. Dessa

verksamheter går längre än att bara uppfylla lagstadgade krav på en “minimum-nivå” [3]. Systemet tillåter användning av ISO 14001 för att bygga sitt miljöledningssystem men utöver det så finns det ytterligare krav, bland annat att företaget/organisationen ifråga årligen ska publicera en offentlig miljöredovisning [6].

2.4.2 ISO 14001

I ISO 14000-serien ligger ISO 14001 som grundpelare. Denna standard anger 79 skallkrav som en organisations miljöledningssystem ska klara av att hantera. Detta för att ständigt arbeta med att förbättra sin prestanda inom miljöområdet [7]. ISO 14001 består av 1o kapitel enligt Annex SL, vilket innebär att den har en gemensam struktur med andra ISO standarder, däribland ISO 9001. Kapitel 1 till 3 berör omfattning, normativa hänvisningar respektive termer och definitioner. Kapitel 4 till 10 i standarden utgör huvudavsnittet, där varje avsnitt berör olika delar inom organisationen (se bilaga 1 som illustrerar strukturen i standarden). I dessa avsnitt så finns det 79 skallkrav som företaget måste arbeta med och leva upp till för att bli certifierade enligt standarden [4].

I miljöledningssystemet ska ambitionen som företaget har inom miljö struktureras upp, miljöpolicy och miljömål ska upprättas. Rutiner och instruktioner som krävs för att följa upp och styra miljöarbetet ska finnas tillgängligt och aktivt arbetas med. ISO 14001 bygger på PDCA, där grundtanken är att miljöledningssystemet ska bidrar till ständiga

Figur 1: Brorson & Almgren’s utvecklingstrappa [4].

I figur 1 illustreras en utvecklingstrappa som beskriver olika nivåer företaget uppnått gällande deras miljöledningssystem. Detta visar på om företaget har en passiv eller ledande roll gällande sitt miljöarbete. Genom upprättandet och införandet av ISO 14001 så anses företaget kunna uppnå steg tre på trappan. För att vidare “klättra” upp på trappan är att fortsätta utveckla sitt miljöledningssystem, öka medvetenheten och sträva efter att bli en förebild för andra företag och verksamheter. Brorson & Almgren har beskrivit vad som kännetecknar varje betygssteg (se tabell 1), detta kan ge en indikation på företagets roll. En vanlig fallgrop vid certifiering är att företag stannar av med sitt miljöarbete efter

certifieringen är uppnådd och att miljöfrågor därefter “tappar” sin prioritering. Syftet med ISO 14001 är däremot att ständigt förbättra sin verksamhet och sitt miljöledningssystem. [4]

Tabell 1: Kriterier kopplat till Brorson & Almgren’s utvecklingstrappa [4].

Kategori “Betyg”

Beteckning Kriterier

1 Miljöpassiva “Företaget saknar förmåga och/eller vilja att minska sin miljöbelastning och att väga in miljöhänsyn i

beslutsprocessen. Myndigheterna för in miljöarbetet i företaget som reagerar på kraven. Genomförandet av miljöåtgärder förhalas med exempelvis

kostnadsargument.”

2 Kravstyrda “Företaget reagerar på myndigheternas (kundernas) krav vilka de anser markerar rätt ambitionsnivå (referenspunkt). Inget ytterligare görs. Ansvarig person finns för handläggning av myndigheternas (kundernas) krav.”

3 Kravoptimerade “Företaget försöker bedöma myndigheters och marknadens framtida krav som referenspunkt.

Företaget har en organisation för att i god tid finna egna kostnadseffektiva problemlösningar och tillämpar dessa krav (referenspunkt) för att klara framtida krav. Företagets anställda är medvetna om opinion, kunders krav och önskemål.”

4 Miljömedvetna “Arbetet sträcker sig utanför områden som regleras av myndigheterna eller krävs av marknaden. Företaget prioriterar miljöfrågorna och integrerar dem som en naturlig del i beslutsprocesser och strategiutveckling. Företaget har en organisation för självständigt identifierande och införande av nya lösningar på miljöproblemen. Företaget har en kompetent hantering av miljöproblemen och ställer även tydliga krav på leverantörer.”

5 Miljöanpassade “Företaget drivs för att bidra till “hållbar utveckling”. Företaget har tagit på sig utökat ansvar även för indirekta effekter såsom transporter. Företaget har en organisation för produkt- och produktionsutveckling utifrån sina miljöanpassade mål. Hela verksamheten är uppbyggd för att ge minimal påverkan på miljön och den ekologiska balansen. Företaget engagerar sig för att påverka andra, inte bara leverantörer, i en långsiktigt hållbar riktning.”

2.4.2.1 PDCA

PDCA cirkeln bygger på fyra steg: Plan, Do, Check och Act. Första steget, Plan, handlar om att lägga upp en plan för hur projekt och processer ska utföras vid förändringar. Under planeringsfasen så planeras bland annat vad som ska göras, vem som ska utföra det och när projektet/förändring ska vara klart. Detta för att skapa en tydlig struktur för det som ska utföras. De aktiviteterna som är väsentliga för varje steg beskrivs, flödesscheman upprättas och nödvändig dokumentation tas fram.

Andra steget, Do, handlar om att utföra de planerade stegen. Ju bättre utfört arbetet är i planeringsfasen, desto enklare är det att genomföra projektet. I det tredje stadiet, Check, handlar det främst om att följa upp resultatet från utförandet i Do-fasen. I sista steget, Act, så beslutas det om hur felaktigheter som upptäckts på vägen ska hanteras och av vem. Det handlar alltså om att utifrån resultatet och utvärderingen agera för att uppnå önskat resultat och fortsätta utveckla de delar som berörs av projektet. PDCA är en repeterbar process och ska repeteras för att ständigt förbättra verksamheten. [8]

Figur 2 illustrerar sambandet mellan PDCA och miljöledningssystemet i enlighet med ISO 14001 standarden. Rutorna i figuren beskriver de olika ingående kapitlen i standarden och en illustration över hur dessa samspelar med PDCA-metodiken och tänket kring ständiga förbättringar gällande miljöledningssystemet. [4]

Figur 2: Illustration av sambandet mellan PDCA och miljöledningssystemet [4].

2.5 ISO 9001

Det finns ett flertal standarder inom ISO 9000-serien, ISO 9001 är en av dem. Standarden ISO 9001 berör kvalitetsledningen av processer i företag eller organisationers

verksamheter. Grundtanken i standarden är att företag ständigt ska underhålla och

förbättra sin verksamhet för att bli mer effektiva och kunna möta kundernas behov. För att säkerställa en bra kvalitet så består kvalitetsledningssystemet ofta av policyer, rutiner, handlingsplaner med mera som tas fram av företaget eller verksamheten i fråga. Vissa företag har denna standard som krav vid upphandlingar och standarden används idag av många företag och verksamheter i hela världen. Bara i Sverige så certifieras ett nytt företag i enlighet med ISO 9001 varje dag. [9]

3 Metod

”Kapitlet ger en översiktlig beskrivning av i studien och dess angreppsätt.”

3.1 Metod för projektet

Projektet klassas som en fallstudie, eftersom det utfördes en undersökning på en avgränsad del (företagets verksamhet). Syftet var att skapa en förståelse utifrån ett helhetsperspektiv för att få en så heltäckande bild av verksamheten som möjligt inför en förändring av verksamheten [10]. Syftet med projektet är att “identifiera nödvändiga förbättringar som företaget behöver genomföra i sitt befintliga miljöledningssystem för att kunna bli certifierade i enlighet med ISO 14001”. För att uppnå syftet med studien samt att besvara frågeställningarna (se 1.3) så har det genomförts en GAP-analys. Metoden valdes för att på ett systematiskt sätt jämföra företagets prestation gentemot kravelementen i ISO 14001. Projektets genomförande är uppdelat i tre steg:

I. Första steget ligger till underlag för steg två, vilket var att granska standarden och de ingående kraven inom ISO 14001, därför genomfördes en litteraturstudie för att förstå kraven i standarden och hur dessa ska tolkas.

II. Därefter genomfördes GAP-analysen på företagets verksamhet. Detta för att ge svar på hur företaget presterar i dagsläget i förhållande till kraven i ISO 14001, vilket kopplas till projektets första frågeställning. Som underlag till GAP-analysen, så genomfördes ett flertal intervjuer/möten med berörda på företaget. Utöver detta så granskades dokument och processer i företagets verksamhet. III. Resultatet från GAP-analysen resulterade i en förteckning med förslag på

aktiviteter/åtgärder, vilket kan kopplas till studiens andra frågeställning. Dessa åtgärder syftar till att överbrygga de identifierade gapen gentemot kraven på ett miljöledningssystem enligt ISO 14001. Detta för att påbörja en certifiering enligt ISO 14001.

3.1.1 GAP-analys

GAP-analysen [5] genomfördes kapitelvis. ISO 14001 består av 10 kapitel, där kapitel 4 till 10 är s.k. huvudavsnitt, vilka berör olika delar inom organisationen [4].

Analysen utfördes kapitelvis för att systematisk arbeta igenom standarden och varje avsnitt bedömdes var för sig. I projektet gjordes en bedömning av varje kravelement i standarden kontra företagets prestation. Bedömningen baserades på

dokumentgranskningen/litteraturstudie (se 3.1.2) och intervjuer (se 3.1.3). Tabell 1 visar gradering och färgkod som användes vid bedömning av hur väl företaget lever upp till kravelementet som studerades.Färgkodningen kommer från företagets egna sätt att arbeta på. De använder sig av liknande färgkodning för att gradera allvarlighetsgraden vid

Tabell 2: Färgkodning för GAP-analys.

Färgkod Beskrivning

“Minor” - Finns i verksamheten eller kan uppnås med enklare åtgärder

“Major” - Finns delvis men behöver större åtgärder

“Critical” - Saknas i verksamheten, omfattande åtgärder behövs

3.1.2 Dokumentgranskning/litteraturstudie

Vid datainsamling för undersökningen så har en omfattande dokumentgranskning gjorts [10]. Dels en granskning av ISO 14001 standarden [11], dels en granskning av företagets verksamhet, gällande deras dokument och policyer som de har upprättat i dagsläget, samt hur deras processer är upprättade i verksamheten.

Gällande litteratur som används för studien så användes främst litteratur från högskolebiblioteket i Jönköping, samt via sökningar i deras databas (Primo) och

internetsökningar. Sökord som användes var bland annat; GAP-analys, GAP, ISO 14001, ISO 9001, Miljöledningssystem, Environmental management systems, EMS.

3.1.3 Intervju

För att kunna uppfylla syftet med projektet så har, förutom en omfattande

dokumentgranskning som beskrivet ovan, även intervjuer och möten med berörda personer på företaget gjorts. För att komplettera detta så genomfördes en intervju med en sakkunnig person om certifiering. Hen arbetar på ett ackrediterat certifieringsorgan för ledningssystem, däribland för miljöledningssystem enligt ISO 14001.

Intervjuerna som gjordes var av kvalitativ karaktär. Graden av strukturering var låg och utrymme gavs till den intervjuade att beskriva sin bild eller uppfattning om området som diskuterades [10].

4 Nulägesbeskrivning

”Kapitlet ger en översiktlig beskrivning av företagets verksamhet och hur deras ledningssystem är uppbyggt och fungerar i dagsläget.”

4.1 Företagets verksamhet

Företaget i denna rapport är enligt egen utsago ett “ungt” företag och expanderar fort på marknaden. Ungt i den bemärkelsen att de varit på marknaden sedan några år tillbaka och de befinner sig i en tillväxtfas. Företaget bedriver och är verksamt inom forskning,

framtagning och produktion riktad till medicinska ändamål.

Företaget har sedan december 2020 förstärkt sin personalstyrka på kvalitetsavdelningen. Detta i from av en kvalitetsspecialist som ansvarar för företagets kvalitetsledningssystem. Introduktionen till verksamheten skedde via deras onboarding. Företaget använder sig av sitt onboarding-program för att introducera nyanställda på företaget. Författarna till denna studie blev introducerade till verksamheten genom denna onboarding. Där gavs en inblick i verksamheten och ett personligt möte med flera personer som leder olika teams och avdelningar på företaget. Därefter så har intervjuer gjorts med ett flertal personer på företaget, där ibland är det främst möten och intervjuer med företagets:

− Kvalitetsspecialist

− Head of global operations − Inköpsansvarige

− Produktionschef

Flera andra på företaget har även berörts av studien och varit till hjälp vid frågor som har uppstått.

Företaget har 6 övergripande fokusområden för året, var av en berör hållbarhetsmål. Målet är bland annat att de vill bli ett företag som aktivt arbetar med miljöfrågor. De har som ambition, enligt deras hållbarhetsmål, att upprätta ett miljöledningssystem i enlighet med kraven för ISO 14001, samt certifieras därefter.

4.2 Företagets ledningssystem

I dagsläget så har företaget ett upprättat ledningssystem som är tredjeparts certifierat enligt ISO 9001. Företaget är ISO 9001 certifierade sedan 2017, de har sedan dess expanderat sin verksamhet och aktivt arbetat med att ständigt förbättra sitt

kvalitetsledningssystem. Den nya kvalitetsspecialisten har som ansvarig för kvalitetsarbetet upprättat och förbättrat många av de processer som är nödvändiga för kvalitetsarbetet, exempelvis så har hen utvecklat deras processer för interna revisioner. Detta är åtgärder som företaget vidtagit för att ta en aktiv roll i sitt arbete för en förbättrad och säkrad kvalitet.

Eftersom de expanderar snabbt och vill stärka sitt varumärke på marknaden så har företaget inledningsvis fokuserat på att säkra kvaliteten och servicen för deras kunder. I dagsläget så finns det inget miljöledningssystem upprättat enligt ISO 14001 för företagets verksamhet. De berör däremot miljöarbetet i ett flertal processer, exempelvis finns det: information gällande avfallshanteringen från produktion, de arbetar med att lagkrav efterföljs på deras produkter vid framtagning och utveckling, det framgår i deras MSCI-rapport att deras verksamhet bedrivs av 100% förnybar el.

I och med att företaget är ISO 9001 certifierade så finns kännedom kring arbetet med ISO standarder. De har även en upprättad kontakt och samarbete med ett certifieringsorgan. Slutligen berörs många delar av ISO 9001 helt eller delvis i ISO 14001 (se bilaga 1).

Företaget har som målsättning att bli certifierade enligt ISO 14001. Detta för att bidra vid upphandlingar, fortsätta växa som företag samt för att arbeta och utveckla företagets hållbarhets mål.

5 GAP-analys

“Kapitlet presenterar resultatet efter genomförd GAP-analys. Varje kapitel i standarden presenteras i kronologisk ordning. Första kapitlet i GAP-analysen speglar det första analyserade kapitlet i standarden. Varje kapitel innehåller flera krav, vilket presenteras för varje avsnitt i en tabell. Dessa tabeller är färgkodade enligt beskrivningen i Tabell 2: Färgkodning för GAP-analys.”

5.1 Organisationens förutsättningar

Tabell 3: Avsnitt 4.1, Att förstå organisationen och dess förutsättningar [11].

Krav Färgkodning

Organisationen ska avgöra vilka externa och interna frågor som är relevanta för dess syfte och som påverkar dess förmåga att nå de avsedda resultaten med sitt miljöledningssystem. Sådana frågor ska omfatta

miljöförhållanden som påverkas av eller som kan påverka organisationen.

Företaget är ISO 9001 certifierade och har där med analyserat viktiga frågor gällande kvalitet som berör verksamheten. En del av miljöarbetet berörs genom att säkra kvaliteten, exempelvis kemikaliehanteringen. Detta styrs med en ansvarig kemikaliegrupp, där de har arbetat fram processer för hur det ska hanteras.

GAPET är att det saknas en omfattande analys (likt bilaga 2 gällande kvalitetsfrågor) för vilka frågor, både externa och interna, som är relevanta för deras syfte och sätta mål för de frågor som påverkar företagets miljöförhållanden (mer om miljömål kommer under kapitel 5.3, avsnitt 6.2.1).

Tabell 4: Avsnitt 4.2, Att förstå intressenters behov och förväntningar [11].

Krav Färgkodning

Organisationen ska bestämma: -

a) vilka intressenter som är relevanta för miljöledningssystemet

b) dessa intressenters relevanta behov och förväntningar (dvs. krav)

c) vilka av dessa behov och förväntningar som ska bli organisationens bindande krav

Intressenter som är relevanta för företaget är beskrivna i deras QMS (Quality management system). Intressenter berörs i ISO 9001 likväl som för ISO 14001 (se bilaga 1). Företagets intressentanalys visualiseras i en tabell presenterad i företagets Quality manual (se bilaga 2). Vissa intressenters miljöbehov berörs i och med deras intressentanalys i deras QMS, exempelvis att myndigheter har lagkrav på deras produkter som ska efterföljas.

Däremot brister företaget gällande intressentanalys kopplat till miljöarbetet.

Intressentanalysen behöver ses över med hänsyn till miljöarbetet. Därför anses det att se över intressentlistan och göra den nya analysen som ett mindre GAP eftersom det kan uppnås med enklare åtgärder.

Med hänsyn till att det saknas en analys av vilka relevanta behov och förväntningar som intressenterna kan tänkas ha kopplat till miljö, så föreligger det ett tydligt GAP mot standarden. Arbetet med att kartlägga intressenters relevanta behov och förväntningar anses kräva mer arbete än att bestämma vilka intressenter som berörs av

miljöledningssystemet.

Eftersom det saknas en kartläggning över relevanta behov och förväntningar av

intressenter kopplat till miljö, så föreligger ett tydligt GAP gällande att bestämma vilka av dessa behov och förväntningar som företaget ska ha som bindande krav. Detta GAP kräver därför större åtgärder för företaget.

Tabell 5: Avsnitt 4.3, Att bestämma miljöledningssystemets omfattning [11].

Krav Färgkodning

När organisationen bestämmer denna omfattning ska den beakta:

- a) de externa och interna frågor som hänvisas till i 4.1;

b) de bindande

c) sina organisatoriska enheter, funktioner och fysiska gränser;

d) sina aktiviteter, produkter och tjänster

e) sina befogenheter och sin förmåga att utöva styrning och påverkan.

När omfattningen fastställts ska alla organisationens aktiviteter, produkter och tjänster inom denna omfattning innefattas i miljöledningssystemet, Omfattningen ska hållas uppdaterad som dokumenterad information och vara tillgänglig för intressenter.

Det finns ett tydligt GAP eftersom företaget saknar ett miljöledningssystem som är upprättat enligt ISO 14001. För att bestämma omfattningen som standarden ska beröra så måste avsnitt 4.1 och 4.2 genomföras grundligt, eftersom detta bestämmer rammen för företagets miljöledningssystem (se avsnitt 4.4).

Det finns ingen dokumentation kring omfattningen på miljöledningssystemet, men ‘Head

of global operations’ har uttryckt att omfattning ska till en början gälla för verksamheten i

Göteborg, med dess ingående aktiviteter, tjänster och produkter. Ambitionen är att

efterhand arbeta fram och inkludera flera delar av koncernen i standarden (om det sker på samma sätt eller separat finns ingen tydlig målsättning om, men detta projekt kan ligga till grund för kommande projekt). Beskrivningen av omfattningen av miljöledningssystemet anses vara ett mindre GAP, då detta med enklare åtgärder kan åstadkommas.

Tabell 6: Avsnitt 4.4, Miljöledningssystem [11].

Krav Färgkodning

För att uppnå avsett resultat, inklusive att förbättra sin miljöprestanda, ska organisationen upprätta, införa, underhålla och ständigt förbättra ett miljöledningssystem, inklusive nödvändiga processer och deras samverkan, enligt kraven i denna standard. Organisationen ska beakta de kunskaper som inhämtats enligt 4.1 och 4.2 när

miljöledningssystemet upprättas och underhålls.

Skapandet av miljöledningssystemet enligt denna standard kommer kräva mycket tid och kräva större åtgärder, därför anses detta vara ett stort GAP, eftersom ett flertal punkter i denna standard inte är uppfyllda. Däremot har företaget upprättat processer dels för deras kvalitetsledningssystem, dels via separata incitament till miljöarbete, som berör ett flertal punkter i denna standard. Ett exempel på detta är deras miljöpolicy (se avsnitt 5.2) som inte är ett krav enligt ISO 9001. Det finns även processer och områden som helt eller delvis täcks in i deras QMS i enlighet med ISO 9001 (se bilaga 1). Detta kommer underlätta framtagning och upprättande av ett miljöledningssystem på företaget i enlighet med kraven i ISO 14001.

Vid upprättandet av ett miljöledningssystem där företaget beaktar och arbetar med de delar som teorin tar upp (se kap 2.2) samt de krav som denna standard föreskriver så kommer företaget ta en ledande roll i sitt miljöarbete. Detta symboliserar vägen företaget tar för att nå steg tre i utvecklingstrappan (se figur 1, under kap 2.3.2) och därmed kunna möjliggöra en certifiering enligt ISO 14001.

5.2 Ledarskap

Tabell 7: Avsnitt 5.1, Ledarskap och åtagande [11].

Krav Färgkodning

Högsta ledningen ska tydligt visa ledarskap och åtagande i fråga om miljöledningssystemet genom att:

- a) Ta ansvar för miljöledningssystemets verkan;

b) säkerställa att miljöpolicy och miljömål är upprättade och är förenliga med organisationens strategiska inriktning och förutsättningar;

c) säkerställa att miljöledningssystemets krav integreras i organisationens verksamhetsprocesser;

d) säkerställa att miljöledningssystemet ges nödvändiga resurser;

e) kommunicera betydelsen av att miljöarbetet leds och styrs på ett väl fungerande sätt och att kraven i

miljöledningssystemet uppfylls;

f) säkerställa att miljöledningssystemet uppnår avsett resultat;”

g) leda och stödja personer så att de bidrar till ett väl fungerande miljöledningssystem;

h) främja ständig förbättring;

i) ge stöd till andra relevanta ledande befattningshavare så att de tydligt utövar sitt ledarskap på ett sätt som är tillämpligt inom deras ansvarsområden

Företaget uppfyller i dagsläget inte alla delar som är föreskrivna i standarden. Däremot så finns ett tydligt mål med att utveckla företagets miljöledningssystem. Företaget har ett uppsatt mål att bli ISO 14001 certifierade år 2022. Utöver det så har de gjort åtagande och satt prioriteringar om att företaget ska arbeta aktivt med hållbarhetsfrågor och miljö. De brister i sin analys och det finns identifierade GAP kring organisationens förutsättningar se avsnitt 4.1 och 4.2. Därför anses det vara ett GAP att på ett tydligt sätt korrelera

miljöledningssystem med framtagningen av relevanta miljömål.

Företagets miljöledningssystem brister i att integrera krav i verksamhetens processer. När väl företaget upprättar deras miljöledningssystem enligt ISO 14001, så finns mycket material och processer i deras QMS som de kan utgå ifrån. Företaget saknar en struktur för processer förmiljöledningssystem med bland annat processkartor och relevanta miljömål (mer om miljömål under kapitel 5.3 avsnitt 6.2.1) som kan mätas och följas upp (se mer under kapitel 5.6, avsnitt 9.1). För att upprätta detta så kommer det krävas en del arbete och därför anses både b och c som större GAP.

Angående punkten att säkerställa att miljöledningssystemet ges nödvändiga resurser så beror detta på vilka strategiska mål som företaget sätter för sitt miljöledningssystem (mer om resurser under kapitel 5.4, avsnitt 7.1).

De har gjort åtagande om att bli ISO 14001 certifierade, med början i detta projekt och de har tagit in en till student på företaget för att arbeta fram hållbarhetsmål som är förenliga med de globala målen. Detta har kommunicerats ut i verksamheten vilket tydligt visar för de anställda att miljöarbetet är av betydelse och en viktig del av verksamhetens arbete. Företaget har även redan etablerade kommunikationskanaler som bland annat mejl, teams och SharePoint (se mer om kommunikation under kapitel 5.4, avsnitt 7.4). Det är därför inget större hinder för företaget att integrera EMS kommunikationen via redan upprättade kanaler, därför anses denna punkt (punkt e) vara ett mindre GAP.

Företaget har satt en prioritet kring sustainability (hållbarhet) mål för 2021, vilket speglar betydelsen av miljöarbetet.

Företaget arbetar i dagsläget med att följa upp arbetet med deras QMS, genom interna revisioner och ledningens genomgång (mer under kapitel 5.6, avsnitt 9.2 och 9.3). Därför anses gapet att säkerställa att miljöledningssystemen uppnår avsett resultat inte är ett stort GAP sett från ledningens perspektiv.

Gällande att leda och ge stöd till personer inom verksamheten så att de bidrar till ett välfungerande miljöledningssystem anses vara ett mindre GAP. Eftersom företaget har upprättat processer för hur de anställer personer med rätt kompetens (se kapitel 5.4, avsnitt 7.2) och hur de arbetar med att utbilda personer inom verksamheten.

Arbetet med att arbeta med ständiga förbättringar anses vara ett mindre GAP eftersom processerna finns upprättade för deras QMS (se kapitel 5.7, avsnitt 10.3). De behöver bara utveckla och inkludera tänket för kommande miljöarbete.

Tabell 8: Avsnitt 5.2, Miljöpolicy [11].

Krav Färgkodning

Högsta ledningen ska upprätta, införa och underhålla en miljöpolicy som, inom den definierade omfattningen av organisationens miljöledningssystem;

-

a) är anpassad till organisationens syfte och förutsättningar, inklusive typ,

b) ger ett ramverk för att sätta miljömål;

c) innefattar ett åtagande att skydda miljön, inklusive förebyggande av förorening, och andra specifika åtaganden som är relevanta för organisationens förutsättningar;

d) innefattar ett åtagande att uppfylla bindande krav; e) innefattar ett åtagande att ständigt förbättra

miljöledningssystemet för att uppnå bättre miljöprestanda. Miljöpolicyn ska:

— upprätthållas som dokumenterad information; — kommuniceras inom organisationen;

Företaget har en upprättad miljöpolicy som ger ett ramverk och uttryck för deras

påbörjade miljöarbete. Ramverket består av deras Key Points (huvudområde). En av deras

Key Points är; “Actively promote recycling both internally and amongst its customers and

suppliers”. Företagets miljöpolicy innefattar åtagande att skydda miljön, därför markeras punkt b) och c) i ISO standarden som mindre GAP, eftersom dessa kan komma att ändras i takt med upprättandet av miljöledningssystemet.

Eftersom företaget brister i sin analys beskriven i avsnitt 4.1 och 4.2, så finns ett GAP gentemot ett åtagande om bindande krav. Företaget behöver utveckla sin miljöpolicy för att på ett tydligare sätt än i dagsläget visa ett åtagande om att ständigt förbättra

miljöledningssystemet för att uppnå bättre miljöprestanda (mer om ständiga förbättringar under kapitel 5.7, avsnitt 10.3).

Företaget brister i att på ett tydligt sätt spegla sin verksamhet i sin miljöpolicy, detta till följd av en bristande analys av sin kontext som företagets miljöledningssystem är upprättat kring.

Miljöpolicyn finns dokumenterad men den är inte tillgänglig på SharePoint som företaget använder för att dela information. Utifrån intervju med ansvarig för inköp så framkommer det att deras miljöpolicy bland annat kommuniceras ut vid sourcing av nya leverantörer till företaget. Företaget brister därmed i sin kommunikation av miljöpolicyn inom

organisationen, samt utåt mot externa intressenter utöver direkta leverantörer (se mer om intressenter under avsnitt 4.1). Företaget har däremot en global policy som lyfter en del miljöaspekter utöver deras miljöpolicy. Därför anses kravet på dokumentation, samt tillgänglighet och spridning av den vara delvis uppnådd i dagsläget, men en del enklare åtgärder kommer behöva göras för att uppnå kravet på dokumentation. Detta anses därför vara ett mindre GAP.

Tabell 9: Avsnitt 5.3, Roller, ansvar och befogenheter inom organisationen [11].

Krav Färgkodning

Högsta ledningen ska säkerställa att relevanta roller har tilldelats ansvar och befogenheter och att dessa är kommunicerade inom organisationen. Högsta ledningen ska tilldela ansvar och befogenhet för att:

-

a) säkerställa att miljöledningssystemet uppfyller kraven i denna standard;

b) rapportera till högsta ledningen om hur miljöledningssystemet fungerar, inklusive miljöprestandan.

De harprocesser upprättade i deras QMS, då roller, ansvar och befogenheter finns uppdelat för deras olika områden i verksamheten. Det som krävs när väl ett

miljöledningssystem är på plats, är att tydlig kommunicera ut de roller som är tilldelade respektive område i verksamheten. Detta gör att när frågor uppstår, så kan anställda på ett enkelt sätt finna den person som sökes via företagets kommunikationskanaler.

Gällande ansvarsområden inom miljö, har endast övergripande roller tilldelats från ledningen. Inledningsvis kommer en ledningsrepresentant (som är ‘Head of global

operations’ på företaget) att ansvara för hållbarhet. Företages ambition är att anställa en

person vars arbetsuppgift är ämnad till att endast arbeta med företagets miljöledningssystem.

Det saknas i dagsläget struktur för hur miljöprestanda skall rapporteras till högsta ledningen. De använder sig idag OKR:s (Objectives & Key Results), vilket även är lämpligt att använda för miljöarbetet. Hur företaget fastställer sina OKR:s tas upp mer i kap 5.6. Den ansvariga personen för hållbarhet på företaget, blir en naturlig länk (för att rapportera hur miljöledningssystemet fungerar) mellan verksamheten och högsta ledningen.

5.3 Planering

Tabell 10: Avsnitt 6.1.1, Allmänt [11]

Krav Färgkodning

Organisationen ska upprätta, införa och underhålla den eller de process(er) som behövs för att uppfylla kraven i 6.1.1 till 6.1.4.

När organisationen planerar miljöledningssystemet ska den beakta:

-

a) de frågor som hänvisas till i 4.1; b) de krav som hänvisas till i 4.2;

c) omfattningen av miljöledningssystemet;

och avgöra risker och möjligheter rörande organisationens miljöaspekter (se 6.1.2), bindande krav (se 6.1.3) och andra frågor och krav, som identifierats i 4.1 och 4.2, och som behöver hanteras för att:

— ge en försäkran om att miljöledningssystemet kan uppnå avsedda resultat;

— förebygga eller minska oönskade effekter, inklusive möjlig påverkan på organisationen från externa miljöförhållanden;

— uppnå ständig förbättring.

När organisationen planerar miljöledningssystemet ska den beakta:

Inom miljöledningssystemets omfattning ska

organisationen fastställa potentiella nödlägen, inklusive sådana som kan ha miljöpåverkan.

Organisationen ska upprätthålla dokumenterad information rörande:

— risker och möjligheter som behöver hanteras;

— den eller de process(er) som behövs enligt 6.1.1 till 6.1.4, i den omfattning som är nödvändig för att ha tilltro till att de utförs som planerat.

Här uppstår ett tydligt GAP eftersom företaget brister i sitt miljöledningssystem på så sätt att de saknar en fullgjord analys och kartläggning enligt de frågor och krav som berörs under avsnitt 4.1 och 4.2 i standarden. När detta är gjort så handlar avsnitt 6.1 om att avgöra risker och möjligheter rörande företagets miljöaspekter (mer under avsnitt 6.1.2) och bindande krav (mer under avsnitt 6.1.3).

Företaget har gjort en SWOT-analys, beskrivet i deras Quality manual, där de beskriver styrkor, svagheter, möjligheter och hot inom kvalitetsområdet. Detta illustreras i figur 3 nedan. Företaget brister däremot i sin kartläggning av risker och möjligheter kopplat till miljöaspekter (se avsnitt 6.1.2) och bindande krav (se avsnitt 6.1.3) för

Figur 3: SWOT-analys från företagets Quality-manual.

Företaget brister i sin analys gällande möjligheter och risker kopplat till miljöarbetet så föreligger här ett potentiellt GAP gentemot upprättandet av nödvändiga processer och åtgärder som företaget måste ha för att se till så att företaget:

— ger en försäkran om att miljöledningssystemet kan uppnå avsedda resultat;

— förebygga eller minska oönskade effekter, inklusive möjlig påverkan på organisationen från externa miljöförhållanden;

— uppnå ständig förbättring.

De har identifierat ett flertal nödlägen som finns berörda i deras Global Policy och deras HR-avdelning på SharePoint, men de brister i ett flertal potentiella nödlägen som har potentiell miljöpåverkan.

Företaget brister följaktligen i sin dokumentation kring dels risker och möjligheter som behöver hanteras, dels i “den eller de process(er) som behövs enligt 6.1.1 till 6.1.4, i den omfattning som är nödvändig för att ha tilltro till att de utförs som planerat [11]”.

Tabell 11: Avsnitt 6.1.2, Miljöaspekter [11]

Krav Färgkodning

Inom miljöledningssystemets omfattning ska organisationen fastställa miljöaspekterna för sådana aktiviteter, produkter och tjänster som den kan styra och sådana som den kan påverka, samt deras miljöpåverkan, under beaktande av ett livscykelperspektiv. Vid

fastställande av miljöaspekter ska organisationen ta hänsyn till:

a) förändring, inklusive planerad eller ny utveckling, samt nya eller ändrade aktiviteter, produkter och tjänster; b) onormala förhållanden och rimligt förutsägbara nödlägen.

Organisationen ska fastställa vilka aspekter som har eller kan ha en betydande miljöpåverkan, dvs. betydande miljöaspekter, genom användning av fastställda kriterier. Organisationen ska i lämplig omfattning kommunicera sina betydande miljöaspekter inom organisationens olika nivåer och funktioner.

Organisationen ska upprätthålla dokumenterad information rörande:

— miljöaspekter och åtföljande miljöpåverkan;

— kriterier som används för fastställande av betydande miljöaspekter;

— betydande miljöaspekter

Företaget brister i vissa avseenden i deras analys av miljöaspekter för “sådana aktiviteter, produkter och tjänster som den kan styra och sådana som den kan påverka, samt deras miljöpåverkan [11]”. Med en miljöaspekt menas en aspekt som kan resultera i

miljöpåverkan [11]. Miljöpåverkan innebära konsekvenser för företaget, varför företaget ska beakta de risker och möjligheter som följer av varje miljöaspekt. Detta ska vara kopplat till företagets aktiviteter, produkter och tjänster som de kan påverka, och som är inom ramen för deras miljöarbete.

Företaget ska (enligt kravet) ta hänsyn till förändring, utveckling och nya aktiviteter eller produkter. På företaget så ansvarar främst avdelningen för produktutveckling för

framtagning av nya produkter. Andra avdelningar berörs och är involverade också tex. inköp, kvalitet och företagets Design transistion team. Gällande produktframtagning så har de inrättat processer för hur de ska utveckla sina produkter och ta fram nya lösningar. Det finns upprättade checklistor med kriterier gällande kvalitet och kundkrav, vilket anses väga in vissa miljöaspekter. En tydlig miljöaspekt, (som de arbetar med idag), vid framtagning är materialval, kopplat till materialförbrukning. Målsättningen är bland annat att få ner förbrukningen av material, vilket både är en hållbarhetsfråga och en vinstdrivande fråga i och med att material är en kostnadspost.

Företaget har även upprättat riktlinjer och handlingsplaner för nödlägen exempelvis för brand och stöld, men även för Corona pandemin som är aktuell i skrivande stund. Företaget brister som nämnt ovan i sin analys av miljöaspekter, följaktligen så brister de i sin analys av nödlägen kopplat till miljöaspekterna.

Gällande företagets kommunikation så finns det upprättade kommunikationskanaler för detta (se kapitel 5.4, avsnitt 7.4) men företaget brister i sin kommunikation av betydande miljöaspekter eftersom dessa inte är kartlagda.

Företaget brister i sin dokumentation gällande följande: - Miljöaspekter och åtföljande miljöpåverkan

- Kriterier som användas för fastställande av betydande miljöaspekter - Betydande miljöaspekter

Detta anses vara ett större GAP, eftersom det saknas i verksamheten och det kommer kräva större åtgärder för företaget att upprätta.

Tabell 12: Avsnitt 6.1.3, Bindande krav [11]

Krav Färgkodning

Organisationen ska: -

a) fastställa och ha tillgång till de bindande krav som rör dess miljöaspekter;

b) fastställa hur dessa bindande krav är tillämpliga på organisationen;

c) ta hänsyn till dessa bindande krav när

miljöledningssystemet upprättas, införs, underhålls och ständigt förbättras.

Organisationen ska upprätthålla dokumenterad information om dess bindande krav.

Det föreligger ett GAP eftersom företaget inte har fastställt deras bindande krav som identifierats under avsnitt 4.2 kopplat till intressenternas krav.

Bindande krav innefattar även legala krav som företaget berörs av inom den bestämda omfattningen för miljöledningssystemet (se avsnitt 4.3). Det rör sig bland annat om lagar från myndigheter, EU-direktiv, övriga standarder inom branschen osv. Företaget täcker i dagsläget in många lagkrav i deras befintliga processer för deras produkter i arbetet med exempelvis new product development. Bland annat följer de RoHS-direktiv och är CE märkta. Därför anses det inte vara ett GAP gentemot lagkraven.

Företaget brister i en tydlig dokumentation kring lagkrav. De har ingen struktur eller samlad mapp för deras lagkrav. Det gör att processerna, gällande uppföljning av lagändringar och få en helhetsbild över gällande lagstiftning, blir bristfälliga. Här

identifieras ett GAP gentemot kravet att upprätthålla dokumenterad information, framför allt mot bindande krav utöver lagkraven.

Tabell 13: Avsnitt 6.1.4, Planering av åtgärder [11]

Krav Färgkodning

Organisationen ska planera: -

a) åtgärder för att hantera sina: 1) betydande miljöaspekter; 2) bindande krav;

3) risker och möjligheter som identifieras i 6.1.1; b) hur den ska:

1) integrera och införa åtgärderna i

miljöledningssystemets processer (se 6.2, avsnitt 7, avsnitt 8 och 9.1), eller andra verksamhetsprocesser;

2) utvärdera om åtgärderna har gett avsedd verkan (se 9.1).

Vid planering av dessa åtgärder ska organisationen beakta tekniska möjligheter samt dess ekonomiska,

verksamhetsrelaterade och affärsrelaterade krav.

Företaget brister i sin kartläggning av betydande miljöaspekter, bindande krav samt risker och möjligheter och därmed brister deras handlingsplaner för hur detta ska hanteras och följas upp. Det finns i dagsläget processkartor kopplat till kvalitetsarbetet med bland annat intern revision, vilket kan ligga till grund för hur framtida processkartor för miljöarbetet kan se ut.

Företaget använder sig av OKR:s (se kapitel 5.6, avsnitt 9.1.1). Viktigt att beakta när dessa sätts är att följa upp så att önskad effekt blev uppnådd och att man höll sig inom den ekonomiska ramen. Det ska tydligt framgå på vilka sätt dessa OKR:s minskar påverkan på målet, vem som ska ansvara för att önskat resultat uppnås, när det ska utföras och hur det ska genomföras.

Det finns i dagsläget möten på kvartalsbasis (se kapitel 5.6, avsnitt 9.3) där det följs upp planering av åtgärder gällande kvalitetsarbetet. Eftersom det i dagsläget inte finns några satta miljöaspekter, bindande krav eller ett miljöledningssystem så följs inte detta upp inom företaget. Det kan vara av stor fördel att som nämnt i kapitel 5.6, avsnitt 9.3 använda liknande upplägg för att följa upp miljöarbetet, som man gör med kvalitetsarbetet.

Tabell 14: Avsnitt 6.2.1, Miljömål [11]

Krav Färgkodning

Organisationen ska upprätta miljömål för relevanta funktioner och nivåer, med hänsyn tagen till

organisationens betydande miljöaspekter och tillhörande bindande krav, under beaktande av dess risker och möjligheter.

Miljömålen ska: -

a) stå i överensstämmelse med miljöpolicyn; b) vara mätbara (om det är praktiskt möjligt); c) övervakas;

d) kommuniceras;

e) uppdateras efter behov.

Organisationen ska upprätthålla dokumenterad information om miljömålen.

Företaget har sustainability goals som bland annat har kommunicerats ut via deras årsrapport vilka är;

- Developing and retaining skilled employees.

- Responsibility by making a difference, e.g., contributing to reduced animal testing. - Quality-assured products.

- Responsible business.

Dessa mål som företaget har satt upp är väldigt övergripande och fångar mer en strategisk riktning för hållbarhetsarbetet. Företaget har även idag en miljöpolicy där de har satt upp s.k. key points som de vill arbeta med inom sitt miljöarbete (se avsnitt 5.2).

Företaget saknar detaljerade miljömål i enlighet med standarden i dagsläget. Miljömålen anses inte vara i linje med miljöpolicyn (a) och vara (om möjligt) mätbara (b). Här uppstår ett tydligt GAP som kräver större åtgärder för att upprätta. Däremot finns en del av arbetet som behövs beskrivet i andra delar av standarden.

Företaget har ett projekt som arbetar fram förslag på hur företaget kan upprätta

hållbarhets mål i linje med de globala målen. Utifrån det projektet så har de valt att lägga huvudfokus på mål 3 (God hälsa och välbefinnande) och mål 12 (Hållbar konsumtion och produktion). Företaget har även en del satta processer inom kvalitetsarbetet som direkt eller indirekt påverkar företagets miljöarbete. Exempel på detta är deras scrapping process, som berör hur de hanterar kassationer. Minskat antal defekta artiklar, leder till mindre kassation av material. Resultatet av detta blir ett minskat klimatavtryck.

Efter intervju med företagets ‘Head of global operations’ framgår det att börja arbeta och mäta företagets CO2-utsläpp är en aspekt som de ser som relevant att arbeta med för deras verksamhet. Materialval är också en punkt som de vill arbeta vidare med1_.

En ambition för företaget är att miljöfrågor ska få en större del och utöka med fler aspekter som är kopplade till kommande miljömål.

Gällande punkten att miljömålen ska övervakas (c), kommuniceras (d) och uppdateras efter behov (e), så anses det vara ett mindre GAP. Detta eftersom processer och kanaler för att kommunicera, övervaka och följa upp kvalitetsmål finns redan. Arbetet att integrera miljömål i liknande processer anses kräva en del åtgärder men det kommer beskrivas mer under kapitel 5.4, avsnitt 7.4 om kommunikation och kapitel 5.6 om utvärdering av prestanda.

Företaget saknar upprätthållna och uppdaterade dokument innehållande information om företagets miljömål(se kapitel 6.4, tabell 42).

Tabell 15: Avsnitt 6.2.2, Planering av åtgärder för att uppnå miljömål [11]

Krav Färgkodning

När organisationen planerar för hur den ska uppnå sina miljömål ska den avgöra:

- a) vad som ska göras;

b) vilka resurser som kommer att krävas; c) vem som ska vara ansvarig;

d) när det ska vara genomfört;

e) hur resultaten ska utvärderas, vilket innefattar indikatorer för övervakning av framsteg mot uppnående av mätbara miljömål (se 9.1.1).

Organisationen ska beakta hur åtgärder för att uppnå miljömålen kan integreras i organisationens

verksamhetsprocesser.

Företaget har hittills inte identifierat sina miljömål, vilket resulterar i ett GAP mot standarden. Detta GAP kan dock anses vara av mindre karaktär, med ISO 9001 i åtanke. Alla punkter i detta avsnitt berörs i kvalitetsmanualen, vilket innebär att företaget har rutiner på plats. Lyckas företaget använda sig av denna struktur, men för miljöarbetet, så anses detta avsnitt vara ett GAP som kan överbryggas med enklare åtgärder.

Under kapitel 5.6 avsnitt 9.3 så beskrivs av kvalitetsspecialisten, hur de arbetar med

quality management review i samband med revisioner för kvalitetsarbetet. De har

upprättat möten där de tar upp åtgärder som behövs göras utifrån resultatet av revisionen. När dessa åtgärder bestäms och prioriteras så säkerställs; vad som ska göras, vilka

resurser som krävs, vem som ska ansvara och de sätter upp korrigerande och förebyggande åtgärder. Arbetet med dessa åtgärder följs upp vid nästa quality

5.4 Stöd

Tabell 16: Avsnitt 7.1, Resurser [11].

Krav Färgkodning

Organisationen ska bestämma och tillhandahålla de resurser som behövs för att upprätta, införa, underhålla och ständigt förbättra sitt miljöledningssystem.

Företagets ‘Head of global operations’ som är representant från ledningen och drivande i projektet har berättat att hållbarhetsfokus har en hög prioritet i verksamheten. Företaget har satt upp mål för verksamheten, där bland annat att arbeta fram ett

miljöledningssystem i enlighet med kraven för ISO 14001 och bli certifierade inom det. Företaget har även satt igång ett annat projekt där de vill analysera företagets möjligheter till att arbeta aktivt med några av FN:s globala mål (se avsnitt 6.2.1).

Företaget visar dels via dessa projekt, dels via deras sustainability goals, ett tydligt ett åtagande för att tillhandahålla de resurser som kommer krävas för miljöarbetet. Med resurser så menas inte bara finansiella, utan även personella och tekniska resurser. Hur de arbetar med att säkerställa kompetensen på företaget beskrivs mer i nästa del (se avsnitt 7.2). Ambitionen från företagets sida är även att utöka kvalitets & miljöavdelningen och därmed ge extra resurser för arbetet med att införa, underhålla och ständigt förbättra deras miljöledningssystem. Därför anses detta vara ett mindre GAP.

Academy är en plattform som håller på att utvecklas på företaget i skrivande stund. Detta är en resurs som med fördel kan användas för utbildning, kompetensförsörjning och som en kommunikationskanal för information.

Tabell 17: Avsnitt 7.2, Kompetens [11]

Krav Färgkodning

Organisationen ska: -

a) avgöra vilken kompetens som är nödvändig hos den eller de personer som arbetar inom eller åt organisationen och som påverkar dess miljöprestanda och dess

möjligheter att uppfylla sina bindande krav;

b) säkerställa att dessa personer är kompetenta baserat på lämplig utbildning, upplärning eller erfarenhet;

c) fastställa utbildningsbehov kopplade till miljöaspekterna och miljöledningssystemet;

d) vidta åtgärder, där så är tillämpligt, för att införskaffa den nödvändiga kompetensen och utvärdera verkan av de vidtagna åtgärderna.

Organisationen ska bevara lämplig dokumenterad information som belägg för kompetens.

Efter genomgång och bestämning på omfattningen på miljöledningssystemet så kommer gapet i kompetensen att tydligare kartläggas. Däremot så finns upprättade processer för hur krav och kompetenslistor upprättas för varje befattning och som underlag för varje

De har även årligen en performance review som varje medarbetare gör tillsammans med deras chef. Där går de igenom året som varit, gör bedömningar på hur de presterar kopplat till kraven och arbetsbeskrivningen. De följer upp om de personliga målen har uppfyllts och de ser över och sätter upp nya mål för kommande år utifrån detta. De arbetar även med SMART:a (vilket står för Specifikt, Mätbart, Accepterat, Realistiskt, Tidsatt) mål för personlig utveckling. Under HR avdelning på SharePoint finns information kring hur

performance review går till. Det är uppdelat i två områden, en för personer i ledande

befattning och en för resterande anställda. Om det vid dessa möten identifieras att personen saknar en viss kompetens eller behöver mer träning, så kan företaget erbjuda utbildning, antingen på företaget eller externt om så behövs. Företaget arbetar även med samarbete med externa parter, exempelvis ta in konsulthjälp för att bistå med kompetens som företaget saknar i vissa frågor.

Det kommer krävas en del arbete med att säkerställa kompetensen för ett

miljöledningssystem som uppfyller kraven enligt ISO 14001. Därför anses detta vara ett större GAP, eftersom det krävs en del arbete och åtgärder för att säkerställa kompetensen. Arbetet kommer bestå av dels att först bestämma omfattningen på miljöledningssystemet, dels att säkerställa att det finns personal med rätt kunskap och kompetens för att

säkerställa att de åtaganden och krav som företaget berörs av uppnås.

Organisationen ska upprätthålla dokumenterad information med belägg för kompetensen i verksamheten gällande miljöarbetet (se kapitel 6.4, tabell 42). Detta krav uppfylls i och med dokumentationen på SharePoint om information som sparas från performance

review, vilket blir som en kompetensmatris för verksamheten. Detta illustrerar även vart

de har sina svagheter och vilken kompetens de eventuellt saknar.

Tabell 18: Avsnitt 7.3, Medvetenhet [11]

Krav Färgkodning

Organisationen ska säkerställa att personer som arbetar inom eller åt organisationen ska vara medvetna om:

- a) miljöpolicyn;

b) betydande miljöaspekter och tillhörande faktisk eller potentiell miljöpåverkan som är förenad med deras arbete; c) sina bidrag till ett väl fungerande miljöledningssystem, inklusive fördelarna med att miljöprestanda förbättras; d) konsekvenserna av att inte uppfylla kraven i

miljöledningssystemet, inklusive att inte uppfylla organisationens bindande krav.

Gällande medvetenheten på företaget så anses detta vara ett mindre GAP, då det med enklare åtgärder kan åtgärdas. Det kommer krävas mer arbete för förtaget att göra en kartläggning av externa/interna frågor (avsnitt 4.1 och 4.2), ta fram betydande

miljöaspekter (avsnitt 6.1.2) och utforma en miljöpolicy (avsnitt 5.2). När detta väl är gjort så blir arbetet med att kommunicera ut informationen via befintliga

företaget, är nära sammanbundet med att skapa en medvetenhet. Företaget har även s.k.

Onboarding, som är en introduktion för nyanställda men även för personer som jobbar åt

företaget (tex. Författarna till denna studie).

Tabell 19: Avsnitt 7.4.1, Allmänt [11]

Krav Färgkodning

Organisationen ska upprätta, införa och underhålla den eller de process(er) som behövs för intern och extern kommunikation som är relevant i fråga om

miljöledningssystemet, vilket innefattar:

-

a) vad kommunikationen ska handla om; b) när kommunikationen ska ske; c) med vem kommunikationen ska ske; d) hur kommunikationen ska ske.

När kommunikationsprocesserna upprättas ska organisationen: — ta hänsyn till bindande krav;

— säkerställa att den miljöinformation som kommuniceras överensstämmer med den information som genereras i miljöledningssystemet, och är tillförlitlig.

Organisationen ska besvara relevant kommunikation om sitt miljöledningssystem.

Organisationen ska i lämplig omfattning bevara dokumenterad information som belägg för dess kommunikation.

Efter analys av företagets kvalitetsmanual så nämns det på flertal punkter att de arbetar med kommunikationen inom företaget. Detta gör att avsnitt 7.4.1 delvis uppfylls då stora delar täcks in av arbetet de gjort med ISO 9001. För att komplettera detta har företaget

Communication guidelines. Här beskrivs företagets kommunikativa principer och vilka som

är kommunikationsansvariga. Det finns även beskrivet hur kommunikationen internt och externt skall fungera. Dessa två dokument uppfyller kraven för dokumentation kring kommunikationen som ska upprättas enligt kapitel 6.4, tabell 42.

Tabell 20: Avsnitt 7.4.2, Intern kommunikation [11]

Krav Färgkodning

Organisationen ska: -

a) i lämplig omfattning kommunicera inom

organisationens nivåer och funktioner, information som är relevant för miljöledningssystemet, inklusive ändringar av miljöledningssystemet;

b) säkerställa att kommunikationsprocesserna gör det möjligt för personer som arbetar inom eller åt